JLGQ Auditores - Contadores - Abogados

Transcripción

1 VENTAS, COSTE DE VENTAS E INGRESOS FINANCIEROS Y A DISTRIBUIR EN VARIOS EJERCICIOS GENERALIDADES Esta guía se refiere al examen de los epígrafes B 1 al 8 y B 11 al 13 inclusive y A, 1, 2, de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y en todo lo aplicable a los epígrafes B 5 al 8 inclusive de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y B del Pasivo M Balance, según el Plan General de Contabilidad y comprende los procedimientos de auditoría que el auditor debe aplicar en el examen de los epígrafes de ventas y costo de ventas, ingresos financieros e ingresos a distribuir en varios ejercicios para satisfacerse de su corrección. Alcance Los procedimientos de auditoría y los aspectos de control interno que se señalan en esta guía se refieren únicamente a empresas comerciales y manufactureras. Objetivo El objetivo de esta guía es determinar los procedimientos de auditoría recomendables para el examen de los epígrafes indicados de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y de Pasivo M Balance, en particular de las ventas y su costo y seña~ lar las medidas de control interno que deben observarse. Los objetivos de los procedimientos de auditoría son los siguientes: a) Comprobar que las ventas y su coste representan transacciones efectivamente realizadas. El auditor deberá cerciorarse de que las ventas y el coste de ventas respectivo, que se hayan registrado en el periodo auditado, representen transacciones efectivamente realizadas, amparados por hechos tales como que la entrega de los productos a los clientes o la prestación de un servicio se haya efectuado. También debe cerciorarse de que los costos y gastos de venta relativos a los productos vendidos o a los servicios prestados, sean los realmente incurridos y que correspondan a los ingresos obtenidos. La verificación de estos aspectos es importante para: 1.- Reconocer que la empresa ha dispuesto libremente de sus bienes y que éstos se han efectivamente realizado.

2 2.- Determinar si las garantías y obligaciones derivadas de una operación de venta o presentación de servicios, se han cumplido y los costos y gastos que éstos generen han sido registrados oportuna y adecuadamente. 3.- Determinar si todos los derechos adquiridos por la entidad son de su propiedad, como pueden ser las cuentas de deudores, de tesorería, etc. b) Determinar que todas las ventas de ejercicio y su costo estén registrados y que no se incluyen transacciones correspondientes a los períodos inmediato anterior y posterior. Este objetivo presupone que el auditor deberá de cerciorarse de lo siguiente: 1.- Que los ingresos recibidos por la venta o prestación de un servicio, así como los costos y gastos incurridos, sean registrados correcta y oportunamente dentro M período contable correspondiente. 2.- Que aquellas operaciones que correspondan a los periodos inmediato anterior o posterior, sean registradas en el período correspondiente y no en el período auditado. 3.- Que las deducciones de ventas por descuentos y devoluciones, se incluyan dentro de período contable correspondiente. c) Determinar la autenticidad de las reducciones de ventas por concepto de bonificaciones y devoluciones. Debido a la importancia que tienen estas reducciones de las ventas, este objetivo pretende que el auditor se cerciore de que toda disminución a los ingresos se derive de una operación legítima y autorizada y que en el caso de las devoluciones, la mercancía haya sido recibida por la empresa, existiendo evidencia al respecto. d) Comprobar la adecuada presentación y revelacíón en las cuentas anuales. Las ventas y el coste de ventas, representan en la mayoría de las empresas un elemento básico en la obtención de recursos propios así como en la determinación de resultados y deberán ser revelados en las cuentas anuales por separado. Para determinar los resultados que se obtienen en una entidad económica, es necesario que los epígrafes de ventas y coste de ventas incluyan todos los ingresos, costes y gastos que se deriven de las transacciones. En caso de operaciones que no sean las normales de la empresa, será necesario, de acuerdo a su importancia, que se muestren por separado en las cuentas anuales. Cualquier situación importante que aconseje ser revelada en las cuentas anuales deberá considerarse, mencionando la naturaleza de la misma. Como ejemplos de

