Código de Ética y de Conducta

Transcripción

1 1. Carta de la Dirección General Código de Ética y de Conducta Grupo Cargoquin es un consorcio de empresas estratégicas que trabajamos facilitando el comercio exterior con una visión comprometida con el entorno. Tanto Cargoquin S.A. de C.V.; como 3PL Services y Cargoquin INC, nos hemos ocupado en ser una empresa congruente con nuestra manera de pensar y nuestros valores. Las nuevas circunstancias, sin embargo, nos obligan a replantearnos quiénes somos; a dónde nos dirigimos y cómo lo haremos. Según define el Código de Ética de la Confederación de Asociaciones de Agentes Aduanales de la República Mexicana (CAAAREM): el Agente Aduanal debe ser la persona física capaz de desarrollar con dignidad, esmero profesional y autoridad moral, la actividad relacionada con el Comercio Exterior, que haga posible su credibilidad y trascienda en legítimos beneficios personales y sociales en bien de la comunidad. En nuestro grupo, nos dedicamos con pasión al comercio exterior y aportamos con nuestro trabajo mejores condiciones para el entorno. Suscribimos la carta de adhesión al Código de Ética de la CAAAREM, instrumento que forma parte también de nuestro ejercicio empresarial y humano. A través de este Código de Ética y de Conducta pretendemos refrendar una vez más el compromiso establecido con nuestros grupos de interés, pues estamos seguros que practicando nuestra misión, visión, valores y teniendo claro nuestro campo de acción, seremos una empresa más útil, que genere resultados óptimos para el desarrollo de su entorno. Estamos seguras/os que este Código de Ética y de Conducta será la principal herramienta para que nuestras acciones sean responsables y comprometidas con los demás, pues consideramos que como una organización afianzada y con raíces sólidas en nuestra comunidad debemos dirigir esfuerzos a mejorar las condiciones de nuestros accionistas y personal como un equipo sólido, así como a trabajar de la mano con clientes, proveedores, las instituciones de gobierno y la comunidad, todo esto en un marco de respeto a nuestro medio ambiente, contribuyendo con sencillas pero determinantes acciones dentro de nuestro campo de acción. Los/las invitamos a leer nuestro Código de Ética y de Conducta, a aplicarlo en cada una de sus actividades profesionales y de la vida y a difundirlo con nuestros grupos de interés, creando así una fuerte cadena de valor, consolidada por el respeto, la inclusión y la igualdad para todos y todas. 1

2 2. Nuestro Compromiso Misión de Grupo Cargoquin Ser la mejor empresa de Comercio Internacional, combinando el mejor servicio y cobertura en México, con los mejores costos para nuestros clientes, que nos permitan seguir siendo lideres en el mercado, creando un valor y rentabilidad para la empresa y sus accionistas. Visión de Grupo Cargoquin Ser la mejor empresa de Servicios Integrales de Comercio Exterior con liderazgo a nivel internacional y presencia en las ciudades más importantes del mundo. Misión de 3PL Services Somos un aliado estratégico para nuestros clientes que, de forma satisfactoria, proporciona seguridad, confianza y eficiencia en el manejo de sus bienes a través de la oferta de operaciones logísticas que permiten concentrar más los esfuerzos y recursos del cliente en el crecimiento de su negocio. Visión de 3PL Services Desarrollar y aprovechar al máximo nuestra experiencia y creatividad, para alcanzar y mantener el liderazgo en la tercerización de control de inventarios y almacenamiento de mercancia, ser siempre, la primera opción de clientes, proveedores y colaboradores. Política de Calidad de Grupo Cargoquin Satisfacer las necesidades de nuestros clientes en el manejo y entrega oportuna y eficiente de sus mercancías; controlando y optimizando nuestros procesos con un equipo de trabajo capacitado y orientado a la calidad y mejora continua; respaldado con una actualizada tecnología en comunicación. 2

