Consultas. capítulo 22

Transcripción

1 Consultas capítulo 22

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3 Consultas consultas Cuando hay que realizar una tarea como buscar una información en la base de datos puede resultar laborioso hacerlo de forma manual, registro por registro. Para ello existen las consultas que no son otra cosa que preguntas que se realizan a las tablas de la base de datos con el fin de obtener la información deseada. En una consulta deberá indicar la tabla o tablas (dónde), la información solicitada (qué) y la forma en que mostrará los resultados (cómo). La consulta realizada devolverá una tabla con los datos que se piden. Como puede observar en la siguiente imagen, es una consulta en la que se han mostrado todos los países del continente de Oceanía. Access 2007

4 Tiene a su disposición 6 tipos de consultas: - Consultas de selección: para seleccionar que se muestren una serie de registros mediante unos criterios que deberá marcar. Permitirá encontrar datos de forma rápida. - Consultas de creación de tabla: con ella creará una tabla nueva a partir de los criterios que indique. - Consultas de inserción o de datos anexados: se utiliza para insertar registros en la tabla. Si por ejemplo tiene que insertar en una tabla registros y esos datos se encuentran en otra tabla, para no tener que copiar de forma manual los datos puede utilizar esta opción. - Consultas de actualización: para actualizar datos de la base de datos. Por ejemplo tiene marcados unos descuentos para los clientes y con el cambio de año los quiere modificar. - Consulta de referencias cruzadas: visualiza los datos con un campo como fila, otro como columnas y otro como datos. - Consulta de eliminación: si tiene que eliminar datos de forma masiva de una tabla esta opción le ayudará Crear una consulta utilizando el asistente En la ficha Crear encontrará el grupo Otros y dentro del mismo la opción Asistente para consultas. Al clicar le aparecerá la primera ventana del asistente en la que deberá indicar el tipo de consulta que desea crear.

5 consultas - Asistente para consultas sencillas: para realizar una consulta de selección normal y corriente en la que deberá indicar los datos y campos que desea visualizar. Seleccione la tabla o tablas y los campos deseados, los campos pueden ser de una o más tablas dentro de la misma consulta. Access 2007

6 Indique cómo quiere que se muestren los datos. Si selecciona Resumen, se le activará el botón Opciones de resumen con el que podrá indicar si quiere realizar cálculos con un campo de valores numéricos.

7 Seleccione la opción Abrir para visualizar la información de la consulta y clique en Finalizar. consultas Access 2007

8 - Asistente para consultas de referencias cruzadas: para realizar una consulta de selección que muestre los datos con filas y columnas parecido a una hoja de datos de Excel. Seleccione la tabla que necesita. Indique el campo o campos para las filas de la tabla.

9 Seleccione los campos para las columnas. consultas Seleccione ahora los campos con los valores y elija la función que desee. Si desea incluir una nueva columna resumen, active la casilla de la izquierda. Access 2007

10 Pulse finalizar para ver los datos o modificar el diseño. - Asistente para búsqueda de duplicados: para realizar una búsqueda de datos duplicados en la tabla. Seleccione la tabla para comenzar.

11 consultas Indique los campos dónde quiere observar si hay registros duplicados. Access 2007 Elija ahora los campos que no quiere observar si tienen o no registros duplicados pero quiere que se muestren en la consulta.

12 Pulse sobre Finalizar para mostrar los datos o modificar la consulta.

13 consultas - Asistente de búsqueda de no coincidentes: realiza una búsqueda de los datos que aún no se han relacionado entre dos tablas relacionadas. Seleccione la tabla deseada. Access 2007

14 Indique qué tabla es la que quiere buscar los registros que se encuentran en la tabla que contiene relaciones. Seleccione la tabla con la que la primera tiene relación. Seleccione el campo que esta relacionado en ambas tablas.

15 consultas Indique los datos que desea visualizar de los datos que no se encuentran relacionados. Access 2007 Finalice para visualizar los datos.

16 22.2. Crear una consulta en vista diseño La vista diseño le permite crear una consulta de forma mas autónoma y así poder preguntar exactamente lo que necesita a cada campo. Es posible acceder a la vista diseño de una consulta creada con el asistente a través del botón Ver que se encuentra en el grupo Vistas de la ficha Inicio.

17 consultas Para crear una consulta en vista diseño pulse sobre el botón Diseño de consulta que se encuentra en el grupo Otros de la ficha Crear. Access 2007

18 Seleccione la tabla o tablas necesarias para que se incluyan en el panel. Cierre la ventana para poder trabajar sobre el panel.

