Manual de Asistencias

Transcripción

1 Manual de Asistencias Documentación Intelisis. Publicado en docs.intelisis.com Sujeto a cambios sin previo aviso.

2 Manual de Asistencias 1 Introducción Objetivos generales y aplicaciones con el ERP 5 Diagrama de Integración 6 Diagrama de Proceso 7 2 Con guración Con guración de Módulos 13 Con guración de Movimientos y Acceso a Usuarios 15 Con guración de Jornadas 27 Con guración PlugIn Control de Accesos 45 Con guración de Lector de Huella 60 3 Funcionalidad Funcionalidad desde el Módulo 103 Movimiento Asistencia 107 Movimiento Ausentes 112 Movimiento Permiso Acceso 118 Movimiento Permiso Días 122 Movimiento Permiso Horas / Ausente 127 Movimiento Permiso Horas 132 Movimiento Reporte de Actividades 137 Movimiento Registro 138 Movimiento Corte 142 Movimiento Horas Extras 149 Funcionalidad con el Control de Accesos Herramientas, Reportes, Exploradores y Cubos 4.1 Reportes 171

3 5 Errores Frecuentes 5.1 Errores Comunes en Asistencias Temas relacionados 6.1 Referencias, Reglamentos legales, etc

4 Introducción Manual de Asistencias - 4

5 Objetivos generales y aplicaciones con el ERP El registro de personal es una función importante que se realiza dentro de las empresas. Este proceso comienza desde que el empleado ingresa a laborar hasta el momento que se retira de su lugar de trabajo. Los instrumentos a utilizar pueden ser desde libretas, tarjetas checadoras, lectores de huella, hand punch, por mencionar algunas; que se encuentran ubicadas principalmente en la entrada de la institución. Para que las acciones o actividades empresariales se cumplan, es necesario que haya un adecuado registro y control del capital humano. Con el control y registro del personal trata de asegurar que las diversas unidades de la organización marchen de acuerdo con lo previsto. Los objetivos centrales de esta técnica consisten en controlar las entradas y salidas del personal, el cumplimiento del horario de trabajo, controlar horas extras, permisos por días o por horas, vacaciones, incapacidades, etcétera. El módulo de Asistencias tiene como propósito establecer las disposiciones para veri car la puntualidad, Asistencia y Permanencia en Áreas de Trabajo. Este Manual tiene como objetivo ser una herramienta de apoyo para el manejo del módulo de Asistencias en el sistema Intelisis ERP, así como el uso del lector de huellas con el que cuenta el sistema. Manual de Asistencias - 5

6 Diagrama de Integración El Módulo de Asistencias está relacionado con el módulo de Recursos Humanos y el módulo de Nómina. Así mismo está directamente ligado con el PlugIn de Control de Accesos para el Registro de Entradas y Salidas. Manual de Asistencias - 6

7 Diagrama de Proceso Los siguientes Diagramas muestran el ujo de los movimientos que se generan en el módulo de Asistencias. Movimiento Asistencias Manual de Asistencias - 7

8 Movimiento Permiso Horas - Tiempo Extra Manual de Asistencias - 8

9 Movimiento Permiso Días Manual de Asistencias - 9

10 Movimiento Permiso Acceso Manual de Asistencias - 10

11 Movimento Ausentes Manual de Asistencias - 11

12 Con guración Manual de Asistencias - 12

13 Con guración de Módulos Ruta: Con gurar Empresas Abrir la Empresa Menú Edición 2: Con guración de Módulos Pestaña Asistencias En esta pestaña se tienen los siguientes datos a con gurar: 1.- Minutos tolerancia entrada: Este campo sirve para con gurar los minutos de tolerancia que van a tener los empleados de esta empresa a la entrada de la jornada asignada a cada empleado. 2.- Minutos tolerancia Salida: Este campo sirve para con gurar los minutos de tolerancia que van a tener los empleados de esta empresa a la Salida de la jornada asignada a cada empleado. 3.- Personal Factor Costo x Hora: En este campo se pone el factor de la empresa en la que va a multiplicar el costo por hora de cada personal. 4.- Sugerir Faltas a la Nómina: Cuando se prende este check al generar el movimiento de Corte en asistencias y concluirlo, éste envía las faltas en automático al módulo de nómina y genera la incidencia de faltas en estatus procesar para incluirlo en el cálculo de la nómina. 5.- Sugerir Retardos a la Nómina: Cuando se prende este check, al generar el movimiento de Corte en asistencias y concluirlo, éste envía los Retardos en automático al módulo de nómina y genera la incidencia de retardos en estatus procesar para incluirlo en el cálculo de la nómina. 6.- Sugerir Horas Extras a la Nómina: Cuando se prende este check, al generar el movimiento de Corte en asistencias y concluirlo, éste envía las Horas Extras en automático al módulo de nómina y genera la incidencia de Horas Extras en estatus procesar para incluirlo en el cálculo de la nómina. 7.- Jornadas Nocturnas: En el movimiento de corte determina las asistencias, faltas, retardos y Horas Extras, considerando la rutina de la jornada en donde la entrada es el día de hoy y la salida es al siguiente día, debe considerar la entrada como día original de cada incidencia. Manual de Asistencias - 13

14 Pestaña RH (Asistencias) Manual de Asistencias - 14

15 Con guración de Movimientos y Acceso a Usuarios Con guración de Movimientos de Asistencias Los movimientos del módulo están previamente con gurados. En caso de ser necesario pueden darse de alta más movimientos del módulo en el siguiente menú: Ruta: Con gurar Tipos de Movimientos Asistencias. 1.- Dar click en el botón de Nuevo para agregar movimientos a los módulos. 2.- Dar un Nombre al movimiento. 3.- Indicar una clave de afectación al movimiento. 1.- Tomar la clave de afectación del movimiento que viene en la ayuda en captura (para este ejemplo la clave ASIS.R). Manual de Asistencias - 15

