MANUAL DE EXPOSITOR FORO DE PROVEEDURÍA AUTOMOTRIZ GUANAJUATO 2016

Transcripción

1 MANUAL DE EXPOSITOR FORO DE PROVEEDURÍA AUTOMOTRIZ GUANAJUATO 2016 El evento más importante del sector automotriz de la región en su tercera edición le da la más cordial bienvenida como participante bajo el esquema EXPOSITOR, y le agradece la confianza otorgada. En este manual del expositor le compartimos más relevante que le compete del evento para garantizar una participación exitosa. DATOS GENERALES: FECHA: 12 y 13 de Octubre 2016 RECINTO: Poliforum León (salas C1 y C2) DIRECCIÓN: Blvd. Francisco Villa Esq. Blvd Adolfo López Mateos CIUDAD: León Guanajuato HORARIO DE EXPOSICIÓN 9am a 6pm CONTRATACIÓN DE STANDS Fecha Límite para la contratación de Stand y espacios de exposición 20 de Septiembre. Para confirmar su participación como expositor es necesario realizar su registro en la página web del evento: En caso de no contar con la información completa dentro del registro de la empresa el comité organizador no se hace responsable de su imagen, en este caso solo se colocará con tipografía el nombre de su empresa en el stand y el directorio de expositores del evento. La selección de su espacio en la página web del evento no garantiza el bloqueo de su espacio, para confirmar su participación es necesario realizar la liquidación del espacio contratado así como hacer llegar al comité el contrato de expositor firmado.

2 STANDS Y ESPACIOS DE EXPOSICIÓN A LA VENTA Stands tipo A (Homologado) Stand de 3x3, con mampara de aluminio, 1m2 de panel ranurado y 2 repisas de madera, 9m2 de alfombra color azul atlántico, Mesa rectangular cubierta de cristal con 2 sillas en tela, Reflector tipo cuarzo, Impresión de gráfico de acuerdo al render, Contacto eléctrico 110v. Posibilidad de generación de agenda con empresas Compradoras del sector *La cita se genera de acuerdo a la demanda de las compradoras. 4 Gafetes de Acceso a piso de exhibición para miembros de la compañía. Acceso al área de Networking (Únicamente presentando su gafete de expositor). Inserción dentro del directorio de expositores del evento el cual les será entregado a los asistentes en el kit del participante. Por estrategia de diseño integral y de posicionamiento, los gráficos del stand son estandarizados con la imagen del Foro de Proveeduría Automotriz. En caso de requerir impresión de viniles para las mamparas de pared de fondo, el costo es de $ c/u más IVA (esto incluye la colocación), para contratar este servicio sólo debe comunicar al comité organizador previamente y hacer llegar su archivo de gráfico a paulina.reyes@ormex.com con número de stand y persona de contacto a más tardar el día 12 de septiembre o de lo contrario se deberá negar el servicio, tal archivo debe considerar: Medida de mampara completo es 972 mm base x 2335 mm, el formato debe ser en JPG a 70 dpi en medida real, enviando acomodo de cada gráfico sobre cada mampara. De no alcanzar la fecha, usted es libre de contratar al proveedor de su confianza, la única condición es que se cuide la correcta colocación de estos para conservar una imagen de calidad de los stands, le recomendamos contactar a un profesional. *Este servicio no es responsabilidad de Comité Organizador de Foro de Proveeduría Automotriz 2016, queda como responsable la empresa que lo solicite*

