Consideraciones para la formulación del POAI (PROPUESTA)

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1 Consideraciones para la formulación del POAI (PROPUESTA) El Plan Operativo Anual Institucional (POAI) es un instrumento de planificación que permite asignar y distribuir los recursos públicos, a través de Proyectos en función de las políticas y objetivos estratégicos de la Nación, así como con el plan estratégico de cada institución. Contribuye a mejorar en cantidad, calidad y oportunidad los servicios y productos que genera en función del ámbito de acción de cada institución y la realidad del entorno, así como coordinar, controlar y evaluar su ejecución. Asimismo, permite observar de manera ordenada las actividades previstas, por lo general, para el lapso de un año de ejecución y que se encuentran discriminados según los componentes de cada Proyecto, por área o unidad responsable y según tiempo estimado por cada uno. Una vez planificadas, consensuadas y estipulados los diferentes proyectos, el Presupuesto del POAI, no es más que la valoración y totalización de los diferentes proyectos que lo conforman. El POAI por exigencia del Gobierno Nacional se estructura para la Administración Pública en Proyectos y Acciones Centralizadas. En la formulación de los Proyectos y Acciones Centralizadas que conformaran el Plan Operativo Anual Institucional UNA, se deben considerar los siguientes aspectos: 1. Marco Jurídico: Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Leyes, Normas y Lineamientos del Ejecutivo (MPPEU, MPPP, MPPF, entre otros), relacionados con el tema. 2. Detección y priorización de Necesidades, de acuerdo a los requerimientos del Ejecutivo Nacional y los determinados Institucionalmente (U.N.A.) 3. Cartera de Proyectos 1 : Presupuestarios (recurrentes u operativos), Desarrollo Institucional y Estratégicos. 4. Presentar información relacionada con el POAI, periodo 2009 al 2012, y el primer trimestre del año 2.013, que permitan realizar análisis estadístico, series históricas y variaciones, entre otros: 4.1. Variables Endógenas: Presupuesto Estimado, Presupuesto Asignado (Presupuesto Ley más Créditos Adicionales), Modificaciones Presupuestarias, Gasto, Excedente, Ahorros Institucional, Deudas e Insuficiencias. Para cada aspecto, presentar formatos destinados al efecto. 1 Proyecto: a) Expresión sistematizada de un conjunto delimitado de acciones y recursos que permiten, en un tiempo determinado el logro del resultado específico para el cual fue concebido. (MPD, 2005) b) Aquello que propicie el alcance de objetivos estratégicos del Gobierno Nacional, bien sea porque expanden la cobertura o incrementen la calidad de un determinado bien o servicio demandado por la sociedad, o resultan indispensables para el desarrollo y adecuado funcionamiento de la nueva institucionalidad. c) Cursos de acción para resolver y dar respuesta a las necesidades de las comunidades y deben ser identificadas y priorizadas adecuadamente. En este contexto, se debe realizar la identificación de los problemas, para poder formular el proyecto. d) Conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas para alcanzar objetivos específicos dentro de los límites de un presupuesto y un periodo dados (ONU, 1984).