16 1.- Dar click en el icono de Ordenar Tipos de Movimientos. 1.- Arrastrar el movimiento con el cursor hasta ubicarlo en el lugar que se desea. 2.- Presionar el botón de Guardar Nuevo Orden. Por último dar click en el botón de Guardar y Cerrar para salir de la con guración de los tipos de movimientos del módulo de Asistencias. Se repite esta operación para agregar movimientos a utilizar en el módulo. Nota: Se debe de salir de Intelisis y volver a entrar con el n de que se actualicen los cambios efectuados y puedan visualizarse. Manual de Asistencias - 16

17 Generación de Nuevo Usuario. Ruta: Con gurar Usuarios Usuarios. 1.- Dar click en el botón de Nuevo para generar un nuevo Usuario. Manual de Asistencias - 17

18 1.- Capturar la clave de acceso del usuario. 2.- Dar el nombre al Usuario. 3.- Seleccionar la sucursal de trabajo. 4.- Indicar una contraseña y con rmar. 5.- Dar click en el botón de con guración. Dar click a Acceso Empresas para indicar las empresas a las que podrá entrar el usuario Manual de Asistencias - 18

19 Manual de Asistencias - 19

20 1.- Dar click en el botón de ayuda en captura y seleccionar la(s) empresa(s) a la(s) que podrá acceder el usuario. 2.- Ya que se indicaron, dar click en el botón guardar y cerrar. Manual de Asistencias - 20

21 1.- Dar click en guardar los cambios. 2.- Presionar el botón de cerrar. Accesos a los Movimientos de Asistencias Ruta: Con gurar Usuarios Accesos. 1.- Seleccionar el usuario previamente creado. 2.- Dar click en el botón de Menú Principal. Manual de Asistencias - 21

23 1.- Dar click derecho del mouse y aparece la opción de seleccionar todo. 2.- Seleccionar toda la lista disponible. 3.- Dar click en agregar para que pase a la lista de uso del lado derecho de la ventana (Lista en Uso). Manual de Asistencias - 23

24 1.- Revisar que se tenga el permiso para el Mov. Acceso y el Mov. Asiste. 2.- Dar click en el botón Aceptar. Dar click en el botón de Movimientos Edición y Consulta. Manual de Asistencias - 24

25 1.- Se procede de la misma forma que se hizo en el menú principal para pasar de la lista de disponibles a la lista de uso los movimientos, en este caso los movimientos creados en el módulo de Asistencias (ASIS). 2.- Dar click en Aceptar. Manual de Asistencias - 25

26 Dar click en Cerrar para concluir. Nota: Se debe de salir de Intelisis y volver a entrar, con el n de que se actualicen los cambios efectuados y se puedan visualizar. Manual de Asistencias - 26

27 Con guración de Jornadas Ruta: Con gurar Nómina Jornadas. Al entrar a esta ruta, aparecerá el listado con las Jornadas en el sistema. Para generar una nueva jornada dar click en el icono Nuevo. 1.- Capturar el nombre de la jornada. 2.- Indicar el Tipo de Jornada: Sin control: Este Tipo muestra que la jornada no tendrá interacción con el módulo de asistencias, por lo que no se tendrá un control de asistencia para los empleados que tengan una jornada de este tipo (al empleado no se le guarda su registro dactilar). Control de Asistencia: Se tiene interacción con el módulo de asistencias, ya que en ésta se indica la rutina de la jornada de trabajo y al realizar el corte en asistencias genera las incidencias de acuerdo con los parámetros que se con guraron. Por Horas: Al igual que en el tipo sin control no tendrá interacción con el módulo de asistencias, sólo es informativo el campo que indica Horas en la jornada. Personal: Se tiene interacción con el módulo de asistencias, pero este tipo Manual de Asistencias - 27

28 Personal: Se tiene interacción con el módulo de asistencias, pero este tipo de jornada se maneja para personal con horario abierto, esto es, que no requiere de generar alguna incidencia en el módulo de asistencia, pero que puede checar en el sistema su entrada y salida de la o cina. Manual de Asistencias - 28

29 Al indicar Control de Asistencia se habilitan check e iconos para generar información detallada de la jornada. Horas Promedio: Se indica el promedio de Horas en un día común. Horas Semana: Se captura el total de Horas a la semana que se debe de cumplir en la jornada. Horas Comida Día: Se indica el tiempo de comida que se tiene en la jornada. Factor de Ausentismo: El factor a considerar cuando se registra una falta por parte del empleado para esta jornada. Manual de Asistencias - 29

30 Se Activa el check de los días en los que se descansará en la jornada; en este caso la jornada es de Lunes a Viernes, Sábado y Domingo se descansa. Manual de Asistencias - 30

31 El check de Días de Descanso Rompen Rutina es para respetar los días de descanso de la rutina cuando se genera el periodo de trabajo, e iniciar con el horario registrado como Rutina con el primer día que se ha quedado deshabilitado en esta sección. Manual de Asistencias - 31

32 En este ejemplo se tiene la siguiente rutina de la jornada. Manual de Asistencias - 32

33 Al generar la jornada se observa que el día viernes se sale a la 1:00pm en esta jornada, ya que el viernes es el día número 5 que está apagado el check en la jornada. Manual de Asistencias - 33

34 Si se desactiva el check, el día uno sería el primer día del año sin importar qué día caiga, y consecutivamente contaría los días hasta el 5 en donde marcaría la jornada hasta las 13:00 horas (como se muestra en la imagen) y volvería a comenzar con la jornada del día 1. Es decir, tomaría en cuenta sábados y domingos. Si se desea de esa manera habría que con gurarse la Rutina Diaria con los 7 días para que siempre el día 6 sea viernes. Manual de Asistencias - 34

35 El check de Descansa en Días Festivos (Generales) es para que se respete en la generación de la jornada los días festivos generales; es decir, que aplica a todas las jornadas dadas de alta en intelisis. Para dar de alta los Días Festivos Generales de la Jornada hay que ingresar en la siguiente ruta: Ruta: Con gurar Nómina Jornadas Se selecciona una jornada Menú Maestros Días Festivos (Generales). Capturar la fecha del evento y la descripción. Terminado esto dar click en guardar para que se conserven los cambios. Nota: Al inicio del ejercicio se debe de modi car las fechas de cada uno de estos días. Manual de Asistencias - 35