3 *La imagen puede estar sujeta a cambios sin previo aviso. Stands tipo B (Piso) El espacio únicamente incluye un contacto doble de 110 volts y alfombra. En caso de requerir toma extra de luz deberá solicitarlo antes de 20 de Septiembre Incluye 4 gafetes de expositor. El montaje de stand corre por cuenta del expositor. Siendo libre de contratar al proveedor de su confianza. Posibilidad de generación de agenda con empresas Compradoras del sector *La cita se genera de acuerdo a la demanda de las compradoras. Acceso al área de Networking (Únicamente presentando su gafete de expositor) Inserción dentro del directorio de expositores del evento el cual les será entregado a los asistentes en el kit del participante DETALLES IMPORTANTES A CONSIDERAR 1. Los datos para el directorio de expositores y gafetes deben estar correctamente dados de alta en el registro exclusivo de expositores, al cual pueden ingresar con el usuario y contraseña que se les envió después de realizar su liquidación. Tal actividad debe ser realizada lo antes posible, a partir de que recibe su correo de liquidación de stand. De no atender a esta solicitud Foro de Proveeduría Automotriz Guanajuato, no se hace responsable por la correcta aparición en los impresos. Fecha límite para modificar sus datos 18 de Septiembre del Para requisiciones especiales respecto a su espacio tal como retiro de alguna de las piezas incluidas en stand homologado, toma de corriente extra o instalación de algún equipo por parte del expositor debe solicitarlo al comité mediante correo electrónico a la cuenta laguilar@claugto.org o directamente en las líneas telefónicas ó Fecha límite para solicitud de requisiciones 15 de Septiembre de Los detalles sobre las actividades de Networking se les darán a conocer una semana anterior al evento en la página de internet 4. Nuestros Hoteles Sede son los siguientes, para mayor información favor de contactarse directamente con el contacto de la siguiente lista y preguntar por las tarifas para Foro de Proveeduría Automotriz 2016: o Hotsson León/Silao, (477) , reservaciones1@hotsson.com o Real de Minas León, (447) ext. 805, 808 / , reservaciones@gruporml.com.mx o Real de Minas Express León, (447) ext. 717, arojo@realdeminasexpress.com.mx o Radisson León *Para más detalles sobre hoteles visita la página del evento*

4 HORARIOS DE MONTAJE Stand tipo A 11 de Octubre de 8:00 21:00 Hacer llegar a comité organizador los nombres del personal que tendrá acceso al área para realizar el montaje del espacio contratado. Fecha límite 20 de Septiembre Presentar de forma visible su pase de montaje. Su pase le será enviado vía correo electrónico. Los vehículos particulares y de carga podrán ingresar al área de andenes (acceso por puerta 19 sobre Blvd. Francisco Villa frente al retorno junto al hotel Marriott) El vehículo al ingresar al área de andenes debe descargar su material y retirarse. Los expositores deberán llegar a la hora señalada para la entrega de stand y montaje de mercancía, de lo contrario el comité organizador no se hace responsable por la entrega correspondiente y necesidades que resulten de este. En caso de exceder el horario permitido se cobrará por stand una multa de $ más IVA por hora extra. Si el expositor o personal de montaje daña las instalaciones, el recinto hará el cobro de lo dañado directamente al expositor. Cada uno de los expositores deberá llevar su extintor ya que este servicio no será proporcionado por el comité organizador ni por el recinto. El stand deberá respetar el área señalada y no excederse de 4 m de altura. Deberá acatar las indicaciones del personal de patio de maniobras para ubicar su vehículo. Stand tipo B 11 de Octubre de 8:00 a 20:00 Hacer llegar a comité organizador los nombres del personal que tendrá acceso al área para realizar el montaje del espacio contratado. Fecha límite 20 de Septiembre Presentar de forma visible su pase de montaje. Su pase le será enviado vía correo electrónico. Los vehículos particulares y de carga podrán ingresar al área de andenes (acceso por puerta 19 sobre Blvd. Francisco Villa frente al retorno junto al hotel Marriott). El vehículo al ingresar al área de andenes debe descargar su material y retirarse. Los expositores deberán llegar a la hora señalada para la entrega de stand y montaje de mercancía, de lo contrario el comité organizador no se hace responsable por la entrega correspondiente y necesidades que resulten de este. En caso de exceder el horario permitido se cobrará por stand una multa de $ más IVA por hora extra. Si el expositor o personal de montaje daña las instalaciones, el recinto hará el cobro de lo dañado directamente al expositor. Cada uno de los expositores deberá llevar su extintor ya que este servicio no será proporcionado por el comité organizador ni por el recinto. El stand deberá respetar el área señalada y no excederse de 4 m de altura. Deberá acatar las indicaciones del personal de patio de maniobras para ubicar su vehículo. Queda prohibido pintar con compresora o actividades de herrería en la sala de exposición. No está permitido colocar colgantes en el recinto sin previo aviso y confirmación por parte del comité organizador.

