tor posi de ex manual

Transcripción

1 manual de expositor

2 ESTADIO AZTECA Viernes 15 de diciembre horario de 14:00 a 18:00 horas. Sábado 16 y domingo 17 de diciembre horario de11:00 a 18:00 horas. El evento se realizará en las instalaciones del Estadio Azteca, debajo de las gradas, dividido entre las 11 categorías temáticas. Este año incluiremos a proveedores de Servicios Financieros. 3

3 PAQUETES Precio del stand tipo A (3 X 3 m): $25,000 + IVA INCLUYE: Mamparas laterales y de fondo Mesa con mantel y dos sillas Suministro eléctrico de 110v Rotulación del antepecho Lámpara Requerimientos especiales favor de incluirlos en la solicitud y se canalizarán con el equipo de producción (Internet, terminales punto de venta, etc.) con costo adicional.

4 PAQUETES Precio del stand tipo B (4 x 3 m): $40,000 MXN + IVA (únicamente para la categoría de autos) INCLUYE: Espacio de 12m2 para la exhibición de 2 autos Área de pruebas de manejo Mesa con mantel y dos sillas Suministro eléctrico de 110v Requerimientos especiales favor de incluirlos en la solicitud y se canalizarán con el equipo de producción (Internet, terminales punto de venta, etc.) con costo adicional.

5 El Expositor deberá informar a sus proveedores y personal, acerca de los lineamientos incluidos en este reglamento. REGLAMENTO: El evento Gran Fin Empresarial se llevará a cabo dentro de las instalaciones del Estadio Azteca y se creará un espacio específico para su desarrollo. El presente reglamento es de aplicación obligatoria para todos los expositores, por lo que es responsabilidad de la empresa su cumplimiento y difusión a todo su personal involucrado en el evento GRAN FIN EMPRESARIAL. Todas las empresas participantes deberán respetar las reglas de participación así como todos los aspectos contenidos en este manual de expositor: El expositor no podrá subarrendar parcial, ni totalmente el (los) stand(s) asignado (s). Queda prohibido obstruir las áreas marcadas como salidas de emergencia, extintores, así como pasillos y áreas comunes. 6

6 La distribución y asignación de los espacios físicos, será realizada por GRAN FIN EMPRESARIAL, según los Expositores vayan comprando, y dependerá de él o los espacios que cada Expositor requiera y tomando en cuenta la distribución que se tiene por la geografía del lugar. El comité organizador de GRAN FIN EMPRESARIAL proporcionará la localización del espacio comercial contratado. Cualquier información adicional respecto al montaje, de no estar contemplada en el presente reglamento, tendrá que ser consultada con el Comité Organizador. El montaje se realizará el 14 de diciembre de acuerdo a la logística 7

7 MONTAJE: Las instalaciones del Estadio Azteca estarán disponibles para montaje el 14 de diciembre de 08:00 a 22:00 hrs., y desmontaje el día lunes 18 de 08:00 a 22:00 hrs. Los trabajos de montaje deberán finalizar a más tardar el 14 de diciembre a las 20:00 hrs. Cada expositor debe traer el equipo necesario para su montaje y desmontaje (planta de energía, escaleras, montacargas, carros de transporte, etc.) Los expositores que instalarán stands especiales, deberán presentar sus requerimientos de horarios extras al comité organizador a más tardar el 1 de noviembre. 12

8 MONTAJE: En caso de que el expositor decida instalar un stand especial de diseño especifico, deberá contar con carta de responsabilidad estructural emitida por un responsable de la obra (D.R.O.), así como contemplar los contrapesos necesarios para su stand y extintores. El documento D.R.O. deberá ser enviado antes del 1 de noviembre al comité organizador, a los contactos referidos al final de este documento. Adicionalmente el expositor se compromete a enviar el plano arquitectónico del stand, así como una visualización (render) del mismo a más tardar el día 1 de noviembre, al mismo comité. La altura máxima permitida para la instalación del stand especial es de 4 mts. no se permite sujetar ningún elemento de la estructura del stand a la estructura del Estadio Azteca, en caso que la empresa expositora requiera de un montaje especial, éste se solicitará al Comité Organizador para su evaluación en conjunto con el Estadio Azteca y de ser autorizado, el expositor cubrirá los costos correspondientes. 8

