Gestión de nóminas y cotización a la Seguridad Social

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1 Laboral y Recursos Humanos Gestión de nóminas y cotización a la Seguridad Social Tercera edición Jorge Gala Díaz

2 3ª edición: marzo 2010 Jorge Gala Díaz Fundación Laboral de la Construcción Tornapunta Ediciones, S.L.U. ESPAÑA Av. Alberto Alcocer, 46 B Pª Madrid Tél.: Fax: ISBN: Depósito Legal: M

3 Índice ÍNDICE Introducción 5 UD1 UD2 UD3 UD4 UD5 UD6 Objetivos generales del curso 7 El salario: Regulación y clases 9 El sistema de Seguridad Social. 37 La cotización y sus elementos Supestos especiales de cotización 77 Documentos de cotización al Régimen 117 General de la Seguridad Social Los pagos a cuenta del IRPF. 159 Las retenciones y los ingresos de los rendimientos del trabajo Caso práctico 193 Índice de figuras 235

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5 Introducción INTRODUCCIÓN El salario de los trabajadores está sujeto a determinadas cargas por el ordenamiento jurídico derivadas de la necesidad de financiar los gastos generales del Estado, por un lado, y los del Sistema de la Seguridad Social, por otro. Esta circunstancia, en unión con la importancia que tiene para el trabajador el salario como fuente de ingresos, motiva la necesidad de analizar su regulación y estudiar las deducciones a las que está sujeto y la forma en la que se liquida. Con este fin, en el presente manual se parte del análisis de la normativa laboral que recae sobre la remuneración de los trabajadores. En particular, se comentan los preceptos del Estatuto de los Trabajadores que definen la naturaleza salarial o extrasalarial de las cantidades que el trabajador percibe del empresario, la estructura del salario y sus garantías. Respecto al Sistema de la Seguridad Social, dentro de los diferentes regímenes que lo componen, se estudia la obligación de cotización dentro del Régimen General por ser ésta al que están sujetos la inmensa mayoría de los trabajadores por cuenta ajena. Se desarrolla la obligación de cotizar tanto del empresario como del trabajador, así como la forma en la que se liquidan las cantidades resultantes de dicha obligación. 5

6 Gestión de nóminas y cotización a la Seguridad Social En materia fiscal, se expone el procedimiento a través del cual se calcula la retención de una parte de los ingresos de los trabajadores como consecuencia de la imposición de la normativa del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Finalmente, se recogen diversos casos prácticos que aplican los conceptos teóricos desarrollados a lo largo de los contenidos del manual con el objetivo no sólo de proporcionar un conocimiento práctico, sino de aportar también una visión integral de todos. 6

7 Objetivos OBJETIVOS GENERALES Al finalizar el curso el alumno será capaz de: Analizar la composición y estructura del salario, de conformidad con la normativa laboral. Conocer los elementos y procedimientos a través de los cuales se determina la cotización a la Seguridad Social, las especialidades y los documentos que se han de emplear. Comprender las normas fiscales que regulan la obligación de retener determinados rendimientos del trabajo. Confeccionar las nóminas y los documentos de cotización correspondientes a los salarios mensuales de varios trabajadores. 7

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9 El salario: regulación y clases UD1 ÍNDICE Objetivos 10 Mapa conceptual Introducción El salario: regulación y clases Estructura del salario Pago del salario Garantías del salario 26 Resumen 33 Terminología 35

10 UD1 Gestión de nóminas y cotización a la Seguridad Social OBJETIVOS Al finalizar esta Unidad Didáctica, el alumno será capaz de: Estudiar el salario y su estructura según la ley y las normas convencionales (convenios colectivos y contratos). Analizar los requisitos de pago del salario. Delimitar el concepto y la valoración del salario en especie. Estudiar las denominadas "garantías salariales". 10

11 El salario: regulación y clases UD1 MAPA CONCEPTUAL - Clases - Por unidad de tiempo - Por unidad de obra - Mixto - Proporcional * En dinero/en especie - Estructura - Salario base - Complementos - Personales - De puesto de trabajo - En función del resultado de la empresa * Gratificaciones extraord./horas extras/pluses extrasalariales Salario - Pago - Momento - Lugar - Forma - Garantías - SMI - Prioridad de los créditos salariales - FOGASA - Límites a la embargabilidad 11

