INDICE INTRODUCCIÓN 5. Esquema procedimiento ingreso de Nuevo Contrato Ingreso de datos del nuevo contrato: Envío de Documentación: 5

Transcripción

1 Fecha Última Actualización: 30/04/2015

2

3 INDICE INTRODUCCIÓN 5 Esquema procedimiento ingreso de Nuevo Contrato 5 1. Ingreso de datos del nuevo contrato: 5 2. Envío de Documentación: 5 3. Solicitud de fecha especial para firma de contrato: 7 4. Entrega de llaves de la finca a arrendar: 7 5. Firma del Contrato: 7 ACCESO AL SIGGA 8 Inicio de Sesión 8 Cambio de contraseña 9 Supervisor Externo 9 Perfiles del Funcionario 10 Cómo dar de baja a un usuario externo 10 Cómo proceder ante un olvido de contraseña 11 Usuario Externo 12 Menú de Aplicaciones 12 INGRESO DE DATOS 13 Solicitud de contrato 13 Definir Propiedad 15 Definir Inquilinos 20 3

4 Definir Arrendadores 22 Criterios de Revaluación 24 Definir Cláusulas 24 Definir Servicios Complementarios 26 VERIFICACIÓN DE CONTRATO 29 DESVERIFICACIÓN DE CONTRATO 31 ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN 33 CONSULTA DE CONTRATO 36 REPORTE DE CONTRATO 38 CONSULTA DE ESTADO DE CUENTA 40 IRPF 42 Ingreso de Propietarios 42 Impresión de la Declaración Jurada 46 Consultas IRPF y Exoneraciones DGI 48 MESA DE AYUDA SIGGA 49 4

5 INTRODUCCIÓN La gestoría externa es una de las funcionalidades que brinda el SIGGA (Sistema Integrado de Gestión de Garantía de Alquileres). La misma permite el ingreso de nuevas solicitudes de contrato, sin tener que concurrir a nuestro Servicio y realizando el trámite en el día y a la hora más conveniente para el usuario. Esquema del procedimiento de ingreso de un Nuevo Contrato 1. Ingreso de datos del nuevo contrato: El Usuario deberá ingresar en y cargar todos los datos correspondientes al nuevo contrato, como se indica en el capítulo Ingreso de datos (ver página 13). 2. Envío de Documentación: La documentación exigida por el SGA para los trámites, deberá ser escaneada y enviada por mail a la casilla: gestoriaexterna@cgn.gub.uy. Un escribano verificará la validez de la misma. Si se detectare algún problema, le será comunicado por mail y la Inmobiliaria deberá enviar nuevamente la documentación corregida. Luego de la verificación correspondiente, el escribano le enviará un mail con el día y la hora de firma. Por otro lado, un inspector se comunicará con usted para la entrega de llaves (ver punto 4 de Introducción ) Documentación a enviar del Inquilino: 1-Fotocopia de la Cédula de Identidad (CI) del titular; y del cónyuge en caso de ser casado/a. Si es viudo/a: fotocopia de la CI o Partida de Defunción (si en ella figura el número de CI del cónyuge). De no contar con ningún documento, se presentará constancia de la Dirección Nacional de Identificación Civil (DNIC). Si es Divorciado/a: fotocopia de Sentencia de Divorcio u Oficio, o fotocopia de Partida de Matrimonio con anotación marginal. 2-Poderes de acuerdo al modelo que proporciona el Servicio, si corresponden. 5

6 Importante: Si el inquilino ya está alquilando por el SGA, deberá también enviar escaneado el formulario de Solicitud de Rescisión (consultar nuestra página web) de la finca donde habita, y el contrato debe estar vencido. Si el contrato no está vencido, tendrá que enviar escaneado el formulario de Solicitud de Rescisión, firmado por el arrendador y la cédula de éste. Si el contrato fue firmado con una Inmobiliaria, en el formulario deberán figurar firma y sello de la misma. Si está alquilando por ANDA deberá enviar escaneada una nota de esa Institución, que informe que no tendrán inconveniente en rescindirle el contrato y que, a la fecha, no posee deuda. El día de la firma deberá presentar la rescisión definitiva. Asimismo, deberá enviar los últimos recibos pagos de: OSE, tarifa de saneamiento, tributos municipales, gastos comunes (si corresponde) con su desglose. Documentación a enviar de la Inmobiliaria: 1-De la Solicitud de Arrendamiento, solo la página que señalamos a continuación y la Solicitud de inventario completa. Descargue los formularios en nuestra página web: 2-Carta de Administración original (autorización para arrendar), con dirección de la finca, Número de Padrón, CI, domicilio, firma y contrafirma del Arrendador 3-Contribución Inmobiliaria al día 6

