Aplicativo: Gestasoft Campus Administrativo para IES públicas. Flujograma de Procesos

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1 Aplicativo: Gestasoft Campus Administrativo para públicas. Flujograma de Procesos Plataforma Universidad de Pamplona 2015

2 Página 2 de 60 HISTORIAL DE REVISIONES Fecha Versión Descripción Autor Ing. Amanda Miguel Alvarez Medina 02/02/ /02/ Documento Flujograma de Procesos del aplicativo Gestasoft Públicas. Revisión y aprobación del documento Flujograma de Procesos del aplicativo Gestasoft Públicas. C.P. Kelly Johana Pachón Londoño C.P. Omaira Socorro Suárez Analistas de Pruebas Técnicas Ing. Amanda Miguel Álvarez Medina Analista de Pruebas Técnicas Página 2 de 60

3 Página 3 de 60 TABLA DE CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN PROPÓSITO ALCANCE DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS Definiciones Siglas y Abreviaturas DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA MÓDULO FACTURACIÓN Y CARTERA Integración de conceptos de matrícula y demás derechos pecuniarios Financiación interna Financiación externa Factura de venta MÓDULO CONTABILIDAD Provisiones Depreciación Legalización Cierre contable Información exógena MÓDULO CONTRATOS Contratación por convocatoria MÓDULO PRESUPUESTO Cierre presupuestal Modificaciones presupuestales FIRMAS Página 3 de 60

4 Página 4 de 60 1 INTRODUCCIÓN El aplicativo Gestasoft, es una herramienta diseñada para facilitar el manejo administrativo y financiero de las empresas, el cual a través de sus módulos logra una integración de movimientos, que permiten la generación de información útil para la satisfacción de los usuarios y por ende el buen desempeño de las actividades propias de una empresa. Para mayor comprensión del sistema, se presenta el siguiente documento que muestra de una manera clara, concisa y mediante diagramas de flujo, la explicación de diferentes procesos relevantes que se llevan a cabo en Gestasoft. También se muestran definiciones de palabras o siglas utilizadas, propósito y alcance. 1.1 PROPÓSITO El propósito de este documento es dar a conocer al cliente el funcionamiento de procesos del software mediante la implementación de diagramas de flujo. 1.2 ALCANCE Se pretende dar a conocer los siguientes procesos en diagramas de flujo: - Integración de conceptos de matrícula y demás derechos pecuniarios. Módulo Facturación y Cartera. - Financiación Interna. Módulo Facturación y Cartera. - Financiación Externa. Módulo Facturación y Cartera. - Factura a contado (Inscripciones, Liquidaciones, Otros Servicios, Productos). Módulo Facturación y Cartera. - Provisiones. Módulos Facturación y Cartera y Contabilidad. - Depreciación. Módulo Contabilidad. - Legalización. Módulo Contabilidad. - Cierre Contable. Módulo Contabilidad. - Información Exógena. Módulo Contabilidad. - Contratación por convocatoria. Módulo Contratos. - Cierre Presupuestal. Módulo Presupuesto. Página 4 de 60

5 Página 5 de 60 - Modificaciones Presupuestales. Módulo Presupuesto. Gestasoft Publicas funciona correctamente con las siguientes versiones de software desarrolladas por el CIADTI: Aplicativo Hermesoft: Vortal: Versión Portal: Versión Portal IG: Versión Gestión Documental: Versión Aplicativo Academusoft: Académico: Versión Académico Colegios Integración Gestasoft: Versión Académico UP versión Navegadores: Internet Explorer (versión 8.0 y superiores) Mozilla Firefox (versión y superiores) Sistemas Operativos: Red Hat Enterprise Linux Server 6.2 Microsoft Windows 7 Especificaciones Plataforma: Máquina Virtual de java versión JVM Publicador: Apache Tomcat Motores Base: Oracle versión 9i Postgresql versión 8.2 Otros: Adobe Reader Versión 9 y superiores. Microsoft Office 2013 El sitio utilizado para desarrollar el proceso de pruebas fue el siguiente: Página 5 de 60

6 Página 6 de 60 Estos sitios corresponden a una instalación realizada en un servidor propio de la Universidad de Pamplona contando con la última revisión y actualización desempaquetada en el servidor de pruebas. El servidor tiene los aplicativos Academusoft y Gestasoft instalados sobre el sistema operativo Linux. 1.3 DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS Esta subsección proporciona las definiciones de todos los términos, siglas, y abreviaturas requeridas para interpretar correctamente el documento Descriptor de procesos. Se puede proporcionar esta información como una referencia al Glosario del proyecto (si existe). A continuación se muestra un ejemplo: Definiciones. Academusoft: Sistema de información integrado, que involucra procesos académicos y de gestión administrativa. Su nombre está compuesto por dos raíces: Academus (del griego) que significa sitio de pensadores. Platón, discípulo de Sócrates, abrió una escuela pública, en la casa de Academus (academia). Desprecia como él a los dioses del Olimpo y cree en la inmortalidad del alma; y Soft (del latín) es una abreviatura de software. El origen histórico de la palabra Academia, en su aplicación a las múltiples derivaciones de la filosofía platónica, se debe al nombre dado por los atenienses a un paseo plantado de plátanos y olivos, en un principio gimnasio, que fue después legado a la república por un contemporáneo de Teseo, llamado Academo. Al mencionado sitio concurría Platón para explicar filosofía, y a él, pagando tributo a la tradición, siguieron asistiendo con frecuencia los tenidos por discípulos del gran sistematizador de la dialéctica {1}. [687]. Gestasoft: Software de Gestión Administrativa. Apoya procesos administrativos y financieros dentro de las instituciones mediante los módulos de Talento Humano, Presupuesto, Pagaduría y Tesorería, Almacén e Inventario, Contratación y Contabilidad. Integra y optimiza las funciones administrativas y financieras de la entidad produciendo información oportuna a todos los niveles. Es adaptable tanto al sector público como al privado pues funciona de acuerdo con parámetros establecidos. Hermesoft: Sistema de información integrado que involucra procesos de colaboración, comunicación y restricciones entre los módulos de los aplicativos dependiendo de los roles de los usuarios asignados a los mismos. Actualmente comprende los sub aplicativos de: Aulas Virtuales, Administrador de Contenidos (Portal), Administrador de Usuarios y aplicativos (Vortal, este además incluye herramientas de comunicación síncrona y asíncrona). Su nombre está compuesto por dos raíces: Hermes (del griego); en la mitología griega Hermes (en griego clásico (Έρµῆς) es el dios de las fronteras y los viajeros que las cruzan, de los pastores y las vacadas, de los oradores, literatos y poetas, del atletismo, de los pesos y medidas de los inventos y el comercio en general, de los mentirosos y de la astucia de los ladrones. Como traductor, es el mensajero entre los dioses y los humanos. Un hallazgo afortunado era un hermaion (έρµαιον). Un intérprete que cruza las fronteras con extraños es un hermeneus (έρµενευς). De Hermes procede la palabra «hermenéutica» para el arte de interpretar los significados ocultos. Soft (del latín) Página 6 de 60

