: 1 VERSIÓN NUEVE. Software para Análisis de datos. Sea un auditor excelente! Usted tiene el conocimiento. Nosotros las herramientas.

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1 : 1 Software para Análisis de datos VERSIÓN NUEVE Sea un auditor excelente! Usted tiene el conocimiento. Nosotros las herramientas. TUTORIAL

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3 Tutorial de IDEA Versión Nueve Un documento de CaseWare IDEA

4 Copyright 2013 (v9.1.1) CaseWare IDEA Inc. Todos los derechos reservados. Este manual y sus archivos de datos son propiedad registrada y poseen todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta publicación podrá ser reproducida, emitida, transcrita, guardada en un sistema para su posterior recuperación o traducida en ningún idioma bajo ningún concepto sin el permiso de CaseWare IDEA Inc. CaseWare IDEA Inc. es una compañía privada de desarrollo y comercialización de software, con oficinas en Toronto y Ottawa, Canadá, compañías subsidiarias en Holanda y China y distribuidores asociados en más de 90 países. CaseWare IDEA Inc. es subsidiaria de CaseWare International Inc., líder mundial en software de inteligencia de negocios para auditores, contadores y profesionales en sistemas y finanzas ( IDEA es distribuido bajo licencia exclusiva por CaseWare IDEA Inc., 469 King Street West, 2nd Floor, Toronto, CANADA, M5V 1K4. IDEA es una marca registrada de CaseWare International Inc.

5 Contenido Contenido Prefacio Prefacio...7 Capítulo 1 Información general sobre IDEA...9 Proyectos de escritorio... 9 Proyectos de IDEA Server Asociación entre proyectos de escritorio y proyectos de IDEA Server Capítulo 2 Ventanas y barras de herramientas de IDEA...13 Ventana Base de datos Ventana Propiedades Ventana IDEAScript Ventana Explorador de archivos Ventana Biblioteca Ventanas desplegables Capítulo 3 Procedimientos iniciales...19 Introducción Acceso a IDEA Selección de proyectos Conexión a IDEA Server Importación de un archivo Microsoft Access Formato de datos Visualización de estadísticas de campo Selección de muestras de registro aleatorias Extracción de registros Importación de un archivo de texto Suma total de datos Estratificación de datos Visualización del gráfico de resultados Creación de una Tabla dinámica Unión de bases de datos Revisión del historial Uso de Mostrar todos los registros que contengan

6 Adicción de un campo virtual Ejecución de una extracción por valor clave Identificación de facturas duplicadas Identificación de omisiones en secuencias de facturas Ejecución de una extracción por valor clave Extraer registros 49 Diseño de informes Crear un campo de acción Apéndice A Organización y mantenimiento...59 Copia de seguridad y restauración de archivos de datos Eliminación de bases de datos Eliminación de otros archivos Copiar archivos de datos Mover archivos de datos Actualización del Explorador de archivos Apéndice

7 Prefacio Prefacio IDEA (originalmente del inglés, Extracción y análisis de datos interactivos) proporciona a auditores, contables, contadores y profesionales de sistemas informáticos y financieros, la posibilidad de mostrar, leer, visualizar, analizar, manipular, obtener muestras y extraer datos de cualquier archivos de datos de cualquier origen, desde grandes sistemas a equipos personales, incluyendo informes impresos en archivos. IDEA le permitirá realzar y extender el alcance de su trabajo proporcionándole funciones exclusivas y características no disponibles en otros programas de software. IDEA combina un incomparable poder de análisis con una gran facilidad de uso en el entorno Windows. Es una herramienta versátil de suma utilidad para cualquier tipo de consulta de archivos y permite a los usuarios, entre otras cosas, lo siguiente: Importar datos desde una amplia variedad de tipos de archivo. Crear vistas personalizadas de datos e informes. Realizar análisis específicos de datos tales como cálculo de estadísticas, detección de omisiones, detección de duplicados, resúmenes y vencimientos. Efectuar cálculos. Seleccionar muestras usando diversas técnicas de muestreo. Comparar y analizar coincidencias entre diferentes archivos de datos. Crear tablas dinámicas para análisis multidimensionales. Generar automáticamente un historial completo documentando los análisis realizados. Grabar, crear y editar macros con IDEAScript (una herramienta personalizable y compatible con VBA) y Visual Script. Realizar pruebas de excepción para elementos inusuales o contradictorios utilizando criterios simples o complejos. IDEA tiene de aritmética, texto, fecha y hora, e incluso financieras. le permiten ejecutar operaciones tales como cálculos de fecha, aritméticos, financieros y estadísticos, así como efectuar búsquedas de texto.

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9 Capítulo 1 Información general sobre IDEA Este tutorial cubre la funcionalidad de IDEA y de IDEA Server: En este tutorial nos referiremos a los productos mencionados anteriormente solamente como IDEA, excepto que se especifique lo contrario. Por otra parte, las imágenes que se usan en este tutorial pueden ser diferentes a las que aparecen en su pantalla dependiendo del tipo de producto de IDEA que esté utilizando. Los módulos cuentan con una extensa Ayuda en línea la cual incluye explicaciones paso por paso de las diferentes tareas. Para poder acceder a la Ayuda en línea deberá contar con Internet Explorer 4.01, aunque es recomendable contar con Explorer 6.0. o posterior. También puede visitar el sitio web de CaseWare IDEA ( para obtener información adicional como consejos y sugerencias, respuestas a las preguntas más frecuentes (FAQs), e información técnica. Sus comentarios son importantes para nosotros. Por favor envíe sus comentarios relacionados con la documentación a IDEADocumentation@caseware.com. Proyectos de escritorio Se recomienda que los archivos de datos para cada auditoría o investigación sean guardados en carpetas separadas para simplificar el manejo y el mantenimiento de las bases de datos y otros archivos asociados con la auditoría o investigación. IDEA utiliza proyectos para organizar los archivos de auditoría. Un proyecto es una especie de contenedor de IDEA para conservar una serie de archivos originales, conservando los datos importados desde un cliente, y cualquier archivo generado producto del análisis. IDEA permite crear dos tipos de proyectos de escritorio: proyectos gestionados y proyectos externos. Gestionado En C:\Usuarios\IDUSUARIO\Documento s\mis documentos IDEA\Proyectos IDEA Nota: Este es el directorio predeterminado. El directorio de proyectos gestionados se puede establecer en una capeta local o en red definida por el usuario. Externo Fuera de C:\Usuarios\IDUSUARIO\Documento s\mis documentos IDEA\Proyectos IDEA

10 10 Tutorial de IDEA Versión Nueve Se puede enlazar a proyectos de IDEA Server Se puede enlazar a proyectos de IDEA Server Permite apuntar a carpetas de trabajo anteriores a IDEA Versión Nueve Al cargar IDEA por primera vez tendrá acceso a dos proyectos gestionados predeterminados: Muestra y Tutorial. Los proyectos Muestras y Tutorial contienen todos los archivos necesarios para completar los ejercicios de esta guía, los del Tutorial de Report Reader para IDEA Versión Nueve, y los del Caso práctico de Métodos estadísticos avanzados de IDEA Versión Nueve, así como lo siguiente junto con los ejemplos del Explorador de lenguaje. Proyectos de IDEA Server Si bien un proyecto de IDEA Server posee la misma funcionalidad que un proyecto de escritorio, existen diferencias clave entre ambos: Ubicación: La ubicación de un proyecto de IDEA Server se encuentra determinada por el Servidor Administrador de tareas de IDEA. Creación: Un proyecto de IDEA Server sólo puede ser creado por un Líder de equipo de IDEA Server. Acceso: Un usuario básico tendrá derecho de acceder a los proyectos para los cuales ha sido asignado por un Líder de equipo de IDEA Server.

