MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL LA DIRECCIÓN GENERAL DE DIFUSIÓN CULTURAL Y SERVICIO

Transcripción

1 DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL LA DIRECCIÓN GENERAL DE DIFUSIÓN CULTURAL Y SERVICIO Chapingo, México, Noviembre de

2 DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE DIFUSIÓN CULTURAL Y SERVICIO 2ª. Edición 10 ejemplares Chapingo, México, Noviembre de

3 NIVEL JERÁRQUICO JEFATURA DE DEPARTAMENTO 3

4 RESPONSABLES DE SU ELABORACIÓN Director General MI. Martín Soto Escobar Subdirector PH.D.. Ramés Salcedo Baca Jefe de Organización y Métodos Ing. José Melchor Negrete Herrera Jefe de Departamento Lic. Guillermo Dolores Mijangos Elaborado por: Lic. Julia Méndez Meraz Asesoría del Departamento de Organización y Métodos Lic. J. Alfredo Díaz Ruiz. 4

5 OFICIO DE AUTORIZACIÓN Chapingo, Méx., a 21de Noviembre de 2007 Con fundamento a lo dispuesto por la Ley que Crea la Universidad Autónoma Chapingo, en sus artículos 3, fracciones III, el artículo 4 I, III, X y articulo 9 así como del Estatuto de la UACh en sus artículo 3º., fraccione III, artículo 5, artículo 75, 76, 77, se autoriza el presente manual, denominado Manual de Organización del Departamento Administrativo, asesorado, revisado y aceptado por el Departamento de Organización y Métodos de la UPOM, la Dirección General de Difusión Cultural y Servicio, la Contraloría y la Dirección General de Administración. El presente manual tiene la finalidad de lograr la congruencia, organizacional interna del Departamento Administrativo de la Universidad, para mantener la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de sus objetivos. A T E N T A M E N T E tierra, no la del hombre El Jefe del Depto. Administrativo Lic. Guillermo Dolores Mijangos Vo. Bo. Asesoría y Educación Técnica Ph.D. Ramés Salcedo Baca Ing. José Melchor Negrete Herrera Subdirector de la Unidad de Planeación, Organización y Métodos Jefe del Departamento de Organización Y Métodos. 5

6 ÍNDICE PÁGINA NIVELES JERÁRQUICOS 3 OFICIO DE AUTORIZACIÓN 5 INTRODUCCIÓN 7 DIRECTORIO (EN SU CASO DE FUNCIONARIOS) 9 ANTECEDENTES HISTÓRICOS 10 LEGISLACIÓN 13 ATRIBUCIONES 14 ESTRUCTURA ORGÁNICA 16 ORGANIGRAMA (S) 17 OBJETIVOS 20 FUNCIONES 20 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO 22 GLOSARIO DE TÉRMINOS 27 BIBLIOGRAFÍA 29 6

7 INTRODUCCIÓN El Departamento Administrativo es una instancia dependiente de la Dirección General de Difusión Cultural, su creación data desde Agosto de 1978, en que fue aprobado por el H. Consejo Universitario el Programa de Trabajo de la Dirección, presentada por el Prof. Juan Pablo de Pina García. El objetivo básico del Departamento Administrativo es el de Controlar el manejo administrativo y financiero de la Dirección General de Difusión Cultural y Servicio a fin de lograr su correcta distribución entre las instancias internas, para ello el Departamento se ha dividido en dos áreas: 1. Financiera y Presupuestal 2. Servicios Administrativos y Generales: que operan bajo una jefatura. De está manera el Manual de Organización que se presenta servirá como el instrumento administrativo que oriente el funcionamiento del Departamento, para ello establece sus niveles jerárquicos, directorio de funcionarios, antecedentes históricos, base legal y legislación que lo respaldan; así como su objetivo, estructura orgánica y funciones. El documento va dirigido a las autoridades, tanto de la institución como de la comunidad universitaria, o a las personas interesadas en conocer la organización y operación del Departamento Administrativo de la Dirección General de Difusión Cultural y Servicio. Se recomienda que el presente Manual de Organización del Departamento Administrativo sea actualizado anualmente o en tanto se den cambios que modifiquen alguna o la totalidad de las partes que la integran. Lo anterior con el fin de contar con un instrumento que indique la situación real que prevalece en el Departamento Administrativo y consecuentemente lograr una mayor eficiencia en los quehaceres de la Universidad. 7

