CENTRO DE CIENCIAS HUMANAS Y SOCIALES =========================================

Transcripción

1 CENTRO DE CIENCIAS HUMANAS Y SOCIALES ========================================= TRASLADO DE LOS INSTITUTOS AL EDIFICIO DE LA CALLE ALBASANZ NOTA INFORMATIVA 2 Instrucciones para todo el personal relativas a la ejecución de la mudanza

2 La Circular del Secretario General del CSIC de fecha 16 de mayo de 2007 establece que debe procederse a la ocupación inmediata del Edificio de la calle Albasanz, 26-28, sede del nuevo Centro de Ciencias Humanas y Sociales (CCHS). A tal fin, la Dirección y la Gerencia del CCHS, en coordinación con los Directores de los Institutos, deberán organizar y supervisar, a partir del lunes 21 de mayo de 2007, los trabajos de traslado de enseres, puestos de trabajo y personal a la nueva sede, tal y como se ha propuesto y planificado, comenzando por la ocupación provisional del módulo D en la tercera Planta por la Unidad de Políticas Comparadas. En la presente nota informativa se detallan las actuaciones que se desarrollarán en los próximos meses y otras cuestiones de interés general relacionadas con el traslado de Institutos y Unidades, dejando al margen el traslado de la Biblioteca Tomás Navarro Tomás que seguirá su propio procedimiento de traslado a lo largo del segundo semestre de Esta nota informativa se complementará con otra sobre preparación y traslado de material informático dada su complejidad e importancia. Salvo cambios originados por circunstancias imprevistas, la ejecución material de los traslados se efectuará en los siguientes periodos: Unidad de Políticas Comparadas, ubicada en la calle Alfonso XII: desde el 21 de mayo al 1 de junio de Departamento de Prehistoria (Instituto de Historia) ubicado en la calle Serrano 13, en la sede del Museo Arqueológico Nacional: desde el día 25 de junio hasta el seis de julio de Centro de Información y Documentación Científica, ubicado en la calle Pinar 25: desde el 2 al 13 de julio de Instituto de Economía y Geografía e Instituto de Filosofía, ubicados en la calle Pinar, 25: desde el 10 al 28 de septiembre de Centro de Humanidades, Instituto de Historia, Instituto de Filología e Instituto de la Lengua Española, ubicados en la calle Duque de Medinaceli, 6-8: desde el 1 de octubre al 15 de noviembre de Estos periodos incluirán la mudanza e instalación de los Institutos en la nueva sede. FASES DEL TRASLADO El traslado tendrá las siguientes fases, que se ajustarán a unos plazos de obligado cumplimiento para todos los actores implicados: a) Preparación del traslado en origen: Debe estar completada al menos 15 días antes del comienzo del traslado material de cada Instituto o Unidad. Son responsables de esta preparación: La Dirección y la Gerencia del CCHS, que coordinarán el proceso y se responsabilizarán del mobiliario y equipamiento con interés patrimonial, así como de los elementos comunes a distintos Institutos y los correspondientes al Centro de Humanidades.

