Manual para la creación de las permisologías de usuarios en el Sistema Premium Soft Clínicas

Transcripción

1 Manual para la creación de las permisologías de usuarios en el Sistema Premium Soft Clínicas Elaborado por: Ing. Jesús López Ing. Hidalmys Estanga TSU. Nexis Carache

2 2 ÍNDICE GENERAL CONTENIDO Pág. Resumen 3 Modo de Acceso... 4 Crear usuarios... 5 Buscar Usuarios 7 Configuración de Opciones Accesos 9 Venta Normal.. 40 Opciones de Menú Punto de Venta 47 Transacciones.. 51 Página 2

3 3 RESUMEN Uno de los aspectos de más importantes a tomar en cuenta en la implantación de un sistema Premium Soft Clínicas es lo relacionado a los perfiles de los usuarios que accesarán al sistema. Son muy diversos los enfoques utilizados en las diferentes clínicas en cuanto a la permisología de los usuarios, aún cuando se tenga una estructura organizativa similar, existen muchas diferencias en la manera que se parametrizan los usuarios. El perfil de usuarios permite controlar en tre otras cosas la manera como se cargan y descargan los inventarios, como se alimentan las cobranzas a empresas, como se controlan los pagos a proveedores y como se enteran los mismos hacia los bancos, es decir, es necesario tener una idea clara del procedimiento interno de la clínica para asi realizar la mejor parametrización posible del perfil de los usuarios. En este manual se presenta una explicación detallada de las opciones que pueden ser asiganadas a un usuario del sistema Premium Soft Clínicas. Se detallan cada una de las opciones y se ilustran mediante ejemplos los diferentes comportamientos según se activen o desactiven o asignen las diferentes opciones. Para la elaboración de este material se ha puesto en primer lugar la iniciativa y en segundo la voluntad de querer hacer las cosas de la mejor manera posible, obteniendo como resultado una herramienta que le facilita a nuestros clientes y a nuestros soportistas la tarea de la configuración de los usuarios. Estamos seguros que esta primera entrega les servirá de gran ayuda, sin embargo, seguimos trabajando para lograr un material de apoyo bien depurado y mejorado en sus presentaciones. Agradecemos sus sugerencias al correo aico@cantv.net Que tengan buen estudio Los autores. Página 3

4 4 MENÚ DE USUARIOS Modo de Acceso Para tener acceso a la configuración de usuarios debe ingresar al menú Administración del sistema, desplegar el menú Misceláneos, pulsar clic en la opción Usuarios : Página 4

5 5 Crear Usuario Escriba el Nombre del usuario que se desea crear, este nombre será el mostrado en la lista de usuarios registrados en el sistema, luego, en el cuadro de texto User Id escriba la contraseña del usuario. 1 2 Posterior a la definición de usuario y contraseña debe indicar las opciones a las que tendrá acceso el mismo en cada uno de los menús del sistema, luego de indicar las opciones pulse el botón Grabar. Página 5

6 6 Si dado el caso requiere crear varios usuarios con el mismo perfil solo se debe indicar el nombre de usuario y contraseña para luego pulsar el botón Importar con el cual puede seleccionar al usuario que desea copiar sus características. Para este caso se debe: Colocar el nombre de usuario, definir el User id, active el botón importar haciendo clic sobre el nombre, luego haga clic en Importar, busque el nombre del usuario, selecciónelo pulsando enter o doble clic sobre el nombre; se activara un cuadro de dialogo en el que se indica si desea confirmar las características que posee el usuario que se ha seleccionado al que se esta creando; si es así haga clic en si, para finalizar sin registrar el importe haga clic en no. 1 Página 6

7 7 2 3 Buscar Usuario Para un usuario existente pulse el botón buscar, puede escribir el nombre del usuario y pulsar enter o bien puede ayudarse con la barra de desplazamiento para dirigirse al final de la lista. Seleccione con doble clic sobre el nombre o enter si el mismo ya fue seleccionado. Finalmente el nombre que escogió se activara en la venta anterior en donde se encuentran las definiciones del usuario, puede hacer modificaciones y grabar pulsando el botón Grabar, salir sin guardar cambios pulsando el botón Salir o borrar el usuario creado pulsando el botón Borrar. Dichos botones solo se encuentran en la pestaña principal del cuadro de dialogo Accesos por lo que luego de pasearse por el resto de las pestañas opcionales deberá dirigirse a esta para escoger Grabar, Borrar o Salir. Página 7

