REGLAMENTO DEL EXPOSITOR

Transcripción

1 Estimado Expositor: A nombre de MACROEXPO, EXPOSICIONES Y EVENTOS PROFESIONALES, te damos las gracias por haber adquirido un espacio para exhibir tus productos ó servicios en REGLAMENTO DEL EXPOSITOR A celebrarse en las sedes y fechas especificadas en la ficha técnica así como en la presentación. Sin lugar a dudas, tu entusiasmo en participar nos motiva para seguir esforzándonos para brindarte más y mejores servicios. Con este compromiso en mente, hemos desarrollado El Reglamento del Expositor en el cual encontraras información importante como es: Fechas de Montaje y Desmontaje Reglamento de la Exposición La cual tiene como objetivo que tengas una excelente participación en el evento. Esperamos que este reglamento sea de tu utilidad y solo nos resta reiterarnos a tus órdenes para cualquier necesidad adicional que con gusto atenderemos. Atentamente, Comité Organizador

2 El Evento, Expo Universidades, que se llevará a cabo en las distintas instalaciones, sedes o recintos en adelante designada como el "Organizador" en este documento. El Expositor es el solicitante que ha sido admitido como participante en el Evento por el Organizador. La aceptación de un Expositor será confirmada con la totalidad del pago. El Expositor y el Organizador reconocen estos Términos y Condiciones del Evento como elementos válidos de este reglamento de participación. Violaciones a cualquiera de los Términos y Condiciones del Evento darán la facultad al Organizador de excluir del Evento al Expositor y de buscar indemnización por los daños causados por tales violaciones. El Expositor deberá cumplir con los Términos y Condiciones del Evento relacionados con los proveedores de servicios designados oficialmente por el Organizador. Cap 1 REGISTRO DE EXPOSITORES Se considera expositor registrado solo aquellas empresas e instituciones que hayan entregado EL FORMATO DE INSCRIPCION correspondiente y hayan realizado el pago total de su stand. Para cualquier aclaración de pagos por medio de depósitos, favor de mandar sus fichas correspondientes a macroexpo.operaciones@gmail.com antes del día de montaje de cada sede. Para atención a expositores, se contará con un módulo de registro, información y apoyo en la entrada del salón del evento. Cap 1-A REGISTRO DE VISITANTES Y PUBLICO EN GENERAL El acceso de los visitantes será sin costo y con registro. Cap 2 FECHAS, HORARIOS Y DIRECCION DE CADA SEDE. Los horarios, fechas y direcciones de cada sede se encontraran en la pagina MONTAJE Montaje Expositores (De 16:00 a 20:00 hrs) Ø Si requiere más de 4 hrs. para el montaje, deberá avisar por lo menos 2 días hábiles antes de la fecha de el mismo. Ø Para expositores foráneos: se les permitirá montar el primer dia de evento en un horario de 7:00 7:45am, si así lo requieren notificando a más tardar un dia antes del montaje general.

3 1er día de evento: Desayuno de bienvenida de 8:00 a 8:45 hrs (solo en las sedes en que se indique) Exposición abierta (8:00 a 17:00 hrs.) 2do día de evento: Exposición abierta (8:00 a 17:00 hrs.) Desmontaje (En el segundo día de evento de 17:00 a 20:00 hrs UNICAMENTE) Nota: no se podrá quedar NADA después de éste horario ya que no nos lo permiten en las sedes. Si va a resurtir mercancía o folletería durante el evento deberá notificar al comité organizador, sin excepción. Por respeto a los visitantes todos los expositores deberán tener listo su stand 15 minutos antes de abrir la puerta al público, sobre todo el dia de la Inauguración. Cap 3 MONTAJE Y AREA DE ANDENES Los patios de maniobras y descarga se usarán única y exclusivamente para el desarrollo de estas actividades. La zona de descarga no es estacionamiento ni área de almacenaje, es una zona exclusiva para carga y descarga de vehículos con materiales de exposición o decoración para el recinto de EXPO UNIVERSIDADES. No se permitirán dobles o triples filas en las calles, ni obstaculizar entradas a casas o edificios vecinos al centro de exposiciones, de lo contrario serán removidos con grúas sin responsabilidad alguna para Macroexpo. Una vez descargada su mercancía deberán pasar al estacionamiento designado por cada sede y/o recinto. Ni el COMITÉ ORGANIZADOR ni los recintos y/o sedes se hacen responsables en ningún caso de cualquier robo o daño a vehículos, materiales o equipos de cualquier tipo. Los patrocinadores deberán llevar sus lonas el día del montaje entre 8:00 y 12:00 am de lo contrario no se podrán colocar.