11 Capítulo 1: Información general sobre IDEA 11 Asociación entre proyectos de escritorio y proyectos de IDEA Server Al enlazar proyectos de escritorio y proyectos de IDEA Server, conserve la siguiente información en mente: Al conectarse a IDEA Server, el proyecto de IDEA Server que pasa a estar activo aparecerá como enlazado en el proyecto de escritorio activo. Desde entonces, cada vez que trabaje en ese Proyecto de escritorio, IDEA se conectará de forma automática a su proyecto asociado de IDEA Server. Si cambia el Proyecto de escritorio la conexión cambiará al Proyecto de IDEA Server asociado con el mismo, si es que se ha efectuado una conexión previamente. Si cuenta con un Proyecto de escritorio y su Proyecto de IDEA Server asociado abiertos y cambia el Proyecto de IDEA Server mediante el cuadro de diálogo Propiedades de proyecto, el Proyecto de IDEA Server al que se conecte se convertirá en el proyecto asociado con el Proyecto de escritorio actual. Las relaciones entre los Proyectos de escritorio y los Proyectos de IDEA Server siempre permanecerán en base a lo definido a menos que cambie manualmente la relación entre ambos a través del diálogo Propiedades de proyecto. Podrá tener un proyecto de IDEA Server vinculado con diferentes proyectos de escritorio, no obstante, no podrá tener un proyecto de escritorio vinculado con diferentes proyectos de IDEA Server..

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13 Capítulo 2 Ventanas y barras de herramientas de IDEA IDEA usa las siguientes ventanas principales, las cuales se describen en esta sección: Base de datos, Propiedades, Explorador de archivos, Biblioteca, IDEAScript, y ventanas desplegables. Ventana Base de datos La ventana Base de datos le permite ver los campos contenidos dentro de una base de datos. Si bien pueden abrirse múltiples bases de datos a la vez, cada una de ellas se abrirá en una ventana Base de datos distinta mostrándose el nombre de la base de datos activa en la barra de título de IDEA. Ventana Base de datos con la base de datos Transacciones de venta abierta

14 14 Tutorial de IDEA Versión Nueve Ventana Propiedades Cada base de datos posee diferentes propiedades asociadas que se pueden ven en la ventana Propiedades. Estas propiedades son: Datos: Se utiliza para visualizar los datos del archivo en forma de tabla con los nombres de campos como encabezados de columnas y los números de registros como números de filas. Historial: Se utiliza para visualizar el historial de todas las operaciones llevadas a cabo sobre el archivo. Cada base de datos posee su propio Historial. Estadísticas de campo: Se utiliza para acceder a las estadísticas de los campos Numéricos, Fecha u Hora pertenecientes a la base de datos activa. Total de control: Se utiliza para visualizar el total de un campo Numérico seleccionado a los efectos de su conciliación. Criterio: Se utiliza para filtrar registros que satisfagan un criterio determinado. Resultados: Se utiliza para visualizar los resultados de ciertas funciones. Índices: Se utiliza para ver los datos ordenados a través de índices creados, para eliminar índices o para quitar un índice de la base de datos activa. Comentarios: Se utiliza para agregar comentarios a la base de datos activa. También es utilizada por IDEA para mostrar mensajes de advertencia relacionados con la base de datos activa. Ventana Propiedades

15 Capítulo 2: Ventanas y barras de herramientas de IDEA 15 Ventana IDEAScript IDEA incluye una herramienta desarrollada para la creación de macros para extender su funcionalidad denominada IDEAScript. Los IDEAScripts pueden ser grabados, especificados desde cero, o una combinación de ambos. El código IDEAScript es generado o especificado en la ventana IDEAScript. Esta ventana cuenta con una barra de herramientas con las opciones más comúnmente usadas como así también con funciones de asistencia para la escritura, edición y depuración de IDEAScript. Al igual que con IDEA Versión Ocho también podrá crear macros a través de una nueva utilidad llamada Visual Script. Visual Script es utilizado para crear, editar y mantener macros visualmente dentro de IDEA. En esencia, la opción Visual Script es una representación visual de IDEAScript. La ventaja Visual Script radica en que le permite automatizar tareas que ejecuta regularmente sin tener que escribir ningún código. De ser necesario, puede convertir un Visual Script en un IDEAScript. Para obtener más información acerca de Visual Script consulte la Ayuda de IDEA. Ventana Explorador de archivos La ventana Explorador de archivos muestras todas las bases de datos de IDEA incluidas en un proyecto en forma jerárquica. Si cuenta con acceso a IDEA Server, la ventana Explorador de archivos dividirá su pantalla entre Proyecto de escritorio y Proyecto de IDEA Server. La ventana Explorador de archivos puede ser re-dimensionada para visualizar mayores detalles acerca de las bases de datos tales como el nombre de la base de datos, la cantidad de registros, el tamaño, la fecha de la última modificación y la fecha de creación. El Explorador de archivos también cuenta con una barra de herramientas mediante la cual podrá ejecutar acciones tales como crear una subcarpeta, cambiar la vista de la ventana, actualizar la lista de bases de datos, cambiar nombre, marcar o eliminar bases de datos. Explorador de archivos en vista ordenada

16 16 Tutorial de IDEA Versión Nueve Ventana Biblioteca En IDEA una Biblioteca es un repositorio de archivos. Cada Biblioteca de IDEA contiene grupos de bibliotecas mediante los cuales puede organizar los archivos asociados con el proyecto. Al crear un proyecto, IDEA crea subcarpetas de Biblioteca que le permiten organizar todos los archivos de proyecto asociados. La ventana Biblioteca de IDEA muestra estas subcarpetas como grupos de bibliotecas del sistema y enumera los archivos incluidos en los grupos. Los grupos de la Biblioteca son Funciones personalizadas, Ecuaciones, Exportaciones, Definiciones de importación, Macros, Otros, Resultados y Archivos fuente. Para cada archivo de la Biblioteca podrá visualizar el tamaño del archivo y la fecha de la última modificación. Desde la ventana Biblioteca podrá ejecutar acciones tales como crear grupos de biblioteca personalizados, eliminar archivos, ejecutar macros y copiar archivos en otra Biblioteca. Ventana Biblioteca sin estar conectado a IDEA Server