3 Los Directores de los Institutos y Departamentos, que se harán cargo de los espacios comunes de cada Instituto y Departamento. Asimismo, serán responsables del mobiliario y equipamiento existente en las salas de becarios y contratados, sin perjuicio de la responsabilidad de éstos sobre su propia documentación y enseres. Los investigadores, que serán responsables de la preparación de sus despachos. Los responsables de las distintas Unidades Administrativas, de Apoyo y Servicio, respecto de la documentación, enseres, mobiliario y equipamiento tengan adscrito. Los equipos de trabajo de traslado creados por la Dirección del CCHS que fueron comunicados en la Nota Informativa 1, coordinados por la Dra. Almudena Orejas y el Dr. Manuel Molina. Con carácter general, la preparación del traslado en origen implica las siguientes operaciones: Identificación de todos los elementos que se encuentren en cada una de las áreas de responsabilidad antes descritas. Eliminación, por los cauces adecuados, de todos los elementos inservibles o que carezcan de valor. Clasificación, ordenación y señalización de los elementos que deban ser trasladados al nuevo edificio. Clasificación, ordenación e identificación del resto de elementos, para los que se determinarán destinos alternativos. Cada despacho, sala o zona común será revisado en fechas distintas por cada uno de los tres Equipos de Trabajo, que procederán a la realización sistemática de documentación fotográfica de todos los espacios, revisión de inventarios y etiquetado específico de todos los equipos y mobiliario. Este etiquetado permitirá, mediante un código de colores, ir definiendo el destino de cada uno de los elementos. En este proceso será esencial, como se ha indicado más arriba, la colaboración de todo el personal de los Institutos. Los equipos de trabajo anunciarán con antelación su calendario de visitas; si la(s) persona(s) que ocupan un despacho o sala no pueden estar presentes es importante que otra persona (preferiblemente el jefe de departamento o los enlaces de los Institutos) tenga la información necesaria para la clasificación y etiquetado de todo el material. Estas actuaciones preparatorias generales se concretan de la manera siguiente, según el tipo de elementos de que se trate: 1. Mobiliario y equipamiento no informático. El Equipo de Trabajo de Mobiliario (ET1) identificará todos los muebles y equipos no informáticos (fotocopiadoras, faxes, centralitas telefónicas, proyectores, equipos audiovisuales, digitalizadoras, equipos de laboratorio, etc) los cotejará con el inventario y organizará la retirada de los que estén inservibles, previa baja en inventario. Con el apoyo y las indicaciones de sus actuales poseedores, el ET1 asignará uno de los siguientes destinos a todos los muebles y equipos existentes y que no sean desechados por inservibles:

4 Traslado al edificio de Albasanz, en cuyo caso indicará su destino concreto. El destino en el nuevo edificio podrá ser: Un despacho individual de investigador, responsable de Unidad u otro uso individual (con carácter general, tienen unas dimensiones de 18 y 24 m²) Un despacho colectivo de doctores contratados o miembros de Unidad con dos ocupantes (generalmente de 24 m²) Despacho colectivo de tres o más ocupantes, generalmente dedicado a becarios, contratados de proyectos, en formación o técnico (salas de grupos de investigación), y miembros de Unidad (entre 45 y 50 m²) Espacios comunes al CCHS o los Institutos, como despachos ciegos, zonas de descanso y recepción de visitas, halls, pasillos, etc. Estos espacios podrán albergar equipos de reprografía, archivadores comunes (despachos ciegos) o mobiliario de interés patrimonial y elementos decorativos. Todos los despachos de la nueva sede se entregarán equipados con mesas con cajonera, sillas (principal y de visitantes), estanterías y armario ropero. La capacidad de las estanterías es de 20 m lineales en los despachos de 18 m² y 32 m lineales en los despachos de 24 m² y en las salas colectivas de grupos. Las estanterías tienen siete alturas. Como norma general solo está disponible para la colocación de armarios archivadores una parad de 2 m de largo por 2,10 m de alto en los despachos de 18 y 24 m². En las salas colectivas de grupos es posible disponer de al menos dos espacios de estas dimensiones para la colocación de armarios archivadores. No es posible el traslado de ningún otro tipo de mobiliario, con excepción de la silla principal de los despachos individuales, si es de reciente adquisición o por motivos justificados de salud. Una vez asignados los espacios y previamente a la mudanza todo el personal podrá ver in situ los despachos asignados, pudiéndose hacer en ese momento ajustes en el mobiliario que se hubiese decidido trasladar, si las dimensiones lo permiten. Ofrecimiento y reasignación a otros Institutos o Unidades del CSIC. Venta en pública subasta, previa desafectación del resto del mobiliario y equipo. El mobiliario y equipo ubicado en la sede de la calle Pinar, 25, podrá quedar en la misma en espera de un uso futuro por parte del CSIC. Respecto del mobiliario y equipamiento con interés patrimonial, el ET1 hará una propuesta específica de reasignación, bien al edificio de la calle Albasanz o a otros usos. 2. Documentación. Como se indicaba en la Circular 1, el Equipo de trabajo de Documentación (ET2) recepcionará y se responsabilizará del traslado de toda la documentación que, a juicio de los Directores de Instituto, Jefes de Departamento y Gerencia del Centro de

