Fecha del asiento Folio del mayor Redacción Parcial Debe Haber Número del asiento 1. Figura 1. Rayado de libro diario (Lara, 2008).

Transcripción

1 Libros contables Por: Alma Ruth Cortés Cabrera El sistema de registro que sigue la contabilidad, permite clasificar las operaciones de acuerdo a su tipo, periodo en que se realizan y operación mercantil, los registros se conocen con el nombre de Libros contables y son el libro diario, el libro mayor, y el libro de inversiones y deducciones, aparte de éstos, se deben realizar los registros auxiliares que el negocio requiere para identificar sus operaciones. Los libros contables, además de ser obligatorios, son necesarios para el control del negocio, ya que mediante ellos se le da seguimiento a las operaciones o transacciones llevadas a cabo por la entidad económica (es semejante a la historia del negocio), para efectos de generar información contable y fiscal. En el caso de las personas físicas, también se necesitan libros contables y fiscales, son el libro de ingresos y egresos (también conocido como de entradas y salidas), y el libro de registro de inversiones y sus deducciones. Libro diario general, también es llamado libro de primera anotación (Escarpulli, 2001), y sirve para registrar en orden cronológico cada una de las operaciones que se realizan, debe contener datos específicos como: 1. Fecha de la operación 2. de mayor 3. Numero de 4. Concepto 5. Parcial 6. Registro en debe (cargo) 7. Registro en haber (abono) La figura 1, muestra un ejemplo del rayado de libro diario: Fecha del del mayor Redacción Parcial Debe Haber del 1 Figura 1. Rayado de libro diario (Lara, 2008). 1

2 Ejemplo de un registro en Libro diario: Fecha del del mayor Redacción Parcial Debe Haber 10 de Abril de 20XX Bancos $2, Proveedores $2, Pago con cheque de la factura 234 a proveedores Figura 2. Ejemplo de registro en libro diario (Lara, 2008). Libro mayor, es donde se «abre» una especial para cada concepto de activo, pasivo o capital, esto permite llevar un registro ordenado de las operaciones y saldo de cada. Los datos que debe contener este registro son: 1. Nombre de la al centro de las dos hojas tabulares. 2. Hoja tabular izquierda, se llama debe, la hoja tabular derecha se llama Haber. 3. de de diario en cada hoja tabular. 4. Concepto o en cada hoja tabular. 5. Columna para el folio de la. 6. Columna para el importe de cargos, en la hoja tabular izquierda. 7. Columna para el importe de créditos (abonos) en la hoja tabular derecha. Veamos como es el rayado de este libro: DEBE NOMBRE DE LA CUENTA HABER de Cargo Año de Crédito Figura 3. Rayado de libro mayor. Fuente: Lara (2008) 2

3 Veamos un ejemplo de registro: DEBE 001 Caja HABER de Cargo Año de Crédito Ene 02 1 Capital social 1 $50, DEBE 110 Capital social HABER de Cargo Año de Crédito Ene 02 1 Caja 1 $50, Como todo sistema de registro, los libros contables deben llevar un proceso, en la siguiente figura se observa cómo es: Figura 4. Proceso de libros contables (Guajardo, 2004). 3

4 Antes de hacer el pase al libro de inventarios y balances, debes elaborar la balanza de comprobación y la hoja de trabajo. De forma complementaria, un negocio debe llevar otros libros contables, cuyas funciones se describen enseguida: Libros auxiliares Libro de inventarios y Balances Los libros que se llevan para registrar en forma analítica las operaciones. Antes de hacer el pase a este libro, elabora la balanza de comprobación y la hoja de trabajo, donde se determinan los valores finales del balance general o estado de situación financiera y el estado de resultado o pérdidas y ganancias. Por disposiciones legales, además de los libros contables, la empresa debe llevar otro tipo de libros, llamados libros sociales, como los siguientes: Libro de actas de la asamblea de accionistas. Libro de actas del consejo de administración. Libro para el control de las acciones del negocio. Libro para el registro de utilidades o pérdidas del negocio. Estos libros no los revisarás en este curso, sin embargo tú puedes buscar información al respecto en la bibliografía. A continuación se te presentan las descripciones de tres documentos que son utilizados en la práctica contable para registrar las operaciones de un periodo de manera detallada, los cuales también forman parte de los libros contables: Balanza de comprobación Balanza de comprobación ajustada Balance comparativo Este documento se elabora con el objeto de comprobar si todos los cargos y abonos de los s del diario han sido registrados en las s del mayor, respetando la partida doble. Es el documento contable que refleja el saldo actualizado de las s, mediante el apropiado registro de los s de ajuste. Es el documento contable que muestra los aumentos o disminuciones que han tenido el activo, el pasivo y el capital por las operaciones efectuadas durante el ejercicio. 4

