[PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE OBRAS (ADMINISTRATIVOS UNIDADES DE NEGOCIOS)]

Transcripción

1 2014 Prevención A.R.T. Seguridad y Salud Ocupacional [PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE OBRAS (ADMINISTRATIVOS UNIDADES DE NEGOCIOS)] Se establecen los lineamientos operativos y de gestión para la administración de la documentación relacionada con obras de construcción que se recepciona en las Unidades de Negocios. (última revisión 22/08/2014)

2 Índice 1. Objetivo Alcance Responsabilidades Normas complementarias y/o de referencia Procedimiento Recepción de los Avisos de Inicio de Obra (AIO) y Programas de Seguridad (PS) Administración en sistema S&SO de AIO y PS Tratamiento de obras duplicadas Suspensiones, Extensiones y Reinicio de obras Programas de Seguridad Bajo Res. 319/ Administración de Procedimientos de Trabajo Seguro (PTS) Disposición final de la documentación

3 1. Objetivo Establecer el Procedimiento Operativo y de Gestión para la administración de toda la documentación que se recepciona en las Unidades de Negocios relacionadas con Obras de Construcción. 2. Alcance El presente procedimiento alcanza la actuación de Prevención ART, en relación con las tareas de administración de la información relacionada a Obras de Construcción. 3. Responsabilidades Administrativo de la Unidad de Negocios Cumplir con el presente procedimiento cuando se reciban Avisos de Inicio de Obra y/o Programas de Seguridad.- 4. Normas complementarias y/o de referencia Decreto PEN 911/96 Res. SRT Nº 51/97 Res. SRT Nº 35/98 Res. SRT Nº 319/99 Res. SRT Nº 550/ Procedimiento 5.1. Recepción de Avisos de Inicio de Obra (AIO) y Programas de Seguridad (PS) Verificar que sean legibles en todos los campos del AIO completados por el empleador Deberá contar al menos con un domicilio concreto (calle/ruta altura/km Localidad y Provincia) y un nº TE de contacto Verificar en sistema que los datos del AIO y/o PS coincidan con los datos reales en sistema (nº de contrato y razón social) El AIO deberá tener siempre fecha de Inicio y Fin de la obra En el caso que la empresa marque en el AIO las opciones: a) EXCAVACIÓN P/ CONSTRUCCIÓN DE SUBSUELOS Y/O SUBMURACIONES MAYORES A 1.2 MTS b) OTRAS EXCAVACIONES MAYORES A 1.2 MTS c) DEMOLICIÓN DE EDIFICIOS EXISTENTES Y DE AL MENOS 3 MTS. DE ALTURA O QUE AFECTEN ESTRUCTURAS PORTANTES Deberá indicar fecha de inicio y finalización para cada etapa seleccionada El AIO Deberá estar firmado siempre por el empleador Si algunas de las condiciones antedichas no se cumplen, la documentación será recibida pero no se deberá devolver una copia del AIO con sello de recibido a la empresa. 3

4 El PS puede venir o no junto con el AIO. En cualquier caso cuando se reciba un Programa de Seguridad se deberá colocar fecha de recepción en la carátula y devolver una copia sellada a la empresa, independientemente de los resultados de los controles efectuados para el AIO Administración en sistema del Aviso de Inicio de Obra (AIO) y Programas de Seguridad (PS): Una vez superada la etapa de recepción de la documentación, se deberá proceder de la siguiente manera: Ingresar al sistema S&SO, ir al menú Construcción e ingresar en la opción Gestión de obras : Ingresar el nº de contrato, CUIT o Razón Social Hacer clic en el ícono Actualizar para que el sistema recupere la información que existe cargada para ese contrato Verificar si existe registro de la obra cargado previamente en el sistema. En caso de existir información ya ingresada para la obra, verificar si es necesario hacer modificaciones a la información que ya está cargada Para editar información de una obra ya existente, deberá posicionarse sobre la línea correspondiente a la obra que quiera editar (se pintará de color celeste) y posteriormente hacer clic en el botón ABM Obras. Si se requiere la carga de una obra nueva solamente deberá hacer clic en el botón ABM Obras. 4

