CODIGO DE GOBIERNO CORPORATIVO DE COOPEBANPO. Capítulo I - Generalidades Capítulo II - Órganos de Dirección 04

Transcripción

1 Año 2014

2 CONTENIDO Capítulo I - Generalidades Capítulo II - Órganos de Dirección 04 Capítulo III - Políticas de Gobierno Corporativo. 12 Capítulo IV - Informe Anual de Gobierno Corporativo.. 24 Capítulo V - Otros Órganos de Gobierno Corporativo Capítulo VI Comité de Auditoria. 27 Capítulo VII Comités de Apoyo Capítulo VIII Reglamentos Internos y libros de acta. 31 Capítulo IX Auditoria Interna.. 31 Capitulo X - Mecanismos y medios de control para acreditar. 33 el cumplimiento del Código de Gobierno Corporativo. Capítulo XI - Disposiciones finales GLOSARIO 36 1

3 CAPITULO I - GENERALIDADES El marco para el gobierno corporativo deberá promover la transparencia y eficacia de los mercados, ser coherente con el régimen legal y articula de forma clara el reparto de responsabilidades entre las distintas autoridades supervisoras, reguladoras y ejecutoras. 2

4 DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1: Fundamento El presente Código de Gobierno Corporativo de la Cooperativa de Ahorro y Crédito de los Empleados del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, COOPEBANPO R.L. se dicta de conformidad con el artículo 4 del Reglamento de Gobierno Corporativo, aprobado por el Consejo Nacional de Supervisión Financiera y tiene como objetivo dirigir, organizar y controlar la Empresa Cooperativa acorde con los principios del buen gobierno, valores cooperativos y los estándares mínimos de desempeño para alcanzar mercados confiables y eficientes, con reglas y procedimientos para la toma de decisiones acertadas, midiendo los riesgos con un efectivo sistema de control interno y externo, sustentado en un código de conducta organizacional que genere valores de transparencia, confianza y credibilidad a todo nivel. COOPEBANPO R.L. ha compilado y sistematizado la normatividad legal, reglamentaria, estatutaria, y administrativa, así como las políticas internas y mejores prácticas en la búsqueda de la eficiencia, integridad y transparencia, para responder adecuadamente ante sus grupos de interés con el fin de asegurar un comportamiento ético integral de todos sus Directores (as). Artículo 2: Ámbito de Aplicación Las disposiciones contempladas en este Código, deben ser acatadas por el Consejo de Administración, los Comités de Vigilancia, Educación y demás Comités de Apoyo, la Gerencia, la Auditoría Interna, los representantes legales, los empleados y en general, toda persona que asesore o preste servicios a la cooperativa. Artículo 3: Objetivos del Código Promover la profesionalización de la gestión estratégica y operativa de la Cooperativa, aplicando buenas prácticas de gobierno corporativo que aseguren una eficiente gestión administrativa, económica y financiera que sea producto del alineamiento efectivo entre la estrategia y los resultados para mejorar la valoración de la Organización 3

5 Fortalecer la confianza de los asociados y público en general, y a su vez desarrollar políticas que den cumplimiento con las mejores prácticas de gestión institucional; que conduzcan al fortalecimiento de la entidad, sus asociados y acreedores; respetando los derechos de sus Directores (as) y de los demás grupos de interés. Artículo 4: Objetivos de COOPEBANPO R.L. La Cooperativa dirige sus esfuerzos a dar servicios de calidad a sus asociados (as) mediante el mejoramiento económico de éstos, con el fin de producir condiciones que mejoren su nivel de vida y les permita alcanzar objetivos socialmente deseables, tanto mediante su actividad individual como organizados en grupos, legalmente constituidos, entre los servicios que presta destacan: Favorecer mediante sus actividades la economía de sus asociados (as), por tal motivo, la Cooperativa apoyará con sus recursos, todo proyecto de carácter legal, apegado a los principios morales, que tienda a la creación de riqueza en poder de los asociados. Brindar soluciones financieras eficaces, con excelencia en servicio, tecnología de vanguardia y a través de gente comprometida, que nos permita mejorar la calidad de vida de las personas asociadas, con rentabilidad y responsabilidad social CAPÍTULO II - ORGANOS DE DIRECCION Sección I Integración e idoneidad Artículo 5. Estructura de Gobierno Corporativo. Los principales órganos de dirección, administración y control de la Cooperativa, son los siguientes: 4

6 Artículo 6: Asamblea General de Delegados. La Asamblea General de Delegados es el órgano de mayor representatividad de Coopebanpo R.L., la cual se integra por delegados en representación de los asociados legalmente convocados y reunidos en pleno goce de sus derechos. Es la autoridad suprema de la Cooperativa y expresa la voluntad colectiva de la misma y sus acuerdos obligarán a presentes y ausentes siempre que se hubieren tomado con base en lo dispuesto por el Estatuto Social y las Leyes que rigen la materia. 5

7 a) Integración La Cooperativa efectuará sus asambleas por el sistema de delegados con asociados activos, los asociados se reúnen en sus centros de trabajo y nombran un delegado propietario y otro suplente con base en lo que establece el Estatuto Social, los reglamentos que al respecto dicte el Consejo Administración de Coopebanpo, y la Política del perfil del Delegado aprobado por el Consejo de Administración en su sesión de fecha b) Funciones Entre las funciones de la Asamblea General de Delegados, se destaca la orientación que da a la política general de la Cooperativa y su definición, al Consejo de Administración y a la Gerencia. Nombramiento de los cuerpos directivos cuyo proceso es coordinado y supervisado por el Tribunal Electoral constituido para tal efecto por ésta, entre las funciones de la Asamblea General se mencionan las siguientes actividades: 1. Designar el nombramiento de los cuerpos directivos entre ellos i) Consejo de Administración. ii) Comité de Vigilancia. iii) Comité de Educación y Bienestar Social. iv) Tribunal Electoral. 2. Analizar y aprobar las reformas al estatuto social de Coopebanpo 3. Resolver las mociones y excitativas que presenten los delegados (as). 4. Conocer el informe de labores y el resultado del ejercicio anual que le presentarán: i) Consejo de Administración. ii) Comité de Vigilancia. 6

