BIENVENIDO AL CURSO "DESARROLLO DE INFORMES DE DATOS CON CRYSTAL REPORTS.NET"!

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1 BIENVENIDO AL CURSO "DESARROLLO DE INFORMES DE DATOS CON CRYSTAL REPORTS.NET"! Este curso le ofrece todos los conocimientos que necesita para diseñar informes de datos Crystal Reports e incorporarlos en sus aplicaciones.net (tanto Windows como Web). En este curso aprenderá: Cómo crear informes de datos utilizando el diseñador de informes integrado en Visual Studio 2005 Cómo utilizar los componentes que ofrece Crystal Reports para incorporar esos informes en aplicaciones.net. Cómo crear instaladores para esas aplicaciones, para facilitar su despliegue. REQUISITOS: Para una correcta asimilación de los contenidos del curso, el alumno deberá estar familiarizado con los conceptos fundamentales de la programación en Visual Basic.NET y con el entorno de desarrollo Visual Studio Igualmente, deberá conocer los principales conceptos relacionados con el mundo de las bases de datos relacionales (base de datos, tablas, filas, columnas); una ligera familiaridad con el lenguaje SQL (en particular, con la sentencia SELECT) no es imprescindible, pero sí muy conveniente. REQUISITOS DE SOFTWARE: Crystal Reports.NET viene incluido únicamente en la edición Profesional de Visual Studio 2005; si se dispone de una edición inferior, la alternativa es adquirir de manera independiente el producto Crystal Reports Developer, e instalarlo sobre cualquier versión de Visual Studio Como motor de bases de datos, el curso utiliza Microsoft SQL Server 2005; cualquiera de sus ediciones es válida (en particular, la Express, disponible gratuitamente). Los ejemplos se basan en la base de datos AdventureWorks, que viene incluida en las ediciones de pago de SQL Server 2005; si va a utilizar la edición Express, puede descargarla desde aquí. INTRODUCCIÓN A CRYSTAL REPORTS.NET En esta primera lección aprenderá qué es Crystal Reports, las particularidades de su versión para.net Framework, su arquitectura y las posibilidades que ofrece para el diseño y ejecución de informes de datos. La lección consta de los siguientes temas: Cómo crear informes de datos utilizando el diseñador de informes integrado en Visual Studio 2005 Cómo utilizar los componentes que ofrece Crystal Reports para incorporar esos informes en aplicaciones.net. Cómo crear instaladores para esas aplicaciones, para facilitar su despliegue. QUÉ ES CRYSTAL REPORTS Crystal Reports es una herramienta potente a la vez que fácil de usar para el diseño y generación de informes a partir de datos almacenados en una base de datos u otra fuente de información. Es, con diferencia, la herramienta más popular en su categoría, y no solo entre quienes podrían considerarse sus usuarios puros (aquellos que necesitan obtener periódicamente información para la toma de decisiones a partir de los datos de la empresa), sino también entre los programadores, que lo han convertido en su herramienta favorita a la hora de embeber capacidades de generación de informes dentro de las aplicaciones a medida. A este último hecho indudablemente ha contribuido mucho el que, desde hace más de diez años, Crystal Reports venga siendo incorporado de serie a las herramientas de desarrollo de Microsoft (Visual Basic y luego Visual Studio). Con la aparición de.net Framework, una transformación revolucionaria de las tecnologías de desarrollo de Microsoft, los fabricantes de Crystal Reports se dieron a la tarea de adaptar el producto a los nuevos 1

2 requerimientos de la plataforma y del entorno de desarrollo. Como resultado, todas las versiones.net aparecidas hasta la fecha de Visual Studio han incorporado las versiones correspondientes de lo que se ha dado en llamar Crystal Reports.NET. Este curso tiene dos objetivos fundamentales: Enseñarle a utilizar el diseñador de Crystal Reports integrado en Visual Studio 2005 para crear informes de datos potentes y flexibles. Mostrarle cómo incorporar esos informes en sus aplicaciones.net para Windows y la Web, utilizando como lenguaje de programación a Visual Basic. ARQUITECTURA. COMPONENTES PRINCIPALES La arquitectura de Crystal Reports.NET gira alrededor del soporte para un tipo de ficheros de formato propietario, que se distingue por la extensión.rpt (report) y en el que se almacena la definición de los informes. El producto se puede ver como la combinación de tres componentes principales, que son: El Motor de Impresión (Crystal Reports Print Engine, CRPE). A pesar de lo que su nombre sugiere, este componente, escrito en código no administrado, no sólo se encarga de lo relacionado con la impresión en papel de los informes, sino además con todo lo que tiene que ver con la ejecución de los mismos, empezando por el acceso a la base de datos para leer la información y continuando con la generación de la imagen de las diferentes páginas para luego volcarlas en pantalla, papel o exportarlas a otros formatos como Adobe PDF o Microsoft Word. Las Librerías de Código Manejado encapsulan la funcionalidad del Motor de Impresión a través de un conjunto de clases fácilmente accesibles desde aplicaciones escritas en Visual Basic, C# o cualquier otro lenguaje.net. Estas son las librerías que utilizaremos desde nuestras aplicaciones o servicios (para Windows o la Web) para cargar, ejecutar e imprimir los informes. Por último, el Diseñador de Informes es el software que presenta la interfaz de usuario a través de la cual un usuario, programador o no, puede crear ( diseñar ) un informe y guardarlo en un fichero.rpt para su posterior reutilización. Se trata de una aplicación sofisticada, repleta de potentes asistentes que garantizan una alta productividad sin limitar las posibilidades a nuestra disposición. La versión del Diseñador que incluye Crystal Reports.NET se integra perfectamente dentro de Visual Studio 2005, permitiendo creando una experiencia aún más ágil y productiva. Arquitectura de Crystal Reports POSIBILIDADES DE ACCESO A DATOS Y EXPORTACIÓN 2

3 Indudablemente, otra de las características que han hecho tan popular a Crystal Reports es la amplia gama de orígenes de datos que soporta, así como de formatos de salida a los que se pueden exportar los resultados. El Motor de Impresión de Crystal Reports tiene una arquitectura modular, y se apoya en controladores (drivers) independientes para acceder a los diversos orígenes de datos soportados y generar los informes en los diferentes formatos de salida posibles. Las posibilidades de acceso a diferentes orígenes de datos sobrepasan ampliamente la mera capacidad para comunicarse con bases de datos (prácticamente todos los sistemas de bases de datos, tanto relacionales como planos están soportados), y abarcan desde la lectura de todo tipo de bitácoras (logs), por ejemplo las producidas por los servidores Web para el seguimiento de la navegación de los usuarios, hasta el acceso a objetos en memoria generados por las aplicaciones que hospedan al Motor de Impresión. Por ejemplo, en este curso veremos cómo ejecutar informes contra conjuntos de datos (objetos de la clase DataSet) que tengamos en nuestras aplicaciones. En cuanto a las posibilidades de salida, el Motor de Impresión de Crystal no solo nos permite obtener nuestros resultados en papel o en pantalla (una ventana, en caso de aplicaciones Windows; o el navegador Web, en el caso de aplicaciones Web), sino que también ofrece la posibilidad de exportar los resultados a numerosos formatos externos, como Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, ficheros de texto o XML, entre otros. Tenga en cuenta que, aunque aún no podemos prescindir del papel ni mucho menos, la presentación de informes se está convirtiendo cada vez más en una tarea interactiva. Las versiones más recientes de Crystal Reports incluyen numerosas facilidades que veremos en este curso (Árbol de grupos, elementos con hiperenlaces) y que están orientadas única y exclusivamente a la visualización de informes en una ventana de Windows o en un navegador Web. LIBRERÍAS DE CRYSTAL REPORTS Las librerías de código manejado incluidas en Crystal Reports.NET conforman una potente API Application Programming Interface - Interfaz para la Programación de Aplicaciones) que facilita a los desarrolladores la tarea de integrar informes previamente desarrollados dentro de sus propias aplicaciones. Debido a la diversidad de contextos en los que se puede hacer uso de Crystal Reports en aplicaciones.net (aplicaciones Windows, aplicaciones o servicios Web), el fabricante decidió crear diferentes ensamblados físicos (DLLs) para simplificar las dependencias y el despliegue ulterior de las aplicaciones. La siguiente tabla presenta los principales ensamblados (librerías de clases) que forman parte de Crystal Reports.NET y se instalan en la Caché Global al instalar el producto. Generalmente no es necesario agregar explícitamente las referencias a estos ensamblados en nuestros proyectos, ya que los asistentes de Visual Studio se encargan automáticamente de ello cuando, por ejemplo, incorporamos a una aplicación un informe de Crystal Reports. ENSAMBLADO CrystalDecisions.Shared CrystalDecisions.ReportSource CrystalDecisions.CrystalReports.Engine USO Contiene tipos compartidos por Crystal Reports.NET y otras aplicaciones de la empresa. Contiene la implementación de clases para conectarse a diferentes orígenes de informes. Interfaz con el Motor de Impresión de Crystal Reports. CrystalDecisions.Windows.Forms Clases para la presentación de informes Crystal en aplicaciones Windows. CrystalDecisions.Web Clases para la presentación de informes Crystal en aplicaciones Web 3

