Aplicativo: Academusoft UP. Descriptor de Procesos para: Fundación Universitaria Panamericana (FUP)

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1 Aplicativo: Academusoft UP Descriptor de Procesos para: Fundación Universitaria Panamericana (FUP) Plataforma Universidad de Pamplona 2014

2 Página 2 de 13 HISTORIAL DE REVISIONES Fecha Versión Descripción Autor 08/08/ Se libera el aplicativo Academusoft, que contiene los requerimientos establecidos por el cliente: Fundación Universitaria Panamericana (FUP), con los cambios hechos al aplicativo, que permite parametrizar el módulo de grados. Versión del aplicativo que contiene los requerimientos actuales: Adm. Camilo Martinez Galarza Analista de Pruebas Técnicas 08/08/ Revisión metodológica del Descriptor de procesos el cual contiene los requerimientos establecidos por el cliente Fundación Universitaria Panamericana. Versión del aplicativo que contiene los requerimientos actuales: Adm. Jair Sereno Soto Analista de Pruebas Técnicas Confidencial FUP Página 2 de 13

3 Página 3 de 13 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN PROPÓSITO ALCANCE DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS Definiciones Siglas y Abreviaturas REFERENCIAS DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUALIZAR NÚMERO DE DIPLOMA FIRMAS Confidencial FUP Página 3 de 13

4 Página 4 de INTRODUCCIÓN En el siguiente descriptor presentamos de manera clara y concisa la solución a los requerimientos presentados por el cliente, además se indica la parametrización en algunos casos si es necesario para la correcta ejecución de los procesos; de esta forma se podrá obtener el mejor resultado y el cumplimiento de lo requerido por el solicitante. Es importante resaltar que este documento también presenta definiciones de palabras o siglas que necesitan aclaración, propósito, alcance y las referencias propias de donde se tomó la información para realizar la solución de los cuestionamientos e inconvenientes presentados por el cliente Fundación Universitaria Panamericana. Finalmente se espera que este documento aclare las inquietudes y muestre la respectiva solución ilustrando de la mejor manera cada uno de los requerimientos consignados para la versión que se desea liberar. 1.1 PROPÓSITO El propósito de este documento es dar a conocer al cliente la solución implementada a las solicitudes presentadas por éste a través del área de Soporte Tecnológico y/o Consultoría. 1.2 ALCANCE 1. El propósito de esta funcionalidad es actualizar el Número de Diploma a los estudiantes que en el momento de la impresión sufrió algún daño la plantilla de diploma y se volvieron a imprimir con otro número. Inicialmente el sistema muestra el Número de Acta General, la Fecha de Graduación, la Metodología (Distancia o Presencial) y el último Número de Diploma asignado en esa ceremonia y solicita el grupo de estudiantes para los cuales es necesario actualizarles el número de diploma, realizando la búsqueda de los mismos por los números de documentos o los nombres y/o apellidos. El listado de estudiantes según los criterios ingresados debe mostrar la siguiente información: Apellidos, Nombres, Tipo de documento, Documento, Título a otorgar, Número de Diploma Actual, Registro, Folio, Libro y solicita el nuevo Número de Diploma. Cuando el usuario ingresa el nuevo número de diploma, se debe actualizar para el estudiante el valor anterior y éste último es el que debe mostrarse en el acta individual. Aspectos a tener en cuenta: Los números de diploma son un consecutivo, estos no deben repetirse para ningún estudiante. La actualización de número de diploma en una ceremonia puede hacerse siempre y cuando no se hayan graduado los estudiantes en esa ceremonia. La actualización de número de diploma en una ceremonia puede hacerse siempre y cuando no se hayan generado las actas individuales. 2. Los datos consignados que se observan a lo largo del documento hacen parte del proceso de pruebas y no representan en determinado momento a datos reales procesados o ejecutados en la Fundación Universitaria. Confidencial FUP Página 4 de 13

