MANUAL DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO

Transcripción

1 CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. JUSTIFICACION 4. ORGANIGRAMA Y RESPONSABILIDADES 4.1. Junta Directiva 4.2. Representante legal 4.3. Revisor Fiscal 5. MECANISMOS PARA CONOCIMIENTO TERCEROS 5.1. Vinculación de asociados Vinculación de Personas Naturales Condiciones generales para la vinculación Vinculación de colaboradores y directivos Vinculación de proveedores 5.2. Procedimiento de conocimiento de los Asociados, colaboradores, directivos y proveedores Consulta en Listas Restrictivas Lista OFAC Lista de las Naciones Unidas ONU 5.3. Verificación de la información 5.4. Actualización de información 5.5. Conocimiento del Mercado 6. OPERACIONES INUSUALES Y SOSPECHOSAS 6.1. Operaciones inusuales 6.2. Operaciones sospechosas Señales para detectar Operaciones Sospechosas 7. INSTRUMENTOS 7.1. Señales de Alerta Información suministrada por el asociado en el momento de la vinculación Relacionada con la vinculación de terceros y proveedores Relacionada con su comportamiento transaccional o financiero: 7.2. Seguimiento de Operaciones 7.3. Consolidación electrónica de operaciones 8. REPORTES 8.1. Reportes Internos Transacciones Inusuales Operaciones Sospechosas Reportes de la etapa de monitoreo 8.2. Reportes Externos Reporte de Operaciones Sospechosas ROS Reporte de ausencia de operaciones sospechosas Reporte de Transacciones en efectivo 9. CONSERVACION DE DOCUMENTOS 10. CAPACITACIÓN 11. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE NORMAS LA/FT 12. GLOSARIO 13. ANEXOS 14. APROBACIÓN DEL PRESENTE MANUAL Página 1

2 PRESENTACIÓN El presente manual recopila las políticas, procedimientos y controles establecidos por el Fondo de Empleados FONAVIATUR para prevenir y controlar el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo en las actividades propias del negocio. El contenido de este documento debe ser conocido por todos los funcionarios de la entidad, es de obligatorio cumplimiento y debe convertirse en un medio de consulta y de capacitación constante para todos los directivos y empleados de la entidad. Con el fin de garantizar el cumplimiento del presente manual, se deben realizar las siguientes instrucciones: 1) La prevención y control de lavado de activos no solo debe direccionarse hacia los asociados si no cubrir la relación con proveedores y funcionarios. 2) Es deber de los miembros de la Junta Directiva, y de los organismos de vigilancia y control así como de los funcionarios, participar e informar sobre actividades que puedan exponer a la entidad al riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. 3) La consulta en listas restrictivas constituye un mecanismo fundamental y necesario en la prevención y control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Con las disposiciones establecidas en el presente manual se busca dar cumplimiento a la normatividad establecida por la Superintendencia de la Economía Solidaria a través de la Circular Externa No. 006 del 25 de Marzo de El presente Manual fue aprobado por la junta directiva en la sesión realizada el día 3 del mes febrero del año Cordialmente, JOSE ALFONSO VALENCIA VALDERRAMA Represenante Legal Página 2