5 Humanidades previa consulta con el responsable del ET2, deban pasar a las Unidades de Tratamiento de la Documentación Textual y Tratamiento de la Documentación Visual y Sonora. Por su parte, los investigadores serán responsables de realizar el análisis, expurgo y clasificación de toda la documentación que posean, procediendo a la eliminación de la que consideren irrelevante y dejando preparada para el empaquetado y traslado el resto. Cuando en un despacho esté almacenada documentación no vinculada a la labor que en él se realiza o no perteneciente a la persona que lo ocupa, rogamos se ponga en conocimiento de Samuel Ruiz Carmona, responsable del ET2 encargado del traslado de la documentación, a través del correo electrónico traslado@ch.csic.es Es aconsejable realizar un espurgo de documentación, especialmente recomendable para fotocopias de artículos de revistas actualmente disponibles en la red o materiales ya publicados. Con objeto de no transportar a los despachos de destino (tanto individuales como colectivos) más documentación de la que pueda ser colocada de forma ordenada, se ruega encarecidamente tener en cuenta las dimensiones y cabida de las estanterías, según se detalla en el apartado mobiliario. A modo indicativo, en un despacho de 18 m² con 20 m lineales de estantería se pueden instalar 160 cajas aproximadamente de documentación tamaño folio prolongado y en los despachos de 24 m² con 32 metros lineales de estantería 192 cajas, aproximadamente. En un metro lineal tienen cabida 8 cajas. Los Institutos pondrán a disposición del ET2 un espacio cerrado para almacenar en cajas la documentación que deba pasar a la Unidad de Tratamiento de la Documentación Textual o a la de Tratamiento de de la Documentación Visual y Sonora y otro espacio cerrado para almacenar la documentación que deba ser destruida. Igualmente, pondrán a disposición de los investigadores contenedores de papel para la retirada de la documentación que quieran desechar. El ET2 informará mediante una circular específica de algunas recomendaciones para realizar una correcta valoración de la documentación transferible y eliminable así como los métodos más apropiados de acondicionamiento de la misma para su traslado. 3. Publicaciones. Los libros y otro material bibliográfico de que se disponga, y no sea titularidad de la Biblioteca, se trasladarán junto al resto del material de cada trabajador. Para ello, deberán ser organizados y ordenados para el traslado. No obstante, en cada Instituto se habilitarán espacios en zonas comunes y visibles donde podrán depositarse todos aquellos libros de los que los investigadores quieran desprenderse. Tales libros serán donados a bibliotecas o centros culturales dentro o fuera de nuestro país. En ningún caso la Biblioteca Tomás Navarro Tomás podrá aceptar en este momento donaciones de libros. Cualquier donación a esta Biblioteca rogamos se realice después de terminada la mudanza.

6 El material bibliográfico titularidad de la Biblioteca Navarro Tomás que se tenga en préstamo o depósito, seguirá las instrucciones que se han dictado ya en esta materia y las que vaya haciendo públicas la Biblioteca. 4. Equipamiento informático. Seguirá las instrucciones que se contendrán en una nota informativa específica. 5. Objetos diversos y efectos personales. El resto de bienes muebles que se encuentren en los despachos y dependencias de origen, ya sea material fungible o inventariable de poco valor económico, como elementos de escritorio, cuadros, pósters, paragüeros, percheros, papeleras, lámparas, plantas y elementos decorativos en general, podrán ser trasladados a la nueva sede. Para ello, deberán ser clasificados y organizados para la mudanza por sus poseedores. Los que sean inventariables habrán sido previamente identificados por el Equipo de Trabajo de Mobiliario. Es aconsejable que los efectos personales sean trasladados directamente por sus propietarios. La empresa de mudanza y el CSIC no se harán responsables de su pérdida o deterioro. b) Comunicación de la correspondencia de los despachos de origen con los despachos de destino. Esta comunicación se efectuará a los miembros de cada Instituto o Unidad con al menos 15 días de antelación al comienzo de la mudanza. De forma paralela a la preparación del traslado, los Directores de los Institutos procederán a la asignación de espacios a su personal en el nuevo edificio, de acuerdo con los criterios que fije la Dirección del CCHS, que será, además, responsable de la asignación de espacios a las Unidades Horizontales y a su personal adscrito. c) Comunicación del planning concreto de la mudanza de cada Instituto o Unidad. Esta comunicación se remitirá con al menos diez días de antelación al comienzo de la mudanza. Este planning incluirá las fechas concretas en que se producirá el traslado de cada dependencia o despacho. d) Empaquetado y etiquetado de los materiales objeto de la mudanza. A partir de primero de junio existirán a disposición de todo el personal cajas de embalaje con objeto de que puedan adelantar el empaquetado de cuantos materiales consideren oportunos. Se recomienda empaquetar de manera inmediata todos aquellos elementos que no se prevea usar en los próximos meses. Esto hará ganar tiempo y garantizará un mayor control del material a trasladar. Únicamente se podrán usar las cajas facilitadas por la empresa de mudanzas.

