BOLETÍN OFICIAL DE CANTABRIA

Transcripción

1 CONSEJO DE GOBIERNO Decreto 43/2017, 22 juno, por el que se aprueba la Polítca Gestón documentos admnstratvos electróncos, expentes electróncos y archvo electrónco la Admnstracón la Comundad Autónoma Cantabra y su Sector Públco. La gestón documentos resulta esencal para las Admnstracones Públcas, tanto para el funconamento nterno las msmas, como para los servcos que se prestan a los cudadanos. La Ley 3/2002, 28 juno Archvos Cantabra, trata esta gestón documentos, s ben está especalmente centrada en documentos ncludos en soportes no automatzados. Con la progresva mplantacón los servcos Admnstracón Electrónca, cobra una excepconal mportanca la gestón los documentos electróncos, por lo que partendo la ctada Ley 3/2002, el Decreto 74/2014, 27 novembre, Régmen Jurídco la Admnstracón Electrónca la Comundad Autónoma Cantabra y el Decreto 10/2017, 9 marzo, por el que se regula el régmen jurídco especal para la utlzacón medos tecnológcos en los expentes que no tengan la condcón ntegralmente electrónco, resulta necesaro el presente Decreto por el que se aprueba la Polítca Gestón documentos admnstratvos electróncos, expentes electróncos y archvo electrónco la Admnstracón la Comundad Autónoma Cantabra. Este Decreto establece el conjunto meddas organzatvas, meddas técncas y crteros comunes para la gestón los documentos electróncos y los expentes electróncos durante toda su vda útl, ncluyendo las fases actva o trámte y la Archvo. El texto se sarrolla en cuatro Capítulos, con un total 17 artículos, una dsposcón adconal, otra dsposcón rogatora y dos dsposcones fnales. DISPONGO CAPÍTULO I Dsposcones generales Artículo 1. Objeto y ámbto aplcacón 1. El presente creto tene por objeto aprobar la Polítca Gestón documentos admnstratvos electróncos, expentes electróncos y archvo electrónco, entenddo por tal al conjunto meddas organzatvas, técncas y los crteros comunes para la gestón los documentos electróncos y expentes electróncos, tanto durante su fase actva o trámte, como en su fase archvo, así como las meddas y regulacón este últmo. 2. Esta Polítca estará ntegrada en la estratega global en matera produccón admnstratva, contexto tecnológco, transparenca, acceso a la nformacón públca, partcpacón cudadana, gestón l conocmento, y en partcular, con la Polítca Segurdad la Informacón la Admnstracón la Comundad Autónoma Cantabra. 3. La prevsones l presente creto serán aplcacón: a) A la Admnstracón la Comundad Autónoma Cantabra, comprenndo ésta, a estos efectos, a la Admnstracón General y los organsmos públcos y entdas recho públco vnculadas o penntes la msma, cuando ejerzan funcones admnstratvas y utlcen sstemas nformacón gestonados por el órgano drectvo con competencas en matera nformátca. Quedan excludos l ámbto aplcacón l presente creto el Servco Cántabro Salud y el sector públco empresaral y fundaconal, sn perjuco lo dspuesto en la Dsposcón Adconal Únca. Pág boc.cantabra.es 1/8