8 Página 8

9 9 3 CONFIGURACION DE OPCIONES Página 9

10 10 La ventana de definir permisos de usuario se divide en 5 fichas cuyo perfil está asociado a los permisos que otorgan las características que se encuentran en ellas. Estas fichas se visualizan como pestañas de selección que para escogerlas se debe pulsar clic sobre el nombre: ACCESOS: Se refiere a la pestaña principal en donde se indica los datos del usuario así como algunos accesos a los que pudiese tener acceso el mismo. Estas opciones son: Adicionar Información: Si esta casilla es verificada permite al usuario adicionar nuevos registros referentes a información necesaria del sistema, por ejemplo registrar nuevos artículos de inventario o servicios cobrables, registrar un nuevo cliente, proveedor, especialidad medica, médicos, etc. Sin embargo al no seleccionarse esta opción el usuario tendrá acceso a información del sistema y podrá modificarla, así como también registras documento: facturas por compras, facturas de ventas, retenciones etc, pero sin adicionar registros nuevos. Página 10

11 11 Ejemplo de restricción de esta opción Modificar Información: Similar a las condiciones que presenta adicionar información con la diferencia que esta permite crear, y, modificar permite guardar cambios de los ya existentes. Solo es valido para información necesaria para el sistema, la modificación de documentos como cargos a hospitalizaciones y otros no esta limitado por esta opción; así como tampoco lo esta modificar elementos de facturación. Solo permite limitar la modificación de información de clientes, proveedores, médicos e información necesaria para registrar a cada uno de los actores mencionados, tales como especialidades medicas, tipos de cliente, entre otros. Página 11

12 12 Borrar Información: Si se activa esta casilla de verificación el usuario tendrá acceso a borrar información como artículos de inventario, médicos, clientes, proveedores etc. Página 12

13 13 Ejemplo de restricción de esta opción Modificar Presupuestos emitidos: Esta opción permite modificar presupuestos que ya han sido generados, si no es activada esta opción el usuario solo podrá crear los presupuestos e imprimir los ya creados mas no podrá modificarlos. Ejemplo de restricción de esta opción Sin restricción Página 13

14 14 Con restricción Acceso al costo en consultas: Permite ver los costos que corresponden a las consultas medicas en el modulo de consulta externa. Alterar Precios en Transacciones: Permite modificar los precios ya fijados en el articulo al momento de realizar un presupuesto o al añadirlo a un documento de venta o de compra. Se sabe que esta opción esta desactivada cuando el cuadro de texto que muestra la información se encuentra en color amarillo. Página 14

15 15 Sin restricción Con restricción Alterar nombre de artículos: Similar a la anterior con la variante que solo permite modificar el nombre del articulo no el precio. Se sabe que esta opción esta desactivada cuando el cuadro de texto que muestra la información se encuentra en color amarillo. Página 15

16 16 Sin restricción Página 16

17 17 Con restricción Importar Documento de Ventas: Esta opción permite al usuario importar documentos en los procesos de facturación a clientes. Página 17

18 18 Sin restricción Con restricción Página 18

19 19 Importar documentos de compras: Permite importar documentos de compras. Sin restricción Página 19

20 20 Con restricción Crear clientes desde el punto de venta: Esta opción permite crear clientes desde el modulo central del sistema clínicas, por lo general este modulo es utilizado por el personal de caja o facturación. Si es desactivada esta opción solo restringirá la creación de clientes en el modulo central, el usuario igual pudiese crearlos por el sistema clínicas de no ser desactivada la opción adicionar información. Página 20

21 21 Modulo central Página 21

22 22 Sin restricción Con Restricción Efectuará Pagos a Proveedores: Si se activa esta opción el usuario tendrá acceso a realizar pagos a los proveedores, si por el contrario no se activa el mismo no podrá efectuar pagos peo si realizar el resto de las operaciones que se encuentran en la ficha del proveedor, como por ejemplo: nota de crédito, retenciones, entre otros. Página 22

23 23 Con restricción Página 23

24 24 Acceso al diagnóstico en facturas: Permite al usuario modificar el diagnostico en documentos de ventas ya creados (pre facturas, admisiones presupuestos) siempre y cuando los mismos no se hayan generado ya como factura fiscal. Con restricción Página 24

25 25 Dejar sin efecto Pre facturas: Activa la opción al usuario de eliminar pre facturas que no han sido generadas como facturas. Con Restricción Página 25

26 26 Editará o modificará historias médicas: Permite al usuario hacer modificaciones sobre las historias medicas de pacientes. Detallar impuesto en venta: Permite detallar manualmente el impuesto de venta al momento de facturar. Página 26

27 27 Detallar el impuesto de compra: Permite indicar manualmente el impuesto en las facturas por compra. Con restricción Página 27

