Exposición y Centro de Negocios del canal Ho.Re.Ca y Food Service en México y Latinoamérica.

Transcripción

1 Exposición y Centro de Negocios del canal Ho.Re.Ca y Food Service en México y Latinoamérica -

2 BIENVENIDO! Apreciamos su participación en la primera edición de EXPHORECAMEX que tendrá lugar del 9 al 11 de Noviembre de 2016 en el Centro de Convenciones Península IBEROSTAR Cancún, Quintana Roo, México. Hemos preparado para usted este Manual del Expositor que contiene información necesaria para facilitar y optimizar su participación en el evento.le solicitamos que lea este instructivo cuidadosamente, ya que en él encontrará las respuestas a sus dudas en todo lo relacionado con el área de exhibición como por ejemplo: Horarios de actividades Descripción del stand Horario de montaje y desmontaje Servicios Si tiene cualquier duda o sugerencia, llámenos, será un placer servirle. Le deseamos mucho éxito!!! Atentamente, Comité Organizador International AMD Exhibitions S.A. de C.V. 1

3 C O N T E N I D O 1.-- PROGRAMA EXPHORECAMEX 2.-- RECOMENDACIONES PRÁCTICAS 3.-- SERVICIOS GENERALES INCLUIDOS 4. MONTAJE 5.-- RECOMENDACIONES 6.-- DESMONTAJE 7.-- SEDE 2

4 P R O G R A M A Noviembre 9 MONTAJE EXPOSITORES 8:00 a 12:00 hrs. INAUGURACIÓN EXPHORECAMEX :00 hrs. CONFERENCIA "COMERCIO INTERNACIONAL" 14:30 a 15:45 hrs. Pro México Sergio Riveroll. OBLIGATORIA para tener derecho a citas agendadas. EXPOSICIÓN, CONFERENCIAS Y RUEDA DE NEGOCIOS 13:30-20:00 hrs. Noviembre 10 CONFERENCIA REGISTRO DE MARCA Instituto Mexicano de la Propiedad Intelectual(IMPI) 15:30-15:45 hrs. Maestro. Jesús Vega Herrera EXPOSICIÓN, CONFERENCIAS Y RUEDA DE NEGOCIOS 13:30-20:00 hrs. Noviembre 11 EXPOSICIÓN, CONFERENCIAS Y CENTRO DE NEGOCIOS 14:00 20:00 hrs. DESMONTAJE A partir 21:00 hrs. 3

5 R E C O M E N D A C I O N E S B Á S I C A S 1.- MANUAL Después de leer detenidamente el contenido de este manual, delo a conocer al personal relacionado con el montaje de su stand, particularmente cuando contrate alguna compañía de diseño ajena a su institución. 2.- DISEÑO Diseñe su stand de tal manera que requiera un mínimo de trabajo de transporte, montaje, operación y desmontaje. Ponga especial atención a las restricciones de altura en las colindancias y recuerde que debe entregar a más tardar el día 10 de octubre de 2016 el proyecto firmado por la persona física responsable con el expositor buen funcionamiento. Los planos firmados deben permanecer durante la exposición en su stand para su verificación por las autoridades correspondientes o el comité organizador indistintamente. 3.- SERVICIOS Decida con la debida anticipación cuáles serán sus necesidades y contrate con tiempo los servicios que requiera, de modo que no tenga que pagar horas extras o recargos por pedidos de último momento. Haga saber a sus proveedores cuando pueden dar comienzo al trabajo, mismo que deberá supervisar usted o su personal. 4.- VIGILANCIA Habrá un servicio de vigilancia general en el Centro de Convenciones Península desde el miércoles 9 de noviembre de las 8:00 hrs., hasta el viernes 11 a las 23:00 hrs. Todos los bienes propiedad del expositor, deberán permanecer bajo su custodia y control, tanto en los períodos de tránsito como el de estancia dentro de los recintos de exposición. El equipo pequeño deberá permanecer bajo llave siem-pre que él local quede solo durante el montaje, exhibición y desmontaje. Si usted considera que su local requiere de vigilancia continua, le recomendamos que contra-te un servicio especial para su área de exposición. 5.- RESPONSABILIDAD El expositor y quienes contrate, serán responsables legales por los daños que causen a personas físicas o bienes durante su permanencia en el recinto (montaje, exhibición y desmontaje) de la exposición. Todos los expositores deben tomar las pólizas por responsabilidad civil y de protección de bienes y asegurar sus mercancías contra daño o pérdida, tanto en los periodos de tránsito como en la exposición. International AMD Exhibitions S.A. de C.V. no se hace responsable por robo, incendio, vandalismo o cualquier otro accidente en los bienes del expositor. 4

