Microsoft Outlook MODULO I MICROSOFT OUTLOOK Clase N 1

Transcripción

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2 Microsoft Outlook MODULO I MICROSOFT OUTLOOK Clase N 1 Temas: Microsoft Office Outlook. Configuración de una cuenta de Hotmail. Microsoft Office Outlook. Microsoft Office Outlook es una aplicación de gestión de correo electrónico, calendario y agenda personal que permite comunicarnos con miles de personas alrededor del mundo.para acceder a Outlook hay que hacer clic en el botón inicio, se selecciona Todos los programas, Microsoft Office y por ultimo Microsoft Office Outlook El entorno de trabajo de Outlook se presenta se la siguiente manera: Configuración de una cuenta de correo de hotmail. Se pueden configurar varias cuentas de correo en Outlook. Se mostrara como se puede configurar una cuenta de correo de Hotmail. Para configurar una cuenta de Hotmail es necesario buscar en internet un pequeño programa llamado Microsoft Outlook Conector. Este programa configura la cuenta en forma automática y solo nos solicita que coloquemos el nombre de usuario, contraseña y el nombre para mostrar. Una vez hecho esto, Outlook estará listo para permitirnos leer nuestro correo, mandar correos electrónicos, crear una agenda de contactos, etc. Para empezar hay que ingresar a nuestra cuenta de correo electrónico. Una vez en ella hay que hacer un clic en donde dice Más y luego seleccionar Descargas. Una vez que se cargue la pagina seleccionamos la opción Descargar y luego hay que hacer un clic en Ejecutar en la siguiente pantalla. -2-

3 Microsoft Outlook Cuando termine la descarga (podremos ver una barra de progreso) se ejecutara en forma automática el programa de Windows Live. Hay que asegurarse de que este tildada la opción que dice Microsoft Outlook Conector. Las demás opciones nos permiten instalar otras aplicaciones pero estas quedan a consideración del usuario. Por último se nos pedirá en forma automática que ingresemos nuestro nombre de usuario, contraseña y un nombre para que aparezca en la bandeja de entrada. Si esto no ocurre al abrir Outlook, hay que ir a la opción Outlook conector en el programa Outlook y seleccionar la opción Agregar cuenta nueva.... Una vez terminado esto, Outlook sincroniza los mensajes en tu cuenta de Hotmail y los que se encuentran almacenados en la PC. Una de las ventajas de este programa es se puede escribir correo electrónico sin estar conectado a internet y estos se envían una vez que se establezca la conexión. Sin estar conectado se puede también leer los correos electrónicos ya descargados en la computadora. Para ver un correo electrónico hacemos clic sobre el correo en el cuerpo principal para ver su contenido en el panel de lectura o doble clic para que nos muestre el contenido en pantalla completa. Para escribir un correo electrónico hay que hacer clic en la opción Nuevo de la barra de herramientas. Actividades Clase N 1 Actividad N 1. Consigna: Configurar tu propia cuenta de Hotmail en Outlook. Actividad N 2. Consigna: Enviar un correo electrónico a alguno de tus compañeros y responder los correos que te enviaron utilizando Outlook. Actividad N 3. Consigna: Puedo escribir correo electrónico estando desconectado de internet? Puedo leer mis correos electrónicos mientras no estoy conectado a internet? Qué ventajas tiene esto? -3-

4 Temas: Contactos, Agenda y Tareas. Microsoft Outlook Clase N 2 Los contactos son personas físicas o conceptuales tales como un amigo o una facultad. La lista de contactos almacena los datos que nos interesa de ellos como su dirección de correo electrónico o teléfono. Para agregar un contacto, Outlook nos solicita que creemos un grupo. Una lista de contactos se divide en grupos para una mejor organización. Los grupos pueden ser familia, amigos, compañeros de trabajo, alumnos, etc. Para ingresar un nuevo contacto tengo que ir a al panel de comandos inmediatos y hacer clic en la opción contactos. Luego hago clic sobre nuevo grupo en caso de querer crearlo o sobre el nombre del grupo. Una vez realizado esto hago clic en la opción Nuevo en la barra de herramientas y me muestra una pantalla como la siguiente en donde hay que ingresar los datos del contacto, incluido el correo electrónico. No es necesario rellenar todos los campos. Una vez terminada de agregar la información hay que hacer clic en el botón Guardar y Cerrar de la barra de herramientas. Las Tareas y el Calendario están bastante relacionados. Una tarea es un recordatorio de alguna actividad tal como enviar un correo electrónico, llamar a un amigo, entregar un informe, etc. Outlook me permite cargar una tarea y configurar un recordatorio para ella. El Calendario de Outlook es una agenta que me permite escribir cualquier evento como per ejemplo una fecha de cumpleaños, un aniversario, una cita con el doctor, etc. Es decir que me permite una buena organización de nuestro tiempo. Par acceder a las tareas, agenda u el calendario tengo que ir al panel de comandos rápidos y seleccionar Calendario, Contactos o Tarea. Actividades Clase N 2 Actividad N 1. Consigna: Agregar como contactos a todos tus compañeros del curso en dos grupos. Uno de varones y otro de mujeres. Ingresar las tareas de enviar un correo electrónico a tu capacitador y a tus compañeras mujeres si eres mujer o varones si eres varón. Llenar el calendario con el horario de clases de informática aplicada del mes. -4-

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6 Microsoft OneNote MODULO II MICROSOFT ONENOTE Clase N 1 Temas: Microsoft One Note: Concepto. Explorar Interface de One Note (Ventana). Herramientas. Microsoft OneNote: Concepto Office One note 2007 es un bloc de notas digital que ofrece un lugar para recopilar diversos tipos de información, una funcionalidad para realizar búsquedas con rapidez, y documentos fáciles de utilizar y compartir para administrar la sobrecarga de información y cooperar con eficacia. One Note 2007 es un programa de software diseñado para administrar la sobrecarga de información y para trabajar en equipo de una forma más eficiente. Proporciona un espacio para recopilar prácticamente cualquier tipo de información, como texto, imágenes, escritura a mano digital, grabaciones de audio, video y mucho más. Ventana de One Note y sus componentes OneNote es un lugar para reunir, organizar, buscar y compartir notas, recortes, reflexiones, materiales de referencia y otra información. Todas sus notas estarán visibles aquí organizadas por blocs de notas, secciones y páginas. Puede crearlas haciendo clic en Archivo > Nuevo. Barra de Título Barra de Menú Barra de Herramientas Blocs de notas: Empiece con uno o dos. Secciones en el bloc de notas actual: Las secciones permiten organizar las notas por actividades, temas o personas. Empiece con unas pocas secciones en cada bloc de notas. Páginas en la sección actual: Cree tantas páginas de anotaciones en cada sección como desee. Lista de blocs de Notas Sección especial de Notas sin archivar para páginas de anotaciones que tenga que crear rápidamente. Después podrá arrastrarlas donde quiera. No hay un botón Guardar en la barra de herramientas porque OneNote guarda todas las notas automáticamente. Tómese algunos minutos para obtener más información acerca de OneNote y de sus características más importantes. Consulte las distintas fichas de la página en esta sección (a la derecha): -6-

7 Microsoft OneNote Cómo puede ayudarme OneNote? OneNote puede ayudarle si necesita: Asegúrese de no perder información que considere importante Organice la información sobrante que no quepa en el correo electrónico, el calendario ni en documentos formales Recopile las notas de reuniones o conferencias y haga referencia a éstas Recopile información del Web o de otras fuentes y anótela para otras personas o para usted Realice un seguimiento de lo que necesita hacer a continuación y no se salte nada Trabaje en coordinación con otras personas en un proyecto compartiendo notas y archivos OneNote complementará sus actividades en Microsoft Office Outlook, Word y otros programas de Microsoft Office System a través de varias funciones de integración. Capture ideas y recopile información Puede capturar rápidamente notas de reunión, notas de lluvia de ideas, reflexiones, audios de discusiones, vídeos de entrevistas, diagramas, etc., utilizando el teclado, el lápiz o las funciones de grabación de OneNote. Mantenga todo organizado Toda esta información permanece en un mismo sitio. Es fácil organizarla o apilarla (si así lo desea) y, a continuación, buscarla y encontrarla de nuevo ( incluso palabras en imágenes y grabaciones de vídeo y audio) Esté preparado Teniendo toda esta información al alcance de la mano siempre estará preparado: para la próxima reunión, para escribir un documento final o un mensaje de correo electrónico, para realizar una tarea, para hablar con un cliente, para ir de viaje, etc. Puede marcar los elementos en sus blocs de notas como Importante o Pendiente y, a continuación, recopilar rápidamente resúmenes de información que haya marcado de este modo. OneNote puede personalizarse completamente para que pueda adaptarlo a su estilo de trabajo. Esfuerzo de equipo También puede trabajar con todo el equipo en un bloc de notas compartido que todos puedan modificar y ver al mismo tiempo, incluso sin estar conectados a la red. OneNote combina los cambios a la perfección siempre que alguien actualiza el bloc de notas. Un bloc de notas compartido es un buen método para ver qué información ha recopilado el equipo, qué archivos y notas están disponibles como fuentes e incluso qué elementos de acción siguen disponibles para el equipo. Tomar notas de muchos tipos: OneNote 2007 permite crear un contenedor de notas para cada bloque de texto, ya sea que lo escriba para cada bloque de texto, ya sea que lo escriba a mano o bien con el teclado. A Modo de Escritura (teclado): Usted ingresa el texto de manera tradicional, es decir, utilizando el teclado de su computadora. Note crea un contenedor de notas para cada bloque de texto que escriba a mano o con el teclado. -7-

8 Microsoft OneNote A Mano alzada: Para esta modalidad es necesario utilizar un dispositivo de entrada con lápiz. Haga clic en pluma en la barra de Herramientas: Herramienta de Escritura y escriba las notas a mano en cualquier parte de la página. Otra forma: Haga Clic en Menú Herramientas Herramienta de Escritura - Pluma Usamos barra de herramientas dibujo: Puede utilizar herramientas de dibujo para hacer diagramas simples, como: Organigramas y diagramas de flujo Anotaciones e imágenes (flechas, círculos y cuadros) Procesar diagramas Diseños de sala Bocetos de conceptos Para mostrar las herramientas de dibujo, haga clic en Ver > Barra de herramientas Dibujo. Tenga en cuenta que las formas dibujadas se crean como trazos de tinta, por lo que puede borrar fácilmente cualquier parte de las mismas, seleccionarlas con la herramienta Selección de lazo, cambiar el color, etc. Selección de lazo Pluma, líneas, flechas y formas Borrador: Borre parte de las formas. Por ejemplo, cree un arco a partir del dibujo de un círculo. Color de línea Modo Formas duplicadas: Puede dibujar la misma forma una y otra vez sin tener que cambiar al modo selección/tipos. Puede incluso crear una forma con un solo clic en este modo. Modo selección/tipos Actividades Clase N 1 Consigna 1: Defina que es, o para que le sirve una nota, coloque como mínimo 5motivos para su uso, y 5 momentos en que las utilizaría. Consigna 2: a) Escriba a Mano Alzada sus datos Personales: Nombre Completo, Domicilio, Teléfono. b) Escriba a Modo de Escritura los Datos del curso: Nombre, Localidad, Fecha, Docente. c) Utilizando solamente el Sector de Pluma, línea, flechas y formas; Escriba su nombre completo. d) Seleccione la Herramienta Lazo, seleccione la Fecha escrita a Modo de Escritura y Suprima. Qué Paso? Qué otra forma puedo borrar parcialmente? Consigna 3: Cuáles serían los pasos para realizar una ensalada de Frutas?... Piense y luego planifique todos los momentos. -8-

9 Microsoft OneNote Clase Nº 2 Temas: Página: Organización de Notas. Mover texto. Agregar Espacio. Crear Nueva Página y Ordenar. Guardar. Cómo organizar las notas? Empiece con uno o dos blocs de notas Puede empezar con los blocs de notas Trabajo y Personal que ya están creados en OneNote y modificarlos como desee. O puede cerrar éstos blocs de notas y crear uno nuevo. Haga clic en Archivo > Nuevo > Bloc de notas para abrir el Asistente para nuevo bloc de notas. Intente utilizar una de las plantillas de bloc de notas incluidas en el asistente. Cree secciones por proyecto o tema Si sus actividades giran en torno a un proyecto, un tema o una clase, cree una sección para cada uno de estos temas en el bloc de notas. Cree secciones por persona o cliente Si trata principalmente con clientes, pacientes o dirige informes, cree una sección para cada asunto. Utilizar la sección notas sin archivar cuando dude esta sección más adelante). Cuando no tenga tiempo de pensar en dónde colocar sus notas, haga clic en la tecla de Windows + N e inmediatamente se iniciará OneNote y se creará una nueva página en la sección Notas sin archivar (haga clic en el botón de la parte inferior de la barra de exploración para saltar a No pasa nada si se agranda la sección. Después puede arrastrar las páginas a las demás secciones o simplemente utilizar Búsqueda para buscarlas en esta sección. -9-

10 Microsoft OneNote Cambie el modo de organizar las notas con el paso del tiempo Cuando utilice OneNote para crear más anotaciones, tal vez le convenga organizar las notas de una manera diferente: Si se descubre a sí mismo creando un gran número de páginas para un tema, pruebe a arrastrarlas a una nueva sección Si se descubre a sí mismo creando muchas secciones en un bloc de notas, considere la posibilidad de incluir algunas de ellas en un bloc de notas distinto Simplifique el desplazamiento por las notas creando varios blocs de notas de nivel superior, en lugar de incluirlo todo en un solo bloc de notas Cuando necesite organizar sus notas, puede que considere conveniente expandir la barra de exploración: Tenga en cuenta que en Windows Explorer: Los blocs de notas son carpetas normales Las secciones son archivos normales Si acumula demasiados bloc de notas con muchas secciones dentro de cada uno, puede utilizar Grupo de secciones (Archivo > Nuevo > Grupo de secciones) para anidar una jerarquía de secciones de varios niveles en un bloc de notas. Mover texto en una página Siga uno de estos procedimientos: Para Mover Dentro de la misma página: Desplace el puntero sobre el texto. Cuando aparezca el contenedor de notas, haga clic en el borde superior del contenedor de notas, y a continuación, arrástrelo a una nueva ubicación en la página. Para Copiar o mover el texto desde una página a otra: Haga clic con el botón secundario del mouse en la parte superior del contenedor de notas, haga clic en las opciones Copiar o Cortar del menú contextual y, a continuación, pegue las notas en la página que desee. Agregar espacio a una página. Haga clic en Insertar espacio adicional de escritura en la barra de Herramientas Estándar o Dibujo. En la página, haga clic donde desee insertar más espacios y, arrastre el puntero en la dirección indicada por la flecha para agregar el espacio que desee. Arrastre en los bordes de la página o entre líneas de texto. -10-

11 Microsoft OneNote Crear una nueva página Haga clic en el botón Nueva Página que se encuentra encima de las fichas de página par crear rápidamente una nueva página. Haga clic en la flecha que se encuentra junto al botón Nueva Página y elija una Nueva Página o Nueva Subpágina en un grupo de páginas o crear una página a partir de una plantilla. En el Cuadro Título de la parte superior de la página, escriba el título para dicha página. El Título que escribe aparece en la ficha de página en el margen de la ventana One note. Cambiar el orden de las páginas. Para mover una página dentro de una sección, haga clic y arrastre la ficha de página ligeramente hacia la derecha hasta que aparezca una flecha pequeña y, arrastre la ficha de página hacia arriba o hacia abajo para colocarla en una nueva ubicación de la sección actual. Guardar notas. One Note guarda el trabajo de forma automática y continúa mientras toma notas, siempre que cambie a otra página o sección, y al cerrar las secciones y blocs de Notas. No es necesario guardar las notas manualmente, incluso una vez terminadas. Sugerencia: Para guardar una copia de una sección de sus notas en una ubicación distinta, puede utilizar el comando Guardar como del Menú Archivo. One Note guardara automáticamente cualquier cambio realzado en esta sección de notas en la nueva ubicación. Crear o personalizar plantillas de página En OneNote, puede utilizar plantillas para aplicar una disposición y un diseño de página uniformes para las páginas del bloc de notas. Las plantillas de página pueden mejorar el aspecto de las notas mediante el uso coherente del color, imágenes de fondo y formato de texto. Aplicar una plantilla de página OneNote proporciona varias plantillas de página que le ayudan a iniciar la tarea; desde fondos decorativos a páginas de notas funcionales como programaciones y listas de tareas pendientes. Haga lo siguiente: 1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Página de plantilla. 2. En el panel de tareas Plantillas, en Agregar una página, haga clic en una categoría de la lista y, a continuación, en el nombre de la plantilla que desea utilizar. OneNote crea una página nueva en la sección actual basada en la plantilla seleccionada -11-

12 Microsoft OneNote Sugerencia: Para aplicar de forma rápida las plantillas utilizadas recientemente a una nueva página, en la lista de fichas de página, haga clic en la flecha junto al botón Nueva página y en el nombre de la plantilla que desea aplicar. Haga clic en Plantilla en blanco si desea crear una nueva página en blanco. Nota: Muchos diseños de plantillas incluyen contenido de página que aparece en lugares específicos. Las plantillas pueden aplicarse por lo tanto sólo a páginas nuevas que no contienen aún notas. Personalizar una plantilla Si desea crear una plantilla totalmente nueva, puede cambiar fácilmente el contenido y el aspecto de una plantilla existente, y guardarla como plantilla personalizada. Haga lo siguiente: 1. En el menú Formato, haga clic en Plantillas. 2. En el panel de tareas Plantillas, en Agregar una página, haga clic en una categoría y, a continuación, en el nombre de la plantilla que desea modificar. 3. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página, luego en el panel de tareas Configurar página, y cambie las opciones que desee. 4. Cambie el contenido de la página para que aparezca como desee cuando se crean nuevas páginas basadas en la plantilla modificada. De igual manera, elimine cualquier plantilla existente que no desee conservar. 5. En la parte inferior del panel de tareas Configurar página, haga clic en Guardar la página actual como plantilla. 6. En el cuadro de diálogo Guardar como plantilla, escriba un nombre en el cuadro Nombre de la plantilla. 7. Para aplicar esta plantilla a cada página nueva que agregue a la sección actual en el bloc de notas, active la casilla de verificación Establece una plantilla predeterminada para páginas nuevas en la sección actual. 8. Haga clic en Guardar. Nota: Las plantillas que ha personalizado se agregan automáticamente a la lista Mis Plantillas en el panel de tareas Plantillas. Crear una nueva plantilla Además de las plantillas que proporciona OneNote, puede dar formato a una página en el bloc de notas de la forma que desee y guardarla como nueva plantilla. 1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Página. Nota: También puede crear una nueva página haciendo clic en Nueva página encima de las fichas de página. 2. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página, luego en el panel de tareas Configurar página, y establezca las opciones que prefiera. 3. Agregue el contenido que desea que aparezca al crear nuevas páginas basadas en la plantilla personalizada. Por ejemplo, si está creando una plantilla para notas de reuniones, puede agregar una sección de agenda y encabezados para la fecha y la hora de la reunión. 4. En la parte inferior del panel de tareas Configurar página, haga clic en Guardar la página actual como plantilla. 5. En el cuadro de diálogo Guardar como plantilla, escriba un nombre en el cuadro Nombre de la plantilla. -12-

13 Microsoft OneNote 6. Para aplicar esta plantilla a cada página nueva que agregue a la sección actual en el bloc de notas, active la casilla de verificación Establece una plantilla determinada para páginas nuevas en la sección actual. 7. Haga clic en Guardar. Nota: Las plantillas que ha creado se agregan automáticamente a la lista Mis plantillas en el panel de tareas Plantillas. Plantillas de página Las plantillas de página de OneNote mejoran la apariencia de sus páginas y le ayudan a no tener que volver a escribir la información común a todas las páginas. Puede utilizar cualquiera de los diseños incluidos en OneNote o puede crear el suyo propio. Intente utilizar las plantillas cuando las notas tengan reiteradamente la misma estructura y encabezado, como en las notas de reunión, notas de clase, registros de trabajo o diarios, notas de llamadas telefónicas, planes de viajes, recetas, etc. Inténtelo ahora Intente utilizar algunas plantillas incluidas con OneNote. Haga clic en Formato > Plantillas, expanda uno de los grupos de plantillas y seleccione una plantilla. Para crear su propia plantilla: cree una página nueva, agregue gráficos, texto con formato y todo lo que desee. A continuación, haga clic en Guardar la página actual como plantilla en el panel de tareas. Sus plantillas aparecerán en la categoría Mis plantillas en el panel de tareas. También puede especificar cualquier plantilla para utilizarla como el estilo predeterminado para las páginas nuevas que cree en una sección Actividades Clase N 2 Consigna 1: a) Cree un Bloc de Notas con el título Ensaladas b) Organice las páginas y subpáginas según su Proyecto para realizar una ensalada de frutas (Tenga en cuenta todos los momentos, pasos y procedimientos.) Consigna 2: Piense y planifique un proyecto personal (Planificar un cumpleaños Planificar un viaje de Fin de semana al dique- Planificar que hará en vacaciones....etc). Solo debe crear un bloc de notas particular con sus páginas y subpáginas. -13-

14 Microsoft OneNote Clase Nº 3 Temas: Formato. Viñetas. Tablas. Imágenes. Adjuntar Documento. Hipervínculo, Copiar y pegar. Plantilla. Audio-Video Insertar la fecha y la hora Dependiendo de cómo utilice OneNote, a utilizar la fecha y la hora actuales de su equipo en las notas para marcar o realizar el seguimiento de los eventos cronológicos. 1. Coloque el puntero donde desee agregar una marca de fecha y hora. 2. Siga uno de estos procedimientos: a. En el Menú Insertar, haga clic en Fecha y Hora o ALT+MAYÚS+F. b. Para insertar: Sólo la Fecha ALT+MAYÚS+D. Sólo la Hora ALT+MÁYUS+T. Sugerencia: OneNote agrega automáticamente una marca de fecha y hora bajo el título de la página siempre que se crea una nueva página. Para cambiar la marca de fecha y hora de una página, haga clic en la fecha u hora y en el icono de calendario o de reloj que aparece. OneNote utilizará la nueva marca de fecha y hora cuando busque notas en la página. Crear una lista con viñetas o numeradas Crear una lista con Viñetas 1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Viñetas 2. Escriba el texto que desee para el primer elemento de la lista y, a continuación, presione ENTRAR. Automáticamente, se crea una nueva viñeta para el siguiente elemento de la lista. 3. Para finalizar la lista con viñetas y continuar escribiendo un párrafo Normal, presione ENTRAR dos veces o presione RETROCESO para eliminar la última viñeta de la lista. Sugerencia: Para iniciar automáticamente una lista con viñetas, escriba * (asterisco) y, a continuación, presione BARRA ESPACIADORA o TAB. Crear una lista numerada 1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Numeración. 2. Escriba el texto que desee para el primer elemento de la lista y, a continuación, presione ENTRAR. Automáticamente, se crea una nueva viñeta para el siguiente elemento de la lista. 3. Para finalizar la lista numerada y continuar escribiendo un párrafo normal, presione ENTRAR dos veces o RETROCESO para eliminar el último número de la lista. Sugerencia: Para iniciar automáticamente una lista numerada. Escriba 1. Y, a continuación, presione BARRA ESPACIADORA o TAB. Crear un tabla 1. Haga clic en la ubicación en la que desea insertar una tabla. 2. En el menú Tabla, haga clic en Insertar Tabla. 3. En el cuadro de diálogo Insertar Tabla, introduzca el número de columnas y filas que desee. Sugerencia: Puede crear una tabla más rápidamente dibujándola. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Insertar tabla y arrastre el puntero hacia abajo y hacia la derecha para especificar el -14-

