Coordinación de Tecnologías de la Información y Comunicación. Guía para Generar Un Gasto General

Transcripción

1 Coordinación de Tecnologías de la Información y Comunicación Guía para Generar Un Gasto General

2 Contenido I. PRINCIPALES DIFERENCIAS... 1 II. REGISTRAR UNA SOLICITUD DE GASTO GENERAL... 2 III. SUBIR FACTURAS Y ENVIAR UNA SOLICITUD DE GASTO IV. ANEXOS... 21

3 I. PRINCIPALES DIFERENCIAS Con la actualización del sistema de contabilidad gubernamental (SCG) la forma de operar el sistema cambia, esto con el objetivo de optimizar y tener un mejor control sobre el registro de las solicitudes de gastos, se agregaron nuevos elementos al sistema los cuales se definen a continuación: 1. Solicitud de recursos.- es la nueva opción que se debe usar para registrar las solicitudes de gasto. 2. Proyectos.- cada Unidad Responsable debe contar con proyectos para gastos de operación los cuales provienen de recursos federales, estatales o de ingresos propios (de acuerdo a lo que hayan reportado en el presupuesto participativo a la Dirección de Programación y Presupuestos - DPP); cada proyecto tiene definidos sus propios clasificadores por objeto del gasto (COG), en caso de que se requiera realizar una solicitud de gasto y ninguno de los proyectos cuente con el COG a utilizar se debe de acudir a la DPP para que realice los ajustes correspondientes o en caso de ser necesario, dar de alta un nuevo proyecto el cual incluya los COG faltantes. 3. Comprobantes.- Esta opción permite al usuario subir las facturas en formato XML y los archivos pdf, el monto total de las facturas debe ser igual al monto de la solicitud de gasto. Las principales diferencias entre la nueva forma de registrar una solicitud de gasto general y la forma anterior son las siguientes: 1. Se utiliza la opción de Solicitud de recursos en lugar de Solicitud de Gastos. 2. Se selecciona un Proyecto en lugar de una Bolsa. 3. El sistema solo permite usar los clasificadores por objeto del gasto (COG) que estén definidos en el proyecto en lugar de usar todo el catálogo de COG. 4. Se deben de subir las facturas en formato XML y pdf correspondientes a la solicitud de gasto. Pág. 1

4 II. REGISTRAR UNA SOLICITUD DE GASTO GENERAL Antes de registrar una solicitud de gasto lo primero que se debe considerar es si la solicitud es un Gasto a comprobar o un Gasto General que en resumen se definen a continuación: 1. Gasto General.- Este tipo de solicitud se utiliza cuando ya se realizó el gasto y se cuenta con las facturas en formato XML y pdf para solicitar el pago de las facturas, los COG que se utilicen dependerán de los conceptos de las facturas. El pago puede salir a nombre de un empleado, proveedor o un alumno. 2. Gasto a Comprobar.- A diferencia del gasto general, en este tipo de solicitud el gasto aún no se ha realizado, por ello se debe realizar un presupuesto con los posibles COG que se vayan a utilizar en el gasto, para posteriormente ser comprobados con las facturas obtenidas del gasto. Por tal motivo, el pago solo puede salir a nombre de un empleado y solo se pueden comprobar los COG que se hayan presupuestado en la solicitud de gasto a comprobar. En caso de tener dudas acerca de los COG a utilizar para elaborar el presupuesto y no tener dificultades al momento de hacer la comprobación del recurso, se sugiere acudir a Auditoría Interna para recibir asesoría. El proceso inicia cuando un usuario va a hacer una solicitud de gasto; se debe usar la opción de Solicitud de Recursos que se encuentra en el menú desplegable del área de Extraer adscripción. Enseguida debe dar clic en y por ultimo dar clic en como se muestra en las imágenes Fig.1 Área de adscripción, Fig.2 Solicitud de Recursos y Fig.3. Agregar Solicitud. Fig.1. Área de adscripción. Pág. 2