17 Capítulo 2: Ventanas y barras de herramientas de IDEA 17 Existen tres bibliotecas diferentes disponibles en IDEA: Biblioteca corporativa: Un repositorio de archivos de IDEA Server compilados por Líder de equipo de IDEA Server. La Biblioteca corporativa contiene los grupos de biblioteca estándar del sistema. Los líderes de equipo podrán agregar archivos a estos grupos de biblioteca o crear nuevos grupos de biblioteca personalizados. Los usuarios conectados a IDEA Server podrán copiar archivos de la Biblioteca corporativa en sus Bibliotecas de proyecto actual. Biblioteca local: Un repositorio de archivos de su unidad local usado para compartir archivos con todos sus proyectos de escritorio. La Biblioteca local siempre estará disponible al acceder a IDEA. Al instalar IDEA es creada la carpeta Biblioteca local en el directorio C:\Usuarios\ID USUARIO\Documentos\Mis documentos IDEA. Biblioteca de proyecto actual: Un repositorio de archivos para el proyecto de escritorio actual así como para el proyecto enlazado de IDEA Server, en caso de ser aplicable. Ventanas desplegables Se encuentran disponibles las siguientes ventanas desplegables como pestañas en la parte inferior de la ventana de la aplicación: Tareas en ejecución y Resultado de la búsqueda: Las ventanas desplegables pueden ser fijadas haciendo clic en el pin ubicado en su extremo superior derecho. Tareas en ejecución: La ventana desplegable Tareas en ejecución detalla el grado de avance para una tarea en ejecución. Resultado de la búsqueda: IDEA muestra los resultados de una búsqueda en la ventana desplegable Resultado de la búsqueda. Dentro de esta ventana, las nuevas búsquedas pisarán las anteriores. Haciendo clic con el botón derecho en la ventana Resultado de la búsqueda, podrá volver a realizar la búsqueda (o reajustar la misma) o imprimir los resultados. Puede ordenar los resultados haciendo doble clic sobre cualquier columna dentro de la ventana Resultado de la búsqueda. Aparecerá una flecha en el encabezado de columna indicando la dirección del orden (Ascendente o Descendente). IDEA Server permite que múltiples usuarios puedan buscar en la misma base de datos de forma simultánea sin el riesgo de sobrescribir otros resultados de búsquedas.

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19 Capítulo 3 Procedimientos iniciales Introducción Los ejercicios de esta sección sirven de introducción para los nuevos usuarios y de revisión para los usuarios que ya conocen la aplicación. Cada ejercicio cuenta con un objetivo a alcanzar. Los ejercicios de este tutorial deben completarse de forma secuencial, puesto que existen determinadas pruebas que se llevan a cabo sobre la base de los resultados obtenidos en ejercicios anteriores. Para obtener más información sobre el uso de IDEA: Acceda a la Ayuda del software Visite la sección de Soporte de IDEA en el sitio web de CaseWare IDEA ( IDEA.com) Asista a uno de los cursos de capacitación Acceso a IDEA Desde el menú Inicio de Windows seleccione Programas > IDEA > IDEA. De forma predeterminada, el proyecto gestionado está configurado como Muestra. Las bases de datos de este proyecto son bases de datos de ejemplo que puede utilizar para probar IDEA. Selección de proyectos Objetivo: Especificar un proyecto gestionado. Se usará un proyecto gestionado para completar todos los ejercicios de esta sección. 1 En la pestaña Principal, dentro del grupo Proyectos, haga clic en Seleccionar. 2 En la pestaña Proyectos gestionados seleccione Tutorial. 3 Haga clic en Aceptar. El proyecto denominado Tutorial pasará a ser el proyecto activo, cerrando el proyecto Muestra (el proyecto gestionado predeterminado). El Explorador de archivos aparecerá ahora vacío. A su vez podrá observar que en la barra de estado en el extremo inferior izquierdo de la ventana de la aplicación se mostrará Proyecto gestionado: Tutorial.

20 20 Tutorial de IDEA Versión Nueve Conexión a IDEA Server Objetivo: Conectarse a IDEA Server. Como IDEA Server es una aplicación cliente - servidor, las bases de datos de IDEA residen en el servidor y las tareas son ejecutadas sobre el mismo. Por consiguiente, deberá conectarse al servidor, para acceder a las bases de datos y analizar los datos. Consulte la sección Relación entre las Carpetas de Trabajo de IDEA y los Proyectos de IDEA Server 1 En la pestaña Inicio, dentro del grupo IDEA Server, haga clic en Seleccionar servidor. 2 En el desplegable Seleccionar un servidor, seleccione el servidor apropiado. Alternativamente haga clic en Agregar para agregar un servidor. 3 Haga clic en Aceptar. Importación de un archivo Microsoft Access Objetivo: Importar un archivo Microsoft Access y generar las estadísticas de campo para la base de datos importada. 1 En la pestaña Principal, dentro del grupo Importar haga clic en Escritorio. 2 En el Asistente de importación, seleccione la opción Microsoft Access en la lista de opciones. 3 Haga clic en el botón Examinar al lado del cuadro Nombre para seleccionar la base de datos de Microsoft Access que desea importar. 4 Seleccione Clientes.MDB. 5 Haga clic en Abrir. 6 Haga clic en Siguiente. 7 En el cuadro Microsoft Access, dentro de la ventana Seleccionar tablas seleccione Base de datos1. Si importa un archivo Microsoft Access que posea más de una tabla, podrá importar múltiples tablas simultáneamente seleccionando las opciones apropiadas. No obstante esto, tenga en cuenta que aquellas opciones seleccionadas se aplicarán a todas las tablas importadas. 8 En el área Opciones de campo carácter deje marcada la opción Analizar registros para longitud de campo. Todos los campos Carácter se importarán con una longitud de 255 caracteres a menos que esto sea modificado. Esta no parece ser la longitud correspondiente para los campos Carácter. 9 Acepte el valor predeterminado de registros en el cuadro Analizar solo para determinar la longitud de campo máxima.

21 Capítulo 3: Procedimientos iniciales Acepte el nombre de archivo predeterminado (Clientes), y luego haga clic en Aceptar. Al importar el archivo el nombre de la base de datos pasará a ser el nombre de archivo - nombre de tabla. En este caso la base de datos importada en IDEA pasará a llamarse Clientes- Base de datos1. Formato de datos Objetivo: Cambiar el formato de las columnas para los campos seleccionados y la secuencia de los registros. 1 Asegúrese de que la base de datos Clientes - Base de datos 1 se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana Propiedades. 2 Posicione el cursor en el separador de campo de los dos primeros campos. Haga clic en el separador de columna y reduzca la longitud del campo NUM_CLI para ajustar los datos. 3 Coloque el cursor sobre el primer encabezado de columna. Aparecerá un mensaje que muestra el tipo de campo y la longitud de campo. 4 Ordene el campo LIM_CREDITO en sentido ascendente haciendo doble clic sobre su encabezado. Aparecerá una flecha hacia arriba en el encabezado del campo LIM_CREDITO indicando que el campo ha sido indexado en orden ascendente. A su vez, observe que el índice es mostrado en el área de Índices dentro de la ventana Propiedades. 5 Vuelva a la secuencia original de registros seleccionando la opción Sin índice en el área de Índices de la ventana Propiedades.