8 iii) Comité de Educación y Bienestar Social iv) Gerencia, y v) Auditoría Externa. Artículo 7: Consejo de Administración Le corresponde al Consejo de Administración la dirección superior de las operaciones sociales, trazar las directrices al gerente, dictar los reglamentos y políticas de garantía internas de la cooperativa, lo anterior, de acuerdo a la Ley y al Estatuto. Asimismo, proponer a la Asamblea reformas estatutarias, velar porque se cumplan sus resoluciones, además nombrar al Gerente, Auditor Interno y contratar los servicios de auditoria Externa; así como la conformación de los Comités de Apoyo. a) Integración El Consejo de Administración está integrado por siete Directores (as): cinco propietarios y dos suplentes, quienes son designados por la Asamblea; duran tres años en el ejercicio de sus funciones y pueden ser reelectos. El Consejo de Administración dentro de su directorio elige cada año, por mayoría de votos, un Presidente, un Vicepresidente, Secretario y los vocales. b) Idoneidad Para ser miembro del Consejo de Administración se debe cumplir con los siguientes requerimientos: i. Tener como mínimo un año de ser asociado activo de la Cooperativa. ii. iii. Estar presente en la Asamblea que se elija, salvo casos justificados. Tener disposición para recibir en los tres meses posteriores a su nombramiento cursos de formación cooperativa. iv. Contar con disponibilidad para el ejercicio de sus funciones. 7

9 v. Gozar de buen nombre y reconocimiento por su idoneidad profesional e integridad. vi. Se considera deseable que los Directores (as) del Consejo de Administración, los dirigentes de los Comités estatutarios, el Tribunal Electoral, el Gerente, el Auditor Interno, los Auditores Externos y los colaboradores de la Cooperativa, no tener entre sí, lazos de consanguinidad o afinidad, hasta el segundo grado inclusive. vii. viii. ix. Experiencia deseable en la actividad que desarrolla la cooperativa o conocimientos, preferiblemente acreditados en: contabilidad, finanzas, economía, administración de empresas, derecho, legislación bancaria y cooperativa. No tener, en los últimos cinco años, sentencia penal condenatoria por la comisión de un delito doloso, de acuerdo a sentencia judicial. No estar inhabilitado para ejercer un cargo en la Administración Pública, tener inhabilitación del ejercicio liberal de la profesión o acuerdo de alguna de las entidades que conforman el CONASIFF o cualquier otro órgano similar de regulación o supervisión que se cree en el futuro. Si un Director (a) del Consejo de Administración deja de cumplir con los requisitos de idoneidad establecidos, la Cooperativa deberá proceder con su sustitución, según los lineamientos establecidos en el estatuto social y la legislación que la regula. c) Incompatibilidades por posibles conflictos de interés i. Los asociados que estén ligados laboralmente a otras Cooperativas. ii. iii. Los Directores (as) que formen parte de algún cuerpo directivo en otras Cooperativas del Sector Financiero. Los Gerentes, personeros y empleados de la propia Cooperativa, y iv. Las personas que sean deudoras morosas de cualquier institución financiera, o que hubieren sido declaradas en estado de quiebra o insolvencia. d) Prohibiciones para los directores del Consejo de Administración 8

10 Ninguno de los Directores (as) que integran el Consejo de Administración y Comités de Coopebanpo podrá: i. Ser socio o tener negocios comunes con el Gerente, los Directores (as) de área, los Auditores Interno o Externo, ni de ninguno de los demás ejecutivos que estén en un puesto de coordinación de la Cooperativa. ii. iii. Recibir donaciones, prebendas, regalos o servicios diferentes de los establecidos para los asociados, por parte de la Gerencia que, en su criterio, tengan la intención de sesgar sus decisiones. Participar por interés personal o de terceros en actividades que impliquen competencia con la Cooperativa o en actos en los cuales se origine un conflicto de interés; tales como: a. Utilizar la posición, cargo que desempeña o el nombre de la Cooperativa para obtener beneficios personales o para terceros. b. Atentar contra la confidencialidad debida a los asociados de la Cooperativa para obtener un provecho personal o para terceros. c. Efectuar operaciones en la administración de los fondos, transacciones con valores o gestiones administrativas sobre la base de amistad o relación familiar. e) Lineamientos para el nombramiento de los Directores (as). Los lineamientos para la formalidad y transparencia del proceso de propuesta y elección de los Directores (as) de Coopebanpo, están debidamente regulados en el Reglamento de Elecciones de Cuerpos Colegiados, aprobado por el Consejo de Administración, los cuales consisten en: elección y funcionamiento del tribunal electoral, listado de cargos directores elegibles y plazo, procedimiento electoral, promoción de las postulaciones, resultados de la elección, restricciones, prohibiciones y sanciones. De previo al nombramiento y durante el ejercicio de sus funciones, los Directores (as) del Consejo deben rendir una declaración jurada, con el fin de que sea verificado el cumplimiento de los requisitos. 9

11 f) Deberes y atribuciones del Consejo de Administración De conformidad con lo establecido en el Estatuto Social y la Ley de Cooperativas son atribuibles las siguientes actividades: i. Examinar y aprobar la estrategia de la Cooperativa, así como formular la política general de acuerdo con la ley de Cooperativas y sus Estatutos. ii. iii. iv. Aprobar los reglamentos de la organización, establecer y difundir el código de ética. Establecer y aprobar las políticas para la valoración y la administración de los principales riesgos, las políticas laborales (ingreso, retención, capacitación, promoción, y compensación), las políticas para la resolución de controversias internas y externas, y la estructura organizacional de la institución. Otorgar al Gerente General los poderes necesarios para el cumplimiento de sus funciones. v. Todas las demás que le correspondan por naturaleza o que le sean asignadas por ley o por Estatuto. vi. vii. viii. En ningún caso, el Consejo de Administración intervendrá en las actividades de ejecución que correspondan al Gerente y en general, a las áreas ejecutivas de la Cooperativa. Los Directores (as) del Consejo de Administración tendrán la obligación de excusarse del conocimiento de asuntos en que tengan interés directo. En el evento de que por consideraciones técnicas se acuerde la permanencia del Directivo en la reunión, deberá abstenerse de votar. Los Directores (as) del Consejo de Administración tendrán la obligación de dimitir cuando sus actuaciones, a título institucional o personal, puedan afectar negativamente el funcionamiento del Consejo, su reputación y credibilidad. g) Funciones del Consejo de Administración El Consejo de Administración de Coopebanpo R.L. debe cumplir en forma colegiada con las siguientes funciones: 10