3 1. OBJETIVO Implementar las normas que le permitan a FONAVIATUR minimizar la exposición al riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, creando los mecanismos y procedimientos o actividades a realizar para la prevención y control de este riesgo. Objetivos específicos Dar a conocer las directrices, realizar oportunamente los reportes externos que den a lugar a las autoridades competentes. Evitar que FONAVIATUR sea un medio para el lavado de activos y/o para la financiación del terrorismo. Identificar en la normatividad interna y externa de FONAVIATUR, los parámetros de conducta y sanciones en caso de presentarse incumplimiento a lo establecido en ellas. Establecer herramientas que permitan un mejor conocimiento del asociado, funcionario y/o proveedor. Cumplir con la normatividad vigente en materia de lavado de activos y financiación del terrorismo emitida por la SES - Superintendencia de Economía Solidaria. Mantener la reputación de FONAVIATUR. 2. ALCANCE Este manual señala las normas, instrucciones y parámetros que deben tenerse en cuenta para el manejo de los sistemas de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo; estableciendo los procedimientos a seguir en aquellos eventos que de acuerdo a los controles internos, detecten operaciones que puedan considerarse como sospechosas e inusuales. Las normas y procedimientos contenidos en este documento deben ser cumplidas por todos los asociados, colaboradores, directivos, proveedores, de FONAVIATUR. 3. JUSTIFICACIÓN Este manual se basa, en lo dispuesto en la Circular externa 006 de Marzo 25 de 2014, de la Superintendencia de Economía Solidaria SES-, sobre la prevención y control. En normas nacionales e internacionales como la Convención de la Naciones Unidas contra el tráfico ilícito de estupefacientes del año 1988, el Convenio Internacional de la Naciones Unidas para la Represión de la Financiación del Terrorismo del año 2000 y las 40 recomendaciones del GAFI - Grupo de Acción Financiera Internacional, las cuales fueron actualizadas en el año 2012 y que determinan la importancia y necesidad de adoptar medidas y utilizar herramientas efectivas que permitan minimizar y eliminar las practicas relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Por las normas y acuerdos enunciados, los fondos de empleados, asociaciones mutuales, cooperativas de aporte y crédito, multiactivas e integrales sin sección de ahorro y crédito, administraciones públicas cooperativas y demás organizaciones solidarias que no ejercen actividad financiera vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, deben establecer en desarrollo de su autonomía y autodeterminación, controles y procedimientos para la prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y el envío de reportes de operaciones sospechosas, de transacciones en efectivo a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) en los términos mencionados la Circular de la SES - Superintendencia de Economía Solidaria. Las medidas a tomar, buscan evitar que en la realización de cualquier operación sean utilizadas como instrumento las organizaciones del sector para el lavado de activos en cualquiera de las etapas o modalidades, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con actividades ilícitas. Página 3

4 4. ORGANIGRAMA Y RESPONSABILIDADES 4.1. Junta Directiva Son funciones de la Junta Directiva en relación a la prevención de Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, las siguientes: 1. Fijar las políticas, definir los mecanismos, instrumentos y los procedimientos, que se aplicarán en la entidad en relación con la prevención y control del lavado de activos y financiación de terrorismo. 2. Pronunciarse sobre los informes presentados por el representante legal y la revisoría fiscal y realizar el seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas dejando constancia en las actas. 3. Ordenar los recursos técnicos y humanos que se necesiten para implementar y mantener en funcionamiento los mecanismos de prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, teniendo en cuenta las características y tamaño de la entidad. 4. Designar el funcionario o la instancia responsable de verificar la información suministrada en el formulario de vinculación del asociado. Nota: De conformidad con la norma, en las organizaciones de tercer nivel no se requiere la figura de empleado de cumplimiento y las funciones las puede realizar el representante legal. Si es una organización de primer o segundo nivel se debe nombrar un empleado de cumplimiento Representante legal El Representante legal como ejecutor de las decisiones de la asamblea general y de la junta directiva tiene a su cargo las siguientes funciones, en relación al la prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo: 1. Verificar que los procedimientos establecidos desarrollen las políticas aprobadas por la junta directiva. 2. Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en funcionamiento los mecanismos de prevención y control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, según la aprobación impartida por la junta directiva. 3. Brindar el apoyo que requiera el empleado de cumplimiento. 4. Coordinar y programar los planes de capacitación sobre prevención de riesgos asociados al Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, dirigido a todas las áreas y funcionarios de la entidad, incluidos los órganos de administración y control y/o la Revisoría Fiscal. 5. Verificar la adopción y funcionamiento de los procedimientos definidos para el adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y reportes relacionados con la prevención y control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y garantizar la confidencialidad de dicha información Revisor Fiscal Si la entidad se encuentra obligada a tener Revisoría Fiscal, a esta le corresponde entre otros deberes velar por el cumplimiento de la ley y colaborar con las autoridades de conformidad con lo señalado en el numeral 3 del artículo 207 del código de comercio - Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de las compañías, y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados; En consecuencia dicho órgano deberá establecer controles que le permitan evaluar el cumplimiento de las normas establecidas tanto internas como externas relacionadas con la prevención y control al Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, y presentar un informe trimestral a la junta directiva sobre el resultado de la evaluación del cumplimiento de las normas e instrucciones sobre esta materia, igualmente deberá poner en conocimiento al empleado de cumplimiento sobre las deficiencias o incumplimientos detectados. Página 4