22 22 Tutorial de IDEA Versión Nueve 6 En la ventana Base de datos, haga clic en el botón derecho del ratón sobre el nombre de campo NUM_CLI para acceder a una lista de opciones generalmente utilizadas. 7 Seleccione Configuración de columna... 8 Para el campo NUM_CLI coloque el color del texto en azul, el color de fondo en gris y cambie la fuente a negritas.

23 Capítulo 3: Procedimientos iniciales 23 9 Para el campo LIM_CREDITO coloque el color del texto en púrpura y el color de fondo en gris claro. Acepte las opciones para usar el símbolo de moneda y el separador de miles. 10 Haga clic en Aceptar para salir del diálogo Configuración de columna. Observa que han sido aplicados los cambios de formato a la base de datos. 11 Re-ordene los campos moviendo el campo LIM_CREDITO luego del campo NUM_CLI: Haga clic en el campo LIM_CREDITO para seleccionarlo y luego haga clic nuevamente sobre el mismo para que aparezca la imagen de arrastre. Arrastre la columna hacia el campo NUM_CLI. Observe que la línea roja indica la posición de arrastre. Suelte la columna a la derecha del campo NUM_CLI. Nota: Una vez modificada una vista, IDEA guarda las configuraciones junto con la base de datos. Estas configuraciones permanecerán activas hasta que sean modificadas o restauradas. Cualquier base de datos hija creada a partir de esta base de datos heredará esta configuración. 12 En la pestaña Ver, dentro del grupo Vistas haga clic en Restablecer para quitar los cambios aplicados al formato.

24 24 Tutorial de IDEA Versión Nueve Visualización de estadísticas de campo Objetivo: Ver las estadísticas de campo para los campos Numéricos de la base de datos activa. 1 Asegúrese de que la base de datos Clientes - Base de datos 1 se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana Propiedades. 2 Dentro de la ventana Propiedades haga clic en Estadísticas de campo. 3 Haga clic en Sí para generar las estadísticas de campo para todos los campos. De forma predeterminada, la ventana Estadísticas de campo mostrará las estadísticas para los campos numéricos. En este caso, aparecerán las estadísticas para el campo LIM_CREDITO, el único campo Numérico de la base de datos. 4 Para visualizar las estadísticas de los campos Fecha y Hora de la base de datos, haga clic en las opciones Fecha y Hora en el cuadro Tipo de campo dentro de la ventana Estadísticas de campo. En la base de datos actual no existen campos Fecha ni campos Hora. Si la base de datos contiene más de un campo, ya sea Numérico, Fecha u Hora, las estadísticas aparecerían juntas en la misma pantalla para todos los campos facilitando la comparación de los valores. 5 Verifique las estadísticas de campo para el campo LIM_CREDITO. 6 Vea el registro que posee el valor máximo haciendo clic en el valor correspondiente al campo Valor máximo. 7 Aparecerá el diálogo Valor máximo de LIM_CREDITO, mostrando el registro de la base de datos que constituye el valor máximo. Podrá guardar o imprimir el registro. Haga clic en Hecho. 8 En la ventana Propiedades haga clic en Datos para regresar la vista original de la base de datos.

25 Capítulo 3: Procedimientos iniciales 25 Selección de muestras de registro aleatorias Objetivo: Seleccionar una muestra aleatoria de registros para analizar. 1 En la pestaña Análisis, dentro del grupo Muestra haga clic en Aleatoria. 2 En el cuadro Cantidad de registros a seleccionar, escriba Deje la semilla aleatoria proporcionada por IDEA. IDEA utilizará la semilla de números aleatorios para obtener los mismos. Si es necesario ampliar una muestra, especifique la misma semilla pero con un tamaño de muestra mayor. Se obtendrá la misma selección original además de los elementos adicionales necesarios. 4 Acepte las opciones predeterminadas para Número registro inicial a seleccionar y Número registro final a seleccionar. 5 IDEA establecerá como predeterminados al primer y último registro de la base de datos, en este caso 1 y Deje desmarcada la opción Permitir registros duplicados. 7 En el cuadro Archivo, escriba el nombre Muestra de clientes. 8 Haga clic en Campos. Aparecerá el cuadro de diálogo Campos. Observe que, de manera predeterminada, IDEA selecciona todos los campos de la base de datos para extraer en la base de datos Muestra de clientes. 9 Haga clic en Aceptar. 10 En el diálogo Muestreo aleatorio de registros haga clic en Aceptar.

26 26 Tutorial de IDEA Versión Nueve 11 Observe la base de datos resultante. Aparecerá un campo adicional (MUES_NUMREG) agregado por IDEA al final de la base de datos. Este campo contiene el correspondiente número de registro en la base de datos original (Clientes-Base de datos1). Observe que esta base de datos aparece como una base de datos hija de la base de datos principal (Clientes-Base de datos1) en la ventana Explorador de archivos. 12 Cierre la base de datos Muestra de clientes haciendo clic en el botón derecho del ratón sobre la pestaña Muestra de clientes y seleccione Cerrar.

27 Capítulo 3: Procedimientos iniciales 27 Extracción de registros Objetivo: Extraer registros de clientes con límites de crédito elevados. 1 En la pestaña Análisis, dentro del grupo Extracción, haga clic en Directa. 2 En la primera fila de la columna Nombre de archivo, reemplace el nombre de archivo predeterminado por Límites de crédito elevados. 3 Especifique la expresión LIM_CREDITO > Haga clic en Aceptar para iniciar la extracción. La base de datos resultante, Límites de crédito elevados, aparecerá en la ventana Base de datos. La misma debería contener 61 registros.

28 28 Tutorial de IDEA Versión Nueve 5 Haga clic en el botón derecho del ratón sobre la pestaña Límites de crédito elevados en la parte superior de la ventana Base de datos y luego haga clic en Cerrar. 6 Cierre la base de datos Clientes-Base de datos 1. Importación de un archivo de texto Objetivo: Importar el archivo de ventas que ha sido proporcionado en formato texto de longitud fija. 1 En la pestaña Principal, dentro del grupo Importar haga clic en Escritorio. 2 En el diálogo principal del Asistente de Importación, seleccione la opción Texto. 3 Haga clic en el botón Examinar ubicado al lado del cuadro Nombre. 4 Seleccione el archivo ventas.txt. De forma predeterminada, aparecerá el diálogo Seleccionar archivo con el grupo de biblioteca Archivos fuente abierto. 5 Haga clic en Abrir. 6 Haga clic en Siguiente. 7 Una vez seleccionado el archivo de datos, el Asistente de Importación analizará los datos del archivo y tratará de determinar su tipo. En este caso IDEA identificará correctamente el formato Longitud fija. Haga clic en Siguiente. 8 Durante este paso, IDEA identificará la longitud de cada registro, en este caso 42 bytes (caracteres) incluyendo los delimitadores de registro. IDEA excluirá automáticamente de la importación los delimitadores de registro. Verifique el archivo en la sección vista previa ubicada en la parte inferior del diálogo. Navegue a lo largo de los registros y verifique que las columnas de datos (campos) se encuentren alineadas. Haga clic en Siguiente.