2 b) A las personas físcas, jurídcas y entes sn personaldad en sus relacones con las entdas anterores cuándo procedan al uso sstemas nformacón gestonados por el órgano drectvo con competencas en matera nformátca. CAPÍTULO II Funcones y responsabldas Artículo 2. Estructura organzatva. Las dstntas funcones y responsabldas en la gestón documentos electróncos, expentes electróncos y archvo electrónco en la Admnstracón la Comundad Autónoma Cantabra se dstrbuyen la sguente manera: a) Al Consejo Goberno le correspon aprobar la Polítca Gestón documentos electróncos, expentes electróncos y archvos electróncos la Admnstracón la Comundad Autónoma Cantabra. b) Al ttular la Consejería competente en matera Admnstracón Electrónca, le correspon: 1. La dreccón e mpulso la Polítca Gestón documentos electróncos, expentes electróncos y archvos electróncos. 2. Proponer la aprobacón la Polítca Gestón documentos electróncos, expentes electróncos y archvos electróncos. 3. Proponer al Consejo Goberno la aprobacón modfcacones en la Polítca vgente Gestón documentos electróncos, expentes electróncos y archvos electróncos. 4. El sarrollo normatvo la Polítca Gestón documentos electróncos, expentes electróncos y archvos electróncos, en aquellos aspectos en que sea necesaro, medante orn. c) Al órgano drectvo con competencas en matera Admnstracón Electrónca, le correspon la fncón los estándares tecnológcos, y en partcular los relatvos a nteroperabldad y segurdad, que podrá proponer al Consejero con competencas en matera Admnstracón Electrónca para su aprobacón medante resolucón. Tambén le correspon el dseño, creacón e mplantacón los sstemas nformacón stnados al tratamento y almacenamento los documentos electróncos. d) Al órgano drectvo con competencas en matera Archvos y patrmono documental Cantabra, le correspon la fncón los crteros y drectrces técncas en matera documental y archvo, que berá proponer al Consejero con competencas en matera Admnstracón Electrónca la regulacón las sguentes materas: 1. La regulacón los contendos materales, tales como establecer los tpos archvo, fjando para cada uno ellos los tpos documentos que podrán contener, la necesdad usar repostoro seguro o mecansmos resellado, así como los crteros ornacón nterna se aprobarán por Orn l Consejero. 2. Los aspectos técncos complementaros o rvados los contendos materales se aprobarán por medo Resolucón l Consejero. e) A las Secretarías Generales y órganos equvalentes, como responsables la organzacón admnstratva, les correspon la coordnacón y aprobacón nstruccones para el cumplmento la polítca. f) A los ttulares los Órganos Drectvos y las Undas Admnstratvas mplcados en las tareas gestón los documentos electróncos gestonados en el ejercco sus competencas, les correspon velar por la aplcacón nstruccones, crteros y drectrces técncas establecdas en esta polítca y, en su caso, las Órnes que la sarrollen. Así msmo, les correspon mpulsar las accones formatvas necesaras. g) Al resto l personal mplcado en tareas gestón los documentos electróncos utlzados en el ejercco las funcones propas sus puestos trabajo, le correspon aplcar y ejecutar los crteros y drectrces técncas establecdas en esta polítca y, en su caso, las Órnes que la sarrollen. Pág boc.cantabra.es 2/8

3 CAPÍTULO III Drectrces para la estructuracón y sarrollo los procedmentos gestón documental Artículo 3. Procesos gestón documentos electróncos y expentes electróncos. Los procesos gestón los documentos electróncos son aquellos que permten la creacón, mantenmento, uso, retencón y dsposcón documentos electróncos y expentes electróncos, cumplendo con los requstos ntegrdad, accesbldad, autentcdad, conservacón, dsponbldad, ntegrdad, nteroperabldad, tratamento y trazabldad. Cuando se requera una fncón tallada y formalzada normatvamente estos procedmentos, el presente Decreto se sarrollará medante Órnes, que serán aprobadas por el ttular la Consejería con competencas en matera Admnstracón Electrónca. Artículo 4. Captura documentos electróncos. 1. La captura es el proceso entrada los documentos en un sstema gestón documentos, npenntemente que se trate documentos en formato electrónco o papel. 2. Las formas captura puen ser: generacón manual, generacón automátca, regstro electrónco general, compulsa electrónca o dgtalzacón. 3. La captura be cumplr con los sguentes requstos mínmos mprescndbles: ntegrdad, contextualzacón, nteroperabldad, autentcdad y trazabldad. Artículo 5. Regstro documentos electróncos e ntfcador únco. 1. El regstro los documentos electróncos es el proceso por el cual se le asgna a cada documento un ntfcador únco, con el que serán ntfcados forma unívoca. 2. Los documentos electróncos podrán ser accesbles y verfcables a través l Códgo Seguro Verfcacón (CSV), en el servco Verfcacón Integrdad Documentos dsponble en la se electrónca la Admnstracón la Comundad Autónoma Cantabra. 3. Los Códgos Seguros Verfcacón serán cfrados con un algortmo crptográfco generacón funcón "hash" que ofrecerá las garantías necesaras en matera segurdad nformátca. 4. Adconalmente, el sstema regstro únco la Admnstracón la Comundad Autónoma Cantabra, asgnará por medos nformátcos un ntfcador únco regstro entrada o salda complementaro al ntfcador únco documento electrónco. Artículo 6. Clasfcacón 1. La clasfcacón consste en el conjunto operacones stnadas a agrupar los documentos y expentes generados en el ejercco la actvdad admnstratva en categorías o seres documentales. 2. Esta clasfcacón documentos, berá tener en cuenta los crteros formacón expentes y agrupacones documentos electróncos según las Normas Técncas Interoperabldad Documento electrónco y Expente Electrónco acuerdo con las Resolucones 19 julo 2011, y la Norma Técnca Interoperabldad gestón documentos electróncos 28 juno 2012, todas ellas la Secretara Estado Admnstracones Públcas y con el Esquema Naconal Interoperabldad (Real Decreto 4/2010, 8 enero por el que se regula el Esquema Naconal Interoperabldad en el ámbto la Admnstracón electrónca), y se realzará acuerdo al Cuadro General Clasfcacón Documentos la Admnstracón la Comundad Autónoma Cantabra, el cual será aprobado medante resolucón l ttular la Consejería con competencas en matera Archvos y patrmono documental Cantabra. Pág boc.cantabra.es 3/8

