MANUAL DE CONTABILIDAD

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1 MANUAL DE CONTABILIDAD

2 DATOS DE CONTROL TÍTULO: MANUAL DE CONTABILIDAD Fecha de autorización: 13/12/2008 Fecha inicio de vigencia: 15/12/2008 Última fecha de actualización: 06/04/2009 Número de actualización: 1 Firmas de liberación del procedimiento Elaboró Jefe de Contabilidad Revisó Control Interno Viki Ramírez Cabrera Maico Córdova Hernández Elaboró Gerencia General Autorizó Presidente del Consejo de Administración J. Sabás Ledesma Jaime Prof. Julián Meza Romero PÁGINA 1 de 11

3 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 3 2. OBJETIVO 3 3. ALCANCE 3 4. DEFINICIONES 3 5. MARCO LEGAL 4 6. FACULTADES Y RESPONSABILIDADES Serán Facultades de la Federación Auditor Externo Independiente Consejo de Administración Control Interno y Consejo de Vigilancia Gerente General Jefe del Departamento de Contabilidad Analista Contable 8 7. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL MANUAL 8 8. REVISIÓN DEL MANUAL 8 9. DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS NORMAS Y POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO LISTA DE DISTRIBUCIÓN 10 ANEXOS ANEXO UNO: ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 11 PÁGINA 2 de 11

4 1. INTRODUCCIÓN 1.1 El presente manual integra los criterios de registro y control de las operaciones que afectan económicamente a la Cooperativa, integrando la información en los términos de los criterios de contabilidad y las normas de información financiera, con la finalidad de que la información financiera sea útil para los diferentes usuarios. 1.2 El presente manual es una herramienta oficial para todo el personal que por sus funciones y responsabilidades intervienen en el proceso de validación, análisis, registro e información de las operaciones contables. 2. OBJETIVO 2.1 Establecer un proceso sistemático para presentar información financiera confiable, relevante, comprensible y comparable, estandarizando el proceso de formulación y presentación de los estados financieros de conformidad con las disposiciones financieras y legales aplicables; así como establecer controles para que tanto la elaboración de la información financiera, como la información generada y proporcionada a los Organismos de Integración y autoridades sea fidedigna, precisa, íntegra y oportuna. 3. ALCANCE 3.1 El presente manual es aplicable al registro de operaciones que afectan económicamente a la Cooperativa; incluyendo las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que signifiquen variaciones en el activo, en el pasivo, en resultados, en el capital o impliquen una obligación directa o contingente. 3.2 La Cooperativa de acuerdo al Nivel de Operaciones asignado por la Comisión, podrá realizar las operaciones indicadas en el artículo 36 de la Ley, en el artículo 23 de Las Disposiciones y en la Cláusula Novena de sus Estatutos Vigentes, apegándose en todo momento al cumplimiento de las disposiciones que la rigen y a las sanas practicas de los mercados en que opera y de la materia. 3.3 La Cooperativa cumplirá los lineamientos mínimos de regulación prudencial aplicable a los que deberá sujetarse; en temas como provisionamiento de cartera, coeficientes de liquidez, administración integral de riesgos, controles internos, procesos crediticios, mejores prácticas financieras y aquellos otros que la autoridad juzgue convenientes para proveer a la solvencia financiera y la adecuada operación de la Cooperativa En materia de liquidez deberá considerarse el artículo 145 de las Disposiciones. 3.4 La Cooperativa cumplirá las reglas relativas al Capital mínimo que deberá mantener conforme al Art. 100 de las Disposiciones. 4. DEFINICIONES 4.1 CATALOGO MÍNIMO DE CUENTAS: lista que contiene los números y descripción de cuentas y subcuentas contables que establece la CNBV necesarios para efectuar el registro contable de las operaciones, actos y actividades de la Cooperativa. PÁGINA 3 de 11