4 REQUISITOS PARA SEGUIR EL CURSO Para seguir este curso, necesitará tener instalado el siguiente software: Visual Studio 2005 edición Profesional o superior. Las ediciones Express y Estándar *NO* incluyen, desgraciadamente, Crystal Reports.NET. La alternativa, en caso de disponer de alguna de esas ediciones de gama baja de Visual Studio, consiste en adquirir Crystal Reports.NET de forma independiente (diríjase al sitio web del fabricante). SQL Server 2005, cualquier edición. Si no dispone de una edición comercial de SQL Server 2005, puede descargar e instalar la edición Express (Service Pack 1) desde aquí. En este último caso, también le será de utilidad el SQL Server Management Studio Express. La base de datos de ejemplo AdventureWorks, que utilizaremos para los informes. Si dispone de una edición comercial de SQL Server 2005, la base de datos forma parte de la instalación del producto; en cualquier caso, puede descargarse desde aquí. En principio, de esta descarga únicamente es necesario el fichero AdventureWorksDB.msi. El curso asume una cierta familiaridad con la programación de aplicaciones.net en Visual Basic y con el trabajo con bases de datos relacionales. PRESENTACIÓN DE LA BASE DE DATOS DE EJEMPLO Desarrollaremos los ejemplos de este curso utilizando como origen de datos para los informes a AdventureWorks, la base de datos de ejemplo que acompaña a SQL Server Se trata de una base de datos que almacena toda la información generada por una empresa ficticia dedicada a la fabricación y venta de bicicletas. Dado que cubre todos los aspectos del funcionamiento de la empresa, es una base de datos bastante extensa, y por eso Microsoft ha dividido las tablas que componen la base de datos en los siguientes esquemas: Esquema Person Purchasing Production Sales HumanResources Contiene objetos relacionados con Personas. Aquí se almacenan los nombres y direcciones de clientes individuales, proveedores y empleados. Compras. Información sobre las piezas y productos que la empresa compra y sus proveedores. Producción. Información sobre los productos fabricados y vendidos por la empresa. Ventas. Información sobre los clientes y los pedidos que realizan. Recursos Humanos. Información sobre los empleados de la empresa. Puede encontrar una amplia información sobre todas y cada una de las tablas y otros objetos de base de datos que contiene AdventureWorks aquí. En general, el uso de las diferentes tablas a la hora de componer los informes es bastante intuitivo, y siempre comenzaremos cada ejemplo concreto indicando en qué tablas se almacena la información a partir de la que se desea diseñar el informe. TÉCNICAS BÁSICAS DE DISEÑO DE INFORMES En este tema se presenta el Diseñador de Informes de Crystal Reports integrado en Visual Studio 2005 y se presentan las técnicas básicas de diseño de informes en las que se apoyan los temas subsiguientes. INTRODUCCIÓN Antes que nada, es conveniente definir qué entendemos por informe. En este curso, consideraremos como informe a cualquier documento que presente un subconjunto de los datos almacenados en un origen de datos (generalmente, una base de datos relacional) de una manera más o menos elaborada. En 4

5 este sentido, un simple listado de los empleados de la empresa podría perfectamente considerarse un informe. Otro documento que muestre a esos empleados agrupados por categorías según su volumen de ventas del año anterior sería otro informe, claro está bastante más elaborado que el anterior. Definir o crear un informe consiste en indicar al Diseñador de Crystal Reports de dónde tiene que obtener los datos necesarios, cómo tiene que transformarlos y por último, cómo debe presentar cada elemento de datos sobre el documento final. Toda esa información se almacenará de la definición del informe, que tradicionalmente se guarda en un fichero externo.rpt para su posterior ejecución. Pero antes de enfrentarse al Diseñador de Crystal Reports (o de hecho, a cualquier generador de informes), es altamente conveniente realizar un trabajo de análisis y diseño previos que nos den una idea clara de a) qué necesita obtener exactamente el usuario que nos ha encargado el informe, b) en consecuencia, cuáles son los datos que debemos utilizar y c) qué apariencia aproximada deberá tener nuestro informe cuando sea ejecutado. Tener las ideas claras nos ayudará a cumplir con los objetivos requeridos en el menor tiempo y con la mayor calidad posible. CREACIÓN DE INFORMES ESTÁNDAR UTILIZANDO EL ASISTENTE Dentro de Visual Studio 2005, seleccione Archivo Nuevo Proyecto y cuando aparezca el cuadro de diálogo Nuevo proyecto elija Visual Basic Aplicación para Windows (observe que hay otra plantilla Aplicación de Crystal Reports, que evitaremos de momento). Llame al proyecto Ejemplo1 y póngalo en el directorio adecuado. Como toda aplicación para Windows, incluye un formulario principal inicialmente vacío. Ahora sobre el nombre del proyecto en el Explorador de Soluciones, pulse botón derecho del ratón y Agregar Nuevo elemento. Del cuadro de diálogo con los distintos tipos de elemento posibles, elija Crystal Reports. Llame al nuevo fichero ListadoProductos.rpt. Al agregar un informe al proyecto, se activa el Diseñador de Crystal Reports. Lo que ve en pantalla ahora ( Galería de Crystal Reports ) es la ventana introductoria del Diseñador, que nos pregunta: 5

6 a) En primer lugar, cómo queremos diseñar el informe. Las opciones posibles son: 1. Utilizando el Asistente del Diseñador. Como veremos a continuación, el Asistente nos guía a través de diferentes pantallas para que definamos las características principales del informe. Una vez finalizado el Asistente, podremos añadir al informe nuevas posibilidades o modificar las decisiones tomadas anteriormente. Como se dará cuenta rápidamente, el Asistente de informes es una combinación de otros asistentes más sencillos que podrá invocar por separado posteriormente. En general, es conveniente dejarse guiar por el Asistente, para obtener rápidamente un diseño inicial que luego podemos modificar a voluntad. 2. Partiendo desde cero sobre un lienzo en blanco. Generalmente no es productivo ir por esta ruta difícil. 3. A partir de un informe existente. Esta opción es conveniente si queremos diseñar un informe muy parecido a otro que ya hemos creado anteriormente. b) Si decidimos utilizar el Asistente, éste es capaz de ayudarnos con tres tipos de informes diferentes: 1. Informe estándar. Esta opción se utiliza para crear un informe de tipo listado. Es la opción más conveniente en la gran mayoría de los casos, a menos que se tenga claro que el informe únicamente incluirá una tabla cruzada, en cuyo caso es más conveniente seleccionar la siguiente opción. 2. Tablas cruzadas. Un informe de tabla cruzada es un informe que presenta en una tabla resúmenes agrupados por categorías, por ejemplo los volúmenes de ventas de cada tipo de productos por cada país en el que la empresa opera. No es ningún problema añadir manualmente una tabla cruzada a un informe estándar si se desea. 3. Etiqueta. Listado de múltiples filas y columnas, generalmente a partir de una tabla de clientes, para producir las etiquetas a adherir a los sobres de correos cuando se hace un mailing. Comenzaremos diseñando un informe estándar por ejemplo, un informe que presente la lista de productos que la empresa AdventureWorks ha vendido al público o vende actualmente. Mantenga las opciones por defecto y pulse Aceptar. PASO 1. El primer paso a la hora de diseñar el informe es indicarle al Asistente dónde están y cuáles son los datos que se van a utilizar en el informe. Aquí tenemos que indicar: a) La tecnología a utilizar para conectarse al origen de datos. En este caso, tratándose de una base de datos SQL Server, debemos indicar Crear nueva conexión OLE DB (ADO) y luego elegir el proveedor Microsoft OLE DB Provider for SQL Server. Pulse Siguiente. b) El nombre del servidor, la base de datos y el usuario y contraseña necesarios para establecer la conexión. En nuestro caso, utilizaremos como nombre de servidor.\sqlexpress (. significa la máquina local, y SQLExpress es el nombre de la instancia en que se instala SQL Server Express de forma predeterminada). De momento utilizaremos la autenticación integrada (marcando la casilla correspondiente), aunque la autenticación de usuario/contraseña es más utilizada en la vida real, sobre todo en aplicaciones Web. Por último, despliegue la lista de bases de datos disponibles y seleccione AdventureWorks. Pulse Siguiente. c) Por último, se nos permite indicar las propiedades avanzadas de la conexión. No necesitamos ninguna en este caso, y por eso pulsamos directamente en Finalizar. 6

