Guía rápida de utilización de la aplicación e-colegio para usuarios. (Ver /06/2012)

Transcripción

1 Guía rápida de utilización de la aplicación e-colegio para usuarios (Ver /06/2012) 1

2 Control de versiones Versión Fecha Cambios MAY 12 Nuevo documento JUN 12 Pág. 5 Novedades Supresión del documento PVC Obligatoriedad de subir los ficheros en formato PDF Uso opcional de la Hoja de Control de Firmas Pág. 13 Facturación Factura a nombre de empresas Pág. 16 Pago de tasas de visado Abono de las tasas previo a la descarga del trabajo y nueva cuenta de ingreso. Pág. 17 Descarga de ficheros visados Procedimiento de descarga Pág. 18 Descarga de factura Procedimiento de descarga 2

3 Índice 1 Novedades Acceso a la aplicación Página principal Trabajos Datos principales Datos adicionales Ficheros Facturación Revisión Correcciones Pago de tasas Descarga de ficheros visados Descarga de la factura Anexos Ejemplo de factura Ejemplo de Informe de incidencias Hoja de control de Firmas

4 Índice de figuras FIG. 1 ACCESO A LA APLICACIÓN... 6 FIG. 2 PÁGINA DE BIENVENIDA... 6 FIG. 3 PÁGINA DE PRINCIPAL... 7 FIG. 4 EXPEDIENTES... 8 FIG. 5 NUEVO EXPEDIENTE... 9 FIG. 6 GUARDAR CAMBIOS... 9 FIG. 7 DATOS PRINCIPALES FIG. 8 DATOS ADICIONALES: GESTIÓN DEL COBRO FIG. 9 VISADO FIG. 10 CARGA DE FICHEROS FIG. 11 PARÁMETROS DE SELLADO FIG. 12 FACTURACIÓN FIG. 13 INFORME DE INCIDENCIAS FIG. 14 SUBIR FICHEROS CORREGIDOS AL SERVIDOR FIG. 15 FICHERO CORREGIDO CARGADO EN EL SERVIDOR FIG. 16 ACCESO AL TPV VIRTUAL FIG. 17 LISTA DE TRABAJOS FIG. 18 ACCEDER A FICH. FIRMADO FIG. 19 DESCARGA DE FACTURA FIG. 20 EJEMPLO DE FACTURA FIG. 21 EJEMPLO DE INFORME DE INCIDENCIAS FIG. 22 HOJA DE CONTROL DE FIRMAS

5 1 Novedades Con la puesta en funcionamiento de la nueva plataforma profesional de visados e-colegio, y con el fin de facilitar la realización de visados y mejorar los servicios de revisión tanto para los colegiados como para sus clientes, se han visto modificados algunos de los criterios utilizados en la antigua plataforma de visados detallándose a continuación estos cambios. a) Ya no es necesario subir al servidor el documento de petición de visado colegial, dicho documento ha sido sustituido por una declaración del colegiado, en la que manifiesta haber informado al cliente y que este ha solicitado de forma expresa el visado del trabajo, es imprescindible activar esta opción antes de iniciar el proceso de visado. b) Desaparece el documento de apertura del expediente de Visado (AEV) dado que todos los datos referentes al cliente, localización y tipología del trabajo se introducirán directamente en la aplicación y podrán ser recuperados para posteriores trabajos (en caso de realizar trabajos relacionados o complementarios). c) Solo pueden ser visados los ficheros subidos a la plataforma en formato PDF, lo que no implica que no se puedan subir otros formatos si es necesario (DXF, JPG, ZIP, RAR, etc.), pero no podrán ser visados. d) Se dispone de una plantilla de firmas (accesible a través de la aplicación e-visado dentro del apartado Ficheros, en Trabajos que facilita los procesos de firmar electrónicamente, el proceso de firma se detalla en los anexos. Su empleo es opcional, si no fuese usada se firmarán el/los ficheros con la firma digital. e) El colegiado elije la ubicación de los sellos de visado dentro de cada documento, siendo insertados los sellos de forma automática. 5

6 2 Acceso a la aplicación La aplicación e-colegio estará disponible a través de la siguiente dirección: En la figura 1, se muestra la pantalla de bienvenida de la aplicación Web el acceso a la aplicación e- visado sólo se podrá realizar con DNI electrónico y certificado digital por lo que es recomendable que los usuarios que no dispongan de él lo tramiten lo antes posible Fig. - 1 Acceso a la aplicación 3 Página principal En la página principal (figura 3) encontramos dos pestañas Trabajos y Mi Colegio, la plataforma de visados se encuentra en Trabajos, no siendo objeto de esta guía describir las opciones y finalidad de Mi Colegio. Fig. - 2 Página de Bienvenida 6