5 4.2 COMITÉ DE SUPERVISIÓN: Es el encargado de ejercer la supervisión auxiliar de las Entidades afiliadas y de las no afiliadas que hayan celebrado el contrato respectivo, conforme a lo señalado en los artículos 82 y 87 de la Ley 4.3 CONTABILIDAD: Técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce información financiera. 4.4 CRITERIOS DE CONTABILIDAD: Criterios de contabilidad para Entidades de Ahorro y Crédito Popular con nivel de operaciones I y con activos superiores a 7,000,000 UDIS, así como para las Entidades de Ahorro y Crédito Popular con nivel del operaciones II, III y IV. 4.5 DISPOSICIONES: Disposiciones de Carácter General aplicables a las entidades de ahorro y crédito popular y organismos de integración a que se refiere la Ley de Ahorro y Crédito Popular 4.6 EACP: Entidades de Ahorro y Crédito Popular 4.7 ESTADOS FINANCIEROS: Corresponden a los estados financieros consolidados que informan la situación financiera y económica de la Cooperativa, estructurados de conformidad con los criterios de contabilidad. La Cooperativa contempla los siguientes estados financieros: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Variación en el Capital Contable y Estado de Cambios en la Situación Financiera. Las Notas a los Estados Financieros formarán parte integrante de los mismos. 4.8 GUÍA CONTABLE: Describe los conceptos de las cuentas y subcuentas del catálogo contable, y el momento de su afectación. 4.9 INFORMACIÓN FINANCIERA: La información financiera que emana de la contabilidad, es información cuantitativa expresada en unidades monetarias y descriptiva, que muestra la posición y desempeño financiero de la entidad, y cuyo objetivo esencial es el de ser útil al usuario general en la toma de sus decisiones económicas LA LEY: Ley de Ahorro y Crédito Popular NORMAS INTERNAS DE CONTABILIDAD: lineamientos que se deben cumplir sin excepción en materia contable POLÍTICAS INTERNAS DE CONTABILIDAD: aplicación objetiva de los lineamientos que deben cumplirse en materia contable USUARIOS DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y CONTABLE: Están representados por organismos, personas morales y personas físicas que por obligatoriedad derivada de la regulación, convenio o requerimiento por escrito solicitan se les presente o envíe los Estados Financieros a fechas previamente establecidas y cierta información operacional cualitativa y cuantitativa. 5. MARCO LEGAL 5.1 La Ley de Ahorro y Crédito Popular, en sus artículos 117,118 y 119 (LACP). 5.2 Anexo F, Criterios de contabilidad de las Disposiciones de Carácter General aplicables a las EACP, con fundamento en el artículo 215, Fracción I, Serie A Criterios relativos al esquema general de la contabilidad PÁGINA 4 de 11

6 para las entidades, Serie B Criterios relativos a los conceptos que integran los estados financieros, Serie C Criterios aplicables a conceptos específicos y Serie D Criterios relativos a los estados financieros básicos 5.3 Artículo 215, Fracción II de las Disposiciones. 5.4 Artículo 216 de las Disposiciones. 5.5 Código del Comercio, en sus artículos del 33 al Código Fiscal de la Federación en su artículo 28 (CFF). 5.7 Reglamento del Código Fiscal de la Federación, en sus artículos 26 al 29 (RCFF). 5.8 Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR). 5.9 Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA) Ley de los Depósitos en Efectivo Normas de Información Financiera (NIF). 6. FACULTADES Y RESPONSABILIDADES 6.1 Serán Facultades de la Federación Revisar, verificar, comprobar y evaluar los recursos, obligaciones y patrimonio, así como las operaciones, funcionamiento, sistemas de control y en general, todo lo que pudiendo afectar la situación financiera y legal de la Cooperativa, conste o deba constar en los registros, a fin de que la Cooperativa se ajuste al cumplimiento de las disposiciones que la rigen y a las sanas practicas en la materia La Federación, a través del Comité de Supervisión tendrá la facultad de veto respecto a la designación efectuada por la Cooperativa del auditor externo independiente que dictaminará los Estados Financieros anuales Observar al auditor externo independiente las omisiones y/o desviaciones a las Disposiciones, pudiendo ordenar la sustitución del auditor externo independiente respectivo y, en su caso, del despacho encargado de la auditoría cuando no se cumpla con lo establecido en el Capítulo VI de las Disposiciones Realizar a la Comisión las consultas, comunicados y autorizaciones que se relacionen con lo dispuesto en la Sección Segunda del Capítulo V de las Disposiciones, a solicitud de la Cooperativa, 6.2 Auditor Externo Independiente Realizar los trabajos de auditoría apegados por lo menos a las normas y procedimientos de auditoría emitidos por la Comisión Nacional de Normas y Procedimientos de Auditoría, y a los procedimientos específicos que atiendan a las características particulares de operación de la Cooperativa y a lo dispuesto en el artículo 226 de las Disposiciones. PÁGINA 5 de 11

