Matrículas del alumnado

Transcripción

1 Sabía que......en los estudios que así lo permiten, podrá crear multimatrícula?...el sistema le facilita enormemente la matrícula del curso completo? en el caso de alumnado nuevo, puede descargar los datos del Directorio de, con el consiguiente ahorro de trabajo y calidad de los datos? 1 Introducción, objetivo y visión superficial del subsistema La matrícula de los alumnos es el proceso mediante el que asociamos al alumnado del centro el estudio que va a cursar para el curso escolar de trabajo. Toda la gestión de pincel ekade gira en torno a la matrícula. Piense que el 99% de las operaciones que tienen que ver con el alumnado, son siempre referidas a alumnado matriculado en el curso escolar de trabajo. Aún así, pincel ekade le permite dar de alta alumnos sin necesidad de matricularlos, e incluso recorrer los alumnos matriculados en otros cursos escolares. Para los alumnos que hayan cursado estudios en cursos anteriores no tendrá que volver a dar de alta sus datos básicos (nombre, apellidos, dirección, responsables, ) sino que el sistema recupera la información que haya definido con anterioridad, recuperando todos los datos asociados al expediente del alumno. En el proceso de matrícula también se detallan las áreas en las que el alumno se registra. 1.1 Novedades destacadas pincel ekade presenta muchas diferencias con respecto a la aplicación anterior; entre las novedades de este capítulo queremos destacar: 1) Acople perfecto al plan de estudios: El sistema está perfectamente acoplado al plan de estudios y esto facilita la matrícula pues nos impide no matricular de curso completo si esto no es posible, mejora elección de áreas, indicación de tipo de matrícula de cada área tabulado,... 2) Opción de atributos por matrícula: Las matrículas podrán tener asociados unos atributos que pueden ser cambiantes por curso escolar que pueden ser definibles por los servicios centrales y por el centro. 1

2 1.2 Utilidades y facilidades La matrícula se apoya en los datos generales y en los planes de estudios del centro, así que si ya tiene dados de alta los datos, ya ha definido el plan de estudios del centro para el curso escolar actual y ya ha confeccionado los grupos de clase de su centro, verá que el proceso de matrícula es extremadamente sencillo. 1.3 Lluvia de ideas El siguiente diagrama le muestra un conjunto de conceptos, acciones, términos,... inconexos e incompletos y sin explicación alguna que le ayudarán a hacerse una idea global de los puntos con los que trabaja este subsistema. A lo largo del documento le aclararemos todos y cada uno de ellos de forma clara y sencilla, así que en este momento no intente comprenderlos todos, ya que ahora NO es el objetivo. Diagrama de Lluvia de Ideas 1.4 Diagrama de contexto y dependencias El siguiente diagrama intenta ponerle en contexto, de modo que usted comprenda dónde se engloba el subsistema que estamos abordando en este momento. Hemos representado con una figura en forma de carpeta los diferentes subsistemas de pincel ekade y de SSCC que intervienen o que tienen algún tipo de relación con el nuestro. Las flechas discontinuas tienen una dirección que implica dependencia entre subsistemas. Así, una flecha entrante implica que, el subsistema del otro extremo depende de éste, y una saliente implica una dependencia/necesidad de éste con respecto de otro, que es al que le entra la flecha. 2

