RESOLUCION SUB JEFATURAL N"O$ -2oirlNDEcl ': ' Lima, 'ÜE.'.tüLr'88ffi

Transcripción

1 a RESOLUCION SUB JEFATURAL N"O$ -2oirlNDEcl ': ' Lima, 'ÜE.'.tüLr'88ffi {i'.fl ll "'' $lr,,' f ::....l i^^ 1 ür fr q il tj i ii:- g ') r. "... '],, ) t((!t "" 'i-.,,.-..,..- ".... ttll 'll, tl :u,f 'l- ''*' VISTOS: El Memorándum No lNDECl/6.2 del 04.JUL.2011, el lnforme Técnico No lNDEC /6.2 del 16.JUN.201 1, de la Oficina de Admínistracíón, y fa Hoja de Trámíte No del 17.JUN.2ó11, sus antecedentes; v, CONSIDERANDO: Que, de conformidad con lo dispuesto por la Ley N" 29664, el Instituto Nacional de Defensa Civil - INDECI es un organismo público ejecutor, con calidad de pliego presupuestal adscrito a la Presidencia deiconsejo de Ministios; Que, la Oficina de Administración es el órgano responsable de administrar los recursos humanos, ejecutar y controlar los recursos presupuestales, financieros, contables y manejo de - fondos - de conformídad con loi sisiemas administrativos correspondientes, así como planificar, organizar y ejecutar los requerimientos de servicios generafes; :.' ). Que, mediante el Informe Técníco dé Vistos, el Jefe de la Oficina de Administración, solicita aprobar.el "lnstructivo para el trámite Administrativo de Pago de los Servicios Públicos de Agua, Energía Eléctrica, Telefonía Fija, lnternet, Móvil y Satelital y Servicio de Cable"; Que dicho mecanismo tiene como finalidad instruir a los responsables de las Unidades Orgánicas del lndecl, simplificando el proceso de trámite administrativo para el pago oportuno de los Servicios Públicos; Que, medíante Resolución Jefatural No OO lNDECl, de fecha O3.ENE.2O11, se designó al Sub Jefe como la máxima autoridad adminlstrativa del Instituto Nacional de Defensa Civil -lndecl, para elaño Fiscal 2Q11; Con las visaciones de las Oficinas de Asesoría Jurídica y de Administración: b\ De conformidad con la Ley No 29664, su Reglamento aprobado por el Decreto Supremo No PCM; y en uso de las atribuciones conferidas en el Reglamento de Organización y Funciones de lndeci, aprobado por Decreto Supremo No PCM, modificado por el Decreto Supremo No PCM y el Decreto upremo No PCM;

2 I SE RESUELVE: Artículo 1o.- Aprobar el "lnstructivo para el trámite Administrativo de Pago de los Servicios Públicos d-e Agua, Energía Eléctrica, Telefonía frja, Internet, Móvil y Satelital y Servicio de Cable", que en nueve (9) folios forman parte integrante de la presente Resolución 'r ' Artículo 2".- Encargar a la Secretaría General e lmagen Institucional que en coordinación con la Oficina de Estadíst1ca y Telemática publiquen la Resolución y el Instructivo aprobado en la Intranet del Portal Insiitucional. Artículo 3o.- Disponer que la Secretaría General e lmagen Institucional ingrese la presente Resolución en el Archivo Institucional y remita copijautenticada por Fedatario a la Sub Jefatura, a la Oficina de Asesoría Jurídica, así como, su distribución vía relectrónica a todas Unidades Orgánicas del lndecl, para conocimiento y fines pertinentes. Regístrese, comuníquese y archívese. del Instituto Nacionalde Defensa Civil ll{$irir,'' OFiC.. '' 'itti,,^' ' '.. r Y i' i, rl '.":l ;r',\tli,a 1r'. DERIVAI., ( ljét: 1,.'l I I Sifil":--r..,r'cr ( ) g1i';.n'.r' '.' { i Cr r.ljr'r''., ( lsic ACClot{: I lf,lf ; f., ñ ) t'f,:'." É'r,Yu r.ff:,".., - Ii ',r'l ( \i r P,.,, { ", 11'...1i:,1 ( ) ((rfrir, ;.,'. I r "\'/r - { l}it,,.)i,ri.'!';.' lt: l' {lt.; l')rloiiii,'.,' '. ".: ' (\t r., ','' hl r'ir i.. Il t ) t"r"... t, i;;$**; ' t)i\loí,. l-'-f.üo (-t pir',,,1;i-tfr'-'"1 i '--, =Y \, -,ra i- f^2{lu,t;jlo, 11 r'!.r ri,...r:,x L-"J- lí Il ' ' 1l,o\201\,.,,.,r.,, S; r.l'l / '%V- tw ' i +.: ' *il.:'i;.r, ] i ii'::ir1