7 Página 7 de 60 es una abreviatura de software. Módulo Almacén e Inventario: Provee de una serie de funcionalidades a estas áreas para realizar los procesos de adquisición, asignación y traslado de los bienes de la institución. Módulo Bienestar Universitario: Permite apoyar y realizar un seguimiento y control a las actividades relacionadas con la calidad de vida y entorno de la comunidad universitaria. Módulo Contabilidad: Apoya el ejercicio profesional de los responsables de los procesos contables en las empresas, cumpliendo con la legislación vigente y desarrollada con la más alta calidad y tecnología. Módulo Contratación: Provee a la institución de una herramienta para el desarrollo y seguimiento de los procesos de contratación. Módulo de Facturación y Cartera: Apoya los procesos convergentes en facturación, financiamiento y manejo institucional de los mismos. Módulo Pagaduría y Tesorería: Funcionalidades que permiten realizar los procesos de esta área financiera de manera confiable y como apoyo a los demás procesos de la institución. Módulo Parámetros Generales IG: Parametrización inicial del entorno administrativo de la institución. Módulo Presupuesto: Apoya de manera íntegra los procesos presupuestales gestionados internamente. Módulo Servicios Generales: Permite gestionar procesos tales como el mantenimiento en todos sus niveles y demás actividades relacionadas al buen manejo de los recursos y espacios físicos de la organización Módulo Talento Humano IG: Ofrece la posibilidad de manejar la información de cada una de las personas que laboran o han laborado en la institución y permite la elaboración de la nómina. Parametrización: Acondicionar el sistema para la ejecución adecuada de los procesos académico-administrativos. Implica la activación de reglas, registro de información propia de la institución, habilitación de fechas, basados en documentos como: calendario académico, reglamento estudiantil, estatuto docente, estatuto administrativo y demás normas que afecten el curso normal de los procesos académicos. Popup: El término anglosajón pop-up denota un elemento emergente que se utiliza generalmente dentro de terminología web. El término denomina a las ventanas que emergen automáticamente (generalmente sin que el usuario lo solicite) mientras se accede a ciertas páginas web. A menudo, las ventanas emergentes se utilizan con el objeto de mostrar un aviso publicitario de manera intrusiva, una técnica relacionada a esta es la denominada pop-under (que consiste en abrir intempestivamente nuevas ventanas que se sitúan detrás de la ventana en uso). Página 7 de 60

8 Página 8 de 60 Reléase: Versión de Lanzamiento de software. Suite: Conjunto de programas que se comercializan en un solo paquete Siglas y Abreviaturas. CAT: Centro de Asistencia Técnica. CIADTI: Centro de Investigación Aplicada y Desarrollo en Tecnologías de Información. : Instituciones de Educación Superior. ID: Identificador, llave primaria o foránea de los registros en las tablas de la base de datos. Página 8 de 60

9 Página 9 de 60 2 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA Los diagramas presentados se diseñan con el fin de minimizar las fallas ocurridas en los diferentes procesos del sistema, los cuales son ejecutados en la actualidad en las instituciones. No obstante el objetivo que se persigue es que los procesos se realicen en forma rápida y precisa para que de esta manera los resultados arrojados sean confiables. 2.1 MÓDULO FACTURACIÓN Y CARTERA Integración de conceptos de matrícula y demás derechos pecuniarios. Por medio de este proceso es posible recaudar y contabilizar en Gestasoft, todos los procesos académicos concernientes a matrículas, inscripciones, seguros y demás derechos pecuniarios. Una vez en el aplicativo de Academusoft se hayan creado los respectivos conceptos a liquidar, en Gestasoft se debe: 1. Crear los diferentes rubros de clase ingresos, en Presupuesto / Crear Presupuesto / Rubros Presupuestales / Agregar. 2. Activar los rubros en la vigencia en la que serán utilizados, esto es en Presupuesto / Crear Presupuesto / Rubros Presupuestales / Vigencias / Activar. 3. Crear los presupuestos de ingresos que serán afectados, en Presupuesto / Crear Presupuesto / Crear Presupuesto. Si el presupuesto usa centro de costo, este se debe gestionar primero en Contabilidad / Tablas Básicas / Centro de Costos. 4. Aprobar los presupuestos en Presupuesto / Crear Presupuesto / Aprobar Presupuesto. 5. Gestionar el tipo de documento de pago Consignación en Gestasoft / Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Tipo Documento de Pago. 6. Gestionar un concepto de ingreso por cada concepto de académico, esto es en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de Ingreso. En caso de que la entidad difiera los ingresos, se debe marcar los conceptos de matrícula como diferir masivo, esto también es necesario para que al momento de hacer los recaudos, se afecten las cuentas correctas en el asiento contable. 7. Asociar la respectiva cuenta contable de ingreso, devoluciones y amortización (si es necesario), a cada concepto de ingreso, en Contabilidad / Enlaces con Otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Ingreso. 8. Asociar el presupuesto de ingreso a cada concepto en Presupuesto / Enlaces con Otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Ingreso. 9. Registrar los parámetros generales de facturación en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Parámetros Facturación. Página 9 de 60