3 Como puede ver, el subsistema de depende de... Plan de Estudios del Centro, puesto que al alumno lo podrá matricular únicamente en alguno de los estudios que se hayan definido en su centro, el Alumnado, ya que el alumno que va a matricular previamente debe haberse dado de alta en su centro (no obstante el aplicativo se encarga de dirigirlo en la operación de alta cuando intenta matricular a un alumno no registrado), de los grupos de clase del centro, ya que en el mismo momento de matricular al alumno puede especificar el grupo de clase. Esta dependencia es suave, puesto que la asignación del grupo de clase es opcional, pudiendo retrasar el momento en el que se especifique esta información. A su vez, dependen de la matrícula los siguientes subsistemas: Horarios, de cara a dar de alta actividades individuales. Si en su centro no hay actividades individuales (más habituales en los Conservatorios de Música), esta dependencia no existe, Faltas y Seguimiento, ya que, aunque a primera vista pudiera parecer que las faltas se vinculan al alumnado, realmente las faltas están asociadas a la matrícula de un alumno en un estudio y en un área, Grupos, de cara a dar de alta el alumnado del grupo. Notas, puesto que éstas van asociadas a las áreas que se matricula el alumnado. No hay ningún subsistema ni ningún proceso en SSCC que sea necesario para la correcta gestión de las matrículas de su centro docente. 1.5 Seguridad piramidal: limitación del acceso según rol Tal y como ya hemos comentado en capítulos anteriores, pincel ekade está construido sobre un sistema de seguridad piramidal basado en roles. En concreto, el subsistema de matrículas está restringido a los gestores administrativos. Las operaciones de visualización están abiertas a todo el personal del centro docente. Así que, no se extrañe si en el momento de acceder o de realizar alguna operación el subsistema de seguridad le informa de ATENCIÓN, operación NO permitida!!! Está intentando acceder a una funcionalidad que no le está permitida. Su cuenta de usuario no ha sido reconocida entre las permitidas para realizar esta acción. Asegúrese de que dispone de los privilegios suficientes para realizar esta operación. Si el problema persiste, póngase en contacto con el administrador de la instalación de pincel ekade en su centro docente. 1.6 Resumen En este apartado hemos visto una visión global del subsistema, y para ello hemos hecho uso de una lluvia de ideas, en la que veíamos conceptos aislados e inconexos con muchas de las posibilidades que éste nos brinda. Desde este primer momento vimos conceptos como Finalización de matrícula, Área convalidada, o Datos médicos de interés,... Además, con el diagrama de contexto ubicamos el subsistema dentro de nuestro propio centro docente y sus relaciones con macro-procesos que tienen lugar en los Servicios Centrales. En este momento vimos su dependencia de los subsistemas de Planes de Estudios del Centro, Grupos y datos del Alumnado. Este subsistema está reservado para Gestores Administrativos, luego la modificación de los datos sólo está permitida a este colectivo. 3

4 Primer acceso real al subsistema. Impresiones iniciales y navegación básica. Ahora que ya conocemos un poco el subsistema, algunos de sus conceptos, otras entidades con las que se relaciona, su interacción básica con SSCC, qué acciones podemos realizar con él, etcétera, accederemos por primera vez a éste ya dentro de la aplicación. 1.7 Acceso al subsistema Como ve, desde KAFé se ha creado un acceso directo al subsistema de, y también puede acceder desde menú tal y como se muestra en la siguiente imagen: Imagen de acceso al subsistema desde KAFé. Imagen de acceso al subsistema desde el menú principal de la aplicación. 1.8 Impresión inicial del subsistema En la siguiente imagen se muestra el nivel 2 del subsistema, en el que se diferencian todas las áreas que se comentaban en el capítulo de generalidades de la capa de presentación. Aspecto del nivel 2 del subsistema 4

5 Como se puede apreciar en la imagen, el subsistema sigue el patrón de capa de presentación que definimos en las generalidades de pincel ekade. A grandes rasgos podemos decir que tiene su propio icono, que tiene su propia barra de herramientas con funcionalidades típicas del subsistema (crear/editar/borrar, finalizar, procesos,...), un buscador/selector en el margen izquierdo, una visualización rápida de la información básica del alumno y un área de detalle de la matrícula. Destacar en este momento que el buscador/selector muestra una visualización sin agrupar (ordenados alfabéticamente), por estudio y por grupos de clase. En el siguiente apartado hacemos un recorrido más minucioso por cada una de las áreas en las que se divide el subsistema, y siempre desde un punto de vista de visualización, sin llegar a editar ninguna entidad. 1.9 Áreas del subsistema En la siguiente imagen le mostramos en detalle las áreas en las que se divide el subsistema. NIVEL 2: áreas del subsistema Como se puede ver en la imagen anterior, hemos delimitado claramente las diferentes áreas funcionales que hay dentro del subsistema con un número que va desde el 0 hasta el 8. De éstas, hay 5 áreas resaltadas en color naranja que son propias del subsistema (marcadas en texto con un [2]), y 4 que en realidad son propiedad de KAFé y que se han resaltado en verde (marcadas en el texto con un [1]). A continuación se listan las áreas, su definición y función A0 [1] Área de título de la aplicación A1 [1] Menú extenso de pincel ekade A2 [1] Barra de navegación de pincel ekade A3 [2] Título e icono 5