15 Microsoft OneNote número de filas y columnas que desea. También puede utilizar la tecla TAB para crear una tabla y agregar nuevas columnas a una tabla, y puede utilizar la tecla ENTRAR para agregar nuevas filas a una tabla. Característica Beneficio Situaciones Creando tablas con un teclado Puede capturar fácil y rápidamente información en forma de tabla Reuniones, presentaciones y lluvias de ideas personales Inténtelo ahora 1. Ponga el cursos al final de la siguiente palabra Producto : Producto 2. Presione la tecla TAB y a continuación escriba "Cantidad" 3. Presione la tecla TAB y a continuación escriba "Precio" 4. Presione ENTRAR 5. Presione la tecla TAB para saltar de una celda a otra y escriba algo en las celdas. 6. Presione ENTRAR al final de la fila 7. Intente presionar la tecla TAB después de "Jesús" y de "María": Persona Dinero que les debo Jesús María Métodos abreviados útiles: ALT + ENTRAR inserta otra línea dentro de una celda (no lo hace en la última celda de una tabla) CTRL + ENTRAR inserta una fila en debajo CTRL + ALT + E, R inserta una columna a la izquierda, derecha Experimente también con SUPR, RETROCESO, INICIO, FIN y ENTRAR en varios puntos de la tabla. Insertar una imagen Puede insertar fotografías, gráficos e imágenes prediseñadas en las notas. Para insertar una imagen de un archivo de su equipo, siga este procedimiento: 1. En el menú Insertar, elija Imágenes y haga clic en Desde archivo. 2. En el cuadro de diálogo Insertar imagen, vaya a la ubicación en la que se encuentra el archivo, haga clic para seleccionarlo y, a continuación, en Insertar. Para insertar una imagen una imagen desde World Wide Web, puede hacer lo siguiente: 1. En el menú Insertar, elija Imágenes y haga clic en Desde archivo. 2. En el cuadro de diálogo Insertar imagen, en el cuadro Nombre de archivo, escriba o pegue la dirección URL completa del archivo de imagen (por ej, y haga clic en Insertar. Nota: Puede realizar anotaciones en las imágenes que ha insertado en sus notas escribiendo texto encima de las mismas. Por tanto, a diferencia de la mayoría de los demás programas de Microsoft Office, haciendo clic en una imagen insertada en OneNote no se selecciona la imagen. En su lugar, coloca un punto de inserción para escribir texto. Si desea seleccionar una imagen que ha insertado, mueva el puntero encima de la misma. Aparece un borde azul discontinuo alrededor de la imagen y un controlador -15-

16 Microsoft OneNote en forma de cruz azul, junto a la imagen. Haga clic en el borde o en el controlador para seleccionar una imagen. Una vez que esté seleccionada, haga clic en la misma y arrástrela hasta una nueva ubicación de la página. También puede recopilar recortes de pantalla Obtenga capturas de pantalla de lo que ve en el Web o en los programas con los que trabaja. Los recortes de pantalla son especialmente útiles para la buscar en el Web, planear viajes, realizar compras en línea y comparar productos. Inténtelo ahora Inserte un recorte de pantalla del Web: 1. Presione la tecla de Windows + S desde cualquier programa o explorador. 2. Seleccione un área de la pantalla. Se abrirá una ventana de OneNote independiente con la sección Notas sin archivar en la que se ha insertado el recorte de pantalla: Cuando quiera insertar un recorte de pantalla en la página actual en lugar de en la sección Notas sin archivar, cambie a la ventana de OneNote, sitúe el cursor en el lugar en el que desee colocar el recorte y haga clic en Insertar > Recorte de pantalla o en el botón Recortar de la barra de herramientas: Puede personalizar las opciones de recortes de pantalla haciendo clic con el botón secundario del mouse en el icono de OneNote en la barra de tareas de Windows: Insertar archivos como copias impresas Inserte copias impresas a todo color con capacidad de búsqueda de cualquier tipo de archivo que su equipo sea capaz de imprimir. A continuación, puede escribir con el teclado, dibujar o escribir a mano en la parte superior de la imagen impresa en OneNote. Por ejemplo: Inserte una copia impresa de un informe y escriba sus comentarios en la parte superior. Rodee con un círculo las áreas de interés mediante las herramientas de dibujo. Inserte una copia impresa de las diapositivas de la clase y agregue más notas sobre el curso mientras lee el libro de texto. -16-

17 Microsoft OneNote Dos modos de insertar una copia impresa: Haga clic en Insertar > Archivos como copias impresas en OneNote. O utilice el comando Archivo > Imprimir en otro programa y seleccione "Enviar a OneNote 2007" como la "impresora" virtual. Adjuntar archivos a las notas Puede almacenar documentos y otros archivos directamente en una página de OneNote. Esto resulta muy útil si desea guardar archivos y notas de proyectos en un único lugar. Simplemente arrastre y coloque cualquier archivo desde el Explorador de Windows a una página de OneNote o insértelo con Insertar > Archivos en el menú OneNote. Puede almacenar documentos y otros archivos directamente en una página de OneNote. Esto resulta muy útil si desea guardar archivos y notas de proyectos en un único lugar. Simplemente arrastre y coloque cualquier archivo desde el Explorador de Windows a una página de OneNote o insértelo con Insertar > Archivos en el menú OneNote. Puede abrir y editar el archivo adjunto haciendo doble clic en el icono de archivo. Agregar o modificar un hipervínculo OneNote crea automáticamente un hipervínculo siempre que escriba o pegue una dirección URL de Internet o World Wide Web en las notas. Agregar un hipervínculo Siga uno de estos procedimientos: En las notas, escriba o pegue la dirección de Internet a la que deba hacer referencia el hipervínculo. Por ejemplo, para agregar un hipervínculo al sitio Web de Microsoft, escriba En el menú Insertar, haga clic en Hipervínculo, y en el cuadro de diálogo Insertar Hipervínculo, especifique la dirección de Internet a la que debería señalar el hipervínculo y, a continuación, especifique el Texto para mostrar donde aparece el hipervínculo en sus notas. Sugerencia: Para crear hipervínculos en otras ubicaciones del bloc de notas para que pueda desplazarse más rápidamente, haga clic en la sección del bloc de notas que contiene la página a la que desea vincularse, haga clic con el botón secundario del mouse en su ficha de página en el margen, haga clic en Copiar hipervínculo en este párrafo y pegue el hipervínculo en el punto que desea que aparezca. Modificar un hipervínculo Haga clic con el botón secundario en el hipervínculo y, a continuación, haga clic en Modificar Hipervínculo en el menú contextual. Además de crear hipervínculos normales que apunten al Web (Insertar > Hipervínculo), puede crear hipervínculos a cualquier parte de sus notas (un bloc de notas, una sección, una página e incluso un párrafo específico). Utilice estos hipervínculos de OneNote para crear: Una tabla de contenido en una página con vínculos a otras páginas en la sección o con vínculos a otras partes de la misma página Lista de favoritos una lista de vínculos a páginas y secciones que necesita visitar con frecuencia Una definición o vínculo de referencia desde un término, nombre o tema a una página para obtener más información en otro lugar de sus notas -17-

18 Microsoft OneNote Para crear un hipervínculo, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha o nota que desea vincular y siga este procedimiento: 1. Haga clic en Copiar hipervínculo a esta página 2. Haga clic en Pegar para colocar el vínculo en el lugar en el que desea que aparezca 3. Resultado: Puede incluso pegar el vínculo fuera de OneNote. Por ejemplo, puede enviar el vínculo a otras personas en un mensaje de correo electrónico, de forma que cuando hagan clic en él tengan acceso a sus notas (si las notas están en un bloc de notas compartido). Inténtelo ahora Cree un vínculo en esta página a la página "Herramientas de dibujo". Nota: Utilice la flecha Atrás para volver a esta página después de copiar el vínculo. Ahora intente otra cosa Seleccione cualquier palabra o frase en esta página, haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Crear página vinculada. Se creará una página con dicho título al final de la sección actual y la palabra o la frase seleccionada, se vinculará a ella. Agregar etiquetas de nota a notas importantes OneNote ofrece varias etiquetas de nota predefinidas como, por ejemplo, Importante o Tareas pendientes, que puede asociar con las notas. También puede crear sus propias etiquetas de nota personalizadas y buscar elementos etiquetados. Agregar una etiqueta de nota 1. Coloque el puntero en el párrafo que desee etiquetar. 2. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en la flecha junto al botón Etiquetas y, a continuación, en la etiqueta de nota que desee. Por ejemplo, para adjuntar una casilla de verificación a algún elemento para el que desea realizar un seguimiento, haga clic en Tareas pendientes. Después de agregar etiquetas a sus notas, puede buscar entre ellas los elementos etiquetados, así como agruparlos en función de su nombre de etiqueta. -18-

19 Microsoft OneNote Buscar notas etiquetadas 1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en la flecha junto al botón Etiquetas y, a continuación, en Mostrar todas las anotaciones etiquetadas. 2. En el panel Resumen de etiquetas de nota, restrinja el ámbito de Buscar, si es necesario, y haga clic en Actualizar resultados. Nota: Puede utilizar la etiqueta de nota Tareas pendientes como casilla de verificación para indicar si ha realizado el seguimiento de un elemento de acción. Active o desactive la casilla en el panel de tareas Resumen de etiquetas de nota o en la página que contiene la etiqueta de nota. Etiquetar notas importantes Utilice etiquetas para buscar elementos importantes escondidos en sus notas. Para ver las etiquetas de todos los blocs de notas, haga clic en Ver > Todas las notas etiquetadas. Etiquete decisiones tomadas en un reunión, ideas, definiciones, puntos clave, horas facturables, preguntas, nombres de personas, libros para leer, etc. Si no dispone de Outlook para administrar las tareas, puede utilizar las etiquetas de casilla de verificación para realizar un seguimiento de las tareas. Inténtelo ahora: 1. Coloque el cursor en la línea siguiente: ---> Decisión importante de una reunión 2. Busque el botón Etiqueta de la barra de herramientas y haga clic en la flecha desplegable. O bien, haga clic en Insertar > Etiqueta. Haga clic en Importante en el menú desplegable: 3. En el mismo menú desplegable haga clic en Mostrar todas las anotaciones etiquetadas. Verá la anotación etiquetada en la lista, además de las etiquetas de los demás blocs de notas. Haga clic en cualquiera de las etiquetas para desplazarse a la nota. Sugerencia: si desea limitar el resumen de las etiquetas a parte de sus notas o ver únicamente las notas que haya etiquetado recientemente, elija una configuración de Búsqueda diferente en la parte inferior del panel de tareas Resumen de etiquetas: Personalice sus etiquetas Puede personalizar sus etiquetas como quiera utilizando Personalizar mis etiquetas en la parte inferior del menú desplegable. Si utiliza OneNote en el trabajo, puede crear etiquetas que coincidan con su ocupación. Del mismo modo, los estudiantes pueden utilizar etiquetas adaptadas a tareas académicas específicas. Ejemplo de un conjunto de etiquetas para estudiantes: -19-

20 Microsoft OneNote Grabación de audio y vídeo Para capturar los detalles de una reunión, clase, entrevista o conversación telefónica importante, puede crear clips de audio y vídeo y almacenarlos como parte de sus notas. Las notas de audio le permiten concentrarse más en una conversación que en la toma de notas. Las notas de vídeo son excelentes para crear presentaciones durante reuniones empresariales y conferencias. Para grabar clips de audio necesita un micrófono. La mayoría de los portátiles y Tablet PC tienen uno integrado. Para grabar clips de vídeo necesita un dispositivo de vídeo, como una cámara Web. Para empezar a grabar, haga clic en el botón del micrófono en la barra de herramientas o haga clic en Insertar > Grabación de audio. Mientras graba, aparecerá la barra de herramientas Grabación de audio y vídeo. La grabación está asociada a las notas que tome. Un pequeño icono de audio o vídeo aparecerá junto a las notas asociadas a una grabación. Puede hacer clic en él para saltar al fragmento correspondiente de la grabación. Nota: como en cualquier tipo de grabación, debe pedir siempre permiso antes de grabar las conversaciones. Búsqueda de audio Con la característica Búsqueda de audio habilitada, puede buscar palabras en las grabaciones de audio y vídeo como lo haría en texto escrito en las notas. Por ejemplo: Grabe conversaciones telefónicas con los clientes y busque más adelante palabras clave de temas que haya tratado Grabe una entrevista y, a continuación, busque citas específicas Grabe recordatorios de voz en un Windows Mobile Smartphone o Pocket PC. Una vez sincronizados con OneNote, puede realizar búsquedas en los recordatorios. Importante: las grabaciones deben realizarse con un micrófono o un teléfono de buena calidad situado cerca de la boca del orador. La tecnología de reconocimiento de audio no es precisa y es muy sensible a la calidad de la grabación, al ruido ambiental y a la distancia. Puede habilitar la característica Búsqueda automática en Herramientas > Opciones > Audio y vídeo. El proceso de reconocimiento de audio e indización sólo se lleva a cabo cuando el equipo permanece inactivo y OneNote está en ejecución. Tardará al menos el doble que una grabación, por lo que tendrá que dejar OneNote indizándose durante un tiempo antes de comenzar la búsqueda. Cuando la Búsqueda de audio está habilitada, utilice el cuadro de búsqueda habitual (encima de las fichas de páginas) para escribir el término de búsqueda y, a continuación, haga clic en Ver lista para ver los resultados de audio en la parte inferior del panel de resultados. -20-

21 Microsoft OneNote Por qué sigo obteniendo malos resultados (no ningún resultado en absoluto)? Es posible que esté buscando un sonido que aparezca en muchas palabras. Por ejemplo, si busca "Asia", es posible que obtenga "afasia", "eutanasia", "idiosincrasia", etc. A continuación se enumeran algunas soluciones que le pueden ayudar: Palabras más largas Intente recordar una de las palabras más largas que se mencionan en la grabación. Obtendrá mejores resultados con palabras de tres o más sílabas. Ejemplo: imaginación; Microsoft Más palabras Si sólo puede pensar en palabras cortas, intente recordar una frase exacta que se haya mencionado. Ejemplo: Frank escribió; Deletree el sonido de palabras poco habituales Si está buscando un acrónimo o una palabra que se deletree de una manera poco habitual, deletree cómo se pronuncia Ejemplos: eme ese ene (para MSN); equis box (para XBox); código de área cuatro dos cinco (para el código 425) No olvide que puede buscar texto dentro de la imagen impresa del archivo del mismo modo que con las notas normales. Inténtelo ahora Intente buscar la palabra "Lunes" en la copia impresa siguiente. Presione CTRL + B para pasar al cuadro de búsqueda situado en la esquina superior derecha de la ventana del programa de OneNote. Actividades - Clase N 3 Consigna 1: Utilizar como mínimo 6 herramientas, vistas en la teoría y completar el proyecto iniciado en Consigna 2 de la clase 2. Consigna 2: Realiza un hipervínculo con dos de los temas que tengas en tu proyecto. Realiza una pequeña grabación. -21-

22 Microsoft OneNote Clase Nº 4 Temas: Organizar Notas: Crear, Agrupar, Desagrupar, Mover con Página, Subpágina. Secciones: Crear, Abrir, Mover. Búsqueda de Notas. Organizar notas OneNote permite organizar información en blocs de notas que contienen páginas y secciones. Se pueden agregar páginas, secciones y blocs de notas adicionales cuando y donde se necesite y con la misma facilidad, se pueden cambiar de nombre, mover o eliminar. Un bloc de notas de One Note normal está compuesto de una o más secciones de bloc de notas. Dentro de cada sección hay páginas y subpáginas individuales en las que se toman notas. Las fichas de página con etiquetas a lo largo de la ventana de la página, identifican cada página, de modo que se puede visualizar fácilmente las páginas que desee. Con las fichas de página, también es fácil agregar páginas nuevas en cualquier parte del bloc de notas. Agregando subpáginas, puede crear grupos de páginas relacionadas. Cada grupo tendrá una página principal y tantas subpáginas como sea necesario. Es fácil seleccionar el grupo como una unidad para simplificar tareas de página (copiarlas, moverlas, o enviarlas a otro programa o correo electrónico). Agregar o cambiar titulo de una página. Escriba un título directamente en el área de título en la parte superior de cualquier página. Cada título de página también aparece en su ficha de página correspondiente. Si deja en blanco el área del título, la primera línea de las notas se convertirá automáticamente en el título de la página. Para cambiar el nombre de una página, hada clic en su ficha de página y, a continuación, escriba un título diferente en el área de título. Eliminar página o subpágina Para eliminar una página o una subpágina, haga clic con el botón secundario en la ficha de página correspondiente, aparecerá el menú contextual y haga clic en el comando Eliminar. Seccionar páginas Para seccionar página, haga clic en la ficha correspondiente para ir a la página, vuelva a hacer clic en la ficha para seleccionar la página. Para seleccionar un grupo de páginas, seleccione la página principal del grupo, haga doble clic en la ficha de página correspondiente. -22-

23 Microsoft OneNote Para seleccionar varias páginas que no formen parte de un grupo, mantenga presionada la tecla CTRL o MAYUS mientras hace clic en las fichas de las páginas que desea seleccionar. Agrupar páginas existentes. 1) Haga clic y arrastre la ficha de la página que desee como principal para que aparezca la primera en la lista de páginas que desea agrupar. 2) Mantenga presionada la tecla CTRL o MAYUS y haga clic en las fichas de las páginas que desee agrupar. 3) Haga clic en el botón secundario en las páginas seleccionadas, haga clic en Agrupar Páginas. Desagrupar páginas Para separar un grupo de páginas en páginas individuales, haga clic en el botón secundario en la ficha de página o en cualquiera de las fichas de subpágina; hacer clic en Desagrupar Páginas. Mover una página o subpágina dentro de una sección. Como sabemos existen diversas formas de realizar un mismo accionar, entre ellos podemos mencionar: 1) Hacer clic en la ficha de la página que desea mover y arrástrela hasta la nueva ubicación. El lugar donde se colocará la página se indicará mediante un triangulito. 2) Para seleccionar más de una página o subpágina, mantenga presionada la tecla CTRL o MAYUS mientras hace clic en las fichas de las páginas que desea mover. 3) Si arrastra una subpágina a una nueva ubicación, pasa a ser una página principal. Para mover una página principal y sus subpáginas, seleccione todas ellas y muévalas conjuntamente. Mover una página o subpágina a otra seccion. Como sabemos existen diversas formas de realizar un mismo accionar, entre ellos podemos mencionar: 1) Hacer clic en la ficha de la página que se desea mover, Arrástrela a la ficha de sección a la que desea mover. 2) Con el botón secundario del mouse hacer clic en la ficha de la página o subpágina que desea mover, elija Mover Página a... en el menú Contextual y a continuación, haga clic en Otra Sección. 3) Para seleccionar más de una página o subpágina, mantenga presionada la tecla CTRL o MAYUS mientras hace clic en las fichas de las páginas que desea mover. 4) Si mueve una subpágina a una nueva ubicación, pasa a ser una página principal. Para mover una página principal y sus subpáginas, seleccione todas ellas y muévalas conjuntamente. 5) En el cuadro de diálogo Mover o Copiar Páginas, haga clic en la sección a la que desea mover la página o subpágina, luego clic en Mover. Uso de la calculadora Puede calcular rápidamente números y funciones matemáticas básicas durante una reunión o mientras toma notas. Inténtelo ahora: Sitúe el cursor después del signo = (igual) en cada ejemplo y presione la barra espaciadora: Supongamos que desea calcular el promedio de ventas mensual de un producto del que se venden unidades al año: 670/12= O, quizás, necesita adquirir 14 pilas de material a 39,99 euros la carga: 14*39,99 = -23-

24 Microsoft OneNote A continuación se enumeran más ejemplos de expresiones que puede calcular: SENO(30)= (6+7) / (4*RAIZ(3))= Adjuntar archivos a las notas Puede almacenar documentos y otros archivos directamente en una página de OneNote. Esto resulta muy útil si desea guardar archivos y notas de proyectos en un único lugar. Simplemente arrastre y coloque cualquier archivo desde el Explorador de Windows a una página de OneNote o insértelo con Insertar > Archivos en el menú OneNote. Puede abrir y editar el archivo adjunto haciendo doble clic en el icono de archivo. Enviar a Word OneNote es una aplicación excelente para recopilar sus reflexiones antes de crear un documento final o formal. Recopile sus ideas y desarrolle sus pensamientos utilizando el diseño de página flexible e ilimitado de OneNote. Cuando esté preparado para dar los últimos retoques al documento final, haga clic en: Archivo > Enviar a > Microsoft Office Word (se requiere Office Word 2003 o 2007). -24-

25 Microsoft OneNote Integración de Excel y Powerpoint Se admiten todas las versiones actuales de Microsoft Office Excel y Microsoft Office PowerPoint. Realizar anotaciones en Diapositivas de Powerpoint Cuando reciba una presentación de PowerPoint (por ejemplo, una presentación realizada por un profesor en una conferencia), puede insertarla en OneNote como una copia impresa de archivo (Insertar > Archivos como copias impresas). A continuación puede: Agregar sus propias notas y marcar con un círculo puntos interesantes con herramientas de dibujo o una pluma Anotar comentarios en la nota impresa y, a continuación, reenviar la página de OneNote por correo electrónico al moderador Por ejemplo: Nota: las anotaciones no se almacenan (ni se sincronizan con) el archivo original de PowerPoint. Copiar Tablas desde Excel Copie las selecciones desde Excel cuando necesite incluir datos de informes de producto, previsiones de ventas, calendarios y otra información de tablas con sus notas para un proyecto o cliente. El formato de tabla de OneNote no es tan complejo como el de una cuadrícula de Excel, pero se conservará la estructura de cuadrícula básica. Venta de piezas Trim. 1 Trim. 2 Trim. 3 Trim. 4 Total anual Pieza X Pieza X Nota: el contenido impreso o importado de Excel no se sincroniza con el archivo original. Actividades Clase N 4 Consigna 1: Leer nuevamente su proyecto, para poder reorganizar la planificación realizada, agregando un apartado, para planificar que es lo que haría y /o llevaría en caso de algún pequeño accidente o enfermedad. Consigna 2: Inserte en su proyecto tablas o notas de Word y otra de Excel. -25-

26 Microsoft OneNote Clase Nº 5 Temas: Compartir Notas: Enviar en . Crear: tarea, cita de Outlook en One Note. Crear Bloc de Nota Local. Configurar Bloc de Notas Compartido. Enviar notas a otras personas Enviar notas por correo electrónico, incluso a quienes no tienen onenote Puede enviar cualquier página de anotaciones como un mensaje de correo electrónico directamente desde OneNote. Por ejemplo, envíe las notas de la reunión a otros participantes de la reunión. Los destinatarios no necesitan tener OneNote para ver las notas porque éstas se insertan en el cuerpo del mensaje en formato HTML, o bien se agregan como datos adjuntos HTML. Haga clic en el botón de la barra de herramientas Correo electrónico o haga clic en Archivo > Correo electrónico para redactar un mensaje. (Si desea cancelar la redacción de un mensaje, puede volver a hacer clic en el botón Correo electrónico) Nota: esta característica funciona mejor con Outlook También funcionará con otros programas de correo electrónico basados en Windows si son compatibles con la interfaz MAPI. Publicar notas como Pdf Nota: Solamente puede guardar como archivo PDF o XPS después de haber instalado un complemento. Para obtener más información, consulte el tema sobre instalación y uso de complementos PDF o XPS. Puede guardar las notas en formatos como PDF de XPS para distribuirlas a aquellas personas que no tienen OneNote o para exponerlas en una página Web. Puede publicar páginas seleccionadas o una sección completa. Haga clic en Archivo > Publicar como PDF o XPS. Investigar en el Web OneNote es una herramienta útil para recopilar información desde el Web y desde otras fuentes y conservarla en un mismo lugar. OneNote es muy útil porque: Puede estar seguro de que no perderá esta información incluso si los sitios Web cambian o desaparecen Puede organizar las páginas como desee Puede crear sus propias notas en las páginas que conserva para recordar, por ejemplo, que son importantes. Puede enviar toda o parte de la información de una página Web a OneNote utilizando el botón Enviar a OneNote en Internet Explorer. Estas notas aparecerán en la sección Notas sin archivar. -26-