3 INSTRUCTIVO PARA EL TRÁMFE ADMINISTRATIVO DE PAGO DE LOS SERVICIOS PUBLICOS DE AGUA, ENERGIA ELECTRICA, TELEFONIA FIJA, INTERNET, MOVIL Y SATELITAL Y SERVICIO DE CABLE 1. OBJETIVO Instruir a los responsables de las Unidades Orgánicas de la Sede Central, así como a los Directores Regionales del INDECI sobre el proceso de trámite y pago de los Servicios Públicos (agua, energía eléctrica, telefonía fija, Internet, móvil y satelital y servicio de Cable), en el Instituto Nacional de Defensa Civil. 2. FINALIDAD Símplificar el proceso de trámite administrativo para el pago oportuno de los servicios. Evitar reclamos y pagos adicionales que generan conceptos por re conexión, moras y otras cargas no contempladas en el presupuesto. 3. ALCANCE Es de aplicación en todas las Unidades Orgánicas del INDECI; incluidos los Órganos Desconcentrados que administran el consumo y pago de los servicios básicos que disponen en sus ínstafaciones, incluido el Servicio de Cable. 4. BASE LEGAL a a a a Ley No 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley No 29626, Ley de Presupuesto Público para el Año Fiscal Directiva de Tesorería No EF y sus modificatorias Reglamento de Comprobantes de Pago Resolución de Superintendencia No /SUNAT y sus modificatorias. Ley No 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. 5. DISPOSICIONES GEN ERALES La Unidad de Servicios Generales de la Oficina de AdministraciÓn, es responsable de centralizar y registrar la información de los consumos de los servicios públicos de agua, energía eléctrica, telefonía fija e Internet, móvil y satelital, así como el servicio de cable de todai las dependencias del lndecl. Los Jefes de las Unidades Orgánicas de la Sede Central y Directores Regionales lndecl, son responsables del control y conformidad de los gastos de lbs Servicios Públicos. La Unidad de Servicios Generales, en los casos que se requiera, gestionará la conformidad del servicio de las Direcciones Regionales y locales anexos de Lima, via correo electrónico. Las unidades orgánicas remitirán la conformidad de servicio correspondiente a los correos: cfernandez@indeci.qob,pe, cquisoeq@indeci.qob.pe. La Unidad de Servicios Generales tramitará el pago de los servicios detallados en la "Relación numerada por servicios priblicos" Anexo No 1, la que remitirá directamente al área de Control Previo para el registro en el SIAF-SP de la fase del compromiso y devengado y el posterior pago al proveedor mediante el giro de cheque y/o transferencia interbancaria, a cargo del área de Tesorería.

4 devengado y el posterior pago al proveedor mediante el giro de cheque y/o transferencia interbancaria, a cargo del área de Tesorerfa. 6. DTSPOSTCTONES ESPECíFICAS 6.1. SECRETARIA GENERAL Decretar a la Oficina de Administración, los comprobantes de pago (facturas o recibos) de los servicios públicos siguientes:. De agua y energía eléctrica de la Sede Central y locales anexos, y de las Direcciones Reg ionales.. De telefonía fija e Internet de las Direcciones Regionales' o De servicio á Ca te de la Sede Central y locales anexos, y de las Direcciones Regionales Decretar a la Oficina de Estadística y Telemática - OET, para la conformidad del servicio y su posterior derivación a la Unidad de Servicios Generales, para el trámite administrativo de pago, los recibos siguientes: Telefonía fija e Internet de la sede central y locales Anexos.. Telefonia mov l de la Sede Central y locales Anexos, y de las Direcciones Regionales.. Telefonía satelital del lndecl OFIGINA DE ADMINISTRACION UNIDAD DE SERVTCIOS GENERALES En coordinación con la Dirección Nacional de Logística, establecer y mantener actualizado, la relación de contratos de suministro de luz y agua instalados en los locales del lndecl, así como el servicio de cable. lgualmente tendrá el control del trámite administrativo de aquellos servicios que se derlvan de contratos de alquiler de inmuebles donde funcionan dependencias del INDECI' En coordinación con la Oficina de Estadística y Telemática, la Unidad de Servicios Generales deberá mantener actualizado la relación de lfneas de telefonfa fija, móvil y satelital, contratadas por el INDECI a nivel nacional' En el caso de empresas prestadoras de servicio a nivel nacional, como es el caso de TELEF9Ñ CA, la Ünidad be Servicios Generales debe gestionar que la facturación sea remitida directamente a la Sede Central del INDECI' Asimismo la unidad de servicios Generales debe verificar que no existan conceptos de servicios Uástos pendientes de pago del mes anterior, para lo cual llevará a cabo el seguimientá y coordinación con lás Direcciones Regionales y/o. empresas, según corresponda, a fin de que los comprobantes de pago sean remitidos con la debida antelación de la fecha de vencimiento LaUnidad de Servicios Generales dará la conformidad de los servicios suministrados a la Sede Centrai y feitionara que las Direcciones Regionales y Jefes de los locales anexos, emitan'lá óonformidad correspondiente a sus locales, conforme el formato Anexo No 2, la misma que también puede ser vla correo electrónico.