19 Haga doble clic sobre cada campo deseado para incluirlos en la consulta o arrástrelo hasta la parte inferior. consultas En todo momento podrá observar los datos haciendo clic en Vista hoja de datos que se encuentra en la ficha Ver. Access 2007

20 Para seleccionar los datos deberá indicar los criterios de selección para la consulta. Por ejemplo, dispone de una tabla de países por continente. Si desea ver exclusivamente los países pertenecientes al continente europeo, debería indicar la consulta de la siguiente manera: Puede indicar varios criterios. Por ejemplo, si deseamos ver todos los países pertenecientes a Europa y Asia, lo especificaríamos así: Y si quiere insertar tres criterios, lo indicará inmediatamente debajo, como por ejemplo si quisiera visualizar los datos de Europa, Asia y África.

21 De la misma forma, puede utilizar varios criterios en línea o en paralelo. Esto diferenciará si un registro deberá cumplir los dos criterios o uno de los dos. En la siguiente imagen, el registro deberá cumplir con que sea un país del continente europeo y el nombre del país empiece por A. consultas En esta otra imagen, el registro deberá cumplir uno de los dos criterios. Que sea un país perteneciente a Europa o que su nombre empiece por A. Fíjese que ambos criterios se encuentran en líneas distintas Access 2007 Puede insertar muchos más criterios que el nombre del registro. A continuación observe una lista sobre cómo utilizar e indicar los criterios dependiendo de lo que necesite indicar a la consulta.

22 Criterios para campos tipo Texto, Memo e Hipervínculo Ejemplo de Criterio Europa No Europa Como A* No como A* Como *ona* No como *ona* Como *ona No como *ona Como A* Y Como *a No >= Andorra <= Andorra Como [E-L]* Como Fra???? Función Muestra todos los registros que en el campo tengan en valor Europa. Muestra todos los registros que en el campo no contengan el valor Europa. Muestra los registros que empiecen por A. Muestra los registros que no empiecen por A. Muestra los registros que contengan ona en su valor. Muestra los registros que no contengan ona en su valor. Muestra los registros que acaben por ona. Muestra los registros que no acaben por ona. Muestra los registros que empiezan por A y acaban por a. Muestra los registros que contengan un valor longitud 0. Muestra los registros que no contengan un valor longitud 0. Muestra los registros de Andorra hacía adelante por orden alfabético. Muestra los registros desde el principio hasta Andorra. Muestra los registros que empiecen desde E hasta L. Muestra los registros que empiecen por Fra y tengan 7 caracteres.

23 Criterios para campos tipo Número, Moneda y Autonumérico Ejemplo de Criterio 50 No 50 <50 <=50 >50 >=50 >50 Y <100 Entre 50 Y 100 <50 Y >100 Como *,50 Función Muestra los registros que coincidan con el valor 50. Muestra los registros que no coincidan con el valor 50. Muestra los registros que contengan un valor menor a 50. Muestra los registros que contengan un valor menor o igual a 50. Muestra los registros que contengan un valor mayor a 50. Muestra los registros que contengan un valor mayor o igual a 50. Muestra los registros que contengan un valor entre 51 y 99. Muestra los registros que contengan un valor entre 50 y 100. Muestra los registros menores de 50 y mayores de 100. Muestra los registros que acaben con,50. consultas Access 2007

24 Criterios para campos tipo Fecha / Hora Ejemplo de Criterio #01/01/2013# No #01/01/2013# <#01/01/2013# >#01/01/2013# >#01/06/2012# Y <#01/01/2013# <#01/06/2012# Y >#01/01/2013# Fecha() Fecha()+1 >Fecha () <Fecha () Entre #01/01/2012# Y #01/06/2012# Función Muestra los registros que coincidan con la fecha indicada. Muestra los registros que no coincidan con la fecha indicada. Muestra los registros con fechas inferiores a la indicada. Muestra los registros con fechas superiores a la indicada. Muestra los registros con valores entre las dos fechas indicadas. Muestra los registros con los valores que no se encuentren entre las dos fechas indicadas. Muestra los registros de la fecha actual. Muestra los registros con la fecha de mañana. Muestra los registros que contengan fechas futuras. Muestra los registros con fechas pasadas. Muestra los registros comprendidos entre las fechas indicadas. Criterios para campos generales Ejemplo de Criterio Es Nulo No es Nulo Función Muestra los registros donde el campo está vacío. Muestra los registros donde el campo no está vacío. Si desea hacer una consulta dinámica que cada vez que se ejecute le pregunte qué quiere observar, utilice los corchetes [] de esta forma: [Introduzca el criterio]