4 Cap 4 CARACTERÍSTICAS DE LOS STANDS Módulos Estándar 3x3 mts. 9 mts2 Módulos Estándar 3x2 mts. 6 mts2 Módulos Estándar 2x2 mts. 4 mts2 Paredes de panelar en acabado melamínico 6mm blanco en ambas caras, perfiles de aluminio en color anodizado natural. Lámpara fluorescente Contacto doble con cable pot calibre 12. Nombre del expositor rotulado en vinil por computadora. Una mesa rectangular con paño, y 2 sillas. NOTA: Cada cambio que se haga de mamparas o marquesinas tendrá un costo y se solicitará a través del comité organizador Macroexpo. El organizador se reserva el derecho de hacer cambios de última hora por logística o por decoración general del evento. Cap 5 INSTALACIONES ESPECIALES El material propiedad del expositor utilizado para decoración, operación y promoción del evento son manejados por cuenta y riesgo del expositor, quedando exento MACROEXPO de responsabilidad alguna. Cap 6 LIMPIEZA Y SEGURIDAD DE STANDS La limpieza de los stands es responsabilidad directa de cada expositor, la limpieza en áreas generales estará a cargo de un equipo profesional de limpieza contratado por el organizador. Así mismo se sugiere que cada expositor tenga un depósito de basura en su stand. La seguridad del área general estará protegida por personal profesional, sin embargo, se recomienda que aquellos objetos portátiles de alto valor sean retirados si se ausentan del stand. En horario de Exposición la seguridad del mobiliario y equipo de cada stand es responsabilidad del Expositor.

5 Cap 7 SERVICIO A LOS EXPOSITORES En caso de que el expositor requiera de instalaciones eléctricas especiales, se deberá hacer la solicitud de el mismo por lo menos con 4 dias hábiles antes del montaje. (de no ser así no podremos atender esta solicitud) Cap 8 LIMITACIONES ESPECIFICAS a) Usar cualquier gas o sustancia inflamable o tóxica y equipos de combustión. b) Exhibir, obsequiar, vender o repartir productos y/o publicidad en estacionamiento o colocarlos en columnas, cristales y cualquier otra estructura o equipo propiedad del RECINTO, así como áreas de extintores y puertas de emergencia. c) Poner en funcionamiento los equipos de combustión interna que formen parte de la exhibición, si ese fuera el caso. d) Fumar dentro de las instalaciones del RECINTO. e) Consumir bebidas alcohólicas dentro del RECINTO. f) Hacer trabajos de herrería, usar cortadoras, compresores, troqueladoras, sierras, soldadoras, pistolas de aire etc.; así como utilizar productos que afecten al medio ambiente. g) Utilizar equipos de sonido en frecuencias muy altas que afecten a terceros. h) A su vez se prohíbe clavar, atornillar, taladrar o engrapar objetos en el suelo, en las lámparas o sobre la estructura de los módulos, de presentarse algún daño parcial o total, el expositor se compromete a liquidar los daños ocasionados antes de retirarse del recinto. Cap 9 CONOCIMIENTO DEL REGLAMENTO Es obligación de todos los expositores el conocer y difundir entre su personal el presente reglamento de exposición, obligándose a cumplir y respetar el contenido del mismo Cap 10 DEL ESPACIO AÉREO Por políticas del Comité Organizador no se permite colocar mantas, promociones, anuncios, etc., en el espacio aéreo, el cual está reservado solo para los patrocinadores.