8 Es responsabilidad de los funcionarios, encargados de las Áreas, así como del personal académico, administrativos y estudiantes apegarse a los lineamientos establecidos de carácter obligatorio, en este manual y de esta forma lograr el cumplimiento de objetivos y metas planteados para optimizar el buen funcionamiento del Departamento Administrativo. 8

9 DIRECTORIO Lic. Guillermo Dolores Mijangos Jefe Administrativo Área Financiera y Presupuestal Área Servicios Administrativos, Generales. 9

10 ANTECEDENTES HISTÓRICOS 1978, Agosto 17 El H. Consejo Universitario aprueba el Programa de Trabajo de la Dirección General de Difusión Cultural, presentado por el Prof. Juan Pablo de Pina García. 1979, Julio Se publica el primer Manual de Organización de la Dirección de Difusión Cultural. En el Organigrama aparece la Oficina Administrativa que tiene como objetivo auxiliar a la Dirección en el manejo Administrativo y financiero de los recursos con que esta cuenta Es el titular de la Oficina Administrativa el Lic. Alejandro Merino Sepúlveda. 1981, Abril Aparece el documento Reorganización de funciones y las responsabilidades de la Oficina Administrativa y el funcionamiento administrativo general elaborado por el Prof. Juan Pablo de Pina García; en él se plasman políticas generales de funcionamiento y operación administrativa; así como las políticas Administrativa. 1982, Ocupa la jefatura de Oficina Administrativa la C. Ma. Inés Botello Espinosa. 1982, Marzo-1984, Junio Ocupa la titularidad la C. Josefina Bautista Bocanegra. La instancia administrativa es reconocida normalmente como Jefatura de Departamento, aunque se le llame Coordinación Administrativa. 1984, Junio-1986, Julio El titular de la Coordinación Administrativa es el Lic. Alejandro A. Merino Sepúlveda. 10

11 1986, Junio-1987, Octubre Ocupa la Coordinación Administrativa la Lic. Virginia Cano García. 1987, Octubre-1988, Octubre Tiene la titularidad de la Coordinación Administrativa la C. Hilda C. Castañeda Guadarrama. 1988, Octubre-Diciembre El titular de la Coordinación Administrativa es el Lic. José Luis Delgado Sánchez. 1988, Enero-1988 Agosto-1990 Es designada Coordinadora Administrativa la C. Victoria l. Botello Espinosa nombrada en dos administraciones del C. Juan Jorge Díaz Rivero y M.C. Bernardino Mata García. 1990, Agosto- Diciembre 1990 Se nombra al CP. Facundo de la Cruz García, Coordinador Administrativo de la Dirección General de Difusión Cultural quien elabora el primer Manual de Organización de la Coordinación Administrativa Enero-Marzo 1993 Se nombra al Lic. Marco A. Rocha como Titular de la Coordinación Administrativa. 1993, Junio-Diciembre 1993 Es designado el Ing. Pastor Sánchez García. 1994, Febr ero-enero 1997 El titular de la Coordinación Administrativa es el C.P. Marco Antonio Martínez Hernández., nombrado en dos administraciones del Lic. Emilio Gómez, Dr. Juan Antonio Leos Rodríguez. En este periodo en la minuta de la Subdirección de Bienes Patrimoniales de fecha 13 y 15 de Diciembre de 1994 asignan lugar para la Dirección de Difusión Cultural en el Edificio Efraín Hernández Xolocotzi, ya que las oficinas se encontraban en el casino Estudiantil que pertenecen al Comité Ejecutivo Estudiantil. (continúan únicamente los salones de ensayo del Depto. de Talleres Culturales). 11

12 1997, Enero 1997-Octubre 1998 Nombran como Coordinador Administrativo al Ing. Virgilio Sosa Maya. 1998, Diciembre-Marzo 2002 Como titular es Lic. Araceli de la Vega Aguilar. En este periodo aplica el manejo por medio de equipo de computo todas las actividades y además es reconocida esta instancia como departamento. El H. Consejo Universitario en su sesión 593 tomó el acuerdo que modificó la Dirección General de Difusión Cultural ahora también de servicio A partir de este acuerdo ya se considera Departamento Administrativo. 2002, Marzo-Abril 2003 Designan a C. Victoria Botello Espinosa Jefe Administrativo. Nombrada en dos administraciones de la M.C. Elsa Cervera Backhauss y M.C. Bernardino Mata García. 2004, Junio-Mayo 2005 La titular del Depto. Administrativo es la C. Araceli Álvarez Rosas. 2005, Mayo-Mayo 2007 Nombrada como Jefe del Depto. Administrativo la C.P. Gabriela Reyes Arias. 2007, Mayo Se nombra al Lic. Guillermo Dolores Mijangos Jefe Administrativo de la Dirección General de Difusión Cultural y Servicio, en esta administración se hace la elaboración de la 2ª. edición del presente manual, además se logra la reubicación de la XII Feria Nacional de la Cultura Rural (del edificio Hernández Xolocotzi al campo de fútbol las tejas). 12