6 A4 [2] A5 [2] A6 [2] A7 [2] A8 [1] Barra de herramientas del subsistema Buscador/Selector de Alumnos-matrículas Datos básicos del alumno seleccionado Detalle de la matrícula del alumno. Barra de estado de la aplicación En este apartado nos centraremos únicamente en las 5 áreas propias del subsistema de matrículas A3 - Título e icono Poco se puede comentar de esta área que no se haya comentado ya en el apartado de Generalidades de la interfaz de usuario. Simplemente, resaltar el icono del subsistema pues se utilizará muchas veces durante este documento para referirnos de forma gráfica la MATRÍCULA A4 Herramientas Sin querer sonar redundante, añadir simplemente a lo ya comentado en el capítulo de generalidades las particularidades que nos encontramos en esta área cuando de nuestro subsistema se trata. Como ya sabemos, esta área es un punto centralizado para realizar la mayor parte de las acciones que podemos hacer sobre una matrícula o sobre las entidades que se relacionan con ésta, como puede ser datos del alumno, faltas de asistencia, notas del alumno asociadas a la matrícula,... En este momento del documento NO entraremos en detalle en todas las posibilidades que nos brinda esta área, sino simplemente repetir que es la puerta de entrada al nivel 3, es decir a la creación, edición y borrado de la matrícula de nuestro centro A5 Buscador/selector de alumnado-matrícula Como su propio nombre indica, esta área nos servirá para seleccionar el alumno al que queremos consultar. En realidad, se trata de un selector de matrículas. A la vez que seleccionamos el alumno, estamos seleccionando el estudio y las materias en las que éste está matriculado. Para ello nos suministra una zona de búsqueda en la que, suministrando cualquier valor conocido del alumno (nombre, CIAL, NIF, NIE,...) nos filtrará la zona de resultados coincidentes dejando únicamente aquellos alumnos que cumplan con nuestro criterio de búsqueda. Además, el alumno seleccionado quedará resaltado de tal modo que, la información que se muestra en las otras áreas es justamente la que se corresponde con el alumno que hemos marcado. Como puede apreciarse en la imagen, esta área también dispone de una Selector de matrículas del curso escolar. barra de herramientas con pequeñas utilidades que nos permiten aplicar filtros típicos en la gestión docente, como pueden ser: Matriculados en el curso escolar. Son los alumnos que están o han estado matriculados en el curso 6

7 escolar de trabajo. Matriculados actualmente. Son los alumnos con matrícula actualmente activa, su matrícula no ha finalizado (ni por traslado, ni por baja, ) Matriculados con finalización. Alumnos que se matricularon para el curso escolar de trabajo pero que su matrícula ha finalizado (por un traslado de matrícula, por una baja, ) Clasificación alfabética, por estudio y por grupo de clase Para facilitar la localización -matrículas, el selector nos permite organizar a los alumnos alfabéticamente (sin agrupar), por grupo de clase o por estudios A6 Datos básicos del alumno En esta área nos encontraremos los datos básicos del alumno que lo identifican unívocamente frente a otros. Esta área nos da garantías de que el alumno que hemos seleccionado es realmente el que queríamos para la visualización o edición de su matrícula. Área A6: Datos básicos del alumno La información básica del alumno es: Nombre y apellidos Expediente CIAL NIF/NIE Fecha de nacimiento Foto del alumno 1.14 A7 Detalle de la matrícula En esta área se muestra la información de detalle de la matrícula del alumno. PESTAÑA DATOS GENERALES Área A7: Datos generales de la matrícula de un alumno 7