7 Nota: Manténgase actualizado sobre los trámites y la documentación requerida, ingresando a nuestra página web: 3. Solicitud de fecha especial para firma de contrato: Si el inquilino o el arrendador necesitaran una fecha especial, la misma deberá ser solicitada en el mail en que se envía la documentación escaneada. El escribano, de acuerdo a las posibilidades, accederá o no a la fecha solicitada y se lo comunicará por mail. 4. Entrega de llaves de la finca a arrendar: Se pueden dar dos situaciones: que la finca esté libre de bienes y personas o que la finca esté ocupada. Si la finca está libre, el inspector se comunicará con la Inmobiliaria para coordinar hacerse de las llaves y realizar el inventario inicial. Si la finca está ocupada, el inspector se comunicará con el Inquilino para coordinar y hacer el inventario. 5. Firma del Contrato: El día y horario establecido por el escribano para la firma, concurrirán ambas partes a nuestro Servicio con la documentación original, que fue enviada por mail. 7

8 ACCESO AL SIGGA Para poder ingresar una solicitud de contrato inicial en el SIGGA, usted debe ser un usuario externo. A continuación se detallan los distintos roles y cómo crear dichos usuarios. Existen dos tipos de usuarios: Supervisor externo y Usuario externo; con distintas tareas asignadas, para realizar la gestión externa. Inicio de Sesión Para acceder al sistema, el usuario tendrá que ingresar, preferentemente, a través del navegador web Google Chrome, en la página: Al principio de cada sesión deberá completar: Nombre de Usuario: es el número de CI del usuario. Contraseña: es la clave de seguridad que tiene el valor de una firma. Nota: Cuando reciba su contraseña deberá copiarla en un documento Word, para quitarle la negrita. Luego vuelva a copiar dicha contraseña y proceda a pegarla en el campo correspondiente del SIGGA (ver cuadro superior) El Dec. 65/98 establece que la contraseña tiene el valor de una FIRMA y por consiguiente cada documento se considerará de la autoría del usuario cuya clave accedió al sistema. Por tanto, cualquier funcionario autorizado a ingresar a la red informática y a documentar su actuación a nivel del sistema mediante su contraseña, deberá tener especial cuidado en no divulgar la misma. 8

9 Cambio de contraseña Para cambiar la contraseña de acceso al sistema, deberá ingresar en el menú Configuración.. El sistema despliega los datos del usuario conectado. Se presentan tres cuadros de texto donde se deberá digitar respectivamente: la contraseña actual, la nueva contraseña y la confirmación de la nueva contraseña. Supervisor Externo Este usuario será el responsable de la Administración de Gestorías. Una vez inicida su sesión, accederá a la siguiente pantalla: 9

10 Para ingresar a un nuevo funcionario ingrese en el panel Aplicaciones (a la izquierda de la pantalla) Administración de Gestorías Gestorías. Luego seleccione y finalmente haga clic en Nuevo Funcionario para ingresar los datos y seleccionar el perfil deseado. A continuación haga clic en Aceptar. El funcionario recibirá en su casilla de correo la contraseña de acceso. Perfiles del Funcionario Administrador de Gestorías: este rol le permite crear nuevos usuarios. Usuario Externo: con este perfil podrá ingresar solicitudes de nuevos contratos y acceder a: Consulta de Contrato, Reporte de Contrato y Consulta de Estado de Cuenta Supervisor Externo: con este rol podrá realizar la Consulta de Contrato y acceder al Reporte de Contrato. Cómo dar de baja a un usuario externo En el área de Aplicaciones, seleccione Administración de Gestorías desplegará la siguiente pantalla, en la cual deberá ingresar en Ver Usuarios los usuarios que tiene creados. Para eliminar el usuario haga clic en la cruz. Gestorías. Se para poder ver 10