7 Comunicar a la Federación sobre los informes y demás elementos de juicio en los que sustente sus dictámenes Comunicar a la Comisión y al Comité de Supervisión de la Federación un informe en donde detalle aquellas irregularidades que hubiese detectado en la auditoría a los Estados Financieros, mismas que afecten la estabilidad, liquidez o solvencia de la Cooperativa. De igual manera presentar dicho informe de manera inmediata al presidente del Consejo de Administración, al Consejo de Vigilancia y al Auditor Interno Las características y requisitos que deberán cumplir los auditores externos serán las indicadas en el artículo 220 de las Disposiciones. 6.3 Consejo de Administración Aprobar la formulación y difusión de los estados financieros cuidando que estos revelen la verdadera situación financiera de la Cooperativa, con fundamento en el artículo 118 de la Ley y de conformidad con el Procedimiento Para Formular Estados Financieros (PGCPH-07-11) Hacer del conocimiento de la asamblea general los estados financieros de la Cooperativa, de conformidad con el artículo 22 de la Ley Aprobar la contratación del despacho en el que labore el auditor externo independiente que dictaminará los Estados Financieros Anuales de la Cooperativa, así como los servicios adicionales a los de auditoría que, en su caso, preste el despacho en el que dicho auditor externo independiente labore de conformidad con el artículo 119 de la Ley y respetando los requisitos del artículo 218, 219, 220 y 224 de las Disposiciones Solicitar al despacho externo independiente un manual de políticas y procedimientos, que incluya un apartado específico para auditoría de instituciones del sector financiero, según lo dispuesto en el artículo 221 de las Disposiciones Solicitar al despacho externo independiente la participación en un programa de evaluación de calidad, que contemple al menos lo indicado en el artículo 222 de las Disposiciones Entregar al Comité de Supervisión de la Federación, a más tardar los 15 días hábiles siguientes a la contratación de despacho para la prestación del servicio de auditoría externa, copia autentificada por el Secretario del Consejo de Administración, relativa al acuerdo por el cual dicho órgano social aprueba la contratación del mencionado despacho Aprobar la sustitución del auditor externo independiente, o bien, del despacho encargado de la auditoría e informar a las personas indicadas en el inciso anterior dentro de los 5 días hábiles siguientes a la sesión del Consejo en que se hubiere aprobado, exponiendo las razones que la motivan Solicitar al auditor externo independiente una declaratoria bajo protesta de decir verdad en la que manifieste que cumple con los requisitos enunciados en el artículo 223 de las Disposiciones. PÁGINA 6 de 11

8 6.4 Control Interno y Consejo de Vigilancia Manual de Contabilidad Diseñar controles para que tanto la elaboración de la información financiera, como la información generada y proporcionada a los Organismo de Integración y autoridades sea fidedigna, precisa, íntegra y oportuna El Consejo de Vigilancia deberá emitir a la Federación un informe, de conformidad con el punto del Procedimiento para generar y enviar información financiera PGCPH y los artículos 126 y 216 Fracción IX de las Disposiciones. 6.5 Gerente General Aplicar el presente manual de conformidad con el artículo 25 de la Ley Suscribir los estados financieros Publicar los estados financieros de conformidad con las Normas y Políticas de Contabilidad (NPCCPH ) y las Disposiciones generales aplicables a las EACP Informar mensualmente la situación financiera de la Cooperativa al Consejo de Administración Entregar a la Federación información financiera, de conformidad al artículo 216 Fracción IX de las Disposiciones y al punto y del Procedimiento para generar y enviar información financiera PGCPH Presentar a la Comisión y al Comité de Supervisión de la Federación, el dictamen del auditor externo independiente, incluyendo los estados financieros básicos consolidados y sus notas relativas. Asimismo, presentar al Comité de Supervisión las opiniones, informes, y comunicados que emita dicho auditor, según lo dispuesto en el artículo 230 de las Disposiciones Solicitar a la Federación que presente ante la Comisión las consultas, comunicados y autorizaciones que se relacionen con lo dispuesto en la Sección Segunda del Capítulo V de las Disposiciones. 6.6 Jefe del Departamento de Contabilidad Dar cumplimiento al presente manual Formular Estados Financieros consolidados de conformidad con el presente manual y con las disposiciones legales aplicables Suscribir los Estados Financieros en conjunto con el Gerente General Proporcionar al Gerente la información contable y financiera oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones Presentar reportes e informes a los órganos de supervisión o regulación previo consentimiento del Gerente General Publicar los Estados Financieros previo consentimiento del Gerente General. PÁGINA 7 de 11