27 Microsoft OneNote Si solamente desea conservar parte de una página Web, como un solo párrafo o artículo, asegúrese de seleccionar primero la parte que desea, puesto que a menudo puede que no quiera una página entera. Si investiga mucho sobre temas diferentes puede controlar dónde aparecerán las notas que captura en OneNote haciendo clic en Herramientas > Opciones > Enviar a OneNote. Trabajar con Outlook En Outlook 2007, este botón también está disponible en el menú contextual de un elemento o en la banda de opciones al abrir el elemento: Se requiere Microsoft Office Outlook 2003 o

28 Microsoft OneNote Cree tareas de Outlook desde OneNote En OneNote, marque elementos de seguimiento de reuniones o notas de lluvias de ideas como tareas de Outlook. Utilice el botón de la barra de herramientas Tarea y el menú desplegable o Insertar > Tarea de Outlook. Haga clic en la flecha desplegable para controlar la fecha de vencimiento de la tarea. Los cambios en Outlook y OneNote están sincronizados: Crear notas vinculadas para las reuniones y los contactos de Outlook. En Outlook, seleccione una reunión o un contacto de Outlook del que desee tomar notas. Primero haga clic en el botón de OneNote que tiene un eslabón para crear las notas vinculadas. Después, vuelva a hacer clic en el botón para abrir las notas creadas en OneNote. -28-

29 Microsoft OneNote Enviar mensajes de Correo Electrónico a OneNote En Outlook, seleccione un mensaje de correo electrónico y envíelo a OneNote. De forma predeterminada, el mensaje se envía a la sección Notas sin archivar, pero puede cambiar la configuración en Herramientas > Opciones > Integración con Outlook. Enviar notas por correo electrónico directamente desde OneNote Lea la página siguiente de la guía para obtener más información acerca de esta característica. Actividades - Clase N 5 Consigna 1: Realiza una nota con una vinculación con outlok. -29-

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31 Microsoft Access MODULO III MICROSOFT ACCESS Clase N 1 Temas: Microsoft Office Access. Conceptos de bases de datos. Diseño de base de datos. Microsoft Office Access. Access es una aplicación que sirve para crear, cargar, consultar y actualizar una base de datos. Se puede acceder a el por medio del menú del botón inicio. Para ello hay que hacer clic en el botón inicio. Luego seleccionar la opción Todos los programas. Seleccionar Microsoft Office y por ultimo seleccionar Microsoft Office Access La primera pantalla de Access nos muestra lo siguiente: Base de Datos. Como se menciono anteriormente Access permite trabajar con bases de datos. Existe un gran número de información con la cual se trabaja continuamente que necesita ser recordada para poder consultarla cuando se requiera o actualizarla si es necesario. Se define a los datos como las partes de la información. Es así que el nombre, apellido, DNI, fecha de nacimiento, gustos musicales, etc. de cada uno de nosotros pueden ser datos y también podría ser que nos interese guardar algunos de esos datos. Los datos que necesitan ser recordados se llaman datos persistentes y estos se pueden almacenar en una tabla para poder leerlos posteriormente. Se puede definir una base de datos como un conjunto de tablas relacionadas entre ellas y que sirven para almacenar datos persistentes de manera que se pueda acceder y actualizar a la información que contienen de forma eficaz y rápida. Tras esta definición puede haber confusión ya que se mencionan las tablas e inmediatamente nos lleva a pensar que se logra guardar datos en tablas a través de Excel. La diferencia es que estas tablas que creamos como una base de datos tienen algunas características que nos permiten guardar, actualizar y consultar los datos de manera eficiente. Otra cualidad es que en una base de datos se pueden guardar datos binarios o de computadora. Esto quiere decir que podríamos guardar imágenes, sonidos o cualquier -31-

32 Microsoft Access elemento multimedia en ellas. Las bases de datos es un recurso muy utilizado en la actualidad. Las páginas web la usan para guardar la información que contienen (imágenes, sonidos, texto, etc.). La plataforma Moodle utiliza una base de datos. Los bancos, supermercados, surtidores, etc. también utilizan una base de datos para tener una buena organización de los clientes, productos que venden, precios de costo, precios de venta, lista de empleados, etc. Diseño de la base de datos. Antes de crear la base de datos en Access hay que diseñarla. Par diseñar una base de datos hay algunas consideraciones a tener en cuenta. Aunque el diseño profesional de base de datos tiene muchas características teóricas y prácticas que cumplir, se pueden crear bases de datos simples y funcionales teniendo en cuenta algunas reglas para su diseño. Una base de datos en Access reconoce una tabla por el nombre de sus partes. Cada columna recibe el nombre de campo, y cada fila el nombre de registro. Es decir que el campo me indica la naturaleza del dato a guardar en esa columna y las filas son un conjunto de datos que me brindan información. Código Nombre Apellido Ciudad 0001 Juan Pérez Salta 0002 Estaban Sánchez Jujuy 0003 Miriam Hernández Salta 0004 Daniel Toro Jujuy 0005 José Pérez Salta En esta tabla podemos ver los campos Código, Nombre, Apellido y Ciudad. El campo Nombre me indica que en esa columna se almacenan nombres (Juan, Esteban, Miriam, Daniel y José). En el registro que contiene el código 0003 puedo obtener la información de que Miriam se apellida Hernández y que habita en la ciudad de Salta. Clave Primaria o Principal. Todas las tablas deben tener un campo que almacene un dato que sea único e irrepetible para todos los registros que contenga de manera que al hacer referencia a ese campo se identifique un único registro de la tabla. En la tabla del ejemplo anterior si quisiéramos referenciar la persona de apellido Pérez tendríamos el problema de que hay más de una persona con ese apellido. Para solucionar esto la tabla tiene un campo llamado Código, con el cual puedo identificar a cada registro sin el riesgo de que existan dos registro con el mismo código. Para ser mas ejemplificativos vamos a suponer que tenemos una tabla donde se guarda una lista con todos los habitantes de la nación Argentina. La tabla podría contener los campos Nombre, Apellido, DNI, Provincia, Departamento, Edad, Fecha de Nacimiento, etc. Está claro que pude haber más de una persona con el mismo apellido, con el mismo nombre e incluso que habiten la misma provincia y departamento, pero ninguna persona de esta tabla podría tener el mismo DNI, por lo que al hacer referencia al DNI puedo identificar un único registro que me brinde información de una única persona. Este campo particular recibe el nombre de Clave Primaria y si existe un campo que tenga las características de clave primaria como el campo DNI del ejemplo anterior solo se debe referenciar a los registros por ese campo y listo. En el caso de la tabla de Nombre, Apellido y Oficio no tengo un campo que cumpla las características de clave primaria y por ello se agrega el campo Código. Ejemplos prácticos. Pude darse el caso de que se desee guardar la información referida a los datos personales de una persona, su domicilio y las características de su trabajo. En ese caso podría querer almacenar esos datos en tres tablas de manera que no se complique la lectura de la información en una sola tabla. TABLA PERSONA DNI Nombre Apellido Edad Sexo Nacionalidad Gustavo Castillo 25 Varón Argentino Juan Pérez 27 Varón Chileno Pedro Sánchez 32 Varón Argentino -32-

33 Microsoft Access TABLA DOMICILIO Nombre Apellido País Provincia Departamento Localidad Gustavo Castillo Argentina Salta Oran Oran Juan Pérez Argentina Salta La Caldera Vaqueros Pedro Sánchez Sánchez Jujuy Perico Perico TABLA TRABAJO Nombre Apellido Organización Puesto Oficio Horario Gustavo Castillo Municipalidad Placero Perito mercantil Turno mañana Juan Pérez Hostería El Paso Cocinero Chef Turno Noche Pedro Sánchez Empresa Constructora Albañil Oficial Albañil Turno Completo Existen muchos datos repetidos ya que se guarda la misma información en varias tablas (el nombre y el apellido). Además existe la posibilidad de que más de una persona tenga el mismo nombre y apellido. La forma de solucionar este problema es establecer una relación entre estas tablas de manera que al identificar una persona en la Tabla Personas, por medio de uno de sus campos se pueda inmediatamente identificar el registro que brinda la información de su domicilio en la Tabla Domicilio. Para lograr esto, todas las tablas tienen que tener una clave primaria y hay que hacer referencia a esa clave primaria en un campo de la tabla con la que guarda relación. El campo contendrá la clave primaria de un registro de otra tabla. Este campo recibe el nombre de clave foránea y una tabla puede tener más de una clave foránea dependiendo de la cantidad de tablas con las que esté relacionada. Veamos cómo nos queda la organización de las tablas de la base datos anterior. TABLA PERSONA DNI Nombre Apellido Edad Sexo Nacionalidad Domicilio Trabajo Gustavo Castillo 25 Varón Argentino Juan Pérez 27 Varón Chileno Pedro Sánchez 32 Varón Argentino Código País Provincia Departamento Localidad 001 Argentina Salta Oran Oran 003 Argentina Salta La Caldera Vaqueros 002 Sánchez Jujuy Perico Perico Código Organización Puesto Oficio Horario 0002 Municipalidad Placero Perito mercantil Turno mañana 0003 Hostería El Paso Cocinero Chef Turno Noche 0001 Empresa Constructora Albañil Oficial Albañil Turno Completo Base de datos Relacionales. Este tipo de bases de datos que maneja Access se llaman base de datos relacionales ya que las tablas que la forman están relacionadas entre ellas de manera que se simplifique la búsqueda, la actualización y la organización de la base de datos. Si queremos saber donde trabaja Pero Sánchez de DNI solo tenemos que ir al campo Trabajo y ver la clave foránea que contiene. Luego nos vamos a la tabla Trabajo y buscamos esa clave. Cuando la encontremos, sabremos que el registro que la contiene nos brindara la información buscada. Relaciones permitidas entre tablas. Existe otra regla a tener en cuenta para el buen diseño de una base de datos. En el ejemplo anterior la tabla está relacionada con la otra en una relación de uno a uno. Esto quiere decir que un registro de la -33-

34 Microsoft Access tabla trabajo esta referenciado por un único campo en la tabla personas. Esto no ocurre siempre como veremos en el siguiente ejemplo. Código Titulo 001 Computador Universitario 002 Licenciado en Análisis de Sistemas 003 Analista de Sistemas Como se puede observar, los registros de la tabla Titulo están referenciados por más de un campo en la tabla anterior. Esto es comúnmente llamado una relación de uno a muchos o de muchos a uno. En una base de datos relacional este tipo de relaciones entre tablas es muy común. El problema surge cuando se da el caso de una relación entre tablas que sea de muchos a muchos. TABLA CURSOS Código Curso 01 Primero Año 02 Segundo Año 03 Tercer Año 04 Ultimo Año TABLA PROFESORES DNI Nombre Apellido Gustavo Capellán María Rojas Adolfo Giménez Antonio Rivas El problema en relacionar estas dos tablas se nota cuando se trata de razonar sobre el tipo de relación. Si nos ponemos a pensar, queda claro que hay una relación de muchos a muchos ya que un profesor puede tener más de un curso asignado a él pero que también un curso puede tener asignado más de un profesor. Para tener más en claro esto tendría que ponerme a pensar que tengo que tener un campo en donde a un profesor le pueda asignar más de un código de curso a fin de guardar esa información. Un campo no puede tener más de un dato o más de un valor. Cuando esto ocurre hay que eliminar este tipo de relación entre dos tablas. La forma de hacerlo es creando una tabla que haga de intermediaria. TABLA PROFESORES DNI Nombre Apellido Código Cursos Gustavo Capellán María Rojas Adolfo Giménez Antonio Rivas 004 Una forma simple de construir esta tabla intermediaria es teniendo en cuenta que en una base de datos relacional se puede combinar dos campos como una clave primaria. En este caso nos quedaría de la siguiente manera. COD_CURSOS Código Cursos Curso

35 Microsoft Access TABLA CURSOS Código Curso 01 Primero Año 02 Segundo Año 03 Tercer Año 04 Ultimo Año Si bien se pude ver que tanto en el campo Profesor como en el campo Curso hay valores repetidos hay que tener en cuenta que la combinación de ambos campos en única ya que no puede ocurrir que se mencione dos veces al mismo profesor en el mismo curso. En la tabla Cod_Curso la clave primaria es la combinación de sus dos campos. Para el diseño de una base de datos relacionales siempre hay que tener en cuenta que los datos que deseo almacenar en ella no tienen que depender de otros o se pueda calcular en base a otros datos almacenados. Por ejemplo, podría ser que me interese guardar la fecha del cumpleaños de una persona. Esto no es correcto ya que todos los años tendría que actualizar esa información. Esa información se la puede obtener por medio de su fecha de nacimiento. También puedo obtener la edad de esa persona por ese medio. Una de las grandes ventajas de usar esta forma de diseñar bases de datos es que los datos no están repetidos y solo tengo que actualizar un campo o registro para que se actualice toda la base de datos. Si la base de datos guarda la información para el pago de haberes y hay un aumento en el básico, solo lo agrego y como los demás datos se sacan en base a los que están almacenados, la actualización es inmediata. No tengo que actualizar los descuentos, ni los porcentajes para la obra social, ni los descuento de jubilación, etc. Actividades - Clase N 1 Consigna 1: Consigna: Definir base de datos. Actividad N 2. Consigna: Supongamos que queremos guardar los datos referente a los alumnos de este curso de informática. Interesaría almacenar la información referente a los datos personales, el domicilio y el nivel de estudios con el que cuenta. Diseñar una base de datos para almacenar de manera eficiente esta información. Se deben mencionar las relaciones entre las tablas, los campos y las claves principales de cada una de ellas. Actividad N 3. Consigna: Ahora vamos a suponer que queremos guardar la información referente a todos los cursos de informática aplicada que se están dictando. Sirve la base de datos diseñada en la actividad anterior? Qué información adicional tengo que poder almacenar? -35-

36 Temas: El entorno de trabajo de Access. Microsoft Access Clase N 2 El entorno de trabajo de Microsoft Office Access. Al ingresar a la aplicación lo primero que vemos es la pantalla de inicio. En ella vemos opciones de crear una nueva base de datos, ingresar a las últimas bases de datos creada o crear una base de datos por medio de una plantilla. Si queremos crear una base de datos, en la parte derecha nos aparece el recuadro para introducir el nombre de la base de datos y la ubicación donde se guardara. En la siguiente ventana podemos apreciar el entorno de trabajo de Access. Recordemos que una base de datos está formada por tablas. Las tablas contienen campos y registros. Por defecto Access nos crea una tabla en la base de datos con un campo llamado id. Este campo es por defecto la clave primaria de la tabla. Entre los elementos que formar parte del entorno de trabajo de Access vamos a mencionar los que tienen las funciones específicas de esta aplicación. No está de más recordar que todas las aplicaciones de Office 2007 cuentan con elementos similares, como la las opciones de formato de texto. La Barra de Acceso Rápido. -36-

37 En ella están las funciones de uso más común de Access tales como guardar, impresión rápida, deshacer, vista previa, etc. Al hacer clic sobre el botón a la derecha de la barra nos aparecen las opciones de personalización de esta barra. Se puede ver que solo hay que tildar sobre el nombre del botón que queremos que se muestre para que aparezca en esta barra. Si deseamos alguna otra función podemos buscarla y seleccionarla haciendo clic sobre la opción Mas comandos. Microsoft Access La Banda de Opciones. Contiene todas las opciones que nos brinda Access agrupadas en pestañas. Cada pestaña contiene las opciones relacionadas con su nombre. En inicio encontramos las opciones más comunes para trabajar. En ella se encuentras las opciones de vistas, portapapeles, fuente, texto enriquecido, registros, ordenar y filtrar y buscar. En la pestaña crear tenemos todas los elementos que se pueden crear, como por ejemplo tablas, formularios, informes, asistentes de consulta, etc. La idea de esta barra es brindar en forma visual las opciones por medio de sus iconos. Para accedes a estas opciones desde el teclado hay que presionar la tecla ALT y al lado de las pestañas y opciones aparecerán recuadros diminutos que nos mostraran las teclas o combinación de teclas para acceder a esas opciones o pestañas. El botón de Office. En este menú podemos encontrar las opciones de archivo comunes, como nuevo, abrir, guardar, guardar como, etc. y el acceso a las opciones de Access. También brinda la opción de acceder a los elementos recientes o abiertos últimamente. Actividades - Clase N 2 Consigna 1: Consigna: Enumerar las opciones de Access que son comunes a las otras aplicaciones de Microsoft Office y las que son exclusivas de Microsoft Access. Existen características de Access en las otras aplicaciones de Microsoft Office? Por qué? Actividad N 2. Consigna: En una imagen o dibujo del entorno de trabajo de Access, menciona los elementos más importantes que la componen y su función. -37-

38 Microsoft Access Clase N 3 Temas: Asignarle nombre a una tabla, crear una tabla, agregar los Campos, definir el tipo de datos. Creación de una base de datos y sus tablas en Access. Para la creación de una base de datos lo primero es el diseño de la misma. Ahora veremos las herramientas que nos brinda Access para la crear la base de datos y las características de la misma. Empezaremos por ejecutar el programa Microsoft Access Al abrir Access podemos ver varias opciones. La opción de abrir una plantilla nos brinda la posibilidad de ver el diseño de una base de datos. En nuestro caso nuestro interés crear una nueva base datos. Para ello hay que seleccionar la opción Base de datos en blanco. Access nos permite crear consultas, formularios, informes, paginas, módulos y macros. Nuestro interés principal radica en la creación de la base de datos y en establecer las relaciones entre las tablas ya que la consulta y la carga de datos la realizaremos desde otros programas de Microsoft Office. Como vimos anteriormente, cuando creamos una nueva base de datos en Access nos aparecerá una tabla con un campo que será por defecto la clave primaria. Como asignarle nombre a la tabla. Se puede hacer clic sobre la opción guardar o también hacer un clic con el botón secundario de mouse sobre la pestaña que contiene el nombre de la tabla y seleccionar la opción guardar. Por último hay que asignarle un nombre y hacer clic en guardar. Como cambiar el nombre de un campo. Para cambiar el nombre de un campo hay que hacer doble clic sobre el nombre del campo y este se habilita para su edición. Como agregar un campo. Para agregar un nuevo campo a la tabla hay que hacer doble clic sobre Agregar un nuevo campo y nos habilita para ponerle nombre al campo. Como eliminar un campo. Para eliminar un campo de la tabla hay que hacer un clic con el botón secundario de mouse sobre el nombre del campo que queremos eliminar y luego seleccionar la opción Eliminar Columna. Como indicar la naturaleza de los datos que queremos almacenar. Cuando creamos una base de datos en Access también tenemos que indicarle el tipo o naturaleza de los datos que queremos almacenar en las tablas. No es lo mismo almacenar un número que una palabra. Si quisiéramos almacenar un archivo binario (fotos, música, etc.) tendríamos que indicarle a Access que en ese campo almacenaremos un dato de ese tipo. -38-

39 Microsoft Access Esto es porque al ser datos de diferente naturaleza no tienen la misma forma de almacenamiento interno (espacio que ocupan en disco, atributos, etc.). Es tanto así que si quisiéramos guardar una imagen en un campo que está preparado para guardar un número, no podríamos hacerlo. Para indicar estos parámetros tenemos que acceder a la vista de diseño de las tablas que estamos creando. Una de las maneras de acceder a la vista de diseño es haciendo clic sobre este icono que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla. Otra manera es haciendo un clic con el botón secundario del mouse sobre la pestaña que contiene el nombre de la tabla y seleccionar la opción vista de diseño en el menú emergente que aparece. De esta manera accedemos a la siguiente ventana. Establecer el tipo de datos. Para establecer el tipo de datos hacemos clic sobre la celda que aparece a continuación de la celda que contiene el nombre del campo. Luego hacemos clic sobre el botón que aparece a la derecha de la cerda y se nos despliega un menú donde tenemos que seleccionar el tipo de datos que queremos. Presionando la tecla F1 de Ayuda visualizaremos los detalles de cada uno de estos tipos de datos (). -39-

40 Microsoft Access Como definir la Clave Primaria o Principal. Como lo mencionamos anteriormente al crear una tabla, se crea con un único campo llamada ID. Este campo es por defecto la clave primaria de la tabla (todas las tablas tienen que tener una clave primaria o principal). Podemos cambiarle el nombre a ese campo por otro o asignarle otro tipo de datos (por defecto viene un numero que se incrementa automáticamente al agregar un nuevo registro llamado Auto numérico). Es cualquier caso es probable que seleccionemos otro campo para que sea la clave principal o primaria. En caso de hacer esto tenemos que tener la tabla en Vista de Diseño y hacer un clic sobre la fila correspondiente al campo que queremos que sea la nueva clave de manera que quede seleccionada. El siguiente paso es hacer un clic sobre el icono con el dibujo de la llave que dice Clave Principal. Como en el caso de la vez anterior, es posible que necesitemos que la combinación de dos campos sea la clave principal de la tabla. Esto se logra seleccionando dos filas al mismo tiempo y luego haciendo clic sobre el icono de la llave que dice Clave principal. Una vez que se ha terminado de definir los tipos de datos que contendrá la tabla hacemos clic sobre la pestaña que contiene el nombre de la tabla y seleccionamos Vista Hoja de Datos o hacemos clic sobre el botón ver. Como crear una nueva tabla. Para crear una nueva tabla hay que ir a la pestaña Crear y allí seleccionar la opción Tabla. Actividades - Clase N 3 Consigna 1: Consigna: Crear las tablas correspondientes a los diseños de las bases de datos de las actividades de la clase 1. Actividad N 2. Consigna: Vamos suponer que tenemos que almacenar la información correspondiente a un pequeño almacén de venta de venta de mercadería. El almacén tiene una libreta donde registra las deudas de sus clientes para poder cobrarlas a cada comienzo de mes. Diseñar una base de datos para almacenar esta información y crearlas en Access con el nombre de Bases de Datos Almacén. -40-

41 Microsoft Access Clase N 4 Temas: Asignarle nombre a una tabla, crear una tabla, agregar los Campos, definir el tipo de datos. Como establecer o graficar las relaciones entre las tablas. Lo primero es tener el diseño de la base de datos. Una vez creada la base de datos y las tablas podemos establecer las relaciones. Vamos a trabajar con las tres tablas del primer ejemplo. Para establecer las relaciones entre tablas hay que ir a la pestaña Herramientas de Base de Datos y seleccionar la opción que dice Relaciones. Luego nos aparecerá una ventana en la que tenemos que seleccionar las tablas que se mostraran. Hay que seleccionar una por una. Se selecciona la tabla y luego se hace clic en agregar. Luego selecciono la siguiente tabla y luego se hace nuevamente clic en agregar. Una vez agregadas todas las tablas hay que hacer clic en cerrar y tendremos una pantalla como la siguiente. -41-

