INFORMACION GENERAL / NOTA LOGÍSTICA

Transcripción

1 SEDE DE LA CONFERENCIA INFORMACION GENERAL / NOTA LOGÍSTICA El encuentro de Seguridad Vial para Iberoamérica y el Caribe, se llevará a cabo en el Auditorio del Hotel Meliá Castilla (C/ Capitán Haya nº 43, tel fax ) de Madrid, España los días 23 y 24 de febrero de 2009 REGISTRO DE PARTICIPANTES El registro de participantes comenzará el domingo día 22 de febrero, aunque al menos con 10 días de antelación, deberá remitirse el correspondiente formulario de registro a la Secretaría de la Reunión (eisevi@segib.org). Para fines de identificación y seguridad, todos los participantes deberán llevar en un lugar visible las tarjetas de identificación proporcionadas por la Secretaría de la Conferencia IDIOMAS Los idiomas de la reunión serán español, portugués e inglés. Habrá interpretación simultánea para todos los idiomas. RESERVA DE HOTELES La Secretaría General Iberoamericana ha reservado un número limitado de habitaciones en el hotel Meliá Castilla ( Las reservas de alojamiento se solicitarán directamente al Hotel, según formulario de reserva que se acompaña. La organización tiene bloqueadas las habitaciones hasta el 1 de febrero de 2009, no garantizando a partir de esa fecha la disponibilidad de las mismas debido a la alta ocupación hotelera en la ciudad de Madrid. Para beneficiarse de los descuentos corporativos deberá realizarse con antelación a la fecha indicada por el hotel, y asumir por cada delegado su política de cancelaciones. La realización de la reserva no exime del envío del correspondiente formulario de acreditación a la secretaría de la reunión. POLÍTICAS DE ASISTENCIA La participación del evento será solo por invitación. La organización no cobrará a los delegados ninguna cantidad en concepto de asistencia al encuentro. Sin embargo, la organización no cubrirá los gastos relativos a los desplazamientos, transporte (salvo los colectivos), alojamiento y dietas.

2 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA Las consultas sobre los aspectos logísticos del Encuentro deberán dirigirse al Sr.Fulgencio Sánchez, tel , fax Las consultas sustantivas relacionadas con el contenido del Encuentro deberán dirigirse a al Sr. Germán García da Rosa (ggarciadarosa@segib.org) y la Sra. Susana Esteban (sesteban@segib.org), tel , fax Adicionalmente existe un buzón electrónico, eisevi@segib.org para cualquier otro tipo de consultas e información complementaria en la página web de la Secretaria General Iberoamericana TRANSPORTE La organización únicamente proporcionará transporte colectivo para la asistencia a los actos que se detallen en el programa definitivo del encuentro. REQUISITOS PARA INGRESAR AL PAÍS Se ruega a los participantes y delegados consultar con las autoridades diplomáticas y consulares españolas las correspondientes disposiciones oficiales requeridas por España para ingresar al país. En caso de que necesite invitación personalizada para la tramitación de su visa favor de hacérnoslo saber para emitirla a la brevedad posible.

3 INFORMAÇÃO GERAL SEDE DA CONFERÊNCIA O encontro Iberoamericano e do Caribe sobre Segurança Viária, terá lugar no Auditorio do Hotel Melia Castilla (C/ Capitán Haya nº 43, tel fax ) de Madrid, Espanha nos días 23 e 24 de fevereiro de 2009 REGISTO DE PARTICIPANTES O registo dos participantes começará no domingo día 22 de fevereiro, embora será necessario ter enviado o formulario de registo à Secretaría da Reunião (eisevi@segib.org) com, pelo menos, 10 dias de antecedência. Por motivos de identificação y segurança, todos os participantes deverão levar num lugar visível os seus cartões de identificação entregues pela Secretaría da Conferencia IDIOMAS Os idiomas oficiais da reunido serão espanhol, português e inglês. Também haverá tradução simultânea a todas as linguas. RESERVA DE HOTÉIS A Secretaría Geral Iberoamericana reservou uma quantidade limitada de quartos no Hotel Meliá Castilla ( Os participantes poderão dispor das seguintes tarifas especiais: Quarto individual Quarto duplo Suite As reservas de alojamento serão feitas, directamente, com o Hotel Meliá Castilla. Segundo o disposto no formulario de reserva em anexo. A organização marcou os quartos até día 1 de fevereiro de 2009, não pudendo garantir a sua disponibilidade após essa data por causa da grande procura de hoteis nessa altura na cidade de Madrid. Para poder aproveitar os descontos corporativos, a reserva terá de ser feita antes da data determinada pelo hotel (7 de Janeiro), e assumir por cada delegado a sua política de cancelações. A realização da reserva não exime do preenchimento e envio do formulario de acreditação à secretaría da reunião.