7 Una vez indicados el servidor y la base de datos, la verá en la lista de los orígenes de datos disponibles. En este momento es conveniente pulsar el botón derecho del ratón sobre el nombre del servidor y utilizar la opción Agregar a Favoritos para recordar este origen de datos para futuros informes. PASO 2. Llega ahora el momento de indicar la(s) tabla(s), vista(s) o procedimiento almacenado de la base de datos de donde se deberá obtener la información. En nuestro caso, necesitaremos la tabla Product del esquema Production. Seleccione esa tabla en la vista de árbol (pasándola a la columna derecha del diálogo mediante el botón > ) y pulse Siguiente. PASO 3. El siguiente paso consiste en indicar cuáles de las columnas (campos) que componen la tabla elegida queremos mostrar en las columnas del listado. En nuestro ejemplo, seleccionaremos los siguientes campos: ProductNumber el código de identificación del producto Name el nombre del producto Color el color del producto Cuando haya elegido esos tres campos, pulse Siguiente. PASO 4. Una vez elegidas las columnas a mostrar en el listado, toca el turno a indicar los criterios por los que se quiere agrupar las filas del resultado. Por ejemplo, en nuestro caso podríamos agrupar los productos a listar según su color. Para este ejemplo inicial, sin embargo, no especificaremos criterio de agrupación alguno. Pulse Siguiente. PASO 5. La otra decisión importante que debemos tomar con respecto a los datos es qué filas de la tabla seleccionada deseamos que aparezcan en el informe. Para ello es necesario especificar una condición de selección sólo aquellas filas que satisfagan la condición que indiquemos serán recuperadas del servidor de base de datos. En nuestro ejemplo (necesitamos los productos que la empresa ha vendido o vende) el producto debe ser un producto que se vende y no para consumo interno (en cuyo caso el campo FinishedGoodsFlag será 1, que significa verdadero). Fíjese cómo al seleccionar un campo en la zona inferior derecha de la ventana aparece un cuadro de combinación en el que se muestran algunas de las condiciones comunes para campos de ese tipo. En nuestro caso, nos interesa la condición es Verdadero. Observe también que no es necesario que el campo de la condición esté entre los campos a mostrar en el informe para utilizarlo en la condición de filtro. Una vez indicada la condición, pulse Siguiente. PASO 6. Por último, el Asistente nos permite elegir entre un conjunto de plantillas de estilos disponibles. Las plantillas de estilos permiten establecer de una sola vez todo el conjunto de características visuales ( estilos ) que se aplicarán a los diferentes tipos de objetos que pueden aparecer en el informe. Mantenga el estilo Estándar y pulse Finalizar. En este momento el Asistente generará el informe, que veremos reflejado en el área de trabajo de Visual Studio ESPECIFICACIÓN DE LAS TABLAS DEL INFORME. OPCIONES DE ENLACE Como resultado del paso anterior, tenemos a nuestra disposición en el área de trabajo de Visual Studio como vista activa del informe el lienzo generado por el Asistente, sobre el que podremos hacer todas 7

8 las modificaciones que queramos para adecuar más el informe a los requerimientos de nuestra aplicación o usuarios. Observe también en la parte inferior de la ventana la otra posible vista del informe que podemos seleccionar, la Vista previa, que nos ofrecerá instantáneamente una presentación del resultado de la ejecución del informe para que podamos ver cómo lucirá nuestro informe con los datos reales. Aunque formalmente el diseño del informe debe hacerse desde la vista Informe principal, verá que el Diseñador nos permite también realizar casi todas las tareas de diseño sobre esta vista previa. Volviendo a la vista de diseño, verá que el diseño del informe consta de diferentes secciones que se pueden expandir o contraer a voluntad y que juegan un papel conceptual muy importante en Crystal Reports. Básicamente, la sección en la que esté situado un elemento determina cuándo y cuántas veces se imprimirá ese elemento al ejecutar el informe. Las secciones disponibles en Crystal Reports son las siguientes: Encabezado del informe: los elementos que se coloquen en esta sección aparecerán en el informe una sola vez, en la parte superior de la primera página del informe. En esta sección típicamente se colocan el título del informe, la fecha de ejecución, etc. Por defecto, esta sección aparece inicialmente suprimida (indicado por las rayas transversales). Encabezado de página: los elementos que se sitúen en esta sección aparecerán en el informe una vez por cada página del informe, en la parte superior de la misma. Tradicionalmente se colocan en esta sección los números de página y las etiquetas de las columnas del informe (cosa que el Asistente de informes ya ha hecho por nosotros). Encabezado de grupo: habrá uno por cada uno de los grupos que tenga el informe (nuestro informe básico no tiene grupos). Los elementos que se coloquen en esta sección (un ejemplo típico es el nombre del grupo) aparecerán en el informe una vez al principio de cada uno de los diferentes grupos que el motor de ejecución encuentre en los datos. Más adelante en este mismo tema trataremos con profundidad el tema de los grupos. Detalles: en la sección de Detalles se coloca todo aquello que se quiere que aparezca una vez por cada uno de los registros del conjunto de datos de entrada. Típicamente, si el informe es del tradicional estilo listado, en esta sección se colocan objetos que representan a los campos de la tabla o consulta de origen. En un informe típico de tabla cruzada, por ejemplo, la sección de detalles se deja vacía (o se suprime) porque no se desea que aparezca información sobre cada uno de los registros, sino solo los resúmenes (que normalmente se ponen en la sección de Pie del Informe). Pie de grupo: es la sección opuesta al Encabezado de grupo, y se imprime una vez al finalizar cada uno de los grupos que el motor de ejecución encuentre en los datos que componen el informe. Habrá una sección de Pie de grupo para cada Encabezado de grupo, y los grupos siempre están perfectamente anidados (por ejemplo, en un informe con dos grupos, por Países y Provincias, los grupos correspondientes a las provincias de un país siempre quedarán anidados dentro del grupo correspondiente al país). En esta sección típicamente se colocan los totales de grupo (por ejemplo, la cantidad de clientes por cada país, en un listado de clientes agrupado por países). Pie de página: opuesta al Encabezado de página, los elementos que se sitúen en esta sección aparecerán en el informe una vez por cada página del informe, en la parte inferior de la misma. Tradicionalmente se colocan en esta sección los totales acumulados (tipo suma y sigue ) o también los números de página. Pie del informe: los elementos que se coloquen en esta sección aparecerán en el informe una sola vez, en la última página del informe. En esta sección típicamente se colocan los totales generales. Si se pulsa con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de las bandas que identifican a las secciones (por ejemplo, sobre la sección de Encabezado del informe) aparecerá el menú de contexto de la sección, 8

9 que exploraremos con más profundidad un poco más adelante en el curso. Por el momento, ejecute la opción No suprimir sobre la sección de Encabezado de informe, para indicar que queremos que esta sección aparezca al ejecutar el informe. Otros tres elementos muy importantes de la interfaz de usuario que aparecen en modo de diseño para ayudarnos con las tareas más habituales son: Las barras de herramientas de Crystal Reports La barra de herramientas Principal ofrece múltiples botones para, por una parte, lanzar diferentes asistentes que nos ayudarán con las tareas comunes (selección, ordenación), y por otra parte, facilitarnos las tareas de formato (atributos de texto, justificación, cantidad de decimales en campos numéricos) La barra de herramientas Insertar ofrece botones que despliegan asistentes que nos permitirán insertar objetos más o menos complejos en el informe (grupos, totales, gráficos, imágenes) En el menú principal de Visual Studio, o si se pulsa el botón derecho del ratón sobre el lienzo de diseño (teniendo cuidado de no estar situado sobre una sección, pues entonces aparecería el menú de la sección), tendremos el menú principal del diseñador, que incluye todas las opciones de las barras de herramientas más algunas otras no disponibles en ningún otro sitio. Las principales opciones de este menú son las siguientes: Insertar: para insertar diferentes objetos sobre el lienzo de diseño. Base de datos: para realizar diferentes tareas relacionadas con la base de datos a la que accedemos, por ejemplo agregar nuevas tablas al informe. Report: para lanzar diferentes asistentes o establecer la configuración del informe. Por ejemplo, vamos a establecer el título del informe y el nombre de su autor. Para ello utilizamos la opción del menú Report Resumen de información, que nos lanzará un cuadro de diálogo en el que podremos indicar esos valores. Utilice como título Listado de productos para venta ; ponga su nombre en el campo Autor. Diseño: para actuar sobre las opciones de configuración general del diseñador, que dictan cómo éste se comporta de manera predeterminada. Por ejemplo, una opción que puede resultar conveniente es la de activar la opción Cuadrícula, que hará aparecer una rejilla de puntos sobre el diseñador, lo que nos ayudará a establecer la alineación de los objetos. El Explorador de campos, que aparece por defecto a la izquierda del lienzo de diseño, nos presenta una vista de árbol desde la que podremos elegir cualquier elemento accesible a nuestro informe para arrastrarlo sobre la sección adecuada en el área de diseño. Por ejemplo, si despliega el nodo Campos de base de datos, encontrará la tabla Product con todos sus campos; por favor, seleccione el campo SellEndDate (fecha en que el producto se dejó de vender) y arrástrelo sobre la sección de Detalles del informe, justo a la derecha del campo Color. Si cambia a la Vista previa, verá que sólo algunos productos tienen asociada una fecha de vencimiento. En caso de que un campo tenga asociado el valor nulo, simplemente no se mostrará nada en la posición correspondiente. TÉCNICAS PRINCIPALES DE UTILIZACIÓN DEL ENTORNO DE DISEÑO Para insertar cualquier elemento en un informe, como hemos visto antes, se utilizan dos técnicas fundamentales: Si se trata de un campo de base de datos, parámetro, grupo, etc. ya existente y visible en el Explorador de campos, basta con arrastrarlo desde allí hacia la posición deseada dentro de la sección adecuada, como acabamos de hacer. Como segundo ejemplo, vamos a poner el título del informe en la sección de Encabezado del informe (para que aparezca una vez, en la parte superior de la primera página, cuando se ejecute el informe). Para ello iremos al Explorador de campos, desplegaremos el nodo Campos especiales, y elegiremos el elemento Título del informe y lo arrastraremos hacia la sección de Encabezado de informe, digamos que más hacia la esquina izquierda del informe. De nuevo, pasando a la 9