42 Microsoft Access Una vez que tengamos las tablas no vamos a la opción Modificar Relaciones en la pestaña diseño. Después nos aparecerá una ventana como la siguiente, donde tenemos que seleccionar la opción Crear nueva. Nos aparecerá otra ventana donde tenemos que elegir la relación que queremos establecer. En este caso primero elegimos el nombre de la tabla de la izquierda desplegando el menú con el botón que está a la derecha del cuadro de dialogo. Finalmente presionamos el botón Aceptar. Ahora hacemos clic en la opción Crear. Elegimos la Tabla personas. Luego seleccionamos el campo Trabajo. En la tabla de la derecha tenemos que seleccionar la tabla Trabajo y elegimos el campo código para establecer la relación. -42-

43 Microsoft Access El diagrama de relaciones nos queda como el siguiente. Actividades - Clase N 4 Consigna 1: Consigna: Establecer las relaciones entre las tablas creadas en las consignas de las actividades dadas en las clases anteriores. Actividad N 2. Consigna: Vamos a suponer que una empresa de venta de computadoras de escritorio, notebook, impresoras, cámaras digitales, pendrives, reproductores de mp3 y reproductores de mp4; quiere tener un registro de sus empleados, clientes y producto. Dentro de los productos hay comisiones para el empleado que las venda y cada empleado tiene un sueldo fijo más la comisión que acumule por ventas. La empresa cuenta con tres sucursales en distintas ciudades de la misma provincia. De cada producto hay más de un tipo. En los pendrives hay de diferentes capacidades. Diseñar una base de datos para almacenar esta información y crear las relaciones entre las tablas que la componen. No hay que olvidar que puede interesar guardar una foto de un empleado o cliente. -43-

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45 Microsoft InfoPath MODELO IV - MICROSOFT INFOPATH Clase N 1 Temas: Introducción Inicio INFOPATH Entorno - Panel de tareas Tareas de diseño - Salir Introducción a Microsoft InfoPath 2007 Es un nuevo componente del grupo de aplicaciones Microsoft Office System, InfoPath viene a cubrir un área algo descuidada por las aplicaciones conocidas. Está orientado a la generación o creación de formularios enriquecidos y dinámicos con el fin de facilitar la recopilación de información. Al contrario que los métodos existentes de recopilación de información, como los documentos de texto o los formularios Web o incluso los formularios en Word, la utilización de InfoPath ahora tiempo y aporta flexibilidad. InfoPath permite al usuario no sólo dar formato al texto e insertar tablas directamente en los formularios, sino también proporciona al usuario información inmediata sobre los errores cometidos al rellenar un formulario, lo que ayuda a garantizar la calidad de los datos recopilados. InfoPath incluye varias herramientas, como un editor de secuencias de comandos, un modelo de objetos, controles de edición y una utilidad de formato XML para texto sin formato. InfoPath se puede utilizar con otras aplicaciones de Office. Esto permite a los usuarios analizar los datos recopilados en los formularios y trabajar con ellos, así como integrar esos datos con los procesos Empresariales existentes. Por ejemplo, es posible exportar los formularios de InfoPath a Microsoft Office Excel 2007 o a una base de datos de Microsoft Access que, a su vez, se puede utilizar para rellenar los campos de un formulario. Que puede hacer en InfoPath: Diseñar plantillas de Formulario: pueden diseñar y publicar plantillas de formularios interactivas y fáciles de usar en el modo de diseño. Las plantillas de formulario que se diseñan pueden ser plantillas de formulario simples para la recopilación de datos del equipo más cercano, pero también formularios más complejos para uso empresarial. Rellenar formularios: los usuarios pueden rellenar los formularios basados en las plantillas de formulario que estén creadas en el modo de diseño. Dependiendo del diseño de la plantilla de formulario, los usuarios también podrán combinar los datos de varios formularios en un único formulario o exportarlos a otros programas. Ventajas de InfoPath: Mayor acceso a formularios: Si usa INFOPATH y un servidor en el que se ejecuta, puede diseñar plantillas de formularios compatibles con el explorador en INFOPATH y permitir que se usen en sitios web internos o externos. De esta manera podrá compartir los formularios con los empleados, clientes, proveedores y socio. Para rellenar una plantilla no es necesario tener instalado INFOPATH ni descargar un complemento. Integración Office system: INFOPATH puede exportar o importar datos a otros programas pertenecientes al office system. Datos reutilizables: los datos que especifican los usuarios en un formulario de INFOPATH no tienen que permanecer bloqueados siempre en el formulario. Se les puede aplicar un nuevo formato o volver a utilizarse de muchas formas. Datos exactos y coherentes: INFOPATH incluye un numero de características que ayudan a los usuarios a evitar errores al escribir los datos y a rellenar los formularios con más rapidez, por medio de una validación de datos (verificación de datos) -45-

46 Microsoft InfoPath Gastos generales reducidos. A diferencia de los formularios de papel que deben volver a imprimirse cuando se realiza un cambio, las plantillas de formulario de INFOPATH pueden modificarse fácilmente y a continuación, pueden volver a publicarse. Trabajar sin conexión: los formularios de INFOPATH no tienen que rellenarse mientras un usuario está conectado a una red. Los usuarios pueden guardar los formularios en su equipo, trabajar en ellos sin conexión y después enviarlos a la red corporativa cuando se vuelven a conectar. Controles flexibles: además de los controles estándar, como los cuadros de texto y los cuadros de lista, INFOPATH incluye una serie de controles, tales como tablas extensibles, grupos de opciones y secciones opcionales. Estos tipos de controles permiten diseñar una plantilla de formulario flexible que se adapte a los usuarios. Compatibilidad con Table Pc: si los usuarios disponen de una table Pc, pueden usar un lápiz de table Pc para escribir directamente en los campos de un formulario, INFOPATH toma esta imagen y la convierte en texto. Iniciar InfoPath Ir al menú de Inicio Todos los programas Microsoft Office INFOPATH Entorno de InfoPath El cuadro de diálogo se encuentra organizado de la siguiente manera: a. Categorías de Formularios: I. Muestra un historial de los últimos formularios utilizados. II. InfoPath tiene su propia lista de favoritos. El usuario puede agregar o quitar archivos de dicha lista. III. Muestra una lista completa de todos los formularios disponibles. b. En esta sección aparecen los últimos formularios utilizados, también se dispone de un vinculo En mi Pc. que abre el clásico cuadro dialogo abrir que permite navegar por las carpetas en busca de un archivo. c. Sección dedicada al diseño de nuevos formularios, se puede diseñar una nueva plantilla, importar un formulario o incluso personalizar uno de los ejemplos del propio InfoPath. -46-

47 Microsoft InfoPath Diseño de plantilla de formulario Introducción Diseñar plantilla de formulario En blanco y Aceptar Se presentará la pantalla de InfoPath 2007 destinada al diseño de formularios totalmente en blanco, sobre esta ventana describiremos los comandos más importantes de la pantalla principal de la aplicación. Elementos de la ventana principal. Panel de Tareas Es te panel de tareas suele aparecer por si solo según el trabajo que esté realizando, normalmente aparece sobre el margen derecho de la pantalla pero se lo puede trasladar arrastrándolo desde la barra de titulo (a). Posee además un par de controles que permiten avanzar o retroceder sobre los últimos paneles utilizados(b), una lista desplegable (c) mediante la cual se puede seleccionar el tipo de panel que necesite y por ultimo un botón mediante el cual se puede cerrar el panel completo(d). -47-

48 Microsoft InfoPath Tareas de Diseño a-insertar tablas de diseño por medio de las cuales es más fácil controlar el diseño del formulario. También proporciona formas sencillas para personaliza tablas de diseño. b-proporciona acceso a todos los controles que INFOPATH admite. c-para que los datos ingresados en el formulario sean guardados debe enlazar los controles con un origen de datos. d-puede definir varias vistas. e- Verifica el formulario en busca de errores de diseño o compatibilidades con IE. f-ejecuta un asistente para publicar el formulario en un servidor. Como salir de InfoPath: a. Ir a la barra de menú b. Clic en Archivo c. Ir a Salir de INFOPATH clic Actividades - Clase N 1 Consigna 1: Define con tus palabras que es INFOPATH, para qué sirve, en que lo podrías usar en ámbito laboral. Consigna 2: Abre una plantilla prediseñada y observa cómo está distribuido los datos en dicha planilla; realiza un modelo en papel de cómo te gustaría que se vea tu formulario. -48-

49 Microsoft InfoPath Clase N 2 Tema: Empezar a trabajar Ciclo de vida Empezar a trabajar Lo que se diseña: la Plantilla de Formulario Una plantilla de formulario define muchas cosas, y entre ellas: Los controles, las etiquetas y el texto de instrucciones que aparecen en el formulario. La forma de comportarse de los controles cuando los usuarios interactúan con ellos. Si el formulario tiene vistas adicionales o no. Como y donde se almacenan los datos de formulario. Las fuentes los colores y otros elementos de diseño utilizados en el formulario. Si se avisara cuando los usuarios cometan un error en el formulario o cuando se olviden. De rellenar un campo del formulario. Ciclo de vida de una Plantilla de Formulario A continuación describiremos las distintas fases de creación e implementación de una plantilla de formulario: Fase 1: Planear El tiempo dedicado a la planeación depende de la complejidad de la plantilla de formulario, de su función en la organización, de los procesos y requisitos de la misma. Antes de comenzar a diseñar la plantilla debe tener en cuenta lo siguiente: Objetivo del usuario: Que necesitan realizar con la plantilla de formulario el usuario? Cómo medirá el grado de cumplimiento con los objetivos de los usuarios? Consideraciones de compatibilidad: La plantilla tiene que estar disponible para personas que no permanezcan a la organización? Si algunos usuarios que deben llenar poseen INFOPATH 2003? Desea que los usuarios puedan rellenar la plantilla de formulario cuando no estén? Formularios de usuarios existentes: Utiliza actualmente algún formulario para recopilar datos de sus usuarios? Requisitos de integración: Con que otros productos o tecnologías trabajan las plantillas de formularios? Por ejemplo es posible que se tenga que almacenar los datos de la plantilla de formulario en una base de datos. Requisitos de interfaz de usuario: Debe cumplir con las directrices de la marca corporativas? Qué tipos de controles usara y como los organizara? Requisitos del proceso: Formara parte esta plantilla de un proceso empresarial mayor? Se aprovechara de las características de flujo de trabajo de otras herramientas? Requisitos de almacenamiento de datos: Qué desea hacer con los datos del formulario? Requisitos de seguridad: A tipos de desafíos y vulnerabilidades de seguridad se enfrenta? Desea que los usuarios firmen digitalmente los formularios? Necesita que los usuarios puedan modificar la estructura de los formularios? Conectara directamente el formulario a una base de datos o usara los archivos de conexión de datos de bibliotecas de conexión de datos que normalmente están administradas por un administrador? Requisitos de prueba: Qué proceso utilizara para comprobar el aspecto y el comportamiento de su plantilla de formulario? Necesita crear un plan formal de comprobación? Requisitos de implementación: Cómo piensa compartir la plantilla de formulario con otras personas? Publicara la plantilla de formulario? Cómo comunicara a los usuarios de la disponibilidad de la plantilla de formulario? -49-

50 Microsoft InfoPath Requisitos de mantenimiento: Desea archivar plantillas de formulario? Durante cuánto tiempo necesita mantener los datos? Qué tipo de directiva de archivado y de retención de datos se requieren en la organización? Fase 2: Diseñar Una vez completada la fase de planeación, puede comenzar el proceso de diseño. Se recomienda seguir el orden que se le indica a continuación al diseñar la plantilla de formulario. Cree plantilla de formulario: cuando cree una plantilla de formulario puede hacerlo como nuevo (en blanco) o bien importando formularios existentes en otros programas. Cree o especifique el origen de datos principal: todas las plantillas de formulario están basados en un origen de datos, que almacena los datos recopilados del formulario. Este origen de datos se puede realizar de dos maneras: a-dejar que INFOPATH cree el origen de datos: si crea una plantilla de formulario en blanco, INFOPATH crea el origen de datos por usted cuando agrega los controles a la plantilla de formulario. b-usar origen de datos existentes: se basa el diseño de la plantilla de formulario en un origen de datos existente, como una base de datos o servicio Web, INFOPATH establece una conexión de datos principal a dicho origen de datos. Defina diseño: la mayoría de las plantillas de formulario incluyen al menos una tabla de diseño que es un marco para organizar y disponer el contenido del formulario, incluyendo controles, secciones de un formulario, logotipos y otros tipos de imágenes. Puede encontrar tablas de diseño previamente diseñadas en el panel de tareas de diseño: -50-

51 Microsoft InfoPath Agregue controles: los controles permiten a los usuarios introducir y seleccionar datos en la plantilla de formulario. También se pueden usar para mostrar los orígenes de datos existentes, como base de datos. El panel de tareas Controles proporciona acceso a todos los controles disponibles en INFOPATH, incluyendo controles personalizados que se hayan agregado al panel de tareas. Puede agregar un control a la plantilla de formulario haciendo clic en su nombre en la lista Insertar controles o arrastrándolos del panel de tareas al área de trabajo de la plantilla de formulario. Dependiendo el tipo de controles que agregue en la plantilla de formulario. Los datos introducidos por el usuario en los controles se almacenan en el origen de datos del formulario. Agregue conexiones de datos: todas las plantillas de formularios tienen un origen de datos principal Agregue validación de datos, reglas y otras características de lógica empresarial: siempre que sea posible, es importante reducir costos y aumentar la eficacia en la empresa. Puede usar las características de lógica empresarial en la plantilla de formulario para evitar los costosos errores de introducción de datos y para automatizar acciones en el formulario del usuario. Cuando usa funciones de INFOPATH tales como validación de datos, formato condicional y reglas, puede definir condiciones y acciones que ejecuten automáticamente tareas basadas en eventos, como abrir o cerrar un formulario o en valores que se introducen en la plantilla de formulario. Cree vistas personalizadas: cada plantilla de formulario de INFOPATH tiene una vista predeterminada, que se muestra cuando el usuario abre por primera vez un formulario basado en su plantilla. Cuando diseña una nueva vista, normalmente repite el proceso de diseñar el formulario, de agregarle controles, de agregar validación de datos y otras características. Al crear distintas vistas de la plantilla de formulario, permite a los usuarios ver los datos del formulario de distintas formas. Esto evita que tenga que diseñar varias plantillas de formulario. Las vistas deben ser sencillas y relativamente auto explicativas. Sin embargo si desea comunicar instrucciones especiales a los usuarios, es posible que deba crear una ayuda en las vistas Habilite el comportamiento de envió: cuando diseña plantillas de formulario para recopilar datos como parte de un proceso empresarial mayor, dichos datos no suelen permanecer en los formularios que rellenan los usuarios. Por el contrario los datos se desplazan del formulario a la siguiente etapa del proceso empresarial. La especificación de adonde se desean enviar los datos en la plantilla puede aumentar la exactitud y eficacia de los procesos empresariales, porque les permite tener más controles sobredichos procesos. Habilite las características de seguridad: debe usar las directivas de seguridad existentes de la organización como base para cualquier opción que realice sobre la seguridad de las plantillas de formulario y sus formularios relacionados. Pruebe el aspecto del comportamiento: el plan de prueba puede ser tan sencillo como obtener una vista previa de la plantilla de formulario en la venta de vista previa de INFOPATH. Esta ventana permite ver el formulario tal como lo verán los usuarios e introducir datos en los controles para probar su funcionalidad. Esto le permite comprobar la alineación y el formato de los controles. -51-

52 Fase 3: Implementar Microsoft InfoPath El proceso de implementar una plantilla de formulario implica la publicación de la plantilla, habilitándola para su uso, y poniendo en conocimiento de los usuarios la disponibilidad de la plantilla. Si piensa instalar la plantilla de formulario propia en los equipos de los usuarios, el proceso de publicación también implicar la creación de un archivo de publicación. Si está planeando publicar una plantilla de formulario compatible con el explorador en un servidor en el que se ejecuta INFOPATH, debe habilitar para el explorador la plantilla de formulario además de publicarla. Fase 4: Mantener El mantenimiento de la plantilla de formulario implica la actualización de la plantilla cuando sea necesario y la publicación de nuevas versiones. También es recomendable solicitar periódicamente los comentarios de los usuarios sobre la posibilidad de uso del diseño. Si tiene que actualizar un elemento de plantilla existente, ábralo, realice los cambios necesarios, guarde el elemento de plantilla y, a continuación redistribúyalos a los diseñadores de formulario. Cuando los diseñadores de formulario han agregado la última versión del elemento de plantilla al panel de tareas de controles, puede usarlo en sus plantillas de formulario. Fase 5: Archivar Las organizaciones con frecuencia archivan plantillas de formulario como el ultimo paso del ciclo de vida del diseño de formularios. Si ya no va a necesitar una plantilla de formulario determinada, es posible que desee retirarla de su uso y conservar una copia digital de la plantilla en sus registros. Además, puede desear conservar los datos recopilados en formularios basados en dicha plantilla de formulario. Si es administrador de un conjunto de servidores para un servidor en el que se ejecuta INFOPATH, puede retirar las plantillas de formulario habilitadas para explorador cuando están obsoletas. Para mantener las bibliotecas actualizadas y organizadas, asegúrese de que se retiran las plantillas de formulario que ya no van a usar y que dispone de una directiva vigente para la auditoria y actualización de plantilla de formularios existentes. En INFOPATH, puede archivar un formulario abriéndolo y exportándolo a uno de los formatos siguientes: Portable Document Format (PDF) es un formato electrónico de archivos de diseño fijo que conserva el formato del documento y permite el uso compartido de archivos. El formato PDF asegura que cuando un archivo se ve en línea o se imprime, conserva el formato exacto pretendido y que los datos del archivo no se pueden copiar ni modificar fácilmente. XML Paper Specification(XPS) es un formato electrónico de archivos que conserva el formato del documento y permite el uso compartido de archivos. El formato XPS asegura que cuando un archivo se ve en línea o se imprime, conserva el formato exacto pretendido y que los datos del archivo no se pueden copiar ni modificar fácilmente. Actividades - Clase N 2 Consigna 1: Una empresa de gaseosas desea realizar un formulario para recoger información de sus empleados, como por ejemplo: los datos básicos y de la familia. La empresa nos hace saber que no posee otros formularios anteriores, por lo tanto este sería el primero; también nos comunica que este formulario recolectara estos datos para una futura base de datos. Realice la fase 1 del ciclo de vida de un formulario, sin llegar a diseñar todavía. -52-

53 Microsoft InfoPath Clase N 3 Tema: Controles- Cuadro de texto Cuadro de lista desplegable - Selector de Fecha Casilla de verificación- Botón de opción Tablas extensibles Controles Al rellenar formularios, los usuarios introducen información escribiendo en los cuadro de texto, eligiendo los elementos de una lista, etc. Los objetos con los que los usuarios interactúan se llaman controles, toda información que el usuario ingresa en un formulario es almacenada en lo que se denomina origen de datos. Estos controles se encuentran disponibles en la barra de diseño dentro del área indicada como controles. Tipos de Controles El panel de tareas Controles incluye diferentes controles que podrá agregar a la plantilla de formulario. Estos controles pueden agruparse en las categorías siguientes: Controles estándar Controles extensibles y opcionales Controles de archivo y de imagen Controles avanzados Controles personalizados Controles Estándar Entre los controles estándar se incluyen los controles que normalmente se asocian a la recopilación y a la presentación de información. Estos controles incluyen cuadros de texto, cuadros de lista, casillas de verificación y botones. Control Icono Descripción Cuadro de texto Cuadro de texto enriquecido Cuadro de lista desplegable Cuadro combinado Cuadro de lista Selector de fecha Casilla de verificación Es el tipo de control más utilizado en los formularios. Los usuarios pueden especificar en ellos cualquier tipo de texto sin formato, como frases, nombres, números, fechas u horas. Los cuadros de texto no pueden contener texto con formato. Control que puede contener texto con formato, incluido texto en negrita y cursiva, y gran variedad de fuentes, con sus respectivos tamaños y colores. Además, en un cuadro de texto enriquecido los usuarios pueden insertar imágenes, listas y tablas. Control que presenta una lista de opciones dentro de un cuadro. Para seleccionar un elemento de la lista, los usuarios hacen clic en una flecha para abrir la lista de opciones. Las opciones pueden proceder de una lista creada manualmente, de valores existentes en el origen de datos del formulario, o de una base de datos. Control que presenta una lista de opciones dentro de un cuadro para que los usuarios seleccionen la apropiada o, si lo prefieren, escriban otra distinta. Las opciones pueden proceder de una lista creada manualmente, de valores existentes en una base de datos Control que presenta una lista de opciones dentro de un cuadro para que los usuarios seleccionen la apropiada. Control que contiene un cuadro donde los usuarios pueden escribir la fecha, y un botón de calendario donde pueden seleccionarla directamente. Control que permite a los usuarios establecer valores de tipo sí/no o verdadero/falso poniendo o quitando una marca de verificación en un pequeño cuadro. -53-

54 Botón de opción Botón Sección Microsoft InfoPath Control que permite a los usuarios elegir entre varias opciones que se excluyen entre sí. Cuando se selecciona un botón de opción de un grupo, se cancela la selección de los demás. Un grupo de botones de opción está enlazado a un mismo campo del origen de datos, y cada uno de ellos guarda en este campo un valor diferente. Control que puede utilizarse, entre otras cosas, para enviar un formulario o una consulta a una base de datos. También puede asociar a un botón reglas o código personalizado que se ejecuten cuando los usuarios hagan clic en él. Control que actúa como contenedor de otros controles. Las secciones pueden incluir cualquier control del panel de tareas Controles, incluidas otras secciones. Controles Extensibles y Opcionales Los controles extensibles y opcionales incluyen controles de lista, tablas extensibles, secciones extensibles y secciones opcionales. Estos controles permiten a los usuarios insertar elementos de lista, filas, conjuntos de registros e información opcional al rellenar el formulario. Control Icono Descripción Sección opcional Sección extensible Tabla extensible Tabla extensible horizontal Maestro y detalles Lista con viñetas Lista numerada Control que hace de contenedor de otros controles y resulta de gran utilidad para incluir información adicional que no deben rellenar todos los usuarios. Al rellenar un formulario que contiene una sección opcional, los usuarios pueden elegir si desean o no incluir la sección opcional en el mismo. Control que hace de contenedor de otros controles y resulta de gran utilidad para presentar datos basados en registros, como registros de la base de datos de empleados. Al rellenar un formulario que contiene una sección extensible, los usuarios pueden agregar dicha sección extensible varias veces. Control que muestra información extensible en una estructura tabular. Cada elemento aparece en una fila diferente de la tabla extensible. Al rellenar el formulario, los usuarios pueden insertar o quitar filas de la tabla extensible, según sea necesario. Las tablas extensibles pueden contener otros controles. Control que muestra información extensible en una estructura tabular. Cada elemento aparece en una columna diferente de la tabla extensible. Al rellenar el formulario, los usuarios pueden insertar o quitar columnas de la tabla extensible, según sea necesario. Las tablas extensibles horizontales pueden contener otros controles. Control que, en realidad, es un conjunto formado por dos controles extensibles que están directamente relacionados entre sí. El control maestro es siempre una tabla extensible y el control detalles puede ser una tabla extensible o una sección extensible. Los controles de tipo maestro y detalles permiten a los usuarios trabajar de manera más eficaz con grandes cantidades de datos. Control que permite a los usuarios agregar o quitar elementos de una lista con viñetas del formulario, según sea necesario. Los controles de las listas con viñetas constituyen un medio adecuado para insertar textos que se repiten. Control que permite a los usuarios agregar o quitar elementos de una lista numerada del formulario, según sea necesario. Los controles de las listas numeradas constituyen un medio adecuado para insertar textos que se repiten manteniendo cierto orden. -54-