11 Cómo proceder ante un olvido de contraseña Ingrese en Supervisor CGN Cambiar Contraseña Funcionario En la siguiente pantalla ingrese la cédula de identidad del usuario. Luego seleccione Reiniciar Password. De esta manera, el usuario recibirá una nueva contraseña al correo electrónico que figure en su pantalla. 11

12 Usuario Externo Una vez que el funcionario designado por el Supervisor Externo, reciba el mail enviado por el sistema con la contraseña, ingresará al siguiente link: Dentro del SIGGA deberá hacer cambio de contraseña en Configuración : Su rol le permite: *realizar la solicitud, verificación, desverificación e ingreso de los números de cuenta de Servicios Complementarios, de un contrato inicial. *acceder al reporte y a la consulta de un contrato. *ingresar la documentación requerida por el sistema. Menú de Aplicaciones Una vez que se completan los pasos de Inicio de Sesión se ejecuta automáticamente el sistema SIGGA. Se accederá a la pantalla principal desde donde se proporciona acceso a las tareas principales. El menú de selección de Aplicaciones está situado en el lado izquierdo de la pantalla y muestra la lista de aplicaciones disponibles según las funcionalidades del perfil del usuario que se conecta. Nota: En todas las pantallas es importante recordar que: - Aceptar / Guardar / Confirmar Graban los datos ingresados - Continuar Permite acceder a la siguiente pantalla. - Volver Pasa a la pantalla anterior - Salir Permite acceder a la pantalla del Menú Principal 12

13 INGRESO DE DATOS Solicitud de contrato Se accede a través de la opción Contratos Ingreso y Modificación Solicitud de Contrato. Se desplegará la siguiente pantalla. Seleccione el botón Nuevo Contrato. 13

14 Se abrirá la ventana Ingreso de Solicitud de Contrato, donde deberá ingresar los datos obligatorios, señalados con un asterisco. Datos a ingresar: 1. Monto del alquiler: precio acordado por las partes. En caso de que el monto máximo disponible para arrendar, no cubra el total del alquiler, visualizará como Monto afianzado dicho valor (dentro de un recuadro rojo). Luego deberá marcar la celda que dice Arrendador acepta afianzado?. 2. Plazo del Contrato: expresa el tiempo establecido en cantidad de meses. 3. Fecha de firma: deberá ingresar una fecha ficticia de 10 días hábiles hacia adelante, posterior a la fecha en la que ingresa la solicitud de nuevo contrato. Posteriormente, el SGA le enviará una fecha para la firma real. En caso de querer una fecha especial, deberá solicitarlo como se indica en la página Fecha de Inicio: se completa automáticamente con la fecha de firma del contrato. Si desea establecer una fecha de inicio distinta, selecciónela en el calendario adjunto. 14

15 5. Tipo de Garantía: seleccione la garantía que corresponda, de acuerdo a las categorías que se detallan a continuación: -Rentas Generales: para funcionarios públicos, jubilados y pensionistas, empleados u obreros permanentes de personas públicas no estatales, empleados privados de empresas inscriptas en nuestro registro (ver listado de empresas inscriptas en nuestra página web: -MVOTMA: para los beneficiarios del Convenio con el Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente -BPS: para el ingreso de nuevos contratos a distancia esta categoría no aplica. 6. Autoriza rescindir contrato: no marcar esta celda. 7. Entrega Llaves: por defecto la casilla aparece seleccionada. Deberá desmarcarla. 8. Observaciones: agregar comentarios generales acerca del contrato, si fuese necesario. Definir Propiedad Luego, en la misma pantalla en la que se encuentra, deberá seleccionar Definir Propiedad para ingresar los datos de la finca que va a ser arrendada. Se despliega la ventana Asignación de Propiedad a Contrato, donde deberá volver a hacer clic en el botón correspondiente: Seguidamente aparece la pantalla Búsqueda de Propiedades. A partir de esta pantalla, deberá utilizar alguno de los filtros de búsqueda que presenta el panel Filtro de Propiedades. Se puede ingresar: Departamento, Localidad, Calle, Padrón o Documento de Identidad del Propietario. Luego haga clic en Buscar. 15