5 5. MECANISMOS PARA CONOCIMIENTO TERCEROS Los mecanismos establecidos por la entidad están enfocados al conocimiento de asociados, colaboradores, directivos y proveedores Vinculación de asociados Los formatos de vinculación y de actualización de datos son el mecanismo inicial para recopilar la información fundamental de los datos básicos que pueden dar información que facilite el conocimiento de los asociados y/o proveedores y deben ser aprobados por el Representante Legal o a quien este designe, verificando que se cumplan los requisitos establecido por la Superintendencia de la Economía Solidaria, en cuanto a Lavado de Activos o Financiación del Terrorismo. Los formatos deberán incluir la observación y/o cláusula adicional acerca de la obligación por parte del asociado de actualizar por lo menos anualmente la información aquí señalada Vinculación de Personas Naturales Se cuenta con el Formato de Afiliación Persona Natural que contiene toda la información y requisitos para la debida vinculación. (Ver Anexo N 1) Condiciones generales para la vinculación En el diligenciamiento de los formatos se debe tener en cuenta lo siguiente: Aplica para la vinculación de personas naturales y jurídicas como asociados o proveedores Se debe realizar en forma previa a la vinculación Diligenciarlos en forma clara y legible. Solicitar los documentos establecidos como soporte del formato de vinculación analizando su autenticidad y vigencia. Verificar o confirmar datos y anexos suministrados por el asociado antes de la vinculación. Actualizar periódicamente la información y documentación soporte del formato de actualización de datos del asociado, por lo menos una vez al año Vinculación de colaboradores y directivos Cuando se trate de la vinculación de colaboradores y elección de directivos, el fondo de empleados seguirá lo establecido en los estatutos de FONAVIATUR y el procedimiento interno (Procedimiento de Gestión Humana) el cual incluye la consulta en las listas restrictivas de que trata la Ley, verificando los antecedentes de sus colaboradores o empleados antes de su vinculación y realizar por lo menos una actualización anual de sus datos. Página 5

6 Vinculación de proveedores Cuando se trate de la vinculación como proveedores, FONAVIATUR seguirá el procedimiento interno (Selección y evaluación de proveedores) en el cual se incluye la consulta a las listas restrictivas de que trata la Ley, confirmar sus datos y tenerlos actualizados permanentemente, construir una base de datos que le permita consolidar e identificar señales de alerta presentes o futuras Procedimiento de conocimiento de los Asociados, colaboradores, directivos y proveedores. El procedimiento para el conocimiento de asociados, colaboradores. Directivos y proveedores deberá tener en cuenta las actividades que se describen en los numerales siguientes Consulta en Listas Restrictivas La consulta de listas restrictivas debe realizarse a todas las personas que quieran vincularse como asociados a la entidad, proveedores, contratistas y colaboradores; cuando se trate de entidades jurídicas la consulta debe extenderse hasta el Representante Legal, y el reporte que se genere debe archivarse, conservando los criterios de Integridad, Confidencialidad y Disponibilidad. En caso de presentarse durante el proceso de afiliación o vinculación un evento en donde se alerte la aparición de personas en estas listas, se debe de informar de inmediato al Representante Legal, quien definirá el procedimiento a seguir, estableciendo la vinculación o no de la persona. Una vez el asociado, proveedor o colaborador se encuentre vinculado a la entidad, el Representante Legal o quien este designe, debe anualmente realizar el monitoreo correspondiente con el fin de verificar que las personas vinculadas, no están reportadas en éstas listas; de lo anterior se presentará un informe a la Gerencia y/o Junta directiva. Las listas de consulta obligatoria están descritas en los numerales siguientes Lista OFAC La lista OFAC o CLINTON busca congelar activos y prohibir transacciones con importantes narcotraficantes. Este documento señala nombres de personas presuntamente vinculadas con los llamados "carteles" del narcotráfico. Los individuos y empresas forman parte de esta lista si se determina lo siguiente: Juegan un papel importante en el narcotráfico internacional basado en Colombia. Ayudan o proveen apoyo financiero o técnico, o bienes y servicios, para las actividades narcotraficantes de individuos ya sancionados Lista de las Naciones Unidas ONU La consulta a la lista de la Organización de las Naciones Unidas ONU, es de carácter obligatorio en el proceso de vinculación, y comprende: 1) Individuos u organizaciones que pertenecen o están asociados con los Talibanes 3) Individuos u organizaciones que pertenecen o están asociados con Al-Qaida 5) Individuos y Organizaciones que han sido borrados de la lista por decisión del Comité de Seguridad de las Naciones Unidas Página 6