55 Lista simple Cuadro de lista de selección múltiple Microsoft InfoPath Control que permite a los usuarios agregar o quitar elementos de una lista del formulario, según sea necesario. Los controles de las listas simples constituyen un medio adecuado para insertar textos que se repiten, como podría ser el caso de una lista de nombres de asistentes en una plantilla de formulario de convocatoria de reunión. Control que presenta las opciones en forma de lista de casillas de verificación desplazables. Los usuarios pueden seleccionar tantas casillas de verificación como necesiten e, incluso, si el diseño de la plantilla de formulario lo permite, incluir entradas personalizadas. Controles de archivo y de imagen Puede diseñar la plantilla de formulario de forma que, cuando los usuarios rellenen los formularios basados en ella, puedan insertar datos adjuntos o imágenes. Además, los usuarios que rellenan formularios de InfoPath en un Tablet PC pueden beneficiarse de un control de imagen manuscrita que les permite crear y guardar dibujos manuscritos. Control Icono Descripción Datos adjuntos del archivo Control que permite a los usuarios adjuntar archivos a los formularios. Cada control de datos adjuntos del archivo permite adjuntar un archivo y, si es necesario, se puede restringir el tipo de archivo. Si los usuarios desean adjuntar varios archivos, pueden insertar el control de datos adjuntos del archivo en un control extensible. Imagen Control que se puede incluir en una plantilla de formulario como elemento estático, por ejemplo, un título o un fondo, o que puede permitir a los usuarios insertar una imagen como parte del formulario. Los controles de imagen pueden guardar la imagen en el propio formulario, o bien guardar una dirección (URL) que apunte a la ubicación donde se encuentra guardada la imagen. Imagen manuscrita Grupo de opciones extensible Control que permite a los usuarios que disponen de Tablet PC incluir dibujos manuscritos en los formularios, ya sea dentro del propio control o sobre una imagen de fondo. Control que muestra dos o más secciones de opciones en una estructura extensible. Al rellenar un formulario, los usuarios pueden agregar, eliminar o reemplazar grupos de opciones extensibles adicionales, según sea necesario. Por ejemplo, en una plantilla de formulario de información sobre el empleado, puede utilizar un grupo de opciones extensibles que permita a los usuarios especificar varios contactos de emergencia. Para cada contacto, el usuario puede reemplazar la dirección del domicilio por la dirección del trabajo. Insertar un cuadro de Texto en una Nueva Plantilla de Formulario en Blanco 1. Si el panel de tareas controles no está visible, haga clic en más controles en el menú insertar. 2. En Insertar controles, haga clic en Cuadro de texto. 3. Para agregar una etiqueta al control, escriba texto encima o a la izquierda del control, seguido de un punto y coma (:). Por ejemplo, si en el cuadro de texto se van a situar los apellidos del usuario, puede escribir Apellidos: -55-

56 Microsoft InfoPath Propiedades Hacer clic con el botón derecho sobre el cuadro de texto, como se muestra en la figura: Elementos de la Ventana de Propiedades: a. Nombre con que identificara el campo b. Tipo de datos. Es preciso hacer una observación en este ítem: Si hace clic en la pestaña podrá observar que se desplaza una lista, como lo muestra la siguiente figura: De esta lista deberá elegir cuál de los siguientes tipos de datos es el más adecuado para el tipo de dato que quiere ingresar en este cuadro de texto. c. Valor predefinido: es valor que aparecerá de muestra cuando se presenta el formulario. -56-

57 Cuándo se debe utilizar un Cuadro de Texto Utilice un cuadro de texto cuando desee: Microsoft InfoPath Permitir que los usuarios escriban en un formulario todo el texto sin formato que deseen. Mostrar información, como el resultado de una fórmula o la fecha actual. En la ilustración siguiente, se utilizan cuadros de texto para recopilar información de contacto de los usuarios. De forma predeterminada, cuando se inserta un cuadro de texto en una plantilla de formulario, InfoPath agrega un cuadro de texto de una sola línea. Si desea que el cuadro de texto muestre varias líneas de texto, puede habilitar los saltos de párrafo o el ajuste de texto en el cuadro de texto una vez insertado. Otra opción es utilizar un cuadro de texto enriquecido. Insertar un cuadro de lista desplegable en una nueva plantilla de formulario en blanco 1. Si el panel de tareas Controles no está visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar. 2. En Insertar controles, haga clic en Cuadro de lista desplegable. 3. Para agregar una etiqueta al control, escriba texto encima o a la izquierda del control, seguido de un punto y coma (:). Por ejemplo, si en el cuadro de texto se van a situar los apellidos del usuario, puede escribir Provincias Propiedades Se procede de la misma forma que para el cuadro de texto. Como ven en la figura es prácticamente igual a la del cuadro de texto. -57-

58 Microsoft InfoPath Hacer clic en Agrega, para ingresar los valores de la lista. Si ha concluido de cargar los datos haga clic en Aceptar y los cambios quedaran grabados. Cuándo se debe utilizar un cuadro de lista desplegable Utilice un cuadro de lista desplegable cuando desee: Permitir que los usuarios elijan una única opción en una lista de elementos predefinidos. Ocultar las entradas de la lista en el formulario de forma predeterminada. Mostrar los valores obtenidos de una lista fija, a partir del origen de datos de la plantilla de formulario o a partir de un origen de datos externo, como una base de datos o una lista de Microsoft Windows SharePoint Services. Insertar selector de fecha en una nueva plantilla de formulario en blanco 1. En la plantilla de formulario, coloque el cursor donde desee insertar el control. 2. Si el panel de tareas Controles no está visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar 3. En Insertar controles, haga clic en Selector de fecha. 4. Para agregar una etiqueta al control, escriba texto encima o a la izquierda del control, seguido de un punto y coma (:). -58-

59 Microsoft InfoPath 5. Para especificar la forma en que aparece la fecha en el formulario, haga doble clic en el selector de fecha insertado en la plantilla de formulario. 6. Haga clic en la ficha Datos y haga clic en Formato. 7. En la lista Mostrar la fecha así del cuadro de diálogo Formato de fecha, haga clic en el estilo de presentación que desee. Propiedades Hacer clic con el botón derecho sobre el selector de fecha. Observara que la ventana que aparece es igual que la del cuadro de texto. Se debe llenar de la misma forma. Cuándo se debe utilizar un selector de fecha Utilice un selector de fecha cuando desee: Permitir que los usuarios puedan especificar las fechas que deseen en un formulario, como las fechas de inicio y de finalización de un proyecto concreto. Utilizar las funciones hoy y ahora para mostrar la fecha y hora actuales en un formulario. Mostrar fechas procedentes de un origen de datos externo, como las fechas de facturación y envío extraídas de una base de datos de pedidos de clientes. Insertar Casilla De Verificación En Una Nueva Plantilla De Formulario En Blanco Cuando insertamos un control de casilla de verificación, este se inserta junto a una etiqueta de texto que refleja el nombre del control. Este texto es independiente al control y se puede eliminar sin afectar el buen funcionamiento de la casilla de verificación adjunta. Propiedades A- Es el tipo de datos que utilizará el control para expresar su estado de Verdadero o Falso. B- Establece cual será el estado por defecto del control. Insertar botón de opción en una nueva plantilla de formulario en blanco Este tipo de controles permite insertar una serie o grupo de botones de opción que trabajan en conjunto pudiéndose activar solo uno de ellos. 1. En la plantilla de formulario, coloque el cursor donde desee insertar el control. 2. Si el panel de tareas Controles no está visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar -59-

60 Microsoft InfoPath 3. En Insertar controles, haga clic en botón de opción y aparecerá la siguiente ventana. 4. Una vez colocada la cantidad de botones hacer clic en Aceptar. Puede modificar los nombres de los campos sin alterar el funcionamiento del botón de opción. Cuándo se debe utilizar un grupo de botones de opción Utilice un grupo de botones de opción en la plantilla de formulario para presentar a los usuarios un pequeño número de opciones relacionadas pero que se excluyen entre sí. Insertar un Botón 1. En la plantilla de formulario, coloque el cursor donde desee insertar el control. 2. Si el panel de tareas Controles no está visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar En Insertar controles, haga clic en Botón. Propiedades Solo cambiar el nombre del botón más adelante se verá las otras opciones. Cuándo se debe utilizar un botón Los botones son controles versátiles que resultan útiles en muchos escenarios diferentes. Por ejemplo, puede utilizar un botón cuando desee: Enviar datos a uno o varios orígenes de datos. Permitir que los usuarios cambien a otra vista del formulario. Actualizar datos a partir de un origen de datos secundario. Borrar cualquier dato consultado del formulario. Calcular datos en el formulario. -60-

61 Microsoft InfoPath Insertar una tabla extensible en una plantilla de formulario basada en un origen de datos existente En la plantilla de formulario, coloque el cursor donde desee insertar el control. Si el panel de tareas Controles no está visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar En Insertar controles, haga clic en Tabla extensible. tabla. En el cuadro Número de columnas, especifique el número de columnas que tendrá la La tabla extensible se crea con un cuadro de texto en cada columna. Para convertir un cuadro de texto en un tipo de control diferente, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el cuadro de texto, elija Cambiar a en el menú contextual y, a continuación, haga clic en el control deseado. Cuándo se debe utilizar una tabla extensible Utilice una tabla extensible cuando desee: Permitir que los usuarios especifiquen datos en un formato tabular estructurado. Recopilar elementos de línea, datos numéricos y otros tipos de datos que se ven mejor en una tabla. Ahorrar espacio en la plantilla de formulario mostrando únicamente las filas que contienen datos reales. Mostrar o usar registros de una base de datos, servicio Web u otro origen de datos en una tabla en la plantilla de formulario. Insertar un control de imagen El procedimiento para insertar un control de imagen varía ligeramente en función de si se está diseñando una nueva plantilla de formulario en blanco o si se basa el diseño de la misma en una base de datos u otro origen de datos externo. La ilustración siguiente muestra el aspecto que tiene un control de imagen vacío cuando está seleccionado en modo de diseño. Los controles pueden estar enlazados o no. Cuando un control está enlazado, significa que está conectado a un campo o grupo del origen de datos para que los datos especificados en el control se guarden en el archivo de formulario subyacente (.xml). Cuando un control no está enlazado, no está conectado a un campo o un grupo, por lo que no se guardan los datos escritos en el control. Cuando selecciona un control o pasa el cursor por encima de un control, en la parte superior derecha del mismo aparecerá un icono de enlace y texto. El texto indica el grupo o campo con el que está enlazado el control en el origen de datos. El icono indica si el control está correctamente enlazado a ese grupo o campo. Cuando está correctamente enlazado, se muestra un icono verde. Si existe algún problema con el enlace, el icono es de color rojo o azul. -61-

62 Microsoft InfoPath El origen de datos, que almacena todos los datos introducidos en un formulario, se compone de campos y grupos que aparecen en una vista jerárquica en el panel de tareas Origen de datos. Los controles de imagen siempre están enlazados a campos. En el ejemplo siguiente, el control de imagen de la plantilla de formulario está enlazado al campo archivofoto del panel de tareas Origen de datos. Insertar un control de Imagen en una nueva Plantilla de Formulario en blanco Cuando se diseña una plantilla de formulario desde cero, la casilla de verificación Crear automáticamente el origen de datos en el panel de tareas Controles está seleccionada de forma predeterminada. Esto permite a InfoPath crear automáticamente los campos y grupos en el origen de datos a medida que se agregan controles a la plantilla de formulario. Estos campos y grupos están representados mediante iconos de carpetas y archivos en el panel de tareas Origen de datos. 1. En la plantilla de formulario, coloque el cursor donde desee insertar el control. 2. Si el panel de tareas Controles no está visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar o presione ALT+I, C. 3. En Insertar controles, haga clic en Imagen. 4. En el cuadro de diálogo Insertar control de imagen, siga uno de estos procedimientos: Para guardar los datos de imagen en el formulario del usuario, haga clic en Incluidos en el formulario. Cuando se selecciona esta opción, InfoPath utiliza el tipo de datos Imagen o datos adjuntos para el control de imagen. La inclusión de la imagen en el formulario es una buena opción si desea que tanto el formulario como sus datos continúen siendo transferibles. Para mostrar una imagen que está vinculada al formulario del usuario, pero no guardada con él, haga clic en Como vínculo. Cuando se selecciona esta opción, InfoPath utiliza Hipervínculo como tipo de datos para el control de imagen. La vinculación a una imagen es una buena opción si cree que los usuarios necesitarán actualizar la imagen vinculada, o si desea reducir el tamaño de archivo de formulario del usuario. 5. De forma predeterminada, en la plantilla de formulario se inserta un control de imagen con el texto de marcador de posición Haga clic aquí para insertar una imagen. 6. Si optó por incluir los datos de imagen en los formularios de los usuarios en el paso 4, puede especificar una imagen de fondo. Cómo? Haga doble clic en el control de imagen en la plantilla de formulario. Haga clic en la ficha Datos. En la opción Enlace de la ficha Datos, haga clic en Especificar la imagen predeterminada y, a continuación, haga clic en Examinar. En el cuadro de diálogo Insertar imagen, haga clic en la imagen que desee. Para agregar una etiqueta al control, escriba texto encima o a la izquierda del control, seguido de un punto y coma (:). -62-

63 Microsoft InfoPath Insertar un Control de Imagen en una Plantilla de Formulario basada en un origen de datos existente Si basa el diseño de la plantilla de formulario en un archivo, base de datos o servicio Web existente de lenguaje de marcado extensible (XML), InfoPath obtiene los campos y grupos del panel de tareas Origen de datos de ese origen de datos existente. En este escenario, puede insertar un control de imagen arrastrando un campo desde el panel de tareas Origen de datos hasta la plantilla de formulario o insertando un control de imagen desde el panel de tareas Controles, tal como se describe en el procedimiento siguiente: 1. En la plantilla de formulario, coloque el cursor donde desee insertar el control. 2. Si el panel de tareas Controles no está visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar o presione ALT+I, C. 3. En Insertar controles, haga clic en Imagen. 4. En el cuadro de diálogo Insertar control de imagen, siga uno de estos procedimientos: Para guardar los datos de imagen en el formulario, haga clic en Incluidos en el formulario. Si selecciona esta opción, deberá enlazar el control de imagen a un campo cuyo tipo de datos sea Imagen o datos adjuntos. Para mostrar una imagen que está vinculada al formulario, pero no guardada con él, haga clic en Como vínculo. Si selecciona esta opción, deberá enlazar el control de imagen a un campo cuyo tipo de datos sea Hipervínculo. 5. En el cuadro de diálogo Enlace de Imagen, seleccione el campo en el que desea guardar el control de imagen y haga clic en Aceptar. De forma predeterminada, en la plantilla de formulario se inserta un control de imagen con el texto de marcador de posición Haga clic aquí para insertar una imagen. 6. Si optó por incluir los datos de imagen en los formularios de los usuarios en el paso 4, puede especificar la imagen predeterminada que aparecerá dentro del control. Cómo? 1. Haga doble clic en el control de imagen en la plantilla de formulario. 2. Haga clic en la ficha Datos. 3. En la opción Enlace, haga clic en Especificar la imagen predeterminada y, a continuación, haga clic en Examinar. 4. En el cuadro de diálogo Insertar imagen, haga clic en la imagen que desee. Para agregar una etiqueta al control, escriba texto encima o a la izquierda del control, seguido de un punto y coma (:). Actividades - Clase N 3 Consigna 1: En base a la actividad de la clase n 2, agregue la fase (2) de diseño. Incorpore los controles que sean necesarios para realizar el formulario pedido por la empresa. Tenga en cuenta que no tiene el logo de la empresa por lo tanto deberá dejar el espacio para colocarlo. La empresa (gaseosas) desea que usted tenga en cuenta las distintas áreas de trabajo de la misma, a saber: administrativo, vendedor, repartidor y seguridad; para cada uno deberá hacerle el formulario correspondiente. -63-

64 Microsoft InfoPath Clase N 4 Temas: Validación de datos. Notificación sobre errores de validación. Agregar, quitar validación de datos. Qué es validar datos? Validar datos es la habilidad de comprobar automáticamente los errores mientras el usuario rellena un formulario. En la validación de datos se debe tener en cuenta que tipos de datos se está por ingresar. Una de las ventajas de INFOPATH, es el uso de datos exactos y coherentes, esto permite que, a través de controles de la plantilla de formulario, pueda asegurarse que los datos recopilados cumplan con ambas cualidades. Por ejemplo, se puede utilizar la validación de datos para permitir que los usuarios sepan si el importe que se ha especificado para un concepto de gasto es superior al aprobado. Si un formulario contiene errores de validación de datos y está conectado a una base de datos o un servicio Web, los usuarios no podrán enviar el formulario hasta que corrijan dichos errores. Los usuarios, pueden guardar una copia local del formulario y luego, corregir los datos y enviarlos. Agregar validación de datos 1. Haga clic en el control al que desea agregar la validación de datos. 2. En el menú Formato, haga clic en Validación de datos. 3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en Agregar. 4. En Si esta condición se cumple, agregue una condición. El ejemplo siguiente muestra cómo crear una condición de validación de datos que asegure que los datos escritos en un cuadro de texto coinciden con un valor específico, en este caso, la palabra Hola. 1. En el primer cuadro, haga clic en Seleccionar un campo o grupo y, a continuación, seleccione el campo o grupo con el que está enlazado el control. 2. En el segundo cuadro, haga clic en no es igual a. 3. En el tercer cuadro, haga clic en Escriba texto y, a continuación, escriba Hola. Nota: Para solicitar a los usuarios que especifiquen datos en el control, en el cuadro de diálogo Propiedades del Control, active la casilla de verificación No puede estar en blanco. 5. Para que se muestre automáticamente un mensaje de cuadros de diálogo cuando un usuario deja en blanco un control, seleccione el cuadro de diálogo Mostrar mensajes de cuadro de diálogo inmediatamente cuando los usuarios escriben datos no válidos. Nota: Dado que los mensajes de cuadros de diálogo no pueden mostrarse automáticamente en un explorador Web, un usuario que rellene el formulario mediante un explorador Web sólo podrá ver la información en pantalla. En el cuadro Información de pantalla, escriba le texto que desea mostrar cuando un usuario seleccione el control o haga clic en él con el botón secundario. En el cuadro Mensaje, escriba el texto que desea que aparezca en el cuadro de diálogo de mensaje ya sea inmediatamente o cuando el usuario solicite más detalles. Nota: La información de pantalla de un error de validación de datos no se mostrará en los controles que también tengan una información de pantalla predeterminada establecida en la ficha Opciones avanzadas del cuadro de diálogo Propiedades del control. Este comportamiento ayuda a garantizar que el nombre del control se transmite con precisión a los usuarios que están utilizando lectores de pantalla. -64-

65 Microsoft InfoPath Cambiar una condición de validación de datos 1. Haga clic en el control cuya validación de datos desee modificar. 2. En el menú Formato, haga clic en Validación de datos. 3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la condición que desea cambiar, haga clic en Modificar y, a continuación, realice los cambios que desee. Modos de notificación de errores de validación a los usuarios En un formulario diseñado para rellenarlo con InfoPath, es posible establecer un mensaje de validación de datos que se muestre como información en pantalla. Tras ver dicha información, los usuarios tienen la opción de mostrar una alerta detallada indicada. Otra opción es establecer la alerta detallada para que se muestre automáticamente. Por ejemplo, si especifica una condición de error que desea que se produzca cuando un usuario escribe su nombre en un cuadro que se utiliza para indicar números de teléfono, puede habilitar una información en pantalla que muestre el mensaje "Escriba un número de teléfono en este campo". Si habilita la aparición automática de alertas, puede mostrar un mensaje detallado predeterminado, como "Este campo requiere un número de teléfono con el formato (555) ". Si opta por mostrar una información en pantalla de forma predeterminada, los usuarios podrán mostrar manualmente la alerta proporcionada haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el campo en InfoPath y, a continuación, hacer clic en la opción para mostrar la alerta. 1. El puntero cambia a una I cuando lo sitúa en el campo y se muestra la información en pantalla. 2. Al hacer clic en el campo con botón secundario del mouse, aparece un menú contextual, y al elegir Descripción completa del error, el puntero cambia a una flecha. 3. Al hacer clic en Descripción completa del error, aparece la alerta. 1. El puntero cambia a una I cuando lo sitúa en el campo y se muestra la información en pantalla. 2. El puntero cambia a una mano cuando lo mueve a la información en pantalla. 3. Al hacer clic en el vínculo, aparece la alerta. -65-

66 Microsoft InfoPath La tabla enumera los controles de Microsoft Office InfoPath 2007 que admiten validación de datos y si están disponibles o no para plantillas de formulario compatibles con el explorador Controles que admiten la validación de datos Casilla de verificación Selector de fecha Cuadro de lista desplegable Cuadro de lista Botón de opción Cuadro de texto Cuadro de texto enriquecido Lista con viñetas, lista numerada o lista simple Cuadro combinado Disponibles para plantillas de formulario compatibles con explorador? Sí Sí Sí Sí Sí Sí No No No Actividades - Clase N 4 Consigna 1: 1. La Empresa Aguas de Salta ha de realizar una encuesta a los contribuyentes del Barrio Los Olmos, donde deberán especificar: a. Nombre y Apellido b. Nº de Catastro c. Sugerencias sobre formas de pago para la nueva instalación de red de agua potable. -66-

67 Microsoft InfoPath Clase N 5 Temas: Origen de Datos. Origen de datos principal: crear. Agregar, mover o eliminar un campo o grupo. Conexiones de datos. Diseño de plantilla de formulario basada en una base de datos de Microsoft Office Access 2007 Orígenes de datos Todos los datos que aparecen en un formulario, ya sean datos que un usuario puede seleccionar en un cuadro de lista, en un cuadro desplegable o en un cuadro combinado, o datos que el usuario agrega a un formulario, se almacenan en los orígenes de datos del formulario. Un origen de datos está formado por campos y grupos. De la misma forma que las carpetas del disco duro contienen y organizan los archivos, los campos contienen los datos que los usuarios especifican en los formularios basados en la plantilla de formulario y los grupos contienen y organizan dichos campos. El usuario agrega datos a los de un formulario y dichos controles están a los campos. Por ejemplo, imagine que está diseñando una plantilla de formulario para un informe de gastos. Cuando los usuarios abren un formulario basado en la plantilla, pueden especificar su nombre, segundo nombre y apellidos en tres controles de cuadro de texto, los cuales están enlazados a un campo de nombre, un campo de segundo nombre y un campo de apellidos, respectivamente. Estos campos se encuentran en un grupo llamado "nombre". Puede ver y trabajar con los campos y grupos del origen de datos de la plantilla de formulario en el panel de tareas Origen de datos. Campo Grupo Una plantilla de formulario puede tener dos tipos de orígenes de datos: un origen de datos principal único y, opcionalmente, uno o más orígenes de datos secundarios. Origen de datos principal El origen de datos principal contiene lo siguiente: Los datos que los usuarios agregan cuando rellenan un formulario basado en la plantilla, como pueden ser los datos que escriben en un cuadro de texto. Por ejemplo, el usuario escribe su nombre y apellidos en cuadros de texto que están enlazados a campos del origen de datos principal. Los datos de una a una base de datos o un servicio Web, que se utiliza para definir el origen de datos de la plantilla de formulario. Los datos del origen de datos principal es lo que los usuarios guardan o envían cuando rellenan el formulario. Cuando los usuarios guardan el formulario para poder enviarlos más adelante, guardan los datos en el origen de datos principal. -67-