6 . El personal de EXPHORECAMEX está a sus órdenes para todo asunto relacionado con el evento. International AMD Exhibitions S.A. DE C.V. 1ª Cda Belem 1er piso oficina 1, Colonia Puerta Grande C.P Del. Álvaro Obregón, Ciudad de México Tels: +52(55) (55) (/55) (55) Página Web: Contacto: David Martínez Milán Director General david.milan@expohoreca.mx Daniel De Nova Chávez Director Ejecutivo daniel.denova@expohoreca.mx Adriana Janeth Aguilar Directora Administrativa adriana.aguilar@lexpohoreca.mx Rosalba Ramírez Asesor Comercial ventas1@lexpohoreca.mx Javier Milán Gerente de Ventas javier@expohoreca.mx Marlene Montiel Asesor Comercial marlene@lexpohoreca.mx 5

7 S E R V I C I O S I N C L U Í D O S El comité organizador proporcionara los siguientes servicios: Espacio con mamparas o conforme a lo contratado y al diseño de la exposición. En ninguna de las paredes del salón ni en las mamparas, no está permitido pintar, rayar, usar tachuelas o clavos, taladrar, poner papel tapiz o usar cualquier pegamento que pueda dejar huella. Presencia del nombre de la institución: Incluye el nombre de la institución o empresa, de 145 x 22 cm. horizontal, es indispensable especificarlo en la Un contacto doble polarizado de 110v Iluminación General Servicio de Seguridad del salón de exposición durante las 24 horas de cada día; El Comité Organizador no se hace responsable por las pérdidas de equipo, artículos y materiales que se encuentren dentro del stand; si usted requiere seguridad especial para su stand, deberá solicitarla y aprobar el contrato y presupuesto correspondiente. Gafetes personalizados (es necesario que la Institución nos mande los datos de las personas que desean invitar para la elaboración de los mismos). Pases para invitados especiales que usted como expositor quisiera invitar al evento. Inserción en nuestro Directorio de Expositores 2016, con un tiraje de 5,000 ejemplares y distribuido gratuitamente al portador del gafete en el registro del evento. Ambientación de la sede, señalización en toda el área de exposición, limpieza general de circulaciones y áreas comunes, personal del Comité Organizador para servicios generales. 6

8 M O N T A J E EXPHORECAMEX se realiza en el Centro de Convenciones Península, ubicado en: Boulevard Kukulcan km. 17.5, 77500, Cancún, México 1. HORARIOS DE MONTAJE El Montaje de los stands iniciará el 8 de noviembre de 8 hrs.. a 20:00 hrs. Y el 9 de noviembre de 8:00hrs. a 12:00hrs. Cualquier cambio de horario, deberá solicitarse por escrito a más tardar el 10 de Octubre de Los Expositores deberán terminar su stand el miércoles 12 de noviembre a las 11:30 hrs. 2. MANIOBRAS Y DESCARGA El acceso para la descarga de mercancías es por caseta de seguridad hacia el back del salón Caribe, en donde el personal de seguridad les asignara un turno y el lugar y el andén para descarga. Es recomendable que el personal de montaje cuente con carritos o diablos para realizar los movimientos de carga y descarga de manera ágil y rápida. Al realizar la descarga, depositar los materiales en el andén para después, una vez retirado el vehículo, proceder a transportar sus materiales al interior del Centro de Convenciones Península. Por ningún motivo se permitirá la permanencia de un vehículo en el área de maniobras por más tiempo del otorgado para la descarga. De otra manera, se aplicará una pena convencional directamente proporcional al tiempo que se estacionen los vehículos en dicha zona. 3. REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIAL Y EQUIPO Conforme al horario asignado, el expositor deberá entregar los listados de todos los materiales y equipos, así como un listado de las personas involucradas en el montaje de ese local, en el módulo de registro a expositores, en donde se revisará y autorizará su entrada para montar su stand. 7