4 POLÍTICAS DE ASSISTÊNCIA A participação no encontro será unicamente por convite. A organização não cobrará aos delegados nenhuma quantidade em conceito de assistência ao encontro. No entanto, a organização nao cobrirá as despesas relativas aos deslocamentos, transporte (salvo os colectivos), alojamento e dietas. INFORMAÇÃO COMPLEMENTARIA As consultas sobre os aspetos logísticos do Encontro terão de ser feitas com o Sr. Fulgencio Sánchez, Fsanchez@segib.org, tel As consultas de caráter substantivo relacionadas com o conteúdo do Encontro deberão ser dirigidas ao Sr. Germán García da Rosa (GGArciadarosa@segib.org) e à Sra. Susana Esteban (SEsteban@segib.org), tel , fax Também temos uma caixa de correio electrónico, eisevi@segib.org. Para qualquer outro tipo de consulta ou informação complementar no site da Secretaría Geral Iberoamericana TRANSPORTE Pedimos aos participantes e delegados para consultarem com as autoridades consulares as correspondentes normas oficiais solicitadas por Espanha para entrar no país. Se precisar de convite personalizado para a tramitação do se visado, faça o favor de nos dizer para ser emitida o mais rápidamente possível.

5 GENERAL INFORMATION / LOGISTIC NOTE PLACE AND DATE OF THE CONFERENCE The Road Safety Forum for Ibero-america and the Caribbean will be held in Madrid, Spain, at the Auditorium of the Hotel Meliá Castilla (C/ Capitán Haya nº 43, phone fax ) on February 23th and 24th PARTICIPANT REGISTRATION The participant registration will begin on February 22nd at the Hotel Meliá Castilla. However, the Meeting Secretariat must receive the EISEVI registration form by (eisevi@segib.org) at least 10 days in advance. For identification and security purposes, all participans must make the accreditation cards provided by the Meeting Secretariat visible at all times. LANGUAGES The meeting will be held in Spanish, Portuguese and English. Simultaneous interpretation will be provided for these languages. HOTEL RESERVATION The Iberoamerican General Secretariat has pre-reserved a limited number of rooms for participants at the Hotel Meliá Castilla ( The Hotel reservation must be requested directly to the Hotel by filling out the attached reservation form. The Secretaiat has pre--reserved rooms up to February 1st After February 1, the Secretariat will not guarantee the room availability due to the high occupancy rates during this time in Madrid. Participants must book hotel rooms before February 1st to receive the corporate rates. Each participant will assume expenses related to Hotel cancelation policies. The Hotel reservation does not exempt you from returing the accreditation form to the meeting Secretariat. PARTICIPATION POLICIES Participants will only be able to attend the Meeting by invitation. No fees will be charged for participation. The organization will not cover the expenses regarding travel, transport (except for the groups), lodging and meals.

6 ADDITIONAL INFORMATION Any questions on the Meeting logistics should be addressed to Mr. Fulgencio Sanchez, phone , fax Questions regarding the content of the Meeting should be addressed to Mr. Germán García da Rosa and Ms. Susana Esteban phone , fax In addition, you may contact the Meeting Secretariat at for any other questions or additional information and visit for general information on the Meeting. TRANSPORT The Organization will only provide Group transportation within Madrid for attending activities detailed in the final agenda. REQUIREMENTS TO ENTER THE COUNTRY Participants are requested to verify with the consular authorities the corresponding official dispositions required by Spain to enter the country. In case you will need a personalized invitation for visa purposes please let us know.