12 i. Establecer la visión, misión estratégica y valores de la entidad. ii. Supervisar la gerencia de la cooperativa y exigir explicaciones claras e información suficiente y oportuna, a efecto de formarse un juicio crítico de su actuación. iii. Nombrar a los (las) Directores (as) del Comité de Auditoría y demás comités de apoyo, cuando corresponda, necesarios para el cumplimiento eficiente de los objetivos asignados a dichos comités. iv. Analizar los informes que les remitan los comités de apoyo, los órganos supervisores y las auditorías interna y externa y tomar las decisiones que se consideren procedentes. v. Designar al auditor interno, de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento de Gobierno Corporativo, las leyes y normativas propias. Asimismo designar la firma auditora externa, de conformidad con la propuesta previamente emitida por el Comité de Auditoría. vi. Conocer el plan anual de trabajo de la auditoría interna y solicitar la incorporación de los estudios que se consideren necesarios. vii. Aprobar el plan de continuidad de operaciones. viii. Solicitar a la auditoría interna los informes sobre temas específicos, en el ámbito de su competencia e independencia funcional y de criterio, que requieran los órganos supervisores. ix. Dar seguimiento a los informes de la auditoría interna relacionados con la atención, por parte de la administración, de las debilidades comunicadas por los órganos supervisores, auditores y demás entidades de fiscalización. x. Aprobar las políticas establecidas en el Reglamento de Gobierno Corporativo, dentro de ellas las necesarias para procurar la confiabilidad de la información financiera y un adecuado ambiente de control interno, así como las políticas de los comités de apoyo y aprobar los procedimientos respectivos. xi. Cumplir con sus funciones respecto a la información de los estados financieros y controles internos requeridos en el Reglamento sobre auditores externos aplicable a los sujetos fiscalizados por la SUGEF. Evaluar periódicamente sus propias prácticas de gobierno corporativo y ejecutar los cambios a medida que se hagan necesarios, lo cual deben quedar debidamente documentados. xii. Incluir o velar porque se incluya en el informe anual a la Asamblea General de Delegados, los aspectos relevantes de los trabajos realizados por cada uno de los comités y la cantidad de reuniones que se celebraron durante el periodo por cada comité. xiii. Mantener un registro actualizado de las políticas y decisiones acordadas en materia de gobierno corporativo. xiv. Promover una comunicación oportuna y transparente con los órganos supervisores, sobre situaciones, eventos o problemas que afecten o pudieran afectar significativamente a la Cooperativa. xv. Velar por el cumplimiento de las normas por parte de la SUGEF y por la 11

13 xvi. xvii. xviii. gestión de los riesgos de la Cooperativa. Para estos efectos se deben definir las políticas que se consideren necesarias. Aprobar el informe anual de Gobierno Corporativo. Comunicar a la Asamblea General de Delegados, el Código de Gobierno Corporativo adoptado por la Cooperativa. Analizar los estados financieros trimestrales intermedios y aprobar los estados financieros auditados que se remitan a la SUGEF. Artículo 8. Verificación sobre la razonabilidad de la información financiera y los sistemas de control interno El Consejo de Administración, el Gerente y el Auditor Interno, serán responsables de que la información financiera de la entidad sea razonable, en este sentido el Presidente y Gerente deben rendir una declaración jurada anualmente ante la SUGEF, de su responsabilidad sobre los estados financieros y el control interno de la institución. Artículo 9. Operación del Consejo de Administración Reuniones del Consejo de Administración El Consejo de Administración se reunirá ordinariamente por lo menos dos veces al mes y en forma extraordinaria las veces que sea necesaria y sus Directores (as) devengarán dietas de acuerdo a la reglamentación vigente. Formarán quórum tres directores. Sus decisiones se tomarán por simple mayoría excepto cuando se trate del nombramiento y sustitución del Gerente, o el Auditor Interno, casos en los cuales se necesitarán cinco votos o cuando se sesione con el quórum mínimo, los acuerdos tendrán que ser unánimes.. CAPITULO III - POLÍTICAS DE GOBIERNO CORPORATIVO Artículo 10. Políticas COOPEBANPO ha definido políticas claras, exhaustivas y auditables, tanto para el gobierno de la entidad como para la administración de los conflictos de intereses actuales y potenciales, que pudieran venir a influir en las actuaciones de la Cooperativa en las relaciones con los asociados, órganos reguladores, otras entidades vinculadas y otros sujetos con los que interactúa regularmente la entidad. 12