8 Entre los datos generales de la matrícula se encuentra: información del estudio, turno, opción (para estudios que tienen más de una opción/itinerarios), el grupo de clase del alumno, su número de lista y la fecha de la matrícula. Además, en esta sección se informa de: Si el alumno es repetidor. Si se trata de un traslado de matrícula viva. También se muestra en esta área el detalle de las materias en las que está matriculado e información adicional sobre las mismas, organizados por tipo de área. PESTAÑA DATOS DE INTERÉS Área A7: Más información de la matrícula (Datos de interés) Dentro de la información de detalle de la matrícula, en la pestaña de datos de interés, también se almacena el centro de procedencia del alumno (para alumnos que vienen de otros centros), diferenciando entre centros canarios (seleccionables del directorio global de centros de Canarias) y los que no lo son. Se puede señalizar el tipo de enseñanza que cursaba en el centro de procedencia, así como si estudió en el extranjero. Se puede indicar a que centro irá el alumno el curso siguiente, si este no siguiera en el mismo Además, para el alumnado con necesidades educativas específicas, se muestra también el tipo de adaptación y la causa dando opción a verla con más detalle. En la región de otros datos se almacena información de Si el alumno paga seguro escolar Si paga la matrícula Si solicita beca Si paga el AMPA 8

9 También se almacena información del libro escolar/calificación cuando proceda. Por último tiene la región de observaciones de tipo general. PESTAÑA DATOS AUXILIARES Por último tenemos la pestaña de datos auxiliares de la matrícula que son un conjunto de datos asociados a la misma que pueden ser cambiantes por estudio y curso escolar. Área A7: Datos auxiliares de la matrícula La información se organiza en subpestañas y dentro de ésta en bloques-apartados.. La primera subpestaña Datos adicionales de matrícula muestra más información asociada a la matrícula. Pulsando sobre el icono marcado en rojo en la imagen anterior (como dijimos éstos datos son cambiantes por estudio y curso escolar por lo que podrá encontrar bloques distintos a los mostrados en la imagen) podrá accede/ocultar los datos referentes al mismo. El resto de subpestañas hay información de los diferentes servicios que puede prestar el centro. No sólo podrá ver si el/la alumno/a hace uso de los mismos sino que en algunos casos podrá gestionar las solicitudes de los mismos. En algunos casos podrá encontrar la información organizada por bloques como en la primera subpestaña Resumen En este apartado hemos visto cómo, una vez dentro del subsistema, no existe peligro de alterar la información, ni de perderla, puesto que justo cuando accedemos, entramos en un nivel de sólo lectura que hemos marcado como nivel 2. A partir de ahí, hemos hecho un recorrido por cada una de las áreas en las que se divide el subsistema y además nos ha servido para concretar todavía más algunos conceptos que veíamos en el apartado anterior. De esta forma vimos los datos básicos del alumno seleccionado y la información de detalle de la matrícula del alumno seleccionado. 9

10 2 NIVEL 3 Datos básicos: Creación, edición y borrado de matrículas En apartados anteriores vimos cómo acceder al subsistema desde KAFé y una vez dentro, de qué manera se muestra la matrícula del alumno con toda su información de detalle. Ahora veremos los mecanismos más sencillos e inmediatos para la creación, edición y borrado de la matrícula. 2.1 Crear una nueva matrícula Para crear una nueva matrícula a partir de datos identificativos, deberemos seguir la secuencia de pasos que se muestra en el siguiente guión de imágenes: 1) Nueva matrícula 2) Selección del alumno 3) Datos del alumno 4) Datos generales de la matrícula 5) Datos de interés de la matrícula 6) Datos auxiliares de la matrícula 7) Elección de áreas de la matrícula 8)Guardar Proceso para la creación de una nueva matrícula El proceso de selección del alumno que vamos a matricular busca en el alumnado que tiene registrado en su centro (matriculado en cursos anteriores y/o matriculado en el curso actual) y, si no lo encuentra, intenta localizarlo en el directorio general de alumnos de los SSCC (si tuviera en ese momento conectividad). De no encontrarlo, se trata de un alumno nuevo que no ha estado escolarizado anteriormente en ningún centro de la Comunidad Autónoma, y se le abriría la gestión de alta de un nuevo alumno. Si usted sabe que el alumno ha estado en el centro, en la pantalla de alta (en la parte inferior) tiene la opción de 10