7 Una vez se accede a Trabajos es necesario conocer las diferencias entre Expediente y Trabajo Expediente: Es un contenedor de uno o más trabajos, es útil en caso de que realicemos varios trabajos a un mismo cliente de la misma zona (en caso de actualizaciones) o por que posteriormente tenga otras necesidades relacionadas con un trabajo anterior (visado complementario). Para todo trabajo es necesario crear primero un expediente, en el cual adjuntaremos los datos de localización del trabajo, si esta realizado por uno o más colegiados y los datos personales de los clientes (pueden ser más de uno). Por ejemplo un expediente podría contener el trabajo del levantamiento de una finca, el trabajo de una posterior segregación de parte de la finca y el trabajo de proyecto de una construcción sobre la misma parcela. Trabajo: Es el trabajo propiamente dicho, en este apartado tenemos muchas opciones de configuración: el tipo de trabajo, gestión del cobro (en caso que queramos que el trabajo lo cobre directamente el Colegio), la subida de ficheros o los datos de facturación. Posteriormente veremos más a fondo estos y otros datos de interés de un trabajo. Es importante recordar: Para realizar un trabajo primero debemos de crear un expediente. Dentro de un expediente podemos tener más de un trabajo. A continuación, en la figura 4 podemos ver la página de principal, en la cual tenemos acceso a los antes mencionados Expedientes y Trabajos. Fig. - 3 Página de principal 7

8 Expedientes Si nos introducirnos en el apartado de Expedientes, lo primero que veremos será la lista de expedientes que tenemos creados. Fig. - 4 Expedientes En caso de querer crear un expediente nuevo, deberemos pulsar en NUEVO EXPEDIENTE, que se encuentra bajo los botones de Filtrar y Quitar filtro. Los expedientes una vez creados no pueden ser eliminados por el colegiado, debe solicitarse a los revisores su eliminación. Si disponemos de gran cantidad de trabajos y queremos realizar una búsqueda por diferentes parámetros, la aplicación nos permite realizarlo a través de la opción Filtro". En la Fig. 6 nos introducimos dentro de un nuevo expediente, pestaña de Datos principales, donde podemos ver cuáles son los datos necesarios para solicitarlo. 8

9 Fig. - 5 Nuevo expediente Como vemos, es necesario introducir el Título del Trabajo, los datos de localización y la clase de expediente (convencional, catastral o petición al PIC) Por defecto en el recuadro de Colegiados aparecerá el colegiado que está solicitando el trabajo, en caso de ser un trabajo realizado por más de un colegiado se podrán añadir a la lista. Del mismo modo podemos añadir los Clientes. La aplicación guarda los clientes del colegiado, por lo que es posible buscar datos del cliente si le hemos realizado un visado anterior, o si no introducirlos como Nuevo cliente. Para añadir un nuevo cliente es obligatorio cumplimentar los siguientes campos: Nombre NIF / CIF Dirección Código postal Población Una vez introducidos todos los datos, es importante guardar los cambios para crear el Trabajo asociado a dicho expediente. Fig. - 6 Guardar cambios 9

10 4 Trabajos Una vez creado el expediente con los datos de los clientes y la localización del mismo, iremos al apartado de Trabajos y crearemos un nuevo trabajo, el cual está dividido en las siguientes pestañas: Datos principales Datos adicionales Ficheros Facturación 4.1 Datos principales En la Fig. 8 podemos ver todos los datos principales del trabajo, la gran mayoría son directamente extraídos de forma automática de los datos rellenados en el expediente asociado. Fig. - 7 Datos principales En este apartado, tenemos la posibilidad de seleccionar el destinatario del trabajo (Particulares, ayuntamientos, juzgados...), si se trata de un visado urgente (para que se revise con prioridad, aunque esto lleva un recargo del 15%) y la Delegación de visado, que podrá ser en la que esté ubicado el trabajo o en la Delegación de pertenencia del colegiado. 4.2 Datos adicionales En la siguiente pestaña tenemos acceso a los datos adicionales, estos están divididos en dos subapartados: Gestión del Cobro y Visado. 10

11 Fig. - 8 Datos adicionales: Gestión del Cobro Como podemos ver en la figura 9, en el apartado de Gestión del cobro tenemos la posibilidad de indicar los honorarios del trabajo y los datos del cliente de forma que sea el Colegio el que se encargue de gestionar el cobro del trabajo del colegiado (esta opción solo debe ser utilizada si se desea que el Colegio gestione el cobro de los honorarios del trabajo). En la pestaña Visado nos aparecerá el número de visado y fecha, solo cuando los revisores hayan finalizado el proceso de revisión y aprobado el trabajo. Esta función no esta habilitada para ser cumplimentada por el colegiado Fig. - 9 Visado 4.3 Ficheros Antes de adjuntar los documentos debemos activar la opción Grabar, a fin de generar el trabajo. 11