12 UD1 Gestión de nóminas y cotización a la Seguridad Social 1.1 INTRODUCCIÓN En la presente Unidad Didáctica se estudia la figura del salario, factor esencial de la relación laboral, pues constituye el elemento principal en la motivación para la prestación de los servicios y, sobre todo, porque generalmente es la principal fuente de ingresos del trabajador. Se presta especial atención a la delimitación de la frontera entre los conceptos salariales y extrasalariales. La importancia de determinar qué es salario y qué no lo es estriba en que éste se toma como referencia para configurar algunos derechos del trabajador, como el derecho a indemnización en caso de despido improcedente. 12

13 El salario: regulación y clases UD1 1.2 EL SALARIO: REGULACIÓN Y CLASES Coloquialmente se entiende por "salario" la totalidad de las retribuciones que el empresario paga al trabajador en los períodos pactados como contraprestación del trabajo desarrollado por éste. Legalmente el salario viene definido en el Real Decreto Legislativo 1/1995, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores (TRET), que delimita qué percepciones que el trabajador recibe del empresario se consideran salario y cuáles no Definición legal de salario Según el art TRET: "Se considerará salario la totalidad de las percepciones económicas de los trabajadores, en dinero o en especie, por la prestación profesional de los servicios laborales por cuenta ajena, ya retribuyan el trabajo efectivo, cualquiera que sea la forma de remuneración, o los períodos de descanso computables como de trabajo. En ningún caso el salario en especie podrá superar el 30% de las percepciones salariales del trabajador". La característica más relevante del salario que se puede extraer de este artículo es que tiene un carácter remuneratorio del trabajo, por lo que aquellas cantidades que el empresario entrega al trabajador que no tienen por objeto retribuir estrictamente el trabajo no se consideran salario. No son salario las cestas de navidad que la empresa entrega a los trabajadores. Ejemplo En este sentido, el art establece que no son salario: a) Las indemnizaciones o los suplidos por los gastos realizados como consecuencia de su actividad laboral. Cuando un trabajador por motivos laborales toma un taxi, abona el precio del trayecto y la empresa le reintegra el importe adelantado, esta cantidad no se considera salario. Ejemplo b) Las prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social. Se incluyen aquí las cantidades fijadas en el convenio colectivo que complementen la indemnización de la Seguridad Social durante la baja. La prestación económica por incapacidad temporal no se considera salario aunque la abone la empresa en pago delegado. Ejemplo 13

14 UD1 Gestión de nóminas y cotización a la Seguridad Social c) Las indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos. Se ha visto aquí la delimitación del salario que establece el Estatuto de los Trabajadores, que, como veremos más adelante, no siempre coincide con la que establecen la legislación de la Seguridad Social y la tributaria, a efectos de la cotización y la tributación de los rendimientos del trabajo. Recuerda El Estatuto de los Trabajadores establece cuáles de las percepciones de las que recibe el trabajador son salario y cuáles no. En concreto, no son salario: las cantidades percibidas por el trabajador en concepto de indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados como consecuencia de su actividad laboral, las prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social y las indemnizaciones correspondientes a traslados, suspensiones o despidos Clases de salario Aunque no existe una única clasificación legal de los tipos de salario, se pueden elaborar clasificaciones basándose en la resolución establecida en la ley y las diferentes modalidades de salario que se pueden encontrar en la práctica laboral. Así, atendiendo al modo en el que se determina la cantidad de salario, podemos distinguir las siguientes clases: - Salario por unidad de tiempo: el salario se fija en función del tiempo de prestación del servicio, con independencia de la cantidad de trabajo realizada por el trabajador: por año, por mes, por semana, por día, etc. - Salario por unidad de obra: la cantidad del salario está determinada por la cantidad de trabajo realizada por el trabajador; también se llama salario "a destajo". En este caso el trabajador percibe su salario si realiza la cantidad de trabajo pactada, con independencia del tiempo empleado en su realización. - Salario mixto: está determinado, por una parte, por el tiempo de trabajo que desempeñe el trabajador con un rendimiento normal y, por otra, por la cantidad de trabajo que realice por encima de lo pactado como normal. - Salario proporcional: está determinado por la cantidad de ingresos que obtiene la empresa. Es comúnmente conocido como "comisión" y a él se refiere el TRET en el art en estos términos: 14 "El derecho al salario a comisión nacerá en el momento de realizarse y pagarse el negocio, la colocación o venta en que hubiera intervenido el trabajador, liquidándose y pagándose, salvo que se hubiese pactado otra cosa, al finalizar el año.

