Curso de Posgrado en Gestión Cultural Diseño y Gestión de Proyectos Culturales Herramientas para la planificación estratégica en cultura

Transcripción

1 Curso de Posgrado en Gestión Cultural 2015 Diseño y Gestión de Proyectos Culturales Herramientas para la planificación estratégica en cultura

2 GESTIÓN Y DISEÑO DE PROGRAMAS/PROYECTOS CULTURALES Definir una metodología común aplicable a todo tipo de proyecto resulta casi imposible, ya que los espacios sobre los que acciona un proyecto cultural son dinámicos, complejos y contienen una gran cantidad de variables difíciles de ser previstas. En esta materia trabajaremos en dos niveles: -Interno: dentro del grupo de trabajo. -Externo: diferentes instancias de interlocución.

3 TÉCNICA PROYECTUAL. ELABORACIÓN DE PROYECTOS CULTURALES ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS CULTURALES. ETAPAS ETAPA 1: Conceptualización y Organización del Proyecto Qué es lo que se quiere ofrecer? Por qué se desea realizar el proyecto? A quién está dirigido? Cómo se realizará? Quiénes lo realizarán? Definir el lugar físico y el momento en que se realizará.

4 TÉCNICA PROYECTUAL. ELABORACIÓN DE PROYECTOS CULTURALES ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS CULTURALES. ETAPAS ETAPA 2: Definición de los Aspectos Económicos. Con qué? recursos humanos, financieros, técnicos, infraestructurales, de comercialización, organizativos contamos? Empleo de herramientas como presupuesto y flujo de fondos. Definición de la estrategia de gestión de los recursos financieros.

5 TÉCNICA PROYECTUAL. ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS CULTURALES. ETAPA 3: Gestión de la Imagen y Comunicación del Proyecto. Cómo comunicamos el proyecto? A través de qué estrategia? Cuáles son las herramientas adecuadas para comunicar el proyecto? Elaboración de una estrategia de comunicación para el proyecto. Gestión de prensa y difusión: mapa de medios de comunicación y diseño de las herramientas de prensa. ETAPA 4: Definición del Modelo de Gestión y Organización Cómo se organiza el grupo de trabajo? Consensuar y describir el modelo de organización interna que se desarrollará para la realización del proyecto. (Tipo de estructura organizativa y jurídica, definición de roles de trabajo, asignación de responsabilidades, etc.)

6 TÉCNICA PROYECTUAL. ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS CULTURALES. ETAPA 5: La Implementación del Proyecto. El proyecto se pone en marcha en un escenario concreto. Tener en cuenta: Reparto de responsabilidades entre las personas del equipo. Definir los mecanismos de gestión del presupuesto, los momentos de control y seguimiento. Analizar el contexto de manera permanente para flexibilizar y modificar el quehacer cotidiano si fuera necesario. ETAPA 6: Evaluación del Proyecto. Cotejo entre los resultados obtenidos con los planeados y detección de los aspectos y/o actividades que deben ser revisadas.

7 Qué es lo que se quiere hacer? Por qué se desea realizar el proyecto? Cómo se realizará? A quién está dirigido? Dónde se llevará a cabo? ETAPA 1: CONCEPTUALIZACIÓN Y ORGANIZACIÓN

8 NOMBRE O DENOMINACIÓN DEL PROYECTO NOMBRE / DENOMINACIÓN DEL PROYECTO El nombre es la imagen que creamos del proyecto e indica lo que se desea hacer de manera sintética e informativa. Su objetivo principal es identificar el proyecto y poder caracterizarlo brindándole identidad y originalidad. EJEMPLO Jornadas Creativas Una instancia de formación, reflexión e intercambio para el sector emprendedor de la ciudad de Córdoba, Argentina.

9 DIAGNÓSTICO DIAGNÓSTICO: Análisis de la situación en la que se pretende intervenir. El diagnóstico consiste en una naracción analítica y descriptiva del contexto donde se sitúa el proyecto y debe ser realizado de modo detallado y estratégico. Implica una instancia de investigación y observación que considere la situación actual del territorio en cuanto a sus características sociales, culturales, históricas, económicas y diferenciales; como también las instituciones presentes y todo lo que resulte importante comprender para alcanzar los objetivos y fundamentar la importancia del proyecto. En el diagnóstico se detalla el contexto desde una perspectiva situacionista, recogiendo las interrelaciones entre los elementos reconocidos, las situaciones favorables y conflictivas, las comunicaciones o intercambios de información, las diferentes cosmovisiones de los actores implicados y como éstas se relacionan con lo analizado. Teniendo en cuenta que deben considerarse del contexto aquellos aspectos pertinentes al proyecto.