37 El check de Días Festivos Rompen Rutina funciona de la misma manera que ya se explicó. Si se atraviesa un día festivo en la semana (por ejemplo en miércoles), el siguiente día laboral será el día 1 de la rutina, es decir el jueves sería el día 1 y el viernes el día 2. La semana siguiente a esa se restablecería el conteo con lunes como día 1, siempre y cuando se tenga habilitado el check de días de descanso rompen la rutina. Generalmente se recomienda NO activar este check de con guración. Para dar de alta los días festivos de la jornada, dar click en el botón Días Festivos Jornada. Se captura la fecha del evento y la descripción. Al nalizar, dar click en guardar para que se conserven los cambios. Nota: Al inicio del ejercicio se deben modi car las fechas de cada uno de estos días. Manual de Asistencias - 37

38 El check de Jornada reducida aplica para jornadas que sean menores a las 8 horas promedio de un día laboral. Manual de Asistencias - 38

39 Se asignan los horarios de la jornada por lo que hay que ingresar a la siguiente ruta: Ruta: Con gurar Nómina Jornadas Se selecciona una jornada Botón Rutina Diaria. En el ejemplo la jornada es de 8:00 a.m. a 18:30 p.m., con una hora de comida de las 13:00 a 14:00 p.m. Por lo que en la captura de la rutina se hace lo siguiente: En el día colocamos el número 1. En la hora entrada se captura las 08:00. En la hora de Salida las 13:00. En el siguiente renglón: En el día el número uno puesto que no se ha terminado ese día de con gurar. En la hora de entrada las 14:00. En la hora de salida las 18:30. Se continua con los demás días debido a que en la jornada que se está creando, se tienen 5 días como laborables. Al terminar se da click en el botón de Guardar y Cerrar. Manual de Asistencias - 39

40 Para los procesos que interactúan con el módulo de asistencias, es necesario que se genere la jornada de trabajo de todo el ejercicio, por lo que una vez con gurada, se genera la jornada del periodo (Ruta: Con gurar Nómina Jornadas Se selecciona una jornada Botón Generar Jornada). Manual de Asistencias - 40

41 El sistema solicita las fechas especí cas a afectar. Dar click en Aceptar. Manual de Asistencias - 41

42 Se observa el siguiente mensaje en donde indica la conclusión del proceso. Dar Click en Aceptar. Manual de Asistencias - 42

43 Para visualizar la jornada generada, dirigirse a la siguiente ruta: Ruta: Con gurar Nómina Jornadas Se selecciona una jornada Menú Maestros Ver Jornada Laboral Días Festivos (Generales). 1.- Se observa todo el ejercicio y en el detalle los días que, de acuerdo a la con guración, el empleado asignado a esta jornada debe de contar con registro de asistencia. 2.- Al terminar de revisar la jornada, dar click en el botón Cerrar. Nota: Al inicio se debe generar la jornada laboral. 1.- Dar click en guardar 2.- Dar click en cerrar Manual de Asistencias - 43

45 Con guración PlugIn Control de Accesos Ruta: Con gurar Empresas Abrir Empresas Menú PlugIn`s Control de Acceso. Dar click a la pestaña de Datos generales. 1.- Logo Empresa: Dar la Ruta en donde se tiene la imagen de la empresa que va a aparecer en el Control de Accesos. 2.- Nombre del Anexo: El nombre de la Foto anexada en el catálogo de personal. 3.- Leyenda Cumpleaños: Se indica el texto que se desplegará el día que coincida con la fecha de nacimiento del empleado. 4.- Etiqueta Código: Se indica el nombre de la barra en donde se puede capturar la clave del personal. 5.- Etiqueta Nombre: Se puede colocar una Etiqueta antes del Nombre del empleado. 6.- Mostrar Mensajes: Este check se utilizó en una versión en particular para mostrar mensajes al momento del registro, pero actualmente no tiene funcionalidad. Para emitir mensajes es necesario el xpaccesocontrol con gurado (procedimiento de SQL para la base de datos). 7.- Mostrar Leyenda Cumpleaños: Se activa el check para que se visualice la leyenda de cumpleaños. 8.- Ver Código en Pantalla: Se muestra el campo en donde se puede capturar la clave de empleado. 9.- Estirar la Foto: Hace más grande la foto del personal Movimiento por Sucursal (Registro Asistencia): Aplica para Registrar por sucursal las entradas y salidas. Manual de Asistencias - 45

46 Dar click a la pestaña Campos Extras. Campo Principal: Dar click en el botón para desplegar el campo principal del catálogo de personal, el cual se desea que aparezca en el Control de Accesos. Campo Secundario: Se indica el siguiente campo que se quiere visualizar en el Control de Accesos. Campos Extras: Se Tienen 4 campos más en donde se puede agregar información para el Control de Accesos. Manual de Asistencias - 46

48 Color Estatus Baja: Dar click en el botón de Ayuda en Captura del Color de Estatus Baja. Manual de Asistencias - 48

49 1.- Seleccionar el Color (en este caso para los empleado en estatus baja). 2.- Dar click en Aceptar. Manual de Asistencias - 49

50 El color se puede apreciar en el control de acceso en donde nos indica que este empleado está en estatus baja. Color de Fuente Estatus Baja: De la misma forma en la que se asignó el color al recuadro de los empleados en baja; aquí se indica el color de la fuente del recuadro. Manual de Asistencias - 50

51 De la misma manera se con guran los demás campos: Color Entrada: Dar click en el botón de ayuda en captura y asignar el color a los registros de entrada. Manual de Asistencias - 51

52 Se selecciona el color de la entrada. Color Salida: Se da click en el botón de ayuda en captura con el n de indicar el color de los registros de salida. Manual de Asistencias - 52

54 Seleccionar el color. Manual de Asistencias - 54

55 Color Alterno: Se indica el color del mensaje que aparece con los empleados en estatus Aspirantes. Manual de Asistencias - 55