7 5.3. Verificación de la información La verificación de la información es el procedimiento que se lleva a cabo para detectar que la información presentada por el asociado, proveedor o colaborador es real; la imposibilidad de confirmación constituye una señal de alerta que debe ser informada al Representante Legal. La verificación debe ser realizada por un funcionario diferente a quien hace la vinculación, confirmando todas las referencias registradas en el formato de vinculación u hoja de vida en caso de funcionarios y dejando evidencia de la fecha, hora, lugar, observaciones si aplican y nombre y firma del funcionario responsable. No es válido confirmar información con las personas acompañantes del asociado en el momento de la vinculación, toda vez, que se puede presentar complicidad para ocultar información real con el propósito de transar o realizar sus actos delictivos mediante el fraude o robo. La información del asociado debe ser confirmada por una persona diferente a la titular. El procedimiento para confirmación referente a personas jurídicas se inicia con el análisis de los documentos: certificado de existencia y representación legal y estados financieros, cuando aplique, la responsabilidad de la confirmación en estos casos será del Representante Legal o quien este designe. La información registrada en el momento de la vinculación tanto para personas naturales como personas jurídicas debe ser actualizada mínimo cada año Actualización de información De acuerdo con la Circular Externa 006 de 2014 de la Superintendencia de la Economía Solidaria los asociados están en la obligación de actualizar la información por lo menos una vez al año y dejar constancia de su actualización; para tal efecto el Representante Legal o quien este designe, deberá verificar por lo menos una vez al año los asociados, colaboradores, directivos y proveedores que tienen información desactualizada y diseñar las estrategias para la actualización. En el momento en que la entidad cuente con página web podrá incluir la actualización de datos como parte de esos procesos, teniendo en cuenta los establecido en la ley 527 de (Esto solo aplicaría para información básica y se debe tener cuidado para evitar jaqueo de la pagina y/o evitar perdida de la información.) En el proceso de actualización se solicitarán los mismos conceptos que para la vinculación como asociado, contenidos en el respectivo formato. (Anexo N 1) Cuando la actualización se haga en forma personal el asociado deberá firmar el formato, de lo contrario deberá quedar evidencia de que efectivamente es el asociado quien hizo la actualización Conocimiento del Mercado El conocimiento adecuado del mercado o segmento de mercado en el cual la entidad tiene sus asociados es vital para identificar el mayor o menor nivel de exposición y facilita la definición de características usuales de las transacciones que se desarrollan dentro del mismo, motivo por el cual en la definición de señales de alerta es estrictamente necesaria la participación del Gerente de la entidad o de la persona responsable del manejo comercial. Página 7

8 6. OPERACIONES INUSUALES O SOSPECHOSAS 6.1. Operaciones inusuales La identificación y análisis de operaciones inusuales, se basa en la identificación de las características particulares de las actividades de los asociados así como de las operaciones que realizan, permitiendo identificar las operaciones que son usuales e inusuales, para validar aspectos tales como: 1) Nivel de ingresos versus los créditos. 2) Monto de los créditos versus los pagos adicionales. 3) Plazo de los créditos versus el real de cancelación para determinar si pagan sus obligaciones mucho antes del vencimiento. Una operación es considerada inusual cuando la cuantía o característica no guarde relación con la actividad económica de los asociados, o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos. Las operaciones inusuales serán determinadas a través de las señales de alerta establecidas por la entidad y una vez efectuado el respectivo análisis por parte del Representante Legal o quien este designe. Procedimiento: Identificada la operación inusual, el funcionario debe indagar la procedencia de los recursos de manera directa con el asociado o realizar visita al asociado, dejando evidencia y soporte de todo lo acontecido verificando que los datos del asociado se encuentren totalmente diligenciados de acuerdo a lo establecido en el formulario de vinculación, enviando la información al Representante Legal. Cuando se detecten operaciones inusuales en cualquier persona que labore en la entidad, se debe analizar tal conducta con el fin de aclarar la situación presentada, la cual deberá quedar documentada Operaciones sospechosas Son aquellas actividades que por su magnitud, número, falta de habitualidad, frecuencia de realización, no se enmarcan dentro la práctica normal del asociado o de la entidad, según sea el caso y características como la no justificación razonable Señales para detectar Operaciones Sospechosas Las operaciones sospechosas normalmente se derivan de una operación inusual, por lo cual cuando se encienda una señal de alerta, por una operación que en principio puede ser inusual, el funcionario debe analizar varios aspectos, dentro de los cuales encontramos, entre otros: 1) Reporte del asociado, proveedor o funcionario en listas OFAC y ONU. 2) Información no verificable o falsa 3) Renuencia a actualizar información de la vinculación. Procedimiento: Si el asociado se encuentra dentro de estas opciones se debe establecer o soportar la legalidad de la operación con los documentos que el Gerente considere convenientes, a su vez, evaluará el caso y en el evento de ser procedente hará el respectivo ROS Reporte de Operaciones Sospechosas. Página 8