10 DIAGNÓSTICO DIAGNÓSTICO: Análisis de la situación en la que se pretende intervenir. -Descripción de la situación actual - del contexto territorial, la dinámica social, la dinámica sectorial, institucional, económica, el estudio de necesidades culturales - del entorno en el que sitúa el proyecto.

11 DIAGNÓSTICO: Análisis FODA (como herramienta para realizar un diagnóstico) La matriz FODA (cuyo nombre sintetiza fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) es una técnica de uso interno del grupo que permite identificar y evaluar las características positivas y negativas del entorno interno y externo en el que se desarrolla una organización, proyecto o programa, constituyendo un análisis combinado del macro y micro entorno. Este análisis permite la realización de un diagnóstico estratégico en el que se reflejarán los puntos fuertes y débiles del proyecto, es decir las fortalezas y debilidades así como las oportunidades y amenazas propias de la interacción entre el proyecto y el entorno externo. Deben tenerse en cuenta y evaluar los factores políticos, económicos, sociales y tecnológicos, que afectan o que pueden afectar a la organización del equipo y a cada una de sus unidades de gestión, estableciendo las acciones que deberán realizar y las medidas a tomar para contrarrestar las eventuales externalidades negativas de los referidos factores.

12 DIAGNÓSTICO: Análisis FODA Factores internos Fortalezas: Capacidades tangibles e intangibles con las que cuenta el proyecto para adaptarse y aprovechar al máximo las ventajas que ofrece el entorno externo. Debilidades: Limitaciones o carencias de habilidades, conocimientos, información, tecnología, recursos financieros, infraestructura, etc., que tiene el proyecto. Factores externos Oportunidades: Situaciones o factores socioeconómicos, políticos o culturales del contexto externo, cuya particularidad es que pueden ser aprovechados para el desarrollo del proyecto. Amenazas: Factores externos que están fuera de nuestro control y que podrían perjudicar y/o limitar el desarrollo del proyecto.

13 DIAGNÓSTICO: Análisis FODA Este método es de uso interno del grupo y se representa en una tabla de doble entrada que combina los factores internos y externos con los impactos positivos y negativos de éstos sobre el proyecto analizado.

14 FUNDAMENTACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Fundamentación y Descripción En la FUNDAMENTACIÓN se responde a la pregunta: Por qué queremos llevar a cabo este proyecto? La fundamentación deriva del diagnóstico y hace referencia a la identificación de las causas y explicaciones del porqué queremos llevar a cabo el proyecto, argumentando la importancia de la propuesta y mencionando lo que se quiere lograr. En la fundamentación se presentan los criterios y razones que justifican el proyecto así como también la necesidad o situación detectada y la propuesta que se plantea como respuesta al diagnóstico elaborado. Resulta valiosa la definición del tipo de intervención que implica el proyecto, en materia de alcance y beneficios que puedan modificar, redefinir y/o demostrar una situación determinada, centrando la explicación de modo estratégico en la necesidad elemental de llevar a cabo el proyecto.

15 FUNDAMENTACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Fundamentación y Descripción La DESCRIPCIÓN, tiene por objetivo dar una idea completa pero sintética acerca del contenido del proyecto. Aquí es necesario reflejar claramente la idea central de lo que se pretende realizar. Se debe describir de manera concisa y puntual en qué consiste la propuesta, describir la clase de intervención que se pretende alcanzar, la visión estratégica en relación a lo que se logrará. La descripción debe mantener coherencia con el diagnóstico y la fundamentación. Es recomendable describir la participación / la manera en que el proyecto se entrelaza con el acontecer cotidiano y local. Cuál es el valor estratégico del proyecto? Cuál es su carácter innovador respecto de una visión global de desarrollo.

16 DEFINICIÓN DE OBJETIVOS La determinación de los objetivos es una función sustantiva en el desarrollo de todo proyecto, tanto en su planeamiento estratégico como en un nivel operacional. Deben redactarse de manera muy precisa y organizada, evitando así la confusión entre las actividades, los medios que éstas requieren y el resultado final que se busca alcanzar. El enunciado de los objetivos debe referirse a los siguientes componentes: un logro concreto a alcanzar, un área y/o espacio de desarrollo y un tiempo de realización de ser necesario. Indicaciones para la formulación de objetivos Ser claros, concisos y precisos en su redacción para describir lo que se quiere lograr. Mantener coherencia entre los objetivos generales y los objetivos específicos. Mantener coherencia con la fundamentación, la descripción y el diagnóstico Ser concordantes con los procedimientos establecidos y las actividades. Ser realistas y factibles de alcanzar, con los medios disponibles.