4 Artículo 7. Descrpcón los documentos electróncos y expentes electróncos 1. Todos los documentos electróncos y expentes electróncos estarán ntfcados y scrtos, forma que se garantce su consulta y localzacón. 2. Se utlzarán sellos tempo para generar evncas sobre el momento en que se ncorporaron los datos que contengan los documentos electróncos, así como las modfcacones y transferencas que se hagan en ellos. 3. El molo scrpcón atenrá a un esquema metadatos fndo para la Admnstracón la Comundad Autónoma Cantabra, que será aprobado por resolucón l ttular la Consejería con competencas en matera Admnstracón Electrónca. Artículo 8. Transferenca 1. La transferenca documental compren el conjunto operacones por la que los documentos, junto con las responsabldas rvadas su custoda, pasan una fase archvo a otra en funcón sus normas y plazos establecdos. 2. La transferenca documentos electróncos y archvos electróncos entre los repostoros corresponntes a cada fase tendrá en cuenta: a) Las meddas proteccón los soportes nformacón prevstas en el Real Decreto 3/2010, 8 enero, por el que se regula el Esquema Naconal Segurdad en el ámbto la Admnstracón Electrónca, y en partcular, lo relatvo a los mecansmos autentcdad, ntegrdad y trazabldad. b) Las meddas segurdad que correspondan en cumplmento la Ley Orgánca 15/1999, 13 dcembre, Proteccón Datos Carácter Personal. c) Las drectrces que fja el Real Decreto 4/2010, 8 enero, por el que se regula el Esquema Naconal Interoperabldad en el ámbto la Admnstracón Electrónca, y que afectan a las operacones transferenca. 3. El documento que se consrará orgnal será sempre el que se custo en el repostoro documentos en fase archvo, el cual contará con las funconaldas necesaras para garantzar su autentcdad, ntegrdad, accesbldad y conservacón a largo plazo. 4. En el caso los expentes electróncos, los índces los msmos contarán con las msmas garantías autentcdad, ntegrdad, accesbldad y conservacón a largo plazo, que los documentos electróncos que forman parte ellos. Artículo 9. Acceso 1. Por acceso se enten la capacdad para localzar, recuperar y consultar los documentos electróncos. 2. El acceso a los documentos electróncos se regrá por la legslacón sobre procedmento admnstratvo común, sobre transparenca y la específca que resulte aplcacón en cada caso. 3. El ejercco l recho acceso por parte los cudadanos a la nformacón y documentos admnstratvos que se encuentren en soporte electrónco se realzará preferente por medos electróncos, sn perjuco su recho a elegr el canal a través l cual relaconarse con la Admnstracón Públca. Artículo 10. Calfcacón los documentos esencales 1. El objeto la calfcacón es fjar los documentos que son esencales para la organzacón, así como los plazos transferenca a archvo y los conservacón los documentos. 2. Se consrarán esencales los sguentes documentos: a) Documentos que nforman las drectrces, estrategas y planfcacón la entdad. b) Títulos carácter jurídco la entdad. c) Planos edfcos e nstalacones, así como documentos sobre el funconamento sus sstemas. Pág boc.cantabra.es 4/8