3 3. Nuestros valores Trabajo en Equipo: Promovemos la diversidad y el desarrollo de cada uno de nuestros empleados a fin de lograr nuestro objetivo común Compromiso: Estamos dedicados a la calidad y a el desarrollo de relaciones de la rgo plazo con nuestros clientes y colaboradoras/es. Excelencia: Exceder las expectativas de nuestros clientes y colaboradoras/es. 4. El Agente Aduanal. Principios éticos en su profesión De acuerdo al Código de Ética de la Confederación de Asociaciones de Agentes Aduanales de la República Mexicana (CAAAREM) los principios que deben regir la actuación del Agente Aduanal son: 4.1 Respeto a los clientes. 4.2 Respeto a las Autoridades. 4.3 Respeto a sus colegas. 4.4 Respeto a la sociedad. 4.5 Respeto en la relación del Agente Aduanal con sus instituciones. 4.6 Ética en la publicidad del Agente Aduanal. 4.1 Clientes El Agente Aduanal prestará sus servicios a aquellas/os que, de acuerdo con las leyes mexicanas, tengan capacidad para realizar operaciones de despacho aduanero dentro de las condiciones legales y éticas, con observancia total de los principios de confidencialidad, profesionalismo y honestidad. Se deberá conservar la confidencialidad sobre los negocios que les sean encomendados. Solamente tendrá la obligación de brindar información sobre los negocios de su clientela, a la autoridad competente y bajo los supuestos previstos por la ley que lo regula. Deberá actuar con diligencia, eficacia, de manera informada y profesional, con estricto apego a los principios de responsabilidad y honestidad. Con el objetivo de ofrecer el mejor de los servicios, el Agente Aduanal deberá abstenerse de delegar sus responsabilidades a terceros bajo cualquier figura que conllevara un mal uso de la patente que le fue otorgada. El Agente Aduanal deberá en todo momento proporcionar a su clientela información veraz, transparente y oportuna, sin crear falsas expectativas sobre los servicios otorgados. 3

4 4.2 Las Autoridades Código de Ética y de Conducta El Agente Aduanal actuará en todo momento con estricto apego a la Ley, absteniéndose de realizar en cualquier momento declaraciones falsas, ficticias o fraudulentas, así como de proporcionar información falsa o imprecisa a la autoridad competente. Absteniéndose de llevar a cabo actos de simulación contrarios a las normas jurídicas y a la ética. 4.3 Sus colegas Se abstendrá de realizar actos que demeriten su profesión, respetando siempre el ámbito de actuación de sus colegas, sin demérito de sus legítimos intereses. Además fijará los honorarios de sus servicios con apego estricto a lo estipulado por las instancias competentes, estando prohibido publicar honorarios con criterios discrecionales e inferiores a los estipulados, o igualmente que los costos de operación son mayores al monto de sus honorarios. Como un gesto de solidaridad gremial el Agente Aduanal procurará brindar apoyo a sus colegas, cuidando de no obtener ventaja mediante ninguna práctica desleal de comercio. 4.4 La sociedad Deberá tener una postura socialmente responsable, manteniéndose al día con sus obligaciones legales y observar una conducta solidaria con la sociedad. Procurará ser ejemplo de rectitud de actuación profesional para prestigiar la actividad del gremio. 4.5 Las Instituciones del Agente Aduanal El Agente Aduanal se someterá al escrutinio que sobre su conducta ética y desempeño ejerzan las Asociaciones a las que pertenezcan. Si el Agente Aduanal conoce de conductas delictivas o atentatorias a las leyes que regulan su profesión deberá informar y, de ser posible, aportar la evidencia de las violaciones que se tenga conocimiento ante las Asociaciones de Agentes Aduanales a las que pertenezca, así como a las autoridades competentes. El Agente Aduanal es moralmente responsable de sus actos de despacho aduanero ante sí mismo y ante la sociedad, por lo cual deberá operar los mecanismos necesarios para que el presente Código sea difundido y aplicado entre sus socios y sus colaboradores. 4.6 La publicidad El Agente Aduanal deberá conducirse en sus campañas publicitarias, de manera transparente y veraz, de tal modo que estará impedido de ofrecer servicios que no pueda atender o que trate desprestigiar a sus colegas. 4