68 Microsoft InfoPath Crear el origen de datos principal Al crear la plantilla de formulario, InfoPath crea automáticamente el origen de datos principal. Todas las plantillas de formulario de InfoPath contienen un origen de datos principal único. Se pueden agregar campos y grupos al origen de datos principal, en función del tipo de plantilla de formulario que se cree: Plantilla de formulario en blanco: Los campos y grupos se agregan al origen de datos principal mediante el panel de tareas Origen de datos o arrastrando un control desde el panel de tareas Controles a una vista de la plantilla de formulario. Al arrastrar un control a una vista, InfoPath agrega campos y grupos al origen de datos principal según el tipo de control que se agregue. Plantilla de formulario basada en un documento XML InfoPath agrega campos y grupos que se asignan a los elementos definidos en el esquema o a los elementos del documento. Plantilla de formulario basada en una base de datos de Microsoft Office Access o Microsoft SQL Server InfoPath agrega campos y grupos al origen de datos principal, en función de la forma en que los datos se almacenen en la base de datos. Plantilla de formulario basada en un servicio Web InfoPath agrega campos y grupos que se asignan al esquema suministrado por el servicio Web. Si el origen de datos (por ejemplo, un servicio Web o una base de datos) no está contenido en la plantilla de formulario, se denomina un origen de datos externo. Los formularios de InfoPath se conectan a los orígenes de datos externos mediante una conexión de datos. Conexiones de Datos Una conexión de datos es un vínculo dinámico entre un formulario de Microsoft Office InfoPath y un origen de datos externo que almacena o proporciona datos de ese formulario. Un origen de datos es una colección de campos y grupos que definen y almacenan los datos de un formulario. Los controles están enlazados a los campos y grupos en el origen de datos y muestran los datos a los usuarios. Un formulario puede tener una conexión de datos principal y, opcionalmente, disponer de una o más conexiones de datos secundarias. En función de los objetivos del formulario, una conexión de datos puede consultar o enviar datos del formulario a un origen de datos externo, como una base de datos de Microsoft SQL Server o un servicio Web. Puede crear tres tipos de conexiones de datos a un origen de datos externo: sólo datos de consulta, sólo datos de envío y datos tanto de consulta como de envío. Una conexión de datos de consulta recibe los datos de un origen de datos y los almacena en el formulario. Una conexión de datos de envío envía los datos desde el formulario a un origen de datos, a una aplicación en un servidor Web, a una biblioteca de documentos en un servidor en el que se ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services o a un mensaje de correo electrónico. Tanto las conexiones de datos de consulta como de envío reciben y envían datos a un origen de datos. Cuando crea una conexión de datos, especifica el tipo de conexión de datos que desea. Por ejemplo, puede crear una conexión de datos que haga lo siguiente: Consulta datos de una base de datos. Envía los datos del formulario en un mensaje de correo electrónico. Envía los datos del formulario a una aplicación de un servidor Web. Envía datos del formulario a una aplicación personalizada que usa el control XmlFormView. Consulta o envía datos mediante código de programación personalizado, como C#, Microsoft Visual Basic.NET o Microsoft JScript. -68-

69 Microsoft InfoPath Utiliza la configuración de conexión almacenada en una biblioteca de conexiones de datos en un servidor en el que se ejecuta Microsoft Office SharePoint Server Consulta o envía datos a los Servicios de flujo de trabajo humano en Microsoft BizTalk Server 2004 o BizTalk Server 2006 El tipo de conexión que use depende de los objetivos planeados para el formulario y del tipo de origen de datos externo al que desea conectar el formulario. Trabajar con la conexión de datos principal La conexión de datos principal establece una conexión al origen de datos principal del formulario. Un esquema XML describe la estructura del almacenamiento de los datos en el origen de datos principal del formulario. Puede diseñar el origen de datos mediante el panel de tareas Origen de datos, o puede dejar que InfoPath cree automáticamente el origen de datos mientras agrega controles a la plantilla de formulario. También puede diseñar una plantilla de formulario basada en un origen de datos externo, que a su vez define la estructura del origen de datos principal. Una plantilla de formulario puede tener únicamente una conexión de datos principal. Si la conexión de datos principal se conecta a un origen de datos externo, su forma de trabajar con la conexión de datos principal depende del tipo de origen de datos al que está conectado. Base de datos Cuando diseña una plantilla de formulario basada en una base de datos, InfoPath crea una conexión de datos principal que consulta y opcionalmente envía los datos a dicha base de datos. Si el formulario se va a rellenar sólo usando InfoPath, éste crea automáticamente una conexión de datos de envío y configura la plantilla de formulario para permitir a los usuarios enviar sus formularios. Diseñar la plantilla de formulario Para diseñar una plantilla de formulario con una conexión de datos de consulta, primero tiene que crear la plantilla de formulario. Cuando se crea una plantilla de formulario que está basada en una base de datos, InfoPath crea una conexión de datos de consulta como la conexión de datos principal entre la plantilla de formulario y la base de datos. Este proceso crea automáticamente la plantilla de formulario del origen de datos principal. Después de crear la plantilla de formulario, debe agregar un control a la plantilla de formulario y, a continuación, enlazar ese control a un campo en el origen de datos principal. Esto permite a los usuarios ver los resultados de la consulta en el formulario. Paso 1: crear la plantilla de formulario 1. En el menú Archivo, haga clic en Diseñar una plantilla de formulario. 2. En el cuadro de diálogo Diseñar una plantilla de formulario, bajo Diseñar una nueva, haga clic en Plantilla de formulario. 3. En la lista Basado en, haga clic en Base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. Se iniciará el Asistente para la conexión de datos 4. En la primera página del Asistente para la conexión de datos, haga clic en Seleccionar base de datos. 5. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, vaya a la ubicación de la base de datos. -69-

70 Microsoft InfoPath 6. Haga clic en el nombre de la base de datos y, a continuación, haga clic en Abrir. 7. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, haga clic en la tabla principal o consulta que desea utilizar y, a continuación, haga clic en Aceptar. 8. En la página siguiente del asistente, active la casilla de verificación Mostrar las columnas de la tabla. 9. De forma predeterminada, todos los campos de la tabla se agregarán al origen de datos principal de la plantilla de formulario. Desactive las casillas de verificación para los campos que no desea incluir en el origen de datos principal. Agregue cualquier tabla o consulta adicional que desee utilizar en la conexión de datos de consulta. Cómo? a. Haga clic en Agregar tabla. b. En el cuadro de diálogo Agregar tabla o consulta, haga clic en el nombre de la tabla secundaria y, a continuación, haga clic en Siguiente. InfoPath intentará establecer las relaciones mediante la coincidencia de nombres de campos de ambas tablas. Si no desea utilizar la relación sugerida, seleccione esta relación y haga clic en Quitar relación. Para agregar una relación, haga clic en Agregar relación. En el cuadro de diálogo Agregar relación, haga clic en el nombre de cada campo relacionado en la respectiva columna y, a continuación, haga clic en Aceptar. c. Haga clic en Finalizar. d. Para agregar otras tablas secundarias, repita estos pasos. 10. Haga clic en Siguiente. 11. En la última página del asistente, escriba un nombre para la conexión de datos principal. Este nombre aparecerá en la lista Origen de datos del panel de tareas Origen de datos. 12. Para cambiar el nombre para la conexión de datos de envío, escriba un nuevo nombre en el cuadro apropiado. 13. Para permitir a los usuarios enviar sus datos de formulario mediante otra conexión de datos de envío que se va a agregar a la plantilla de formulario más adelante, desactive la casilla de verificación Habilitar el envío para esta conexión. Paso 2: Enlazar un control al campo 1. Si el panel de tareas Controles no está visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar o presione ALT+I, C. 2. Arrastre un control hasta la plantilla de formulario. 3. En el cuadro de diálogo Enlace de control, seleccione el campo al que desea enlazar el control. Actividades - Clase N 5 Consigna 1: La entidad RENTAS ha de realizar una inspección del estado de situación de los contribuyentes monotributistas inscriptos a partir de marzo de 2009 de la localidad de San Lorenzo, provincia de Salta. -70-

71 Microsoft InfoPath Clase N 6 Temas: Vistas. Agregar o eliminar una vista. Cambiar nombre de una vista. Publicar. Publicación de una plantilla de formulario. Publicar una plantilla de formulario para una lista de destinatarios de correo electrónico. Modificar una plantilla de formulario publicada. Al diseñar varias vistas de su plantilla de formulario, puede ofrecer a los usuarios presentaciones diferentes de los datos. Por ejemplo, puede crear una vista especial optimizada para la impresión, o una vista de resumen que prescinda de algunos detalles en una plantilla de formulario compleja. En Microsoft Office InfoPath, se utiliza el panel de tareas Vistas para agregar o eliminar vistas de una plantilla de formulario. Agregar una vista 1. Utilice el siguiente procedimiento para agregar vistas adicionales a una plantilla de formulario. 2. En el menú Ver, haga clic en Administrar vistas. 3. En el panel de tareas Vistas, en Acciones, siga uno de estos procedimientos: a. Para agregar una nueva vista a la plantilla de formulario, haga clic en Agregar una nueva vista. b. Para crear y asociar una vista de impresión con la vista actualmente seleccionada, haga clic en Crear versión de impresión para esta vista. 4. En el cuadro de diálogo que aparece, escriba un nombre para la vista y, a continuación, haga clic en Aceptar. 5. Para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de la vista, en el panel de tareas Vistas, haga doble clic en el nombre de la vista en la lista Seleccionar una vista. 6. En el cuadro de diálogo Ver propiedades, cambie o especifique la configuración o las opciones de la vista y, a continuación, haga clic en Aceptar. 7. En el área de trabajo, diseñe la vista agregando tablas de diseño y controles. Sugerencia: Si desea basar el diseño de una nueva vista en una vista existente, presione CTRL+A para seleccionar toda la vista y presione CTRL+C para copiar la selección en el Portapapeles. En el panel de tareas Vistas, cambie a la nueva vista y presione CTRL+V para pegar la selección en la nueva vista. En este punto, puede eliminar todos los controles o elementos de diseño que no necesite en la nueva vista. Eliminar una vista No puede recuperar ni restaurar una vista después de haberla eliminado. Si elimina la vista predeterminada de una plantilla de formulario que sólo tiene una vista, InfoPath crea automáticamente una nueva vista predeterminada. Si elimina la vista predeterminada de una plantilla de formulario que tiene varias vistas, InfoPath asignará el estado de vista predeterminada a la siguiente vista de la lista de vistas en el panel de tareas Vistas. 1. En el menú Ver, haga clic en Administrar vistas. 2. En el panel de tareas Vistas, elija el nombre de la vista que desee eliminar, haga clic en la flecha que aparece junto al nombre y, a continuación, haga clic en Eliminar. Nota: No se pueden eliminar vistas de impresión basadas en Microsoft Office Word mediante el panel de tareas Vistas. Para eliminar vistas de impresión en Word, en el menú Ver del modo de diseño, haga clic en Vistas de impresión de Word y, a continuación, seleccione las opciones que desee. -71-

72 Microsoft InfoPath Cambiar la vista predeterminada Cada plantilla de formulario tiene una vista predeterminada, llamada "Vista 1". Los usuarios ven esta vista cuando abren un formulario basado en la plantilla de formulario. Al crear vistas personalizadas para una plantilla de formulario, puede elegir cuál de las vistas disponibles será la predeterminada para los usuarios. 1. En el menú Ver, haga clic en Administrar vistas. 2. En el panel de tareas Vistas, elija el nombre de la vista que desee designar como predeterminada, haga clic en la flecha que aparece junto al nombre y, a continuación, haga clic en Establecer como predeterminado. Nota: Si sólo aparece una vista en la lista Seleccione una vista, ésta se designará como predeterminada automáticamente. Cambiar el nombre de una vista 1. En el menú Ver, haga clic en Administrar vistas. 2. En el panel de tareas Vistas, haga clic en la vista cuyo nombre desee cambiar y, a continuación, haga clic en Propiedades de la vista. 3. Haga clic en la ficha General. 4. En el cuadro Nombre de vista, escriba un nuevo nombre para la vista. Notas Si cambia el nombre de una vista asociada a un código personalizado, es posible que este código no funcione como se esperaba. Para corregir este problema, debe buscar referencias a la vista en el código y actualizarlas con el nuevo nombre de la vista. No se puede cambiar el nombre de las vistas de impresión para Microsoft Office Word. No obstante, puede utilizar Asistente para agregar vista de impresión para Word para crear la misma vista con otro nombre. Publicación. Para publicar una plantilla de formulario, primero debe guardarla y, a continuación, utilizar el Asistente para la publicación para distribuirla a los usuarios. El Asistente para la publicación modifica la plantilla de formulario para la distribución agregando la ubicación de publicación y las instrucciones de procesamiento, de forma que los usuarios puedan abrir formularios basados en esa plantilla. Las instrucciones de procesamiento permiten que los formularios basados en la plantilla se actualicen automáticamente si se realizan cambios en la plantilla después de publicarla Después de modificar la plantilla de formulario con la ubicación de publicación y las instrucciones de procesamiento, el asistente guarda la plantilla de formulario modificada en la ubicación de publicación que se especifique. Puede publicar una plantilla de formulario en las siguientes ubicaciones: Un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services Un servidor que ejecute InfoPath Forms Services Como parte de un mensaje de correo electrónico Puede publicar una plantilla de formulario enviándola a los usuarios en un mensaje de correo electrónico. Después, los usuarios pueden abrir el mensaje y rellenar el formulario. Una carpeta de red compartida Como un archivo instalable -72-

73 Microsoft InfoPath Publicar una plantilla de formulario no es lo mismo que guardarla. Cuando se guarda una plantilla de formulario, se almacena para conservar el trabajo, igual que cuando se guarda un archivo en el equipo. En la siguiente tabla se describen las diferentes opciones para guardar una plantilla de formulario. Comando Descripción Cuándo usarlo Guardar Guardar como Guardar como archivos de origen Guarda la plantilla de formulario en su ubicación actual, con el mismo nombre. Si va a modificar una plantilla de formulario que ya se ha publicado en una biblioteca de documentos de un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services, InfoPath sólo permite guardar la plantilla de formulario en una ubicación distinta de la ubicación de publicación. Haga clic en este comando para guardar los cambios al diseñar una plantilla de formulario. Si va a modificar una plantilla de formulario publicada, haga clic en el comando Guardar como para guardar la plantilla en una nueva ubicación. Guarda la plantilla de formulario en una nueva ubicación o en la misma ubicación pero con otro Haga clic en este comando cuando necesite nombre. Si va a modificar una plantilla que ya se ha modificar una copia de una plantilla de publicado, al hacer clic en Guardar como no se formulario. actualizará la plantilla de formulario publicada. Guarda la plantilla de formulario en una nueva ubicación como un conjunto de archivos de formulario en lugar de un archivo.xsn único. Haga clic en este comando cuando necesite modificar los archivos de formulario individuales de la plantilla; por ejemplo, si desea actualizar uno de los archivos de recursos incluidos en la plantilla de formulario. En la mayoría de los casos, no necesitará trabajar con los archivos de formulario individuales de una plantilla. Nota Debe utilizar el Asistente para la publicación siempre que desee distribuir la plantilla de formulario a los usuarios. Publicar una plantilla de formulario para una lista de destinatarios de correo electrónico 1. En el menú Archivo, haga clic en Publicar. 2. En el Asistente para la publicación, haga clic en En una lista de destinatarios de correo electrónico y, a continuación, en Siguiente. 3. En la siguiente página del asistente, en el cuadro Nombre de la plantilla de formulario, escriba un nombre para la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Siguiente. El nombre de la plantilla aparecerá en el encabezado del asunto del mensaje que se enviará a los destinatarios de correo electrónico. 4. Haga clic en Siguiente. 5. Haga clic en Publicar. 6. Cuando el Asistente para la publicación termine de publicar la plantilla de formulario, se abrirá un mensaje de correo con el formulario. Puede completar el mensaje y enviarlo. Modificar una plantilla de formulario publicada Antes de modificar una plantilla de formulario publicada, considere el efecto que los cambios pueden tener en los formularios existentes basados en la plantilla. Por ejemplo, si cambia el origen de datos de la plantilla de formulario, los cambios pueden eliminar permanentemente los datos de los formularios existentes basados en esa plantilla. -73-

74 Microsoft InfoPath Los siguientes cambios aplicados a una plantilla de formulario pueden provocar la pérdida de datos: Cambiar un campo o grupo extensible para que no sea extensible Cambiar el tipo de datos de un campo de texto enriquecido Cambiar el nombre, mover o quitar un campo o un grupo del origen de datos Para modificar una plantilla de formulario que se ha publicado, modifique primero la copia de trabajo de la plantilla de formulario. La copia de trabajo es la versión que se almacena en el equipo o en un programa de control de versiones, como Microsoft Visual SourceSafe. Después de modificar la copia de trabajo, puede publicarla en una ubicación de publicación. Si no dispone de una copia de trabajo de la plantilla de formulario y ha publicado la plantilla en una biblioteca de documentos en un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services o en una carpeta de red compartida, puede guardar en el equipo una copia de la plantilla de formulario desde la ubicación de publicación. Esta versión guardada se convierte en la copia de trabajo. A continuación, puede modificar la copia de trabajo y volver a publicarla en la ubicación de publicación original. Al publicar la plantilla de formulario modificada en la ubicación de publicación original, la plantilla de formulario publicada originalmente se sobrescribirá con la versión modificada. La publicación de una plantilla de formulario no equivale a guardar la plantilla de formulario. Cuando se publica una plantilla de formulario, el Asistente para publicación agrega la ubicación de publicación y las instrucciones de procesamiento a la plantilla de formulario para que los usuarios puedan abrir los formularios basados en esa plantilla de formulario. Cuando se guarda una plantilla de formulario, en realidad se está guardando una copia de la misma, igual que cuando se guarda un archivo en un equipo. El Asistente para publicación siempre debe utilizarse cuando desee que la plantilla de formulario esté disponible para que los usuarios puedan rellenarla. Actividades - Clase N 6 Consigna 1: Una empresa de perfumes quiere lanzar a la venta una línea nueva para mujeres. Tiene dos opciones en cuestión de fragancias: Maderas del Oriente y Popurri de Rosas Para ello realizara una encuesta a las mujeres de la empresa sobre gustos personales en lo que se refiere a los aromas y así poder tomar una decisión sobre que aroma lanzará a la venta. -74-

75 Microsoft InfoPath Clase N 7 Tema: Importar datos de Word a INFOPATH - Importar datos de Excel a INFOPATH Importar Datos Conversión de un documento de word en una plantilla de formulario de InfoPath Al convertir un documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath, el documento se utiliza como guía para crear una nueva plantilla de formulario. La estructura básica del documento se vuelve a crear con el mayor parecido posible en la plantilla de formulario. En un documento de Word, un "campo de formulario" es el lugar donde se almacena un tipo de datos en particular, como un nombre o una dirección. Si incluye campos de formulario de Word al convertir el documento, los controles de cuadro de texto, casilla de verificación y lista desplegable se agregan a la plantilla de formulario de InfoPath en una posición que se corresponde con la posición de los campos en el documento de Word. Además, InfoPath detecta automáticamente las partes del documento de Word que pueden funcionar correctamente como tablas extensibles y cuadros de texto enriquecido, y las convierte en los controles correspondientes. Si utiliza el Asistente para importación para convertir InformeDeGastos.doc en una plantilla de formulario, InfoPath crea una plantilla de formulario llamada InformeDeGastos.xsn. En el siguiente ejemplo, la tabla Detalles de gastos del documento de Word se ha convertido en una tabla extensible en la plantilla de formulario de InfoPath resultante. La tabla extensible permite a los usuarios insertar o quitar gastos según sea necesario haciendo clic en los comandos de un menú contextual. Características y configuración de Word que no se admiten completamente durante la conversión. A continuación se incluye una lista de las características y configuración que no se conservan al convertir un documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath. En algunos casos, se quita el formato pero se conserva el texto subyacente. Por ejemplo, si tiene columnas de estilo boletín, InfoPath quitará las columnas, pero importará el texto que contienen. Marcadores - Temas Texto animado Marcas de Agua Numeración de línea Bordes de página Notas al pie y notas finales Diseño de columnas de estilo boletín Datos adjuntos Objetos de dibujo (incluido autoformas, curvas, líneas y WordArt) Espaciado de caracteres Comentarios y marcas de revisión En la siguiente lista se explican las características y la configuración que se admiten parcialmente al convertir un documento de Word en una plantilla de formulario de InfoPath: Texto vertical InfoPath conserva el formato de texto vertical de un documento de Word si el texto vertical se encuentra dentro de una celda de tabla. InfoPath quita el formato de texto vertical al convertir un documento de Word si el texto vertical se encuentra fuera de una celda de tabla, en otra parte del documento de Word. Cuadros de texto En los documentos de Word, los cuadros de texto son contenedores de texto que se pueden colocar en una página y cambiar de tamaño. Si el documento de Word contiene un cuadro de texto, el cuadro se convertirá en una celda de tabla en la plantilla de formulario resultante. Texto subrayado Las plantillas de formulario de InfoPath admiten el subrayado. Sin embargo, el subrayado decorativo o doble del documento de Word se convierte en subrayado sencillo en la plantilla de formulario resultante. -75-

76 Microsoft InfoPath Hipervínculos que hacen referencia a protocolos no admitidos Todos los hipervínculos se convierten, pero si el hipervínculo utiliza un protocolo distinto de HTTP, HTTPS, FILE, FTP o MAILTO, no funcionará cuando un usuario haga clic en el vínculo en la plantilla de formulario resultante. Estilos de caracteres y efectos de texto Los estilos de formato de superíndice, subíndice y tachado sencillo se conservan durante el proceso de conversión. Otros efectos y estilos de formato, incluido el texto con formato de contorno, texto oculto y sombreado, se quitan durante el proceso de conversión. Formato de encabezado y pie de página El texto de encabezado y pie de página del documento de Word se convertirá en texto de encabezado y pie en la plantilla de formulario de InfoPath resultante. Puede que se quite determinado formato de caracteres durante el proceso de conversión. Conversión de fuentes Aunque InfoPath importa las fuentes de un documento de Word al crear una nueva plantilla de formulario, si las fuentes del documento no están disponibles en el equipo en el que se realiza la importación, se seleccionarán automáticamente fuentes alternativas para la plantilla de formulario. Márgenes de página negativos Los márgenes superior e inferior negativos se importarán como 0. Convertir un documento de Word en una Plantilla de Formulario de InfoPath 1. Si el documento de Word que desea importar está abierto, ciérrelo. 2. En el modo de diseño, en el menú Archivo, haga clic en Importar formulario. 3. En el Asistente para importación, haga clic en Importador de InfoPath para documentos de Word y, después, en Siguiente. 4. Haga clic en Examinar. 5. Busque y haga clic en el documento de Word que desee convertir y, a continuación, haga clic en Abrir. 6. Para cambiar el comportamiento de importación predeterminado, haga clic en Opciones y, a continuación, seleccione las opciones que desee. 7. Haga clic en Finalizar. Cambiar una Tabla de Diseño a una Tabla Extensible 1. Si el documento de Word incluye una tabla, InfoPath puede convertirla en una tabla de diseño o una tabla extensible en la plantilla de formulario resultante. El tipo de tabla elegido depende de las decisiones de diseño tomadas en el documento de Word. Puede usar el siguiente Para especificar las filas de encabezado de la tabla extensible, escriba un valor en el cuadro Número de filas para mantener como encabezado de tabla. La fila de encabezado se utiliza normalmente para los encabezados de columna. Para especificar las filas de pie de página de la tabla extensible, escriba un valor en el cuadro Número de filas para mantener como pie de página de tabla. Muchas tablas no contienen filas de pie de página. Para especificar el número de filas de datos que se van a utilizar, escriba un valor en el cuadro Número de filas extensibles para incluir al rellenar el formulario. La fila de datos es una fila que se puede "repetir" en el formulario tantas veces como sea necesario. 2. En el menú Insertar, haga clic en Más controles. 3. Inserte los controles que desee en las celdas de la tabla. -76-