15 El salario: regulación y clases UD1 El trabajador y sus representantes legales pueden pedir en cualquier momento comunicaciones de la parte de los libros referentes a tales devengos". Otra clasificación de los salarios es la que recoge el art TRET, en el que, atendiendo a la naturaleza de la contraprestación que abona el empleador, se distingue entre: - Salario en dinero: se satisface en metálico. - Salario en especie: consiste en el pago mediante la entrega de cualquier bien que no sea dinero. Profundizaremos en su análisis más adelante cuando abordemos la estructura del salario. 15

16 UD1 Gestión de nóminas y cotización a la Seguridad Social 1.3 ESTRUCTURA DEL SALARIO Anteriormente se ha mencionado como dentro de las cantidades que recibe el trabajador de su empleador unas constituyen salario y otras pueden no tener esta naturaleza. Seguidamente se analiza la composición del salario a partir de la regulación básica que establece el TRET. Para ello se parte del art TRET, que reproducimos a continuación: "Mediante la negociación colectiva o, en su defecto, el contrato individual, se determinará la estructura del salario, que deberá comprender el salario base, como retribución fijada por unidad de tiempo o de obra, y, en su caso, complementos salariales fijados en función de circunstancias relativas a las condiciones personales del trabajador, al trabajo realizado o a la situación y los resultados de la empresa, que se calcularán conforme a los criterios que a tal efecto se pacten. Igualmente se pactará el carácter consolidable o no de dichos complementos salariales, no teniendo el carácter de consolidables, salvo acuerdo en contrario, los que estén vinculados al puesto de trabajo o a la situación y los resultados de la empresa". Si bien encomienda la definición de la estructura al convenio colectivo y, en su defecto, al contrato de trabajo, en este artículo podemos distinguir claramente dos partes en la estructura del salario: a) Salario base. b) Complementos salariales. Ejemplo El Convenio General de la Construcción (CGC) establece la siguiente estructura "marco" de las percepciones económicas para los convenios de ámbito provincial o autonómico: a) Salario base. b) Gratificaciones extraordinarias. c) Pluses salariales. d) Pluses extrasalariales. Se desarrollan en los siguientes epígrafes los conceptos de "salario base", "complementos salariales", "otros conceptos salariales" (gratificaciones extraordinarias y horas extraordinarias) y "pluses extrasalariales". 16

17 El salario: regulación y clases UD Salario base Es aquella parte de la estructura salarial que, tal y como establece el art. 26, puede fijarse por unidad de tiempo o por unidad de obra. No obstante, el CGC define el salario base como "aquella parte de la retribución que se fija atendiendo exclusivamente a la unidad de tiempo, conforme al rendimiento normal y exigible". Se trata del concepto más importante de la estructura del salario, tanto por su cuantía como porque sirve de referencia para el cálculo de otros muchos conceptos salariales o extrasalariales. De ello deriva la importancia de definir con el mayor rigor posible cada uno de los elementos que constituyen el salario del trabajador Complementos salariales Tal y como afirma el Estatuto de los Trabajadores, son conceptos cuyo derecho a ser percibidos está determinado por el convenio colectivo. Asimismo, con carácter general establece tres grupos de complementos: - Personales. - De puesto de trabajo. - En función del resultado de la empresa. En un sentido más amplio, el CGC (que los denomina "pluses") los define como aquellas cantidades que se adicionan al salario base atendiendo a las siguientes circunstancias distintas de la unidad de tiempo: Ejemplo - Personales. - De puesto de trabajo. - De calidad o cantidad de trabajo. - Cantidades que las empresas abonan libre y voluntariamente a los trabajadores. - Pagas extraordinarias y retribución de vacaciones. Por otra parte, el TRET establece que el convenio colectivo determina si son complementos consolidables o no. Conviene explicar que un complemento es consolidable cuando por ley, convenio o contrato resulta inseparable de la persona del trabajador; es decir, que lo percibirá cualquiera que sea el puesto de trabajo que desempeñe. A falta de disposición contraria en el convenio colectivo o el contrato de trabajo, el TRET califica como "no consolidables" los complementos por puesto de trabajo y los derivados de la situación y los resultados de la empresa. 17

