Gestión documental compartida con AZ Folders

Transcripción

1 Gestión documental compartida con AZ Folders

2 Introducción Cada empresa o entidad aplica sus propios procesos de archivo y gestión de documentos que pueden implicar a varios usuarios, por ello, AZ Folders ofrece una serie de opciones de personalización de conceptos básicos de gestión documental, que permiten optimizar el resultado obtenido con el uso de esta solución Entidades Documentos Qué tipos de documentos necesito gestionar y qué usuarios deben tener acceso a cada uno de ellos? Para qué empresas propias o de clientes necesito gestionar documentos? Contabilidad Datos clave Necesito registrar datos del documento de forma estructurada o sólo necesito poder buscar por su contenido? Estado del documento Necesito clasificar un tipo de documento por estados o subtipos? Compartir Cuando compartir el documento con otros usuarios para realizar consultas y gestionar su validación?

3 Conceptos clave gestión documental En AZ Folders la gestión documental de una empresa se define a partir de cuatro conceptos clave que el usuario titular puede personalizar según sus necesidades Usuario Titular El usuario titular de una cuenta es el usuario creado desde el formulario de alta de la web AZ Folders. Dispone de los permisos para crear y mantener los conceptos de gestión documental Entidades En el momento de crear el usuario titular se define una entidad que queda vinculada a éste. Si el mismo usuario gestiona más de una entidad o se trata de una asesoría que desea habilitar las entidades de sus clientes, se registrarán desde la zona privada Usuarios Salvo en las empresas unipersonales, es probable que varias personas necesiten acceder a los documentos archivados en AZ Folders. Al crear un nuevo usuario puede definirse la entidad o entidades a las que debe vincularse. Tipos de documentos Estados Para cada entidad el usuario titular puede definir los tipos de documentos que desea gestionar en AZ Folders. Por defecto, AZ Folders propone los tipos de documentos relacionados con Facturas Recibidas y Facturas emitidas debido a las prestaciones específicas que se ofrecen para estos tipos de documentos Para cada tipo de documento, pueden definirse estados (o subtipos). Por ejemplo, si una empresa desea gestionar la validación de las facturas recibidas con AZ Folders, podrá aplicar el estado Pendiente a las facturas recibidas y encomendar al usuario responsable el cambio de estado a, por ejemplo, validada o conforme. NOTA. La opción de registrar datos clave para un documento se define a través de las opciones de personalización de la interfaz de AZ Folders, no es un concepto que deba ser creado o definido como tal por el usuario.

4 Personalización conceptos La personalización de conceptos de gestión documental se realiza desde el entorno privado de usuario titular en Pulsar en la opción Acceso de e introducir los datos de usuario titular Cada apartado presenta los elementos creados y las opciones de edición de éstos o la creación de nuevos elementos En la parte superior de la zona privada, el menú Perfil agrupa las opciones de administración de conceptos básicos En este ejemplo, la opción de creación de un nuevo tipo de documento permite definir el nombre y activar los usuarios que deben tener acceso al nuevo tipo de documento

5 Ejemplo validación de facturas El siguiente esquema muestra un ejemplo de validación de facturas gestionado en base a las prestaciones de publicación sincronizada, gestión de usuarios y estados de documento El usuario Contabilidad puede aplicar un proceso de exportación filtrando por facturas Validadas Gerencia < Los cambios de estado se sincronizan automáticamente en AZ Folders Gerencia El usuario Gerencia filtra las facturas para visualizar únicamente las validadas por el responsable comercial y aplica el estado Validada Gerencia Contabilidad El usuario Contabilidad recibe una factura por correo electrónico. La archiva en AZ Folders con el estado Validar Comercial y la publica en el entorno web dado que el responsable comercial no se encuentra habitualmente en la oficina... Comercial El usuario Comercial accede al entorno privado web, consulta la factura y en el caso de ser correcta, aplica el estado Validada Comercial NOTA. El mismo esquema de uso puede aplicarse, por ejemplo, a un proceso de validación de documento por parte del cliente de una asesoría, a partir de un documento publicado por su asesor