56 Seleccionar el color. Dar click a la pestaña de Interfase. Monitor: Se activa si se tiene un archivo con el que se hiciera interfaz con el monitor. Generalmente no es necesario activarlo. Manual de Asistencias - 56

58 Al activar el check abre las siguientes opciones: Tipo: Sólo tiene la opción de archivo. Hardware: Sólo se tiene la opción de Hand Punch. Ruta: Se indica la ruta en donde se encuentra el documento relacionado con los registros. Nota: Hay que señalar que esto de manera natural en el sistema no hace cosa alguna; ya que esta con guración se realizó para un cliente en especí co y requiere de un desarrollo especial para funcionar. Dar click a la pestaña de Otros. Tiempo en Espera (segundos): Se indica el tiempo que debe de transcurrir entre cada registro efectuado. Hora Cambio Jornada: Se selecciona la hora en la que se hará el cambio de jornada de los empleados. Dar click en Guardar y Cerrar. Manual de Asistencias - 58

60 Con guración de Lector de Huella Para la instalación de la herramienta de huella se requiere que el equipo en el que se instalará la huella tenga previamente instalado el NET Framework (mínimo la versión 2). La carpeta con los archivos para la Instalación de Huella se puede bajar de la siguiente pagina: previo registro en el portal. También es necesario solicitar en Intelisis Software la contraseña para descomprimirla. Instalación Dar click en la carpeta de huella. Manual de Asistencias - 60

61 Al abrir la carpeta se muestran los objetos de la aplicación Huella de Intelisis, dar click en el Setuphuella.exe. Manual de Asistencias - 61

62 Se abre el instalador de huella, dar click en el botón huella. Manual de Asistencias - 62

63 Dar click en Siguiente. Manual de Asistencias - 63

64 Dar click en cerrar. Manual de Asistencias - 64

65 En la unidad C: del equipo crear una carpeta de huella en la que se tendrán los objetos de la herramienta. Manual de Asistencias - 65

66 Dar click derecho del mouse y seleccionar la opción Propiedades. Manual de Asistencias - 66

67 1.- Dar click en la pestaña de seguridad. 2.- Dar click en el botón de Editar. 1.- Seleccionar al grupo al que se le dará permisos. 2.- Activar el check de Control Total. 3.- Dar click en el botón Aplicar. 4.- Dar click en Aceptar. Se hace esto por cada grupo y al nal se da click en aceptar para guardar los cambios. Manual de Asistencias - 67

69 Dar click en la carpeta para abrir e instalar el driver del lector de huella. Manual de Asistencias - 69

70 Dar doble click en la carpeta de Componentes. Manual de Asistencias - 70

71 Abrir la carpeta de DigitalPersona. Manual de Asistencias - 71

72 Dar click en la carpeta Install. Manual de Asistencias - 72

73 Dar click en el ícono de Setup.exe para que se comience con la instalación del Driver. Manual de Asistencias - 73

74 Dar click en el botón Next. Manual de Asistencias - 74

75 1.- Aceptar los términos de la licencia. 2.- Presionar el botón de Next > Manual de Asistencias - 75

76 Dar click en el botón Next > Presionar el botón Install. Manual de Asistencias - 76

77 Dar click en Default Key. Presionar Finish. Manual de Asistencias - 77

78 Presionar Yes con lo que se reiniciará el equipo. Conectar el dispositivo biométrico al equipo. Manual de Asistencias - 78

79 Propiedades de Huella En el escritorio del equipo aparece el icono de Huella de Intelisis, al posicionarse en él, dar click derecho del mouse. Manual de Asistencias - 79

80 Dar click en Propiedades. Manual de Asistencias - 80

81 1.- Abrir la pestaña de Compatibilidad. 2.- Seleccionar el Sistema Operativo correspondiente. 3.- Activar el check de Ejecutar el programa en modo de compatibilidad para: 1.- Presionar el botón de Aplicar 2.- Dar click en Aceptar. Nota: El proceso de Compatibilidad solo aplica para Windows 7 y Vista; Manual de Asistencias - 81

82 Nota: El proceso de Compatibilidad solo aplica para Windows 7 y Vista; para XP no es necesario realizar esta con guración. Activación Dar click en el icono de Huella. Manual de Asistencias - 82

83 Aparecerá este aviso y dar click en el botón Aceptar. Manual de Asistencias - 83

84 1.- Se selecciona el Lector de huella. 2.- Se activa el check de Lector. En este caso hay que enfocarse a la instalación tipo licencia Lector, la cual se requiere cuando se va a trabajar por cada lector una licencia. Las otras dos licencias son: La licencia de Matcher-Extractor: Este tipo de licencia se comunica con la base de datos en la que se alojan los registros, obteniendo la huella de la base y se compara con el usuario cuando usa el lector. La licencia Extractor: Requiere de un Web Service con el cual se comunique para que sirva de intermediario entre la base de datos en donde están los registros y se compara con el usuario cuando usa el lector. Presionar Aceptar. Manual de Asistencias - 84

85 Dar click en Aceptar. Aparecerá el icono en la barra de herramientas del sistema, dar click para abrir la herramienta. Manual de Asistencias - 85

86 La herramienta solicita que se le active una licencia. Manual de Asistencias - 86

88 Dar click en la Ruta: Abrir I Activar. Se muestra la pantalla en donde se debe de ingresar la licencia. Manual de Asistencias - 88

89 Se copian los 32 dígitos del segundo renglón de la licencia proporcionada. Pegar los caracteres de la licencia y dar click en Activar. Aceptar. Manual de Asistencias - 89

90 Se presiona el botón de Aceptar. Manual de Asistencias - 90

91 Con guración de la Base de Datos Activada la Licencia, se debe con gurar la base de datos a utilizar. Ingresar a la siguiente ruta: Ruta: Abrir Administrador. Se captura la clave que por omisión es demo. Manual de Asistencias - 91