6 Cap 11 DURANTE LA EXPO Queda prohibido entregar publicidad armada en conjunto con otra empresa, solamente se podrá entregar la promoción de la empresa contratante. Toda su mercancía, material decorativo, globos etc. deberán permanecer dentro de su área, para no bloquear los pasillos. No se permite volantear o entregar publicidad en el Acceso Principal (Entrada Principal al evento) para no obstaculizar a los stands que se encuentran ubicados al principio de la Exposición. Cap 12 AREA DE LA EXPO El área de la exposición comprende de la entrada del visitante hasta la mampara que delimita la exposición, entendiendo que el espacio restante, no depende ni está rentado por Macroexpo. Las políticas del RECINTO dicen que aquél expositor que ocupe un área fuera de la exposición, tendrá un cargo y deberá ser pagado antes del evento. Cap 13 GAFETES Todos los expositores deberán portar su gafete para poder mantener un orden durante el evento, dichos gafetes se entregarán el día de montaje a los expositores y les corresponden 4 por stand. Mismos que deberán devolverse al registrar su salida. Cap 14 ALIMENTOS Y BEBIDAS El evento no cuenta con alimentos y bebidas, salvo las sedes especificadas en donde se brinda el desayuno de bienvenida y el coffe brake. Cap 15 DECORACION La decoración y mobiliario del stand corre por cuenta del expositor, quien se compromete a devolver el stand en las mismas condiciones en que lo recibió.

7 Cap 16 CANCELACIONES El Comité Organizador no será responsable en caso de que la exposición no se realice por causas de fuerza mayor (De conformidad con el código Civil) en cuyo caso se cambiará la fecha del evento. Cap 17 OCUPACIÓN DEL STAND Si el expositor no se presenta en las vísperas de la inauguración a ocupar su lugar, el Comité Organizador podrá disponer del mismo como mejor convenga a los intereses generales de la Exposición. Ningún Expositor podrá desocupar su stand antes de las 17 Hrs. por respeto al público y a los mismos expositores. Cap 18 PUBLICIDAD EL Comité se encargará de publicar el evento en los medios que considere adecuados. Así mismo se reserva el derecho de modificar cualquier programa publicitario bajo causas de fuerza mayor. Cap 19 EMPLEADOS El contratante asume todas y cada una de las obligaciones derivadas de la ley federal del trabajo del personal que esté bajo sus órdenes durante la Exposición, el montaje, el evento y desmontaje. El organizador se deslinda de cualquier responsabilidad que pueda surgir con los empleados de los expositores. Cap 20 PATROCINADORES Los patrocinadores deberán enviar por mail al comité organizador el spot para sonido ambiental con 4 días hábiles antes del día de montaje; las lonas que se colgarán dentro y fuera del salón deberán entregarse el día del montaje, ya que Macroexpo se encarga de montarlas. Será responsabilidad del expositor la colocación de inflables, carpas y demás decoraciones o mobiliario.

8 Cap 21 CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCION DE DATOS 1. El expositor se compromete a mandar única y exclusivamente información de su negocio o institución a las personas registradas en la base de datos. 2. Queda estrictamente prohibido compartir o vender total o parcialmente la información incluida en la base de datos. 3. Es responsabilidad del expositor el mal uso que se haga de la información de la base de datos. 4. Puede consultar nuestro aviso de privacidad completo en nuestra página Cap 22 PUNTUALIDAD y ASISTENCIA DE VISITANTES. Se les pide llegar puntualmente ya que la exposición abre sus puertas a las 8:30 am en punto ambos días y a partir de este momento cada expositor es responsable de su stand tal como se menciona en el Capitulo 6. La invitación a preparatorias de cada entidad se realizará por parte de Macro Expo, con anticipación al evento, la asistencia de las preparatorias varía en cada localidad y municipio, por lo que Macro Expo no es responsable del número de asistentes a la Expo. Sin embargo utilizará todos los medios a su alcance para promover el evento dentro de las localidades donde éste se realice. Cap 23 CONFORMIDAD Es indispensable mandar al correo macroexpo.operaciones@gmail.com su formato de inscripción sellado y firmado antes del día de montaje para que le sea asignado su stand y se permita su acceso al recinto. Solo en el caso de no poder hacer el envío se tendrá que dar aviso para que se reciba el día del montaje y se pueda permitir su acceso.