11 hacer una búsqueda entre el alumnado registrado en el centro. Una vez hemos seleccionado el alumno, y registrado cuando no lo tuviéramos, debemos completar la información de detalle de su matrícula. Anteriormente aparecerá una pantalla con los datos personales del alumno donde también podremos hacer las modificaciones oportunas. Los datos obligatorios son: Estudio, que deberá elegir alguno de los que ya ha dado de alta en el plan de estudios de su centro para el presente curso escolar, Opción si el estudio tuviera Turno, que deberá elegir alguno de los turnos que ha habilitado para el presente curso escolar, Fecha de matrícula, Opcionalmente puede indicar el grupo clase (eligiéndolo entre los que tiene definido el centro con ese estudio), el número de lista, datos del libro Escolaridad/Calificaciones si lo tienen o tuvieron-, si es repetidor, si es un traslado de matrícula viva, si se matricula de curso completo y elegir las áreas en las que se matricula el alumno. Elección de las áreas de la matrícula Antes de elegir las áreas, materias, módulos, o lo que corresponda debe indicar si el alumno se va a matricular del curso completo (check situado en la zona de otros datos). Si el estudio de matrícula sólo permitiera la posibilidad de curso completo este check estará marcado y el sistema no le permitirá quitar la marca. Haciendo clic en el botón Areas (o lo que corresponda) situado en la parte intermedia de la zona derecha de la pantalla, verá una pantalla similar a la siguiente: En esta zona aparecen las áreas del alumno; luego aparecerán en blanco hasta que usted no elija alguna. Selección de áreas de la matrícula Dependiendo del estudio, la capacidad de elección de áreas aumenta o se reduce. En el lado izquierdo aparecen las áreas asociadas al estudio agrupadas en bloques de elección, indicándonos cuántas debe elegir de cada bloque. Si marca la opción Matrícula de curso completo el sistema incluirá automáticamente las áreas que deben cursarse de forma obligatoria y deberá elegir únicamente aquellas áreas de los bloques que permiten escoger. Los botones de la zona intermedia le permiten añadir áreas a la matrícula del alumno ( la matrícula ( ) o quitarlas todas ( ). ), quitar un área de 11

12 Tipo de matrícula en un área: Selección del tipo de matrícula para cada área/materia/ciclo En el momento de seleccionar las áreas en las que se matricula el alumno, puede especificar como es el tipo de matrícula para esa área/materia/ciclo, esto es si es del curso, si está exenta, si está convalidada, y cualquier otra variación en el tipo de matrícula para cada área que se establezca en el plan de estudios de Canarias para cada estudio (los posibles tipos dependen de cada estudio). Se le imparte en bilingüe: Selección de esa área/materia/ciclo se le imparte en bilinhüe Se indicará si esa área/materia/ciclo Si o No se le imparte en modo bilingüe. 12

13 2.2 Finalizar una matrícula El concepto de finalizar engloba cualquier circunstancia que interrumpa una matrícula antes de la finalización del curso escolar. Bajo este concepto quedan englobados las bajas voluntarias, los traslados de matrícula, las anulaciones, Los tipos causa y tipo de finalización son obligatorios para poder dar de baja. Para finalizar una matrícula tiene que seguir los pasos que se ilustran en la siguiente secuencia de imágenes: 1) Finalizar matrícula 2) Tipo y causa de la finalización 3) Guardar Proceso para la finalización de una matrícula 2.3 Borrar una matrícula El sistema le permitirá borrar una matrícula sólo si no le ha añadido información extra a esa matrícula, es decir, si no ha añadido ninguna de las siguientes entidades: Áreas Faltas de asistencia Apuntes de seguimiento Notas Medida de atención educativa El sistema le informará convenientemente si detecta alguna circunstancia que pueda perder datos. Esta opción sólo se usará cuando se ha realizado una matrícula erróneamente y no se desee dejar registro de la misma, es poco frecuente y mucho menos que se tengan faltas, notas, relacionadas con la misma. 2.4 Procesos Dentro de procesos tenemos tres opciones: Matrícula automática desde el curso anterior Descarga de datos de transporte Detención de duplicidad de matrículas con otros centros educativos El primero de todos realiza un cambio de curso de los alumnos que han promocionado, para ello una vez establecido el nuevo curso escolar, nos vamos al siguiente apartado: 13