5 5. Nuestros grupos de interés Código de Ética y de Conducta Las actividades realizadas en nuestra empresa están enfocadas en satisfacer las expectativas de nuestros grupos de interés, pues consideramos que para nuestra subsistencia como organización necesitamos estar en constante contacto con éstos, para así poder brindar mejores servicios, al tiempo que contribuimos a crear un ambiente socialmente responsable. Nuestros grupos de interés son: a. Accionistas. b. Colaboradoras/es y sus familias. c. Clientes. d. Proveedores. e. Comunidad. f. Gobierno. g. Medio ambiente. A. Accionistas Los accionistas de la empresa al igual que el personal de la misma conforman los grupos de interés más cercanos para la organización, y por lo tanto es imprescindible que se identifiquen no solamente con los valores y la filosofía de la empresa, sino también con el sentido de la Responsabilidad Social. Es función de los accionistas no solamente proporcionar el capital financiero para realizar las inversiones más convenientes para el negocio, sino que también deben de incorporar dentro de la gobernanza de la empresa la participación activa del Gobierno Corporativo Ético (integrado por el personal de la empresa), siendo con esto más congruente con el nuevo esquema de negocios y de organización basado en la Responsabilidad Social. La empresa tiene la responsabilidad de proporcionar a los accionistas información y evidencias claras sobre el destino del capital financiero y las inversiones que se realizan no solamente en lo referente al negocio, sino también en cuanto a la capacitación y el adiestramiento; la seguridad, la higiene y la responsabilidad ambiental; la equidad de género y la igualdad de oportunidades para todas/os. B. Colaboradoras/es y sus familias Nuestras/os colaboradoras/es son pieza clave para el funcionamiento de la empresa, siendo nuestro compromiso más importante con este grupo de interés el procurar a través de acciones concretas y fundamentadas en procedimientos y políticas, la mejoría de su calidad de vida, tanto a nivel laboral como a nivel personal. 5

6 Queda estrictamente prohibido fomentar o practicar cualquier tipo de trabajo forzado, incluyendo el trabajo infantil, por afectar los derechos humanos más esenciales y la dignidad humana. En Grupo Cargoquin S.A. de C.V., Cargoquin INC. y 3PL Services promovemos mediante la aplicación del presente Código de Ética y de Conducta la igualdad de oportunidades laborales entre mujeres y hombres, un ambiente de trabajo libre de discriminación, violencia y acoso de cualquier tipo, fomentando la equidad de género y el respeto a los derechos humanos. Nos comprometemos en nuestro campo de acción, a pugnar por la defensa de los derechos humanos y promover la cultura de la denuncia ante los casos que denigren nuestra condición humana. Trabajaremos por crear las condiciones necesarias para que el personal tenga las condiciones adecuadas para que así como son responsables en sus actividades laborales, de la misma manera lo sean con sus compromisos familiares, fomentando con esto los valores familiares. La capacitación y el adiestramiento son las claves para que el personal se supere día con día, por eso seguiremos trabajando para proporcionarles los conocimientos adecuados para que desempeñen sus funciones y también para que en un futuro puedan realizar otras, todo en beneficio de su superación laboral y profesional. La seguridad y la higiene en nuestras instalaciones son indispensables para crear un ambiente laboral sano y agradable para nuestro personal y los clientes, por lo anterior trabajaremos en seguir garantizando tales condiciones, todo esto en coordinación de la Comisión Mixta de Seguridad, Higiene y Responsabilidad Ambiental de la empresa. C. Clientes Los clientes nos dan la oportunidad de tener un trabajo digno y de posicionarnos como una empresa que ofrece servicios basados en la ética y con mucha calidad. Nuestro principal interés es seguir contando con la preferencia de quienes ya son nuestros clientes y al mismo tiempo, a través de servicios expeditos, claros y conforme lo disponen las leyes, lograr atraer a nuevos clientes, incrementando nuestros ingresos y la mejoría de nuestra imagen corporativa. Garantizamos dirigirnos siempre con ética y de acuerdo a lo establecido en el presente Código, por lo tanto, al brindar asesoría a nuestros clientes lo haremos de forma clara, inmediata y sin crear falsas expectativas sobre los servicios que ofrecemos, asimismo garantizamos la confidencialidad en la información que nuestros clientes nos confíen. Es importante aclarar que tener en calidad de confidencial la información que nuestros clientes nos proporcionen no significa de ninguna manera que seamos cómplices de confidencias que 6