2 4.2. Variables Exógenas: índice inflacionario, IPC, Proveedores de servicios, Regulaciones, entre otros. Para cada aspecto, presentar formatos utilizados 4.3. RAC, Nómina, Estadística Universitaria, entre otras 5. Estructura de Costos, Base de Cálculo y Plan de Compras. 6. Análisis de Requerimientos. 7. Escenarios Previstos.. 8. Presentar los formatos establecidos en el marco legal vigente, como son: Instructivo Nº 19, Instructivo Nº 7, Estados Financieros (y sus anexos) y las conciliaciones respectivas, entre otras. 9. Orientaciones o recomendaciones necesarias para dar respuesta, no sólo a lo planificado, sino a las Políticas y exigencias del Ejecutivo Nacional. 10. Presupuesto por Partidas, para lo que se recomienda lo siguiente: Partida Gastos de Personal: Para presupuestar el Gasto del Personal de una manera más racional y con mayor precisión, para ello se deberá presentar el análisis en función de la Escala Salarial, Niveles de Cargos y por Proyectos y Acciones Centralizadas. Además, se deberán analizar las variaciones, al menos de los cuatro últimos años, de los demás conceptos que conforman esta partida Partida Materiales, Suministros y Mercancías. Para presupuestar este gasto, se deberá: Analizar, al menos de los cuatro últimos años, las compras y sus variaciones, así como los diferentes planes presentados e incluir las bases de cálculo utilizadas. Presentar el Análisis de Precios Unitarios (APU), el cual estará conformado principalmente por: Costos de Materiales, Costos de Equipos, Costos Administrativos, Costos de Mantenimiento, entre otros. Analizar las variaciones, al menos de los cuatro últimos años, de los demás conceptos que conforman esta partida Partida Servicios no Personales. Para presupuestar este gasto, se deberá: Analizar, al menos de los cuatro últimos años, los contratos y costos asociados de los servicios básicos (gas, agua, electricidad, teléfono, telemática), alquileres de bienes (inmuebles y de uso), servicios profesionales y técnicos (asesorías), servicios de vigilancia, conservaciones, reparaciones y mantenimiento, entre otros. Analizar lo referente a viáticos y pasajes, y sus variaciones, así como las bases de cálculo utilizadas, al menos en los últimos cuatro años. Presentar el Análisis de Precios Unitarios (APU), el cual estará conformado principalmente por: Mano de obra, Costos de Materiales, Costos de Equipos, Costos Administrativos, Utilidad o Ganancia, Costos de Mantenimiento, entre otros. Analizar las variaciones, al menos de los cuatro últimos años, de los demás conceptos que conforman esta partida.

3 10.4. Otras Partidas. Las partidas 404, 407, 408 y 411 de ser el caso, deben ser tratadas, a través del análisis del gasto y las variaciones, para determinar el comportamiento de los conceptos que conforman cada una de estas partidas, al menos en los últimos cuatro años. 11. El Consejo Superior, a través de la información que suministre el equipo de trabajo designado para tal fin, debe tomar decisiones a partir de los siguientes aspectos: Necesidades y Prioridades Institucionales vs Instrumentos de planificación institucionales (plan estratégico Institucional, políticas Institucionales, plan táctico y POAI). Generación de nuevos objetivos y políticas en función de necesidades y prioridades establecidas. Análisis de Requerimientos. Coherencia de los proyectos y acciones del POAI con el Plan Estratégico Institucional, Plan Estratégico Sectorial y el Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación. Indicadores de seguimiento y evaluación claros y consistentes (Eficacia, Eficiencia, Economía, Calidad, Impacto), entre otros. Resultados-Productos: Egresados, producción Científico tecnológica, producción para el desarrollo social (satisfacer necesidades socio educativas y económicas del país), entre otros; Metas físicas - financieras Metas de resultado - producto para cada programa, subprograma y/o proyecto Capacidad institucional de las dependencias para cumplir las actividades propuestas. Plan de compras institucional Escenarios Establecer compromisos de Gestión entre las Unidades administrativas que directa o indirectamente estén involucradas con los Proyectos y Acciones Centralizadas. 12. Se deben presentar las estimaciones de los recursos físicos - financieros por Proyectos y Acciones Centralizadas, según la información siguiente: Cuadro 1. POAI. Estimado Físico Financiero por Proyecto/ por Acción Centralizada. (Escenario Apuesta) Plan Operativo Anual Institucional Año Fiscal Proyecto/ Acción Centralizada: Estimación Presupuesto (Bs.) Responsables: Acción Meta 1 Unidades Partidas (Bs) Especifica Administrativas M 1 A, B, C 1,, Z 0 2 M 2 A 1, B 1, C, Z. n M n A n, B n, C n, Z n Total Fuente: Virgilio Roa (Representante S - Director OPSU ante el Consejo Superior). Mayo : No aplica para las Acciones Centralizadas