14 Al aceptar nos saldrá una pantalla con los datos que se han pasado del curso anterior. Estando en el curso actual podemos ver como los alumnos que han promocionado aparecen en un curso superior matriculados. El proceso de transporte sirve para primeramente obtener a través de servicios centrales los alumnos que tienen 14

15 contratado el transporte escolar. Cuando se descargue de servicios centrales tendrá el siguiente aspecto: Al darle a aceptar empezará el proceso de descarga: Cuando acabe el proceso nos mostrará una pantalla de tipo resumen sobre la descarga: 15

16 Aspecto que tiene la pestaña de servicios complementarios de transporte escolar con un alumno que tiene dicho servicio contratado: 16

17 El proceso de duplicidad de matrícula sirve para calcular los alumnos que ya están matriculados en otros centros o no tienen un CIAL correcto o duplicado. Para ello accediendo al menú procesos Duplicidad de matrículas introduciendo nuestro código SUA y teniendo los permisos pertinentes nos calculará los alumnos que tienen duplicidad de matrícula e indicará mediante la columna mensaje cual es el motivo de tal duplicidad. Pantalla de duplicidad de matrículas con alumnos erróneos. 2.5 Contactar con tutores En el menú de matrículas tenemos una opción donde se nos mostrará la información de los tutores en caso de que tengamos que contactar con ellos. Para ello debemos hacer clic en el siguiente icono: Nos saldrá la pantalla siguiente donde se mostrará los datos de los tutores: 17

18 2.6 Resumen En este apartado hemos visto cómo dar de alta una nueva matrícula, cómo finalizarla y cómo borrar una matrícula. Vimos el proceso detallado para dar de alta una matrícula, y las facilidades para matricular a un alumno del curso completo. 18

19 3 Informes Informes de matrículas Este subsistema nos suministra una serie de informes que nos permiten comunicar al alumnado, a los responsables o a otras entidades el estado del absentismo de un alumno. Los informes que proporciona este subsistema son: Expediente de matrícula Certificado de matrícula Horario de la matrícula Informe personal Censo de matrículas del centro Alumnado con servicio complementario 3.1 Informe: Expediente de matrícula En este informe se muestra la información de detalle de la matrícula (sin incluir las áreas en las que está matriculado el alumno).en la siguiente imagen se muestra el aspecto que tiene este informe: 19

20 3.2 Informe: Certificado de matrícula Este informe es un certificado en el que se indica el curso escolar y el estudio en el que está matriculado. 20

21 3.3 Informe: horario de la matrícula Este informe muestra para el alumno seleccionado el detalle del horario semanal de las materias en las que está matriculado. Informe de horario de matrícula 3.4 Informe personal Este informe muestra un amplio abanico de información acerca del estudiante, se puede obtener información sobre la dirección general, responsables, datos generales de la matrícula, procedencia, adaptación curricular, observaciones, centro previsto para el curso próximo, así como las materias que cursa y el número de faltas en cada una de ellas. El aspecto del informe es el siguiente: 21

22 22

23 3.5 Informe: Censo matrículas del centro Muestra un informe completo con todas las matrículas que hay en el centro con varia información acerca de cada alumno como es el CIAL, responsables, datos de tutores, 23

24 3.6 Informe: Alumnado con servicio complementario Sirve para sacar un listado a partir de un servicio complementario determinado: La vista del informe sería la siguiente: 24

25 3.7 Más información Desde el subsistema de matrícula, sin necesidad de abandonarlo, tiene un acceso directo a las siguientes gestiones: Mostrar datos del/la alumno/a Visualización de datos extendidos del alumno (notas, faltas, horario, antecedentes, ) Edición de datos del alumno/a Panorámica anual de faltas Mostrar notas Editar notas 3.8 Resumen En este apartado ha visto los informes que le suministra el sistema asociados a la matrícula. Así vimos la certificación de matrícula, el horario de la matrícula y el expediente de la matrícula. 25