12 La tercera de las pestañas que encontramos es la de Ficheros, esta es la pestaña en la cual vamos a subir los ficheros del trabajo firmados digitalmente. En los anexos podemos encontrar como firmar los documentos del visado mediante la utilización de la plantilla Hoja de Control de Firmas. Fig Carga de ficheros Dicha plantilla la podemos descargar mediante el enlace Control de firmas. Para subir ficheros a la plataforma se debe completar el campo Título y mediante los botones Examinar y Adjuntar subir los ficheros a la plataforma, estos pasos deben ser repetidos cada vez que se precise subir un fichero. En la plataforma e-colegio existe la posibilidad de cambiar los parámetros de posición del sello de los documentos a visar, y realizar una prueba en la que se puede previsualizar el resultado antes de que se visen los documentos. En el apartado de Trabajos, si nos introducimos en la pestaña de Ficheros y seleccionamos en el icono del sello tenemos la posibilidad de simular el sellado y de modificar la posición, márgenes y orientación del sello. También es posible excluir hojas en caso que no queramos que aparezcan selladas. Esta operación es importante, ya que el sello del visado se incluye en el documento de forma automática, no teniendo los revisores capacidad de modificar la posición seleccionada por el autor del trabajo. 12

13 Fig Parámetros de sellado Los revisores no se harán responsables de la ubicación de los sellos o de si estos pisan información, dado que los propios colegiados tienen la opción de ver como resultará el sellado antes de la finalización del proceso de visado. 4.4 Facturación En la última pestaña, encontramos los datos referentes a la facturación del visado, esta información habrá sido cumplimentada por los revisores, no es accesible a ser editada por parte de los colegiados, (Fig. 12). En dicho apartado aparecerá el importe del visado (dependiendo de la tipología del trabajo) y también tendremos opción de descargar la factura justificativa del pago del visado. Existe la opción de facturar a nombre de vuestra empresa, para ello debéis notificar, al menos la primera vez, a los revisores que se quiere la factura a nombre de la empresa y facilitar los datos de facturación. Cuando se han completado todos los campos (a rellenar por el colegiado) y se hayan subido los documentos correspondientes ya estamos en disposición de pulsar sobre el botón verde de la parte superior derecha de la figura 12 para Iniciar el proceso de visado y que el revisor sepa que los documentos subidos ya están listos para revisar. 13

14 Fig Facturación 5 Revisión Una vez subidos los documentos y cumplimentados todos los datos necesarios del trabajo, los revisores tendrán acceso a estos y se pondrán en contacto con el colegiado (mediante correo electrónico) para informarle de alguna incidencia con respecto al visado o bien que este ya está disponible para su descarga. En la figura 13 vemos el acceso al informe de incidencias (pestaña de Trabajos) que nos ha mandado el revisor, en caso de que tengamos que realizar una modificación en el trabajo, el trabajo aparecerá como CON INCIDENCIAS. En los anexos podremos ver un Informe de Incidencias de ejemplo. Fig Informe de incidencias 6 Correcciones Para subir los ficheros modificados al servidor seguiremos los siguientes pasos (figura 14): 1. Pulsar en el botón Reenv., esta acción activará el botón Examinar 2. Seleccionar el fichero modificado que queremos subir al servidor. 3. Pulsar el botón Adjuntar 14

15 2 3 Fig Subir ficheros corregidos al servidor 1 Tras estas operaciones el fichero habrá quedado subido al servidor, asignándole el mismo nombre que el fichero que modificado, el trabajo pasa a estar de nuevo REGISTRADO, (figura 15). Fig Fichero corregido cargado en el servidor 15

16 7 Pago de tasas El pago de las tasas de visado se establece como requinto previo a la descarga de los ficheros El abono podrá efectuarse mediante el TPV virtual de la plataforma o por trasferencia a la cuenta de la Junta de Gobierno, en el segundo caso deberá subirse a la plataforma el justificante del ingreso para que el revisor actualice la situación de pagado en la plataforma y se pueda proceder a la descarga del visado. La cuenta bancaria para efectuar el pago de los visados es la siguiente: Bco. Sabadell IBAN ES Código Bic: BSABESBB En el caso de pago por TPV el campo pagado se activa de forma automática, por lo que se puede proceder de forma inmediata a la descarga de los trabajos. El acceso al TPV virtual se efectúa desde la tabla de trabajos. Fig Acceso al TPV virtual 16

17 8 Descarga de ficheros visados Tal y como se ha indicado solo podrá efectuarse tras el abono de las tasas de visado. Los pasos a seguir para la descarga de ficheros visados se describen a continuación Ir a la lista de trabajos y seleccionar el trabajo Fig Lista de trabajos En la pestaña ficheros seleccionar el icono fichero firmado Fig Acceder a Fich. Firmado 17

18 9 Descarga de la factura En la pestaña facturación podemos comprobar el importe del visado y proceder a la descarga de la factura una vez se hayan abonado las tasas de visado. Fig Descarga de factura 18

19 10 Anexos 10.1 Ejemplo de factura. Fig Ejemplo de factura 19

20 10.2 Ejemplo de Informe de incidencias Fig Ejemplo de informe de incidencias 20

21 10.3 Hoja de control de Firmas Fig Hoja de control de firmas 21

22 Con el fin de facilitar el proceso de firma electrónica del trabajo se pone a disposición de los Colegiados la plantilla de Hoja de Control de Firmas (Fig. 22), la cual o pcionalmente se incluirá como primera hoja del trabajo junto con el resto de documentación en un único PDF. Una vez unida al resto de documentos se firmará por el/los colegiado/s intervinientes en el trabajo y será donde aparecerá posteriormente una vez revisado la firma digital del Colegio. 22