5 La Unidad de Servicios Generales elaborará la "Relación numerada por servicios públicos" Anexo No 1, adjuntando la conformidad y comprobantes de pago originales, por consumo mensual d'e energfa eléctrica, agua, telefonfa fija, Internet, MÓvil y batelital, y servicio de Cable, á f n de que el área de Control Previo procese en el SIAF-SP el compromiso y devengado La Unidad de Servicios Generales llevará un registro y control de los recibos que han o ginado mayores consumos que deben ser asumidos por el personal d.e la..unidad Orlanica lu-ego del procedimiento correspondiente de determinación de reiponsabilidadls. En estos casos, la Unidad de Servicios Generales continuará con el trámite de pago, dado que Ia observación no es atribuible a la empresa prestadora del servicio. 6.2.g por los consumos no autorizados, los Jefes de las Unidades Orgánicas dispondrán las acciones aomin itratlvas para la, determinación de responsabilidades' Al término del proceso Oe nvesiigááión,'lor Jefes de Unidade-s Orgánicas remitirán,a la oficina de AdministraciOn áiiñt*rey el Anexo No 4, a efectos de proceder al descuento y la reversión altesoro Público conforme a normas de Tesorería. 6.2.g cuando se detecten consumos no autorizados por el personal de las empresas de seguridad y viiifancia y de limpieza y mantenimiento de los locales del INDECI' los Jefes de tas "Un áaoés Orgánicas dispondrán las acciones administrativas que conlleven a la devolución dei importe correspondiente por parte de las empresas, ya sea mediante descuento o pago directo' La Unidad de servicios Generales remitirá al área de control Previo para el registro en el SIAF-SP, la documentación siguiente: Relación numerada por servicios públicos, firmado por el. Jefe de,la unidad de Servicios Generales. Este documento será numerado correlativamente y servirá de sustento para efectuar el compromiso en el SIAF'. Recibo y/o factura original del servicio público de agua, energía eléctrica' telefonía fija, inteinet, móvil, salelital, servicio de cable u otro'. Acta de conformidad por parte de las Unidades Orgánicas de la Sede Central y de los Directores iegionalés ylo de la Unidad dé Servicios Generales' según corresponda Establecerá además un procedimiento de registro de base de datos que más.convenga' en coordinacion con la óficina de Estadísticá y Telemática, para que a. partir de é1, se generen reportes de eco eficiencia, asícomo patrones de consumo, y documentos que alerten a los usuarios sobre las desviaciones observadas en los consumos' Asimismo' el control de los gastos y pagos se realizará utilizando medios electrónicos' UNIDAD DE ECONOMIA Mantener actualizado el archivo de los contratos (cop!a) de suministros celebrados por la Dirección-Ñácional de Logística y que generan obligaciones de pago de servicios Públicos A través del área de control Previo, registrar en el slaf-sp la fase del compromiso y devengado, áojrnt.náo copia del Certíficado de Crédito Presupuestario respectivo y tramitar at área de Tesorería el pago al proveedor mediante giro de cheque y/o transferencia interbancaria'

