Dirección Académica de TI. Procesamiento de Información con Hoja de Cálculo. Compartir un libro con otros usuarios

Transcripción

1 Compartir un libro con otros usuarios Objetivo: Conocer el manejo y administración de los libros para intercambio de información. Excel tiene una característica que permite a los usuarios compartir libros con otros usuarios. Hay muchas opciones disponibles de cómo te gustaría compartir el libro. Por ejemplo, puedes configurarlo para que varios usuarios puedan editar el libro, o configurar una contraseña para que sólo ciertos usuarios tengan acceso al libro. También hay disponibles opciones avanzadas, tales como seguimiento de los cambios, ajustes para configurar si los cambios en la actualización deben ser guardados en el archivo o en intervalos regulares de tiempo y que anulan los cambios si varios usuarios hicieron cambios conflictivos. Aunque estas características son convenientes, es posible que desees dejar de compartir el libro en algún momento. Instrucciones Paso 1: Abrir un libro que te gustaría para compartir en Excel. Paso 2: Ir a "revisión" y ve a la opción de "compartir libro". Ilustración 1 Compartir libro

2 Paso 3: Ahora hacer click en "Compartir libro" y ve a la pestaña "modificación". Ilustración 2 Modificación Paso 4: Activar la casilla "Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros". Haz click en aceptar. Paso 5: una vez de haber hecho los pasos anteriores, ahora el archivo del libro de Excel se está compartiendo a otro usuario

3 Modificar claves de acceso, protecciones y propiedades Proteger hoja de Excel con contraseña Paso 1: Para comenzar a trabajar sobre cómo proteger una hoja de Excel debemos tener ya una hoja de Excel ya preparada (se puede utilizar algunos de los archivos que se ha trabajado durante el curso). En este caso usare el archivo de Análisis Y si Ilustración 3 Tabla de datos Paso 2: Ahora para protegerla solo debemos irnos a la opción revisar y la opción proteger hoja

4 Ilustración 4 Proteger hoja Paso 3: Ahora nos abrirá un panel donde nos pedirá una contraseña para que nadie lo pueda modificar o cambiar cosas que tenemos de información y solamente nosotros la podamos acceder, para eso le pondremos una clave en este caso la contraseña le pondré Unitec (en caso de ustedes puede ser la que deseen y acordarse de ella). Entonces le pondré la contraseña como se muestra a continuación. Nota: en donde dice Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo: ahí tenemos que dejar en blanco los cuadros ya que si seleccionamos una opción de estas se modificara alguna función en las que se muestra y le damos en aceptar. Ilustración 5 Proteger hoja 2 Ahora nos vuelve a pedir que volvamos a escribir la contraseña se la ponemos y le damos en aceptar.

5 Ilustración 6 Confirmar contraseña Paso 4: Una vez que se hizo los pasos anteriores ahora le damos en guardar Paso 5: Ahora abrimos el archivo Excel y como se muestra a continuación que no podemos hacer nada porque no le hemos dado el permiso de modificar Nota: Si nosotros queremos modificarle algo no nos va a dejar porque está protegida y por lo tanto es solo de lectura Ilustración 7 Mensaje de advertencia Paso 6: Ahora si nosotros queremos volver a trabajar con esta hoja, nos volveremos a ir la opción revisar y ahora desproteger hoja Ilustración 8 Desproteger hoja

6 Paso 7: Una vez que le damos en desproteger hoja nos saldrá un panel en donde nos pedirá la contraseña que le pusimos a principio se la ponemos y le damos en aceptar. Ilustración 9 Confirmar contraseña Después de haber realizado este paso y una vez que nos vuelve a desproteger la hoja le damos otra vez en guardar ya que se realizó un cambio Paso 8: Ahora como se puede ver la hoja ya está desprotegida y simplemente se puede trabajar en ella. Nota: esto es solo para proteger sola una hoja y no 2 hojas.