7 constituyan delitos, por el contrario, tenemos la obligación de darlos a conocer a las autoridades correspondientes. Siendo nuestra clientela lo más importante para la rentabilidad de nuestro negocio, brindaremos siempre atención personalizada a cada una/o de nuestras/os clientes sin distingo de ningún tipo, dirigiéndonos siempre con amabilidad y cortesía. Tenemos la obligación de rechazar cualquier negocio o servicio que no se apegue a nuestros valores o que vaya en contra de las leyes que rigen nuestro país. Nuestros honorarios deberán apegarse siempre al arancel de la profesión, lo que significa la protección de los intereses de la clientela y la lealtad hacia los miembros del gremio aduanal. Quienes formamos parte de este grupo empresarial nos abstendremos a recibir regalos o gratificaciones de cualquier forma de compensación por parte de clientes, proveedores, instituciones financieras o empresas si para recibirlos solicitan información confidencial o solicitan que se realice o se omita hacer algo con el fin de perjudicar a un tercero. D. Proveedores Nuestra empresa busca brindar igualdad de oportunidades para la contratación de sus proveedores, sin generar falsas expectativas y siempre guardando congruencia y consistencia en el proceso de abasto. Para lograr una mayor transparencia en los procesos de compra de productos y servicios nos basaremos en lo establecido en nuestras políticas de compras verdes. A pesar de que es nuestro interés otorgar igualdad de oportunidades entre nuestros proveedores, consideramos conveniente para el incremento de la economía local el preferir a los que son proveedores locales. Para contribuir al mejoramiento de nuestro medio ambiente preferiremos a aquellos proveedores que en la prestación de sus servicios o en la elaboración de sus productos realicen actividades que aminoren el impacto que su giro comercial pudiera causar a nuestro entorno. Promoveremos con nuestros proveedores alianzas intersectoriales buscando crear cadenas de valor en pro de nuestro medio ambiente, al tiempo que reforzamos nuestras relaciones comerciales dentro de un marco de respeto y transparencia en todas las operaciones que se lleven a cabo. Buscamos y seleccionamos únicamente proveedores cuyas prácticas empresariales respeten la dignidad humana, no incumplan la ley y no pongan en peligro la reputación de la empresa. Seleccionaremos a los proveedores en base a la idoneidad de sus productos o servicios, así como de su precio, condiciones de entrega y calidad, no aceptando ni ofreciendo regalos o comisiones, en 7

8 metálico o en especie, que puedan alterar las reglas de la libre competencia en la producción y distribución de bienes y servicios. E. La comunidad Como un vecino más en la comunidad en donde operamos y como parte de la responsabilidad social que asumimos, trabajaremos activamente en beneficio de determinados sectores de la comunidad a través del voluntariado constituido en nuestra empresa y de nuestra propia Fundación empresarial. Nuestra aportación a la comunidad se puede manifestar en distintas formas, ya sea a través de asesoría, gestoría, patrocinios, colectas u otra clase de apoyos específicos que a consideración de los y las integrantes del voluntariado propongan. Difundiremos nuestras acciones en Pro de la comunidad a nuestros clientes, y proveedores para así crear conciencia de lo importante que resulta este tipo de acciones. Será responsabilidad del voluntariado de la empresa la planeación, ejecución y entrega de reportes de las actividades a favor de nuestra comunidad. F. El Gobierno Las actividades inherentes a la Agencia Aduanal son de orden público siendo por lo tanto reguladas por el Estado a través del otorgamiento de una patente. Por esta razón ponemos especial atención al ser siempre respetuosos de las últimas disposiciones legales en la materia, para lo cual la capacitación del personal de la empresa es indispensable. A través del presente Código de Ética y Conducta manifestamos que nuestras actuaciones se encuentran apegadas a las leyes, reglamentos y demás disposiciones vigentes en el país en el marco de nuestras actividades. Nos comprometemos a realizar ejercicios de rendición de cuentas permanente, pues es nuestra obligación tener toda nuestra documentación en orden y bajo resguardo estricto. G. Nuestra postura a favor del medio ambiente Es obligación del personal de la empresa cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales en materia ambiental, todo esto dentro de su campo de acción, así como las políticas y procedimientos que la Comisión Mixta de Seguridad, Higiene y Responsabilidad Ambiental emita y sean de carácter obligatorio dentro de nuestra organización. 8