18 UD1 Gestión de nóminas y cotización a la Seguridad Social A continuación comentamos cada clase de complemento, según la clasificación que realiza el Estatuto de los Trabajadores: a) Personales Se satisfacen en atención a determinadas condiciones personales del trabajador que contribuyen a incrementar su valor añadido al puesto de trabajo y que no han sido consideradas en la fijación del salario base. Pueden consistir en un porcentaje sobre el salario base o en una cantidad fija determinada por el convenio. Entre los complementos personales se pueden destacar los siguientes: - Antigüedad: remunera la fidelidad del trabajador a la empresa. - Idiomas. - Títulos. b) De puesto de trabajo Son las cantidades que recibe el trabajador en función de las especiales circunstancias de su puesto de trabajo, no valoradas a la hora de determinar el salario base. Enumeramos ahora sólo algunos de estos complementos, dada la gran diversidad que se puede encontrar en la realidad laboral: 1) Plus de penosidad, peligrosidad, toxicidad o similares: es el convenio colectivo o el contrato de trabajo el que determina qué puestos de trabajo tienen estas características. Ejemplo El CGC establece que "a los trabajadores que realicen labores que resulten excepcionalmente penosas, tóxicas o peligrosas deberá abonárseles un incremento del 20% sobre su salario base. Si estas funciones se efectuaran durante la mitad de la jornada o en menos tiempo, el plus será del 10%". El complemento requiere que la condición penosa, peligrosa o tóxica se dé con carácter habitual y se devenga, salvo acuerdo en contrario, sólo los días en los que se presta el servicio. 2) Plus de turnicidad: lo establecen algunos convenios para aquellos puestos que tienen un sistema de turnos rotativos en compensación por el mayor perjuicio que sufren los trabajadores que ocupan dichos puestos frente a los que disfrutan de un turno fijo. 18 3) Complemento de nocturnidad: el art TRET impone una retribución específica para el trabajo nocturno que se fija en la negociación colectiva, salvo que el salario se haya establecido atendiendo a que el trabajo sea nocturno por su propia naturaleza o se haya acordado la compensación por descansos.

19 El salario: regulación y clases UD1 El CGC otorga al personal que presta sus servicios entre las 22 y las 6 horas el derecho a percibir un plus de trabajo nocturno equivalente al 25% del salario base de su categoría. Ejemplo 4) Complementos en función del resultado de la empresa: su establecimiento se efectúa en el convenio colectivo o en el contrato. Se trata de participaciones en los beneficios, por lo que su cuantía depende de su volumen Otros conceptos salariales Junto a los componentes del salario que hemos visto anteriormente, el ordenamiento laboral contempla otras contraprestaciones retributivas del trabajo que, por tanto, también tienen naturaleza salarial. En concreto, el TRET se refiere a las gratificaciones extraordinarias, a las horas extraordinarias y al salario en especie, cuya naturaleza desarrollamos a continuación. a. Gratificaciones extraordinarias El TRET denomina así a lo que comúnmente se conoce como "pagas extraordinarias", y las regula en su art. 31 en los siguientes términos: "El trabajador tiene derecho a dos gratificaciones extraordinarias al año, una de ellas con ocasión de las fiestas de Navidad y la otra en el mes que se fije por convenio colectivo o por acuerdo entre el empresario y los representantes legales de los trabajadores. Igualmente se fijará por convenio colectivo la cuantía de tales gratificaciones. No obstante, podrá acordarse en convenio colectivo que las gratificaciones extraordinarias se prorrateen en las 12 mensualidades". Se trata de conceptos salariales que tienen un devengo superior al mes; en concreto, el período de devengo, salvo que se pacte lo contrario, será de 12 meses. El Estatuto impone la obligación de satisfacer un mínimo de dos pagas extraordinarias al año, pero por pacto en convenio colectivo o en contrato se pueden establecer más. Por otra parte, la posibilidad de prorratear las pagas supone que, aunque con carácter general se debe abonar una paga en Navidad y otra cuando se establezca en convenio o en pacto entre representantes de los trabajadores y empresarios, se puede sustituir esa regla por la fórmula de dividir el importe total anual de las pagas por 12 meses y abonar la cantidad resultante mensualmente. 19