5 Ante la recepción de un PS cuya obra ya estaba dada de alta en el sistema S&SO: Hacer clic sobre el ícono Editar y cargar los datos del contacto (nombre y nº de teléfono), en el campo Asesor de Riesgo (Responsables del PS) el número del asesor al cual se le entregará el Programa de Seguridad, carácter de actuación de la empresa (Contratista, sub contratista, etc) y la Res. bajo la que fue confeccionados el PS. Una vez finalizada la carga hacer clic en el ícono Grabar Al tildar Grabar automáticamente el sistema genera un mail al asesor responsable de aprobar el PS. En este mail se le informa al asesor la existencia del documento y se solicita que pase a buscarlo por la correspondiente Unidad de Negocios. El mail se puede editar antes de enviar. Por defecto sale con copia al usuario que está realizando la acción. Es muy importante de guardar copias de estos mails en una carpeta del Outlook Si la obra no estaba dada del alta en el sistema S&SO: Hacer clic en el ícono Nuevo : Ingresar los datos: Descripción de la obra, Domicilio (Calle, nro., piso, depto., oficina, Barrio, C. Postal, Localidad, Provincia, nº de TE y nombre del contacto, etc.), Asesor de Riesgo (Responsable del PS) y demás datos de la pestaña Datos Generales. 5

6 Si el PS no tiene adjunto el AIO hacer un tilde en la opción P.S. presentado sin A.O.. Esto generará un mail automático para enviar a la empresa con copia al asesor de riesgos, con el objeto de poner a ambos en conocimiento de dicha situación Al tildar Grabar, automáticamente el sistema genera un mail al asesor responsable de aprobar el PS. En este mail se le informa al asesor la existencia del documento y se solicita que pase a buscarlo por la correspondiente Unidad de Negocios. El mail se puede editar antes de enviar para que cada UN manifieste la forma de envío al asesor. Por defecto sale con copia al usuario que está realizando la acción. Es muy importante guardar copia de estos mails en una carpeta del Outlook Si recibe un AIO (solo o junto a un PS), además del punto anterior se deberá cargar la pestaña Tipos y Actividades : esta pantalla contiene los tildes que indican los tipos de actividades que va a desarrollar el empleador en obra. NOTA: Tanto los Avisos de Inicio de Obra como los Programas de Seguridad deberán identificarse con el Nº de Contrato y Nº de obra una vez que hayan sido procesados en el sistema Tratamiento de obras duplicadas. Cuando se detecten obras duplicadas se deberá proceder de la siguiente manera: Si la obra duplicada es la última en haberse dado de alta y no tiene actividades de riesgo, ingresando al ABM de obras (ver punto ) podrá eliminarla presionando el ícono correspondiente: Nota: las obras con actividades de riesgo se identifican por el color de la línea (rojo o amarillo). Si no están pintadas de ningún color, es porque no tienen actividades de riesgo. 6