4 Cuadro 2: POAI. Estimado de Recursos Físico Financiero por Partidas. (Escenario Apuesta) Proyecto / Acción centralizada: Responsables: Partida Ingresos (Bs.) Trimestral (Bs.) (4.01) Ejecutivo Ingresos Otros 1ro. 2do. 3ro. 4to. Propios Observación Total 4.02 Total 4.03 Total 4.04 Total 4.0N Total Fuente: Virgilio Roa (Representante S Director OPSU ante el Consejo Superior). Mayo 2012

5 EJEMPLOS DE CÓMO PRESENTAR LOS PROYECTOS Y ACCIONES CENTRALIZADAS. Al concretar la información sobre cada Proyecto y Acción Centralizada, puede presentarse de la manera siguiente: I. Proyecto Presupuestario u Operativo: Formación en Carreras (Pr 00002) Objetivo:. Responsable del Proyecto: Responsable de Gestión:. Responsable Administrativo: Resultado - Producto:. Duración: ACCIÓN ESPECÍFICA COSTOS (BS.). DISTRIBUCIÓN POR PARTIDAS Nº DENOMINACIÓN META Gerencia y Coordinación de la Enseñanza en Carreras 02 Formación T.S.U. en Educación Integral 03 Formación de T.S.U. en el Área de Ingeniería 04 Formación de T.S.U. en el Área de Administración y Contaduría 05 Formación en Área Multidisciplinaria (Estudios Generales) 06 Atención de personas mediante el Servicio Comunitario 07 Formación de Profesionales en el Área de Matemática 08 Formación de Profesionales en el Área de Ingeniería 09 Formación de Profesionales en el Área de Educación 10 Formación de Profesionales en el Administración y Contaduría PARTIDAS = COSTO TOTAL (Bs.) DEL PROYECTO Fuente: Virgilio Roa (Representante S Director OPSU ante el Consejo Superior). Mayo 2012 Para poder estimar el costo del proyecto deben considerarse los aspectos referidos para la formulación del POAI 2014, entre los cuales pueden citarse: 1. Determinar Necesidades y Prioridades 2. Análisis de Actividades y Tareas 3. Análisis de Proveedores 4. Análisis del Gasto 5. Estructura de Costos 6. Base de Cálculo y Plan de Compras 7. Ajuste por inflación o por IPC, entre otros 8. Posibles Escenarios. Análisis de Requerimientos 9. Establecer compromisos de Gestión entre las Unidades administrativas que directa o indirectamente estén involucradas con los Proyectos y Acciones Centralizadas. Determinar Recursos Colaborativos. 10. Presentar ficha resumen del Proyecto y Costo Por Acción Específica 11. Gráfico de seguimiento y control para posterior evaluación.

6 FICHA RESUMEN DEL PROYECTO Para cada proyecto se debe presentar una Ficha Resumen, que puede contener la siguiente información: Proyecto:. Objetivo:. Responsable del Proyecto:. Responsable de Gestión:. Responsable Administrativo: Resultado - Producto:. Duración: Unidades Administrativas Involucradas:. POAI. RESUMEN DEL PROYECTO: Acción Específica Unidad Administrativa 1 D, E y F 2 F, H, G y T 3 TODAS Actividades A 1,1 A 1,2 A 1,3. A 1,N A 2,1 A 2,2 A 2,3 A 2,N A 3,1 A 3,2 A 3,3 A 3,N Producto Esperado (Meta) Costo (Bs.) Monto Anual (Bs.) CRONOGRAMA TRIMESTRAL AÑO Físico Financiero I II III IV I II III IV P 1 C 1 M 1 X 1 Y 1 Bs Bs. P 2 C 2 M 2 X 2 Y 2 Z 2 Bs. Bs. Bs. P 3 C 3 M 3 X 3 Y 3 Z 3 W 3 Bs. Bs. Bs. Bs. N F y Q A N,1 A N,2 A N,3 A N,M P N C N M 4 X N Y N Bs. Bs. Resultado Total: (1+N) Unidades involucradas (A 1,..A N ) -Producto (Anual) (C 1,...C N ) (M 1 M N ) Resultado Producto (Anual) Bs. Bs. Bs. Bs. Fuente: Virgilio Roa (Representante S Director OPSU ante el Consejo Superior). Mayo 2012 Nota: 1_ Todo proyecto requiere de los análisis, cálculos y estudios que se han presentado hasta este punto. La información deberá luego adecuarse a los formatos que se requieran, pero la lógica de la conceptualización y formulación no debe partir de los formatos. 2_ Debe desarrollarse la red de planeación, que es una herramienta utilizada para planificar y controlar los tiempos de ejecución de un proyecto y determinar la Ruta Crítica, así como para estimar los costos asociados (El producto de esta fusión se conoce con el nombre de PERT-CPM).