29 Capítulo 3: Procedimientos iniciales 29 9 En este paso puede identificar la posición inicial y final de cada campo en los registros. El Asistente de importación insertará líneas para una mejor visualización en base al patrón de datos dentro de los registros. Es común obtener una definición de registro para los archivos de longitud fija. Modifique las posiciones de línea de los delineadores de campo de acuerdo a la siguiente definición de registro: (Nombre/Tipo/Inicio/Longitud/Decimal/Máscara/Descripción). Haga clic en Siguiente. NUM_FACT/Carácter/1/7/Número de factura FECHA_OPER/Fecha/8/8/AAAAMMDD/Fecha de la operación TIPO_PAGO/Carácter/16/4/Método de pago ID_VEND /Carácter/20/3/ID del vendedor NUM_CLI/Carácter/23/5/Número de cliente COD_PROD/Carácter/28//2/Código de producto IMPORTE/Numérico/30/11/2 decimales/importe de la operación

30 30 Tutorial de IDEA Versión Nueve 10 En este paso podrá definir el nombre y los detalles de cada campo, y descartar áreas o determinados campos de la importación. Utilice la información de la definición de registro proporcionada en el paso anterior para completar los detalles de cada campo. Una vez definidos todos los campos haga clic en Siguiente. 11 Durante este paso podrá agregar campos Virtuales, Editables, Booleanos, o Multi-estado al archivo a importar. En este ejercicio no crearemos ningún campo. Haga clic en Siguiente. 12 En esta etapa del proceso de importación podrá escribir una ecuación para filtrar los datos que se van a importar a IDEA. A los efectos de este ejercicio, no se escribirá ninguna ecuación. Todos los registros del archivo ventas.txt se necesitarán en ejercicios posteriores de este Tutorial. Haga clic en Siguiente.

31 Capítulo 3: Procedimientos iniciales Durante el paso final deberá especificar las opciones de importación así como el nombre de la base de datos resultante para luego hacer clic en Finalizar. Acepte la opción para importar el archivo (en lugar de enlazar el archivo). IDEA ejecuta más rápido la importación de un archivo en comparación a enlazarlo. Seleccione la opción Generar estadísticas de campo. Las estadísticas de campo pueden ser usadas para conciliación de datos. IDEA guardará automáticamente en la Biblioteca la definición de registro como ventas.rdf/ rdm. Posteriormente, de ser necesario, podrá utilizar esta definición para importar archivos de datos de similares características, o para realizar alguna modificación. En el cuadro Nombre de base de datos, escriba Transacciones de venta. IDEA importará el archivo dentro del proyecto, mostrándolo en la ventana Base de datos. 14 En la ventana Propiedades, haga clic en Total de Control. 15 Seleccione el campo IMPORTE, y luego haga clic en Aceptar. Aparecerá el total de control ,08 al lado del enlace Total de control dentro de la ventana Propiedades. Los auditores deberían conciliar este importe contra el total de ventas del período según la fuente externa con las correspondientes pruebas de auditoría.

32 32 Tutorial de IDEA Versión Nueve Suma total de datos Objetivo: Totalizar las ventas por cliente para obtener una lista de saldos pendientes e identificar la cantidad de cuentas activas y el número de operaciones por cuenta. 1 En la pestaña Análisis, dentro del grupo Categorizar, haga clic en Sumarización. 2 En el diálogo Sumarización, seleccione el campo NUM_CLI como el campo para sumarizar y al campo IMPORTE como el campo para totalizar. 3 Haga clic en Campos. Aparecerá el cuadro de diálogo Campos. Observe que no hay campos seleccionados. Esto evita incluir información no deseada en la base de datos de sumarización. 4 Haga clic en Aceptar para regresar al diálogo Sumarización. 5 Seleccione la opción Usar sumarización rápida. La opción Usar sumarización rápida puede ser seleccionada para sumarizar más rápido la base de datos. Sin embargo, sólo puede efectuarse una Sumarización rápida si la base de datos no posee más de claves únicas. A su vez, la Sumarización rápida le permite seleccionar sólo un campo para sumarizar. Tenga en cuenta que al usar la Sumarización rápida la opción Sum de la sección Estadísticas que se va a incluir se seleccionará de forma predeterminada y el resto de las opciones serán desactivadas. 6 Acepte la opción Crear base de datos puesto que esta base de datos se unirá a la base de datos Clientes-Base de datos1 en el próximo ejercicio. Como en la mayoría de las funciones de IDEA, puede aplicar un criterio a la función, por ejemplo, sumarizar sólo las operaciones de un período especificado. Como ocurre siempre que aplica un criterio, si aplica un criterio a la base de datos usando el enlace Criterio dentro de la ventana Propiedades, la ecuación aparecerá en el cuadro Criterio dentro del diálogo de la función. No obstante esto podrá escribir un nuevo criterio, o modificar uno existente usando el Editor de ecuaciones.

33 Capítulo 3: Procedimientos iniciales 33 7 En el cuadro Archivo, escriba Operaciones sumarizadas. 8 Haga clic en Aceptar. 9 Observe la base de datos resultante. Observe también la cantidad de registros en la barra de estado (303).

34 34 Tutorial de IDEA Versión Nueve Estratificación de datos Objetivo: Estratificar los saldos pendientes para obtener un perfil de la cantidad y los valores de las cuentas dentro de cada banda. 1 Asegúrese de que la base de datos Operaciones sumarizadas se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana Propiedades. 2 Dentro de la ventana Propiedades, haga clic en Estadísticas de campo. 3 Haga clic en Sí para generar las estadísticas. 4 Observe las estadísticas numéricas para el campo IMPORTE_SUM: 5 En la ventana Propiedades haga clic en Datos. 6 Haga clic en el botón derecho del ratón sobre cualquier registro dentro de la ventana Base de datos, y luego seleccione Mostrar estadísticas de campo. 7 De la lista de estadísticas disponibles para campos numéricos, seleccione Valor neto, Valor absoluto, Valor mínimo, y Valor máximo. 8 Haga clic en Aceptar. Las estadísticas seleccionadas aparecerán sobre una banda de color amarillo en la parte superior de la ventana Base de datos. 9 Ajuste las longitudes de las columnas, incluyendo la columna Número de registro/nombre de estadística, para ver los nombres y los valores de las estadísticas completos. Mueva el cursor sobre las filas y observe la información que muestra los nombres de las estadísticas. 10 Haga clic en el botón derecho del ratón sobre cualquier registro de la base de datos, y seleccione la opción Mostrar estadísticas de campo, luego haga clic en Quitar todo. 11 Haga clic en Aceptar para quitar la banda amarilla con las estadísticas. 12 En la pestaña Análisis, dentro del grupo Categorizar, haga clic en Estratificación. 13 En el cuadro Campo para estratificar, seleccione IMPORTE_SUM. 14 En el cuadro Campos a totalizar, seleccione NUM_DE_REGS. 15 Modifique el Incremento a 5, Haga clic en el cuadro Límite superior de la primera fila. 17 Haga clic en la segunda fila del área de hoja de cálculo. 18 Resalte las siguientes tres filas del área de hoja de cálculo hasta llevar el rango a 25, Modifique el Incremento a 25, Seleccione las siguientes 7 filas del área de hoja de cálculo, es decir hasta la fila Asegúrese que la opción Crear resultado se encuentre seleccionada.