9 El presente Código de Ética y de Conducta, en conjunto con nuestro Reglamento Interior de Trabajo y la Política Ambiental, constituyen las bases de nuestra postura a favor del medio ambiente, por lo tanto son de carácter obligatorio para quienes formen parte de nuestra empresa. Buscamos mejorar nuestros procesos procurando generar un menor impacto negativo a nuestro entorno, así como remediarlo mediante acciones sencillas como la separación de residuos, el buen manejo de nuestros aparatos e instalaciones, el ahorro de nuestra energía eléctrica y de nuestros insumos. 6. Desempeño ético de la empresa Al comprometernos con nuestros grupos de interés la empresa asume los siguientes compromisos: 1. Difundir e implementar en Cargoquin S.A. de C.V., CARGOQUIN INC. y 3PL Services el presente Código de Ética y de Conducta. 2. Brindar asesoría a todo nuestro personal sobre el alcance del presente instrumento y las diferentes políticas implantadas dentro de la empresa. 3. Garantizar que no habrá consecuencias negativas para las personas que denuncian un acto u omisión que vaya en contra de lo establecido en el presente Código o en cualquier ordenamiento cuyo cumplimiento sea obligatorio en la empresa. a) El acoso sexual es una práctica que consiste en insinuaciones, o en un comportamiento verbal o físico de índole sexual, que pretende interferir, presentándose en todos los ámbitos de la vida, incluyendo el ambiente laboral, creando situaciones intimidantes, hostiles y ofensivas, que traen como consecuencia el sentimiento de humillación por parte de la víctima. Esta práctica denigrante se presenta mayormente entre colaboradoras/es del mismo nivel jerárquico. b) Por otro lado, el hostigamiento sexual, se refiere a una manifestación de poder mediante una coacción con contenido sexual, que proviene de un superior dentro del centro de trabajo, dirigida a alguien de menor rango. El hostigamiento representa un serio problema laboral, trayendo consecuencias negativas, no solo para la/el que la padece, sino que también para la empresa, pues se ve mermado el rendimiento laboral. c) Se deberá entender por discriminación toda distinción, exclusión o restricción que, basada en el origen étnico o nacional, sexo, género, edad, discapacidad, condición social o económica, condiciones de salud, embarazo, lengua, religión, opiniones, preferencias sexuales, estado civil o cualquier otra, tenga por efecto impedir o anular el reconocimiento o el ejercicio de los derechos y la igualdad real de oportunidades de las personas. d) Nuestra empresa está plenamente convencida que tanto el acoso como el hostigamiento sexual y la discriminación, son actividades denigrantes, que ponen en riesgo la integridad tanto física como moral de su personal, por ello, es de su interés establecer órganos internos (Comité de Equidad de Género y Comisión de Ética, Honor y Justicia), cuya finalidad será la creación de políticas empresariales, encaminadas a prevenir y en su caso, denunciar las conductas anteriormente mencionadas, así como brindar información y apoyo a todas/os quienes laboran en la empresa sobre las formas de defensa tanto dentro del centro de trabajo, como las contempladas en la ley. 9