7 COSTOS POR ACCIÓN ESPECÍFICA Para determinar el costo por Acción Específica del proyecto se puede proceder de la manera siguiente: Proyecto:. Objetivo: Acción Específica:. Meta: Costo total de la Acción Específica (Bs.):. Duración: Recursos requeridos Análisis de costos Actividad Partida Descripción Unidad de Cant. Costo Costo total Sub totales medida unitario Rec. Humanos Mat. y Sum. Serv. No pers. Actividad 1 Activos reales Viáticos y pasajes Otros costos Sub Total por Actividad 1 Recursos requeridos Análisis de costos Actividad Partida Descripción Unidad de Cant. Costo Costo total Sub totales medida unitario Rec. Humanos Mat. y sum. Serv. No pers. Actividad n Activos reales Viáticos y pasajes Otros costos Sub Total por Actividad n Sub totales x Partidas: Gastos de Personal: Recursos Humanos (Bs): Materiales y Suministros (Bs.): Servicios No Personales: Viáticos y Pasajes: Activos Reales: Transferencias y Donaciones: Otros Costos: COSTO TOTAL DE LA ACCIÓN ESPECÍFICA (BS.) = Sub totales x Partidas, o Sub Totales por Actividad.

8 GRÁFICO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL, PARA POSTERIOR EVALUACIÓN. Con fines de seguimiento y control, y posterior evaluación del POAI, se puede 1_ Establecer el avance por proyecto, entre otras técnicas o herramientas, a través del siguiente Gráfico, donde se visualice cuando inician y cuando terminan las actividades que la constituyen. El gráfico puede detallarse por Unidad Administrativa, actividades y tareas: Proyecto:. Objetivo:. Acción Específica:. Duración:. No. Actividad (Descripción de la actividad) Duración en meses P.i. 1 No. Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes A 1 2 B 1 3 C D 1 ½ 2 5 E 1 ½ 3 6 F G H 6 Fuente: Virgilio Roa (Representante S Director OPSU ante el Consejo Superior). Mayo : Número de la actividad predecesora inmediata Este gráfico permite establecer la duración de cada acción específica que conforma un proyecto determinado y las precedencias entre cada actividad y su duración. De igual manera, pueden señalarse los recursos utilizados y el costo (Bs) de cada actividad. 2_ Presentar los indicadores o el sistema de indicadores que permita hacer seguimiento, control y evaluación a los Proyectos y Acciones Centralizadas que conforman el POAI. II. Proyecto Estratégico: Desarrollo Tecnológico UNA (Pr 0000xy) Los proyectos estratégicos se establecen para mejorar la Institución y coadyuvar el desarrollo en una o varias áreas del País. Objetivo: Responsable del Proyecto: Responsable de Gestión:. Responsable Administrativo: Resultado - Producto:. Duración:

