EL PROYECTO. El Proyecto. I. GIL & J. J. GUARCH

Transcripción

1 El Proyecto

2 Dirección y Gestión de Proyectos Los proyectos son actividades complejas y discontinuas con Volumen importante Alto riesgo y coste Discontinuidad Falta de habitualidad Equipos polivalentes y multidisciplinarios

3 Algunos Puntos Clave de un Proyecto Tiene un conjunto personalizado de objetivos Duración limitada y bien definida Debe tener un FINAL FORMAL Imprescindible un jefe Acaba su función con el Proyecto Cuenta con medios propios Integra esfuerzos de sectores diversos Representa un CAMBIO Factor Riesgo Debe ser prioritario cumplir los plazos

4 Etapas de un Proyecto Viabilidad Decisión de acometer el Proyecto Nombramiento del Jefe del Proyecto Constitución del Equipo Negociación de Objetivos Preparación Ejecución Información Descripción de Actividades Identificación de Recursos Valoración de Recursos Presupuesto Situación de Recursos y Actividades en el tiempo Planificación Eventual reconsideración de los Objetivos Control y Realimentación

5 Viabilidad de un Proyecto Posibilidad de ó conveniencia de una idea que busca la solución de un problema o el aprovechamiento de una oportunidad Viabilidad a-priori de elementos durante y a posteriori (Ej. Desarrollar un Software X que ya está disponible en abundancia en el sector o no conocemos nada) Tipos: Técnica: Posibilidad física/matemática/informática/química de hacer un Proyecto Legal: Analizar la existencia de trabas legales para la instalación, operación, del proyecto Económica: Comparar beneficios y costes estimados de un Proyecto. Rentabilidad Política/Social: Existe apoyo suficiente de dirección? Hay gente con capacidad o suficientemente preparada? Aspectos internos y externos

6 Triple: Objetivo Proyecto / Perfil Jefe Proyecto Especificaciones técnicas Presupuesto OBJETIVOS DEL PROYECTO Plazo Experiencia y conocimientos técnicos PERFIL JEFE DE PROYECTO Capacidad gestión y decisión Capacidad de trato y relación

7 El JP (autonomía y ámbito de responsabilidad) Autonomía, debe decidirse a priori en función de: Duración Tamaño y trascendencia Rigidez y estabilidad de la organización Características personales y profesionales Lugar de realización Ámbitos de responsabilidad Decisiones del proyecto Gestión y administración de recursos Supervisión de la ejecución Relaciones internas y externas Control de avance

8 El JP (Perfil Técnico y de Gestor) Perfil técnico Formación técnica especializada Conocimiento de las tecnologías Analista senior Generalista Experiencia en la función Capacidad de síntesis y abstracción Perfil de gestor Capacidad de control Capacidad de decisión Polivalencia Organizador Adaptación y flexibilidad

9 El Jefe del Proyecto EL PROYECTO Capacidades personales Para las relaciones internas y externas Autoridad personal Estabilidad emocional Capacidad de comunicación Liderazgo Creatividad Aptitudes necesarias Dotes de mando Capacidad analítica Aptitud gerencial Razonamiento lógico Enérgico y tenaz Comprometido

10 Motivos por los que no se debe elegir un jefe de Proyecto Antigüedad del candidato Disponibilidad Amistad Energía y dureza Buena aceptación generalizada Técnico especializado

11 Los 7 pecados capitales del JEFE DE PROYECTO No identificar al cliente Adaptar el problema a sus conocimientos Adquirir compromisos arriesgados No identificar bien los objetivos del Proyecto No formalizar suficientemente los acuerdos Aceptar cambios sin formalizarlos No dominar el consumo de tiempo y recursos El Cliente tampoco suele ser un santo!