16 Si la finca no se encuentra ingresada en el registro de propiedades, el sistema devuelve el mensaje: No se han encontrado propiedades. En este caso, hacer clic en Nueva Propiedad. Aparecerá la pantalla Definición de Propiedad. Allí deberá completar la celda Dirección. Para ello, acceder al ícono Definir Dirección 16

17 Se despliega la pantalla Definición de Direcciones. Se completan automáticamente los campos Departamento y Localidad con el valor Montevideo como opción predeterminada. Para completar los campos Calle, Esquina Calle 1 y Esquina Calle 2 comenzar a digitar el texto en los campos correspondientes. Así, por ejemplo, si se desea ingresar la calle de nombre Mercedes se comienza a digitar el texto y el sistema de autocompletado de palabras, despliega una lista de resultados, que incluye los caracteres ingresados. 17

18 Hacer clic en la calle que corresponde. Completar los datos de la dirección con información adicional de Nro. de Puerta, Bloque, Solar si corresponde, etc. Para guardar haga clic en Aceptar. Nota: - El sistema provee de un listado completo de calles, que se encuentra disponible on-line a partir de la herramienta de búsqueda Buscar Calle, a la derecha de cada campo. De no encontrarse la calle deseada, deberá comunicarse con la Mesa de Ayuda del SIGGA (consultar la sección Contacto ) - Si se da ENTER sin haber finalizado el ingreso de la Dirección, el sistema devuelve a la pantalla anterior, pero incorpora un icono Actualizar Dirección para completar los datos que falten. Una vez que se acepta la dirección, en la próxima pantalla se debe completar Padrón, Tipo de Vivienda, si es una propiedad Urbana o Rural, y demás datos adicionales en caso de que corresponda. La casilla Construcción posterior 1968, deberá llenarse en caso de que se trate de una vivienda cuyo trámite de autorización del permiso de construcción, haya sido iniciado con posterioridad al 2 de junio de Si esta opción se deja sin llenar, equivale a que el trámite de autorización es anterior a dicha fecha. Finalmente, seleccione Aceptar. Nota: Para agregar los datos de los propietarios de la vivienda, consultar capítulo IRPF (ver página 42). 18

19 Se desplegará la siguiente pantalla donde deberá seleccionar nuevamente Aceptar. Nota: Luego de ingresar los datos de la propiedad, el SIGGA le asignará un número de contrato. 19

20 Definir Inquilinos Concluido el ingreso de la dirección, se abrirá la siguiente pantalla: Haga clic en Definir inquilinos y se abrirá la pantalla Mantenimiento de inquilinos. 20

21 Seleccione Nuevo Inquilino/Fiador para desplegar la siguiente pantalla: Ingresar: - CI del Inquilino o número de ILD, al aceptar se cargan los datos personales. - Porcentaje: equivale a la cuota parte del alquiler que tiene que asumir cada inquilino, en caso de ser más de uno. Es calculado automáticamente por el sistema. Hacer clic en Aceptar. En caso de que haya más de un inquilino, deberá realizar nuevamente este procedimiento. - Actualizar Inquilino/Fiador - Actualizar Datos 21

22 - Quitar - Solicitar Excepción (no aplica) Una vez ingresados todos los inquilinos, haga clic en el botón Volver. Definir Arrendadores En la pantalla Ingreso de solicitud de contrato seleccione Definir Arrendadores. Se abrirá la pantalla Arrendadores a Contrato Nro. ( ) donde deberá hacer clic en Ingresar Arrendador. 22

23 A continuación, ingresar los campos obligatorios, señalados con un asterisco: -Documento: seleccionar la opción RUT, en la celda de al lado ingresarlo y dar clic en la lupa. Luego haga clic en Aceptar. En la pantalla que continúa seleccione Volver. 23

24 Nota: Si desea modificar sus datos de arrendador, haga clic en Actualizar Datos Personales Arrendador Luego, en la ventana Definición de Arrendador podrá editar los datos registrados, tales como: teléfono de contacto, mail, dirección de notificación. Criterios de Revaluación A partir de esta opción, es posible definir cómo se va a ajustar el precio del alquiler durante la vigencia del contrato. El sistema establecerá un criterio de revaluación automático, de acuerdo a la fecha de permiso de construcción seleccionada. Este campo no deberá ser modificado. Definir Cláusulas Cuando seleccione Definir Cláusulas podrá establecer aquellas que son opcionales y las que son libres. 24