10 Vista previa podrá comprobar que el título que hemos asignado al informe aparecerá en el lugar elegido (puede que haya que guardar el informe previamente). Si lo que queremos es añadir al informe otro tipo de elemento visual (resumen, gráfico, imagen, etc.), tendremos que utilizar el correspondiente asistente desde el menú de Crystal Reports o la barra de herramientas Insertar. En cualquier caso, también se nos permitirá indicar en qué sección y posición concreta queremos colocar el elemento. Por ejemplo, vamos insertar un resumen general en la sección de Pie de informe que indique cuántos productos contiene el listado. Para ello tendremos que dar los siguientes pasos: Pulsar con el botón derecho del ratón sobre la sección 4 (Pie del informe), y en el menú de contexto de la sección seleccionar No suprimir, para hacer que visible a esa sección. Pulsar el botón Resumen de la barra de herramientas, que nos pedirá que elijamos: El campo a resumir (puede ser cualquier campo, no necesariamente uno de los que se va a mostrar). En nuestro caso, un candidato ideal es el campo ProductNumber. El tipo de resumen deseado. En este caso nos interesa un Recuento (conteo), aunque también podría ser un Recuento distintivo, que produciría exactamente el mismo resultado dado que el código de producto es único para cada producto. Verá que las opciones más típicas (Suma, Promedio, etc.) no están disponibles en este caso, por tratarse de un campo alfanumérico. La posición en la que se desea ubicar el resumen. Tratándose de un listado sencillo, sin grupos, la única opción disponible es la de colocar el valor resultante al final de todo, al pie del informe. En presencia de grupos, este asistente nos permitirá también crear resúmenes parciales por cada nivel de agrupación. Al pulsar el botón Aceptar, el Diseñador colocará un objeto de resumen configurado según le hemos indicado en la sección Pie del informe. Cambie a la Vista previa y vaya hasta la última página del informe, y verá el total reflejado en el sitio adecuado. Una vez que el objeto ha sido colocado sobre el lienzo de diseño, toca la labor de configurarlo para que responda a los requisitos de diseño del informe: En primer lugar, podemos seleccionar el objeto con el ratón y arrastrarlo hacia cualquier otro sitio, en la misma sección o una sección diferente. Tenga especial cuidado al cambiar un objeto de una sección a otra su sentido común le orientará correctamente en la mayoría de los casos. Cuando un objeto está seleccionado, en sus cuatro costados aparecen las típicas grapas que nos permiten redimensionarlo como queramos. La barra de herramientas Principal ofrece diferentes botones que nos permiten establecer los atributos del texto del objeto (fuente y tamaño de letra, negrita, itálicas, etc.), la alineación (izquierda, derecha, centrada), o el formato de presentación para datos numéricos. En el caso de los objetos de texto (por ejemplo, los que corresponden a las etiquetas en que se muestran los encabezados de columnas), haciendo doble clic sobre el objeto se activará el modo de edición para que podamos modificar el texto a mostrar. Por último, pulsando con el botón derecho del ratón sobre el objeto seleccionado obtendremos un menú de contexto que incluye la opción Dar formato a objeto. Esta opción de menú despliega un cuadro de diálogo de múltiples pestañas que nos permitirá configurar todas y cada una de las propiedades del objeto. La mayoría de las pestañas (Común, Bordes, Fuente, Hipervínculo) son comunes a casi todos los objetos, y para ciertos tipos de objetos aparece una pestaña especial con sus características específicas. Por ejemplo, si seleccionamos el objeto que corresponde al campo SellEndDate, veremos una pestaña Fecha y hora donde podemos establecer el formato de visualización de los datos de esa columna, que es de tipo DateTime. Debido a que estamos utilizando la versión del Diseñador de Crystal Reports integrada en Visual Studio, una alternativa al cuadro de diálogo anterior es utilizar la Ventana de Propiedades del entorno para establecer los valores de las propiedades. Dado que las propiedades tienen nombres en inglés, mientras 10

11 que el cuadro de diálogo está traducido al castellano (además de mejor organizado), recomendamos utilizar éste último. PRINCIPALES TIPOS DE OBJETOS Cada vez que arrastramos algo desde el Explorador de campos, o insertamos un objeto desde el menú o la barra de herramientas, el Diseñador de Crystal Reports crea para nosotros un objeto del tipo correspondiente. Los principales tipos de objetos que podemos arrastrar sobre el lienzo de diseño desde el Explorador de campos son: Campos de bases de datos: objetos que mostrarán los valores de los campos de los diferentes registros extraídos de la base de datos. En dependencia del tipo de datos del campo Crystal Reports distingue los tipos Alfanumérico (Cadena), Número, Moneda, Fecha, Hora, Fecha/Hora y Lógico (Booleano) -, el cuadro de diálogo de configuración ofrecerá una pestaña específica para configurar los datos de ese tipo. Campos de fórmula: Como estudiaremos en el tema 4, Crystal Reports ofrece un lenguaje de fórmulas que nos permitirá implementar, por ejemplo, campos calculados que no existan físicamente en la base de datos. Se puede crear fórmulas de cualquiera de los tipos de datos antes mencionados, y Crystal ofrece una amplísima biblioteca de funciones predefinidas para facilitarnos el desarrollo de fórmulas. Campos de parámetro: Otro de los elementos importantísimos de Crystal Reports desde el punto de vista práctico son los parámetros. Los parámetros (que estudiaremos en el tema 5) hacen posible que un mismo informe pueda ser utilizado en múltiples situaciones sin necesidad de hacer retoques al diseño del informe. El informe se diseña con uno o más parámetros, y los valores de los parámetros se suministran al motor de impresión desde fuera, inmediatamente antes de cada ejecución del informe. Campos de nombre de grupo: En un informe con datos agrupados, el nombre de grupo es el campo por el que se agrupan los datos. Por ejemplo, en un listado de clientes agrupados por países, el nombre de grupo será el nombre del país. Generalmente, el nombre de grupo se coloca en la sección de Encabezado de grupo. Campos de totales acumulados: Los totales acumulados permiten implementar los típicos suma y sigue, resúmenes que se van acumulando y pueden ser reiniciados cuando se desee (al final de cada grupo, al cambiar el valor de cierto campo, o nunca). Estudiaremos los totales acumulados en el tema 3. Campos especiales: Bajo el nombre común de campos especiales se han agrupado toda una serie de elementos de información que generalmente se desea mostrar en los informes: título y autor del informe (que ya hemos presentado antes), fecha de impresión o modificación del informe, número de página actual, cantidad total de páginas del informe, entre otros. Por otra parte, desde el menú de Crystal Reports o la barra de herramientas correspondiente podremos insertar en el informe objetos como: Secciones: Aunque ya el Asistente ha creado para nosotros cada una de las secciones típicas de un informe, un programador podría estar interesado en dividir una sección en dos o más subsecciones. Hablaremos más sobre las secciones algo más adelante en el curso. Grupos: Al insertar un grupo en el informe, en realidad (como veremos a continuación) se crean tres elementos diferentes: la sección de Encabezado de grupo y Pie de grupo correspondiente, más un campo de nombre de grupo asociado al campo por el que hemos indicado que queremos agrupar. Resúmenes: Los objetos de resumen sirven para hacer totalizaciones generales o parciales (por grupos) de los valores de un campo de la base de datos. Tablas cruzadas: Una tabla cruzada permite mostrar en una tabla resúmenes agrupados por categorías, por ejemplo los volúmenes de ventas de cada tipo de productos por cada país en el que la empresa opera. Generalmente las tablas cruzadas se insertan en la sección de Pie del informe. Gráficos: Crystal Reports permite incorporar a los informes diversos tipos de gráficos comerciales (de líneas, barras, tarta, etc.) basados en los registros obtenidos de la base de datos. Generalmente los gráficos se colocan en la sección de Pie del informe o algún Pie de grupo. 11