13 LEGISLACIÓN - Ley que crea la Universidad Autónoma Chapingo, publicada en el Diario Oficial el 30 de diciembre de Modificación por decreto presidencial a la ley que crea a la Universidad, publicada en el Diario Oficial el 30 de diciembre de Artículo 3, fracciones III, Artículo 4, fracciones I, III, X, Artículo 9 - Estatuto de la Universidad Autónoma Chapingo, aprobado por la comunidad el 15 de mayo de Artículo 3 fracción III, Artículo 5, Artículo 75, Artículo 76, Artículo 77 - Ley de obligaciones, responsabilidades y Sanciones aplicables a los funcionarios de la Universidad Autónoma Chapingo. - Acuerdo de acceso y transparencia a la información. 13

14 ATRIBUCIONES LEY QUE CREA LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO CAPITULO I DE SU NATURALEZA, OBJETIVOS Y MEDIOS ARTICULO 3ª. La Universidad Autónoma Chapingo tiene como objetivos: III. Preservar, difundir y acrecentar la cultura y promover la realización del hombre especialmente en el medio rural para lograr una sociedad más justa y creadora; IV. propiciar la libre investigación a través de la participación de alumnos y personal académico en un proceso educativo abierto a todas las corrientes del pensamiento; ARTICULO 4ª. La Universidad Autónoma Chapingo, para el cumplimiento de su objetivo, tendrá las atribuciones siguientes: I. Organizarse como lo considere necesario, dentro de los lineamientos generales que inspiran la presente ley,; III. Crear, modificar o suprimir unidades regionales universitarias, divisiones, departamentos, programas y centros regionales; X. Crear las unidades administrativas que sean necesarias para su funcionamiento. ARTICULO 9. El ejercicio de las funciones académico-administrativas de la Universidad estará a cargo del Rector, los Vicerrectores, los Directores de División y Jefes de Departamento y de las Unidades Administrativas que se establezcan. 14

15 ESTATUTO UNIVERSITARIO ARTICULO 3ª. La Universidad Autónoma Chapingo tiene como objetivos. III. Preservar, difundir y acrecentar la cultura y promover la realización del hombre especialmente en el medio rural para lograr una sociedad más justa y creadora. ARTICULO 5 Para realizar su función, la Universidad establecerá Unidades Regionales,, Divisiones, Departamento, Programas y Centros de acuerdos a sus objetivos, necesidades educativas y de funcionamiento y recursos del que disponga. TITULO CUARTO ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Y SU FUNCIONAMIENTO ARTICULO 75 La Unidad Administrativa es una instancia de apoyo a las actividades fundamentales de la Universidad, por lo que el personal y funcionarios que trabajen directamente en el sistema administrativo estarán al servicio de las actividades académicas. ARTICULO 76 La función administrativa deberá ejercerse con la agilidad, fluidez y efectividad necesarias para responder a los requerimientos de las actividades fundamentales de la Universidad, buscando la optimización de los recursos de que se dispongan. ARTICULO 77 Para lograr un sistema administrativo con las características enunciadas en el artículo anterior, la actividad administrativa la ejercerán funcionarios locales en cada Unidad Regional. Se mantendrán relaciones de dependencia y coordinación con la administración Central, solo en los aspectos que por su naturaleza así lo ameriten. 15

16 ESTRUCTURA ORGÁNICA

17 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DIRECCIÓN GENERAL DE DIFUSIÓN CULTURAL Y SERVICIO 2 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 6 =Línea de autoridad AUTORIZA Y ELABORA Vo Bo ASESORÍA Y AUTORIZACIÓN TÉCNICA LIC. GUILLERMO DOLORES MIJANGOS JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO ING. JOSÉ MELCHOR NEGRETE P.h.D. RAMÉS SALCEDO BACA HERRERA SUBDIRECTOR DE LA UPOM JEFE DEL DEPTO. DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS 17