25 El Sistema despliega los distintos tipos de cláusulas posibles. Cláusulas Fijas, que son obligatorias e inherentes a cada tipo de garantía. Cláusulas Opcionales predefinidas. Haga clic en Agregar y luego seleccione la que desee Nota: En el vértice superior izquierdo se muestra la cantidad de páginas que puede consultar con las cláusulas existentes. 25

26 El Sistema guarda las variables solicitadas y vuelve a la pantalla anterior incorporando las cláusulas seleccionadas. Cláusulas Libres, haga clic en Agregar si desea ingresar alguna. Se ampliará la pantalla, incorporando un campo de texto para redactarla. Dar clic en Aceptar en las pantallas que siguen. Definir Servicios Complementarios Defina los Servicios Complementarios que serán tenidos en cuenta en el contrato. Para ello ingrese en Definir Servicios Complementarios. El Sistema despliega la siguiente pantalla, en la que debe seleccionar la opción Agregar Concepto. 26

27 Se desplegará una lista con los nombres de los Conceptos. Para cada uno se brinda la opción Seleccionar El Sistema solicitará datos adicionales en función del Concepto elegido: - Número de Cuenta - Dato de Unidades de Contador de OSE - Unidades por Gastos Comunes, coeficiente, entre otros. Ingresar los datos que correspondan y dar Aceptar. Se desplegará la siguiente pantalla, donde deberá seleccionar Volver. 27

28 Quedarán guardados los servicios asociados y vuelve a la pantalla inicial. Seleccione Aceptar y el sistema le responderá lo siguiente: 28

29 VERIFICACIÓN DE CONTRATO El siguiente paso será la verificación del contrato, para ello haga clic en el botón Verificar Se desplegará la siguiente pantalla, donde deberá seleccionar Aceptar. Luego se abrirá una ventana con el mensaje: Hay cláusulas libres sin autorizar. Desea Continuar Verificando? Haga clic en Aceptar. 29

30 Finalmente, aparecerá la siguiente pantalla donde establece que el estado del contrato es verificado. Esto también se puede hacer desde el Menú Principal: Contratos Modificación Verificación de Contrato. Ingreso y Nota: Luego de Verificar su contrato recuerde realizar la Entrega de Documentación (ver página 33) 30

31 DESVERIFICACIÓN DE CONTRATO Una vez que el contrato figure como Verificado, si necesitara realizar cambios a los datos ingresados, en la pantalla Actualización de Solicitud de Contrato, deberá desverificarlo. Nota: Si usted ya salió de la pantalla de Actualización de Solicitud de Contrato, puede acceder a la misma desde el Menú Principal, ingresando en Contratos Ingreso y Modificación Solicitud de Contrato. Allí ingrese su número de contrato y seleccione Buscar. A continuación seleccione Desverificar. En la siguiente pantalla, haga clic en Aceptar Volverá a la ventana Actualización de Solicitud de Contrato. El estado del contrato será Ingresado y dirá Contrato Desverificado 31

32 También puede realizar este procedimiento indicando en el Menú Principal: Contratos Ingreso y Modificación Desverificación de Contrato 32

33 ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN La documentación solicitada, además de mandarla escaneada por correo electrónico, deberá ingresarla al sistema SIGGA. Para realizar este paso es imprescindible que el contrato haya sido verificado. Para ello, ingrese al Menú de Principal y seleccione Documentación Documentación. Recepción de En la siguiente pantalla, en la celda Contrato ingrese su número de contrato y luego haga clic en Buscar 33

34 Se desplegará la Lista de Contratos en Borrador, donde deberá hacer clic en Retomar Contrato En la siguiente pantalla seleccione Entregar 34