5 d) El nventaro l equpamento todas las nstalacones la entdad. e) El nventaro todos los sstemas nformacón la entdad. f) Convenos y tratados. 3. La relacón los tpos documentos que tendrán la consracón esencales podrá ser amplada o modfcada en cualquer sus térmnos, medante resolucón l ttular la Consejería en matera Archvo. 4. La gestón los documentos esencales en el entorno dgtal nclurá oblgatoramente: a) La obtencón una copa auténtca. b) La conservacón en el archvo electrónco la copa auténtca, con las meddas segurdad acuadas en cumplmento l Esquema Naconal Segurdad. 5. Los plazos transferenca y conservacón los documentos esencales será termnados por el órgano admnstratvo que tenga encomendado el ejercco las competencas l Goberno Cantabra en matera Archvo. Artículo 11. Conservacón 1. La conservacón consste en el conjunto procesos y operacones stnadas a asegurar la permanenca ntelectual y técnca los documentos a lo largo l tempo, forma que se mantenga su contendo, su contexto, sus componentes, así como su valor probatoro y fabldad como evnca electrónca. 2. El órgano admnstratvo que tenga encomendado el ejercco las competencas l Goberno Cantabra en matera Archvo, aprobará e mplantará las dsposcones conservacón, acceso y transferenca los expentes electróncos. 3. A todos los documentos en fase archvo, se le añadrán los metadatos archvo y conservacón corresponntes vnculados a esta fase. 4. Las bases datos documentales que contengan evncas admnstratvas, berán contemplar la posbldad que en algún momento sea necesaro realzar una conversón las msmas a documentos, como prueba a utlzar en procedmentos o expentes concretos, y por ello berán cumplr con las garantías ntegrdad, autentcdad, confncaldad, dsponbldad y conservacón. 5. Se berán tener mplementados mecansmos segumento caducdad los certfcados y sellos electróncos y resellado. 6. Se fnrán estrategas revsón peródca para garantzar la conservacón a largo plazo, que nclurá la especfcacón operacones copa, conversón, mgracón documentos, metadatos, índces y pstas audtoría. Esto nclurá la generacón pstas audtoría sobre las operacones realzadas, que berán conservarse al menos tanto tempo como el perodo conservacón la nformacón. 7. Se fnrán y aplcarán meddas segurdad específcas que nclurán: a) Proteccón contra software malcoso. b) La realzacón peródca copas segurdad, con procedmentos, documentos y verfcacones su efectvdad. c) Accones específcas ntro l plan contnudad las plataformas o sstemas nformacón que alberguen los documentos electróncos a conservar. Artículo 12. Destruccón documentos. 1. La struccón documentos electróncos tene por fnaldad su elmnacón manera que no sea posble su posteror restauracón o reutlzacón. 2. La struccón documentos electróncos nclurá la elmnacón l propo documento y sus metadatos. Llegado el caso, tambén la struccón físca l soporte. Pág boc.cantabra.es 5/8

6 3. La struccón los documentos electróncos se realzará según los plazos conservacón establecdos en cada caso. 4. La struccón los documentos electróncos contemplarán la aplcacón las meddas segurdad relaconadas con el Esquema Naconal Segurdad, en partcular las relatvas a la proteccón los soportes nformacón y la lmpeza documentacón. 5. La struccón los índces los expentes electróncos se realzará bajo las msmas condcones que la los documentos electróncos. 6. Correspon al órgano admnstratvo que tenga encomendado el ejercco las competencas l Goberno Cantabra en matera Archvo termnar los crteros para la struccón documentos. La struccón un documento o conjunto documentos requerrá la autorzacón admnstratva l órgano drectvo competente en cada caso, prevo nforme la Comsón Patrmono Documental Cantabra. La Comsón Patrmono Documental Cantabra será nformada las struccones que se efectúen. Artículo 13. Crteros para la conformacón los expentes electróncos 1. Los expentes electróncos se crearán al nco su tramtacón y berán contener un índce que haga referenca a cada uno los documentos y comuncacones que se ncorporen a ellos. 2. Una vez fnalzada la tramtacón un expente, el índce electrónco fntvo será frmado por el ttular la undad admnstratva responsable su tramtacón, medante frma electrónca "avanzada cualfcada" utlzando certfcado cualfcado, y este berá contener la relacón todos los documentos que forman parte l expente, no pudéndose añadr nuevos documentos al expente con posterordad. 3. A los documentos admnstratvos corresponntes a cada expente, según avance la tramtacón l procedmento, se les asgnarán los metadatos necesaros para su tramtacón, gestón y conservacón, atenndo al contendo l artículo 7 l presente creto. 4. Los documentos electróncos podrán formar parte varos expentes electróncos, bendo quedar documentado en el expente la consulta o verfcacón datos que corresponda con un trámte procedmento. 5. Los documentos admnstratvos cada expente que se vayan generando s los sstemas tramtacón, serán archvados en el repostoro corporatvo documentos electróncos en fase trámte, en su expente y este en la sere documental que corresponda. 6. Los metadatos nombre y códgo la sere documental servrán para establecer la vnculacón l procedmento con su sere documental. CAPÍTULO IV Supervsón, audtoría, formacón y actualzacón Artículo 14. Regstros correcta aplcacón procedmentos. Los procedmentos y accones segudos en los dstntos procesos gestón documental generarán regstros con las evncas la correcta aplcacón dchos procedmentos. En partcular, se contemplaran los regstros actvdad los usuaros y acceso a los datos que se fjan en el Real Decreto 3/2010, por el que se regula el Esquema Naconal Segurdad en el ámbto la Admnstracón Electrónca, y en Ley Orgánca 15/1999, 13 dcembre, Proteccón Datos Carácter Personal. Amás se aplcarán las meddas proteccón pertnentes sobre estos regstros actvdad. Artículo 15. Supervsón y audtoría los procesos gestón documentos. Con el fn garantzar los dstntos procesos gestón documental, se realzarán audtorías peródcas, que procurarán las revsones y mejoras oportunas para acuarla a la evolucón las técncas gestón documentos electróncos y al marco normatvo. Pág boc.cantabra.es 6/8