14 Artículo 11. Políticas de selección, retribución, calificación y capacitación a) Políticas aplicables a los (as) Directores (as) del Consejo de Administración i. Selección Las políticas que sobre la materia ha adoptado la Cooperativa conducen a un proceso transparente con adopción de buenas prácticas de Gobierno Corporativo; con interés fomentar la libre participación de sus asociados de manera democrática, y están definidas en el Estatuto Social, y en el Reglamento de Elecciones de Cuerpos Directivos, aprobado por el Consejo de Administración. ii. Retribución Los (as) Directores (as) tienen derecho a recibir el pago de dietas por su asistencia a las sesiones ordinarias y extraordinarias, así como a las reuniones oficiales de los comités de apoyo. Se pagará un máximo de cuatro sesiones mensuales, sean éstas del Consejo de Administración o comisiones de trabajo establecidas por este órgano, o bien por designaciones en representación oficial de la Cooperativa, siempre y cuando hayan sido acordadas por el Consejo y consignadas en el respectivo libro de actas. iii. Calificación El Consejo de Administración anualmente realizará una evaluación de su gestión, la cual deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: a. La asistencia de sus Directores (as) a las reuniones. b. La participación activa del Consejo de Administración indicando los principales logros alcanzados durante su gestión, de conformidad con el plan estratégico institucional. c. El seguimiento que realicen a los principales aspectos de la Cooperativa y el estado de los proyectos más relevantes. d. Acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. e. Sugerencias para la buena marcha de la Cooperativa. 13

15 f. Observaciones sobre otros asuntos de actualidad que se deberían tener en cuenta para enfrentarlos o aprovecharlos en la gestión de la Cooperativa. iv. Inducción y Capacitación Coopebanpo desarrollará programas de educación y capacitación en forma sistemática, para la preparación de sus cuerpos directivos sobre identidad cooperativa, gestión y resultados de la empresa cooperativa, en aras de lograr una cultura de gestión del conocimiento como práctica cotidiana de mejoramiento continuo, crecimiento, madurez, eficiencia y eficacia institucional. El Comité de Educación y Bienestar Social, elaborará anualmente el plan de capacitación e inducción dirigido a los (as) Directores (as) del Consejo de Administración y demás cuerpos colegiados, donde se calendarizarán los temas que sean necesarios de acuerdo a las necesidades de quienes integren esos órganos. b) Políticas aplicables al Gerente y Auditor Interno i) Selección Corresponde al Consejo de Administración de manera exclusiva seleccionar y nombrar al Gerente, al auditor interno y definir la contratación de la Auditoría Externa, bajo el correspondiente marco de normas y procedimientos de contratación establecidos por la Cooperativa para ocupar estos cargos; integradas en La Ley Cooperativa, El Estatuto Social de Coopebanpo y el Manual Descriptivo de Puestos. El concurso se establece con base en el perfil del puesto; el cual contiene lista de requisitos indispensables tales como nivel académico, experiencia, y requisitos deseables, así como aquellos que se refieren a la solvencia moral de los participantes. ii. Retribución El salario del Gerente y Auditor Interno, es fijo mensual, ajustable semestralmente, competitivo respecto del mercado salarial del sector de cooperativas de ahorro y crédito.. 14

16 iii. Calificación El Consejo de Administración evaluará anualmente al Gerente y Auditor Interno, en relación con su gestión. Para este fin, se utiliza el sistema de evaluación aprobado por la entidad. iv. Inducción y Capacitación La Administración de Coopebanpo desarrollará programas de educación y capacitación para la formación y actualización permanente de la Alta Gerencia y Auditoría Interna, de conformidad con el plan estratégico institucional, planes anuales operativos, la gestión y los resultados de la entidad c) Políticas aplicables a los colaboradores Coopebanpo definirá y aplicará las políticas relacionadas con la administración de personal, encaminadas a fomentar la creación de una organización inteligente y el desarrollo integral del recurso humano para alcanzar una óptima calidad de vida en el desempeño de sus funciones, reflejado en los niveles de motivación, satisfacción en el trabajo, salud integral, productividad y en los resultados de la gestión de la entidad. Coopebanpo impulsará las políticas de selección, compensación, evaluación y capacitación de los colaboradores, conducentes a garantizar la transparencia y a dar un trato justo a las personas que integren la plantilla de la organización, así como el respeto a los derechos laborales establecidos en el Reglamento Interior de Trabajo, Código de Trabajo y normas de carácter superior que sean aplicables en el país. Artículo 12. Políticas sobre la relación con los clientes o asociados. La Cooperativa adoptará las políticas necesarias que garanticen las sanas relaciones con los asociados y asociadas, de conformidad con los siguientes parámetros: a) Igualdad de trato a los clientes. Coopebanpo ofrecerá un trato equitativo a los clientes, independientemente del monto de sus aportes, generando un clima de más confianza, basado en los siguientes lineamientos. i. Comunicar toda aquella información que pueda resultar relevante para los clientes que sea correcta y veraz. 15

17 ii. iii. iv. El acceso y disponibilidad a la información se convierte en un elemento fundamental para que todos los clientes de la Cooperativa reciban de manera oportuna la información requerida para la toma de decisiones. Mantener la información a los asociados y asociadas en el tiempo justo; utilizando los diferentes canales de información y comunicación que la entidad dispone. Asegurar una divulgación de la información oportuna, regular y transparente para los asociados y asociadas y el mercado en general, v. Velar porque la información sea confiable y de calidad. b) Revelación de las tarifas aplicables por los servicios. Debe ser una práctica obligatoria para los colaboradores de la cooperativa, asesorar al cliente y ofrecerle la opción que más le convenga, en los servicios de ahorros, inversiones, crédito, cesantía y convenios. El funcionario que da la información, debe ser explícito y claro para no provocar inseguridad o desconfianza en el cliente. Los coordinadores de área, serán responsables de que se aplique la política y que sus colaboradores no objeten desconocimiento del producto o servicio con todas sus particularidades. c) Lineamientos para la gestión de transacciones ante posible conflicto de interés con el cliente. Coopebanpo adoptará medidas razonables para detectar los conflictos de intereses que pudieran surgir en el momento de la prestación de cualquier servicio de inversión o crédito, o de una combinación de los mismos, entre la propia cooperativa, incluidos sus directivos, colaboradores, y sus clientes o entre clientes. La política establecida está orientada a determinar cualquier situación en la que se pueda percibir que un beneficio o interés personal o privado puede influir en el juicio o decisión profesional de un colaborador de la cooperativa relativo al cumplimiento de sus obligaciones con la organización. 16