10 Página 10 de Crear los Grupos Productos Servicios en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupos Productos y Servicios, asociándole el respectivo concepto de ingreso creado en el punto Crear los Servicios en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios, asociándole el respectivo grupo gestionado en el punto 8. Los servicios de matrícula deben crearse con clase Matrícula y los de inscripción con clase Inscripción. Si en los parámetros de Facturación está definido el centro de costo por Producto Servicio, se debe asociar el centro de costo a cada servicio en el momento de que estos se creen. 12. Registrar los parámetros globales de integración en el Módulo Facturación y Cartera / Integración / Parámetros Globales / Parámetros. 13. Asociar los servicios con cada concepto de Académico, si son inscripciones deben integrarse en Facturación y Cartera / Enlaces con Otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Integración Servicios de Inscripción. Los demás que no sean de inscripción, se deben asociar en Facturación y Cartera / Enlaces con Otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Integración de Conceptos. En caso de que en los parámetros de generales de Facturación (Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Parámetros Facturación) se hay definido el centro de costo por Programa, se deben relacionar dichos programas a sus respectivos centro de costos en Facturación y Cartera / Enlaces con Otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Asociar Programa Centro de Costos. También es necesario asociar el punto de venta con la respectiva caja, a la unidad regional, esto es en Facturación y Cartera / Enlaces con Otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Punto de Venta por Unidad. 14. Relacionar el tipo de documento de pago Consignación con el tipo documento Liquidación Pago Verificación Automática - (gestionado en Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Tablas Básicas / Tipos de Pago de Liquidación) - en Facturación y Cartera / Enlaces con Otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Documentos de Pago. Todo este proceso se realiza sólo una vez, y de allí en adelante, con cada nuevo producto o servicio que ofrezca la institución. Página 10 de 60

11 Página 11 de 60 Integración conceptos de matrícula y demás derechos pecuniarios. Página 11 de 60

12 Página 12 de Financiación interna. Hace referencia al compromiso de pago que adquiere un estudiante con la institución por concepto de matrícula u otros derechos pecuniarios que generen orden de pedido para su respectivo pago. En este proceso se debe tener en cuenta la siguiente parametrización: 1. Realizar todo el proceso de Integración Conceptos de Matrícula y Demás Derechos Pecuniarios, para que se generen órdenes de pedido integradas con el aplicativo Academusoft. 2. Crear el tipo documento contable de clase Financiación Estudiante el cual debe tener asociado una cuenta contable de clientes para poder generar la cuenta por cobrar. Esto es en Contabilidad / Tablas Básicas / Tipo documento Contable Elegir la clase- / Buscar / Agregar. 3. Crear los conceptos de ingreso de clase financiación en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de Ingreso. Asociar las cuentas contables a los conceptos de ingreso, los que serán relacionados a características de abono a capital deben tener la misma cuenta del tipo documento contable de clase Financiación Estudiante y los que serán para intereses deben tener una cuenta del ingreso. Esto se hace en el Módulo Contabilidad / Enlaces con Otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. 4. Asociar los presupuestos para cada concepto de ingreso de clase financiación. En este caso los que serán relacionados a características de abono a capital se les debe asociar el mismo presupuesto que tiene el concepto de ingreso del grupo producto servicio de facturación (matrícula, carnet, seguro) y los que serán para intereses se le puede asociar el mismo presupuesto o uno diferente si la entidad lo especifica de esa manera. Esto se realiza en el Módulo Presupuesto / enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. 5. Crear las características de clase abono a capital, interés corriente e interés de mora según corresponda, en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Características y asociarle el respectivo concepto de ingreso a cada una. 6. Crear el plan de financiación en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Plan de Financiación y asociarle cada una de las características creadas en el punto Se debe tener una Orden de Pedido en estado activa la cual es generada en el aplicativo Academusoft en el momento que se haga la liquidación de la matrícula (Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Generar Liquidación de Matricula). Las ordenes de pedido activas se pueden visualizar en el Módulo Facturación y Cartera / Movimientos / Orden de Pedido. Una vez se encuentre realizada la parametrización se procede a registrar la financiación a través de la funcionalidad Facturación y Cartera / Cartera / Negociación Estudiante. Negociación estudiante Sin cuota inicial Permite realizar el registro de la financiación ingresando en Facturación y Cartera / Cartera / Negociación Estudiante. Allí se debe elegir la fecha de la financiación, la fecha de la primera Página 12 de 60