5 Fig.2. Solicitud de Recursos. Fig.3. Agregar Solicitud. Al realizar los pasos anteriores el sistema muestra el formulario para registrar una solicitud de Gasto, a manera de ejemplo se tomó a la CTIC para registrar una solicitud de Gasto General y se eligió el proyecto con nombre Operación 2017 que proviene de la bolsa Subsidio Estatal Ordinario Como se muestra en las imágenes Fig.4. Formulario de captura, Fig.5. Consultar proyectos y Fig.6. Lista de Proyectos. Pág. 3

6 Fig.4. Formulario de captura. Fig.5. Consultar proyectos. Pág. 4

7 Fig.6. Lista de Proyectos. Después de elegir el proyecto, el siguiente paso es elegir la persona que va a cobrar el pago el cual puede ser un Empleado, Proveedor o un Alumno. En el ejemplo se eligió al empleado LEON QUIROZ DAVID como se muestra en las imágenes Fig.7. Tipo de persona, Fig.8. Lista de Empleados Y Fig.9. Buscar un empleado. Fig.7. Tipo de persona. Pág. 5

8 Fig.8. Lista de Empleados. Fig.9. Buscar un empleado. Después de seleccionar a la persona a la cual se le va a hacer el pago lo siguiente es elegir el empleado que va a autorizar la solicitud de gasto. En el ejemplo se eligió al empleado LEON QUIROZ DAVID como se muestra en las imágenes Fig.10. Autoriza pago, Fig.11. Lista de empleados y Fig.12. Buscar empleado. Pág. 6

9 Fig.10. Autoriza pago. Fig.11. Lista de empleados. Pág. 7

10 Fig.12. Buscar empleado. El siguiente paso es escribir el concepto de la solicitud de gasto, en el concepto se debe definir el motivo de la solicitud en forma breve y concisa, el lugar y la(s) fecha(s) en que se realizó la actividad. En el ejemplo el concepto es VIÁTICOS Y PAGO DE GASOLINA PARA DAR MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO AL CENTRO DE COMPUTO DE LA UNIDAD ACADÉMICA DE PSICOLOGÍA EN ACAPULCO,GRO. LOS DÍAS 8 Y 9 DE MARZO DEL AÑO Como se muestra en la imagen Fig.13. Concepto de la solicitud de gasto. Fig.13. Concepto de la solicitud de gasto. Pág. 8

11 Continuando con el proceso de registro toca el turno al Clasificador por Objeto del Gasto o COG, el COG permite al sistema registrar de forma sistemática y homogénea todos los conceptos de gastos descritos. El sistema de contabilidad gubernamental cuenta con los catálogos de COG establecidos por la CONAC los catálogos son los siguientes: 1. DEL OBJETO DEL GASTO (COG).- Contiene una lista con la clave y nombre de todos los Clasificadores por Objeto del Gasto de manera general. 2. DE LOS CONCEPTOS DEL COG.- Contiene una lista con las definiciones por capítulos, conceptos y partidas genéricas el cual permite determinar en qué casos se debe utilizar un COG. Estos catálogos se pueden consultar en la sección de ayuda que se encuentra en este link Como se mencionó anteriormente los cogs que se utilicen dependerán de las facturas que se tengan. En el ejemplo las facturas son por consumo de alimentos, hospedaje y pago de gasolina; en este caso los COG a utilizar son VIATICOS EN EL PAIS Y COMBUSTIBLES, LUBRICANTES Y ADITIVOS como se muestra en las imágenes Fig.14. Agregar COG, Fig.15. Elegir COG, Fig.16. Lista de COGS, Fig.17. COG para la factura de VIATICOS, Fig.18. Agregar otro COG y Fig.19. Guardar Solicitud de Gasto. Fig.14. Agregar COG. Pág. 9