18 Esta política se aplica a todo el personal, quienes deberán evitar Conflictos de Interés entre sus actividades privadas y los intereses comerciales de la Cooperativa. d) Suministro de información correcta y oportuna. La Cooperativa expresará con transparencia toda información relevante para el cliente; se le asesorará con objetividad y veracidad en todo lo relativo a comisiones y costos, a las diferentes opciones de servicios financieros y solidarios que mantenga dentro de su amplio portafolio de servicios, así como cualquier otra información que el cliente requiera para cumplir con sus requisitos o necesidades particulares. En cualquier relación de servicios con el cliente, todo colaborador está obligado a suministrarle información correcta y confiable de las transacciones que lleve a cabo con la cooperativa e) Confidencialidad de la información. El mantenimiento y custodia de la información confidencial relativa al cliente será absoluta. La Cooperativa utilizará los datos a los que se tiene acceso, solamente para realizar la gestión de asesoramiento financiero de manera competente. En modo alguno debe ser divulgada, sea por indiscreción o menos aún, para ser utilizada con fines de lucro, directo o indirecto. Coopebanpo cuenta a nivel informático, con el Sistema Integrado de Clientes (SIC) lo que significa una Base de Datos de las cuentas de los asociados. El Área de Tecnología de Información administra, controla y supervisa el acceso de los usuarios a la información relativa a los asociados. Esto asegura que existen limitaciones de acceso a la información confidencial. La concesión de acceso a esta información por parte de los usuarios, está determinada por las políticas emanadas de Tecnología de Información. En el Requisito VII del Sistema de Gestión de Calidad, se tienen las Políticas de Seguridad Informática : G-RP-IN-01 donde se establecen los criterios sobre el tema. Cabe mencionar que se considera el apartado de Violaciones a estas políticas y se hace referencia a lo que enumera el Reglamento Interno de Trabajo de Coopebanpo. 17

19 f) Atención al cliente en cuanto a reclamos y consultas. Coopebanpo cuenta con el área de Contraloría de Servicios que se encarga de recibir, asignar y dar el debido seguimiento a los reclamos o quejas de los asociados en general. Los clientes asociados a Coopebanpo tienen derecho a presentar inconformidades ante el servicio recibido y estas deberán ser atendidas oportunamente y de manera transparente. Además, los clientes pueden utilizar los diferentes medios de comunicación: web, correo electrónico, vía telefónica, por mensaje en buzón de extensión, u otros medios que el asociado considere convenientes o seguros para él. Los lineamientos para la atención de reclamos, quejas, consultas, observaciones y recomendaciones del cliente, se establecen en el Manual de Realización del Servicio: M-RP-GG-01, Apartado B.3 Comunicación con el Asociado donde se describe el proceso de seguimiento que realiza la Cooperativa, tanto el área de Contraloría de Servicios como las áreas de atención al cliente. g) Lineamientos para la atención de clientes, en las leyes específicas o disposiciones reglamentarias que las regulen. Todas las políticas relacionadas sobre la relación con los clientes de Coopebanpo, son de acatamiento obligatorio. Las jefaturas de las diferentes áreas son las encargadas de velar porque el personal de Coopebanpo rija su trabajo con apego a estas políticas. El desacato a lo establecido en las políticas de relación y atención al cliente, será considerado falta grave. Coopebanpo, cuenta con un Código de Ética que contiene pautas de comportamiento para prevenir el uso indebido de sus operaciones financieras, en cumplimiento a lo que establece el Reglamento a la Ley sobre Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas de uso no Autorizado, Legitimación de Capitales y Actividades Conexas, Ley 8204, La cooperativa en su relación con los asociados o clientes, establece normas que deben acatar sus colaboradores de conformidad, tales como: Ley de 18

20 Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, No. 8220, Ley 7600 Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad y otras regulaciones externas o internas que les cobijen. Artículo 13: Políticas sobre la relación con proveedores. La Cooperativa adoptará las políticas necesarias sobre la relación con proveedores en cuanto a los procesos de selección, contratación, evaluación, compras y uso apropiado de los recursos, Dicha gestión debe garantizar el mejor apoyo posible en la atención de las necesidades de bienes y servicios que ayudarán al logro de los objetivos establecidos tanto en el Plan Estratégico como en el Plan Anual Operativo. Las actuaciones de quienes intervengan en los procesos de contratación y compras deberán regirse por los principios éticos, de buena fe, transparencia, economía, responsabilidad y calidad y de conformidad con las medidas de control y prevención establecidas en el Código de Ética de la Cooperativa, Código de Buen Gobierno, Reglamento Interno de Trabajo y demás procedimientos establecidos y normativa que le es aplicable a la Cooperativa. Para la selección de los proveedores se analizará, entre otros, los siguientes aspectos: capacidad técnica y patrimonial, idoneidad y trayectoria en el mercado, infraestructura operativa, precios, calidad, tiempo de entrega y garantías de los servicios ofrecidos. En cuanto a la contratación de servicios profesionales de peritaje y valuación para la realización de avalúos de los bienes inmuebles y muebles, la selección se hará de conformidad con los criterios establecidos en el procedimiento de contratación de servicios de la cooperativa (P-RP-FA-02) y la evaluación de proveedores conforme los parámetros establecidos en el documento (F-RP-FA-01). Artículo 14: Políticas sobre las relaciones intragrupo Las relaciones intragrupo serán realizadas, conforme una relación basada en: a. Transparencia y ejecución de las actividades según las condiciones razonables de mercado, atendiendo a las características, volumen y demás circunstancias relevantes que tendría en cuenta una persona u organización no vinculada a la entidad en un régimen de libre competencia. 19