17 DEFINICIÓN DE OBJETIVOS El OBJETIVO GENERAL debe reflejar la situación a alcanzar y es el que permitirá ordenar y dar sentido a las etapas siguientes. Es el determinante del producto del proyecto, a partir de éste se definen y orientan los objetivos específicos y las acciones. Se responde a la pregunta Qué se desea hacer? Qué deseamos lograr? Qué se busca? Qué queremos crear? Responder a esta pregunta implica el uso de un verbo en infinitivo medible y probable: promover, desarrollar, crear, reformular, generar, incentivar, buscar, etc.

18 DEFINICIÓN DE OBJETIVOS A través de los OBJETIVOS ESPECÍFICOS se definen las pautas de desarrollo que guiarán el logro del objetivo general. Su definición debe guardar correlación con el objetivo general y, a su vez, permitir su traducción en acciones concretas. Deben ser plausibles, concretos, operacionalizables y medibles y se redactan en función de un ordenamiento lógico para el desarrollo de las actividades Se redactan en función de un ordenamiento lógico para el desarrollo de las acciones. Se responde a la pregunta: Cómo alcanzar el/los objetivo(s) general(es)?

19 DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

20 ESPECIFICACIÓN DE TAREAS Y ACTIVIDADES ESPECIFICACIÓN DE TAREAS Y ACTIVIDADES: Responder a las preguntas: Cuáles actividades? Cuándo se realizarán las actividades? Quiénes serán los responsables? Qué recursos requiere cada actividad? Definir y describir las acciones concretas que debe realizar el grupo de trabajo para lograr el objetivo del proyecto. Las actividades deben expresarse de manera ordenada, concreta y precisa, y tener absoluta relación y coherencia con los objetivos específicos y generales. Una vez definidas las actividades deben determinarse los tiempos de realización, las personas responsables y los recursos para cada actividad. Un recurso metodológico empleado para la organización de las actividades es el Gráfico de Gantt. Es una matriz de doble entrada en la que se vinculan las acciones, los tiempos de ejecución y los responsables por la realización de ellas. Estos cuadros funcionan como una guía para el momento de la implementación. Además permiten desglosar las actividades descriptas cronológicamente en términos de necesidades de recursos humanos, materiales, técnicos y financieros para cada momento y vincularlas con los responsables de cada una.

21 Cuadro / diagrama de Gantt Calendario de ejecución del proyecto Actividades Tiempo 1 Tiempo 2 Tiempo 3 Tiempo 4 Tiempo 5 Tiempo 6 Responsables Recursos Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Actividad 5 Actividad 6 Actividad 7 Actividad 8 Actividad 9 Actividad 10 Para poder realizar el gráfico es necesario: -Realizar una especificación e inventario de las actividades. -Distribuir las unidades periódicas de tiempo (semana, mes, etc.) -Designar el/los responsable(s). -Definir los recursos que derivan de cada actividad.

22 DEFINICIÓN DE LA POBLACIÓN En la etapa de definición de la población beneficiaria se determina el grupo objetivo o meta sobre el cual se desarrollará la propuesta. Se responde a la pregunta: A quiénes está dirigido el proyecto? El grupo puede definirse por ciclo vital, sector poblacional, condición social, situación económica, prácticas culturales, entre otras innumerables características. Una vez definido el grupo meta, pueden diferenciarse los beneficiarios directos; entendidos como el grupo principal hacia el que se dirige el proyecto, de los beneficiarios indirectos; quienes se verán beneficiados por la implementación del proyecto en una segunda instancia. La definición de los beneficiarios directos permite el desarrollo de estrategias diferenciadas en materia de organización, comunicación, financiamiento y evaluación, entre otras etapas presentes en el desarrollo e implementación de proyectos.

23 DEFINICIÓN DE LA LOCALIZACIÓN La definición de la localización consiste en la determinación del lugar, región y/o territorio en el que se llevará a cabo el proyecto y dónde se establecerá la cobertura en términos geográficos, espaciales, urbanos y demográficos. Implica situar y relacionar de forma significativa distintos tipos de información pertenecientes a la región en cuestión, sea económica, cultural, social, geográfica, histórica, etc. Otro factor importante es justificar las razones por las cuales el proyecto se implementará en esa región y la importancia de la aplicación del proyecto o programa en la región mencionada (puede ser a través de datos específicos significativos, estadísticos, característicos, etc.)