9 7. INSTRUMENTOS 7.1. Señales de Alerta Como instrumentos para minimizar la exposición al riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, se tendrán las siguientes alertas: Información suministrada por el asociado en el momento de la vinculación En el momento de la vinculación, se debe tener en cuenta los siguientes comportamientos, los cuales se consideran señales de alerta y en el caso de identificar cualquier evento debe ser reportado al Representante Legal: 1) Registro del asociado o funcionario en listas OFAC y ONU. 2) Pretender obtener la vinculación o solicitar un servicio sin: referencias, dirección, documento de identificación o rehusar facilitar otro tipo de información que se solicite para la apertura. 3) Empresas que se abstienen de proporcionar información completa, como actividad principal, referencias bancarias, localización, entre otros. 4) Rehusar informar sobre sus datos personales o solicitar cualquier servicio. 5) Asociados cuyo teléfono se encuentra desconectado, o el número telefónico que al efectuar la llamada de verificación, no concuerda con la información inicialmente suministrada. 6) Personas que rehúsan dar la información necesaria para el registro obligatorio de transacciones en efectivo, o para continuar con la transacción después de informarles que el formato debe ser diligenciado. 7) Personas que presionan a cualquier funcionario de la institución para no diligenciar formularios que impliquen el registro de la información o el reporte de la operación. 8) Asociados que se rehúsan a actualizar los datos, o que una vez actualizados no pueden confirmarse. 9) La presentación de documentos o datos presuntamente falsos. 10) Asociados que llevan recursos a la entidad a título de inversión o a título de préstamo y no justifican su actividad económica Relacionada con la vinculación de terceros y proveedores Para el caso específico de terceros y proveedores, son señales de alerta, entre otras, las siguientes: 1) Registro del proveedor o funcionario en listas OFAC y ONU. 2) Descuento anormales o fuera de lo común. 3) Infraestructura desmedida no coherente con el nivel de productividad o ventas. 4) Incremento exagerado de las ventas de un periodo a otro sin justificación real. 5) Cambio frecuente de razón social. 6) Objeto Social diferente al servicio prestado. 7) Argumento de importador directo de una marca y no guarda relación con la realidad 8) Precio por debajo a los ofrecidos por importadores directos. Página 9

10 Relacionada con su comportamiento transaccional o financiero: Sobre el comportamiento transaccional o financiero, son señales de alerta: 1) Transacciones en efectivo que contienen dinero falso. 2) Prepagos a varias deudas con otras entidades o con la entidad 3) Solicitudes de crédito con garantía de fondos depositados en otras entidades. 4) Negligencia del asociado en soportar operaciones. 5) Renuencia a actualizar información de la vinculación. 6) Ingresos reportados no congruentes con la actividad económica desempeñada 7) Clientes PEPS con transacciones que superan su nivel de ingresos 8) Endeudamiento con el sector financiero por sumas no acordes con la situación económica del asociado. 9) Transacciones múltiples que en forma trimestral sean iguales o superiores la cuantía de $ De acuerdo a la evaluación de las situaciones que se presentan como inusuales realizada por el Representante legal o quien este designe, la transacción podrá catalogarse como sospechosa Seguimiento de Operaciones La entidad realizará seguimiento a las operaciones realizadas por los asociados, colaboradores, directivos y proveedores a través de las señales de alertas, en formularios de actualización de datos, formularios de transacciones en efectivo, e informes de transacciones inusuales Consolidación electrónica de operaciones Para efectos de consolidar la información requerida la entidad podrá utilizar hojas electrónicas y/o reportes generados de la base de datos de los aplicativos. Página 10