9 Actualizar el catálogo mínimo y los formatos de información financiera en el sistema de contabilidad de conformidad con los criterios contables y disposiciones internas y legales aplicables Determinar mensualmente, al cierre del periodo contable la cantidad de activos en UDIS, y ubicar el nivel de Regulación Prudencial que aplica a la Cooperativa según lo establecido en el artículo 99 de las Disposiciones Dar a conocer al Gerente General de manera inmediata y mediante escrito el cambio de Regulación Prudencial aplicable a la Cooperativa Enviar la información financiera que se describe en el Procedimiento para generar y enviar información financiera PGCPH Analista Contable Capturar y procesar los registros que se integran a los estados financieros de la Cooperativa de conformidad con el presente manual, con los criterios contables, las Normas de Información Financiera, y las disposiciones legales y fiscales Respaldar los registros contables con la información y documentación correspondiente Resguardar y actualizar los archivos electrónicos y expedientes físicos que sean soporte de sus tareas y funciones contables. 7. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DEL MANUAL 7.1 El responsable de editar, revisar y difundir adecuadamente este manual es el Jefe del Departamento de Contabilidad en conjunto con el Gerente General, siguiendo el Procedimiento para Control de Documentos (PGCPH-04-02). 7.2 El Jefe del Departamento de Contabilidad deberá llenar el Formato de Solicitud de Cambios a Documentos (FGCPH ), cuando desee realizar alguna modificación al presente manual y solamente el Consejo de Administración podrá autorizar dichos cambios. 8. REVISIÓN DEL MANUAL 8.1 Este manual será revisado cuando menos una vez al año, o antes si se cambia o mejora el proceso contable de la Cooperativa o la Ley. 9. DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS 9.1 ANEXO UNO: Organigrama del departamento de contabilidad. 9.2 Normas y Políticas de Contabilidad (NPCNCPH ). 9.3 Guía Contable (IGCPH ). 9.4 Procedimiento para Formular Estados Financieros (PGCPH-07-11). PÁGINA 8 de 11

10 9.5 Procedimiento para Elaborar Conciliaciones Bancarias (PGCPH-07-13). 9.6 Procedimiento para Elaborar Conciliaciones de Inversiones (PGCPH-07-14). 9.7 Procedimiento para Presentar y Enviar Declaraciones Fiscales (PGCPH-07-15). 9.8 Procedimiento para Generar y Enviar Información Financiera (PGCPH-07-16) 10. NORMAS Y POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO 10.1 Las Normas y Políticas de Contabilidad se definen en el documento NPCNCPH y contemplan los siguientes puntos: Disponibilidades, numeral Inversiones en valores, numeral Cartera de Crédito, numeral Cuentas por cobrar, numeral Bienes adjudicados, numeral Inmuebles, mobiliario y equipo Otros activos, numeral Captación, numeral Préstamos bancarios y de otros organismos, numeral Acreedores diversos, numeral Otras cuentas por pagar, numeral Impuestos, numeral Capital social, numeral Fondo de Reserva, numeral Otros lineamientos contables, numeral PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO 11.1 Procedimiento para Formular Estados Financieros (PGCPH-07-11) Procedimiento para Elaborar Conciliaciones Bancarias (PGCPH-07-13) Procedimiento para Elaborar Conciliaciones de Inversiones (PGCPH-07-14) Procedimiento para Presentar y Enviar Declaraciones Fiscales (PGCPH-07-15). PÁGINA 9 de 11

11 12. LISTA DE DISTRIBUCIÓN 12.1 Consejo de Administración. Manual de Contabilidad 12.2 Consejo de Vigilancia Gerente General Jefe del Departamento de Administración de Riesgos y Control Interno Jefe del Departamento de Contabilidad Analistas contables. PÁGINA 10 de 11

12 ANEXO UNO: ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD Gerente General Jefe del Departamento de Contabilidad Analista contable PÁGINA 11 de 11