25 consultas Aquí podrá escribir A*, *o*, *s, Nombre, etc. También puede hacerlo con datos numéricos o con fechas: Entre [Indique número menor] Y [Indique número mayor] Entre #[Indique fecha menor]# Y #[Indique fecha mayor]# Tipos de consultas Como se ha mencionado anteriormente, existen 6 tipos de consultas distintos. Puede seleccionar el tipo de consulta en el grupo Tipo de consulta que se encuentra en la ficha Diseño. Access 2007 El funcionamiento de cada una es parecido, pero tiene algunas diferencias. Todas se basan en el mismo principio: indicar mediante criterios y seleccionando los campos de las tablas que serán necesarios. Luego hay que especificar las opciones individuales de cada tipo.

26 Seleccionar Indicar los criterios, seleccionando los campos de las tablas deseadas, pudiendo mostrar o no la información de un campo y pudiendo ordenar de forma ascendente o descendente. Crear tabla Lo primero que deberá indicar es el nombre y la situación de la tabla, pudiendo insertarla en otra base de datos. Luego deberá realizar la consulta, como si de una selección se tratase. Puede observar los datos seleccionados mediante el botón indicado. Una vez tenga los datos con los que desea crear la tabla nueva, haga clic en el botón Ejecutar, situado en el grupo Resultados de la ficha diseño.

27 consultas Aparecerá un cuadro de diálogo en el que podrá validar la creación de la tabla. Este cuadro le informará además de los registros que contendrá la tabla. Anexar Puede anexar los datos de una tabla a otra de la misma base de datos o de una distinta. Al clicar sobre anexar, le aparecerá una ventana en la que deberá indicar la tabla de destino a la que quiere que los datos se anexen. Access 2007 Diseñe la consulta de manera que para cada campo deberá indicar con qué campo lo anexa. Podrá también utilizar criterios para copiar solo una parte de los datos, por ejemplo los que pertenezcan a un país concreto.

28 Visualice los datos que se anexarán mediante el botón de vista y cuando esté todo listo bastará con hacer clic en el botón ejecutar. Como se va a modificar la tabla original es recomendable que si son datos reales y de importancia, cree una copia de la tabla a la que se anexarán los datos. Actualizar Para actualizar una tabla no deberá seleccionarla ya que trabajará con ella directamente sobre el diseño de la consulta. Por ejemplo en la imagen inferior se substituirá para el campo País todos los registros que son de Francia y se actualizará a France. Al clicar sobre ejecutar nos indicarán cuántos registros se van a actualizar.

29 General o consulta de referencias cruzadas En este tipo de consultas deberá utilizar al menos tres campos: uno para filas, otro para columnas y un tercero para los valores. consultas Para los valores deberá indicar qué función desea utilizar (suma, promedio, etc.). También puede, como en todas las consultas, utilizar criterios de búsqueda y / o ordenar por un campo. Eliminar Es como una consulta de actualización o selección con la diferencia de que los datos que se busquen se eliminarán de la tabla. Access 2007 Observe bien los datos que se eliminarán. Se recomienda realizar una copia de la tabla a tratar antes de realizar la eliminación.

30 Por último, y antes de dar por finalizada la unidad de consultas, indicar algunos elementos que encontrará interesantes en el grupo de Configuración de consultas de la ficha Diseño. El botón Mostrar tabla hará aparecer la ventana de selección de tablas y los botones de Insertar y Eliminar columnas son para agregar columnas y filas a la zona de trabajo de la consulta. Cuando guarde una consulta, podrá volverla abrir siempre que lo necesite. Solo se abrirán con un doble clic las de tipo selección y de referencias cruzadas, las demás se ejecutarán. Para abrir una de otro tipo en vista diseño, haga clic con el botón secundario y clique en Vista diseño.

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32 Recordatorio! lección 22!- No hace falta que utilice todos los campos, agregue los que necesite; las consultas son para simplificar la información a la estrictamente necesaria.!- Realice siempre copias de seguridad si trabaja sobre bases de datos reales para las consultas de actualización, eliminación y de anexar datos.!- Es mejor y más profesional trabajar las consultas en su vista diseño. El asistente es para algo rápido y que no requiera criterios.

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