92 Dirigirse a la siguiente ruta: Ruta: Abrir Con guración. 1.- Indicar el nombre del Servidor donde está instalado el SQL Server. 2.- Colocar el usuario del SQL Server. 3.- Capturar el Nombre de la base de datos en la que se van a guardar los registros de las huellas. 4.- Dar la contraseña del usuario del SQL server (si se cuenta con una). 5.- El rango de comparación se deja hasta 9, como se tiene por default. 6.- Se puede cambiar la contraseña para ingresar al administrador. 7.- Dar click en el botón Aceptar. Manual de Asistencias - 92

93 Alta del Registro del Empleado. Ingresar a la siguiente ruta: Ruta: Abrir Administrador Capturar la clave Activar el check de Almacenar Manual de Asistencias - 93

94 Se captura la Clave del empleado. Nota: La clave debe ser la misma que la que se utiliza en la base de datos. Manual de Asistencias - 94

95 Se coloca el dedo a registrar en el dispositivo biométrico. Si la imagen es clara se da click en el botón Sí, (en caso contrario se le da click a No y se repite el proceso). Manual de Asistencias - 95

96 Agregar el registro y dar click en Aceptar. Manual de Asistencias - 96

97 Dar click en Ruta Actualiza para que se guarden los nuevos registros ingresados. Dar click en Sí. Manual de Asistencias - 97

98 Al colocar la huella dactilar el icono de Intelisis Huella manda un mensaje con la clave del empleado. Eliminar Registros. Ingresar a la con guracón de la base de datos en: Ruta: Abrir Con guración. 1.- Capturar el registro que se va a eliminar. 2.- Presionar el botón Elimina Registros. Manual de Asistencias - 98

100 El sistema muestra la cantidad de registros que va a eliminar. Dar click en Aceptar. Manual de Asistencias - 100

101 1.- Dar click en Aceptar con rmando la eliminación del registro. 2.- Dar click en Salir. Manual de Asistencias - 101

102 Funcionalidad Manual de Asistencias - 102

103 Funcionalidad desde el Módulo Ruta: RH Asistencias Nuevo INFORMACIÓN REQUERIDA Para que el Módulo de Recursos Humanos funcione es necesario capturar en el sistema lo siguiente: Consecutivos: Intelisis coloca automáticamente el consecutivo a utilizar en cada movimiento. También es posible de nir los números de los consecutivos que se llevarán para el control de los movimientos (Ruta: Con gurar Consecutivos Recursos Humanos). Tipos de Movimientos: Determinar las condiciones de los tipos de movimientos. Se pueden personalizar los nombres de los movimientos de acuerdo con los requerimientos del Cliente, es decir, se puede cambiar el nombre del movimiento pero la clave de afectación no se deberá cambiar, ya que el sistema no podrá reconocer los movimientos generados (Ruta: Con gurar Tipos de Movimientos Asistencias). Situaciones: Establecer las Situaciones que regirán el curso del Movimiento hacia su conclusión. Las situaciones son, por de nirlas de alguna manera, subestatus preestablecidos en los que se puede encontrar un Movimiento. Manual de Asistencias - 103

104 subestatus preestablecidos en los que se puede encontrar un Movimiento. Las Situaciones frenan el ujo de una operación y lo que hacen es solicitar la validación de algún usuario en especí co para poder continuar con el ujo. Por ejemplo, que un Gerente Administrativo valide o autorice para que un usuario nal lo concluya(ruta: Con gurar Situaciones Asistencias). Conceptos: De nir los conceptos para categorizar los movimientos que se registren del mismo tipo (Ruta: Con gurar Conceptos Asistencias). Observaciones: Son comentarios estándar que se podrán agregar a los movimientos. Las observaciones se podrán editar, agregar o eliminar hasta que seleccione Guardar y Cerrar. Referencia: La referencia a agregar a los movimientos es información de carácter documental exclusiva de cada uno de los empleados. PANTALLA DE CAPTURA La ventana de captura de los movimientos en todos los módulos del sistema se dividen en dos partes: ENCABEZADO (1) y DETALLE (2). Tanto los campos del encabezado y del detalle deberán llenarse con la información necesaria para la realización de los movimientos de acuerdo a las necesidades de operación. Manual de Asistencias - 104

106 DATOS DEL ENCABEZADO 1.- Movimiento: Campo donde se indica el movimiento a realizar dentro del módulo correspondiente. 2.- Proyecto: Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento o las personas que se están contratando. 3.- UEN: Indica el número de UEN al que pertenece el movimiento. 4.- Fecha Emisión: Aparece automáticamente la fecha de emisión del movimiento. 5.-Localidad: Se puede indicar la localidad de los registros de asistencia. (Ruta: Con gurar Nómina Localidades). 6.- Referencia: Es un campo de texto abierto (alfanumérico), en el cual se podrá capturar información referenciada al movimiento. 7.- Observaciones: Opción para seleccionar la observación relacionada al movimiento, o bien, capturarla en este campo. DATOS DEL DETALLE 8.- Persona: Campo para seleccionar a la persona que se registrará en el sistema. Manual de Asistencias - 106

107 Movimiento Asistencia Movimiento Asistencia Ruta: RH Asistencias Nuevo Asistencia. El funcionamiento de este Movimiento es capturar la entrada y salida de cada empleado de 1 solo día. Una vez que se termine de capturar la asistencia de cada personal por cada día se afecta y este quedará en estatus procesar. Asignar el movimiento Asistencia. De no encontrarse este movimiento, revisar este manual en la sección de Con guración de Movimientos. Manual de Asistencias - 107

108 Dar click en el botón de ayuda en captura. Manual de Asistencias - 108

109 Ubicar al empleado a quien se va a asignar la Asistencia. 1.- Seleccionar al empleado. 2.-Dar click en el botón seleccionar. Nota: Si son más empleados se le da click a la barra espaciadora del menú, para que se pasen del lado derecho de la pantalla y al nalizar se le da click al botón seleccionar. 1.- Una vez seleccionado el empleado, se captura la Hora de entrada (De la Hora) y la hora de salida (A la Hora) de acuerdo a su jornada. Dar click en Afectar. Manual de Asistencias - 109