18 ORGANIGRAMA DE UNIDADES CON O SIN NIVEL JERÁRQUICO DIRECCIÓN GENERAL DE DIFUSIÓN CULTURAL Y SERVICIO 2 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 6 ÁREA FINANCIERA Y PRESUPUESTAL * ÁREA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y GENERALES * * Área operativa y administrativa sin nivel jerárquico AUTORIZA Y ELABORA Vo Bo ASESORÍA Y AUTORIZACIÓN TÉCNICA LIC. GUILLERMO DOLORES MIJANGOS JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO P.h.D. RAMÉS SALCEDO BACA ING. JOSÉ MELCHOR NEGRETE HERRERA SUBDIRECTOR DE LA UPOM JEFE DEL DEPTO. DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS 18

19 ORGANIGRAMA DE INTEGRACIÓN DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS 6 JEFATURA ADMINISTRATIVA E C JEFE DE DEPTO. 1 TOTAL 1 ÁREA FINANCIERA Y PRESUPUESTAL E C JEFE DE OFICINA 1 RESPONSABLE DE 1 MESA TOTAL 2 E= Existente C= Comisionado ** ÁREA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y GENERALES E C DELEGADO DE INVENTARIOS 1 ALMACENISTA ESP. 1 CHOFER DE CAMIÓN 1 EBANISTA 1 MENSAJERO 2 AUX. DE INTENDENCIA 3 TOTAL 9 * Área operativa y administrativa sin nivel Jerárquico. ** Viene comisionado de Mecánica Agrícola * AUTORIZA Y ELABORA Vo Bo ASESORÍA Y AUTORIZACIÓN TÉCNICA LIC. GUILLERMO DOLORES MIJANGOS JEFE DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO P.h.D. RAMÉS SALCEDO BACA ING. JOSÉ MELCHOR NEGRETE HERRERA SUBDIRECTOR DE LA UPOM JEFE DEL DEPTO. DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS 19

20 OBJETIVO: Coordinar y controlar el manejo administrativo y financiero de la Dirección General de Difusión Cultural y Servicio, a fin de lograr su correcta distribución de los recursos financieros entre las Subdirecciones, Departamentos e instancias internas. FUNCIONES Auxiliar en el manejo administrativo y financiero de los recursos de la Dirección General de Difusión Cultural y Servicio. Resolver necesidades y servicios generales Administrativos, para el correcto financiamiento de la Dirección General de Difusión Cultural y Servicio. Apoyar en el correcto funcionamiento administrativo y financiero de las Subdirecciones y los Departamentos de la Dirección. Vigilar que el gasto se apegué a las normas y procedimientos establecidos por la Dirección General de Administración, así como de sus nuevas disposiciones para el buen funcionamiento de la Dirección General de Difusión Cultural y Servicio. Establecer una estrecha coordinación entre las instancias de la Dirección General de Difusión Cultural y Servicio, para poder desarrollar una política cultural única y coherente. 20

21 Operar a base de planes y programas de trabajo en todos los niveles con detalles de objetivos específicos, actividades a realizar y plazos a cumplir, con el objetivo de facilitar la coordinación mencionada, así como la evaluación del conjunto de instancias que conforman esta Dirección. Formular en forma conjunta el presupuesto global en base a las necesidades de cada una de las Subdirecciones y los Departamentos. Dar agilidad al funcionamiento, a través de la planeación y de utilidad eficiente de los recursos asignados a esta Dirección. Verificar la aplicación y el cumplimiento de las normas y procedimientos aprobados para el ejercicio. Enviar informes mensuales del presupuesto a las Subdirecciones y departamentos. Recopilar información en Contraloría, Subdirección de Recursos Materiales y Subdirección de Recursos Humanos para contar con una información detallada y actualizada por cada Subdirección y Departamento del presupuesto. Planear la programación de pago y elaboración de cheques del pago a proveedores. Verificar que cada una de las pólizas de cheques sean debidamente comprobadas en la fecha establecida. Informar mensualmente a la Dirección de la conciliación Bancaria. 21

22 JEFE DE DEPARTAMENTO DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Nombre del puesto: Jefe de Departamento Tipo de puesto: Confianza Horario: Abierto FUNCIONES: Es el encargado de llevar el registro y control de los recursos materiales, humanos y financieros de la Dirección General de Difusión Cultural y Servicio, además de vigilar que éstos sean utilizados de forma óptima en bien de la Universidad. Organizar, coordinar, supervisar y optimizar el aprovechamiento de los recursos materiales, humanos y financieros asignados a la Dirección General de Difusión Cultural y Servicio con la finalidad de coadyuvar al cumplimiento de sus objetivos y funciones. Manejar mancomunadamente con la Dirección General de Difusión Cultural y Servicio las cuentas bancarias. 22