5 Página 5 de El ambiente en la ejecución de las pruebas cuenta con las siguientes características: - Sistema operativo de usuario final Internet Explorer Publicador Apache Tomcat Sistema Operativo Windows (98, XP, NT), para el ambiente del usuario final. - Sistema Operativo aplicaciones Linux Motor de base de datos de Oracle: versión 9i - Motor de base de datos de Postgresql: versión Versión de Acrobat Reader (versión 8.0 y superior). - Microsoft Office 2007 y versión superior. 1.3 DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS Definiciones. Academusoft: Sistema de información integrado, que involucra procesos académicos y de gestión administrativa. Su nombre está compuesto por dos raíces: Academus (del griego) que significa sitio de pensadores. Platón, discípulo de Sócrates, abrió una escuela pública, en la casa de Academus (academia), en la cual lo que su maestro le lego. Desprecia como él a los dioses del Olimpo y cree en la inmortalidad del alma; y Soft (del latín) es una abreviatura de software. El origen histórico de la palabra Academia, en su aplicación a las múltiples derivaciones de la filosofía platónica, se debe el nombre dado por los atenienses a un paseo plantado de plátanos y olivos, en un principio gimnasio, que fue después legado a la república por un contemporáneo de Teseo, llamado Academo. Al mencionado sitio concurría Platón para explicar filosofía, y a él, pagando tributo a la tradición, siguieron asistiendo con frecuencia los tenidos por discípulos del gran sistematizador de la dialéctica {1}. [687] Parametrización: Acondicionar el sistema para la ejecución adecuada de los procesos Siglas y Abreviaturas CAT: Centro de Asistencia Técnica. FUP: Fundación Universitaria Panamericana ID: Identificador, llave primaria o foránea de los registros en las tablas de la base de datos. TD: Tipo de Documento. UP: Universidad de Pamplona. Confidencial FUP Página 5 de 13

6 Página 6 de REFERENCIAS Título del Documento Fecha Organización que lo publica Fuentes de Referencia Requerimiento enviado por el área de Desarrollo según CAT Universidad de Pamplona Fundación Universitaria Panamericana Confidencial FUP Página 6 de 13

7 Página 7 de 13 2 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA Las soluciones planteadas por el equipo de desarrollo se diseñaron con el fin de minimizar las fallas ocurridas en los diferentes procesos del sistema, los cuales son ejecutados en la actualidad en la institución. No obstante el objetivo que se persigue es que los procesos se realicen en forma rápida y precisa teniendo en cuenta que los datos a suministrar al sistema deben ser de la misma forma para que de esta manera los resultados arrojados sean confiables. A continuación se describen las soluciones implementadas. 2.1 ACTUALIZAR NÚMERO DE DIPLOMA Esta funcionalidad permite actualizar el Número de Diploma a los estudiantes que en el momento de la impresión sufrieron algún daño en la plantilla del diploma y estos se debieron volver a imprimir con otro número. Se debe habilitar la funcionalidad por el administrador de Vortal como se muestra a continuación. Confidencial FUP Página 7 de 13

8 Página 8 de 13 Posteriormente de realizar este procedimiento se ingresa al ícono de la funcionalidad que se encuentra en la ruta Registro Académico / Grados / Actualizar Número de Diplomas. Al pulsar sobre el ícono de Actualizar número de diploma se visualiza una ventana en la parte izquierda en donde se debe seleccionar el tipo de periodo, las fechas gestionadas para el mismo y la correspondiente ceremonia. En la funcionalidad Registro Académico / Grados / Parámetro de plantilla se verifica en que número de diploma se encuentra el consecutivo para poder asignárselo al estudiantes que se le realizará el cambio, en la imagen podemos observar que el consecutivo va en el número Confidencial FUP Página 8 de 13

9 Página 9 de 13 En la funcionalidad de Actualizar número de diploma en la parte derecha de la ventana se muestra una forma de búsqueda que se divide en cuatro campos de texto que son secuencia, registro, documento y diploma en la sección de Marcar Diplomas. Es importante tener en cuenta que los datos se separan con punto y coma y en todos los casos después de colocar los datos se pulsa la lupa para que se realice el proceso. Confidencial FUP Página 9 de 13

10 Página 10 de 13 Después de realizar la búsqueda por alguno de los campos descritos anteriormente, el administrador debe pulsar el botón esto con el fin de que el estudiante pase uno por uno a la sección de actualizar número de diploma, luego de seleccionado el estudiante se muestra la siguiente ventana de alerta que pregunta si está seguro de cambiar los números del diploma seleccionado. Luego de dar clic en el botón aceptar el sistema muestra la siguiente pantalla indicando que el proceso se realizó con éxito como se muestra a continuación. Confidencial FUP Página 10 de 13

11 Página 11 de 13 Para finalizar el proceso se da clic en el botón Aceptar y el sistema despliega la siguiente pantalla en la cual se muestra que el número del diploma pasó de ser el a ser el como se muestra a continuación. Confidencial FUP Página 11 de 13

12 Página 12 de 13 Confidencial FUP Página 12 de 13

13 Página 13 de 13 3 FIRMAS FIRMAS Representante Plataforma-Universidad de Pamplona Nombre Adm. Camilo Martinez Galarza Analista de Pruebas Técnicas Representante Cliente: Fundación Universitaria Panamericana. Nombre Líder del Proyecto Firma Firma Confidencial FUP Página 13 de 13