111 El movimiento queda en un estatus Por procesar en espera del corte de Asistencia. Manual de Asistencias - 111

112 Movimiento Ausentes Movimiento Ausentes Ruta: RH Asistencias Nuevo Ausentes. En este movimiento se captura a los ausentes en una fecha determinada, al afectar este movimiento genera el movimiento de Asistencias de los demás empleados. Manual de Asistencias - 112

114 Seleccionar a los empleados a quienes se registrarán las Asistencias. 1.- Seleccionar al empleado. 2.- Se muestra a los empleados que se movieron con la barra espaciadora al lado derecho de la pantalla. 3.- Dar click en el botón de seleccionar. Manual de Asistencias - 114

115 1.- Dar click en Afectar, el movimiento envía una forma de generar Asistencia. 2.- Dar click en Aceptar. Manual de Asistencias - 115

116 Se muestra el listado de nuestra plantilla con sus respectivas jornadas, excepto a los empleados que anteriormente fueron marcados como ausentes. Dar click en Afectar. Manual de Asistencias - 116

117 El movimiento queda en un estatus Por procesar en espera del corte de Asistencia. Manual de Asistencias - 117

118 Movimiento Permiso Acceso Movimiento Permiso Acceso Ruta: RH Asistencias Nuevo Permiso Acceso. Este movimiento sirve para dar permiso al personal que llega tarde y pueda entrar a la empresa. Se asigna el movimiento Permiso Acceso. De no encontrarse este movimiento revisar este manual en la sección de Con guración de Movimientos. Manual de Asistencias - 118

119 Por ejemplo, si un empleado entra a las 8:00 a.m. de acuerdo a su jornada (Ruta: Con gurar Nómina Jornadas Se selecciona una jornada Botón Rutina Diaria). y en la con guración de tolerancia a la Entrada tiene 10 minutos (Ruta: Con gurar Empresas Abrir la Empresa Edición 2: Con guración de Módulos Pestaña Asistencias). Si cuando llega ha superado el tiempo de tolerancia que se ha asignado, el sistema enviará un mensaje noto cando el retardo y no podrá entrar. Manual de Asistencias - 119

121 El sistema no le permitirá registrar su acceso, por lo que se procederá a la captura de un movimiento de permiso acceso con el tiempo de retardo y al checar le permitiría entrar a la empresa. Nota: Se requiere que el xpaccesocontrol haga este bloqueo de la entrada después de la tolerancia con gurada y permita entrar. Manual de Asistencias - 121

122 Movimiento Permiso Días Movimiento Permiso Días Ruta: RH Asistencias Nuevo Este movimiento sirve para justi car el ausentismo de 1 día completo, cuando este se captura no enviará inasistencias al generar el corte. 1.-Movimiento. Seleccionar Permiso Días. 2.-Fecha emisión. Indicar el día de la ausencia. 3.-Tipo Permiso. Seleccionar Ausencia. Manual de Asistencias - 122

123 Para seleccionar al empleado a quien se asignará el movimieto, hay que dar click en el botón de ayuda en captura. Manual de Asistencias - 123

124 1.- Seleccionar al empleado al cual se le va a dar de Permiso de días. 2.- Se muestra a los empleados que se movieron con la barra espaciadora al lado derecho de la pantalla. 3.- Dar click en el botón Seleccionar. Manual de Asistencias - 124

125 1.- De la Fecha / A la Fecha. Se da el rango de fechas. 2.- Concepto. Se ingresa el concepto del movimiento. 3.- Dar click en Afectar. Manual de Asistencias - 125

126 El movimiento queda en estatus Por procesar en espera del corte de asistencia. Manual de Asistencias - 126

127 Movimiento Permiso Horas / Ausente Movimiento Permiso Horas / Ausente Ruta: RH Asistencias Nuevo Permiso Horas. Este movimiento sirve para justi car el ausentismo de algunas Horas, cuando este se captura no debe de enviar ausentismos al generar el corte. 1.- Movimiento. Seleccionar Permiso Horas. 2.- Fecha Emisión. Indicar la fecha en que aplica. 3.- Tipo Permiso. Seleccionar Ausencia. De no encontrars el movimiento Permiso Horas, revisar este manual en la sección de Con guración de Movimientos. Manual de Asistencias - 127

129 1.- Seleccionar al empleado a quien se asignará el Permiso Horas. 2.- Se muestra a los empleados que se movieron con la barra espaciadora al lado derecho de la pantalla. 3.- Dar click en el botón Seleccionar. Manual de Asistencias - 129

130 1.- De la hora / A la Hora. Se da el rango de horas de permiso. 2.- Concepto. Se captura el concepto del movimiento. 3.- Dar click en Afectar. Manual de Asistencias - 130

131 Una vez afectado, el movimiento queda en estatus Por procesar en espera del corte de asistencia. Manual de Asistencias - 131

132 Movimiento Permiso Horas Movimiento Permiso Horas / Tiempo Extra Ruta: RH Asistencias Nuevo Permiso Horas. Este movimiento también nos ayuda a generar las horas extras como incidencia a la nómina, esto se realiza cuando el personal después del horario de su jornada Normal y estas requieren ser autorizadas. 1.- Movimiento. Seleccionar Permiso Horas. 2.- Fecha Emisión. Indicar fecha en que aplica. 3.-Tipo permiso. Seleccionar Extras. Se asigna el movimiento Permiso Horas. De no encontrarse este movimiento revisar este manual en la sección de Con guración de Movimientos. Manual de Asistencias - 132

133 Para seleccionar al empleado a quien se aplicará, dar click en el botón de ayuda en captura. Manual de Asistencias - 133

134 1.- Seleccionar al empleado a quien se otorgará el Permiso Horas. 2.- Se muestra a los empleados que se movieron con la barra espaciadora al lado derecho de la pantalla. 3.- Dar click en el botón Seleccionar. Manual de Asistencias - 134

135 1.- De la Hora / A la Hora. Ingresar el rango de horas extras. 2.- Concepto. Capturar el concepto que corresponda. 3.- Dar click en Afectar. Manual de Asistencias - 135