9 MONTAJE: Los stands se ubicarán en la calle conocida como estacionamiento de palcos del Estadio Azteca, sin embargo, dado que este espacio es semicubierto, está latente el riesgo de lluvia, ventisca o goteras, elementos que pueden afectar a los stands, por tal motivo, el Comité Organizador sugiere como medida de prevención, contemplar techumbre o materiales impermeables para el protección del mismo. Así mismo, se propone contemplar sobretarima a 20 cms. para evitar encharcamientos. Quedan prohibidas las construcciones e instalaciones del tipo definitivo que afecten o dejen huella en el Estadio Azteca, tales como albañilería, columnas, pintura, agujeros en piso, etc. Está prohibido aplicar pegamentos o cualquier otro material directamente sobre piso, paredes, columnas, puertas de emergencia, señalamientos o cristales que formen parte del inmueble, así como el uso de gas helio y globos de ningún tipo. 9

10 MONTAJE: Los expositores y sus contratistas se obligan a retirar todo tipo de materiales, marcas o residuos utilizados para la construcción del stand especial. En caso de incurrir en algún daño, el expositor será totalmente responsable de cubrir los costos que designe el Estadio Azteca. Los tiempos de montaje son limitados y están contemplados únicamente para ensamble final de los stands y su decoración. No se permite a los expositores efectuar demostraciones de productos que ocasionen molestias, invadan áreas comunes, pongan en peligro a los expositores y/o visitantes; así como con equipos que emitan humo, fuego, ruido, malos olores, etc. Queda estrictamente prohibido el uso de combustibles como gas, gasolina, diesel u otros similares, dentro de los stands de exposición. 10

11 SERVICIOS: Los servicios que ofrecerá GRAN FIN EMPRESARIAL en el área de stands serán: 1.- Limpieza permanente de pasillos y áreas comunes. 2.- Atención médica de primeros auxilios. 3.- Señalización y trazo de ruta de evacuación. 4.- Vigilancia de áreas generales. El expositor deberá contar con personal de limpieza para el interior de su stand. Queda prohibido que el expositor deje su material residual de limpieza o basura en los pasillos durante la operación del stand, así como durante el montaje y desmontaje, por lo que cada expositor deberá encargarse de llevar este material al área de desecho, o entregarlo empaquetado en bolsas al personal de limpieza. 11

12 SEGURIDAD: El día de ingreso a las instalaciones del Estadio Azteca, el expositor deberá registrar ante el área de seguridad, todos sus activos, en listas completas e impresas con el nombre de la empresa expositora, dichas listas se cotejarán físicamente durante el proceso de ingreso. Se solicita que a más tardar el día 1 de noviembre, se informe al Comité Organizador sobre la mecánica y logística dentro de su stand, para confirmar que éstas no interfieran con las actividades de otros stands. El Estadio Azteca contará con personal de seguridad general en el área de stands, sin embargo, en caso de que el expositor requiera de seguridad privada permanente para el resguardo de su stand, deberá informarlo al Comité Organizador a más tardar el 1 de noviembre y su contratación y pago correrá por cuenta del expositor. Todo stand debe ser revisado por el Comité Organizador de GRAN FIN EMPRESARIAL para confirmar que cumple con las características de seguridad que requiere el evento. 13