21 b. La Cooperativa vela por la observancia de la correcta conducta en la generación de los negocios entre los asociados; bajo los preceptos de lealtad, transparencia, integridad, seriedad y cumplimiento, buscando el mejor beneficio para los clientes, garantizando la debida competencia y formación de precios, de forma que el cliente pueda acceder de manera clara y transparente a toda la información pública relacionada con el negocio. c. La información que genera la cooperativa será utilizada exclusivamente para el desempeño de su actividad institucional y con la mayor confidencialidad del caso. d. Es un compromiso de la Cooperativa hacer uso con absoluta confidencialidad, de toda aquella información personal o institucional suministrada por los clientes, lo anterior, de conformidad con lo establecido por el Código de Ética de la Cooperativa. e. La Cooperativa actuará siempre de manera que sus intereses particulares, los de sus familiares o de otras personas vinculadas a ellos no priven sobre los de la Cooperativa o sus clientes. Esta pauta de conducta se aplicará tanto en las relaciones de los sujetos del Código con la propia Cooperativa, como en las que mantengan con los clientes del mismo, los proveedores o cualquier otro tercero. f. La Cooperativa ofrecerá sus servicios de forma equitativa a todas y todos los asociados, evitando situaciones que puedan representar un conflicto de intereses. Artículo 15. Política sobre el trato con los asociados. Coopebanpo tiene como política de calidad de que todas sus actividades de intermediación financiera y demás servicios, cumplan con eficiencia y eficacia los requisitos adoptados dentro del Sistema de Gestión de Calidad, cumpliendo la normativa legal concerniente, los principios y valores cooperativos para la satisfacción de los asociados, asociadas y sus familias. En este sentido Coopebanpo basa su actuación organizacional en los principios cooperativos de membrecía abierta y voluntaria, control democrático de sus dirigentes, participación económica de sus asociados y asociadas, autonomía e independencia, educación, capacitación e información, así como los valores cooperativos que sustentan la filosofía cooperativa: ayuda mutua, responsabilidad, democracia, igualdad, equidad y solidaridad. En relación con sus Directores (as), 20

22 se siguen los valores éticos de honestidad, transparencia, responsabilidad social y preocupación por los demás. Con el objetivo de mantener debidamente informado a sus asociados (as), a través de diferentes medios de comunicación tanto impresos como electrónicos sobre los servicios, programas, proyectos y actividades en general, la Cooperativa cuenta con el programa de comunicación, encaminado al mejoramiento de la calidad de vida de sus asociados (as) y su núcleo familiar, orientado a dinamizar y animar las acciones individuales y colectivas, procurando la integración de esfuerzos para el fortalecimiento de la institución, de manera que se sientan motivados, para el cumplimento de las metas institucionales y su participación en los diferentes proyectos y programas de la entidad. Artículo 16: Política de revelación y acceso a la información. En concordancia con el principio de revelación, transparencia, confiabilidad y acceso a la información, la Cooperativa se compromete a aplicar políticas dirigidas a los clientes y a las entidades supervisoras, de la siguiente manera: a) Información periódica y hechos relevantes al ente supervisor La Cooperativa velará por un estricto cumplimiento sobre las obligaciones de suministro de información periódica y hechos relevantes como sujeto fiscalizado por la Superintendencia General de Entidades Financieras -SUGEF- La Cooperativa prepara anualmente un documento denominado Informe Anual, el cual compila con el informe de la Presidencia del Consejo de Administración, del Gerente, del Comité de Vigilancia y Comité de Educación. El Informe Anual incluye los resultados de la evaluación anual que realiza el Consejo de Administración del cumplimiento de buenas prácticas de Gobierno Corporativo, adoptados por la Cooperativa conforme al presente Código. b) Difusión de información sobre las características de los productos y servicios. La Cooperativa ofrece a los clientes únicamente los productos o servicios que se adecuen a sus características y necesidades, de forma que la contratación de los mismos se haga una vez que el cliente conozca y entienda su contenido, beneficios, riesgos y tarifas. Por tanto, y sin perjuicio de dicha regla general, la Cooperativa debe: 21

23 i. Informar a los asociados o clientes con imparcialidad y rigor sobre los diversos productos y servicios, explicándoles todos los elementos relevantes y advirtiéndoles de los riesgos, gastos y comisiones aplicables, muy especialmente cuando se trate de productos financieros de alto riesgo. ii. Aplicar las tarifas y comisiones vigentes. iii. No ofrecer ventajas o beneficios a unos clientes en perjuicio de otros. iv. Asegurarse de que la contratación de los productos y servicios se haga en la forma establecida en los procedimientos internos, obteniendo y conservando la documentación requerida y entregando, cuando proceda, copia de la misma a los clientes. c) Difusión de información financiera de la entidad y de los productos. Uno de los principios clave en los que se inspiran las políticas de la Cooperativa, es la transparencia informativa la cual promueve una difusión equitativa de la información, oportunidad, veracidad y relevancia con el fin de aportar confianza y seguridad a los asociados. Por esta razón, la Cooperativa implementará los mecanismos adecuados para realizar la difusión de la información financiera y de los productos y servicios que ofrece de manera correcta, rigurosa y oportuna, para lo cual el área de comunicación dispone de una política al respecto. d) Lineamientos para la administración de información confidencial y la limitación al uso indebido de información de carácter no público. De conformidad con lo establecido por el Código de Ética de la Cooperativa, los directores, colaboradores y col-aboradoras deberán mantener la debida reserva sobre los documentos de trabajo y la información confidencial que esté a su cuidado, manejarán la información proporcionada por los clientes con la más estricta confidencialidad, haciendo toda clase de esfuerzos para evitar revelaciones, intencionadas o no, sin el consentimiento expreso y por escrito de los clientes, entre las medidas dispuestas se indican las siguientes: i. Asegurarse que los documentos relacionados con los negocios estén guardados de un modo seguro. ii. Guardar bajo llave en escritorios o archivadores todos los materiales 22