7 En cualquier caso, todos los elementos que no sean empaquetados por sus titulares, lo serán por la empresa encargada de la mudanza. En el planning concreto de la mudanza de cada Instituto o Unidad, se fijarán los días en que cada despacho o dependencia recibirá la ayuda al empaquetado. Es muy importante que en esta operación esté presente el titular del despacho. En caso de no encontrarse presente el titular o titulares del despacho o de no existir instrucciones claras a este respecto, las cajas se embalarán sin más criterio que el de su llenado. Todas las cajas serán etiquetadas con los datos de titular, despacho de origen y destino. Estas etiquetas serán suministradas por la empresa de mudanza. e) Traslado material. Se efectuará en las fechas que se han indicado al principio de esta nota informativa. Será efectuado por la empresa Mudanzas la Toledana. Cualquier material que sea trasladado por medios propios por su poseedor actual lo será bajo su responsabilidad. Durante los días de la mudanza de cada Instituto o Unidad, el personal estará en sus puestos de trabajo en origen y, de manera inmediata, en sus puestos de trabajo en destino. La empresa de mudanzas no se responsabilizará de los materiales una vez colocados en sus despachos de destino. El personal actualmente adscrito a los Institutos que deba integrarse en las distintas Unidades Horizontales trasladará sus materiales de mudanza a su Unidad de destino. La empresa de mudanzas deberá desembalar y colocar los materiales en la disposición que le indique su titular. Si éste no está presente, los materiales se dejarán en sus cajas. Los muebles deberán ser vaciados previamente a su traslado. No se podrá fijar a la pared ningún elemento, salvo con los dispositivos que se facilitarán en su día por el personal de mantenimiento. f) Instalación en la nueva sede. Se realizará de manera inmediata a la ocupación del espacio asignado a cada Instituto o Unidad en el edificio. La instalación incluirá: La asignación de terminales y línea telefónicos. La instalación de los equipos informáticos. La entrega de tarjetas de acceso al edificio y control de presencia. La contratación temporal de sistemas de desvío de llamadas telefónicas y de correo postal desde los edificios de origen al de destino. La comunicación a los Servicios Centrales del CSIC de la nueva dirección postal y nuevos números de teléfono y de fax. DIRECCIÓN TÉCNICA DE LA MUDANZA

8 La mudanza será dirigida por una empresa de logística especializada en este tipo de actuaciones. Se trata de la empresa FACILITEC, S.A. Oportunamente se comunicará el teléfono de contacto de los técnicos que esta empresa designe. ENLACES PARA CADA INSTITUTO Instituto de Economía y Geografía Instituto de Filosofía CINDOC Instituto de Historia (Medinaceli) Instituto de Historia (Museo) Instituto de Filología Instituto de la Lengua Española Unidad de Políticas Comparada Diego Ramiro Fariñas Concepción Roldán Nina Anta Agustín Guimerá Ignacio Montero Mariano Gómez Aranda Pilar Nieva Luis Sanz Menéndez CORREO ELECTRÓNICO DE DUDAS, SUGERENCIAS E INCIDENCIAS. Ante cualquier incidencia, duda o sugerencia que pueda surgir en relación con el proceso de traslado, pueden contactar con la dirección de correo traslado@ch.csic.es Madrid, El Director del CCHS Fdo.: Eduardo Manzano Moreno.