11 8. REPORTES 8.1. Reportes Internos Son aquellos que se manejan al interior de FONAVIATUR, según el caso, y pueden ser efectuados verbalmente o por escrito y con carácter confidencial, cuando se tenga conocimiento de una posible operación inusual Transacciones Inusuales Toda operación que se identifique como inusual debe tener el documento que soporte o la información que sustente la respectiva operación, junto con las observaciones pertinentes justificando y soportando el por qué se clasifica como inusual; se analizará y se emitirá un concepto, con el cual se definirá el tramite correspondiente Operaciones Sospechosas Es deber de todos los funcionarios reportar a través del jefe inmediato al Representante Legal, la existencia de operaciones sospechosas con los respectivos soportes y/o información que evidencien tal operación. El reporte de operaciones sospechosas no dará lugar a ningún tipo de responsabilidad para la entidad, ni para los directivos o empleados que hayan participado en su detección y/o reporte de acuerdo a lo señalado en el artículo 42 de la ley 190 de Reportes de la etapa de monitoreo Anualmente el Representante Legal presentará a la Junta Directiva el resultado de la etapa de monitoreo, cuya estructura debe contener: a) Periodo de evaluación b) Resultados de la gestión desarrollada c) El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades. d) Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero UIAF Reportes Externos Los reportes externos serán responsabilidad del Representante Legal mientras sea una organización de tercer nivel. En el siguiente ítem se contemplan los reportes de información periódicos a entes externos, sin embargo en caso de solicitudes adicionales de información realizadas por las entidades competentes se tendrá en cuenta el siguiente procedimiento: 1. Verificar el origen de la solicitud 2. Confirmar con la entidad solicitante la información requerida 3. Informar a la Gerencia sobre el detalle de la información solicitada 4. Evaluar la obligatoriedad del envió de información, de ser necesario solicitar apoyo o concepto de la legalidad. 5. Consolidar la información a suministrar 6. Verificar la calidad y confiabilidad de la información. 7. Elaborar carta remisoria 8. Solicitar firma del representante legal 9. Efectuar él envió o respuesta de manera oportuna Página 11

12 Reporte de Operaciones Sospechosas ROS La entidad debe reportar a la UIAF Unidad de Información y Análisis Financiero, en forma inmediata las operaciones que determinen como sospechosas, de acuerdo con las instrucciones que establezca la UIAF - Unidad de Información y Análisis Financiero, se entiende como reporte inmediato cuando el lapso que transcurre entre el momento en que la entidad conoce de la operación y el momento en que toma la decisión de catalogarla como sospechosa y reportarla es igual o inferior a 15 días calendario. Así mismo, deberá reportar las operaciones rechazadas que contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas. De acuerdo con lo consagrado en el artículo 42 de la Ley 190 de 1995, el reporte de operaciones sospechosas no dará lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para los directivos o empleados de la entidad que hayan participado en su detección y/o reporte Reporte de ausencia de operaciones sospechosas Cuando no existan operaciones sospechosas en el trimestre, el Representante Legal, deberá realizar el respectivo reporte a la UIAF, de acuerdo a las fechas establecidas Reporte de Transacciones en efectivo Se consideran transacciones en efectivo todas aquellas transacciones que en desarrollo del giro ordinario del negocio, involucren entrega o recibo de dinero en efectivo. El reporte de transacciones en efectivo se compone de: Reporte de transacciones individuales en efectivo. 1) La entidad deberá reportar a la UIAF las transacciones individuales en efectivo cuyo valor sea igual o superior a $ , que fueron realizadas en el trimestre inmediatamente anterior, en cualquiera de las oficinas, si es el caso. 2) La entidad deberá reportar las transacciones en efectivo que se realicen en una o varias oficinas, cuando sea el caso, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen los $ y que hayan sido realizadas en el trimestre inmediatamente anterior. 3) Si la entidad no tiene transacciones que cumplan una o dos de las condiciones establecidas se deberá enviar el reporte de ausencia de operaciones. Los reportes de ausencia de operaciones, y de transacciones en efectivo múltiples e individuales, deben ser enviados a través del sistema de reporte en línea de la UIAF, teniendo en cuenta los siguientes plazos: La información sobre las transacciones múltiples debe ser consolidada a través de hojas electrónicas y/o por el aplicativo, y verificadas por el Representante Legal, antes de su transmisión. Página 12