6 El área de Tesorería, promoverá para que todos los pagos se efectúen con abono en cuenta ínterbancaria. de corte de los servicios básicos, efectuará la impresión de pantalla del registro SIAF de los pagos realizados por los suministros de las Direcciones_ Regionales, donde acredita la cancelación, y remitirá al correo de las Direcciones Regionales para el control de los pagos El área de Tesorería, a solicitud de las Direcciones Regionales.en f:9s 6.3. DIRECCTON NACIONAL DE LOGISTICA La Dirección Nacional de Logística, es responsable de mantener en custodia el original de los contratos celebádos para el suministro de servicios públicos Remitir a la oficina de Administración copia de los contratos de suministro vigentes a fin de tacilitai iá r scarización. Asimismo, de los nuevos contratos que se celebren a partir de la aprobación del presente Instructivo' 6.4. OFICINA DE ESTADíSTIGA Y TELEMÁTICA Efectuar la verificación de consumo mensual de telefonía fija, móvil y satelital' recaoando la-contormioad de las dependencias de la Sede Central y locales anexos, y remitirá ái"*p"oi"nte a la Oficina de AdministraciÓn para el trámite de pago' 6.4'2.Encasodedetectarseconsumosnoautorizados,informara aunidaddeservicios Generales,afindeque-procedaalregistroytrámiterespectivo'conformeal procedimiento para ta oetermiñá;iú de,eipons"'bilidades establecido en el numeral ,#g o?x \ \ \; 6.5. DIRECCIONES REGIONALES INDECI Gestionarán ante las empresas que prestan servicios de energía eléctrica' agua y cable, en su localidad, que los recibos por consumo mensual les sea entregado con la debida anticipación, los que set niémitidos a la Sede Centralconjuntamente con el Acta de Conformidad' Cuando la empresa prestadora de servicios emita la facturación en Lima (caso Telefónica), r" ijniá"d'ue servicios Generales, vía cor eo electrónico, solicitará a los Directores R;gi;;; "; la conformioáj oel servicio, la cual será respondida por el mismo meo o-áicorreo cfernandez@indeci.qob.pe. o qquispeq@indeci.oob'pe, 6'5.3. Los Directores Regionales, Son responsables por.los gastos adíciona es que generen por -""onü*ioñ, ini"r"r".-y'tot", originados pór Ia remisión tardía de recibos Para el Pago. 6.s.4. Los Directores Regionales, son responsables del Presupuesto y Gasto de los servicios publicos uiílizados en et ámoito de su competencia, por lo que deben llevar elcontrol mensual delconsumo de estos servicios de acuerdo alanexo No 3' SC los l,v D

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8 VIGENCIA El presente instructivo entra en vigencia a partir de la fecha de su aprobación. ANEXOS. Relación Numerada de Recibos por serv cios PÚblicos - Anexo No 1. Acta de Conformidad de Servicio - Anexo No 2 r Hoja de Control de las Direcciones Regionales - Anexo No 3. Carta compromiso - AutorizaciÓn de descuento - Anexo No 4

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10 ANEXO NO 1 RELACIÓN PORSERVICIOS PÚBLICOS NO.2011 Año: Servicio: Clasificador de gasto: Proveedor. RUC: 2011 ENERGIA ELÉCTRICA SERVICIO DE SUMINISTRO DE ENERGIA ELECTRICA EMPRESA REGIONAL DE SERVICIO PUBLICO DE ELECTRICIDAD MES DE FACTURACION FORMULADO POR: FIRMA POST FIRMA DIA MES AÑO

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12 ANEXO NO 2 ACTA DE CONFORMIDAD DE SERV CIO En la Ciudad de......, a os... días del mes de... del 2011 SE OTORGA LA CONFORMIDAD a la empresa por el servicio de...(aqua y alcantarillado, eneroía eléctrica. telefonía fija, telefonía móvil v/o Jelevisión por cable), proporcionado en las instalaciones de esta DirecciÓn Regional, según detallamos: No (sumtntsrro, ABoNADo, codtgo) NO DE FACTURA Y/O RECIBO PERIODO DEL SERVICIO FECHA DE VENCIMIENTO IMPORTE XX-XXXXXX XXXXX-XX del xxlxxl2}1 1 al xxlxxl211 1 xxlxxl2}11 s/. (usa $ T/c s/. En fe de lo cual se firma el proceder con el pago correspondiente. presente Acta en señal de conformidad, solicitando K9 Jefe Oficina, Dir.Nacional/Dir. Regional

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14 ANEXO N" 3 HOJA DE CONTROL DEL CONTRATO DE SERVICIO BASICO: (Electricidad, Aoua. Teléfono. Etc.) Presupuestado POI Anual S/ Mensual S/. Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic

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16 ANEXO N" 4 CARTA DE COMPROMISO-AUTORIZACIÓN DE DESCUENTO Yo, (Dirección Nacionat/Oficina//unidad/Area, DirecciÓn Regional)... """""""""'del 'tnstituto Nacional de Defensa Civit - tndect, mediante la presente me comprometo a efectuar el pago del importe de S/...., por concepto de llamadas que no son de carácter oficial efectuadas de la lf nea telefónica No... En caso de incumptimiento, autorizo al lndecl, a eiecutar el descuento de mis remuneraciones o beneficios socla/es, servicío de alerta permanente n; en concordancia con lo estabtecido en el inciso c) de la Tercera Disposición de la Ley No Ley General del slsfem a Nacional de Presupuesto. Lima, de de 200 iír@ Nombres: Apellidos: DNf...