35 Capítulo 3: Procedimientos iniciales En el cuadro Nombre resultado, escriba Estratificación Numérica. 23 Haga clic en Aceptar. El resultado Estratificación numérica de la base de datos Operaciones sumarizadas pasará a estar activo y aparecerá como un enlace en el área de Resultados de la ventana Propiedades.

36 36 Tutorial de IDEA Versión Nueve Observe que existen 219 en la primera banda (mayor e igual que cero y menor que 5.000,.00). 24 En la pestaña Archivo, dentro del grupo Imprimir haga clic en Vista previa. 25 Ajuste el zoom para apreciar mejor el informe (por ejemplo al 100%). 26 Vuelva a la vista de Resultados cerrando la ventana Vista previa. Visualización del gráfico de resultados Objetivo: Crear un gráfico personalizado representando los resultados de la estratificación. 1 Asegúrese de que la base de datos Operaciones sumarizadas sea la base de datos activa y que la opción Estratificación numérica se encuentre seleccionada en el área de Resultados de la ventana Propiedades. 2 Obtenga un gráfico de los resultados haciendo clic sobre el botón Alternar entre ver los resultados en un gráfico o en una cuadrícula de la barra de herramientas de Resultados. 3 Haga clic en el botón Galería de la barra de herramientas de Gráficos y seleccione cada tipo de gráfico para visualizar las opciones disponibles. Al ir seleccionando distintos tipos de gráficos observe que el ícono del botón Galería de la barra de herramientas de gráficos irá representando el tipo de gráfico seleccionado. 4 Vuelva a seleccionar la opción gráfico de barras. 5 Haga clic en el botón Propiedades de la barra de herramientas de gráficos.

37 Capítulo 3: Procedimientos iniciales 37 6 Haga clic en la pestaña Eje Y. 7 Asegúrese de que la opción Mostrar cuadrícula se encuentre seleccionada y haga clic en Aceptar. 8 Coloque el cursor sobre el estrato 6 del gráfico y observe que su color es sólido y los valores de los ejes X e Y (número de estrato e importe total) aparecen en un mensaje en pantalla. 9 Haga clic sobre la barra del estrato 6 y luego seleccione Ver registros para acceder a las operaciones que conforman el importe. 10 Haga clic en Listo. 11 Regrese a la vista del Resultado de estratificación haciendo clic en el botón Alternar entre ver los resultados en un gráfico o en una cuadrícula de la barra de herramientas de Resultados. 12 En la ventana Propiedades, haga clic en Datos para volver a la vista de la base de datos Operaciones sumarizadas. 13 Cierre todas las bases de datos abiertas.

38 38 Tutorial de IDEA Versión Nueve Creación de una Tabla dinámica Objetivos: Obtener un perfil de la bases de datos Transacciones de venta en un formato de tabla y crear múltiple sumarizaciones en una tabla calculando los totales, el promedio o la cantidad de registros. 1 Abra la base de datos Transacciones de venta. 2 En la pestaña Análisis, dentro del grupo Categorizar, haga clic en Tabla dinámica. 3 En el cuadro Nombre resultado, escriba Tabla dinámica Transacciones de venta y luego haga clic en Aceptar. 4 En Campos de tabla dinámica, haga clic en el campo TIPO_PAGO y llévelo con el ratón al área titulada Colocar campos de fila aquí. Haga clic en el campo COD_PROD y arrástrelo al área titulada como Colocar campos de columna aquí. Haga clic en el campo IMPORTE y arrástrelo al área titulada como Colocar elementos de datos aquí. Haga clic en Cerrar. Si los datos son demasiado largos para el campo, IDEA le mostrará los valores del campo con almohadillas o signos de numerales (#). Simplemente haga clic y arrastre los separadores de campo para agrandarlos y ver todos los valores. De esta manera se obtiene un perfil de la base de datos Transacciones de venta por Tipo de pago y Código de producto con los totales (IMPORTE) correspondientes a cada combinación. 5 Haga clic en el botón derecho del ratón sobre uno de los códigos de producto para acceder al menú. Este menú cuenta con opciones para ocultar los totales o para revertir el orden mostrado para los códigos de productos. Seleccione las diversas opciones y observe sus consecuencias. 6 Haga clic con el botón derecho en cualquier registro de la tabla para invocar el diálogo Campo de tabla dinámica. 7 En la lista Sumarizar por haga clic en Cantidad y luego haga clic en Aceptar.

39 Capítulo 3: Procedimientos iniciales 39 8 Observe los registros correspondientes a las cuatro ventas del código de producto 02 que fueron pagadas usando American Express (AMEX) seleccionando el pie total para el código de producto 02 y luego haciendo clic en el botón Vista de los registros que conforman un valor seleccionado en el área de datos de la barra de herramientas de Tabla dinámica. 9 Haga clic en Listo. 10 La Tabla dinámica de IDEA permite a los usuarios tener múltiples campos en una fila, columna, o área de datos. Abra el diálogo Campos Tabla dinámica haciendo clic en el botón Abrir lista de campos de Tabla dinámica de la barra de herramientas de Tabla dinámica. Agregue el campo VENDEDOR en el área de columnas ubicando el mismo a la izquierda del campo COD_PROD. Haga clic en Cerrar. 11 A continuación veremos sólo las ventas para los códigos de producto 02 y 04, pero tomando como eje principal al campo Vendedor. Haga clic en el desplegable COD_PROD y seleccione sólo las opciones para los códigos de producto 02 y Observe que puede comprimir o expandir los detalles de cada vendedor haciendo clic sobre los símbolos o + ubicados al lado de cada número de vendedor. Para comprimir todo, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el campo VENDEDOR en el área de columnas y seleccione la opción Contraer todo. 13 En la ventana Propiedades haga clic en Datos. 14 Cierre la base de datos Transacciones de venta. Unión de bases de datos Objetivo: Verificar si los límites de crédito han sido excedidos. 1 Abra la base de datos Operaciones sumarizadas. La clave en común a través de la cual se van a unir las bases de datos, es el campo Número de cliente. El tipo de datos que contenga este campo clave debe ser el mismo para cada base de datos, pudiendo variar su longitud. 2 En la pestaña Análisis, dentro del grupo Relacionar, haga clic en Unir. Aparecerá el diálogo Unir bases de datos con la base de datos Operaciones sumarizadas como la base de datos primaria.

