AFC ACTAS REUNION JUNTA de DIRECTORES 29 de septiembre de Invitados: Sonia Carrasquillo

Transcripción

1 ACTAS Reunión Junta de Directores de Asesores Financieros Comunitarios Fecha: 29 de septiembre de Lugar: Salón de Adiestramiento Fundación Ángel Ramos Hora: 9:30 a.m. Presentes: CPA Ana M. Bonilla CPA Nilda Olmeda Sr. José Teruel CPA Orlando Vázquez CPA Miriam Quintero CPA Agnes Suárez CPA Rosana López Lcda. Claudia Motta Sa. Lizzie Pérez Dra. María de Lourdes Lara Lourdes Sobrino CPA Luis Zayas Invitados: Sonia Carrasquillo Aida Rivera Yamilet Gómez Excusados: CPA Rafael del Valle CPA Nilda Olmeda Gloria Castillo CPA Humberto Laboy Una vez establecido el quórum, la reunión comenzó con la bienvenida por parte de la CPA Ana M. Bonilla y la invocación por la Sa. Lizzie Pérez. Se presentan los nuevos miembros de la Junta: 1 Ø el CPA Luis Zayas, Presidente electo del Colegio de Contadores Públicos Autorizados (CCPA). Ø la Lcda. Claudia Motta, abogada corporativa del bufete Reichard, Escalera (quien ayudó a la pasada Secretaria de la Junta, Lcda. Alba Joubert, en la redacción de los Bylaws de AFC.) La CPA Bonilla reconoce y agradece a nombre de toda la Junta de AFC la participación de la actual Presidenta del CCPA con AFC. Bonilla reconoce el beneficio de tener a La CPA Zulmarie Urrutia comprometida con la Visión de AFC, y menciona que bajo su incumbencia se fortalecieron las alianzas entre AFC y el CCPA, considerando la inclusión de AFC en la plataforma de Responsabilidad Social y Voluntariado en el Plan Estratégico del CCPA. El CPA Zayas se pone a la disposición para continuar las alianzas creadas. Las minutas del 25 de junio de fueron circuladas; se solicita sean revisadas conforme al formato establecido por pasados presidentes de AFC donde se incluyen los nombres oficiales de cada miembro de la Junta. La CPA Bonilla sugiere se aprueben, secunda la moción la Dra. Lara y quedan debidamente aprobadas. 1 La CPA Rosana López es nueva en la Junta, pero no fue presentada en esta reunión pues lleva en el Comité de Educación sobre 3 meses.

2 Asunto pendiente de reunión anterior Responsable Fecha 1. Entregar documento de autoevaluación de Junta a Sonia Carrasquillo. Miembros de Junta 10-Octubre Se enfatiza además que las minutas se circulen con anticipación a las reuniones o se depositen en el archivo virtual para que los directores puedan acceder sin necesidad de enviarse por correo electrónico. También se solicita que se incluyan todos los anejos que fueron presentados en la reunión o los respectivos enlaces, así como la necesidad de resaltar un área de Asuntos Pendientes. Se sugiere además que sean incluidas en nuestra página de internet. La se comprometió a enviar los ID de usuarios y las contraseñas para el debido acceso a los documentos aquí mencionados. El pleno estuvo de acuerdo con estas sugerencias. 2. Enviar los ID de usuarios y las contraseñas a los miembros de Junta para acceder en la página de internet de AFC. Octubre Se procede a la discusión de los siguientes asuntos, conforme a la agenda: Resultados La CPA Bonilla indica que este año fiscal se trabajaron dos proyectos significativos: Asesores Financieros Universitarios y Fundación Segarra. Resumen de Asesores Financieros Universitarios (AFU) La Sa. Aida Rivera, Coordinadora del Programa de Voluntariado y AFU, realiza presentación de lo trabajado bajo el programa AFU durante el año fiscal Se incluye en Anejo 1. Además de las entrevistas que se realizan a los estudiantes, se coordina Actividad de Enlace donde se reúnen los mentores, estudiantes y las OSFL, los mentores identifican la necesidad de las OSFL, se asignan estudiantes de acuerdo a las necesidades y se desarrolla Plan de Trabajo a realizar. Se resalta la labor de 3 mentores: CPA Eduardo Nín, CPA Sergio Hernández y CPA Joel Sepúlveda. Se unen como mentores CPA Coral Martínez, CPA Ismael Vélez, CPA Luz Gracia, CPA Jannette Báez, CPA Norma Vázquez y la contable Agdimercés Rivera. El programa actualmente se realiza con la UPR en Bayamón, la UPR en Mayagüez, la Universidad Católica de Ponce y la Universidad del Turabo. Se felicita al grupo por la labor realizada.