7 Si la obra duplicada no es la última en haberse dado de alta y/o tiene actividades de riesgo, entonces no se podrá eliminar y deberá darse de baja. Para esto se deberá acceder al ABM de obras y editando la pestaña Datos generales se deberá cargar una fecha de baja y una observación en el campo Observaciones (para la SRT) Si tiene dudas, antes de dar de baja una obra, consulte a su Asesor Referente Suspensiones, Extensiones y Reinicios de obra El empleador puede comunicar eventualmente una modificación de los plazos previstos inicialmente para su obra (fecha de inicio y fin). Los tipos de modificaciones posibles son: a- Extensión: implica un cambio en la fecha de finalización. NOTA: luego de cumplido el plazo previsto de finalización, Prevención ART otorga al empleador 1 MES para extender la obra. Superado ese mes, no se deberán cargar extensiones y si las actividades en la obra continúan, deberá realizar todos los trámites como si se tratara de una obra nueva (Presentación de un nuevo AIO y PS). b- Suspensión: por diferentes motivos el empleador comunica que se Suspenden las actividades en la obra. NOTA: De acuerdo a la normativa vigente, los avisos de Suspensión deben indicar una fecha de Reinicio (punto c), si no la indica, se interpretará que es una fecha definitiva de fin de obra (Ver punto ). En el caso que posteriormente el empleador retome las actividades en la obra, deberá realizar todos los tramites como si se tratara de una obra nueva (Presentación de un nuevo AIO y PS) c- Reinicio: es la fecha prevista por el empleador para retomar las actividades en la obra. Como se comentara en el punto anterior, la fecha de Reinicio se comunica con la fecha de Suspensión Las Suspensiones, Extensiones y Reinicios se comunican utilizando el formulario de AIO, indicando en la parte superior del mismo que es lo que se comunica. 7

8 En el punto nº 3 del formulario figuran las fechas a ingresar. El siguiente ejemplo es una Extensión: Para cargar estas fechas, se deberá ingresar al ABM de obras y en la pestaña Tipos y actividades para luego hacer clic sobre el botón Modificar fechas : Esta acción habilitará la pantalla de carga de las fechas. En ésta deberá ingresar una fecha y luego indicar a que refiere: Inicio, fin, suspensión, reinicio o extensión Si se trata de un Aviso de Suspensión y no se indica fecha de Extensión, se deberá marcar el tilde Fecha Definitiva de Finalización. Una vez cargada esta información no se podrá cargar ninguna otra fecha y en caso que el Empleador retome las actividades, deberá gestionar todo como una obra nueva (AIO y PS) 5.5. Programa de Seguridad bajo Res. 319/99. Cuando se reciban PS confeccionados bajo esta resolución, el administrativo deberá: Ingresar al sistema S&SO, ir al menú Construcción e ingresar en la opción Gestión de obras : Ingresar el nº de contrato, CUIT o Razón Social 8

9 y hacer clic en el ícono Actualizar para que el sistema recupere la información que existe cargada para ese contrato. Importante: CORROBORAR SIEMPRE QUE EL NÚMERO DE CONTRATO COINCIDA CON LA RAZON SOCIAL ANTES DE EFECTUAR LA CARGA DE DOCUMENTACION Hacer clic en el botón PS Res Ingresará a la pantalla de consulta y ABM para programas 319/99 y podrá visualizar los que ya presentó la empresa Para ingresar un nuevo PS, hacer clic en Nuevo Ingresar la Descripción de la actividad que realizarán en obra Ingresar el codigo de Asesor de Riesgos que estará a cargo de la aprobación del PS Grabar la información haciendo clic en el boton Grabar Finalmente hacer clic en el boton Derivar PS para enviar un mail al asesor, informandole que tiene asignada esta gestión Importante: las gestiones de aprobación de PS bajo Res. 319/99 solamente son visibles en sistema para el Asesor de Riesgos responsable de la cuenta. En el caso de asignarle la gestión de aprobación a un asesor que no sea responsable de la cuenta, éste no podrá verlo en sistema. Tener esto presente frente a consultas de asesores. 9

10 5.6. Procedimientos de trabajo seguro (PTS). Cuando se reciba un Procedimiento de trabajo Seguro, el administrativo deberá: Devolver una copia al empleador con el sello de recibido Se ingresará la línea al sistema de igual manera que un Programa de Seguridad, únicamente cargando los datos: 5.7. Disposición final de la documentación Los Aviso de Inicio de Obra deberán ser enviados a Seguridad y Salud Ocupacional Corporación - por correo interno. Los sobres serán dirigidos a Gustavo Bartizaghi o Cristian Katz, dependiendo de quién sea el interlocutor designado a la Zona Recuerde que toda la documentación será identificada con el nº de contrato y nº de obra con la que fue gestionado. 10