12 Subinformes: Una técnica bastante potente para componer informes complejos es la de insertar un informe ya creado dentro de otro. Veremos los subinformes en el tema 5. Objetos de texto: Los objetos de texto permiten mostrar una etiqueta de texto en cualquier sección y posición del informe, horizontal o verticalmente. Imágenes: Podemos incorporar a nuestros informes imágenes BMP, JPG o PNG con el logotipo de la empresa, fondos de marca de agua, etc. Líneas y cuadros: Por último, también podemos utilizar objetos de líneas y cuadros para realzar los informes. EL VISOR DE INFORMES Si ha activado la pestaña de Vista previa para ver el resultado en pantalla de la ejecución del informe, habrá visto el informe presentado en un contenedor visual que se conoce como el Visor de informes para aplicaciones Windows (en realidad, una versión especializada del mismo). Crystal Reports ofrece igualmente otro visor basado en HTML y Javascript para su utilización en aplicaciones Web. Visor de aplicaciones Windows de Crystal Reports El Visor de informes ofrece los siguientes controles en su barra de herramientas: El botón de Exportar, que permite exportar el resultado del informe a diferentes formatos como Microsoft Excel, Microsoft Word, texto enriquecido (.RTF) o Adobe PDF. El botón de Imprimir, que permite seleccionar una impresora y enviar a ella el informe para así obtener una copia en papel. El botón de Árbol de grupos, que permite mostrar u ocultar el árbol de grupos, banda situada a la izquierda del visor (ahora vacía, puesto que nuestro informe inicial no tiene grupos). En un informe con grupos, en esta banda se situarán los nombres de los diferentes grupos existentes en el informe, en forma de hiperenlaces a la página del informe en la que comienzan los datos correspondientes a cada uno de los grupos. Por ejemplo, en un listado de clientes agrupados por países, en el Árbol de grupos aparecerá cada uno de los nombres de los países en los que hay clientes, y podríamos saltar a ver los clientes de cada país con un simple clic de ratón. Los botones de navegación, que permiten desplazarse hacia delante y hacia atrás por las páginas del informe. Tenga en cuenta que la generación de las páginas de un informe se produce dinámicamente, a medida que va siendo necesario; desplazarse a la última página del informe provocará que se generen todas y cada una de las páginas (que el motor de Crystal almacena en memoria para su posterior reutilización). Un cuadro de texto que nos muestra la página actual y también nos permite teclear un número para saltar a cualquier otra página. El botón de Detener carga, que sólo está activo mientras se está cargando el informe, con el objetivo de que podamos cancelar la carga de datos si ya hemos visto lo que queríamos ver o hemos detectado un error en el informe. El botón de Actualizar (refrescar) informe, que nos permitirá regenerar el informe desde cero (por ejemplo, para obtener una versión más actual del informe en caso de que los datos de la base de datos hayan cambiado). El cuadro de combinación de Zoom, que nos permitirá establecer la escala de visualización de las páginas del informe. Este Visor de informes es casi el mismo que verán los usuarios de nuestras aplicaciones Windows que incluyan informes Crystal Reports cuando ordenen la visualización de un informe; desde programa, 12

13 tendremos la posibilidad de ocultar aquellos botones que no tengan sentido o no queramos mostrar (por ejemplo, el botón de Árbol de grupos en un listado sencillo que no tenga grupos). EJEMPLO BÁSICO DE APLICACIÓN WINDOWS Estamos utilizando el Diseñador de Crystal Reports embebido en Visual Studio, y no vamos a dejarle con la miel en los labios, sino que mostraremos ahora un sencillo ejemplo de cómo alcanzar uno de los objetivos finales de este curso, que es integrar los informes Crystal dentro de una aplicación Windows. El proceso en relativamente muy simple, y muestra la potencia de la programación basada en componentes que Visual Studio promueve. Seleccione el formulario principal (y único) de la aplicación y configure sus tres o cuatro propiedades principales (título, estilo, dimensiones, posición inicial). Luego coloque sobre el formulario un componente de la clase CrystalReportsViewer (ficha Crystal Reports). Encaje el visor en el área cliente de la ventana para que la llene completamente. CrystalReportsViewer es un componente que encapsula el visor de Crystal Reports para aplicaciones Windows. Configuremos sus propiedades principales: La propiedad ReportSource es una propiedad polimórfica que puede apuntar a diferentes entidades capaces de proveer un informe. Para este primer ejemplo, despliegue la lista de posibles opciones para la propiedad y seleccione Crear una nueva instancia de ReportDocument Ejemplo1.ListadoProductos. Más adelante veremos con más detalles qué significa eso. Si examina las propiedades disponibles en la Ventana de propiedades, verá toda una serie de propiedades lógicas con nombres Display y Show, cuyo objetivo es permitirnos configurar qué zonas o botones queremos que el visor muestre o no. En nuestro caso, dado que el informe no tiene grupos, vamos a asignar False a las propiedades DisplayGroupTree y ShowGroupTreeButton. Y ya está! Ejecute la aplicación, y verá cómo hemos logrado mostrar en una ventana de Windows un informe Crystal Reports sin escribir ni una sola línea de código. TÉCNICAS FUNDAMENTALES DE DISEÑO DE INFORMES En este tema se presentan las técnicas fundamentales que necesitará dominar perfectamente el programador que diseñe informes de Crystal Reports, pues se presentan en la práctica con mucha frecuencia. INFORMES CON MÚLTIPLES TABLAS Rara es la ocasión en que todos los datos necesarios para presentar en un informe se pueden obtener de una misma tabla de la base de datos. Las metodologías modernas de diseño de bases de datos relacionales favorecen la normalización, y esa técnica promueve la separación de la información en diferentes tablas para evitar problemas de redundancia e inconsistencia. Generalmente, al diseñar un informe necesitaremos combinar la información proveniente de la tabla principal con los contenidos de al menos uno o más catálogos u otras tablas de propósito general. Por ejemplo, la base de datos AdventureWorks agrupa los productos por subcategorías y categorías. Suponga que necesitamos mostrar en nuestro informe anterior los productos organizados, inicialmente, por subcategorías. La tabla Products incluye un campo ProductSubcategory en la que se almacena el código de subcategoría, una clave externa (foránea) a otra tabla de la base de datos, Production.ProductSubcategory. Si queremos mostrar en el informe los nombres de las subcategorías en lugar de sus códigos, tendremos que indicarle a Crystal Reports que obtenga la información correspondiente, cruzando la tabla de productos con la de subcategorías. 13