28 28 Seleccionar tipo de precio: Permite que el usuario escoja entre los diferentes tipos de precios al momento de generar documentos relacionados con la facturación (pre facturas, admisiones, etc. Se sabe que esta opción esta deshabilitada porque el cuadro en donde se indica el numero del precio esta en color gris y no puede ser seleccionado. Con restricción Página 28

29 29 Modificara encab. de cargos: Permite que el usuario modifique el encabezado de los documentos relacionados con la facturación. Se sabe que esta opción esta deshabilitada porque el cuadro en donde se indica el numero del precio esta en color gris y no puede ser seleccionado. Con restricción Página 29

30 30 Modificara formatos: Permite que el usuario tenga opción a modificar los formatos de los reportes Con restricción Página 30

31 31 Seleccionar almacenes: Permite que el usuario pueda escoger el almacén de donde se desglosaran los artículos de inventario a facturar. Sin restricción Con restricción Página 31

32 32 Autoriza transacciones: Permite que el usuario pueda colocar su clave como autorización cuando el sistema solicita que la transacción que esta a punto de realizar sea autorizada. Cabe destacar que esta opción solo permite habilitar la clave del usuario no genera la solicitud de la misma. Con restricción Página 32

33 33 Consultar impuestos: permite al usuario visualizar el impuesto de los artículos de inventario. Perfil de Supervisor: Permite que el usuario tenga privilegios de supervisor, si se activa esta opción es necesario permitir que también autorice transacciones. Página 33

34 34 Acceso al configurador: Esta opción permite que el usuario pueda tener acceso al modulo configurar en el menú misceláneos de administración. Con restricción Página 34

35 35 Creara nuevos usuarios: Permite al usuario crear nuevos desde la opción Usuarios en el menú Misceláneos Con restricción Página 35

36 36 Inicializar vendedor: permite escoger o dejar predeterminado el medico al momento de crear un documento de facturación. Con restricción Página 36

37 37 Aviso de existencia mínima: Si se activa esta opción cada vez que el usuario escoja un articulo con que llego al mínimo definido para el mostrara un aviso en el que se indicara que solo tiene la existencia mínima permitida. Usa depósitos inactivos: Solo tendrán acceso a los depósitos (almacén) que están clasificados como inactivos aquellos usuarios que tengan esta opción habilitada. Página 37

38 38 Verificar limite de crédito: Esta debe habilitarse cuando el usuario que totalice la factura deba ver la cantidad de crédito que se ha generado hasta el momento para el cliente. Cabe destacar que esta opción es útil cuando se indica con exactitud el monto máximo aprobado en la ficha del cliente, asi el sistema notificara cuando dicho cliente haya llegado al límite. De la misma manera esta opción no impide que no se le facture al cliente, se solicitara una clave que autorice la transacción. Página 38

39 39 Vera saldo bancario: El usuario, puede tener acceso a realizar operaciones bancarias pero no podrá ver los saldos bancarios mostrados por pantalla. Página 39

40 40 Sin restricción Con restricción Página 40

41 41 Facturará citas: Permite que el usuario haga la facturación de citas del modulo de consulta externa. Totalizara hospitalizaciones: Permite que el usuario totalice las facturas a hospitalizaciones Página 41

42 42 VENTA NORMAL: Segunda pestaña de la ventana de configuración de usuarios, permite asignarle al usuario algunos privilegios relacionados con el proceso de facturación. Página 42

43 43 Dentro de sus opciones están: Precios: El usuario tendrá acceso a todos los precios tildados en esta ventana. Se pueden permitir hasta 6 precios para que el usuario escoja de acuerdo al criterio de la clínica. Descuentos Topes: A aquellos precios a los que el usuario tenga acceso se le debe indicar cual ser el porcentaje de descuento que será permitido para este usuario ya que de lo contrario podrá indicar el descuento sin ninguna restricción. Este descuento se genera articulo por articulo, y uno es independiente del otro. Página 43

44 44 Con restricción Descuento Final 1, Descuento Final 2, Porcentaje de recargo de ventas: Descto. Final 1: Esta opción permite indicar el tope de descuento final que posee la factura en general, es decir no ocurre por artículos sino por total de factura. Descto Final 2: Esta opción permite indicar un segundo tope de descuento final que posee la factura en general, es decir no ocurre por artículos sino por total de factura. Página 44