7 En partcular, se realzarán: 1. Las audtorías peródcas oblgatoras l Esquema Naconal Segurdad, por parte l Órgano Drectvo con competencas en matera Admnstracón Electrónca. 2. Las audtorías peródcas oblgatoras en matera Proteccón Datos Carácter Personal, por parte los Órganos Drectvos con fcheros con datos carácter personal los que sean "Responsables l Fchero o Tratamento", según la fncón esta funcón establecda en el artículo 3.d) la Ley Orgánca 15/1999, 13 dcembre, Proteccón Datos Carácter Personal. 3. Las audtorías que se recomenn por parte l órgano drectvo con competencas en matera Admnstracón Electrónca para garantzar el cumplmento l Real Decreto 4/2010, 8 enero, por el que se regula el Esquema Naconal Interoperabldad en el ámbto la Admnstracón Electrónca. 4. Aquellas otras que se termnen para mejorar la efcaca y efcenca los procesos gestón los documentos electróncos, por parte l Órgano admnstratvo que tenga encomendado el ejercco las competencas l Goberno Cantabra en matera Archvo. Artículo 16. Formacón. La Admnstracón la Comundad Autónoma Cantabra garantzará a todo su personal la formacón específca y acuada a su responsabldad y funcón que tenga asgnada en la gestón y conservacón los documentos electróncos y expentes electróncos. Tambén la formacón específca para el personal nformátco nvolucrado en el dseño, creacón, mplantacón, mantenmento y proteccón los sstemas nformacón que soportan la gestón y almacenamento los documentos electróncos y expentes electróncos. Artículo 17. Actualzacón la Polítca Gestón documentos electróncos. El ttular la Consejería con competencas en matera Admnstracón Electrónca podrá proponer al Consejo Goberno la aprobacón modfcacones o actualzacones l presente Decreto. Para ello tendrá en consracón: a) Las propuestas l órgano drectvo con competencas en matera Admnstracón Electrónca. b) Las propuestas l órgano drectvo con competencas en matera Archvo. c) Las propuestas la Comsón General Segurdad la Informacón. d) Los resultados las audtorías a las que hace referenca el artículo 15 l presente Decreto. Dsposcón adconal únca. Condcones para la aplcacón supletora l presente Decreto por el Servco Cántabro Salud y sector públco empresaral y fundaconal. 1. Medante Orn l ttular la Consejería a que se encuentre adscrto el Servco Cántabro Salud se podrá establecer la aplcacón a dcho organsmo las prevsones contendas en este Decreto con excepcón aquellas relatvas a la dstrbucón competencal funcones y responsabldas que en el msmo se contenen, bendo adoptar un propo sstema dstrbucón competencal adaptado para su organzacón. 2. Asmsmo, los órganos drectvos las entdas que ntegran el sector públco empresaral y fundaconal la Comundad Autónoma Cantabra podrán acordar su sometmento a las prevsones contendas en este Decreto con excepcón aquellas relatvas a la dstrbucón competencal funcones y responsabldas que en el msmo se contenen, bendo cada entdad adoptar un propo sstema dstrbucón competencal adaptado para su organzacón. Dsposcón rogatora únca. Derogacón Normatva. Quedan rogadas cuantas dsposcones gual o nferor rango que se opongan o contradgan lo dspuesto en este creto. Pág boc.cantabra.es 7/8

8 Dsposcón fnal prmera. Desarrollo normatvo. Se faculta al ttular la Consejería competente en matera admnstracón electrónca para dctar cuantas dsposcones sean precsas para la aplcacón y sarrollo l presente creto. Dsposcón fnal segunda. Entrada en vgor. El presente creto entrará en vgor el día sguente su publcacón en el Boletín Ofcal Cantabra. 2017/5900 Santanr, 22 juno El presnte l Goberno, Mguel Ángel Revlla Roz. El consejero Presnca y Justca, Rafael Ángel la Serra González. Pág boc.cantabra.es 8/8