14 Para lograr esto, haremos uso de otro de los asistentes de Crystal, el Asistente de base de datos (opción Base de datos Asistente de base de datos en el menú de Crystal Reports). Se dará cuenta que este diálogo de propiedades ya lo ha visto antes: se trata del primer asistente integrado en el Asistente de informes general. Pues bien, debemos seleccionar nuestra tabla Production.ProductSubcategory en la vista de árbol de la izquierda (despliegue el nodo Conexiones actuales y verá nuestro servidor de base de datos y dentro de él, a la base de datos AdventureWorks) y añadirla a la vista de la derecha. Inmediatamente después de que agregue la tabla de subcategorías al informe, aparecerá en el cuadro de diálogo una segunda pestaña, Vínculos, que es donde debemos indicarle a Crystal cómo establecer la relación entre las dos tablas. Siempre que un informe incluya más de una tabla, Crystal nos obligará a establecer claramente cuál es la relación entre las mismas. Aunque el Diseñador es capaz de proponernos vínculos en base a las relaciones entre las tablas, como podrá observar que ocurre en este caso. En la pestaña Vínculos del asistente podemos establecer relaciones entre las tablas simplemente arrastrando con el ratón desde el campo de origen hacia el de destino. Pruebe a borrar el vínculo creado implícitamente (botón Borrar vínculos ) y a volverlo a establecer. Una vez lo haya hecho, cierre el asistente pulsando Aceptar. Una vez que hayamos agregado la nueva tabla al informe, veremos que en el Explorador de campos estarán disponibles todos los campos de la tabla de subcategorías, y podremos arrastrar los campos de esa tabla sobre cualquier sección del informe. Por ejemplo, para ver el nombre de la subcategoría a la que pertenece cada producto, arrastraremos el campo Name de la tabla Production.Subcategory sobre la sección de Detalles. Posteriormente habrá que recolocar los objetos de esa sección para mejorar el aspecto del informe. Si cambia a la Vista previa, verá que para cada producto se muestra su subcategoría. ORDENACIÓN Y AGRUPACIÓN Si al examinar la vista preliminar del informe tiene la impresión de que los registros ya llegan ordenados por subcategorías, no se fíe ello ha sido puramente coyuntural. En ningún momento hemos dicho que queremos obtener el listado ordenado por subcategorías, nombres de producto u otro criterio. De hecho, si examina la sentencia SQL que Crystal Reports enviará a la base de datos para recuperar la información necesaria (en el menú de Crystal Reports, seleccione Base de datos Mostrar consulta SQL) verá que ésta tampoco incluye ninguna cláusula ORDER BY. Para indicar los criterios de ordenación, debemos utilizar el Asistente de ordenación de registros, en la barra de herramientas Principal o en el menú Report Asistente de ordenación de registros. Este asistente nos presenta un cuadro de diálogo en el que podemos establecer el criterio de ordenación principal, así como otros secundarios, que sólo entrarán en funcionamiento en caso de que el varios registros coincida en todos los campos anteriores. Por ejemplo, si queremos que nuestros productos aparezcan ordenados por categoría, y dentro de cada categoría, por nombre, debemos indicar ambos campos, en ese orden, al asistente. Observe que las categorías aparecerán en orden alfabético, dado que se trata de un campo alfanumérico. Hay que tener claro desde el primer momento que ordenar es un prerrequisito necesario para agrupar. Para Crystal Reports, un grupo es un conjunto de registros consecutivos que tienen el mismo valor del campo indicado. Si quitamos los criterios de ordenación de registros que acabamos de establecer, y vez de ello insertamos un grupo por subcategorías, utilizando el botón correspondiente de la barra de herramientas Insertar (o la opción Insertar Grupo del menú), y luego lanzamos de nuevo el Asistente de ordenación de registros, veremos que el campo correspondiente habrá sido agregado a la lista de criterios de ordenación. Cuando se selecciona la opción de Insertar grupo, se presenta un cuadro de diálogo en el que podemos indicar el campo por el que deseamos agrupar (en nuestro caso, ProductSubcategory.Name, si queremos los grupos en orden alfabético) y si queremos un orden ascendente o descendente. La pestaña Opciones nos ofrece varias posibilidades adicionales, como la de indicar que deseamos mantener los registros de cada grupo juntos siempre que sea posible (cambiando de página para ello si fuera necesario) o repetir el encabezado del grupo en cada página al ejecutar el informe. 14

15 Observará que se crean dos nuevas secciones, de Encabezado y Pie de grupo, numeradas con #1 por tratarse del primer (y único) grupo del informe. En la sección de Encabezado de grupo, el Diseñador coloca además un objeto de nombre de grupo asociado al campo que hemos indicado como campo para agrupar. En la Vista previa podremos ver cómo luce ahora el informe; y cómo en principio podemos eliminar el nombre de subcategoría (que se repite para cada producto del grupo) de la sección de Detalles. Vamos a complicar ahora un poco más el informe y crear un segundo grupo externo. Para ello, necesitaremos agregar al informe otra nueva tabla, Production.ProductCategory, pues las subcategorías pertenecen a su vez a categorías. El enlace esta vez se realiza a través de la clave foránea ProductCategoryID de la tabla Subcategory. Una vez agregada la tabla al informe, crearemos un nuevo grupo utilizando como campo por el que agrupar al campo Name de la tabla de categorías. Esta vez lo más conveniente es hacerlo utilizando el Asistente de grupos (en el menú de Crystal Reports, seleccionamos Report Asistente de grupos), pues queremos que este grupo quede a nivel externo, englobando al de subcategorías. Una vez creado el grupo, en la Vista previa podremos observar el resultado. TO T AL I Z AC I Ó N (RESÚMENES) Mediante el botón de Insertar resumen o la opción correspondiente del menú podremos añadir resúmenes estadísticos generales (basados en la totalidad de los datos obtenidos de la base de datos, y normalmente mostrados en el Pie de informe) o parciales para cada uno de los grupos (que generalmente se colocan en el Pie de grupo correspondiente). Ya anteriormente hemos hecho un recuento general de los productos disponibles; vamos ahora a mostrar en el informe cuántos productos hay por cada categoría y subcategoría. Si pulsamos el botón de Insertar resumen, el Diseñador nos preguntará, como antes, qué campo es el que queremos resumir (Product.ProductNumber), qué tipo de operación queremos realizar (Recuento) y la ubicación del resumen; observe que ahora, dado que tenemos dos grupos, el asistente nos propone tres posibles lugares donde colocar el resumen: en el Pie del informe (si quisiéramos un total general, que ya tenemos), en el Pie del grupo externo (si quisiéramos contar cuántos productos hay de cada categoría) o en el Pie del grupo interno (si quisiéramos contar cuántos productos hay en cada subcategoría). Primero insertaremos un resumen a nivel de categorías (grupo externo); para mejorar la estética del informe, pondremos a su izquierda un objeto de texto que diga Total categoría. Observe también que tendremos que cambiar el formato del resultado, pues Crystal Reports por defecto muestra los campos numéricos con dos cifras decimales (opción que puede cambiarse en la configuración general del Diseñador, accesible desde la opción del menú Diseño Especificaciones predeterminadas Campos Número). A continuación, repetiremos la operación de insertar resumen, pero ahora contabilizando la cantidad de productos por cada subcategoría; para variar, mostraremos el resumen no como una cantidad absoluta, sino como un porcentaje relativo a la cantidad de productos en su categoría (opción Mostrar como porcentaje de ). Tenga en cuenta que los resúmenes de grupos normalmente se colocan en el pie del grupo, pero pueden también moverse a la sección de Cabecera del grupo correspondiente; esto provocará una cierta sobrecarga al motor de impresión de Crystal Reports, que tendrá que generar en memoria todos los datos del grupo antes comenzar a imprimirlo, pero este coste es generalmente asumible y poner los resúmenes en la cabecera es muchas veces estéticamente conveniente. Esto es lo que haremos con este último resumen por subcategorías. MÁS SOBRE LAS SECCIONES. PROFUNDIZACIÓN Las secciones como un todo también tienen un conjunto de propiedades que podemos configurar para mejorar la apariencia y funcionalidad de nuestros informes. Para ello, es necesario utilizar el Asistente de sección, disponible en el menú de Crystal Reports en Report Asistente de sección. El Asistente de 15

16 sección muestra todas y cada una de las secciones (y subsecciones, posiblemente) de nuestro informe y nos permite establecer para cada una de ellas todo un conjunto de propiedades como: suprimir la sección completamente. Por ejemplo, en nuestro informe la sección de Pie de grupo del grupo interno ha quedado vacía y lo mejor es suprimirla. provocar un salto de página antes o después de imprimir la sección. ajustar la sección a la parte inferior de la página (lo que implica que el contenido de la próxima sección pasará a la página siguiente) reiniciar la numeración de las páginas después de imprimir la sección. mantener unido todo el contenido de la sección, aunque haya que cambiar de página para ello. suprimir la sección en caso de que no contenga nada. hacer que el contenido de la sección subyazca al de las siguientes secciones; más adelante utilizaremos esta opción para provocar un efecto de marca de agua en todas las páginas del informe. Por último, queríamos hacer especial énfasis en la opción Ocultar (se permite profundizar), que nos parece especialmente importante. Tenga en cuenta que cada vez más los informes no se destinan a ser presentados en papel, sino a ser consumidos de forma interactiva. Esta opción, al igual que Suprimir, hace que una sección no se muestre cuando se presente el informe; pero a diferencia de la anterior, permite que el usuario, haciendo clic con el ratón sobre un elemento de nivel superior (generalmente, un nombre de grupo o resumen), despliegue el contenido de esa sección oculta en una vista independiente. Por ejemplo, marquemos con la opción Ocultar (se permite profundizar) a la sección de detalles de nuestro informe y veamos el efecto que se obtiene: a primera vista, el informe sólo contiene los resúmenes; pero si el usuario pulsa sobre cualquiera de los nombres de subcategorías, verá los productos pertenecientes a esa subcategoría en una nueva pestaña del visor. Esto es a lo que se le llama profundización (drill down). Desde el Asistente de sección también tenemos la posibilidad de insertar y eliminar (sub)secciones. El objetivo de la opción Insertar de menú, como hemos mencionado antes, es realmente el de que podamos dividir una sección en subsecciones con el objetivo de aplicarles distintos valores de propiedades a cada subsección. Veamos un ejemplo típico. Supongamos que queremos poner el logotipo de nuestra empresa como marca de agua en el centro de todas las páginas del informe. Para ello, seguiremos los siguientes pasos: a) Dividiremos la sección de Encabezado de página (que, como sabemos, se imprime en la parte superior de cada página del informe) en dos subsecciones. Para ello, seleccionamos la sección de Encabezado de página y pulsamos el botón Insertar. Verá que la sección se divide en dos subsecciones, denominadas a y b, y todo lo que hubiera en la sección original es pasado a la subsección a. b) Configuraremos la nueva subsección b (y solo ella) para que subyazca al resto de las secciones (opción Situar debajo de las secciones posteriores ). c) Ya en el Diseñador, ampliaremos por la vertical la subsección b del encabezado y pondremos cerca del borde inferior el logotipo de nuestra empresa. Listo! Si activa la Vista previa, verá que el logotipo subyace perfectamente a todas las páginas del informe. SELECCIÓN DE REGISTROS El Asistente de selección de Crystal Reports permite establecer las condiciones que deben satisfacer los registros que han de ser utilizados para la confección del informe. Para nuestro informe actual, el asistente mostrará una única pestaña asociada a la condición de que el campo Product.FinishedGoodsFlag sea verdadero. A esa pestaña podremos agregar otras con nuevas condiciones, y Crystal Reports hará que solo se utilicen los registros que satisfagan todas las condiciones especificadas (o sea, se aplicará la operación lógica AND a todas las condiciones). A modo de ejemplo, vamos a limitar el conjunto de registros a aquellos productos que continúan a la venta esos registros tendrán un valor nulo en el campo SellEndDate. Pulsemos el botón Nuevo para indicar una nueva 16