13 Página 13 de 60 cuota, el tipo documento contable el cual fue creado en la parametrización, se realiza la búsqueda del estudiante con orden de pedido activa digitando el número de identificación y el nombre, se elige la orden de pedido, se deja en cero el campo cuota inicial, se escoge el plan de financiación a aplicar, se coloca la cantidad de meses a financiar, luego se procede a realizar el cálculo de la programación de pagos haciendo uso de la opción Calcular. Si se requiere diferir el ingreso, se elige el check amortizar, se indica la fecha, el tipo documento contable para diferido y los meses. Finalmente se debe Registrar la financiación. De esta manera se genera una cuenta por cobrar a nombre del estudiante. El pago de las cuotas se puede recaudar por medio del recibo de caja con origen cuenta por cobrar en el Pagaduría y tesorería / Movimientos / Recibo de caja o por el archivo plano Pagaduría y tesorería / Movimientos / Cargar pagos masivos. Negociación estudiante con cuota inicial. Para registrar la financiación con cuota inicial, se debe ingresar en la siguiente ruta: Módulo Facturación y Cartera / Cartera / Negociación Estudiante, elegir la fecha de la financiación, la fecha de la primera cuota, el tipo documento contable el cual fue creado en la parametrización, se realiza la búsqueda del estudiante con orden de pedido activa digitando el número de identificación y el nombre, se elige la orden de pedido y se coloca el valor de la cuota inicial que se va a pagar, se selecciona el plan de financiación a aplicar, se coloca la cantidad de meses a financiar, se elige el respectivo tipo documento de pago y se adiciona el valor de la cuota inicial; se procede a realizar el cálculo de la programación de pagos haciendo uso de la opción Calcular y luego Registrar. Seguidamente se debe Aprobar y Asentar la financiación en Facturación y Cartera / Cartera / Autorizar Financiación. Al momento de Asentar, se debe elegir si se requiere amortizar (seleccionar la fecha, el tipo documento contable para el diferido y los meses a diferir), se agrega una justificación y se da uso a la Opción Asentar. Con esto se finaliza el registro de la financiación, generándose un recibo de caja por el valor de la cuota inicial (del cual se podrá revisar el movimiento contable y presupuestal) y una cuenta por cobrar por el restante. El pago de las otras cuotas se puede recaudar por medio del recibo de caja con origen cuenta por cobrar en el Pagaduría y tesorería / Movimientos / Recibo de caja o por el archivo plano Pagaduría y tesorería / Movimientos / Cargar pagos masivos. Negociación estudiante con programación manual. El aplicativo tiene la opción de realizar la financiación interna por programación manual. Para ello se debe hacer el siguiente proceso: ingresar a Facturación y Cartera / Cartera / Negociación Estudiante, elegir la fecha de la financiación, la fecha de la primera cuota, el tipo documento contable, la identificación y nombre del estudiante, la orden de pedido y chequear la opción programación manual. No se elige un plan de financiación sino que se agregan las características de abono a capital e intereses una a una, se coloca el cálculo de la cuota pago interés variable. En el botón calcular aparece una pantalla en donde se elige la fecha y el valor del abono a capital que se quiere programar, se realiza lo mismo continuamente hasta que sea cubierto en su totalidad el capital a pagar. Listadas las cuotas se procede a Volver y Registrar, con lo que se genera la cuenta por cobrar que posteriormente puede ser recaudada por medio del recibo de caja con origen cuenta por cobrar en el Pagaduría y tesorería / Movimientos / Recibo de caja o por el archivo plano Pagaduría y tesorería / Movimientos / Cargar pagos masivos. Página 13 de 60

14 Flujograma de Procesos Página 14 de 60 Financiación interna. Página 14 de 60

15 Página 15 de Financiación externa. Tiene que ver con compromiso de pago que adquiere un una entidad externa con la institución, en lugar del estudiante, en cuanto a procesos académicos respecta. Para poder llevar a cabo el registro de la financiación Externa se debe tener previamente la siguiente parametrización: 1. Realizar todo el proceso de Integración Conceptos de Matrícula y Demás Derechos Pecuniarios, para que se generen órdenes de pedido integradas con el aplicativo Academusoft. 2. Crear el tipo documento contable de clase financiación externa el cual debe tener una cuenta de cliente para generar la cuenta por cobrar. Este lo crea el área de contabilidad en el Módulo Contabilidad / Tablas Básicas / Tipo documento Contable / Financiación Externa. 3. Crear la persona jurídica que va a ser la entidad financiera en el Módulo Parámetros Generales / Personas. En este caso existe un check en el formulario que se llama entidad financiera el cual es necesario gestionar para que se liste en la financiación externa. 4. Crear el concepto de ingreso de clase financiación en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de Ingreso. Asociar la cuenta contable al concepto de ingreso la cual debe ser la misma que tiene el tipo documento contable, en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de ingreso. 5. Asociar los presupuestos para cada concepto de ingreso de clase financiación. En este caso se debe asociar el mismo presupuesto que tiene asociado el concepto de ingreso del grupo producto servicio de facturación, en Presupuesto / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. 6. Crear la característica de abono a capital en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Características y asociarle el concepto de ingresos creado en el punto Crear el plan de financiación en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Plan de Financiación y asociarle la característica creada previamente. 8. Se debe tener una Orden de Pedido en estado activa la cual es generada en el aplicativo Academusoft en el momento que se haga la liquidación de la matrícula (Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Generar Liquidación de Matricula). Las ordenes de pedido activas se pueden visualizar en el Módulo Facturación y Cartera / Movimientos / Orden de Pedido. 9. Una vez se encuentre realizada la parametrización se procede a registrar la financiación en el Módulo Facturación y Cartera / Cartera / Financiación Externa. Allí se debe elegir la fecha de la financiación, la fecha de la primera cuota, se debe activar tercero orden de pedido, se elige la entidad financiera en este ejemplo ICETEX, si se requiere amortizar se elige el check de amortizar en donde se seleccionara la fecha, el tipo documento contable del diferido y los meses a amortizar, luego es necesario realizar la búsqueda del estudiante con el número de identificación y el nombre, se elige la orden de pedido, el plan de Página 15 de 60

16 Página 16 de 60 financiación y el tiempo que se va a financiar para generar la programación de los pagos. Luego se elige la opción calcular y se registra. De esta manera se hace el registro de una financiación del 100% por una entidad externa, en este caso se genera la cuenta por cobrar pero a nombre de la entidad quien es la que realiza el giro del pago de los diferentes estudiantes que financia. 10. Ya registrada la financiación se procede a realizar el pago de la cuota en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Allí se elige la entidad financiera en este ejemplo el ICETEX y se escoge el origen cuentas por cobrar. El sistema listará las diferentes financiaciones registradas, se escoge la cuenta por cobrar y se coloca el valor a pagar, se elige el tipo documento de pago se agrega el valor. Se elige asentar automáticamente y se registra. De esta manera se realiza el pago de las cuotas. 11. Se puede consultar el movimiento contable en el Modulo Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar movimientos contables. 12. De igual manera se puede realizar la consulta de la afectación presupuesta en Presupuesto / Consultas e Informes / Libro auxiliar de Presupuesto. NOTA: En caso de que la financiación externa sea por un porcentaje inferior al 100%, se debe registrar primero la financiación externa por el valor correspondiente y el excedente se puede recaudar mediante una financiación interna (Facturación y Cartera / Cartera / Negociación Estudiante) o una factura a contado (Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta) con el fin de que se active la matrícula académica del estudiante en el aplicativo Academusoft. Página 16 de 60