13 9. CONSERVACION DE DOCUMENTOS Toda la documentación, papeles de trabajo y soportes de la elaboración de informes externos o internos, análisis de información, datos utilizados, etc. Será responsabilidad del Representante Legal o a quien este designe y deberán conservarse por un término mínimo de 5 años. Los documentos utilizados en el desarrollo de las actividades contenidas en el presente Manual deben estar cronológicamente organizados y archivados de forma que se facilite su adecuada consulta. Con el propósito de garantizar la disponibilidad de documentos a las autoridades, se deben conservar los documentos relativos a la prevención de lavado de activos por un periodo no menor de cinco (5) años, antes de evaluar su posible destrucción, teniendo en cuenta cumplir con las disposiciones legales. 10. CAPACITACIÓN El Representante Legal en coordinación con el área de gestión humana deberá diseñar los planes o actividades de capacitación sobre políticas, procedimientos, herramientas y controles adoptados por la entidad para prevenir el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo velando porque se cumplan las siguientes condiciones: 1. Se deben realizar mínimo una vez al año. 2. Ser impartidos durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios. 3. Se debe dejar constancia de la fecha, participantes, tema tratado, evaluaciones y capacitador. 11. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO Cuando el Fondo de Empleados evidencie incumplimiento a las normas y procedimientos establecidos en el presente Manual, por parte de sus funcionarios y dependiendo de la gravedad de los mismos, aplicará las sanciones de acuerdo a lo establecido en el Reglamento Interno de trabajo y/o las penales o administrativas a que haya lugar de acuerdo a la legislación vigente. Página 13

14 12. GLOSARIO Actividad Ilícita: Inobservancia de un mandato de Estado que lesiona los intereses tutelados en el ordenamiento jurídico. (Hecho punible) Administración del riesgo: La cultura, procesos y estructuras que están dirigidas hacia la minimización de los efectos adversos provenientes de la ocurrencia de un evento de Lavado de Activos o Financiación del Terrorismo. Administradores: Son Administradores el Representante Legal, los miembros de junta o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o ostenten esas funciones. Asociados: Son los socios o accionistas. Blanqueo: Proceso consistente en ocultar o dar apariencia de legalidad a dineros o bienes cuyo origen se derivan de una actividad ilícita como el narcotráfico, el secuestro, el terrorismo, la trata de tráfico de personas, entre otros. Capital Ilícito: Son bienes, riqueza y medios de producción que provienen de actividades o medios contra la ley. Contraparte: (Interna o Externa) cualquier persona o entidad con quien exista una relación profesional o de negocios, directa o indirecta. Contrapartes: Personas naturales o jurídicas, con las cuales AVIATUR, tiene vínculos de negocios contractuales o jurídicos de cualquier orden. Control del Riesgo: Consiste en la implementación de políticas, procesos, prácticas u otras acciones que actúan para minimizar el riesgo LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realice la empresa. Criterios de Riesgo: Términos de referencia mediante los cuales se evalúa la importancia del riesgo. Debida diligencia: Ejecutar algo con suficiente cuidado, ejecutando las acciones e investigaciones necesarias para que no haya negligencia y que se puedan tomar decisiones lo suficientemente informadas. El lavado de activos: es el conjunto de operaciones tendientes a ocultar o disfrazar el origen ilícito de unos bienes o recursos. También se conoce como lavado de dinero, blanqueo de capitales, lavado de capitales, legitimación de capitales o reciclaje de dinero sucio, dineros calientes, o legalización u ocultamiento de bienes provenientes de actividades ilícitas, la legislación colombiana menciona en la Ley 599 de 2000, Código Penal, artículo 323 y relaciona las siguientes actividades ilícitas, adquirir, resguardar, invertir, transportar, transformar, custodiar o administrar bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, delitos contra el sistema financiero, la administración pública, o vinculados con el producto de los delitos objeto de un concierto para delinquir, relacionadas con el tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derechos sobre tales bienes, o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito. Enriquecimiento Ilícito: Delito que consiste en el incremento patrimonial no justificado; relaciona delitos del narcotráfico y delitos contra el tesoro público. Página 14