17 condición de selección. Elijamos el campo Product.SellEndDate (de nuevo, observe que podríamos seleccionar cualquier campo de cualquiera de las tablas implicadas en el informe). Para indicar que nos interesan los registros con valores no nulos en el campo tendremos que utilizar la última opción de la lista desplegable que aparece en la pestaña: fórmula. Y la fórmula que deberemos teclear es IsNull ({Product.SellEndDate}). Si pulsamos el botón Mostrar fórmula del asistente, veremos una fórmula con todas las de la ley escrita en el lenguaje de fórmulas de Crystal Reports (que estudiaremos en el tema 4). Se trata de un lenguaje de programación completo, complementado además con una enorme biblioteca de funciones para todas las necesidades comunes. En este lenguaje es que se escriben en última instancia las condiciones de selección de un informe. Nota avanzada: El Diseñador de Crystal Reports determina, de manera inteligente, cuándo es posible traducir una fórmula de selección escrita en el lenguaje de Crystal en una cláusula WHERE de SQL para pasarla al motor de bases de datos. Si incluye fórmulas Crystal complejas en sus fórmulas de selección, no será posible traducirlas a SQL y el filtrado de registros deberá hacerse en la máquina cliente, con el consiguiente incremento del tráfico de red y pérdida de rendimiento. Mediante la opción Base de datos Mostrar sentencia SQL del menú de Crystal Reports podrá comprobar que las dos condiciones que hemos puesto se traducen perfectamente a SQL. SELECCIÓN Y ORDENACIÓN DE GRUPOS A diferencia de la selección de registros, que incluye o excluye del informe registros individuales en base a una condición, la selección de grupos permite establecer qué grupos enteros deben o no ser incluidos en el informe. En términos de SQL, si la formula de selección de registros corresponde a la cláusula WHERE de una sentencia SELECT, entonces la fórmula de selección de grupo corresponde a la cláusula HAVING. El Asistente de selección determina que una fórmula de selección es de grupo si el campo de Crystal Reports que utilizamos en la condición es un campo normal de la base de datos o un resumen. En este último caso, está claro que se trata de una condición de selección de grupo. Por ejemplo, supongamos que nos interesan únicamente las categorías con más de 50 productos. En el Asistente de selección, pulsamos Nuevo para agregar una nueva condición; en el diálogo de selección de campo que aparece, elegimos el recuento de productos por nombre de categorías, y en los siguientes desplegables introducimos es mayor que y el valor 50. Al pulsar el botón Mostrar fórmula, veremos la fórmula Crystal correspondiente a la condición especificada. Por otra parte, una ojeada a la Vista previa nos convencerá de que la selección funciona. Nota avanzada: Por lo general (al menos en informes de tipo listado ), el motor de Crystal Reports ejecuta la agrupación y la selección de grupos en la máquina cliente. Existe una opción de configuración, Realizar agrupamiento en el servidor (Report Opciones del informe del menú), mediante la cual se indica al motor que utilice cláusulas GROUP BY y HAVING cuando sea posible. Pero cuando es necesario traer también los registros individuales para utilizarlos en el informe, el motor no hace uso de esa posibilidad. En cuanto a la ordenación de grupos, por defecto los grupos aparecen en el informe en el orden determinado por el tipo de datos al que pertenece el campo por el que se agrupa. En nuestro ejemplo, las categorías y subcategorías se presentarán en orden alfabético, dado que hemos agrupado por los nombres, que son campos de cadena de caracteres. Frecuentemente, lo que se desea no es eso, sino presentar los grupos en orden ascendente o descendente del valor de un resumen incorporado al informe. Para eso, Crystal Reports ofrece un Asistente de ordenación de grupos (botón en la barra de herramientas Principal, u opción Report Asistente de ordenación de grupos en el menú). Supongamos por ejemplo que deseamos presentar las categorías no en orden alfabético, sino en orden descendente de la cantidad de productos diferentes pertenecientes a cada categoría. Lanzamos el Asistente de ordenación de grupos, y veremos que nos presenta dos pestañas, dado que el informe 17

18 incluye dos grupos. El grupo que nos interesa es el externo, que es el preseleccionado por defecto. En el desplegable Ordenar seleccionamos Todo, y entonces a su derecha aparecerá la lista de los resúmenes definidos a ese nivel, para que indiquemos el criterio según el que queremos ordenar los grupos. En nuestro caso, habrá solo un resumen, que seleccionaremos. Adicionalmente, se nos permite indicar si deseamos que los grupos aparezcan en orden ascendente o descendente (este último, nuestro caso). Después de pulsar Aceptar podremos ver el resultado en la vista preliminar. Hay que decir que este Asistente, además de la ordenación, también nos permite realizar una selección de grupos según criterios que se utilizan con relativa frecuencia en la práctica y cuya especificación mediante el Asistente de selección que hemos visto anteriormente requeriría la programación de fórmulas de cierta complejidad. Si en lugar de elegir la opción Todo en el desplegable Ordenar seleccionamos N superiores ( N inferiores ), estaríamos indicando que deseamos incluir en el informe solo los N primeros (últimos) grupos según el resumen indicado, en orden descendente (ascendente) de los valores. Por otra parte, las opciones Porcentaje máximo y Porcentaje mínimo nos permiten limitar el informe a aquellos grupos cuyo porcentaje sobre el total general supera o no supera un cierto valor P. Tanto N como P pueden ser especificados según nuestra conveniencia. Observe además que existe la posibilidad de agrupar los elementos que los grupos que no superen la criba en un grupo común, cuyo nombre por defecto es Otros. GRÁFICOS. Crystal Reports ofrece unas posibilidades muy amplias para la incorporación de gráficos comerciales en nuestros informes; aquí simplemente mostraremos un ejemplo típico que le dará una idea de cómo pueden incorporarse a un informe tales gráficos. Para poder incorporar un gráfico a un informe, es necesario haber definido previamente los resúmenes que servirán como valores a partir de los cuales se dibujará el gráfico. Para incorporar un gráfico a un informe, se debe utilizar la opción Insertar Gráfico del menú o el botón correspondiente de la barra de herramientas Insertar, que despliegan el Asistente de gráficos. Este asistente tiene dos modos de trabajo que se configuran mediante la casilla Establecer opciones automáticamente de su primera pestaña. Si la casilla está marcada, el asistente generará automáticamente los títulos para el gráfico y los ejes, escalas, colores, etc. En caso contrario, tendremos la posibilidad de indicar todas esas características. Una buena técnica puede ser mantener inicialmente la configuración automática, y más adelante editar las opciones del gráfico y pasar al modo manual para indicar esas opciones en detalle. Además de esta opción, en la primera pestaña se indica el tipo de gráfico que deseamos incorporar al informe (de barras, líneas, áreas, circular o tarta, etc.). Para nuestro ejemplo elegiremos un gráfico de barras. En la segunda pestaña del asistente es donde se especifica lo fundamental: los datos a partir de los cuales se dibujará el gráfico y la situación del mismo. En nuestro caso, debido a que tenemos dos niveles de agrupación, podemos basar el gráfico en dos series de datos: la cantidad de productos por cada categoría, en cuyo caso el gráfico aparecerá una sola vez en el pie o la cabecera del informe (recuerde que generalmente los objetos situados en una sección de pie pueden moverse a su cabecera hermana); o la cantidad de productos por cada subcategoría dentro de cada categoría, en cuyo caso tendremos un gráfico para cada categoría, situado en la sección de pie (o la cabecera) del grupo correspondiente a las categorías. Vamos a elegir aquí la opción más difícil, la segunda: indiquemos Por cada ProductCategory.Name en el desplegable Ubicar. Verá que en el grupo Datos aparecen automáticamente la información adecuada: los valores a utilizar para el gráfico se obtienen cuando cambia la subcategoría (el grupo más interno), y el resumen a utilizar es el único disponible a ese nivel, el que cuenta la cantidad de productos de cada categoría. Por último, la tercera pestaña del asistente permite establecer los textos que aparecerán en el gráfico como título, subtítulo, nombres de ejes, etc. y sus propiedades. De momento, mantenga los valores 18