17 Página 17 de 60 Financiación externa. Página 17 de 60

18 Página 18 de Factura de venta. Por medio de esta funcionalidad (Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta), se recaudan los pagos por concepto de productos y servicios que pueden listarse mediante una orden de pedido (manual o integrada con Academusoft) o también agregarse en esta misma funcionalidad. Para llevar a cabo el proceso, es necesario gestionar la siguiente parametrización: 1. Realizar todo el proceso de Integración Conceptos de Matrícula y Demás Derechos Pecuniarios, para que se generen órdenes de pedido integradas con el aplicativo Academusoft. 2. Activar el periodo en el cual se va a realizar registro en el Módulo Facturación y Cartera / Funciones especiales / Cambiar estado del periodo. Igualmente deben estar habilitados los periodos en las siguientes rutas: Módulo Contabilidad / Movimientos / Cambiar Estado del Período; Módulo Presupuesto / Funciones Especiales / Cambiar Estado del Periodo; Módulo Pagaduría / Funciones Especiales / Cambiar Estado del Periodo. 3. Crear los tipo documentos de pago (Efectivo, Consignación, Tarjeta Crédito, Tarjeta Débito, etc.) en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Tipo Documento de Pago. 4. Crear los tipos documentos contables de clase Factura (uno con la cuenta contable para créditos y otro sin cuenta esta sería para pagos a contado) en Contabilidad / Tablas Básicas / Tipo documento Contable / Facturas. 5. Crear las personas facturación (con el rol de cajero, vendedor y responsable según corresponda) en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Persona Facturación la cuales deben estar vinculadas como trabajadores en Talento Humano IG / Datos del Trabajador / Datos Laborales / Cargos. 6. Crear la caja de venta en Pagaduría / Tablas Básicas / Cajas y asociarle la cuenta contable en Contabilidad / Enlaces con Otros Módulos / Pagaduría / Cajas. 7. Realizar la apertura de la caja en Facturación y Cartera / Caja. Para lo cual debe existir una caja general con saldo disponible. 8. Crear el punto de venta en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Punto de Venta, relacionarle la caja y la persona facturación gestionada anteriormente. Pago de inscripciones por factura de venta Para este proceso es necesario tener en cuenta además de la parametrización general, los pasos que se describen a continuación: Haber creado la persona jurídica Cuantías Menores en Parámetros Generales IG / Gestionar Personas / Personas y tenerla relacionada en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Parámetros Facturación. Página 18 de 60

19 Página 19 de 60 Crear un concepto de ingreso para inscripciones en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso el cual no debe tener ninguna clase. Asociar la cuenta contable de ingreso al concepto en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Asociar el presupuesto para inscripciones en Presupuesto / Enlaces con otros Módulo / Pagaduría / Concepto de Ingreso. Crear un grupo producto servicio para inscripciones en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupo Producto Servicio al cual se le relaciona el concepto de ingreso previamente creado. Crear un servicio de inscripción en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios al cual se le debe asociar un centro de costos así como el punto de venta, además de seleccionar que sea de clase inscripción y escoger el grupo producto/servicio. Tener gestionado los parámetros globales en Facturación y Módulos / Integración / Parámetros Globales. Cartera / Enlaces con otros Integrar el servicio de inscripción creado en facturación con el concepto de inscripciones (creado en Academusoft / Admisiones / Inscripciones / Servicios / Gestionar Servicio) en Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Integración Servicios de Inscripción. Integrar el punto de venta a la unidad regional en el Módulo Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Punto de Venta Unidad. Se aclara que la parametrización se hace inicialmente y cuando así se requiera, pero no cada vez que se realice el proceso de pago. Una vez realizada la parametrización se registra la inscripción en el módulo Academusoft (este proceso lo hace el estudiante en línea y al realizar el registro se genera un formulario de inscripción con el valor a pagar la cual contiene un número de orden de pedido). Ya generadas las inscripciones en Academusoft es posible en facturación y cartera visualizar las ordenes de pedido en estado activa que para este caso salen a nombre del tercero Cuantías Menores. El usuario las puede verificar en Facturación y Cartera / Movimientos / Ordenes de Pedido. (Se debe seleccionar el estado activa). Finalmente se procede a realizar el registro del pago en Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta. Allí se debe elegir el tipo documento contable factura, la fecha en la que se recibe el pago, el vendedor, el cliente en este caso cuantías menores, si se tiene el código del estudiante se puede digitar en el campo beneficiario para hacer más rápida la búsqueda, se debe elegir la respectiva orden de pedido, el sistema listará automáticamente el servicio con el valor liquidado, luego se selecciona el tipo documento de pago (efectivo, cheque, consignación) se agrega la fecha y el valor, en este caso no se amortizan ya que las inscripciones no se deben diferir, se termina el proceso seleccionando el botón Contado. Una vez registrado se puede visualizar el recibo de caja en Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Página 19 de 60