12 Fig.15. Elegir COG. Fig.16. Lista de COGS. Pág. 10

13 Fig.17. COG para la factura de VIATICOS. Fig.18. Agregar otro COG. Pág. 11

14 Fig.19. Comprobantes Cabe mencionar que antes de hacer el registro del gasto en el sistema, se deben tomar en cuenta lo siguiente: Si hay facturas que sean de un mismo concepto (por ejemplo consumo de alimentos) se debe de sacar la sumatoria de las facturas y registrar en un solo COG el monto acumulado. Puede haber facturas que apliquen para un mismo COG por ejemplo consumo de alimentos, hospedaje y/o pago de casetas las cuales deben de registrar como un monto acumulado en el cog de VIATICOS EN EL PAIS. En el ejemplo se cuenta con facturas de consumo de alimentos y hospedaje por lo cual se calculó la sumatoria de las dos facturas y se registró en el COG Nuevamente se sugiere acudir a Auditoría Interna en caso de tener dudas con respecto a los COG a utilizar, para evitar que su trámite sea observado o rechazado. Al guardar la solicitud el sistema le asigna un número único de trámite. Como se muestra en la imagen Fig.20. Número único de Trámite. Pág. 12

15 Fig.20. Número único de Trámite. Pág. 13

16 III. SUBIR FACTURAS Y ENVIAR UNA SOLICITUD DE GASTO. Una vez guardada la solicitud de gasto, el siguiente paso es subir los archivos XML y archivos pdf que avalen nuestra solicitud. Para ello se debe dar clic en el trámite correspondiente y en seguida dar clic en el botón siguientes imágenes. Comprobantes como se muestra en las Fig.21. Comprobantes. Fig.22. Agregar Comprobantes. Pág. 14

17 Fig.23. Formulario de captura XML y PDF. Fig.24. Abrir Archivo XML. Pág. 15

18 Fig.25. Información de archivo XML. Fig.26. Subir factura en formato pdf. Pág. 16

19 Fig.27. Guardar Factura. Fig.28. Facturas registradas del trámite Se puede subir más de una factura teniendo en cuenta que el monto total de las facturas debe ser igual al monto del trámite. Pág. 17

20 Fig.29.Registro de facturas completo. Continuando con el proceso de registro el último paso es enviar la solicitud. Para hacerlo bastará con seleccionar el trámite entrar al detalle y dar clic en el botón de enviar como se muestra en las siguientes imágenes. Fig.30. Seleccionar un trámite Pág. 18

21 Fig.31. Enviar trámite. Fig.32. Confirmar envío de trámite. Pág. 19

22 Al enviar la solicitud el sistema registra la fecha de envío como se puede ver en la siguiente imagen Fig.33. Solicitud Enviada. Pág. 20

23 IV. ANEXOS Filtros El Sistema de Contabilidad Gubernamental (SCG) cuenta con filtros de búsqueda los cuales en base al tipo de dato se pueden clasificar en tres grupos: numéricos, texto y fecha. Cuando se debe usar Resultado de la búsqueda Ejemplos de búsqueda Comodines NUMERICOS TEXTO FECHA Se usa únicamente cuando se quiere buscar datos numéricos. Devuelve los números que son iguales al número buscado. Se puede usar con datos numéricos, texto o cualquier otro carácter que se encuentre en el texto a buscar De vuelve el texto que coincide parcial o talmente con el dato buscado. Se usa únicamente cuando se quiere buscar fechas. De vuelve las fechas iguales a la fecha buscada Bolsa, 12323, $23, () 01/02/2017 Coma (, ) +Dato1 -Dato1 +Dato1-Dato2 -Dato1+Dato2 Permite buscar más de un dato Permite buscar todos aquellos números que son mayores al Dato1. Permite buscar todos aquellos números que son mayores al Dato1. Permite buscar todos aquellos números que sean mayores a Dato1 y menores a Dato2 Permite buscar todos aquellos números que sean menores a Dato1 y mayores a Dato2 Permite buscar todas las fechas que son mayores al Dato1 Permite buscar todas las fechas que son menores al Dato1 Permite buscar todas aquellas fechas que sean mayores a Dato1 y menores a Dato2 Busca todas aquellas fechas que sean menores a Dato1 y mayores a Dato2 Pág. 21