10 7. Desempeño ético de nuestro personal Todo nuestro personal deberá: a. Ser coherente en su actuar con los principios y valores definidos en este Código. b. Conocer la misión, visión, valores y principios bajo los cuales la empresa se rige. c. Contribuir a crear un ambiente laboral agradable donde impere el respeto a los derechos humanos, la equidad de género, y fijar una postura frontal en contra de cualquier acto de discriminación, acoso y violencia de cualquier tipo. d. Dedicar diariamente su mejor esfuerzo en las actividades laborales. e. Compartir con sus compañeras/os sus conocimientos para de esta forma crear un equipo de trabajo más sólido. f. Reportar ante la Comisión de Ética, Honor y Justicia actos u omisiones de los que tengan en conocimiento y que constituyan violaciones al presente Código de ética y de conducta, Reglamento Interior de Trabajo o cualquier precepto de carácter obligatorio en la empresa. g. Cumplir con sus compromisos laborales de manera honesta, constante y responsable. h. Participar en la estructura del Gobierno Corporativo Ético de la empresa a través de alguna o algunas comisiones mixtas constituidas dentro de la empresa. i. Usar de una manera responsable las instalaciones, equipos e insumos de la empresa. j. No utilizar los bienes propiedad de la compañía para obtener un beneficio personal. Quienes se encuentren en niveles de administración y dirección deberán: a. Realizar un ejercicio profesional, ético y responsable de su actividad. b. Informar puntualmente y con exactitud a los propietarios o accionistas de la situación y perspectivas de la empresa. c. Promover la participación efectiva de los accionistas en las Juntas Generales, de modo especial mediante la facilitación del ejercicio de sus derechos de información y voto. d. Cumplir y hacer cumplir las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados y establecer los sistemas internos y externos de control y gestión de riesgos adecuados a las características de la empresa. e. Mantener los libros y registros de la empresa con exactitud y honestidad, de modo que permitan la obtención de información y la toma de decisiones de forma consciente y responsable. f. Facilitar a los auditores, externos e internos, de la empresa toda la información y explicaciones que requieran para la realización de su trabajo. g. Subordinar los intereses propios a los de la empresa cuando actúen en nombre y representación de ésta y no utilizar los activos sociales en su propio beneficio salvo con la debida transparencia, previa la autorización del órgano social pertinente y mediante la contraprestación que sea adecuada en el mercado. h. Comunicar inmediatamente al órgano de administración, cualquier hecho o situación que pudiera suponer o llegar a ocasionar un conflicto entre el interés de la empresa y el particular del administrador o directivo y abstenerse de intervenir en su resolución. 10

11 i. Facilitar la transparencia y el control de sus retribuciones de modo que se garantice su adecuación a su nivel de responsabilidad y desempeño y a las características de la empresa. j. Hacer frente al pago y cumplimiento de las deudas y obligaciones de la empresa sin dilaciones ni incumplimientos injustificados y proceder al cobro de sus créditos con la diligencia que el caso requiera. k. Elaborar y mantener vigente un plan de sucesión en los puestos clave de la empresa, de modo que la continuidad de ésta no dependa de la permanencia de ningún administrador ni directivo. 8. Conflicto de intereses y programas anticorrupción Ningún/a colaborador/a podrá recibir regalos especiales, comisión, compensación o propiedad alguna, proveniente de algún cliente o proveedor de la empresa que lo comprometa a llevar a cabo alguna acción contraria a la ley, a la ética o los reglamentos establecidos. Cuando se diera el caso de la proposición de comisión, compensación o regalo, deberá en todo caso, informarse a la Dirección General o a la Gerencia de Recursos Humanos para evaluar la situación y evitar falsas expectativas o compromisos que pongan en riesgo la legalidad de las operaciones. El/la colaborador/a de la empresa, se deberá comprometer con ésta por cuanto hace a dedicar su talento y esfuerzo en beneficio de la empresa, evitando hacerlo con otros despachos o empresas, salvo autorización que se genere con la dirección de la empresa. Existe un compromiso claro de las/os colaboradoras/es de no recibir comisión alguna o regalos por parte de los proveedores. Todas/os las/los colaboradoras/es asumen el compromiso ético de denunciar, a través de las vías establecidas por la empresa, como el correo electrónico, el buzón de denuncias anónimas o personalmente, cualquier acto en el que sospechen que se está llevando a cabo un acto de corrupción entre cualquiera otra/o u otras/os de las/los colaboradoras/es o entre alguna/o de estas/os con clientes, proveedores o funcionarios de gobierno, sin importar el nivel jerárquico que estas/os mantengan. La empresa, a través de su Gobierno Corporativo Ético (Comisión de Ética, Honor y Justicia) a su vez, se compromete a salvaguardar el anonimato de quien haga la denuncia respectiva, a través del Procedimiento establecido por la Comisión de Ética, Honor y Justicia. 9. Información confidencial Los datos o información de la empresa constituyen una propiedad valiosa. Esto incluye información de tipo legal, técnico, operativo y administrativo. La protección de su confiabilidad es vital. 11