20 Página 20 de 60 Se puede consultar el movimiento contable en Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables y el recaudo en Presupuesto / Consultas e Informes / Libro Auxiliar de Presupuesto. Pago por factura de venta de matrículas sin amortizar Para este proceso es necesario tener en cuenta además de la parametrización general, los pasos que se describen a continuación: Crear un concepto de ingreso para matrícula y demás derechos que se le cobren al estudiante como por ejemplo el carnet, seguro, en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso el cual no debe tener ninguna clase. Asociar la cuenta contable tanto de ingreso como de amortización al concepto en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Asociar el presupuesto de ingreso en el Módulo Presupuesto / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Ingreso. Crear un grupo producto servicio para matricula en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupo Producto Servicio al cual se le relaciona el concepto de ingreso previamente creado. Crear un servicio en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios al cual se le debe asociar un centro de costos así como el punto de venta, además de seleccionar que sea de clase Matrícula y elegir un grupo producto servicio. Crear los descuentos en el Módulo Pagaduría y tesorería / Tablas Básicas / Descuentos Impuestos y Retenciones. Los cuales deben clasificarse en descuentos de matrícula y asociarle la respectiva cuenta contable tanto de descuentos como del diferido de descuentos. Tener gestionado los parámetros globales en Facturación y Módulos / Integración / Parámetros Globales. Cartera / Enlaces con otros Integrar el servicio de matrícula creado en facturación con el concepto de matrícula del módulo Academusoft (Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Tablas Básicas / Conceptos de Matrícula tipo de concepto: Derechos de matrícula-) en la siguiente ruta: Módulo Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Integración de Conceptos. Integrar los descuentos de matrícula creados en facturación con los descuentos del módulo Academusoft (Academusoft / Registro Académico / Liquidaciones / Tablas Básicas / Conceptos de Matrícula tipo de concepto: Descuento-) en la siguiente ruta: Módulo Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Integración de Conceptos. Integrar el punto de venta a la unidad regional en el Módulo Facturación y Cartera / Enlaces con otros Módulos / Integración / Parámetros Academusoft / Punto de Venta Unidad. Página 20 de 60

21 Página 21 de 60 Se aclara que la parametrización se hace inicialmente y cuando así se requiera, pero no cada vez que se realice el proceso de pago. Una vez realizada la parametrización se genera la liquidación en el módulo Academusoft (Academusoft/ Registro Académico / Liquidaciones / Generar Liquidación de Matricula). Generadas las liquidaciones en Academusoft es posible en el módulo de facturación y cartera visualizar las órdenes de pedido en estado activa que para este caso salen a nombre de cada estudiante. El usuario las puede verificar en Facturación y Cartera / Movimientos / Ordenes de Pedido. (Se debe seleccionar el estado activa). Finalmente se procede a realizar el registro del pago en el Módulo Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta. Allí se debe elegir el tipo documento contable factura, la fecha en la que se recibe el pago, el vendedor, el cliente en este caso la identificación y nombre del estudiante, se debe elegir la respectiva orden de pedido, para que el sistema liste automáticamente el servicio con el valor liquidado, se selecciona el tipo documento de pago (efectivo, cheque, consignación) se agrega la fecha y el valor, en este caso no se elige la opción de amortizar se selecciona la funcionalidad Contado. Pago por factura de venta de matrículas con amortización Se debe tener en cuenta la misma parametrización del proceso anterior y además cuando se gestionen los conceptos de ingreso en Módulo Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso se debe chequear la opción Diferir Masivo, a aquellos que lo requieran, de lo contrario aunque el proceso de pago se haga con diferido, no será tomado en cuenta. Seguidamente en el formulario de factura de venta se debe elegir el check de amortizar en donde se visualizará una pantalla que permitirá al usuario seleccionar la fecha y los meses en los que requiere amortizar los ingresos así como el tipo documento contable para diferidos luego debe elegir la opción cerrar, se finaliza el proceso eligiendo la opción contado. Una vez registrado se puede visualizar el recibo de caja en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Se puede consultar el movimiento contable en el Módulo Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables. En este caso se observa el asiento de la cuenta contable que tenga relacionada el banco o la caja contra la cuenta contable de diferido que tenga relacionada el concepto de ingreso asociado al grupo producto servicio. Se puede correr el proceso de diferido en el Módulo Contabilidad / Movimientos / Procesar Diferidos y realizar la consulta del movimiento contable en donde se observará que se hará el asiento de la cuenta del diferido que tiene asociado el concepto de ingreso contra la cuenta del ingreso. Finalmente se puede consultar el recaudo en el Modulo Presupuesto / Consultas e Informes / Libro Auxiliar de Presupuesto. Página 21 de 60

22 Página 22 de 60 Pago por factura de venta de otros servicios Para poder registrar el pago por factura de venta de otros servicios diferentes a inscripciones y matriculas se debe realizar la siguiente parametrización. Crear un concepto de ingreso de otros servicios que se vendan en la institución en Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso el cual no debe tener ninguna clase. Asociar la cuenta contable de ingresos en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Asociar el presupuesto en el Módulo Presupuesto / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Ingreso. Crear un grupo producto servicio en Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupo Producto Servicio al cual se le relaciona el concepto de ingreso previamente creado. Ej. Derechos pecuniarios. Crear un servicio en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios al cual se le debe asociar un centro de costos así como el punto de venta, además de no agregarle ninguna clase, y elegir un grupo producto servicio. Ej. Constancias y Certificados. Finalmente se procede a realizar el registro del pago en el Módulo Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta. Allí se debe elegir el tipo documento contable factura, la fecha en la que se recibe el pago, el vendedor, el cliente en este caso la identificación y nombre de la persona a la cual se le va a vender el servicio, se debe realizar la búsqueda del servicio en lista de productos agregar la cantidad y el valor, se selecciona el tipo documento de pago (efectivo, cheque, consignación) se agrega la fecha y el valor, en este caso no activa el check amortizar. Se selecciona la opción Contado para registrar el pago. Una vez registrado se puede visualizar el recibo de caja en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Se puede consultar el movimiento contable en el Módulo Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables. En este caso se observa el asiento de la cuenta contable que tenga relacionada el banco o la caja contra la cuenta contable de ingreso que tenga relacionado el concepto de ingreso asociado al grupo producto servicio. Finalmente se puede consultar el recaudo en el Modulo Presupuesto / Consultas e Informes / Libro Auxiliar de Presupuesto. Pago de productos por factura de venta Para este proceso es necesario tener en cuenta además de la parametrización general, los pasos que se describen a continuación: Relacionar una bodega de venta al punto de venta la cual debe crearse en el Módulo Almacén e Inventarios / Tablas Básicas / Almacén / Datos de Bodega. Página 22 de 60

