Proceso: Administración de Recursos Financieros Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera ARF-AE-P-07 CONTENIDO

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1 Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera Procedimiento: Recepción y Control de Nóminas Firmadas y Cheques Cancelados ARF-AE-P-07 CONTENIDO Descrioción Políticas Responsabilidaddes y Autoridad para el Desarrollo Referencias Formatos y Anexos Subproceso Análisis y Evaluación f inanciera Procedimiento: Recepción y Control de N óminas Firmadas y Cheques Cancelados Página I de 9

2 1. Descripción 1) Objetivo Recibir y revisar quincenalmente todas las series nominales que entregan las Dependencias y Entidades Académicas Universitarias firmadas, con los cheques emitidos y talones de pago por depósito que por algún motivo han sido cancelados; así como el proceso para su registro contable. 11) Alcance Se aplica al personal involucrado de la Dirección de Contabilidad, Dependencias y Entidades Académicas. 111) Definiciones y Terminología 1. SIIU.- Sistema Integral de Información Universitaria. 2. Nóminas.- Documento comprobatorio de pago de sueldos a los trabajadores de la Institución. 3. Emisión.- Se refiere a la elaboración de las nóminas, sin firmas, ya la creación de archivos y reportes para su registro contable. 4. Resúmenes.- Son los reportes que se generan después de la emisión de la nómina y detallan todas las percepciones y deducciones a nivel Región y Total UV, así como el importe neto por cada serie yen forma quincenal. 5. Total UV.- Es el reporte que nos muestra el total de percepciones, deducciones y el neto a pagar de toda la Universidad por serie y quincena. 6. Serie.- Este nombre se le da a la codificación de las nóminas que se generan quincenalmente para su identificación, asignando, números consecutivos para identificar la quincena, así como el tipo de nómina que corresponda por ejem: Serie 1-18 que equivale a la Nómina Mecanizada; 2-18, que corresponde a la Nómina de Suplencias; Serie 3-18 que corresponde a la Nómina Adicional Mecanizada; Serie 4-18, que corresponde a la Nómina Adicional de Suplencias, 5-18 que son las Nómina de Pagos Eventuales, 6-18 Nómina de Becas, 7-18 Nómina de Pensión Alimenticia, 9-18, que corresponde a la Nómina de Honorarios Procedimiento: Recepción y Control de N óminas Firmadas y Cheques Cancelados Página 2 de 9

3 Asimilados a Salarios. El último número (18) corresponde a la quincena que se está pagando. 7. Región o Vicerrectoria- Se refiere a los campus universitarios que están situados en Xalapa, Vera cruz, Córdoba-Orizaba, Poza Rica - Tuxpan y Coatzacoalcos Minatitlán; los cuales se identifican con los dígitos del 1 al Causa 01.- Son cheques cancelados por no cobrar oportunamente los interesados, pero si les corresponde el pago. 9. Causa Diferente a 01.-Son cheques cancelados definitivamente por no proceder su pago. 10. Cancelación.- Se refiere a los cheques y pagos por depósito devuelto o improcedente y que se originan de un registro contable contrario a la emisión de los mismos. 11. FAR.- Fideicomiso de Ahorro para el Retiro. 12. CIDU.- Centro de Investigación en Documentación sobre la Universidad. 13. IPE.- Instituto de Pensiones del Estado. 14. PZRCONF.- Reporte de Comprobación de la Nómina por Fondo (SIIU). 15. PZRRCHC.- Relación de Pagos Cancelados (SIIU). 16. PRCCAN.- Catálogo de Causas de Cancelación (SIIU). 17. PZRUVALN.- Vale de Distribución de Nómina (Sil U). 18. PZRRDSK.- Listado de Pagos por Depósito Suspendidos y Cancelados Previamente (Sil U). 19. PZRRESZ.- Resumen de pagos cancelados por región (SIIU). 20. PZRGLOZ.- Resumen de pagos por reg ión (SIIU) 21. PZRREKA.- Pagos Canco Región y Ord. Ctrl (SIIU). 22. PZPCHPK.- Pólizas Contables de Cancelación (SIIU). 23. PZRZOKF.- Resumen de Nóminas Pagos Cancelados por Región y Serie (SIIU). 24. PZRPLCN.- Reporte Nominal Previo (SIIU). 11. Políticas 1. Los responsables de la ejecución de este procedimiento deberán asegurarse que las actividades se realizan conforme a lo descrito, y en caso de detectar alguna desviación propondrán las adecuaciones pertinentes. Pagina 3 de 9