19 predeterminados y pulse Aceptar para cerrar el asistente. Verá cómo aparece en el informe un gráfico de subcategorías para cada una de las categorías. EXPORTACIÓN A OTROS FORMATOS. WORD, EXCEL, HTML, PDF Crystal Reports nos permite exportar los resultados de la ejecución de un informe a diferentes formatos. Ciertos formatos (Microsoft Word, Adobe Acrobat, HTML) se utilizan mayormente con vistas a poner el informe como tal a disposición de terceros; en otros casos (Microsoft Excel, Microsoft ODBC), el objetivo es capturar los resultados numéricos que el informe contiene para realizar ciertas transformaciones posteriores sobre ellos utilizando otras aplicaciones. Si pulsa el botón de Exportar informe de la barra de herramientas del visor, le aparecerá un diálogo en el que podrá elegir el formato de exportación y el destino (en la versión integrada en Visual Studio, únicamente un fichero en disco). Un segundo diálogo específico para el formato de exportación elegido aparecerá a continuación para permitirnos configurar el resultado. Y esto dará paso a un tercer cuadro de diálogo en el que podremos elegir la ruta y el nombre del fichero a crear. En los temas del curso dedicados a la programación veremos cómo exportar informes desde nuestras aplicaciones. TOTALES ACUMULADOS Un tipo de resumen muy común y que tiene sus particularidades que lo distinguen de los demás resúmenes son los totales acumulados. Los totales acumulados nos permiten implementar en nuestros informes los conocidos suma y sigue frecuentes, por ejemplo, en listados de operaciones bancarias. Suponga que deseamos listar los pedidos (código, fecha, importe) recibidos a partir del 1/7/2004 (no hay datos muy recientes en AdvertureWorks :-) En una columna del listado queremos mostrar un suma y sigue con el total acumulado hasta ese momento del importe de los pedidos. Los datos generales sobre los pedidos se almacenan en la tabla Sales.SalesOrderHeader de la base de datos. Además, en la tabla Sales.SalesOrderDetail se almacenan los detalles (líneas) de cada pedido, pero en este momento no necesitaremos esa segunda tabla. Ante todo, añadiremos a nuestro proyecto de Visual Studio un nuevo informe (botón derecho sobre el nodo del proyecto en el Explorador de soluciones Agregar Nuevo elemento Crystal Reports). Llamemos al informe ListadoPedidos.rpt. Inmediatamente después de indicar el nombre, el Asistente de informes aparecerá automáticamente para que especifiquemos las características del informe. Se trata de un informe estándar, y seleccionamos la base de datos AdventureWorks, y de ella la tabla Sales.SalesOrderHeader. Los campos que nos interesan son SalesOrderID, OrderDate y TotalDue. No necesitamos agrupaciones, por lo que saltamos directamente sobre esa página del Asistente. En la página de selección de registros, indicamos que nos interesan los pedidos en los que OrderDate es posterior al 1/7/2004. Pulsamos Finalizar y podremos ver la presentación preliminar del informe. Ahora crearemos el total acumulado. Para ello, en el nodo Campos de totales acumulados del Explorador de campos pulsamos el botón derecho del ratón y seleccionamos Nuevo. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se pueden indicar las características que queremos que tenga el total acumulado. Ante todo, se debe indicar el campo que se quiere acumular (en nuestro caso TotalDue) y la operación de resumen (aquí suma). En la sección Evaluar se indica en qué momento queremos que el acumulador se evalúe. En este caso dejaremos la opción por defecto, evaluar para cada registro, pero observe que también es posible evaluar el total acumulado solo cuando cambie el valor de un campo, cuando se cambie de grupo, o cuando se cumpla una condición cualquiera (expresada mediante una fórmula). Por su parte, en la sección Restablecer indicamos cuándo queremos que el acumulador se reinicie a cero. Aunque también lo dejaremos ahora en Nunca, observe que se puede reiniciar el acumulador cada vez que se cambia de campo, de grupo o cuando se cumpla una fórmula. Estudiaremos el lenguaje de fórmulas de Crystal Reports en el siguiente tema. Y en principio, ya está! Basta con pulsar el botón 19

20 Finalizar y arrastrar el campo recién creado a la sección de Detalles del informe (preferiblemente a la derecha del importe del pedido). Verá la suma parcial de los importes evaluada para cada registro. TRUCO: Frecuentemente en listados con este tipo de totales nos piden que pongamos el valor del total acumulado hasta el momento al pie de cada página. Para ello, seleccione el campo de total acumulado, cópielo al Portapapeles (CTRL-C) y luego páguelo (CTRL-V) en la sección de Pie de página. Listo! Este es uno de los pocos casos en los que tiene sentido mover objetos de una sección a otra que no sea su hermana. FÓ R M U L AS En este tema se presentan las fórmulas de Crystal Reports y sus principales aplicaciones. Rápidamente se convencerá de que las fórmulas juegan un papel muy importe tanto en informes básicos como en aplicaciones más avanzadas. INTRODUCCIÓN Las fórmulas son una característica muy importante de Crystal Reports, que le dan la potencia necesaria para acometer numerosas tareas que de otras maneras serían imposibles y limitarían seriamente las posibilidades del producto. Básicamente, una fórmula es una expresión más o menos compleja escrita en uno de los dos lenguajes de programación que soporta Crystal Reports: Crystal y Visual Basic, y cuyo objetivo es calcular un valor que debe ser utilizado en alguna de las fases de confección de un informe. En este curso utilizaremos la sintaxis Visual Basic, que será mucho más familiar a los programadores que utilicen VB.NET. Para garantizar que las fórmulas utilicen ese lenguaje, por favor vaya a la opción Crystal Reports Diseño Especificaciones predeterminadas Elaborando informes del menú y selecciones Sintaxis Basic en el desplegable Lenguaje de fórmulas. En general, los lenguajes de fórmulas de Crystal Reports son lenguajes de programación completos, que incluyen declaraciones de variables, condicionales, estructuras de bucle, etc. No obstante, gracias a los potentes asistentes incorporados al producto, rara vez es necesario hacer uso de tales facilidades y las fórmulas se utilizan en el sentido literal del término el de una expresión que produce un valor de un determinado tipo. SINTAXIS DEL LENGUAJE DE FÓRMULAS CRYSTAL Y VI S U AL BAS I C Una fórmula se compone a partir de diferentes elementos básicos, como son: Constantes: 12 (entero), 0.07 (número decimal), Total (cadena de caracteres), True (lógica), #12/5/2006# (de fecha/hora). Identificadores, que pueden representar: Nombres de campos, con la sintaxis {NombreTabla.NombreCampo}. Por ejemplo, para representar al campo Sexo de una tabla llamada Clientes, utilizaríamos {Clientes.Sexo}. Otras fórmulas, con la sintaxis Por ejemplo, si al definir la fórmula B necesitamos utilizar otra fórmula A, la escribiríamos así Totales acumulados, con la sintaxis {#NombreTotal}. Parámetros del informe, con la sintaxis {?NombreParametro}. Los parámetros juegan un papel esencial en el desarrollo de informes genéricos que puedan utilizarse en múltiples situaciones diferentes sin necesidad de modificaciones. A ellos les dedicaremos el Tema 5. Operadores: +, - (aritméticos), <, > (de comparación), Not, And, Or (lógicos), y otros. Funciones predefinidas: Crystal ofrece un amplio espectro de funciones de uso general incorporadas de antemano al producto, de modo que el programador no tenga que reinventar la rueda cada vez que quiera ejecutar una tarea más o menos trivial. Por ejemplo, si el campo Nombre de la tabla Clientes 20

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