45 45 % de recargo en ventas: Permite realizar un recargo en la factura basada en un porcentaje. Parámetros convencionales: Permite habilitar algunas opciones propias del proceso de facturación. Está clasificado en 2 fichas: Pagina 1 y Pagina 2. Pagina 1: Las opciones como RIF, NIT, Persona contacto, cambiar vendedor Fecha de emisión, Referencia del documento y numero de orden son opciones que si se tildan se pueden modificar al momento de generar documentos de facturación: Estas opciones están por encima de la que impide que se modifique el encabezado de Página 45

46 46 los documentos (Ver modificara encab. de cargos), es decir si se destilda esta opción y se tildan las que se encuentran en pagina 1 se podrán modificar todos los seleccionados en dicha pagina Preguntar días de créditos: Antes de totalizar la factura el sistema activa el cuadro de texto en donde se debe indicar los días de crédito, por defecto se mostrara la indique la ficha del cliente Facturar sin existencia: Si se activa esta opción el usuario podrá facturar el artículo sin existencia sin que este solicite la clave de autorización. Imprimirá recibos: Cuando se genera la factura el usuario aparte de imprimir esta podrá imprimir el recibo también. No se debe activar si el usuario solo imprimirá la factura fiscal. Distribuir Comisiones: Permite que el usuario indique el porcentaje que le corresponde a cada medico que se encuentre en la lista de médicos. Dicha lista también incluye al medico que se encuentra definido en la cabecera. Pagina 2: Conceptos a acceder: Puede que el usuario solo requiera tener acceso a alguno de los elementos de facturación. Se debe toldar solo aquellos elementos que el usuario pueda ver y agregar a los documentos de facturación. Página 46

47 47 Documentos que puede importar: Esta opción permite activar solo aquellos documentos que el usuario puede importar Página 47

48 48 OPCIONES DE MENU: Esta pestaña muestra 5 botones que corresponden a cada menú que posee el sistema de clínicas: Administración, Consulta Externa, Facturación, Compras y gastos y Bancos : Haga clic en cualquiera de los botones, se mostrara en la grilla inferior las diferentes opciones que desplegaría el menú con ese nombre, debe tildar las opciones asociadas al perfil del usuario, si son todas pulse Marcar, de lo contrario Desmarcar Página 48

49 PUNTO DE VENTA: La ficha punto de venta permite configurar la información que puede visualizarse tanto en el modulo central de facturación como en los procesos de facturación del sistema clínicas : Página 49

50 50 Clientes, Médicos y Vendedores: Deben indicarse los valores por defecto para Vendedores, Clientes y Almacén.Estos valores son lo que se visualizaran cada vez que se desee generar un documento de facturación. Puerto para la gaveta: En éste combo se selecciona el puerto (asignado generalmente a una impresora ) por el cual se activara la gaveta de la caja. Buscar por: Establece el criterio de búsqueda por defecto que aparecerá en la ventana de búsqueda de los elementos de facturación. Página 50

51 51 Formato de factura: Permite escoger con cual formato el usuario imprimirá la factura fiscal. Parámetros de Configuración: Parámetros 1: Exige clave de autorización. Debe estar activa la casilla Borrar Información de la pestaña Accesos Exige clave de autorización cuando desee salir de una transacción. Ej: Factura Exige clave de autorización. Debe estar activa la casilla Modificar Información de la pestaña Accesos De no marcarse el programa asumirá por defecto que es uno, así será más rápido. No marcar si se desea el concepto que muestra por defecto el sistema, por el contrario se deberá escribir uno Parámetros 2: Para los casos en los que exista un lectora de código de barra si se activa esta opción no será necesario pulsar el botón procesar Para los casos en los que exista un lectora de código de barra si se activa esta opción no será necesario pulsar el botón procesar Página 51

52 52 Parámetros 3: Si se activa esta opción se visualizara la búsqueda con menos información que la normal. Recomendable para mas de 3000 articulos Activar si el usuario recibe pagos distintos del efectivo Para los casos de supervisor en los que el tope de dscto definido en Venta normal no es valido para este usuario Destildar esta opción si no desea que aparezca la ventana Prompt Propia de Windows en la que se Parámetros 4: El usuario podrá dejar facturas a crédito siempre y cuando el cliente tenga en su ficha la opción activada Seleccionar esta opción para no generar nota de entrega por cada cambio realizado en los cargos a hosp. No Exige clave de autorización para salir del punto de venta. Recomendado Página 52

53 53 TRANSACCIONES: Corresponde a la ultima ficha en la ventana de definición de clientes. Permite seleccionar las opciones a que el usuario tendrá acceso en el modulo de cuentas por cobrar y por pagar de acuerdo al perfil que se defina. A la izquierda se muestran las diferentes opciones y a la derecha se debe seleccionar con un clic la opción respectiva. Luego Pulsar el botón Grabar. Página 53