23 Página 23 de 60 Registrar una orden de compra en el Módulo Almacén e Inventarios / Movimientos Compras / Orden de compra. En esta se coloca el precio de costo. Crear un Registro Presupuestal en Presupuesto / Movimientos / Registro Presupuestal (con anterioridad se debe haber hecho la solicitud de CDP y el CDP, en Presupuesto / Movimientos / Solicitud CDP y en Presupuesto / Movimientos / CDP respectivamente). Aprobar la orden de compra en el Módulo Almacén e Inventarios / Movimientos Compras / Orden de compra / Aprobar. Agregar un ingreso en el almacén en la siguiente ruta: Módulo Almacén e Inventarios / Movimientos / Almacén / Ingresos. Crear una causación de pago de la orden de compra en Contabilidad / Movimientos / Causación de pagos. Agregar un egreso de consumo sin contabilizar en el cual se debe relacionar la bodega de venta en el Módulo Almacén e Inventarios / Movimientos / Almacén / Egreso de Consumo. Crear un concepto de ingreso para la venta de los productos en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Tablas Básicas / Concepto de ingreso el cual no debe tener ninguna clase. Asociar la cuenta contable tanto de ingreso como costos en el Módulo Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Asociar el presupuesto en el Módulo Presupuesto / Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Concepto de Ingreso. Crear un grupo producto/ servicio para los productos en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Grupo Producto Servicio al cual se le relaciona el concepto de ingreso previamente creado. Crear un Producto en el Módulo Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Productos y Servicios en el cual se debe seleccionar la bodega, elegir un centro de costos, el punto de venta, el proveedor, el grupo producto servicio y colocarle un precio de venta. Finalmente se procede a realizar el registro del pago en el Módulo Facturación y Cartera / Ventas / Factura de Venta. Allí se debe elegir el tipo documento contable factura, la fecha en la que se recibe el pago, la bodega, el vendedor, el cliente en este caso la identificación y nombre de la persona a la cual se le va a vender el producto, se debe realizar la búsqueda del producto en lista de productos agregar la cantidad el sistema listará el precio que se haya parametrizado cuando se creó el producto, se selecciona el tipo documento de pago (efectivo, cheque, consignación) se agrega la fecha y el valor, en este caso no se activa el check amortizar. Si el pago es por el total de la venta, se selecciona la opción Contado, sino se debe gestionar el plan de financiación con anterioridad, elegir la funcionalidad Crédito, gestionar los datos y finalmente registrar. Una vez registrado se puede visualizar el recibo de caja en el Módulo Pagaduría y Tesorería / Movimientos / Recibo de Caja. Para las facturas a crédito, se genera la respectiva cuenta por cobrar a nombre del tercero y el recibo de caja por el valor pagado. Página 23 de 60

24 Página 24 de 60 Se puede consultar el movimiento contable en el Módulo Contabilidad / Consultas e Informes / Consultar Movimientos Contables. En este caso se podrá consultar 3 movimientos contables: - El de la causación de pago del ingreso que sería la cuenta por pagar contra la cuenta de bodega. - El de la venta que sería la cuenta asociada a la caja o al banco contra la cuenta contable del ingreso asociada al concepto de ingreso del grupo producto servicio. En este asiento se visualiza el precio de venta por ejemplo $ El asiento del costo en el que se visualiza la cuenta de costos asociada al concepto de ingreso asociado al grupo producto servicio contra la cuenta de bodega. En el cual se visualiza el precio de costo. De esta manera se obtendrá la utilidad por la venta del producto es decir la diferencia entre el precio de costo y el precio de venta. Página 24 de 60

25 Página 25 de 60 Factura de venta - Inscripciones. Página 25 de 60

26 Página 26 de 60 Factura de venta - Liquidaciones. Página 26 de 60

27 Página 27 de 60 Factura de venta Otros Servicios. Página 27 de 60

28 Página 28 de 60 Factura de venta Productos. Página 28 de 60

29 Página 29 de MÓDULO CONTABILIDAD Provisiones. Provisión de cartera: Es el valor que la empresa considera no es posible recuperar, teniendo en cuenta el comportamiento de la cartera. Pasos a realizar para llevar a cabo el proceso de provisión de cartera: 1. Parametrizar el Tipo Documento Contable en Contabilidad / Tablas Básicas / Tipo Documento Contable, de clase vencimiento de cartera, se debe crear con el nombre vencimiento de cartera o provisión de cartera, en el cual el sistema almacenará los asientos que genere automáticamente. 2. Definir las edades de la cartera o los rangos de cartera, en la ruta Facturación y Cartera / Tablas Básicas / Gestionar Provisiones de Cartera. 3. Asociar las cuentas contables: La cuenta de provisión del activo se debe parametrizar en Contabilidad / Enlace con otros Módulos / Facturación / Parámetros de Facturación y Cartera, en el campo provisión de cartera. Y la cuenta del gasto se debe asociar a los conceptos de ingreso en la ruta Contabilidad Enlaces con otros Módulos / Pagaduría / Conceptos de Ingreso. Nota: es muy importante que todos los conceptos de ingreso de clase financiación tengan asociada la cuenta de provisión de cartera, para que el sistema corra el proceso de provisión automáticamente. OTRAS PROVISIONES 1. En el caso que la Institución maneje otro tipo de Provisión se podrá realizar el Registro ingresando a la funcionalidad Contabilidad / Movimientos / Provisiones, donde se gestionan los siguientes datos: código, nombre, tipo, tipo de documento (creado en el módulo de Contabilidad / Tablas básicas), persona (creado en el Módulo Parámetros Generales / Personas), centro de costos (se crea en el Módulo de Contabilidad / Tablas Básicas / Centro de Costos), cuenta contable de provisiones, cuenta contable de gastos, (se crean en el Módulo de Contabilidad / Tablas Básicas / Plan de Cuentas); período inicial, período final. 2. Luego se debe acceder a la funcionalidad Procesar Provisiones, donde se escoge el período contable a procesar y se selecciona la opción Registrar. Página 29 de 60