13 SEGURIDAD: El expositor con stand especial deberá adquirir un seguro que lo ampare de cualquier eventualidad (daños a terceros y al recinto) y entregar al Comité Organizador copia de la póliza respectiva a más tardar el día 1 de noviembre. GRAN FIN EMPRESARIAL y el Estadio Azteca no se harán responsables por daños, pérdida, robo total o parcial de equipos y materiales propiedad de los expositores, dentro de las instalaciones del evento. GRAN FIN EMPRESARIAL no cuenta con espacios para asignar como bodegas, por lo que se sugiere considerar dicho espacio dentro de su stand. Como medida precautoria, todos los expositores deberán cerrar con llave todos los espacios de guardado de productos y equipos demostrativos cuando se ausenten del stand o al cierre del mismo. Se sugiere a todos los expositores tener mucho cuidado con sus equipos tales como computadoras y equipos electrónicos, ya que GRAN FIN EMPRESARIAL y el Estadio Azteca no se hacen responsables de pérdida o robo. 15

14 INSTALACIÓN ELÉCTRICA: Se reitera que durante montaje y desmontaje de stands especiales, el expositor deberá traer su propia planta de energía. GRAN FIN EMPRESARIAL otorgará energía eléctrica durante el evento de 110 v. con 02 tomas de corriente en una pastilla de 15 amperes. En caso de requerir mayor suministro de energía eléctrica, deberá ser solicitada al Comité Organizador para su evaluación. Las instalaciones eléctricas propias del stand, deberán cumplir con la siguiente normatividad: El cableado del stand no podrá en ningún caso colgar de la estructura y/o columnas, debiendo ser conducido en forma oculta por canaletas adecuadas del propio sistema del stand y/o quedar debidamente señalizado y protegido debajo de la alfombra o piso del stand, sin olvidar la posibilidad de encharcamiento por lluvia. 16

15 INSTALACIÓN ELÉCTRICA: Los interruptores que se usen deberán ser termo magnéticos y/o de cuchillas, según las capacidades de cargas eléctricas a manejarse. Los cables que se utilicen para la alimentación de contactos, deberán ser necesariamente de uso rudo. Los cables para la alimentación de lámparas o equivalente podrán ser de uso rudo o dúplex, preferentemente y/o conexiones especiales. Las uniones de cables deberán ser siempre por medio de cajas de distribución. Las acometidas de corriente del Estadio Azteca en ningún caso podrán ser utilizadas por ningún proveedor o expositor. 17

16 INSTALACIÓN ELÉCTRICA: Los cables conductores de energía eléctrica, audio y video deben estar cubiertos, sin obstruir el paso del público, si se encuentran bajo la alfombra, los bordes deben estar balizados con cinta precautoria. Las conexiones de aparatos, focos, lámparas, spots u otros de cualquier índole, deberán hacerse mediante cajas de conexión o sockets debidamente aislados. Si no se cumpliera con lo anterior, el Comité Organizador se reserva el derecho a energizar el stand. 18

17 AUDIO: El nivel de sonido máximo aceptado en la exposición es de 38 decibeles. Cualquier queja que se reporte al Comité Organizador será monitoreada desde el pasillo frente al stand expositor. Todas las bocinas o bafles deberán estar direccionadas hacia el centro del stand. 19

18 ACREDITACIONES Y ACCESOS: Durante el montaje y desmontaje se utilizarán stickers para control de acceso, mismos que se entregarán a la llegada del proveedor a las instalaciones del Estadio Azteca. Para cada expositor se otorgarán hasta 20 acreditaciones y 6 tarjetones de estacionamiento dependiendo del tamaño del stand, mismas que se entregarán previo al montaje El acceso a la calle de palcos para proveedores durante el montaje será por la puerta 1. El vehículo deberá descargar y retirarse de esa calle, ya que no podrá permanecer ahí durante el día. El acceso a proveedores y staff de los stands durante el evento será por puerta 2 al estacionamiento A, y dirigirse peatonalmente a la calle de palcos. 22

19 CONTACTOS: Sr. Roberto Miquel Productor Asociado Of. (55) Lic. Jorge Párraga Productor Asociado Of. (55) Carlos Álvarez Coordinador General Of. (55) Cel