5 Balanza de Comprobación Como parte del proceso de registro, es conveniente llevar un control de transacciones, es decir existen mecanismos para validar si los registros se han realizado de forma correcta, este es el caso de la balanza de comprobación, definida por Wals (2009) como un estado que se formula periódicamente por lo general al fin de cada mes para comprobar que la totalidad de los cargos es igual a la totalidad de los abonos hechos en los libros durante cierto periodos (p. 186). Esta balanza también nos permite rectificar los movimientos registrados por, y los saldos resultantes de forma individual para identificar si existe diferencia y hacer las correcciones, se puede revisar el saldo total de cargos y abonos o saldos acreedores y deudores, puesto que estos totales siempre deben coincidir. En este documento se asientan todos los movimientos de cargo y abono que se hayan registrado en cada una de las s durante un periodo determinado y se respeta un orden, según su naturaleza: primero las de activo, enseguida las de pasivo, después las de capital y finalmente las de resultados. Este registro tiene como fin comprobar la Ley de la partida doble («a todo cargo, corresponde un abono»). Este documento es la parte inicial de lo que se conoce como hoja de trabajo. En el siguiente ejemplo puedes ver el uso que se le da a cada una de las columnas (se trabaja con 4 de ellas). En ellas, se registran los «totales» de los movimientos que sufrieron cada una de las s en un periodo determinado, así como los saldos que arrojan, (cuyos datos los tomas de las Tʼs de mayor). La balanza de comprobación debe contener elementos específicos con el fin de revisar cada registro (Guajardo, 2005), mismos que puedes observar en el ejemplo que verás a continuación, en el cual hemos enumerado los conceptos abajo descritos para mejor comprensión de los elementos que debe incluir este documento: El Cosaco, S.A. (1) Balanza de comprobación (2) al 31 de diciembre de 2000 (3) (4) (5) Movimientos (6) Saldos (7) Cuenta Deudor Acreedor Deudores Acreedores 1 Caja $ 25,000 $ 18,000 $ 7, Clientes 108,000 35,150 72, Deudores diversos 1, , Mercancías 420, , , Terrenos 40,000 40, Proveedores 45, ,000 $ 75, Acreedores diversos. 12,000 45,000 33, Capital social 198, , Ventas 250, , Costo de ventas 195, , Gastos de Admón. 55, ,

6 Sumas iguales (8) $901, $901, $556, $556, Figura 5. Ejemplo de balanza de comprobación (Lara, 2008). 1. Nombre del negocio como encabezado. 2. Nombre del documento contable, Balanza de comprobación. 3. Indicación de la fecha a que corresponde la información presentada. 4. del mayor de cada. 5. Nombre de las s. 6. Movimiento deudor y acreedor de las s. 7. Saldo neto deudor o acreedor, según corresponda en cada. 8. Sumas iguales de los movimientos y de los saldos. Referencias Escarpulli, A. (2001). Apuntes de contabilidad I. México: IMCP. Guajardo, G. (2004). Contabilidad Financiera. México: Mc Graw Hill. Lara, E. (2008). Primer curso de contabilidad (22a. ed.) México: Editorial Trillas. Wals, S. (2009) Contabilidad 1. México; Instituto Politécnico Nacional. 6