30 Página 30 de 60 Provisiones Depreciación. Esta funcionalidad permite realizar de manera automática, el proceso de depreciación a todos los grupos activos a los cuales se les va a aplicar el Método de Línea Recta. El ajuste por depreciación Página 30 de 60

31 Página 31 de 60 es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de él en un periodo de tiempo determinado. El proceso de depreciación se encuentra en Contabilidad / Movimientos / Realizar Ajustes por Inflación y Depreciación. Se recomienda tener en cuenta las siguientes consideraciones para iniciar el proceso: Al momento de codificar el activo, se debe indicar la vida útil, aunque por defecto se toma del periodo definido para el grupo al cual está asociado el activo. Se debe seleccionar el método de depreciación (en la versión actual del software solo se cuenta con la Depreciación Lineal) y gestionar la información de cuentas contables asociadas al grupo de activo correspondiente. NOTA: no se puede correr la depreciación de un mes sin haber procesado la del mes inmediatamente anterior. Si el activo es menor cuantía mes, se debe parametrizar en OTROS PARAMETROS DE ALMACEN, que se lleve directamente al gasto, esto ocurrirá en el momento de dar al servicio el activo. En caso de no indicar que el activo se lleva directamente al Gasto, al momento de correr la depreciación este quedará totalmente depreciado, y cuando se da al servicio se lleva a las cuentas reales del activo. Parametrización Previa 1. Indicar rangos de valores en Contabilidad. Para ejecutar automáticamente el proceso de depreciación, se debe parametrizar el Valor Mínimo Mensual Depreciación y/o el Valor Mínimo Anual Depreciación, campos que se encuentran en la ruta: Contabilidad / Tablas Básicas / Parámetros de Contabilidad. En cuanto a los valores que estén allí registrados, el sistema tendrá en cuenta si alguno de los activos tiene su costo inferior a esos rangos parametrizados y realizará el proceso de depreciarlos en su totalidad sin considerar la vida útil que desde Almacén e Inventario se les haya asignado. Por el contrario si el costo es superior a estos valores, el aplicativo realizará el ajuste mensualmente de cada activo según corresponda de acuerdo a su valor y vida útil asignados en el momento del Plaqueteo. 2. Plaquetear los Activos adquiridos por la Institución. Gestionar el Grupo Artículo en: Almacén e Inventario / Tablas Básicas / Almacén / Grupo de artículos. Crear los artículos en Almacén e Inventario / Tablas Básicas / Almacén / Artículos. En Contabilidad / Enlaces con Otros Módulos / Inventario, el Grupo Artículo debe tener la Cuenta de Ingresos asociada, en la cual se coloca una cuenta transitoria ya sea de Inventario en bodega, Mercancía en Bodega o Inventario en tránsito. Crear los Grupo Activos en Almacén e Inventario / Tablas Básicas / Inventarios / Grupo de Activos. Los grupos de activos poseen diversa parametrización en cuanto a si son depreciables y a la vida útil en meses para aplicar a cada activo. Así mismo se relacionan con el Grupo de Almacén al que pertenecen. Página 31 de 60

32 Página 32 de 60 Asociar las respectivas Cuentas Contables a los Grupo Activos en Contabilidad / Enlaces con otros Módulos / Inventarios / Grupo Activo. En el campo Cuenta real del activo se asocia la cuenta de la clase 1 ACTIVOS En el campo Cuenta de Depreciación se asocia la cuenta de la clase 1 de naturaleza crédito que corresponde a la depreciación acumulada para el grupo de activos. En el campo Cuenta de Gastos se asocia la cuenta de la clase 5, depreciación. Realizar la Orden Compra en Almacén e Inventario / Movimientos / Compras / Orden de Compra o Contrato en Contratación Administrador / Movimientos / Contratos, relacionarlo a un Registro Presupuestal en Presupuesto / Movimientos / Registro Presupuestal y posteriormente aprobarlo. Registrar el Ingreso en Almacén e Inventario / Movimientos / Almacén / Ingresos. En Contabilidad / Movimientos se realiza la Causación de Pago y Legalización (si es anticipo), para que el Ingreso a Almacén quede Contabilizado (Estado Asentado) y se pueda proceder a la entrega de los bienes o registro de los mismos (plaqueteo). Realizada la Causación; el Ingreso en Almacén e Inventario / Movimientos / Almacén / Ingresos, queda en estado ASENTADO, momento a partir del cual ya se puede realizar el Egreso del bien a las dependencias. También existen activos que por la naturaleza de la adquisición no proviene de una orden de compra o contrato por tanto el ingreso no depende de la causación o legalización para ser contabilizado. Por ejemplo las donaciones, nacimientos etc. Al realizar el Plaqueteo de Activos se pueden identificar algunos aspectos importantes a tener en cuenta: Código Grupo Placa Activo Fecha Compra, Costo y Vida Útil (meses) Centro de Costo Para tener en cuenta al momento de realizar la consulta de asientos generados por los Activos, en el campo Doc. Soporte (documento Soporte), se pude observar la placa asignada al activo y la fecha en la que fue dado al servicio. Una vez se tienen los activos ya en Inventarios se puede proceder al proceso de depreciación. En el caso de que los Activos provengan de toma física y no tenga definida la depreciación inicial, esta se debe fijar por la funcionalidad Contabilidad / Movimientos / Ajustar Inflación y Depreciación Inicial, para cada uno de los activos según corresponda. 3. Procesar Depreciación. Página 32 de 60