3 situaciones que pueden presentarse hay que mencionar: ventas a empresas vinculadas y ventas importantes a uno o varios clientes. Otros ingresos que obtenga una entidad económica como pueden ser : ventas de activo fijo, ingresos financieros, subvenciones, etc., deberán segregarse de las operaciones de venta y mostrarse por separado. e) Comprobar que haya consistencia en los métodos utilizados para su registro. El auditor deberá cerciorarse que se apliquen consistentemente los principios de contabilidad que son relativos al tratamiento de las ventas y el costo correspondiente, ya que la consistencia permite la comparabilidad de las cifras de las cuentas anuales sujetos a examen con las de años anteriores y con las obtenidas por otras entidades económicas. Control interno Por la estrecha relación que guardan los epígrafes de ventas y coste de ventas con otras cuentas de las cuentas anuales, principalmente con cuentas por cobrar en el caso de ventas y con inventarios y pasivos en el caso de coste de ventas, es necesario tener presente que el estudio y evaluación del control interno en este epígrafe debe coordinarse y complementarse con el de esos epígrafes. Los aspectos relativos al control interno del costo de ventas se incluyen en la guía de existencias. La revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno en el epígrafe de ventas deberá dirigirse principalmente a los siguientes aspectos: a) Segregación adecuada de las funciones de pedidos de clientes, crédito, embarques, facturación, cobro, recepción de devoluciones y contabilización. La segregación de funciones evita que un departamento o persona controle varias fases de una transacción o los registros contables inherentes a sus propias funciones. La segregación de funciones también ayuda a que una persona o departamento supervise constantemente las operaciones realizadas por otros, sin implicar duplicidad de labores, en el desarrollo de las diversas fases de una misma transacción. Existencia de formatos prenumerados de las mercancías embarcadas y recibidas por devoluciones de los clientes, como base de su correcta contabilización. La existencia de formas prenumeradas permite controlar que todas las ventas realizadas y las devoluciones recibidas han sido registradas adecuada y

4 oportunamente y que se están contabilizando conjuntamente todas las operaciones a que da origen una venta. Un adecuado control sobre la documentación relativa a las operaciones de ventas, aumenta la seguridad de que no se omita registrar ventas, y costos debido a extravíos de documentación, malos manejos, etc. c) Autorización y documentación de las ventas a crédito, de los precios de venta y de las bonificaciones y devoluciones. Las transacciones relativas a ventas deberán realizarse de acuerdo a los criterios establecidos por la gerencia y considerando aspectos tales como: 1.- Los precios de venta, condiciones de crédito, descuentos y bonificaciones concedidas deberán basarse en listas de precios, plazos de crédito establecidos, listas de descuentos por cliente, etc., las cuales deberán de estar autorizadas previamente por empleado responsable. 2.- Todas las devoluciones recibidas de los clientes deberán ser autorizadas por empleado responsable. 3.- Cualquier operación de venta o devolución deberá ser registrada con base en documentos comprobatorios emitidos con la autorización correspondiente: d) Comprobación aritmética de las facturas y notas de abono. La comprobación aritmética de la corrección de las facturas y notas de abono permite a la empresa cerciorarse que las acumulaciones de cifras fueron adecuadamente efectuadas y correctamente registradas. El sistema de control interno debe prever que existan procedimientos adecuados para garantizar que la acumulación de cifras en la documentación relativas a ventas sea correcta. e) Existencia de información analítica de las ventas y sus deducciones por líneas de productos, zonas, agentes, sucursales, de exportación, márgenes, etc. La existencia de esta información ayuda a controlar que las transacciones relativas a las ventas se efectúen de acuerdo a los criterios establecidos por la gerencia, así como obtener información básica para controlar las operaciones en esa área como por ejemplo: ventas por zonas, sucursales, agentes, rendimiento por producto o líneas de producto, disminuciones o incrementos en las ventas de un producto, deducciones por descuentos y devoluciones, etc. Procedimientos recomendados 01 Comprobar que los embarques fueron recibidos por los clientes y facturados oportunamente.