24 relacionados con los clientes y otros materiales que sean potencialmente confidenciales. iii. Mantener la información de sus computadores personales bajo un estricto control, con claves de acceso a la información contenida en los discos duros y en la red. iv. Velar por la seguridad y privacidad en las áreas de negociación. v. Controlar el acceso a las zonas de oficinas que contengan información confidencial después de los horarios de trabajo. Artículo 17. Política de rotación a) Consejo de Administración De conformidad con el artículo 46 del Estatuto Social, el Consejo de Administración de Coopebanpo, estará integrado por siete directores (as): cinco propietarios y dos suplentes, quienes serán designados por la Asamblea de Delegados; durarán en sus funciones tres años, y podrán ser reelectos. b) Comités de apoyo. El período de nombramiento y de rotación de los directores (as) de los distintos comités de apoyo de la Cooperativa, se establecen en sus respectivos reglamentos internos, los cuales deben ser acatados en todos sus extremos. Artículo 18. Seguimiento de las Políticas de Gobierno Corporativo. El Consejo de Administración ejercerá sus funciones con absoluta independencia y bajo su exclusiva responsabilidad, dentro de las normas establecidas por las leyes, el Estatuto, los reglamentos aplicables y los principios de la técnica. Los directores (as) del Consejo de Administración tendrán la más completa libertad para proceder, en el ejercicio de sus funciones, conforme con su conciencia y su propio criterio, por cuya razón serán personalmente responsables de su gestión ante la Asamblea General de Delegados. Sobre los directores (as) pesará cualquier responsabilidad que conforme con las leyes pueda atribuírseles por dolo, culpa o negligencia. Quienes no hubieren hecho constar su voto disidente, responderán personalmente con sus bienes de las pérdidas que se puedan generar, por la autorización de operaciones prohibidas por la ley, o que hayan sido autorizadas mediante dolo, culpa o negligencia. 23

25 Los directores (as) del Consejo de Administración, se concretarán, en sus funciones, al ejercicio de las atribuciones que por ley o por Estatuto les han sido conferidas, sin abarcar funciones privativas de la administración, ni influir en los colaboradores encargados de dictaminar sobre aspectos sustantivos de la actividad ordinaria, tampoco pueden gestionar trámites por ellos en favor de persona alguna. Los directores (as) de los diferentes Comités, responderán en el tanto hayan actuado con culpa grave o dolo, en la toma de alguna decisión que cause perjuicio económico a la Cooperativa. Los Ejecutivos, así como los colaboradores en general de la Cooperativa, responden con ocasión de sus conductas, tanto por responsabilidad civil como por responsabilidad disciplinaria. Es competencia de los directores (as) del Consejo de Administración, Gerente, Auditor Interno, Comité de Vigilancia, Ejecutivos y demás colaboradores de la Cooperativa, velar por el cumplimiento del Código en sus respectivos ámbitos. El incumplimiento del Código puede dar lugar a sanciones laborales, sin perjuicio de las administrativas o penales, que en su caso, puedan también resultar de ello. Las faltas que cometan los dirigentes de Coopebanpo deberán ser demostradas mediante el debido proceso, llevado por un órgano nombrado para tal efecto y se aplicará las sanciones que podrán ser desde una llamada de atención, hasta la perdida de credencial, en cuyo caso será necesario el acuerdo expreso de la asamblea de delegados CAPÍTULO IV. INFORME ANUAL DE GOBIERNO CORPORATIVO Artículo 19: Informe Anual De Gobierno Corporativo. El Consejo de Administración debe aprobar, remitir y publicar, por los medios que disponga la Superintendencia General de Entidades Financieras, un informe anual de gobierno corporativo de la Cooperativa con corte al 31 de diciembre, de conformidad con lo que establece el Reglamento de Gobierno Corporativo. 24

26 CAPÍTULO V - OTROS ORGANOS DE GOBIERNO. Sección I Gerencia General Artículo 20. Gerencia General: a) Nombramiento del Gerente General Corresponde al Consejo de Administración el nombramiento y la libre remoción del Gerente de la Cooperativa, del Auditor Interno y Externo. Para el nombramiento de dichos colaboradores, tendrá en cuenta que los candidatos compartan la visión, misión y valores institucionales, y cuenten con habilidad gerencial, conocimiento técnico, virtudes humanas e idoneidad moral. b) Calidad e Idoneidad del Gerente. A efectos de tener seguridad razonable de que el principal ejecutivo de la institución sea idóneo para administrarla, desde los puntos de vista técnico y social, el Consejo de Administración debe asegurarse que el Gerente cumpla con los siguientes requisitos: i. Ser costarricense. ii. Tener título profesional universitario reconocido que los capacite para el cargo y estar debidamente incorporados al respectivo colegio profesional. iii. Gozar plenamente de sus derechos civiles y políticos. iv. Ser de reconocida honorabilidad, capacidad y experiencia. v. Carecer de antecedentes penales y no tener a la fecha de su nombramiento, causa penal pendiente ante los respectivos tribunales. vi. No estar ligados por parentesco, por consanguinidad o afinidad hasta el tercer grado, inclusive, con ninguno de los Directores (as), del Consejo de Administración; Comité de Educación, Comité Vigilancia; ni con el auditor interno, en su caso. 25

27 vii. No haber desempeñado, durante los dos años anteriores a su nombramiento, cargo alguno en el Consejo de Administración, u cualquier otro cuerpo directivo de la Cooperativa. viii. No podrá ser designado como gerente, quien pertenezca a una sociedad mercantil en nombre colectivo o de responsabilidad limitada, o quienes formen parte del directorio de una misma sociedad por acciones. c) Deberes y Atribuciones del Gerente i. Gestionar y propiciar el diseño del sistema de control interno para la Cooperativa así como velar por la efectividad y observancia del mismo. ii. Apoyar el diseño y someter a aprobación del Consejo de Administración el código de gobierno corporativo y código de ética institucional, régimen de incompatibilidades e inhabilidades, dar ejemplo y velar por su efectiva observancia. iii. Informar mensualmente al Consejo de Administración sobre el estado económico de la Cooperativa rindiendo los respectivos estados financieros y un informe mensual de morosidad. iv. Rendir los informes en las condiciones que lo soliciten, el Consejo de Administración y los Comités. v. Ejecutar los acuerdos del Consejo de Administración y los que le encomiende la Asamblea. vi. Formular las recomendaciones que considere más convenientes para la distribución de los excedentes. vii. Nombrar, sancionar y/o despedir en casos justificados a los empleados de la Cooperativa haciéndolo del conocimiento del Consejo de Administración. viii. Coordinar la elaboración del Plan Estratégico Institucional, el presupuesto y el plan anual operativo y someterlos a aprobación del Consejo de Administración con treinta días de anticipación a la fecha en que éste debe comenzar a operar. ix. Realizar e informar al Consejo de Administración sobre la ejecución presupuestaria y las modificaciones que presenten al mismo. x. Desempeñar las demás funciones que le asigne el Consejo de Administración, siempre que estas funciones no correspondan a otros cuerpos directivos y que se ajusten a la Ley y al Estatuto Social. En adición a lo establecido en las normas relacionadas con los deberes y responsabilidades de los administradores y en los reglamentos, el Gerente debe conocer, decidir, responder e informar al Consejo de Administración, al menos lo siguiente: 26