23 ÁREA FINANCIERA Y PRESUPUESTAL OBJETIVO: Realizar conjuntamente con el Departamento Administrativo la solicitud y control del presupuesto asignado por subsidio y de los recursos propios generados en esta Dirección. FUNCIONES: Elaborar y tramitar requisiciones de fondos a Tesorería, requisiciones a Recursos Materiales. Recibir requisiciones debidamente cotizadas y asignación de proveedores. Recibir requisiciones de Recursos Materiales y Almacén General, a fin de darles tramite de registro y autorización. Verificar la documentación para su recuperación y comprobación, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos. Elaborar Requisición Fondos a Tesorería, ya sean gastos a comprobar y/o por recuperación. Comunicar a las Subdirecciones y Departamentos las erogaciones presupuéstales resultantes por mes. Formular conjuntamente con la Dirección el presupuesto global, en base a las necesidades de cada una de las Subdirecciones y Departamentos. 23

24 Verificar de manera continua los saldos en forma general de cada una de las instancias en relación con la distribución interna. Verificar la documentación presentada que cumpla con todos los requisitos, como son formas, sellos, motivo del gasto y en que se empleara el material adquirido. 24

25 ÁREA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y GENERALES OBJETIVO: Controlar los recursos humanos, tramitar los servicios generales y mantenimiento de mobiliario y equipo asignado a esta Dirección. FUNCIONES: Elaborar la Solicitud a la Subdirección de Servicios Generales en relación con los servicios de: intendencia, almacén, vehículos, transportes. Concentrar informes mensuales generales por cada uno de los departamentos, control de asistencia, días económicos, etc., de cada uno de los trabajadores. Verificar la limpieza y mantenimiento de las áreas que componen esta Dirección. Dar servicio a las Subdirecciones y Departamentos componentes de esta Dirección, solicitar periódicamente al Almacén General los materiales requeridos y mantener surtido de manera constante el Almacén, llevar un control de existencia de material de consumo, elaborar vales de salida de material, llevar control por Departamento. Apoyar en la tramitación de vehículos en el Departamento de Transportes cuando no se cuenta con ellos en esta Dirección. Recibir y entregar bienes de activos para el conjunto de la Dirección. 25

26 Elaborar resguardos de mobiliario y equipo de oficina, equipo de transporte. Elaborar altas y bajas de activo fijo y equipo de transporte. Supervisar y tramitar el mantenimiento de bienes de activo fijo. 26

27 GLOSARIO DE TÉRMINOS ANTECEDENTES HISTÓRICOS: Breve descripción de origen y desarrollo de la Unidad Administrativa. ATRIBUCIONES: Delimitación del ámbito de competencia y precisión de las facultades conferidas a la unidad administrativa, conforme a disposiciones jurídicas. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS: La forma escrita en que se consignan las funciones que deberán realizarse en un puesto ESTRUCTURA ORGÁNICA: Descripción ordenada de las principales áreas administrativas en función de sus relaciones de jerarquía. LEGISLACIÓN: Base legal que da origen a la unidad Administrativa. : Documento en que se registra y se actualiza la información detallada de una organización acerca de sus antecedentes históricos, atribuciones generales, estructura orgánica, funciones de las unidades orgánicas o administrativas que la integran, niveles jerárquicos, líneas de comunicación y coordinación y los organigramas que presentan en forma esquemática la estructura, entre otros datos. 27

28 NIVEL JERÁRQUICO: División de la estructura orgánica para asignar un grado determinado a las unidades internas que les define el rango o autoridad o responsabilidad, independientemente de la clase de formación que se les recomiende realizar. ORGANIGRAMA: Representación gráfica de la Estructura Orgánica de la Unidad Administrativa. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Organización Administrativa que contiene una estructura jerarquizada de puestos con funciones concretas y responsabilidades jurídicas, para realizar actividades afines de acuerdo a objetivos específicos. 28

29 BIBLIOGRAFÍA 1. Escuela Nacional de Agricultura Ley que Crea la Universidad Autónoma Chapingo Publicada en el Diario Oficial. México: 30 de Diciembre de Universidad Autónoma Chapingo Modificaciones a la Ley que Crea la Universidad Autónoma Chapingo. Modificada por Decreto Presidencial y publicada en el Diario Oficial. México: 30 de Diciembre de Universidad Autónoma Chapingo.- Manual de Organización de la Coordinación Administrativa de la Dirección General de Difusión Cultural, Chapingo, Méx. Agosto Universidad Autónoma Chapingo.- UPOM.- Departamento de Organización y Métodos, Guía Técnica para Elaborar Manuales de Organización Específicos, Chapingo, Méx.,