5 El auditor deberá cerciorarse que todos los embarques de mercancías hayan sido facturados en el período correspondiente. Al efecto deberá verificar que las salidas de mercancías se respaldan, en todos los casos, con documentos prenumerados. La verificación de la recepción de la mercancía por parte del cliente es un procedimiento indispensable. Es conveniente que este procedimiento también se aplique al cierre del ejercicio, cuando el auditor se cerciore del adecuado corte de operaciones y su autenticidad. Por otra parte, el análisis de variaciones en los porcentajes de margen bruto puede ayudar el auditor a determinar si todas las ventas han sido registradas con su costo respectivo o si existen transacciones anormales en el período sujeto a revisión. 02 Verificar en las facturas y documentos que amparen las ventas y su costo, los cálculos aritméticos, precios unitarios, bonificaciones, correlación numérica, contabilización, etc. Dependiendo de la naturaleza de los sistemas de control en esta área, el auditor deberá satisfacerse de que los aspectos mecánicos de control de las transacciones relativas a ventas y su costo se realizan adecuadamente. El procedimiento de verificación de cálculos aritméticos, precios de venta y costes unitarios, etc., estará íntimamente ligado al sistema de control establecido, simplificándose cuando existen sistemas de procesamiento de datos. Sin embargo, no debe perderse de vista que los procedimientos en esta área buscan la verificación del registro de las transacciones comprobando que las mismas se han realizado de acuerdo con los criterios establecidos por la gerencia y coinciden con lo mostrado por los documentos fuente, tales como listas de precios, documentos de embarque o de recepción en el caso de devoluciones, etc. Por lo tanto, independientemente del sistema usado para procesar las transacciones, es necesario que los procedimientos de verificación del auditor incluyan el examen de documentos fuente como los mencionados. El estudio de los contratos celebrados por la empresa para efectuar ventas, permitirá conocer el origen de otros ingresos y gastos tales como: descuentos, rebajas, intereses, comisiones, etc., así como de posibles garantías, avales, gravámenes y en general los derechos y obligaciones derivados de ellos. 03 En la medida que sea práctico, se harán pruebas globales de las ventas y su costo y de los márgenes de rendimiento. La obtención de análisis y cuadros comparativos con años anteriores de cifras de ventas por líneas, zonas o productos, en los que se incluyan también los costos y márgenes de rendimiento respectivos, le permitirán al auditor llevar a cabo una

6 mejor y más eficiente investigación e interpretación de la importancia relativa en las operaciones de la entidad y de las variaciones y tendencias importantes entre un ejercicio y otro, así como determinar si las transacciones registradas representan operaciones propias y normales de la entidad correspondientes al período auditado. 04 Revisión del corte de ventas. Para determinar que todos los artículos embarcados o recibidos en el caso de devoluciones, hasta el cierre del ejercicio, quedaron registrados en el período auditado y que contablemente las operaciones fueron registradas oportunamente, será necesario que en fecha cercana al cierre de operaciones, el auditor tome nota de los documentos utilizados en los últimos días de período auditado y en los primeros del período siguiente y que posteriormente verifique que dicha documentación ha quedado adecuadamente registrada en el período correspondiente. 05 Verificación de los impuestos devengados. Como parte de la revisión de ventas, el auditor debe verificar simultáneamente la corrección de los impuestos que se determinan tomando como base dichas ventas, Este procedimiento se puede llevar a cabo en combinación con otros procedimientos mencionados anteriormente con objeto de evitar duplicaciones en el examen de la documentación. 06 Comparación de las cifras contra presupuestos y comprobación de las explicaciones respecto a variaciones de importancia. El comparar las cifras reales de las ventas y el coste de ventas contra las cifras de los presupuestos correspondientes, permite al auditor conocer las variaciones, de tal forma que al investigar las causas que las originan, se puedan detectar transacciones fuera de lo normal o que no correspondan al período auditado. 07 Es recomendable que estos procedimientos de auditoría se coordinen con aquéllos que su utilicen en deudores y existencias. Una revisión coordinada con los procedimientos de revisión de las áreas de cuentas por cobrar, existencias y pasivos le dará al auditor una mayor eficiencia en el desarrollo de su trabajo. Es necesario enfatizar que la revisión del epígrafe de coste de ventas está íntimamente ligada con la verificación que el auditor realiza de la correcta valoración de los inventarios, ya que los costes a que dichos inventarios están valorados deben considerarse para determinar el coste de los productos que han sido vendidos.

7 La revisión del coste de ventas por parte del auditor deberá tomar en cuenta situaciones detectadas al revisar las cuentas de existencias y que puedan afectar la correcta determinación del coste de ventas tales como: variaciones entre costes reales y estándar que estén reflejados en forma incorrecta en el coste de ventas, cambios en los métodos de valoración de existencias, etc. 08 Comprobar la adecuada presentación y revelación en las cuentas anuales. El auditor debe cerciorarse que en las cuentas anuales, las ventas y su coste se presenten de conformidad con los principios de contabilidad y se efectúen las revelaciones que señalan las mismas. En virtud de que los ingresos obtenidos y los costes incurridos constituyen un factor relevante en la determinación de los resultados, el auditor deberá cerciorarse que en las cuentas anuales las modificaciones a los activos y pasivos hayan sido valorados correctamente y registradas oportunamente, tanto por los valores relativos a las ventas como por el coste de producción o adquisición respectivo. Consecuentemente debe cerciorarse de la correcta determinación de los activos y pasivos generados por las ventas y será necesario que verifique que se registren todas las posibles reducciones a las ventas, impuestos devengados, disminuciones en las existencias, devoluciones de mercancía, registro de las cuentas por cobrar a clientes, etc.