3 La CPA Bonilla sugiere llevar al Comité de Comunicaciones el identificar los foros en las redes sociales que debe aparecer AFC. 3. Identificar los foros en las redes sociales donde debe aparecer AFC. Comité de Comunicaciones Noviembre Resumen del Proyecto Fundación Segarra (Fundación) La Sa. Yamilet Gómez realiza presentación de las actividades realizadas bajo este proyecto durante el año fiscal Se incluye en Anejo 2. Se resalta que en la primera fase se visitaron 41 OSFL que reciben fondos de la Fundación durante el año fiscal En cada visita se analiza cumplimiento de la OSFL con tópicos como: planificación estratégica, impuestos y requisitos reglamentarios, y uso de donativos. Para esto se utiliza instrumento aprobado por la Fundación y para cada visita se redacta un informe. Se espera visitar aproximadamente 17 OSFL durante el año fiscal Se felicita al grupo por la labor realizada, resaltando que ésta es una de las fuentes mayores de ingresos de AFC. La Junta sugiere que la circule el contrato/acuerdo emitido con la Fundación para que el mismo sea revisado por el Comité Ejecutivo. Se comentó sobre la necesidad de aclarar los parámetros de qué contratos debe examinar el Comité Ejecutivo. 4. Circular contrato actual con Fundación Segarra al Comité Ejecutivo. 5. Someter parámetros de qué contratos debe examinar el Comité Ejecutivo y plasmarlo en un Procedimiento. y Lic. Motta Presentación del video de AFC La Sa. Carrasquillo presenta el video realizado para presentar AFC ante la comunidad. La Junta opina es muy largo y se solicita sacar 3 videos más cortos que pueda utilizarse en los talleres de AFC y actividades de AFU. También se solicita que se incluya más variedad de tomas en seminarios y otros menesteres. 6. Producir 3 videos más cortos y variados para uso en talleres y actividades.

4 Resultados financieros Actual vs Presupuesto El Sr. Teruel, Tesorero presenta los estados financieros de AFC para año fiscal Se acompañan en Anejo 3. Se solicita que para la próxima ocasión se incluyan los mismos completos y no solo el estado de actividades. El Tesorero resalta que hay buena posición financiera y efectivo disponible para 8 meses, en base a un gasto promedio de $25k mensual. El informe se da por recibido. Informe de la Se discute el informe que fue previamente circulado. Se incluye en Anejo 4. Se sugiere que el informe de propuestas se presente en año fiscal en vez de calendario. La CPA Bonilla resalta la importancia de activar el comité Ad Hoc que trabajará la propuesta de Titín dado que representa un estimado de $15k en ingresos para el próximo año fiscal. El comité está compuesto por la CPA Olmeda, L Sobrino y la CPA Agnes Suárez. Se menciona que en la Convención del CCPA se reclutaron 10 voluntarios. Se sugiere ofrecer a la CPA Tere Aponte la posición vacante de Presidente del Comité de Voluntariado de AFC. Se informa que el protocolo de Asistencia Técnica está pendiente de validar. Falta reclutar 2 personas y se auscultará la disponibilidad de la CPA Amanda Capó y CPA Carlos Vélez. 7. Activar el Comité Ad Hoc para trabajar la propuesta de Tintín. Octubre 8. Proponer la posición de Presidenta del Comité de Voluntariado a la CPA Tere Aponte Presidenta de la Junta de AFC Octubre 9. Contactar a la CPA Capó y CPA Vélez para que formen parte del Comité de Asistencia Técnica. CPA Olmeda Nilda Octubre Informe de Finanzas EL Sr. Teruel discute borrador previamente circulado. Se incluye en Anejo 5. Se discute fluctuaciones mayores: disminución en ingresos de Fundación Segarra y aumento en costo de plan médico, entre otros. La CPA Suárez se inhibe de participar en la discusión de plan médico. La CPA Rosana López expresa que no opina sobre este tema pues llega a la Junta después de finalizado el proceso de evaluación del plan médico y aumento de salarios y desconoce las bases para las decisiones.

5 La CPA Bonilla aclara que el presupuesto estimado para cubrir costos del plan médico, fue discutido en detalle por el Comité Ejecutivo, pero resalta la importancia de activar el comité Ad Hoc creado en pasadas reuniones de Junta para evaluar la implementación de los cambios en compensación y beneficios y la estructura organizacional de AFC, según considerado en presupuesto y utilizando comparativas (benchmark) con otras OSFL, incluyendo estudio generado por la USC. En este comité participarán la directora, la Sa. Lizzie Pérez y el Sr. José Teruel. Se discute el Plan de Trabajo previamente circulado y se da por recibido. Se incluye en Anejo 6. La CPA Suárez presenta moción para que se apruebe el Presupuesto y el Plan de Trabajo. El CPA Vázquez la secunda. Queda aprobado de forma unánime el Presupuesto y el Plan de Trabajo Evaluar la implantación de los cambios en compensación y beneficios, así como la estructura organizacional de AFC Comité Ad Hoc Noviembre Informe de la Presidenta Se da por recibido informe de la Presidenta previamente circulado. Se incluye en Anejos 7 y 8. Se resalta en el informe la participación de la CPA Bonilla y CPA López en foro del 5-9 de octubre sobre Finanzas y Métricas para OSFL de cara al Futuro. La CPA Bonilla discutirá el tema de Mitos y Realidades de los Proyectos empresariales creados para las OSFL y la CPA López cubrirá el tema de Presupuestos Operacionales y Flujo de Efectivo. Se informa que no cumplimos con la propuesta de la Fundación Popular, pero se espera completar el contenido de las charlas enfocando en la Sana Administración de las OSFL. Una vez se presente, podremos solicitar de nuevo los fondos a dicha fundación. Otros Asuntos La CPA Suárez trae a discusión la situación sobre disponibilidad de estacionamiento para visitantes de AFC. Se recomienda reunión con Fundación Angel Ramos para discutir este asunto. La CPA Quintero recomienda a la Lcda. Motta para cubrir la vacante de Subsecretaria de la Junta. La CPA Bonilla lo secunda y queda aprobado por unanimidad. CPA Suárez, 11. Coordinar reunión con Fundación Angel Ramos CPA Bonilla, Octubre para discutir varios asuntos administrativos y la situación del estacionamiento. La CPA Bonilla presentó moción de cierre de la reunión, la cual fue secundada por la Sa. Sobrino. La reunión se dio por terminada a las 12:40pm.