35 A continuación, seleccione la documentación que corresponda. En la pantalla figura aquella que tiene carácter obligatorio y la que no lo tiene. El sistema solicita los datos de la persona responsable del ingreso de la documentación. Allí ingrese el RUT de la inmobiliaria o la CI del usuario de la sesión SIGGA en la que se encuentra y seleccione la lupa. Si se encuentran almacenados en la base de datos, el sistema los carga automáticamente. Luego haga clic en Aceptar. Finalmente seleccione Salir. Una vez finalizada la entrada de datos al SIGGA y verificado los mismos, deberá enviar por mail a la casilla de correo gestoriaexterna@cgn.gub.uy la documentación escaneada (como se detalla en la sección Envío de Documentación ), haciendo referencia en el asunto del mail y en el cuerpo del mismo, al número de contrato SIGGA que le dio el sistema y el nombre de la Inmobiliaria. 35

36 CONSULTA DE CONTRATO Para realizar la consulta seleccione Contratos Consultas y Reportes Consulta Contrato Ingrese el número de contrato que desea consultar y luego seleccione Buscar 36

37 Acceda a la consulta seleccionando En la siguiente pantalla seleccione nuevamente consultar. para ver todos los datos que desea 37

38 REPORTE DE CONTRATO Para acceder al reporte ingrese a Contratos Consultas y Reportes Reporte Contrato En la celda Contrato ingrese el número que desea consultar y luego seleccione Buscar. 38

39 Accederá a la siguiente pantalla, donde deberá seleccionar Finalmente, para ver el reporte del contrato seleccione 39

40 CONSULTA DE ESTADO DE CUENTA Para acceder a su estado de cuenta deberá ingresar en el menú Aplicaciones y seleccionar: Financiero Contable Arrendadores Consulta Estado de Cuenta Luego ingrese: clase y número de documento, y la fecha que quiere consultar. Por último, seleccionar Buscar. 40

41 Si desea imprimir todo los contratos hacer clic en cuenta de un contrato en particular, seleccione. Para acceder al estado de 41

42 IRPF Ingreso de Propietarios Para realizar la exoneración de IRPF, primero deberá asignarle a la propiedad su/sus correspondientes propietarios. Para ello, acceda a Contratos Propiedades y Propietarios Luego, busque el contrato deseado. 42

43 Seleccione para ingresar a la ventana Definición de Propiedad Corrobore el número de padrón de la propiedad y luego seleccione Agregar Propietario 43

44 Allí deberá ingresar: cédula de identidad del propietario, fecha del día de ingreso de la información y la cuota parte del porcentaje de la propiedad que le corresponde. Agregue la cantidad de propietarios que sean necesarios. Luego de haber ingresado toda la información, presione Aceptar. Modificación del propietario: Para ingresar un nuevo propietario deberá eliminar previamente, al arrendador que ya figura en el sistema. Para modificar su porcentaje, seleccione la opción Actualizar imagen anterior. que se muestra en la Para verificar el ingreso de los datos, acceda a Contratos Consultas y Reportes. 44

45 Realice la consulta de contrato (ver página 36) y corrobore en la pestaña Propiedad que figuren los datos ingresados. Nota: Al mes de ingresar los datos de los propietarios al sistema y realizar el trámite de exoneraciónn ante DGI, si en la casilla Exento figura la letra S, el propietario estará exonarado del IRPF. Si no fuera así, en la casilla figurará una N. 45

46 Impresión de la Declaración Jurada Para realizar la consulta, seleccione el Tipo de documento del Arrendador e ingrese el número de documento. 46

47 Se desplegará la siguiente pantalla, donde podrá acceder a la Declaración Jurada. 47

48 Consultas IRPF y Exoneraciones DGI Ingrese al Menú Aplicaciones, como se indica en la página 46 y busque al Arrendador en el sistema. Una vez situado en la ventana Consultas IRPF - Arrendadores, seleccione Propietarios para acceder a la Consulta de IRPF y Exoneraciones DGI. Ingresando en Consulta IRPF, podrá obtener los Reportes de IRPF (resguardos). Indique la fecha a consultar y presione Imprimir IRPF. La opción Exoneraciones DGI le permitirá consultar toda la información relativa a la exoneración. 48

49 MESA DE AYUDA SIGGA Para realizar sus consultas, comuníquese al 1712 int / 3345 de 09:30 a 16:00 o a través del correo electrónico mesadeayuda.sigga@cgn.gub.uy 49

50 50

51