5 DESMONTAJE Para stands tipo A y B el desmontaje inicia el 13 de Octubre a partir de las 19:00 hrs y el 14 de Octubre a partir de las 8:00 a 15:00 hrs. No se podrá desmontar antes de la hora señalada (O se aplicará una multa de $1,000 USD.) Presentar de forma visible su pase de montaje. Su pase le será enviado vía correo electrónico. Los vehículos particulares y de carga podrán ingresar al área de andenes (acceso por puerta 19 sobre Blvd. Francisco Villa frente al retorno junto al hotel Marriott). El vehículo al ingresar al área de andenes debe cargar su material y retirarse. Los expositores deberán llegar a la hora señalada para la entrega de stand y montaje de mercancía, de lo contrario el comité organizador no se hace responsable por la entrega correspondiente y necesidades que resulten de este. Deberá acatar las indicaciones del personal de patio de maniobras para ubicar su vehículo. ENTREGA DE GAFETTE Y PASE PARA MONTAJE El gafete de personal designado para montaje se hará llegar vía correo electrónico y deberá presentarlo el día señalado para montaje y desmontaje de lo contrario la vigilancia del recinto deberá de negarle el acceso. RECOMENDACIONES IMPORTANTES Solicitamos al expositor siempre este una persona de atención en el stand durante el horario de exposición (evite pagar multas estipuladas en contrato de expositor). Es Responsabilidad del expositor la limpieza y seguridad de su stand y mercancía. No se permitirá el desmontaje ni sacar material de exhibición antes del final del evento, de lo contrario se aplican las multas correspondientes, ($1, USD). No se permite ingresar mobiliario adicional al otorgado por el comité organización sin previa justificación y autorización del mismo. Queda prohibido clavar póster, lonas o material promocional en las mamparas. Sólo están permitidos materiales auto-adheribles que no maltraten la estructura. En caso de dañar tal estructura se realizará la cobranza necesaria para cubrir los daños. Se recomienda no saturar con productos las áreas de exhibición de cada uno de sus stands. La distribución y exhibición de muestras, folletos y material promocional en general se realizará únicamente dentro del espacio de expositor, queda prohibido hacer todo tipo de montaje o exhibición en los pasillos. Coordine a su personal para que ingresen al evento sin problemas. Lleve a su mejor equipo de ventas, las edecanes solo apoyan la difusión. Prepare a su personal para motivar y crear interés con ofertas de su empresa. Porte en todo momento su gafete. Evite comer o beber en el stand. Lea y comparte con su personal el Manual de expositores. Solicite y cumpla las fechas límite para el llenado de información y envíe su información completa y en tiempo. Utilice el evento para el lanzamiento de nuevos productos. Envíe invitaciones especiales a clientes o prospectos de su interés.

6 Queda estrictamente prohibido consumir dentro del piso de exhibición bebidas alcohólicas. PERSONAL COMITÉ ORGANIZADOR Estará presente durante el montaje de entrega de espacio de cada empresa, durante la exposición serán visitados por personal del comité organizador integrado por el CLAUGTO y la SDES con la finalidad de dar seguimiento y atención a su participación. Al finalizar el evento aplicará a cada uno de los empresarios el cuestionario de resultados de empresa promovida, para lo cual el empresario se compromete a contestarlo y entregarlo en ese momento. ATENTAMENTE COMITÉ ORGANIZADOR DEL FORO DE PROVEEDURÍA AUTOMOTRIZ 2016.