9 ACCIÓN ESPECÍFICA COSTOS (BS.). DISTRIBUCIÓN POR PARTIDAS Nº DENOMINACIÓN META Gerencia y Coordinación del Proyecto 02 Mejoramiento Arquitectura plataforma Tecnológica 03 Fortalecimiento Ciberesquina 04 Fortalecimiento UNAWEB 05 Mantenimiento 06 Sistema de Información de Gestión 07 Expansión Tecnológica PARTIDAS = COSTO TOTAL (Bs.) DEL PROYECTO Fuente: Virgilio Roa (Representante S Director OPSU ante el Consejo Superior). Mayo 2012 Para poder presentar el proyecto deben considerarse los aspectos referidos para la formulación del POAI 2014, entre los cuales pueden citarse: 1. Determinar Necesidades y Prioridades 2. Análisis de Actividades y Tareas 3. Análisis de Proveedores 4. Análisis del Gasto 5. Estructura de Costos 6. Base de Cálculo y Plan de Compras 7. Ajuste por inflación o por IPC, entre otros 8. Posibles Escenarios. Análisis de Requerimientos 9. Establecer compromisos de Gestión entre las Unidades Administrativas que directa o indirectamente estén involucradas con los Proyectos y Acciones Centralizadas. Determinar Recursos Colaborativos. 10. Presentar Ficha Resumen del Proyecto y Costo Por Acción Específica. 11. Gráfico de seguimiento y control para posterior evaluación III. Acción Centralizada: Gestión Administrativa (92) Responsable de Gestión:. Responsable Administrativo: ACCIÓN ESPECÍFICA COSTOS (BS.). DISTRIBUCIÓN POR PARTIDAS Nº DENOMINACIÓN Apoyo Institucional a las Acciones Específicas de los organismos. 02 Apoyo Institucional al Sector Privado y al Sector Externo 03 Apoyo Institucional al Sector Público PARTIDAS = COSTO TOTAL (Bs.) DE LA ACCIÓN CENTRALIZADA Fuente: Virgilio Roa (Representante S Director OPSU ante el Consejo Superior). Mayo 2012 Para estimar el costo (Bs) y hacer seguimiento, control y evaluación de cada Acción Centralizada se puede proceder como con los proyectos. Además, se puede hacer una ficha para las acciones Específicas que esté vinculada a cada proyecto.

10 Vinculación Plan Presupuesto; Ejecución Rendición de Cuentas; Evaluación La relación se inicia con el Plan, referido al Plan Operativo Anual Institucional (POAI), conformado por aquellos Proyectos y Acciones Centralizadas que serán ejecutados en el año fiscal correspondiente. Los Proyectos que están en el POAI, se presentan de manera resumida en el formato denominado Ficha Técnica Proyecto Nacional. Por otra parte, el POAI debe dar respuesta a lo establecido en el Plan Estratégico Institucional (PEI). Como todo plan, requiere recursos financieros para poder desarrollarlo y garantizar la obtención de los resultados previstos. Estos recursos financieros se proveen a través del Presupuesto Anual, que se vincula directamente al POAI y es lo que se conoce como Plan Presupuesto. La Ejecución está referida al avance del Plan - Presupuesto, tanto físico (metas), como financiero (ingresos - egresos), en un periodo determinado (mensual, trimestral, entre otros). La Rendición de Cuentas implica presentar de manera periódica la Ejecución Plan - Presupuesto para verificar el avance de lo planificado (proyectos y acciones centralizadas). Por lo general se presentan periódicamente a través de los denominados informes de avance físico financieros, que contiene las Cuentas de ingresos y egresos y los estados financieros, así como los logros y obstáculos en el periodo. La Rendición de Cuentas debe informarse a la Comunidad Universitaria. La Evaluación tiene que ver con la comprobación de lo planificado, determinando la pertinencia, calidad y el grado de consecución de los Productos - Resultados establecidos en el Plan Presupuesto, así como lo establecido en el PEI. Algunos insumos para la Evaluación son: la Ejecución del POAI (plan presupuesto), la Rendición de Cuentas, El informe de Gestión, los informes de Auditoria, y la Memoria y Cuenta, entre otros. Notas: 1.- El POAI, debe dar respuesta a lo establecido en los Instrumentos de planificación Institucionales, como son El Plan Estratégico y las Políticas Institucionales. Estos instrumentos de planificación, a su vez, deben enmarcarse en la Constitución y las leyes de la República Bolivariana de Venezuela, en el Plan de la Patria (Plan de desarrollo económico y social de la Nación) y el Plan Sectorial de Educación Universitaria, entre otros. 2.- El Plan Presupuesto, utiliza la técnica de Presupuesto por Proyecto Resultado, la cual se fundamenta en aquello que se quiere obtener con la acción pública y centra la atención en los resultados y los impactos a nivel social. 3.- La Memoria y Cuenta es un documento indispensable para la evaluación, no solamente porque vincula al plan estratégico y operativo respectivo, sino que en ella se reflejan las estrategias, políticas, planes generales, objetivos, metas, indicadores, resultados, impactos y obstáculos en la gestión de cada institución en el año inmediatamente anterior, así como los lineamientos de sus planes para el año siguiente, de allí la necesidad de su correcta concepción. 4.- Para garantizar el éxito del Plan Estratégico Institucional (PEI), por medio del POAI (plan presupuesto), se deben realizar tanto la evaluación de gestión, como la evaluación institucional, a través del seguimiento y control de lo planificado, de manera de modificar o mejorar aspectos de definición, implementación y procedimientos que permitan alcanzar los resultados esperados. También se podrán verificar y modificar los objetivos, estrategias, políticas, programas, procesos y proyectos, de manera de reorientar y realizar ajustes en la planificación institucional. Para comprender el ámbito del POAI, se debe enmarcar en el ciclo de planificación de la UNA y conocer sus características:

11 CICLO DE PLANIFICACIÓN.

12 CARACTERÍSTICAS POAI (Continuación). 4_ Desde el punto de vista metodológico, los proyectos a incorporar en el POAI se elaborarán a partir de la metodología de presupuesto por proyectos - resultados (Técnica empleada desde el año 2005). 5_ Los proyectos forman parte de un conjunto coordinado y ordenado de proyectos institucionales orientados hacia un mismo fin y dan respuesta a un PEI 6_ Remite habitualmente al corto plazo y es evaluado anualmente. 7_ Produce efectos anuales y al final de su horizonte temporal obtienen un producto, que al sumar con los productos de otros proyectos, se obtiene el resultado del Plan Estratégico al cual responden 8_ Permite especificar con mayor detalle la estrategia de ejecución de los diferentes planes de desarrollo, con las atribuciones encomendadas en relación estrecha con las estructuras administrativas involucradas, con el fin de producir o mejorar un proceso, bien o servicio 9_ Facilita la formulación y la evaluación anual del plan presupuesto 10_ Todos los proyectos que servirán de fundamento para la elaboración del POAI, así como aquellos proyectos que se financien con recursos propios, deben registrarse en el Sistema de Formulación, Seguimiento, Evaluación y Control de los Proyectos (Nueva Etapa). De igual forma, todo cambio o ajuste físico y financiero en sus acciones específicas y datos fundamentales, deben registrarse en dicho sistema. PRIORIZACIÓN DE PROYECTOS 1_ En función de las políticas y objetivos estratégicos de la Nación, expresados en los diferentes planes. 2_ Se define en función de la importancia estratégica y valor institucional que genere la materialización del proyecto. 3_ Es el proceso de jerarquización de proyectos en función de su relevancia y pertinencia social e institucional frente a las políticas establecidas, que dan dirección al crecimiento de la institución. CONSIDERACIONES FINALES EN RELACIÓN CON EL POAI 1_ Integración de los procesos de planificación y presupuesto de la Institución y sus unidades administrativas para mejorar integralmente los instrumentos de planificación, como el POAI, hasta obtener la efectividad de la gestión institucional. 2_ Asignación y distribución eficaz, eficiente y racional de los recursos financieros en función de las prioridades establecidas en los planes y proyectos para lograr la gestión efectiva del presupuesto institucional. 3_ Ejecución efectiva y racional de los recursos financieros en función de la distribución presupuestaria establecida en el POAI 4_ Orientación desde los órganos de Gobierno y Dirección, así como de la comunidad universitaria en la toma de decisiones institucionales en materia de planificación - presupuesto (planes, proyectos y acciones). 5_ Caracterizar los Subsistemas de la UNA en términos de Procesos y Flujo de Información que permitan el desarrollo de proyectos. 6_ Generar programas que permitan, desde las capacidades, el desarrollo Institucional. 7_ Establecer compromisos de Gestión entre las Unidades administrativas que directa o indirectamente estén involucradas con los Proyectos y Acciones Centralizadas