4 2. El área de Recepción de la Nómina, se considera de "Acceso Restringido" por lo que el personal directamente involucrado debe asegurarse de que permanezca cerrada y solo entre el personal autorizado. 3. Se deberán resguardar los cheques cancelados y los talones de pagos por depósito de ejercicios anteriores y vigentes hasta el cierre del mismo para efectos de auditoría; se deberán enviar al archivo general para la destrucción de los mismos, se determina en mutuo acuerdo entre la Dirección de Contabilidad y la Contraloría General de la Universidad Veracruzana. 4. La Dirección de Contabilidad comunica a las Dependencias y Entidades Académicas el calendario de devolución de nómina y cheques cancelados. 5.. Para soporte de auditoría, y en caso de que se reciban nóminas de depósito sin firmar, se solicitará a las Dependencias y Entidades Académicas el formato (ARF AE-F-09), Reporte del personal que no se presentó a firmar la nómina de depósitos. 6. El área de Recepción de la Nómina deberá abstenerse de recibir cheques sin sello o leyenda de "CANCELADO". 7. Los cheques cancelados deberán ser resguardados en un archivero bajo llave por parte del Recepción y Control de Nómina. 8. Para su resguardo, se envían las nóminas firmadas al Centro de Investigación en Documentación sobre la Universidad (CIDU), lo cual realizará en forma semestral y de las nóminas adicionales y becas escolares de manera anual, salvo que el CIDU refiera no poder recibir la documentación, en tal caso se custodiará en Área de Recepción de Nóminas. 9. Personal independiente al Proceso de Recepción y Control de Nóminas Firmadas y Cheques Cancelados, realizará arqueos selectivos a los cheques can celados para verificar su integridad, dejando constancia de ello por escrito, por lo menos una vez cada semestre Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo Regresar RESPONSABLE ACTIVIDAD Recepción y Control de Nómina 1. Recibe en forma quincenal, original de la siguiente información: Proceso: Administraci6n de Recursos Financieros Página " de 9

5 a) De la Dirección de Nóminas: Resúmenes de Hojas creadas por Dependencia (PZRHOJA) y Vales de Distribución de las Nóminas (PZRVALN), firmados por los Administradores y/o Pagadores de la Región Xalapa. b) De los Administradores de la región Xalapa y de las Vicerrectorías: Original de las Nóminas Firmadas, reporte de Comprobación de la Nómina por Fondo (PZRCONF). Cheques originales para cancelar en el sistema, relacionados en el formato: Cancelación de Depósitos por Pagomático y/o Cheque Impreso (ARF-AE-F-05). Cheques originales cancelados en el sistema, soportados con la relación de pagos cancelados (PZRRCHC). Original de las Nóminas Adicionales. Original de las Nóminas Manuales. 2. Verifica los documentos de la siguiente manera: a) Que las relaciones de devolución, contengan su soporte. b) Que los cheques cancelados y pagos por depósito correspondan a los motivos del catálogo de causas de cancelación 01 al 20 (PZRCCAN), generado en SIIU. Si está correcto: Sella y firma de recibido en el Vale de Distribución de Nómina (PZRVALN). Si no está correcto: Anota en el Vale de Distribución de Nómina, las observaciones por las cuales no procedió y devuelve al Administrador y/o Pagador para su corrección. 3. Confirma que las nóminas que recibe junto con el cheque contengan el sello de "CANCELADO". 4. Separa los cheques cancelados por serie anotando la causa de cancelación, asignada por el administrador. 5. Recibe los talones de pagos por depósito cancelados de las Dependencias y Entidades Académicas, y si no aparecen en el "Listado de Pagos por Depósito Suspendidos y Cancelados Previamente (pzrrdsk), Página. 5 de 9

6 generado en SIIU, se envía oficio a la Dirección de Nóminas, firmado por Director de Contabilidad, en el que se relacionan y adjuntan copia de los mismos, para que se consideren si son o no pagos en exceso. 6. Cierra órdenes de control de las cinco regiones, en el Sistema Integral de Información Universitaria SIIU, y marca en la nómina la información de los pagos cancelados. 7. Informa a la Dirección de Nóminas de manera quincenal a través de correo electrónico que ha finalizado el cierre de pagos cancelados; con copia a El Director de Integración Presupuestal, la Directora y Jefe de Departamento de la Dirección de Contabilidad lo anterior, con la finalidad de afectar nominalmente al I.P.E., Aguinaldo, Histórico de antigüedad, FAR. Cancelación de Cheques 8. Comunica de manera quincenal a través de correo electrónico al Analista Responsable de Conciliaciones Bancarias y al Analista de Pagos en Exceso que ha concluido el cierre de cancelación de cheques. 9. Genera oficio del cierre de captura, por pago y adscripción en el Sistema Integral de Información Universitaria SIIU, con la forma Pagos Canco Región y Ord. Ctrl. (PZRREKA), de acuerdo a la entrada de información de los pagos cancelados, se genera como soporte el Resúmenes por Región (PZRRESZ), el reporte de pagos por depósitos suspendidos y cancelados (PZRRDSK), y turna al asistente de control de nómina firmada y cheques cancelados para su revisión y recabar la firma del Jefe del Departamento de Afectación Contable, y del Director de Contabilidad, para su entrega. 10.Genera resumen de Nóminas Pagos Cancelados por Región y Fondo (PZRZOKF), en forma quincenal de todos los tipos de nómina y las cinco regiones y se entrega al Analista Encargado de Validación del Registro Contable de la Nómina. 11. Realiza cambios de Causa de Cancelación de Cheques Proceso: Administración de Recursos Fi nancieros Pagina 6 de 9