40 40 Tutorial de IDEA Versión Nueve 3 Haga clic en Campos para la base de datos primaria. Aparecerá el cuadro de diálogo Campos. Observe que todos los campos se encuentran seleccionados para la base de datos resultante. 4 Haga clic en Aceptar para cerrar el diálogo Campos. 5 Haga clic en el botón Seleccionar para poder elegir la base de datos secundaria. 6 Seleccione la base de datos Clientes-Base de datos1 y haga clic en Aceptar. 7 En el cuadro Archivo, escriba Saldos de clientes. 8 Especifique la clave de coincidencia haciendo clic en el botón Coincidencia. 9 Haga clic en la primera fila de la columna Primario y seleccione NUM_CLI en la lista de campos. Acepte la opción predeterminada Ascendente que aparece en el cuadro Orden. 10 Haga clic en la primera fila de la columna Secundario y seleccione NUM_CLI en la lista de campos. 11 Haga clic en Aceptar. 12 Seleccione la opción Todos los registros en ambos archivos. 13 Haga clic en Aceptar para unir las bases de datos seleccionadas. 14 Observe la base de datos resultante Saldos de clientes. La misma debería contener 351 registros.

41 Capítulo 3: Procedimientos iniciales 41 Revisión del historial Objetivo: Acceder al Historial conservado por IDEA para verificar las acciones efectuadas. 1 Asegúrese de que la base de datos Saldos de clientes se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana Propiedades. 2 En la ventana Propiedades haga clic en Historial. 3 Expanda y examine cada sección del Historial. 4 En la última sección podrá observar los detalles acerca de cómo se unieron las bases de datos. Observe lo siguiente: Cantidad de registros: 351 (ventas coincidentes con clientes) Registros primarios no coincidentes: 10 (ventas a clientes no incluidos en la base de datos Clientes-Base de datos1) Registros secundarios no coincidentes: 48 (clientes sin ventas en el período) 5 Examine la sección de código de IDEAScript del Historial de Unir bases de datos. Esto puede ser útil para volver a ejecutar o automatizar las pruebas realizadas. 6 Comprima el Historial para la prueba Unir bases de datos. Uso de Mostrar todos los registros que contengan... Objetivo: Buscar todos los registros no coincidentes o aquellos sujetos a una condición en particular. 1 Asegúrese de que la base de datos Saldos de clientes se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana Propiedades. 2 Localice el registro 9. Observe que no existen valores en el campo NUM_CLI1 para este registro (se trata de una venta sin coincidencia en la base de datos Clientes-Base de datos1). 3 Haga clic con el botón secundario del ratón sobre el registro en blanco 9 del campo CUST_NO1 y, a continuación, seleccione la opción Mostrar todos los registros que contengan.

42 42 Tutorial de IDEA Versión Nueve Aparecerá el diálogo Mostrar todos los registros que contengan 4 Haga clic en Aceptar. IDEA aplicará el criterio NUM_CLI1 = en la base de datos y lo agregará debajo del enlace Criterio dentro de la ventana Propiedades. Observe que hay 10 registros que cumplen con el criterio especificado. Esta es la cantidad de ventas para las cuales no existe un registro en la base de datos Clientes-Base de datos1.

43 Capítulo 3: Procedimientos iniciales 43 5 Haga clic con el botón derecho en el enlace Criterio dentro de la ventana Propiedades y luego seleccione Eliminar. El criterio se eliminará de la base de datos mostrándose todos los registros. 6 Repita el proceso para identificar todos los clientes sin ventas en el período usando el criterio NUM_CLI =. Existen 48 registros. Estos son los clientes sin ventas. 7 Elimine el criterio volviendo a ver todos los registros de la base de datos Saldos de clientes. Adicción de un campo virtual Objetivos: Agregar un campo virtual (calculado) para calcular el nuevo límite de crédito y determinar luego los clientes que han excedido dicho límite. 1 Asegúrese de que la base de datos Saldos de clientes se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana Propiedades. 2 En la pestaña Datos, dentro del grupo Campos, haga clic en Agregar. 3 Especifique la siguiente expresión: Nombre de campo: NUEVO_LIMITE Tipo: Numérico virtual Longitud: No aplicable para campos numéricos Cantidad de decimales: 2 Parámetro: LIM_CREDITO * 1.1 Descripción: Límite de crédito actualizado

44 44 Tutorial de IDEA Versión Nueve 4 Haga clic en Aceptar para agregar el campo NUEVO_LIMITE. 5 Observe que al final de la base de datos ha sido agregado un nuevo campo llamado NUEVO_LIMITE. El color de los campos Virtuales está determinado por el color establecido en la pestaña Configuración de Rejilla del diálogo Opciones de IDEA. El cuadro de diálogo Opciones de IDEA puede ser accedido desde la pestaña Archivo. Ejecución de una extracción por valor clave Objetivo: Ejecutar una extracción con el fin de identificar los clientes que han excedido el nuevo límite de crédito. 1 Asegúrese de que la base de datos Saldos de clientes se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana Propiedades. 2 En la pestaña Análisis, dentro del grupo Extracción, haga clic en Directa.

45 Capítulo 3: Procedimientos iniciales 45 3 En la columna Nombre de archivo, reemplace el archivo predeterminado por Límites de crédito excedidos. 4 Haga clic en el botón Editor de ecuaciones y luego escriba la ecuación IMPORTE_SUM > NUEVO_LIMITE. 5 Haga clic en el botón Validar y salir para regresar al diálogo Extracción Directa. 6 Haga clic en Aceptar. 7 Observe la base de datos resultante de 11 registros (incluyendo ventas a clientes no autorizados). 8 Cierre todas las bases de datos abiertas.

46 46 Tutorial de IDEA Versión Nueve Identificación de facturas duplicadas Objetivos: Verificar la validez de las facturas, obteniendo los números de aquellas facturas que se encuentren duplicadas. 1 Abra la base de datos Transacciones de venta. 2 En la pestaña Análisis haga clic en el desplegable Clave duplicada y luego haga clic en Detección. 3 Deje seleccionada la opción Obtener registros duplicados. 4 En el cuadro Archivo, escriba Facturas duplicadas. 5 Haga clic en Clave. 6 En la columna Campo, seleccione NUM_FACT y deje la dirección Ascendente. 7 Haga clic en Aceptar para regresar al diálogo Detectar clave duplicada. 8 Haga clic en Aceptar para ejecutar la tarea. 9 Observe la base de datos resultante de 4 transacciones con dos pares de facturas duplicadas ( y ) las cuales deberían ser investigadas. 10 Cierre todas las bases de datos abiertas. Identificación de omisiones en secuencias de facturas Objetivos: Realizar una prueba de omisiones en la secuencia de número de facturas para comprobar que no existan lagunas. 1 Abra la base de datos Transacciones de venta. 2 En la pestaña Análisis, dentro del grupo Explorar haga clic en Detección omisiones. 3 En el desplegable Campo a usar, seleccione NUM_FACT.

47 Capítulo 3: Procedimientos iniciales 47 4 En el área Carácter acepte la máscara predeterminada (NNNNNNN). 5 En el área Salida, seleccione la opción Crear resultado. 6 En el cuadro Nombre de resultado, escriba Números de facturas que faltan. 7 Haga clic en Aceptar. El resultado "Números de facturas que faltan" pasará a estar activo. Ejecución de una extracción por valor clave Objetivo: Seleccionar manualmente aquellos registros que respondan a un valor clave determinado y extraerlos a un archivo separado. 1 Asegúrese que la base de datos Transacciones de venta se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana Propiedades. 2 En la pestaña Análisis, dentro del grupo Extracción haga clic en Valor clave. 3 Haga clic en el botón Examinar ubicado al lado del desplegable Claves existentes.