12 Ningún/a colaborador/a de la empresa deberá usar esta información para su provecho personal o para el beneficio de persona física o moral ajena a la empresa. Solamente con la autorización de la Dirección General y del propio/a interesado/a, se podrá compartir este tipo de información con personas, dependencias u organizaciones solicitantes. Es política de la empresa el que sus libros contables reflejen con precisión las transacciones y la adquisición y disposición de los activos, y estos deberán salvaguardarse de manera efectiva y rendir cuentas de ellos ante las instancias legales correspondientes y de manera voluntaria cuando así se decida por la dirección. Las/los colaboradoras/es, tienen el conocimiento de que el mal uso de información privilegiada, puede tener consecuencias civiles o penales, dependiendo el caso, sin perjuicio de la acción disciplinaria que para este caso se establezca en el Reglamento Interior de Trabajo. Debemos entender por información confidencial o privilegiada aquella que no esté publicada de manera oficial, ya sea referente al estado de la misma empresa, o bien de sus clientes o proveedores: La siguiente se considera en forma enunciativa y no limitativa, información privilegiada: Información contable. Planes de negocio. Políticas comerciales. Información personal de los empleados. Listado de clientes o proveedores, o bien de sus estados financieros. 10. Administración del Código de Ética La administración de este Código se llevará a cabo a través de la Comisión Mixta de Ética, Honor y Justicia, quién dará seguimiento a todas las sugerencias, quejas y denuncias, que se puedan presentar a través de los diferentes medios que la empresa a puesto a disposición de sus grupos de interés con la finalidad de estrechar sus vínculos. Para garantizar la protección de la identidad de quienes deseen externar sus opiniones, se considera que los medios idóneos para ejercer este derecho son los siguientes: a. Página oficial de Internet, b. Vía telefónica. c. A través de los buzones de sugerencias, quejas, denuncias y reconocimientos instalados dentro de la empresa. Cabe mencionar que la Comisión de Ética, Honor y Justicia regirá su actuar conforme al Procedimiento para el análisis, tratamiento y seguimiento de sugerencias, quejas, denuncias y reconocimientos que para el efecto se elaboró y documentó, garantizando así la imparcialidad de sus actuaciones, y suscribiendo sus integrantes un convenio de confidencialidad que asegure la 12