9 C O N D I C I O N E S Y R E C O M E N D A C I O N E S 1. LIQUIDACIÓN DEL STAND A fin de iniciar el montaje, al recibir su stand, el expositor deberá haber cubierto el 100 % de su valor de su espacio y entregado la documentación solicitada así como haber presentado el proyecto del montaje, la decoración y de las instalaciones que va a llevar a cabo, firmado por la persona física responsable del mismo. En el caso de no haber liquidado la totalidad del costo del espacio o entregado la documentación solicitada a más tardar el día 1 de noviembre de 2016 no se le permitirá el montaje. 2. POLITICA DE CESION O TRASPASO DE STAND No está permitido ceder, subarrendar o traspasar gratuita u onerosamente, total o parcialmente el espacio contratado o exhibir productos, equipos o servicios diversos a los que correspondan a la especialidad de la exposición, reservándose FLAT el derecho de retirarlos sin que incurra en ningún tipo de responsabilidad por ello. 3. REUBICACIÓN El Comité Organizador se reserva el derecho de reubicar la localización de los stands, en el momento que lo considere benéfico para el mejor funcionamiento de la exposición. 4. DAÑOS No está permitido el uso de instrumentos, materiales o herramientas que deterioren o modifiquen el stand de la exposición ya sea como: clavar, pegar, engrapar, atornillar, perforar o pintar los paneles, pisos, columnas, paredes, áreas comunes, pasillos o baños del edificio. El expositor o la persona que incurra en esta falta, queda obligado a pagar la reparación de los daños causados. 5. LIMITACIONES DE ESPACIO El expositor se compromete a utilizar únicamente su espacio como se indica en el plano y no bloqueará con su equipo la visibilidad de los vecinos. 6. ESPECIFICACIONES DEL STAND Las instrucciones de construcción y modificaciones a los stands contratados que requiera el expositor, deberá hacerse por escrito en las formas respectivas a más tardar el 5 de noviembre del presente año, ajustándose en todo momento al proyecto presentado, a las disposiciones de este reglamento y a los acordado en el convenio respectivo. Las solicitudes de modificación que se presenten con posterioridad, en el caso de que sea viable su ejecución, se podrán realizar con cargo al solicitante. En este caso EXPHORECAMEX, entregará el presupuesto correspondiente para su autorización. 7. SERVICIOS ADICIONALES Decida con la debida anticipación cuáles serán sus necesidades y contrate con tiempo todos los servicios que requerirá, de modo que no tenga que pagar horas extras o recargos por pedidos de último momento. para el montaje de su stand y/o atención a los visitantes. Hospedaje y transporte, energía eléctrica extra, mobiliario, teléfonos, internet, montaje de lonas, etc. la contratación y pago de estos servicios se deberá realizar directamente con la empresa respectiva. De ninguna manera podrá entenderse que FLAT tenga responsabilidad alguna, derivada de los acuerdos realizados entre el proveedor de servicios adicionales y el expositor. 8.- REABASTECIMIENTO ENTO DE MERCANCIA Los expositores sólo podrán hacer labores de limpieza, reabastecimiento y reacomodo 12:00 a 13:00 hrs. durante evento. Fuera de este horario queda estrictamente prohibido el acceso a cualquier tipo de material, equipo o mobiliario, o hacer cambio del mismo. 9. ESTACIONAMIENTO El uso del estacionamiento se sujeta a las disposiciones que marca únicamente el Centro de Convenciones Península, en materia de tarifas y horarios con relación a este servicio. El Comité Organizador se deslinda de toda responsabilidad por cualquier irregularidad que tuviera lugar en el mismo estacionamiento. 8

10 D E S M O N T A J E 1. HORARIO DE DESMONTAJE El Desmontaje de los stands se realizará únicamente el viernes 14 de noviembre de las 21:10 hrs. a las 23:00 hrs. *Por ningún motivo se autorizará el desmontaje de stand antes de la fecha y horarios indicados. 2. SANCIONES DE DESMONTAJE Es obligación del expositor mantener abierto y en orden su stand durante el horario del evento, de no ser así, será multado con la cantidad de $3, por día y será acreedor por una sanción por parte del Comité Organizador. Cualquier expositor que comience a empacar o desmantelar su stand antes del anuncio de clausura, será multado con la cantidad de $2, y será acreedor a una sanción por parte del Comité Organizador. Cualquier tipo de reclamación que se presente por el incumplimiento en el desalojo oportuno del sitio asignado y del recinto, conforme a los horarios establecidos en el presente reglamento o por cualquier daño a las instalaciones de la sede, de otros expositores o del Comité Organizador así como cualquier tipo de responsabilidad civil, será de responsabilidad exclusiva del expositor que la hubiese ocasionado. 3. REGISTRO DE SALIDA DE MATERIAL Y EQUIPO En el desmontaje deberá llenar una hoja de salida con el inventario de los artículos que retiren de la exposición, deberá ser firmada por el responsable del stand y entregada a la salida al personal de seguridad a autorización del Comité Organizador. El presente formato deberá ser enviado por a visitantes@expohoreca.mx Favor de solicitar su clave de confirmación después de enviarlo con Adriana Aguilar tel (55) Autorización del Responsable: Nombre: Firma: 9