136 El movimiento queda en estatus Por procesar en espera del corte de asistencia. Manual de Asistencias - 136

137 Movimiento Reporte de Actividades Movimiento Reporte de Actividades Ruta: RH Asistencias Nuevo Registro de Actividades. Este movimiento fue creado para un desarrollo particular, por lo que su funcionalidad con otros clientes no aplica. Manual de Asistencias - 137

138 Movimiento Registro Movimiento Registro Ruta: RH Asistencias Nuevo Registro. Este Movimiento se genera automáticamente cuando el personal se registra por medio del Plugin de control de acceso. Se genera una entrada o salida en este movimiento (Ruta: RH Asistencias Control de Accesos). Manual de Asistencias - 138

139 Al checar una entrada o salida en el Control de accesos se generará el movimiento Registro en el módulo de Asistencias. Manual de Asistencias - 139

140 Este Movimiento se tiene en un estatus de borrador con el n de que no se manipulen los registros de entrada. Cuando se tiene la salida del empleado ese día, se afecta el movimiento. Manual de Asistencias - 140

141 El estatus queda por Procesar en espera del corte de asistencia. Manual de Asistencias - 141

142 Movimiento Corte Movimiento Corte Ruta: RH Asistencias Nuevo Corte. Este Movimiento se realiza con el n de considerar los registros de asistencia a aplicar en cierto periodo de tiempo para generar incidencias de nómina. Manual de Asistencias - 142

143 1.- Dar click en Afectar. 2.- Indicar el rango de fechas del Corte. 3.- Presionar el botón Generar. Manual de Asistencias - 143

144 El sistema manda el mensaje de la generación de la asistencia. Dar click en Aceptar. Manual de Asistencias - 144

145 Dar click en Afectar para concluir del corte. Manual de Asistencias - 145

146 La siguiente ventana marca un error, al dar click en Aceptar, concluira el movimiento. Manual de Asistencias - 146

147 El movimiento está concluido. Manual de Asistencias - 147

148 En el módulo de Nómina quedan automáticamente registradas las incidencias (Ruta: RH Nómina). En caso de que el sistema mande duplicados los movimientos de Horas Extras, Retardos y Faltas será necesario modi car el Script a nivel programación que genera esta información a Nómina. Manual de Asistencias - 148

149 Movimiento Horas Extras En esta sección se mostrará la manera de registrar las Horas Extras por medio de una Herramienta, lo primero que se tiene que realizar es veri car que se tengan las siguientes con guraciones: Tipos de Periodo Ruta: Con gurar Nómina Tipos de Periodo 1. Seleccionar el Tipo de Periodo (Se pueden ingresar varios periodos). 2. Dar click en Guardar y Cerrar. Jornadas Ruta: Con gurar Nómina Jornadas 1. Seleccionar la Jornada Horario Completo. 2. Dar click en Detalle. Manual de Asistencias - 149

150 2. Dar click en Detalle. 3. Cambiar el Tipo de Sin Control a Control Asistencia. 4. Dar click en Rutina Diaria. 5. Seleccionar Día. 6. Ingresar Hora Entrada. 7. Ingresar Hora Salida. Nota: Si se manejan diferentes horarios por días es necesario incluirlos; si se maneja sólo un horario, con un día es más que su ciente. 8. Dar click en Guardar y Cerrar. 9. Dar click en Días Festivos Jornada. 10. Ingresar Fecha. 11. Ingresar Nombre de la Festividad. Nota: Agregar las Fechas de los Días Festivos que no son laborales. 12. Dar click en Guardar y Cerrar. 13. Dar click en Generar Jornada. Manual de Asistencias - 150

152 Funcionalidad Se mostrará la funcionalidad de la Herramienta y la funcionalidad desde que se hace el registro de un empleado hasta que se realiza la nómina mostrando las Horas Extras. Ruta: RH Asistencia Nuevo 1. Seleccionar el Movimiento Registro. 2. Ingresar Fecha de Emisión. 3. Ingresar al Personal. 4. Seleccionar el Registro Entrada. 5. Ingresar la Hora. 6. Ingresar al Personal. 7. Seleccionar el Registro Salida. 8. Ingresar la Hora. 9. Se da click en Afectar. Nota: En este Movimiento se debe registrar la Hora de Entrada y Salida de cada personal que se haya presentado ese día trabajar; también se debe repetir el movimiento por cada día que se labore. Manual de Asistencias - 152

153 Corte de Asistencias Ruta: RH Asistencia Nuevo 1. Seleccionar el Movimiento Corte. 2. Dar click en Afectar el Movimiento. 3. Ingresar la Fecha de Inicio del Corte. Manual de Asistencias - 153

154 4. Ingresar la Fecha de Fin del Corte. 5. Dar click en Generar. Nota: La Fecha de Inicio tiene que empezar del primer día de la semana (Lunes) y la Fecha de Fin tiene que ser el último día de la semana (Domingo) máximo de 2 semanas. Manual de Asistencias - 154

155 Al momento de dar click en generar se llenaran los campos (Personal, Fecha, Cantidad y Tipo) con los datos correspondientes de acuerdo al día si asistieron y la cantidad de minutos que trabajaron durante el día. 1. Dar click en Afectar. Al afectar el movimiento se abrirá la Herramienta de las Horas Extras del Periodo. 1. Se Mostrará el tipo de Movimiento 'Corte' y el número. Manual de Asistencias - 155

156 1. Se Mostrará el tipo de Movimiento 'Corte' y el número. 2. Se Mostrará el Inicio del Corte. 3. Se Mostrará el Fin del Corte. 4. Al dar click en Abrir se mostrará una venta para seleccionar el número de corte. 5. Al dar click en Ver Detalle se llenarán los campos de abajo con los minutos extras de cada personal que tuvieron por día durante 2 semanas. 6. Al dar click en Excel se generará un documento mostrando la misma información que se muestra. 7. Al dar click en Generar Horas Extras se crearán los movimientos de Horas Extras en Nómina. 8. Al dar click en Cerrar la Herramienta de Horas Extras del Periodo se cerrará. Ruta: RH Nómina Se visualizan los Movimientos Horas Extras Sem 1 y 2 que se generaron al momento de realizar el corte. 1. Seleccionar un movimiento. 2. Dar click en Abrir. Manual de Asistencias - 156