48 48 Tutorial de IDEA Versión Nueve 4 Cree la clave TIPO_PAGO/A + COD_PROD/A y luego haga clic en Aceptar. Todos los valores para TIPO_PAGO/A + COD_PROD/A aparecerán seleccionados en la parte inferior del diálogo. 5 Haga clic en el botón Quitar todo, y luego seleccione sólo los pagos con VISA para los códigos de producto 05 and Puede también, llegado el caso, agregar algún criterio. Dado que nuestro objetivo es extraer todas las ventas pagadas con VISA para dos códigos de producto dejaremos sin completar la propiedad Criterio. 7 Deje marcada la opción Crear una base de datos para cada clave única. Tenga en cuenta que puede optar por crear una única base de datos con todos los registros resultantes. 8 Haga clic en Aceptar.

49 Capítulo 3: Procedimientos iniciales 49 En el Explorador de archivos, IDEA creará dos bases de datos hijas debajo de la base de datos madre Transacciones de venta: ValCla=VISA + 05 y ValCla=VISA Cierre todas las bases de datos abiertas. 10 Cambie el nombre de las dos bases de datos hijas haciendo clic con el botón derecho en el Explorador de archivos seleccionando la opción Cambiar nombre. Especifique como nombre para las bases de datos Pagos con VISA para código de producto 05 y Pagos con VISA para código de producto 06. Extraer registros Objetivo: Realizar una prueba de excepción más avanzada, identificando todas las operaciones realizadas un día domingo. 1 Abra la base de datos Transacciones de venta. 2 En la pestaña Análisis, dentro del grupo Extracción, haga clic en Directa. 3 En la columna Nombre de archivo, reemplace el archivo predeterminado por Operaciones día domingo.

50 50 Tutorial de IDEA Versión Nueve 4 Complete la ecuación de la siguiente = 1. 5 Haga clic en Aceptar para ejecutar la extracción. Existen 152 operaciones en día Domingo. 6 Observe la base de datos resultante y su Historial. 7 Cierre la base de datos Operaciones día domingo.

51 Capítulo 3: Procedimientos iniciales 51 Diseño de informes Objetivo: Seleccionar y dar formato a los datos antes de presentarlos e imprimirlos. 1 Asegúrese que la base de datos Transacciones de venta se encuentre activa con la propiedad Datos seleccionada en la ventana Propiedades. 2 En la pestaña Archivo dentro del grupo Imprimir haga clic en Crear informe para crear un informe usando las configuraciones de la vista. 3 Seleccione la opción Crear nuevo informe y la casilla Permitir encabezados ocupar múltiples líneas. Haga clic en Siguiente.

52 52 Tutorial de IDEA Versión Nueve 4 En la lista de campos seleccione cada campo (de a uno por vez) y especifique un nombre descriptivo corto en el cuadro Texto. Este texto se usará para los nombres de campos. Acepte las selecciones de alineación predeterminadas. Haga clic en Siguiente. 5 Defina un corte para el informe sobre la clave NUM_CLI/A + FECHA_OPER/D. Haga clic en Siguiente. Nota: se mostrarán los registros del informe de acuerdo al índice especificado. IDEA mostrará la descripción del índice en el área de Índices de la ventana Propiedades una vez completado el informe.

53 Capítulo 3: Procedimientos iniciales 53 6 Cree un corte y totalice el campo IMPORTE por cada número de cliente (NUM_CLI). Seleccione las siguientes opciones: Número de registros en corte, Mostrar línea de corte y Mostrar corte inicial. Especifique un espaciado de corte de 3 líneas. Seleccione el campo IMPORTE. Seleccione las opciones Mostrar sombreado y Usar símbolo de moneda. Haga clic en Siguiente.

54 54 Tutorial de IDEA Versión Nueve 7 Cree los totales generales sólo para el campo IMPORTE, utilice como fuente la opción negrita, y luego haga clic en Siguiente.

55 Capítulo 3: Procedimientos iniciales 55 8 Especifique la siguiente información y haga clic en Finalizar. Imprimir portada: Seleccione esta opción. Título: Transacciones de venta Comentarios: Ordenado por número de cliente y fecha. Preparado por: Especifique su nombre o sus iniciales. Encabezado: Especifique el nombre de su empresa. Pie de página: Especifique el nombre de su empresa. Fecha/Hora: Acepte las opciones predeterminadas a menos que tenga una preferencia en particular. Nota: Las opciones seleccionadas afectarán la forma en la que se imprime el informe. El nombre especificado en el cuadro Preparado por aparecerá en los informes accesibles a través de la Vista previa de un Resultado. 9 Una vez que haya creado el informe usando el Asistente de Informes, IDEA le preguntará si desea acceder a la Vista previa del informe. Haga clic en Sí. 10 Vea el informe, cambiando entre una sola página y dos páginas. 11 Utilice el zoom para ver detalles del informe. Existen dos niveles de zoom. 12 Compruebe que todas las configuraciones, incluyendo la longitud de los campos, sean correctas. Nota: Si desea imprimir la vista, haga clic en el botón Imprimir de la ventana Vista previa. Todas las configuraciones seleccionadas para el informe (cortes de informe, encabezados de campos, totales, información de portada) se guardarán con la vista. Cada vez que cree un informe, debe guardar la vista para conservar la configuración del informe. 13 Cierre la ventana Vista previa.

56 56 Tutorial de IDEA Versión Nueve Crear un campo de acción Objetivo: Crear una acción al hacer clic sobre un valor de un campo especificado. 1 Abra la base de datos Clientes-Base de datos 1. 2 Haga clic en el botón derecho del ratón sobre cualquier valor del campo NUM_CLI y luego seleccione la opción Definir campo de acción... Aparecerá el diálogo Definir campo de acción. 3 Asegúrese de que la opción Crear acción de enlace para mostrar la vista previa de extracción se encuentre seleccionada. 4 Haga clic en el botón Examinar y seleccione la base de datos Operaciones sumarizadas. Haga clic en Aceptar para el diálogo Seleccionar base de datos 5 Haga clic en Campos a consultar. 6 En el diálogo Campos no encontrados haga clic en Aceptar. 7 Asegúrese que el campo NUM_CLI se encuentre seleccionado y haga clic en Aceptar. 8 Haga clic en Aceptar dentro del diálogo Definir campo de acción para crear la acción de enlace. La base de datos Clientes-Base de datos1 posee ahora un enlace (en azul y subrayado) a la base de datos Operaciones Sumarizadas.

57 Capítulo 3: Procedimientos iniciales 57 9 En el campo NUM_CLI, haga clic en el primer registro para mostrar la ventana Vista previa de extracción. Aparecerán las operaciones totales para el número de cliente Haga clic en Listo.