7 (PZVCCCC), de 01 (no cobró oportunamente), a causas de cancelación definitivas (2 a la 20), de las cinco regiones, solicitadas por correo por la Dirección de Nóminas. Recepción y Control de Nómina 12. Entrega de manera quincenal oficio de cierre de captura a la Dirección de Personal, con atención al Departamento de Prestaciones Sociales, con cop ia para la Dirección de Servicios Informáticos y Administrativos, Dirección de Nominas, Departamento de Atención Técnica a Usuarios y al Departamento de Caja; para la afectación del Sistema de Ahorro para el Retiro (FAR); para conocimiento, apoyo y desactivación inmediata en el sistema bancario. 13. Entrega una copia del oficio del cierre de captura de manera quincenal al Analista Encargado de Validación del Registro Contable de la Nómina para realizar los procesos correspondientes. Analista Encargado de Validación del Registro Contable de la Nómina 14. Obtiene de manera quincenal del Recepción y Control de Nómina, Oficio de Cierre de Captura de Cheques Cancelados, por Pago y Adscripción, para generar en el SIIU, las pólizas contables de la can celación a través de la forma (PZPCHPK) Afectación Contable - Póliza de Cancelación y el Reporte Nominal Previo (PZRPLCN). 15. Otorga a la Dirección de Nóminas, cuando ésta lo requiera, copia de la nómina para efectuar aclaraciones de tipo laboral. Recepción y Control de Nómina 16. Proporciona a la Dirección de Rela ciones Laborales, cuando ésta lo requiera, original de la nómina para juicios laborales, devolviéndola una vez concluido el juicio. 17.Remite al Analista de Pagos en Exceso original de los oficios con soporte correspondiente de cheques cancelados de ejercicios anteriores y reposición de cheques. Proceso: Administración de Recursos Financier os Subproceso Análisis y Evaluación f inanciera Procedimiento: Recepción y Control de N óminas Firmadas y Cheques Cancelados Página 7 de 9

8 18. Recibe del Recepción y Control de Nómina, original de los oficios con soporte correspondiente, entregados por las regiones, por los siguientes motivos: Analista de Pagos en Exceso Cheques cancelados recibidos después del cierre del ejercicio. Reposición de cheques por extravio, daño físico o vencimiento. Lo anterior, para la elaboración de las pólizas de registro de movimientos diarios (ARF-IG-F-027) y contables. Recepción y Control de Nóminas 19. Ordena las nóminas por quincena, número de dependencia, serie y número de hoja, para su archivo documental, de acuerdo al "Vale de Distribución de Nómina" (PZRVALN). 20. Envía de manera semestral el original de las nominas firmadas al Centro de Investigación en Documentación sobre la Universidad (CIDU ), mediante oficio firmado por el Director de Contabilidad, relacionando en el mismo las nóminas que se entregan y las que quedan pendientes. Finaliza Regresar IV. Referencias SIN NOMBRE DEL DOCUMENTO Ley General de Contabilidad Gubernamental. Norrna ISO 9000 fundamentos y vocabulario, en la versión aplicable vigente. Norma ISO 9001 Requisito, en la versión aplicable vigente. Ley Orgánica de la Universidad Veracruzana. Estatuto General de la Universidad Veracruzana. Regresar Procedimiento: Recepción y Control de Nóminas Firmad as y Cheques Cancelados Página 8 de 9

9 V. Formatos y otros Documentos 1 ARF-AE-F-05 Cancelación de Depósitos por Pagomático y/o Cheque Impreso. 2 ARF-AE-F-09 Reporte de personal que no se presentó a firmar la nómina de VI. Histórico de revisiones No. DE FECHA REVISiÓN o SECCiÓN o PAGINA DESCRIPCiÓN DE LA REVISiÓN o REVISiÓN MODIFICACiÓN MODIFICADA MODIFICACiÓN 1 Abril de 2008 Todo 2 Noviembre de 2013 Todo 3 Mayo de 2016 Todo 4 17/Mayo/ /Mayo/17 5,8 Se da de baja el procedimiento anterior y se sustituye completamente por el presente documento. Modificaciones de acuerdo a la operación actual, incluyendo observaciones de la Contraloría General. Se cambia por cambio de formato. Se actualizan firmas de autorización. Se Actualiza Clave de: (GF-GE-F-91) a ARF-AE-F-05. VII. Firmas de autorización FECHA PROPONE AUTORIZA. ENTRADA EN AUTORIZACION VIGOR J r a Gu dalupe Murrieta. az Directora de Ca tabilidad ~~-:e~jffiri~~~;;-1 15 /JUnio / 17 Financieros 22/Junio/17 Regresar Proceso: Administración de Recursos financieros Página 9 de 9