15 Evento: Incidente o situación de LA/FT que ocurre en la empresa durante un intervalo particular de tiempo. Factores de Riesgo LA/FT: Agentes generadores de riesgo de LA/FT. Financiación del terrorismo: proveer, recolectar, entregar, recibir, administrar, aportar, custodiar o guardar fondos, bienes o recursos o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes o a grupos terroristas nacionales o extranjeros o de actividades terroristas, la definición legal y jurídica de este término se encuentra contenida en el artículo 345 del Código Penal, modificado por el artículo 16 ley 1121 de Factores de riesgo: Son los agentes generadores del riesgo de LA/FT. Para efectos del SARLAFT dentro de las cuales se pueden mencionar: Clientes, terceros relacionados y proveedores. Productos Canales de distribución y Jurisdicción territorial. GAFI: Organismos intergubernamental creado en 1989, cuya labor es fijar estándares y promover la implementación efectiva de medidas legales, regulatorias y operativas para combatir el lavado de activos y la financiación del terrorismo. Herramientas: medios que utiliza la empresa para prevenir y protegerse del riesgo de LA/FT y para detectar intentos u operaciones sospechosas o inusuales. Algunas herramientas pueden ser por ejemplo: señales de alerta, indicadores de operaciones inusuales, entre otros. Identificación de Riesgos: El proceso de determinar que puede suceder, cómo y por qué. Impacto se entienden las consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. LA/FT: Sigla utilizada para señalar Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Monitoreo: Proceso continuo y sistemático, mediante el cual se verifica la efectividad de una política o de un proceso, mediante la identificación de sus logros y debilidades con el fin de tomar medidas correctivas para mejorar los resultados OFAC: Office of Foreign Assets Control Oficina de Control de Bienes Extranjeros. ONU: Organización de Naciones Unidas. Operación Intentada: aquella en la que se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona, por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste o porque los controles establecidos no permitieron realizarla, este tipo de operaciones deben ser reportadas únicamente a la UIAF. Operación Inusual: es aquella, cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica de los clientes, o que por su monto o por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos. Página 15

16 Operación sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas de práctica normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y además que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Este tipo de operaciones deben ser reportadas únicamente a la UIAF. Pérdida: Cualquier consecuencia negativa financiera o de otro tipo. Personas expuestas políticamente: Son personas nacionales o extranjeras que por razón de su cargo manejan recursos públicos o ejercen algún grado de poder público. Pitufeo: Modalidad del Lavado de Activos consistente en efectuar múltiples depósitos fraccionados para misma transacción o diversos movimientos de un mismo usuario o de diferentes usuarios, que sumadas todas ellas por pertenecer a un mismo dueño, resultan ser cuantiosas. Probabilidad: Es la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con criterios de frecuencia, si se ha materializado (por ejemplo: número de veces en un tiempo determinado), o de Factibilidad teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque este no se haya materializado. Reportes Internos: Aquellos que se manejan el interior de la empresa y pueden ser efectuados por cualquier empleado o miembro de la organización que tenga conocimiento de alguna operación intentada, inusual o sospechosa. Riesgo: Es la posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias. Riesgo Estratégico: Se asocia con la forma en que se administra la Entidad. El manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia. Riesgos de Imagen: Están relacionados con la percepción y la confianza por parte de la ciudadanía hacia la institución. Riesgos Operativos: Comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y operatividad de los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias. Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad que incluyen: la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes. Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad. Riesgos de Tecnología: Están relacionados con la capacidad tecnológica de la Entidad para satisfacer sus necesidades actuales y futuras y el cumplimiento de la misión. Riesgo de contagio: Es la posibilidad de pérdida que una entidad puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un vinculado. El vinculado es el relacionado o asociado e incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la Compañía. Riesgo inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles. Riesgo residual o neto: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles. Página 16

17 Riesgo legal: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada, multada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. El riesgo legal surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones. Riesgo operativo: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y Reputaciones, asociados a tales factores. Riesgo Reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales. ROS: Reporte de Operaciones Sospechosas. SARLAFT: Sistema de Autocontrol en Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Señales de Alerta: Son circunstancias particulares que llaman la atención y que justifican un mayor análisis. Sistema Integral para Gestión de la Prevención y Control del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo: Son los procedimientos, mecanismos, prácticas y herramientas para gestionar y divulgar los riesgos de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, así como los mecanismos de reporte oportuno de operaciones inusuales o sospechosas y la estructura del sistema están detallados en el Manual para la Prevención y Control de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo Tercero relacionado: Persona natural o jurídica con la cual Fonaviatur haya establecido convenio alguno. UIAF: Unidad de Información y Análisis Financiero, cuyo objetivo es la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para el lavado de activos o la financiación del terrorismo y que impone obligaciones de reporte de operaciones a determinados sectores económicos. 13. ANEXOS Anexo 1: Solicitud de Ingreso 14. APROBACIÓN DEL PRESENTE MANUAL El presente manual pertenece al FONAVIATUR, fue revisado por la Junta Directiva el 15 de Marzo de 2016 y aprobado en la misma fecha según acta N 402. Elaboró: Nombre: Maria Fernanda Sosa R. Cargo: Oficial de Cumplimiento - AVIATUR Verificó: Nombre: Blanca Mery Camargo Cargo: Oficial de Cumplimiento Avia Corredores de Seguros Revisó: Nombre: Cargo: Aprobó: Nombre: Cargo: Página 17