12 Los 7 pecados capitales del CLIENTE Inconcreciones o cambios durante el proyecto No suministrar la información necesaria Eludir sus responsabilidades en el proyecto Intentar obtener prestaciones gratuitas Desentenderse del seguimiento No identificar al interlocutor adecuado Retrasar las decisiones

13 Definición de Objetivos Tres familias de objetivos informáticos De Servicio De Producción Estratégicos Naturaleza corporativa Los define DG y condicionan todo proyecto Están recogidos en el Plan de Sistemas A alcanzar a largo Plazo (3 a 5 años) Afectan a todas las áreas de la Empresa (corporativos - todos los clientes de SI) Políticas de servicio y/o desarrollo Son elementos condicionantes de todo proyecto Normalmente son cualitativos

14 Definición de Objetivos Estratégicos Ejemplos: Cobertura Integración Centralización/Descentralización Competitividad e imagen Migración tecnológica Tecnología Políticas Estrategias informáticas y empresariales Directrices Difícil justificación económica Responden a definición de políticas de servicio y/o desarrollo

15 Definición de Objetivos EL PROYECTO De Servicio Justifican el proyecto Los define el cliente (responsable del servicio) A alcanzar a medio Plazo (3 meses a 2 años) Afectan a la organización, operativa y gestión del área usuaria Elementos de referencia para evaluación posterior Normalmente son CUAL y CUANTITATIVOS Ejemplos: Cualitativos Fiabilidad Simplificación de procedimientos Disciplina de Funcionamiento Calidad Cuantitativos Beneficios de Gestión Beneficios de Funcionamiento

16 Definición de Objetivos EL PROYECTO De Producción Los define informática (responsable del servicio) A alcanzar a corto Plazo Afectan al desarrollo y explotación del proyecto Se definen de modo general para el conjunto de la unidad Normalmente son CUANTITATIVOS Se orientan a la producción-fabricación Ejemplos De modo general Coste Plazo Calidad Afectando al proyecto Rendimiento Capacidad de proceso (nº transacciones) velocidad (tiempos de respuesta)

17 El Equipo del Proyecto

18 Reglas para dirigir equipos de proyecto Crear el plan Fije una meta clara Precise los objetivos Establezca puntos de control, actividades, relaciones y estimaciones de tiempo Ilustre gráficamente el programa de trabajo Dirigirlo Capacite a las personas, individualmente y como equipo Refuerce el compromiso y el entusiasmo del personal Informe a todas las personas relacionadas con el proyecto Estimule al personal, estableciendo acuerdos Aumente el poder, tanto el suyo como el de los demás Atrévase a acercarse con creatividad a los problemas

19 El Equipo EL PROYECTO Organizar los equipos y administrar el trabajo de sus miembros es probablemente la actividad más difícil de llevar a cabo Reglas básicas Cada equipo debe ser lo suficientemente pequeño para ser manejable y controlable (no más de 7/8 pax) Cada equipo debe efectuar las tareas que conduzcan a un nivel de interacción con los otros equipos Cada equipo debe realizar las tareas que tengan una gran cohesión y/o que se correspondan con una sola función

20 El Equipo (Factores de Éxito) El tipo de actividad Todo el mundo diseña? Todos están en contacto con el cliente? El estilo de dirección del Jefe de Proyecto Autoritario/demócrata... La especialidad de las personas Cuál es el trabajo eficaz para cada persona? La afectividad de las personas Los conflictos personales son, a menudo, origen del fracaso de un número importante de proyectos La etapa del ciclo de vida de un proyecto Un equipo eficaz para cada etapa Los estatutos del personal No se pueden desatender. Administración

21 El Equipo Estructuras tipo No existen estructuras inmutables y universales, sólo sugerencias Funciones de apoyo a equipos Administración y documentación: Asistir al Jefe de Proyecto en la administración del mismo (planning, reuniones) y en la documentación del proyecto. Aporta continuidad, comunicación,... Soporte métodos y calidad: Asistir a los miembros del equipo en el uso de métodos, utensilios y herramientas, y asegurar la calidad de los documentos Miembro 4 Administración y Documentación Garantía y Control Calidad Miembro 1 Miembro 5 Miembro 6 Jefe de Proyecto Soporte, Métodos e Instrumentos Miembro 2 Garantía y Control de Calidad: Realizar técnicas de lectura cruzada y de revisión del Proyecto. Equipos grandes Miembro 3

22 Objetivo Nº 1 S Estación META Objetivo Nº 2 Estación Estación Estación

23 Frases mortales EL PROYECTO Esto ya lo hemos intentado antes Aquí hacemos las cosas de otra manera Es demasiado caro No tenemos tiempo Hagamos antes una encuesta de mercado Al comité de empresa no le gustará Va contra las normas de la compañía Para que cambiar, si tal como está funciona bien? Tiene usted razón, pero Que lo decida una comisión