77 Microsoft InfoPath Conversión de un Libro de Excel en una Plantilla de Formulario de InfoPath Cuando se convierte un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath, se utiliza el libro como guía para crear una nueva plantilla de formulario. La estructura de tabla del libro se vuelve a crear como una tabla de diseño en la plantilla de formulario. Si se incluyen celdas que se utilizan para recopilar datos al convertir el libro, se agregan controles de cuadro de texto a la plantilla de formulario en las celdas de la tabla de diseño correspondientes a la ubicación de los campos en el libro. En la plantilla de formulario resultante se presenta el tamaño y la posición de las celdas, bordes de celda y sombreado admitidos, y si las celdas se combinan o dividen. Si el libro contiene varias hojas, los datos y el formato de la primera hoja se agrega a la vista predeterminada de la nueva plantilla de formulario y las hojas adicionales se convierten en vistas correspondientes en la plantilla de formulario. Para comprender mejor la relación entre un libro que se convierte mediante el Asistente para importación de InfoPath y la plantilla de formulario resultante, imagine que es un agente de seguros que tiene un libro llamado Reclamaciones.xls que contiene dos hojas. La primera hoja se llama Hogar y la segunda se llama Automóvil. Entre las columnas de cada hoja se encuentran los encabezados Tipo, Descripción, Importe del préstamo y Precio de adquisición. Las columnas Importe del préstamo y Precio de adquisición de cada hoja tienen formato para utilizar un tipo de datos de moneda. Todos los encabezados tienen formato de texto azul en negrita. La hoja Hogar contiene una fórmula para calcular plazos de amortización. Se utiliza una celda, con formato de borde en todos los lados, para especificar el nombre de un cliente. Características y configuración que no se admiten completamente durante la conversión Determinada configuración y formato de los libros de Excel no se admite en InfoPath. Al convertir un libro que contiene dicha configuración, la plantilla de formulario de InfoPath resultante no contendrá dichas características o configuración A continuación se incluye una lista de las características y la configuración que no se conserva al convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath: Celdas con formato reducir hasta ajustar Validación de datos Imágenes de fondo de celda Formulas Macros Patrones de fondo de celda - Alineación de texto vertical Degradado de la celda Formato condicional Alineación de texto vertical. En la siguiente lista, se explican las características y configuración que se admiten parcialmente al convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath: Celdas con formato de datos Los estilos o colores aplicados a celdas con formato de datos no se convierten. -77-

78 Microsoft InfoPath Hipervínculos que hacen referencia a protocolos no admitidos Todos los hipervínculos se convierten, pero si se utiliza un protocolo distinto de http, https, ftp o mailto, el hipervínculo no funcionará cuando el usuario haga clic en él. Alineación y formato de encabezados y pies de página Un encabezado o pie de página de un libro de Excel puede contener una sección izquierda, central y derecha. Éstas se concatenan al realizar la importación en InfoPath. Conversión de fuentes Aunque InfoPath importa las fuentes de un libro al crear una nueva plantilla de formulario, si las fuentes del libro no están disponibles en el equipo en el que se realiza la importación, se seleccionarán automáticamente fuentes alternativas para la plantilla de formulario. Celdas combinadas implícitamente En Excel, si se escribe más texto del que cabe en la celda actual, el texto aparecerá sobre las celdas siguientes como si éstas se hubieran combinado. InfoPath no admite esta característica. Si una celda convertida contiene más texto del que cabe en la celda, el texto se ajustará a la siguiente línea en InfoPath. Para evitarlo, antes de importar el libro, seleccione la celda y las celdas siguientes que sean necesarias para contener el texto, y combínelas para que el texto quepa en la celda combinada. Informes de tabla dinámica Los informes de tabla dinámica se convierten como tablas de diseño. Tablas muy grandes InfoPath admite tablas con un tamaño máximo de 63 columnas de ancho y 999 filas de longitud. Si un libro de Excel sobrepasa estos límites, sólo se convertirán las primeras 63 columnas y 999 filas. Convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath 1. En el menú Archivo, haga clic en Importar formulario. 2. En el cuadro de diálogo Asistente para importación, haga clic en Importador de InfoPath para libros de Excel y, a continuación, haga clic en Siguiente. 3. Haga clic en Examinar. 4. Busque el libro de Excel que desee convertir, haga clic en él y, a continuación, haga clic en Abrir. 5. Para cambiar el comportamiento de importación predeterminado, haga clic en Opciones y, a continuación, seleccione las opciones que desee. 6. Haga clic en Finalizar. Actividades - Clase N 7 Consigna 1: Realice en Word una tabla que esté compuesta de seis filas y cuatro columnas. Dicha tabla tendrá nombre y apellido, dirección, teléfono y mail. Colocar encabezado y pie de página a la hoja, teniendo en cuenta: el nombre de la empresa, dirección y mail (todos estos datos serán colocados por usted) Para rellenar la tabla pida los datos a cinco compañeros, agregue titulo a la tabla e impórtela a INFOPATH. Realice el mismo ejercicio en Excel. -78-

79 Microsoft InfoPath Clase N 8 Tema: Imprimir un formulario Enviar por correo un formulario Seguridad Imprimir una Plantilla de Formulario Las plantillas de formulario de Microsoft Office InfoPath 2007 están diseñadas para visualizarse y rellenarse en un equipo informático. Sin embargo, los usuarios pueden optar por imprimir una copia de un formulario rellenado por motivos personales o por otras razones, de modo que debe comprobar que el formulario tiene un aspecto adecuado después de imprimirlo. Por ejemplo, debe asegurarse de que los controles se ajustan a los márgenes de la página impresa y de que el texto de la plantilla es legible después de la impresión. Puede imprimir la plantilla de formulario para obtener una visión general del modo que aparecerán los controles y otros objetos en la página impresa o para comprobar la configuración de impresión, tal como la impresión de encabezados o pies de página. 1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Imprimir. 2. Para ajustar la configuración de impresión, haga clic en Configurar página en el menú Archivo y, a continuación, seleccione las opciones que desea en las fichas Configurar página y Configuración de impresión. Imprimir el Formulario como lo verá el Usuario Cuando los usuarios imprimen un formulario, InfoPath realiza ajustes en él o quita determinados elementos que no tienen sentido en el contexto de impresión. Por ejemplo, el texto informativo Insertar elemento que aparece de forma predeterminada en las tablas extensibles no aparecerá en el formulario impreso. Tampoco aparecerán controles de botones, entradas de cuadros de listas o flechas desplazamiento, ya que estos elementos no tienen sentido en una página impresa. 1. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en Vista previa. 2. En la ventana Vista previa de la barra de herramientas Estándar, haga clic en Imprimir. 3. Para ajustar la configuración de impresión, cierre la ventana Vista previa. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página y, a continuación, seleccione las opciones que desea en las fichas Configurar Enviar los datos del formulario en un mensaje de correo electrónico Puede agregar a la plantilla de formulario una conexión de envío de datos secundaria que permita a los usuarios enviar los datos del formulario en un mensaje de correo electrónico. Puede usar valores estáticos, valores basados en los datos del formulario o una fórmula para especificar las direcciones de correo electrónico a las que se envía el formulario, la línea de asunto del mensaje y el nombre del formulario. También puede especificar si desea que el formulario aparezca en el cuerpo del mensaje de correo electrónico o como datos adjuntos del mensaje. Si configura la plantilla de formulario para incluir el formulario como datos adjuntos del mensaje de correo electrónico, también puede adjuntar la plantilla de formulario al mensaje. Al incluir el formulario y la plantilla de formulario como datos adjuntos del mensaje de correo electrónico, puede ayudar a asegurarse de que los destinatarios del mensaje pueden abrir el formulario en Microsoft Office InfoPath, incluso si no tienen la plantilla de formulario almacenada en caché en sus equipos. Para que los destinatarios puedan abrir los datos adjuntos, deben tener InfoPath instalado en sus equipos. -79-

80 Microsoft InfoPath Cuando los usuarios envían los datos del formulario en un mensaje de correo electrónico, InfoPath crea un mensaje con los datos del formulario y lo envía a los destinatarios de correo especificados al crear la conexión de datos. Si los usuarios que reciben los formularios completados utilizan Microsoft Office Outlook 2007, pueden agregar una carpeta a su Bandeja de entrada para contener todos los formularios de InfoPath que reciban y configurarla para mostrar los datos de los formularios en columnas en Outlook. Después de agregar la conexión de envío de datos, debe configurar la plantilla de formulario para permitir que los usuarios envíen los datos del formulario. Como resultado, cuando los usuarios abren el formulario, InfoPath agrega automáticamente un botón Enviar a la barra de herramientas Estándar y un comando Enviar al menú Archivo. También se pueden personalizar las opciones de envío de la plantilla de formulario de las siguientes maneras. Cambiar el texto que aparece en el botón Enviar de la barra de herramientas Estándar y el comando Enviar del menú Archivo. Cambiar el método abreviado de teclado del botón Enviar de la barra de herramientas Estándar y el comando Enviar del menú Archivo. Crear mensajes personalizados para mostrar a los usuarios cuando envíen los formularios Especificar si el formulario debe quedar abierto, se debe cerrar o se debe abrir otro formulario en blanco después de enviarlo Agregar una conexión de envío de datos 1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de envío. 2. En el cuadro de diálogo Opciones de envío, seleccione la casilla de verificación Permitir a los usuarios enviar este formulario. 3. Haga clic en Enviar datos del formulario a un único destino y, después, en la lista, haga clic en Correo electrónico. 4. Haga clic en Agregar. 5. En el Asistente para la conexión de datos, en los cuadros correspondientes, escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios, el asunto que desee que aparezca en el mensaje y el texto de introducción que desee. Cuando termine, haga clic en Siguiente. Para mostrar el formulario en el cuerpo del mensaje de correo electrónico, haga clic en Enviar únicamente la vista activa del formulario sin datos adjuntos. Para enviar los datos del formulario como datos adjuntos del mensaje de correo electrónico, haga clic en Enviar los datos del formulario como datos adjuntos, active la casilla de verificación Adjuntar la plantilla de formulario para asegurar que los usuarios puedan abrir el formulario y, después, escriba un nombre para el formulario en el cuadro Nombre de datos adjuntos. También puede especificar un campo o utilizar una fórmula para asegurarse de que el nombre de cada formulario es único. De forma predeterminada, cuando los usuarios han enviado un formulario, InfoPath mantiene el formulario abierto y muestra un mensaje que indica si el formulario se ha enviado correctamente. Para cambiar este comportamiento predeterminado, haga clic en Opciones avanzadas y realice una de las siguientes acciones: Para cerrar el formulario o crear un nuevo formulario en blanco cuando un usuario ha enviado un formulario rellenado, haga clic en la opción que desee en la lista Después del envío. Para crear un mensaje personalizado que indique si el formulario se ha enviado correctamente, seleccione la casilla de verificación Usar mensajes personalizados y, a continuación, escriba los mensajes en los cuadros Si es correcto y Si no es correcto. Si no desea que aparezca un mensaje después de enviar un formulario, desactive la casilla de verificación Mostrar mensajes correctos y no correctos. -80-

81 Microsoft InfoPath Consideraciones de seguridad para formularios y plantillas de formulario Las "consideraciones de seguridad" es un amplio concepto que describe distintas cuestiones. Por ejemplo, el nivel de confianza de una plantilla de formulario, el uso de la tecnología en un servidor Web y la decisión del usuario de agregar un editor de confianza al Centro de confianza son todas ellas consideraciones de seguridad. Prácticas recomendadas para la seguridad del servidor web Uso de un host de confianza Si su empresa no mantiene el servidor que aloja las plantillas de formulario, asegúrese de que utiliza una compañía de hospedaje Web de confianza. Por ejemplo, si decide utilizar la tecnología SSL, compruebe que la compañía de hospedaje tiene un certificado digital emitido por una entidad acreditadora independiente. Si no puede comprobar la integridad del servicio de hospedaje, no aloje las plantillas de formulario. Instale las revisiones de seguridad y un antivirus Compruebe que el administrador del servidor ha instalado las últimas revisiones y actualizaciones de seguridad en el servidor donde están alojadas las plantillas de formulario. Además, compruebe que el servidor está ejecutando un software antivirus actualizado y que únicamente los usuarios de confianza tienen acceso al servidor. Prácticas recomendadas para usar orígenes de datos Uso de orígenes de datos aprobados Para asegurarse de que los diseñadores de plantillas de formulario de su empresa utilizan únicamente orígenes de datos autorizados, utilice una biblioteca de conexión de datos, que es una ubicación central para almacenar y compartir conexiones de datos. Al crear una colección de conexiones de datos autorizados y restringir los permisos a la biblioteca en la que están almacenados, ayudará a proteger la seguridad de los orígenes de datos utilizados en su empresa. Sea cauto con las conexiones de bases de datos directas Si los diseñadores de plantillas de formulario de su empresa no pueden utilizar un origen de datos autorizados de una biblioteca de conexión de datos, pueden conectar una plantilla de formulario directamente a un origen de datos. En este caso, asegúrese de que únicamente los usuarios de confianza puedan acceder a los formularios basados en dicha plantilla, ya que un usuario sin escrúpulos podría utilizar la conexión directa con la base de datos para tener acceso a información privada. Prácticas recomendadas para implementar plantillas de formulario Alcance de la implementación de las plantillas de formularios Cuando se implementa una plantilla de formulario aprobada por el administrador, se agrega a una ubicación central del servidor donde puede activarse a una o varias colecciones de sitios. Una plantilla de formulario aprobada por el administrador es una plantilla de formulario compatible con el explorador que ha cargado un administrador en un servidor que ejecuta InfoPath. Una plantilla de formulario aprobada por el administrador puede incluir código. Si las colecciones de sitios y las plantillas de formulario de su empresa llegan a colectivos muy diferentes, asegúrese de activar únicamente las plantillas de formulario diseñadas para una colección de sitios concreta. Por ejemplo, si su empresa utiliza una colección de sitios para los clientes y otra para los empleados, no active una plantilla de formulario para empleados en la colección de sitios del cliente. La activación de plantillas de formulario en una colección de sitios incorrecta puede hacer accesible los datos privados al usuario incorrecto. Por ejemplo, si se hace pública una plantilla de formulario de empleados con la lista de las direcciones de correo electrónico de los empleados puede terminar en correo electrónico no deseado. -81-

82 Microsoft InfoPath Prácticas recomendadas para implementar paneles de información del documento En Microsoft Office InfoPath 2007, los diseñadores de plantillas de formulario pueden implementar una plantilla de formulario como un panel de información del documento. Un panel de información del documento es un formulario de InfoPath alojado dentro de un documento Microsoft Office Word, Microsoft Office PowerPoint o Microsoft Office Excel, proporcionando una única ubicación para que los usuarios agreguen o cambien metadatos sobre el documento. Cuando está alojado en un documento de Word, el panel de información del documento también admite la posibilidad de editar los datos en el mismo documento. Aunque se aplican las mismas consideraciones de seguridad para usar un panel de información del documento que para usar una plantilla de formulario, es decir, un panel de información de documento puede ejecutarse en la configuración de confianza Plena confianza, Dominio o Restringido dependiendo de las características que agrega un diseñador de formulario, hay también algunos elementos únicos que se deben considerar. Por ejemplo, si hace referencia a un recurso externo de un panel de documentación del documento, debería asegurarse de que los usuarios tengan permiso a dicho recurso cuando abren el documento. Por ejemplo, es posible que desee conectar un panel de información del documento de un documento de Word a un servicio Web. Aunque los usuarios tengan permiso para abrir el documento de Word, recibirán un error si no tienen permiso para el servicio Web que se usa en el panel de información del documento. La siguiente lista describe algunas consideraciones adicionales para usar los paneles de información del documento: Implementar un panel de información del documento en una intranet Si implementa un panel de información del documento en una ubicación de la intranet de la compañía, pero el documento asociado al panel de información del documento está ubicado en una extranet, los usuarios internos podrán usar el panel de información del documento, pero no los usuarios externos. Usar conexiones de datos entre dominios en los paneles de información del documento No puede usar conexiones de datos entre dominios en un panel de información del documento a no ser que la plantilla de formulario para el panel de información del documento esté establecida en el nivel de seguridad Plena confianza, o la plantilla de información asociada esté ubicada en un dominio que se incluye en la zona de sitios de confianza de Windows Internet Explorer. Paneles de información del documento en la zona del equipo local En Internet Explorer, las zonas y niveles de seguridad permiten especificar si un sitio Web puede tener acceso a los archivos y a la configuración de su equipo y qué nivel de acceso pueden tener. Prácticas recomendadas para enviar plantillas de formulario como mensajes de correo electrónico Niveles de confianza para plantillas de formulario de correo electrónico InfoPath proporciona tres niveles de seguridad para las plantillas de formulario: Restringido, Dominio y Plena confianza. Para enviarse con seguridad en un mensaje de correo electrónico, las plantillas de formulario tienen que tener la configuración de confianza restringida. Las plantillas de formulario que se envían en un mensaje de correo electrónico sólo funcionan con los datos contenidos en la plantilla de formulario, al contrario que los orígenes de datos externos, y no pueden contener secuencias de comandos ni código administrado. Evitar el envío de información personal identificable en un mensaje de correo electrónico Puede agregar reglas a una plantilla de formulario que permiten a un usuario enviar datos del formulario a varias ubicaciones cuando presiona un botón del formulario asociado. Por ejemplo, puede configurar un botón para que use reglas para permitir que los datos del formulario se envíen tanto a un servicio Web como en el cuerpo de un mensaje de correo electrónico. -82-

83 Microsoft InfoPath Prácticas recomendadas para ayudar a los usuarios a estar protegidos Recomendar a los usuarios a instalar o abrir formularios únicamente desde orígenes de confianza InfoPath proporciona tres niveles de confianza: Restringido, Dominio y Plena confianza. Los niveles de seguridad determinan si una plantilla de formulario puede tener acceso a datos de otros dominios y a los archivos y la configuración de su equipo. Los formularios de plena confianza tienen un nivel de Plena confianza y pueden tener acceso a archivos y configuraciones en el equipo del usuario. La plantilla de formulario para estos formularios debe estar digitalmente firmada con un certificado raíz de confianza o instalada en un equipo del usuario. Debería aconsejar a los usuarios a que sólo instalen o abran los formularios de plena confianza que reciban de orígenes de confianza. Recomendar a los usuarios que obtengan los exploradores más recientes Si los usuarios van a rellenar plantillas de formulario habilitadas para los exploradores, es recomendable proporcionarles información sobre cómo descargar revisiones y actualizar los exploradores, para que se aseguren de que están ejecutando la versión más reciente. Actividades - Clase N 8 Consigna 1: Una empresa desea realizar una encuesta para saber si sus productos serán aceptados en el mercado. La empresa se dedica a la producción de dulces caseros. El nombre de la empresa es Dulces De Mamá, Dirección: Juan B. Justo 2100 mail: dulces_mamá@gmail.com, no tenemos el logo de la empresa por lo tanto dejar el espacio, no hay colores recomendados, lo que si la empresa desea que en algún lugar este la bandera de salta. Tener en cuenta que la empresa está dispuesta a realizar un descuento por compras por mayor. Una vez diseñado el formulario, imprima una copia, envié a tres compañeros el formulario por mail y a su capacitador. -83-

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85 Microsoft Groove MODULO V MICROSOFT GROOVE Clase N 1 Temas: Introducción a Microsoft Office Groove Reúna su equipo, con rapidez, facilidad, y seguridad Introducción a Microsoft Office Groove 2007 Bienvenido a Microsoft Office Groove 2007, la nueva herramienta de colaboración de Microsoft que ayuda a los equipos a colaborar con eficiencia y productividad. El propósito de esta guía es que se familiarice con las características y la funcionalidad de Office Groove Además, la guía incluye situaciones que le permitirán hacerse una idea de cómo facilita Office Groove 2007 que sus equipos colaboren mejor. El nuevo mundo del trabajo El entorno del trabajo ya no es lo que era hace 10 años; o incluso hace solamente 5. Si tenemos en cuenta la mayor solidez del software y de los sistemas informáticos, la conectividad inalámbrica y la proliferación de dispositivos móviles, desde equipos portátiles a teléfonos inteligentes, la definición de lugar o equipo de trabajo acorta ahora las distancias entre ubicaciones, organizaciones, zonas horarias y culturas. Una oficina ha dejado de ser una habitación o un edificio. Puede ser cualquier lugar en el que creamos, compartimos y almacenamos información, o donde colaboramos con empleados, partners, clientes y otros en los proyectos y en los procesos de la empresa. En este nuevo mundo del trabajo, los equipos de trabajadores de información que necesitan colaborar dinámicamente tienen a menudo dificultades para hacerlo en sincronía. Como los equipos suelen estar formados por individuos procedentes de varias oficinas y compañías, así como por trabajadores móviles, para colaborar se ven obligados a confiar en un conjunto de herramientas variadas. Esas herramientas pueden incluir correo electrónico, teléfono, correo de voz, recursos compartidos de archivos, sitios Web y aplicaciones de colaboración especializadas. Aunque cada una de ellas sea realmente adecuada para actividades de trabajo determinadas, juntas no proporcionan un entorno de trabajo persistente y contextual que sea accesible a todos los miembros del equipo: en cualquier parte, en cualquier momento y en cualquier red. Además, muchas de estas herramientas se diseñaron exclusivamente para el trabajo interno de la compañía.los costes de infraestructura y los riesgos de seguridad aumentan cuando se utilizan para trabajos que van más allá de los límites de la organización. Office Groove 2007 ayuda los equipos del nuevo mundo del trabajo a colaborar con facilidad y determinación para lograr sus objetivos y resultados: sin depender para ello de un importante soporte técnico de IT, sin preocuparse por cómo poner en conexión a las personas con la información, sin que aumente significativamente el tiempo requerido para aprender el nuevo software y sin verse forzados a cambiar constantemente de una herramienta o aplicación a otra. Qué es Groove 2007? Office Groove 2007 es un entorno de colaboración que permite a los equipos humanos colaborar con mayor efectividad. Office Groove 2007 ayuda a realizar tareas tan simples como la colaboración en documentos o tan complejas como el desarrollo de un nuevo producto. Los equipos que utilizan Office Groove 2007 actúan en áreas de trabajo de colaboración desde las que se tiene acceso a los miembros del grupo, las comunicaciones, las herramientas y la información desde un lugar conveniente del equipo informático de cada miembro. Puede crear un área de trabajo de Office Groove 2007 en cuestión de minutos, agregar las herramientas adecuadas para el trabajo e invitar a cualquiera a unirse al área ya se trate de empleados, clientes o partners con seguridad mejorada y sin preocuparse por el espacio del servidor. Como dedicará menos tiempo a coordinarse con su equipo, podrá dedicar más tiempo a -85-