157 Se debe mostrar lo siguiente: 1. El Movimiento debe decir 'Horas Extras Sem 1' o 2 según sea el caso. 2. La Fecha de Emisión debe traer la del día en el que se generó el movimiento. 3. En el Concepto se debe mostrar el día al que pertenece la Hora Extra; si es Lunes deberá decir 'Día 1' y así hasta el día En la columna Persona debe mostrar la clave del o los empleados que tienen Horas Extras. 5. En la columna Fecha Inicio se debe mostrar la Fecha en la cual se generó la(s) Hora(s) Extra(s). 6. En la columna Horas muestra las Horas Extras que tiene el personal. 7. En la columna Pendiente se muestra cuando se Afecta el Movimiento a 'Por Procesar' y muestra las Horas Extras que aún no se han registrado en la nómina. Manual de Asistencias - 157

158 Ruta: RH Nómina Nómina Se realiza el movimiento Nómina para comprobar que las Horas Extras se están tomando en cuenta. 1. Seleccionar el Movimiento 'Nómina'. 2. Afectar el Movimiento. Manual de Asistencias - 158

160 Se mostrará la Herramienta para la Generación de la Nómina: 1. Seleccionar el tipo de Nómina. 2. Seleccionar el tipo de Periodo. 3. Seleccionar la Fecha. 4. Dar click en la carpeta Todos para que se visualicen los empleados con esa nómina. 5. Seleccionar a los empleados a quienes se les va a generar la nómina. 6. Dar click en Generar. 7. Dar click en Cerrar. Al momento de cerrar la Herramienta de la nómina se mostrará en la venta del movimiento toda la información de la nómina del empleado incluyendo las Horas Extras. 1. Dar click en Afectar el Movimiento. 2. Se visualizan las Horas Extras Dobles y Triples. Manual de Asistencias - 160

162 Funcionalidad con el Control de Accesos Agregar Foto al Empleado Para agregar la foto del empleado al control de accesos hay que entrar a la información del personal en la siguiente ruta. Ruta: Cuentas Personal Personal Seleccionar el personal Menú Edición Anexos. Dar click en el botón de Editar. Dar click en el botón Nuevo. Manual de Asistencias - 162

164 1.- Tipo. Seleccionar Imagen. 2.- Nombre. En el nombre de la imagen se le pone "Foto", ya que con ese nombre se con guró al control de accesos (Véase Con guración PlugIn Control de Accesos de este Manual). 3.- Cargar Archivo. Para poder cargar el archivo, éste debe estar colocado en la ruta con gurada en Intelisis.ini como directorio de anexos. Dar click en el botón de ayuda en captura. Manual de Asistencias - 164

165 Una vez indicada la ruta de la foto del personal, dar click en Guardar y Cerrar. Manual de Asistencias - 165

166 Por último dar click en Guadar y Cerrar para que se queden los cambios en el Anexo. Manual de Asistencias - 166

167 Dar click en Cerrar para salir del Anexo. Manual de Asistencias - 167

168 Control de Acessos Ruta: RH Control Accesos Se tiene una pantalla en donde se registran las entradas y salidas de los empleados, a través de su huella digital. Manual de Asistencias - 168

169 El empleado registra su entrada, y como anteriormente se había anexado su fotografía al expediente, esta foto se observa en el Control de Accesos. Manual de Asistencias - 169

170 Herramientas, Reportes, Exploradores y Cubos Manual de Asistencias - 170

171 Reportes Kardex Ruta: Reportes Asistencias Kardex personal 1.- De la Fecha / A la Fecha. Indicar el rango de fechas a considerar en el reporte. 2.- Del personal / Al personal. Se indica el rango de empleados a revisar. 3.- Dar click al botón Preliminar. Manual de Asistencias - 171

172 Se puede imprimir o enviar a Excel la información contenida de los registros del personal. Manual de Asistencias - 172

173 Inasistencias Ruta: Reportes Asistencias Inasistencia del Personal. 1.- De la Fecha / A la Fecha. Se indica el rango de fechas a considerar en el reporte. 2.- Reporta A. Se ltra por el dato de a quien reporta el empleado. 3.- Sucursal. Se puede ltrar por sucursal de trabajo. 4.- Dar click al botón Preliminar. Manual de Asistencias - 173

174 Se puede imprimir o enviar a Excel la información contenida de las inasistencias del personal. Manual de Asistencias - 174

175 Errores Frecuentes Manual de Asistencias - 175

176 Errores Comunes en Asistencias Registro de empleado Este error se debe a que el empleado tiene asignada una jornada que no cuenta con Control de asistencia. SOLUCIÓN: Al entrar a la Ruta: Con gurar Nómina Jornadas se cambia el tipo de jornada de de Sin control a Control Asistencia. Hay que asegurarse de haber generado la jornada en esta misma pantalla de con guración. Manual de Asistencias - 176

178 Aplicado el cambio permite afectar el movimiento. Manual de Asistencias - 178

179 Error en Corte de Asistencia Este error se debe a que se requiere revisar la fecha de los cortes en el módulo. SOLUCIÓN: Se debe de ajustar la fecha de los cortes ya que pueden darse dos casos: 1.- Se está tomando una fecha ya considerada en otro corte concluido. 2.- Se está saltando un día consecutivo para el corte. Por ejemplo, si el último corte concluido terminó el día 15 del mes, el siguiente debe de comenzar el 16 del mes.si se hace el día 17, mandará error. Manual de Asistencias - 179

181 Una vez ajustada la fecha se puede concluir el movimiento. Manual de Asistencias - 181

182 Temas relacionados Manual de Asistencias - 182

183 Referencias, Reglamentos legales, etc... Ley Federal del Trabajo TEXTO VIGENTE (Ultima reforma aplicada 23/01/1998) Nueva Ley publicada en el Diario O cial de la Federación el 1 de abril de Manual de Asistencias - 183