28 a. El estado actual de la valoración de los principales riesgos, tales como liquidez, crédito, de operación y de solvencia, junto con los reportes que en tal sentido sean necesarios. b. El estado actual del sistema de control interno, en sus diferentes componentes. c. El estado actual del cumplimiento de las normas y regulaciones que le son aplicables. d. Informar al Consejo de Administración sobre las situaciones de conflicto de interés sobre los asuntos que les corresponda decidir y abstenerse de votar en ellos, dejando la correspondiente constancia. e. Informar al Consejo de administración sobre los informes y requerimientos formulados por la auditoría interna o externa y las autoridades de supervisión, fiscalización, apoyo y control. f. Firmar declaración jurada sobre el razonabilidad del control interno y los estados financieros de la Cooperativa. CAPITULO VI - COMITÉ DE AUDITORÍA Artículo 21. Integración del Comité de Auditoría. Comité de Auditoría. El Consejo de Administración deberá integrar un Comité de Auditoría, como órgano de apoyo para el control y seguimiento de las políticas, procedimientos y controles que se establezcan, y procurar de esta forma la confiabilidad de la información financiera provista por la Cooperativa. a) Integración La Comisión de Auditoria estará conformada por al menos: i. Tres miembros del Consejo de Administración, de los cuales uno será el coordinador siendo deseable para su designación una preparación en el campo de la contaduría pública. Un miembro del Consejo de Administración será suplente, pero será convocado a todas las reuniones, en caso de contarse con la presencia de los otros miembros del consejo, el suplente tendrá derecho a voz pero no a voto. 27

29 ii. iii. iv. El presidente del Comité de Vigilancia El auditor interno quien tendrá derecho a voz pero no a voto. Un representante de la gerencia, con derecho a voz pero no a voto. b) Idoneidad Los Directores (as) del comité deben contar con experiencia y preparación en el área de auditoría, finanzas y el área legal. En caso de inopia, el Consejo de Administración podrá designar en la comisión a un miembro que no sea director. El representante de la gerencia y el auditor deberán ser necesariamente Contadores Públicos Autorizados c) Periodicidad El auditor y el presidente del Comité de Vigilancia serán nombrados por el tiempo en que ocupen sus respectivos cargos, el representante de la gerencia y los Directores (as) del Consejo de Administración serán nombrados por periodos un año, en las fechas de integración del Consejo de Administración, pudiendo ser designados en forma consecutiva cuantas veces sea necesario. d) Esquema de votación Los acuerdos de la Comisión de Auditoria deben contar con mayoría de los Directores (as) presentes con derecho a voto. El Consejo de Administración podrá avalar, revocar o modificar los acuerdos tomados por la Comisión de Auditoria. Las sesiones de la Comisión de Auditoría se consignarán en un libro de actas específico para este fin, que será abierto y cerrado por la Auditoría Interna de acuerdo al procedimiento aprobado. Artículo 22. Funciones del Comité de Auditoría La Comisión de Auditoría tiene entre sus funciones: a) Recibir y conocer los informes de la Auditoría Interna. b) Aprobar o desaprobar las recomendaciones contenidas en los informes de Auditoría Interna. c) Conocer las respuestas de la gerencia a los informes de auditoría. 28

30 d) Conocer las cartas de gerencia de los auditores externos, los informes de auditoría del Banco Popular respecto a Cesantía y los informes de SUGEF y pronunciarse sobre los mismos ante el Consejo de Administración. e) Llevar control del cumplimiento de las recomendaciones emitidas por los órganos de control. f) Propiciar la comunicación entre los Directores (as) del Consejo de Administración, el gerente general, la auditoría interna u órgano de control que aplique, la auditoría externa y los entes supervisores. g) Conocer y analizar los resultados de las evaluaciones de la efectividad y confiabilidad de los sistemas de información y procedimientos de control interno. h) Proponer al Consejo de Administración los candidatos para auditor interno. i) Dar seguimiento al cumplimiento del programa anual de trabajo de la auditoría Interna j) Proponer al Consejo de Administración la designación de la firma auditora o el profesional independiente y las condiciones de contratación, una vez verificado el cumplimiento por parte de estos de los requisitos establecidos en el Reglamento sobre auditores externos aplicable a los sujetos fiscalizados por la SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE. k) Revisar la información financiera anual y trimestral antes de su remisión al Consejo de Administración, poniendo énfasis en cambios contables, estimaciones contables, ajustes importantes como resultado del proceso de auditoría, evaluación de la continuidad del negocio y el cumplimiento de leyes y regulaciones vigentes que afecten a la entidad. l) Revisar y trasladar al Consejo de Administración los estados financieros anuales auditados, el informe del auditor externo, los informes complementarios y la carta de gerencia. m) En caso de que no se realicen los ajustes propuestos en los estados financieros auditados por el auditor externo, trasladar al Consejo de Administración un informe sobre las razones y fundamentos para no realizar tales ajustes. Este informe debe remitirse conjuntamente con los estados financieros auditados, asimismo debe presentarse firmado por el contador general y el gerente general o representante legal. 29