13 protección de la identidad de quienes hagan uso de los medios de comunicación arriba mencionados. Además de conocer sobre las sugerencias, denuncias y quejas provenientes de sus diferentes grupos de interés, las funciones de la Comisión Mixta de Ética, Honor y Justicia consistirán en: a. Promover los valores y conductas que se fomentan en el Código. b. Ser un órgano de consulta. c. Canalizar los casos a las instancias apropiadas (Comisiones Mixtas y gobierno sustantivo de la empresa). d. Aprobar correctivos que garanticen la consistencia. e. Generar estadísticas y reportes. f. Revisar las solicitudes de aclaración del personal. g. Actualizar, difundir y modificar el presente Código. h. Investigar y documentar casos selectivamente. i. Promover consistencia a nivel organizacional en la interpretación y aplicación del Código. La Comisión de Ética, Honor y Justicia deberá asignar cada caso a las Comisiones Mixtas constituidas en la empresa, dependiendo las funciones de cada una de ellas (la Comisión de Seguridad, Higiene y Responsabilidad Ambiental, el Comité de Equidad de Género, la Comisión de Reglamento, Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento o bien la Comisión de Escalafón), quienes a su vez designarán a alguno (s) de sus integrantes para que conozcan del caso, quienes al igual que las/los integrantes de la Comisión Mixta de Ética, Honor y Justicia, deberán firmar un acuerdo de confidencialidad. El presente Código de Ética y el Procedimiento para el análisis, tratamiento y seguimiento de sugerencias, quejas, denuncias y reconocimientos serán las herramientas base para el tratamiento de estos temas, en especial de los casos en que denuncien actos de corrupción, discriminación, acoso u hostigamiento de cualquier tipo. Las sanciones a cada falta a este Código, se aplicarán según la gravedad de la misma, siendo responsabilidad de la Comisión Mixta de Ética, Honor y Justicia en conjunto con el resto de las Comisiones Mixtas que intervengan de acuerdo a la naturaleza del caso, emitir la recomendación tendiente a resolverlo, aplicándose previa aprobación de la Dirección General y la Gerencia General de la empresa. Las sanciones aplicadas por el incumplimiento de este Código, al igual que el Reglamento Interior de Trabajo, pueden ir desde una llamada de atención, hasta la rescisión del contrato laboral y en su caso, la denuncia o querella ante las autoridades competentes, todas formalizadas mediante una acta administrativa levantada en presencia de la Comisión Mixta de Ética, Honor y Justicia y dos testigos. Además de conocer sobre las sugerencias, denuncias y quejas que surjan como resultado de la violación al presente Código de Ética, al Reglamento Interior de Trabajo y demás políticas, estrategias, acciones y prácticas que hayan sido o sean impulsadas por el Gobierno Corporativo 13

14 Ético de la empresa, la Comisión de Ética, Honor y Justicia, a través de sesiones ordinarias estudiará los resultados que traten la aplicación de los mencionados instrumentos, a fin de que vayan de acuerdo a las necesidades de los grupos de interés a los cuales van dirigidos, logrando así una mejor aceptación por parte de éstos. Este ejercicio es de gran importancia, ya que al igual que este Código, el Reglamento de Trabajo y los demás ordenamientos a los que de manera voluntaria se obligan quienes integran la empresa, para su aplicación deberán de surgir de órganos que representen tanto a la empresa, como a las/los colaboradoras/es, siendo así el caso de todas las Comisiones Mixtas instaladas en la empresa. 11. Autorización Bajo las anteriores disposiciones se formuló el presente Código de ética y de conducta mismo que es de aplicación obligatoria para las empresas Grupo Cargoquin S.A. de C.V., 3PL Services y Cargoquin INC., a los doce días del mes de abril de 2012 (dos mil doce) y para que surta efectos, se firma de entera conformidad por parte de la Dirección General de la empresa y la Coordinación de la Comisión de Ética, Honor y Justicia. Presidente de Grupo Cargoquin Coordinación de la Comisión Mixta de Ética, Honor y Justicia 14

15 12. Carta de conocimiento del Código de Ética Quienes trabajamos en este grupo empresarial integrado por Cargoquin, S.A. de C.V.; Cargoquin INC.; 3PL Service; compartimos los valores que se viven en nuestra empresa y expresamos nuestra responsabilidad de vivirlos y promoverlos en la carta de conocimiento que firmamos al recibir el presente Código de Ética y de Conducta. Las disposiciones contenidas en este Código de Ética y de Conducta no pretenden ser exhaustivas y tienen como complemento las políticas, reglamentos, manuales y procedimientos de la empresa. Hago constar que he leído el presente Código de Ética y de Conducta y que comprendo en todos sus términos la misión, visión, valores y estándares de conducta que rigen nuestra empresa. Entiendo que su cumplimiento es obligatorio para todo el personal y que al cumplir con el Código de Ética y de Conducta, todas/os contribuimos a crear un mejor ambiente de trabajo en el cual podemos crecer como personas y profesionales. Manifiesto que estoy en cumplimiento con los estándares de conducta aquí establecidos, incluyendo la revelación de cualquier conflicto de intereses, ya sea actual o potencial. Lugar y fecha: Firma: Nombre completo: Departamento: Nombre de jefa/e inmediata/o: 15