86 Microsoft Groove trabajaren su contribución específica, con lo que será más productivo y aumentará la calidad de sus resultados. Las herramientas de colaboración en el trabajo con documentos aumentan la facilidad y la eficiencia del proceso de compartir y actualizar los archivos del equipo, además de ayudarle a publicar los archivos en las bibliotecas de documentos de Microsoft SharePoint. Con las discusiones encadenadas, todos los miembros del equipo pueden hacer un seguimiento de una conversación compartida sobre los temas importantes, pudiendo aportar cada uno su contribución. La herramienta Reunión y la herramienta Calendario mantienen a todos informados acerca de los hitos, reuniones y actualizaciones importantes del proyecto. Formularios personalizados es una característica que permite reunir la información estructurada del equipo utilizando el programa de recopilación de información Microsoft Office InfoPath 2007 o Formularios de Office Groove Reconocimiento de presencia le ayuda a saber quién está trabajando en qué y cuándo, para que pueda comprometer a los miembros del equipo en el momento adecuado. Alertas le permite saber cuándo cambian los archivos o la información en su área de trabajo y cuándo realizan actividades importantes los miembros del equipo. Charla en el área de trabajo le permite mantener intercambios de información imprevistos y espontáneos con los miembros del equipo, estén donde estén. La integración con Microsoft Office Communicator 2007 y 2005 le permite iniciar llamadas telefónicas y sesiones de mensajería instantánea con los miembros del equipo desde Office Groove Reúna su equipo, con rapidez, facilidad y seguridad Las áreas y equipos de trabajo de hoy acortan las distancias entre departamentos, oficinas, organizaciones, zonas horarias y culturas. Aunque esta fluidez tiene sus ventajas, como ayudar a las organizaciones a responder rápidamente a las oportunidades comerciales, también crea desafíos de coordinación. Los equipos que no comparten una red de oficina común, para colaborar y comunicar las actualizaciones críticas del proyecto se ven obligados a menudo a basarse en el correo electrónico, las llamadas telefónicas, las teleconferencias o las reuniones personales. Office Groove 2007 puede ayudar a su equipo a colaborar con mayor eficiencia, al reunir a los miembros del equipo, las herramientas y la información en un solo lugar: directamente en su equipo informático. Introducción No necesita ningún conocimiento técnico especial ni ayuda de IT para iniciar Office Groove Si el departamento de soporte técnico de su compañía ha obtenido licencias de Office Groove 2007, administrador de IT le enviará un mensaje de correo electrónico con su información de la cuenta de Groove. Si adquirió Office Groove 2007 solamente para su equipo, el Asistente para establecimiento de una cuenta de Groove le ayuda en el proceso de establecer una cuenta. La primera cosa que ve al iniciar Office Groove 2007 es la barra de inicio de Groove. Esta herramienta, de fácil uso, le ayuda a administrar y organizar todas las actividades de Groove, lo que incluye crear áreas de trabajo nuevas, invitar a otros a esas áreas de trabajo, enviar mensajes, supervisar la actividad del contacto y el área de trabajo y establecer sus preferencias personales en Groove. -86-

87 Microsoft Groove La Barra de inicio de Groove incluye dos paneles de tareas: uno para crear y administrar sus áreas de trabajo y el otro para agregar y administrar sus contactos de Groove. Los paneles se pueden ver uno al lado del otro o verticalmente. Ambos incluyen una lista de Tareas comunes que puede utilizar para el acceso rápido a las funciones comúnmente usadas. Crear un área de trabajo de colaboración En Office Groove 2007, un área de trabajo es un lugar virtual donde, entre otras cosas, los equipos colaboran compartiendo, modificando y discutiendo archivos; charlan; mantienen discusiones encadenadas, supervisan las reuniones periódicas del proyecto; crean herramientas personalizadas para llevar un seguimiento de las tareas, oportunidades y problemas. Cada área de trabajo es una ventana individual que se abre y se cierra desde la Barra de inicio según sea necesario. -87-

88 Microsoft Groove Cualquier usuario que tenga instalado Office Groove 2007 en su equipo puede crear un área de trabajo. Para crear un área de trabajo no necesita privilegios especiales en red ni mucho apoyo de IT. De hecho, el proceso es tan simple que puede crear y personalizar un área de trabajo de Groove para su equipo solamente con un clic de su mouse (ratón). Office Groove 2007 incluye tres tipos de área de trabajo: Un Área de trabajo estándar que incluye una herramienta Archivos y una herramienta Discusión. Se pueden agregar otras herramientas a un Área de trabajo estándar para satisfacer las necesidades cambiantes del proyecto. Un Área de trabajo de uso compartido de archivos, que sincroniza entre los equipos de los miembros una carpeta de archivos del sistema operativo Microsoft Windows seleccionado y sus contenidos. Este tipo de área de trabajo puede ser particularmente útil para los miembros del equipo que desean mantener sincronizados los archivos entre sus equipos. Para obtener más información, vea en esta guía la sección Manténgase en sincronización. Un Área de trabajo de la plantilla, que le permite elegir de una lista de opciones previamente personalizadas que se diseñaron para un tipo específico de proyecto necesario. Puede conectar con Microsoft Office Online y obtener accesoa otras plantillas de área de trabajo de Groove hechas a medida para mercados y funciones empresariales particulares. También puede crear desde sus áreas de trabajo plantillas para uso futuro. Para obtener más información, vea en esta guía la sección Personalice las áreas de trabajo. Invitar a miembros del equipo a unirse a su área de trabajo Después de crear un área de trabajo, puede invitar otros a unirse a ella utilizando la mensajería o el correo electrónico de Groove. Al enviar una invitación, puede asignar una función (Administrador, Participante o Invitado) al invitado, como ayuda para controlar lo que puede o no puede hacer en el área de trabajo. Las funciones y sus permisos asociados se pueden cambiar en cualquier momento del proyecto Cuando los invitados aceptan su invitación, reciben en su escritorio una copia exacta del área de trabajo, con todas las herramientas, archivos y contenido. Si no está conectado cuando los invitados aceptan, Groove envía el área de trabajo a los equipos de los nuevos miembros la siguiente vez que usted conecte; pero si están conectados otros miembros del área de trabajo, reciben de ellos el área de trabajo. Después de estar en el área de trabajo, pueden empezar a colaborar juntos en contexto. Es así de simple. Lo fantástico de Office Groove 2007 es que puede invitar a quien quiera a unirse a su área de trabajo, aunque no estén en su misma red. Puede compartir un área de trabajo con colegas remotos entre oficinas y entre organizaciones con sus socios, proveedores y clientes: todo ello sin ayuda de IT ni servidores. El único requisito es que cada miembro del área de trabajo tenga Office Groove 2007 instalado en su equipo. Si la persona que a la que desea invitar no tiene instalado Office Groove 2007, puede enviar una invitación en un mensaje de correo electrónico. Las invitaciones por correo electrónico contienen -88-

89 Microsoft Groove instrucciones sencillas acerca del modo de descargar una versión de prueba de Office Groove Cuando esa persona instala la versión de prueba, puede aceptar ya la invitación al área de trabajo. Como Office Groove 2007 le permite compartir información con personas del exterior de su organización, tiene un cifrado integrado y eficaz que ayuda a garantizar que todos los datos del área de trabajo estén las inalámbricas. Solamente tendrán acceso a la información que contiene aquellos a quienes haya invitado al área de trabajo. No hay en ningún servidor una copia maestra cuya seguridad pueda verse comprometida. Otra ventaja adicional es que Office Groove 2007 admite 28 idiomas diferentes, por lo que cuando trabaje con un equipo global cada miembro del equipo verá las características y funciones de Groove en su propio idioma. Indicadores más comunes de Groove Indicadores de presencia de contactos/miembros del área de trabajo Icono Función Un miembro que se encuentra en el área de trabajo. Un miembro que se encuentra en el área de trabajo pero que no ha realizado ninguna actividad en el equipo durante al menos los últimos 15 minutos. Un miembro de en espacio de trabajo para el que se ha configurado las alertas en el nivel Alto. Aparece siempre que el estado en línea del contacto cambia. Para aquellos miembros con y sin conexión para los que haya configurado el nivel de alerta como Alto aparecen indicadores similares. Un miembro de un espacio de trabajo cuyo estado actual sea suspendido. Para aquellos miembros con y sin conexión del espacio de trabajo aparecen indicadores similares. Un contacto de Groove o miembro del área de trabajo que está actualmente en línea. Un contacto de Groove o miembro del área de trabajo que actualmente está en línea pero que no ha realizado ninguna actividad en el equipo durante al menos los últimos 15 minutos. Un contacto de Groove que actualmente está sin conexión. Un contacto de Groove cuyo estado de conexión es actualmente desconocido. Un contacto de Messenger que ha configurado su conexión en Ocupado - Indicadores de contenido no leídos Icono Función El área de trabajo contiene contenido nuevo o actualizado de los dos últimos días. El área de trabajo contiene contenido nuevo o actualizado agregado en los últimos siete días. El área de trabajo contiene contenido nuevo o actualizado agregado al menos hace siete días. -89-

90 Microsoft Groove Indicadores de Estado y Tipo de Área de Trabajo Icono Función Un área de trabajo de Groove estándar. La transferencia de todos los datos de esta área de trabajo se ha colocado actualmente en pausa. Un área de trabajo de uso compartido de archivos. Un área de trabajo que no contiene aún datos de contenido. Debe descargar los datos de otro equipo o miembro del área de trabajo. Un área de trabajo que ha dejado de mantener sincronizado los datos de al menos un miembro. Consultar Mantener sincronizados los datos de las áreas de trabajo para obtener más información. Ha dejado de mantener sincronizados los datos de las áreas de trabajo. Consultar Mantener sincronizados los datos de las áreas de trabajo para obtener más información. Actividades - Clase N 1 Consigna 1 Office Groove 2007 en acción: Miguel Perez es un director de producto y diseñador de Tambo Argentino S.A.., una empresa industrial con presencia internacional. Tambo Argentino S.A. se asocia con ingenieros y proveedores de toda latinoamerica para llevar sus productos al mercado. Para ayudar a garantizar la entrega oportuna de sus productos en el mercado, Tambo Argentino S.A. y sus socios colaboran estrechamente en los planes del producto y se comunican con regularidad acerca del estado del inventario y los cambios del mercado. Office Groove 2007 ayuda a colaborar al equipo geográficamente disperso de Tambo Argentino S.A., garantiza un tiempo de comercialización más rápido y permite reducir el costo total de producción. Consigna 1 Reúna su Equipo, con Rapidez, Facilidad y Seguridad Office Groove 2007 en acción: Miguel decide preparar un área de trabajo de Groove para su equipo después de que sus partners de diseño de Brasil se quejaran de no haber podido trabajar con sentido de la colaboración con los jefes de producto con los directores de producto de Tambo Argentino S.A.. Miguel no se siente cómodo al enviar por correo electrónico proyectos confidenciales del producto, pero por la diferencia de las zonas horarias normalmente no puede conectar con sus partners por teléfono o conferencia en Web. En consecuencia, Tambo Argentino S.A. pierde un tiempo valioso en el ciclo de desarrollo del producto. Miguel confía en que un área de trabajo de Groove le puede ayudar a resolver algunos de estos desafíos de la colaboración. -90-

91 Microsoft Groove Clase N 2 Temas: Agregar herramientas adecuadas a las necesidades de evolución de su equipo Agregar herramientas adecuadas a las necesidades de evolución de su equipo Office Groove 2007 es increíblemente flexible, por lo que puede crear un área de trabajo a la medida de las necesidades concretas de cada uno de sus equipos. Puede personalizar el área de trabajo en cualquier momento agregando o quitando herramientas. Las herramientas definen el tipo de trabajo que realiza su equipo en el área de trabajo. Aunque Office Groove 2007 incluye más de 10 herramientas de área de trabajo listas para utilizar, las cinco que se analizan en esta sección son las más populares. Herramienta Archivos Puede utilizar la herramienta Archivos para colaborar con sus compañeros de equipo prácticamente con cualquier tipo de archivo informático. La herramienta Archivos funciona de modo parecido al Explorador de Windows, pues puede organizar los archivos en carpetas anidadas. Una de las diferencias entre el Explorador de Windows y la herramienta Archivos de Groove, sin embargo, es que todos los que están en el área de trabajo tienen acceso a esas carpetas y archivos. Al agregar un archivo a la herramienta archivos de Groove, cualquier persona que haya invitado al área de trabajo podrá abrir ese archivo. Dependiendo de la función que se les haya asignado en el área de trabajo, también podrán realizar cambios en el archivo. Cuando una persona modifica un archivo y lo guarda de nuevo en el área de trabajo del equipo, los cambios realizados, y solamente esos cambios, pasan automáticamente a los equipos de todos los demás miembros del área de trabajo. Si otro miembro actualiza ese archivo al mismo tiempo, Groove crea dos copias del archivo para que los usuarios resuelvan la cuestión. Una característica adicional de la herramienta Archivos es la capacidad de revisar juntos y simultáneamente una presentación de Microsoft Office PowerPoint Cualquier miembro del área de trabajo puede iniciar una sesión de colaboración en la presentación: seleccione la presentación en la herramienta Archivos y haga clic en Iniciar sesión. Herramienta Archivos de Sharepoint La herramienta Archivos de SharePoint ofrece todas las funciones de la herramienta Archivos de Groove, pero con la ventaja adicional de la integración con bibliotecas de documentos de Microsoft SharePoint. Muchos equipos y departamentos confían en las tecnologías de SharePoint para compartir y organizar la información y los documentos. Con Office Groove 2007, no tiene que abandonar las herramientas con las que ya trabaja. La herramienta archivos de SharePoint se integra herméticamente con Microsoft Windows SharePoint Services (versión 3) y Microsoft Office SharePoint Server 2007, por lo que usted y su equipo podrán sincronizar las bibliotecas de documentos de SharePoint con su área de trabajo de Groove. Puede pasar fácilmente los documentos de una biblioteca de documentos de SharePoint a su área de trabajo de Groove, colaborar en esos documentos con su equipo del proyecto y después publicarlos en la biblioteca de documentos cuando estén terminados. Herramienta Discusión La herramienta Discusión de Groove ayuda a los equipos a realizar un intercambio detallado de ideas en el contexto del trabajo que estén haciendo en el área de trabajo. Se realiza el seguimiento de la línea de conversación en una estructura cronológica de tema y respuesta. Quien esté en el área de trabajo puede contribuir a la discusión o revisar todo el proceso. Las funciones determinan quién puede eliminar las entradas de la discusión. -91-

92 Microsoft Groove Herramienta Reuniones Utilice la herramienta Reuniones de Groove para planear, dirigir y registrar las reuniones periódicas del proyecto de equipo. Con el Asistente para Reuniones es fácil organizar una nueva reunión y seleccionar a los participantes del área de trabajo. Dado que todos los miembros del área de trabajo pueden agregar información a una nueva reunión, las agendas se pueden desarrollar en colaboración, en lugar de encargar a una persona para que reúna las entradas del equipo. Durante la reunión, el secretario puede insertar la agenda en un espacio de notas y registrar las actas de la reunión en tiempo real. Los participantes pueden ver cómo se redactan las actas. Después de la reunión, se pueden registrar los elementos de acción y asignarlos a los miembros del equipo. También se pueden copiar en las reuniones futuras los elementos de los puntos de agenda y los elementos de acción de las reuniones anteriores. Herramienta Calendario Puede utilizar la herramienta Calendario para generar una programación del proyecto compartida y realizar el seguimiento de las fechas e hitos importantes del proyecto. Al agregar un evento de calendario, lo pueden ver todos los miembros del equipo. Otros pueden agregar sus propios eventos y modificar los existentes, si tienen los permisos adecuados. Ambas herramientas, Reunión y Calendario, ayudan a los participantes a centrarse exclusivamente en las tareas, eventos e hitos del proyecto o actividad para las que se creó el área de trabajo de Groove. Los miembros del equipo siguen administrando y organizando individualmente sus propios calendarios, tareas y contactos en el cliente de colaboración y mensajería Microsoft Office Outlook 2007 o en otro administrador de información personal. -92-

93 Microsoft Groove Indicadores más comunes de Groove Estados de los iconos de la Barra de Tareas de Groove Icono Función Icono Función Icono Groove ha iniciado sesión en una cuenta. Groove ha iniciado sesión y se ha establecido para trabajar sin conexión.. Groove ha iniciado sesión y se han suprimido las alertas. Groove está iniciando sesión y se ha establecido para trabajar sin conexión y con las alertas suprimidas. Función Groove ha iniciado sesión y la cuenta tiene un mensaje no leído. Groove no ha iniciado sesión en ninguna cuenta. Groove no ha iniciado sesión en ninguna cuenta y se ha establecido para trabajar sin conexión. Groove no ha iniciado sesión en ninguna cuenta y se han suprimido las alertas. Groove no ha iniciado sesión en ninguna cuenta y se ha establecido para trabajar sin conexión y con las alertas suprimidas. Actividades - Clase N 2 Invitar a miembros del equipo a unirse a su área de trabajo Consigna 1: Miguel crea en su equipo un área de trabajo para su grupo. En cuestión de minutos, envía invitaciones para unirse al área de trabajo a las personas clave de los equipos interno, del partner y del proveedor. Cuando aceptan la invitación de Miguel, cada uno de ellos recibe, y almacena en su equipo, una copia del área de trabajo. Office Groove 2007 ayuda a garantizar que las copias del área de trabajo de todos los miembros se mantienen sincronizados en cada paso. Herramienta Archivos de SharePoint Consigna 2: Como preparación para el lanzamiento de un nuevo producto de Tambo Argentino S.A., Miguel colabora estrechamente con Eduardo Marengo, proveedor de investigaciones de mercado. Para facilitar el proceso de colaboración, Miguel le envía a Eduardo una invitación para que se una al área de trabajo de Groove. Eduardo utiliza la herramienta Archivos de Groove para enviar un informe de su investigación, al que Miguel puede tener acceso rápidamente. Miguel examina el informe, hace algunos cambios y agrega unos comentarios, y vuelve a guardar el documento modificado en el área de trabajo. Estos cambios se insertan automáticamente mediante la copia de Eduardo que hay en el área de trabajo. Después de unas rondas de modificación, Miguel está dispuesto a compartir el informe con el equipo de marketing de Tambo Argentino S.A.. Publica el informe final en el sitio de SharePoint de la compañía, como un recurso para el equipo que está desarrollando la nueva estrategia del marketing. -93-

94 Microsoft Groove Clase N 3 Temas: Mantenga la sincronización automática y eficientemente. Supervise la actividad del equipo y comuníquese en tiempo real - 1º Parte Mantenga la sincronización automática y eficientemente Durante un proyecto de equipo de semanas o meses, los pasos manuales requeridos simplemente para compartir y colaborar en los archivos, y para coordinar los cambios entre los miembros del equipo, pueden significar horas o días de productividad; tiempo ese que se quita de la mejora y creación de contenido. Si los miembros del equipo no están conectados, la productividad se reduce todavía más. Las conexiones lentas y las restricciones de tamaño de los archivos de correo electrónico dificultan el uso compartido de los archivos grandes. Los vínculos a sitios Web de los mensajes de correo electrónico no funcionan siempre para los partners o los empleados que están fuera de la oficina. Las versiones de archivos proliferan. Y lo que quizás es lo peor de todo, a los miembros del equipo les falta un contexto compartido de todos los cambios, entradas y comentarios, puesto que se han expandido por docenas de procesos de correo electrónico, archivos de datos adjuntos, recursos compartidos de archivos y sitios Web. Al automatizar la sincronización de cambios en el trabajo, en lugar de forzar a cada miembro del equipo para que envíe o cargue las actualizaciones individuales. Office Groove 2007 ayuda a aliviar la pesada carga de mantener conectados los equipos. Dado que los equipos dedican menos tiempo a coordinarse entre ellos, tienen más tiempo que dedicar al trabajo de su equipo y a la mejora de la calidad de las entregas. La sección siguiente proporciona más detalles de la manera en que funciona la sincronización de Groove. Mantenga sincronizado a su equipo Office Groove 2007 tiene una arquitectura descentralizada exclusiva que agiliza la colaboración del equipo. Cada miembro del equipo tiene una copia exacta del área de trabajo, con sus herramientas y datos. La sincronización automática y eficaz de Groove ayuda a garantizar que la copia de cada persona esté actualizada: incluso aunque no haya dos miembros del equipo conectados al mismo tiempo. Trabajar sin esfuerzo en cualquier parte: en conexión o sin conexión Office Groove 2007 almacena las áreas de trabajo y los datos que contienen en su equipo, no en un servidor central. Puede obtener acceso a la información de sus áreas de trabajo, tanto si está conectado a la red como si no. Cada vez que realiza un cambio por ejemplo actualiza un archivo, responde a una discusión o publica algún texto en la zona de charla del área de trabajo Office Groove 2007 envía su cambio (y solamente el cambio) a todos los miembros de su área de trabajo. Si no está en conexión al realizar el cambio, Office Groove 2007 lo envía la primera vez que conecte. Si los miembros del equipo no están conectados, reciben el cambio la siguiente vez que se conectan. Habituarse a la sincronización Como la sincronización de Groove funciona constantemente en segundo plano, es mejor ejecutar Groove mientras su equipo está conectado a la red corporativa o a Internet, o conectarlo tan a menudo como sea posible. Esto le mantiene actualizado a usted y a los miembros del equipo. Al igual que mantiene el correo electrónico todo el día activado y ejecutándose, para supervisar la entrada de mensajes, debería mantener Groove abierto para supervisar la actividad y los cambios del área de trabajo. Aunque la sincronización le ahorra tiempo, dedica unos momentos a recibir las actualizaciones la primera vez que se conecta tras estar cierto tiempo en desconexión. -94-

95 Microsoft Groove El tiempo de la sincronización del inicio depende de varios factores, incluyendo las áreas de trabajo que tiene, el número de miembros del equipo que hay en cada área de trabajo, cuántos cambios se hicieron desde la última vez que estuvo conectado y la velocidad de su conexión. Si trabaja con una conexión lenta, o frecuentemente está de viaje, quizá no sea siempre práctica la sincronización automática. Con Office Groove 2007, tiene la capacidad de decidir la configuración más productiva para su estilo de trabajo. Como los archivos están entre los tipos de datos más grandes compartidos entre un equipo, puede ajustar la Configuración de descarga de la herramienta Archivos de Groove, la herramienta Archivos de SharePoint y las áreas de trabajo de Uso compartido de archivos. Mediante Configuración de descarga, determina los archivos que se sincronizan automáticamente y los que desea descargar manualmente de los miembros del equipo. Si desea detener toda la información entrante, desde el icono Groove de la barra de tareas de Windows puede elegir trabajar sin conexión. Alternativamente, puede decidir selectivamente qué áreas de trabajo se sincronizan o seleccionar Pausar todos de la característica Administrador de comunicaciones de Office Groove Pero cuando vuelva a tener una conexión rápida, acuérdese de seleccionar Reanudar todo y de anular la selección de la característica Trabajar sin conexión. Manténgase en sincronización Si hace como la mayoría de los trabajadores de información, en su trabajo diario probablemente utilizará más de un equipo (como un equipo doméstico y otro de trabajo). Simplemente no es eficiente dedicar su tiempo a enviarse a sí mismo archivos por correo electrónico o a copiarlos en un disco cada vez que cambia de un equipo a otro. Además de ayudar a los equipos de colegas a permanecer sincronizados, la sincronización de Groove también le ayuda a mantener actualizados en los equipos informáticos que usa diariamente las áreas de trabajo y los archivos importantes. Al preparar la cuenta de Groove para su uso en varios equipos, Office Groove 2007 sincroniza automáticamente las áreas de trabajo y los archivos de cada equipo que usa cada vez que conecta uno de esos dispositivos a Internet. Los equipos no tienen que estar conectados al mismo tiempo para mantenerse sincronizados. Indicadores más comunes de groove Indicadores de charla -95-