20 UD1 Gestión de nóminas y cotización a la Seguridad Social Ejemplo Un trabajador tiene por convenio derecho a dos pagas extraordinarias cuya cuantía está determinada por el salario base más el plus de convenio. La suma de ambos asciende a Por acuerdo entre los representantes de los trabajadores en la empresa y la dirección se decide prorratear la percepción de las pagas entre todos los meses del año. Prorrata = (1.200 x 2)/12 = 200. El trabajador cobrará 200 mensuales más por la prorrata de pagas extraordinarias. Ejemplo El CGC establece que el trabajador tiene derecho exclusivamente a dos gratificaciones extraordinarias al año, que se abonarán en los meses de junio y diciembre, antes de los días 30 y 20 de cada uno de ellos, respectivamente, salvo que los convenios de ámbito inferior acuerden su prorrateo. Las denominadas "pagas de beneficios" tienen la consideración de pagas extraordinarias cuando se abonan sistemáticamente todos los años, con independencia de que se hayan generado o no resultados positivos y, en su caso, de su cuantía. b. Horas extraordinarias Según el art TRET se consideran como tales: "( ) aquellas horas de trabajo que se realicen sobre la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo, fijada de acuerdo con el artículo anterior. Mediante convenio colectivo o, en su defecto, contrato individual, se optará entre abonar las horas extraordinarias en la cuantía que se fije, que en ningún caso podrá ser inferior al valor de la hora ordinaria, o compensarlas por tiempos equivalentes de descanso retribuido. En ausencia de pacto al respecto, se entenderá que las horas extraordinarias realizadas deberán ser compensadas mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización". La jornada ordinaria a la que se refiere el artículo es, según el art. 34 TRET, la que se haya pactado en los convenios colectivos o en los contratos de trabajo. Así, para determinar si la jornada que está realizando un trabajador excede de la ordinaria, hay que acudir primero a su contrato de trabajo y a su convenio y, sólo en el caso de que en ellos no se establezca una jornada determinada, se tomará la jornada máxima legal como referencia. 20 En defecto de pacto expreso, la regla general es que la forma de compensación de estas horas la constituye el descanso, según este artículo. Por tanto, sólo se abonan las horas extraordinarias cuando así se recoja en el convenio colectivo aplicable o en el contrato de trabajo.

21 El salario: regulación y clases UD1 RESUMEN El Estatuto de los Trabajadores establece cuáles de las percepciones de las que recibe el trabajador son salario y cuáles no. En concreto no son salario: las cantidades percibidas por el trabajador en concepto de indemnizaciones o los suplidos por los gastos realizados como consecuencia de su actividad laboral, las prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social y las indemnizaciones correspondientes a traslados, suspensiones o despidos. La estructura del salario se compone de: - Salario base. - Complementos salariales. - Otros conceptos salariales. Son salario en especie aquellas percepciones de carácter salarial que suponen la utilización, el consumo o la obtención para fines particulares de bienes, derechos o servicios de forma gratuita o por precio inferior al de mercado, aun cuando no sea un gasto real para quienes las concedan. El Fondo de Garantía Salarial (FOGASA) se constituye para garantizar a los trabajadores el cobro de los créditos salariales que tienen frente al empresario en caso de insolvencia de éste. No obstante, esta garantía no es ilimitada y no puede exceder de las cantidades fijadas por el TRET. El salario de los trabajadores en la cuantía del salario mínimo interprofesional es inembargable. 33

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23 El salario: regulación y clases UD1 TERMINOLOGÍA Convenio: Conjunto de normas genéricas, específicas del Derecho del Trabajo de origen convencional, fruto de las negociaciones entre organizaciones sindicales o representativas de trabajadores y empresarios o de estos mismos, en las que se establecen las condiciones mínimas de trabajo y productividad y la paz laboral a través de las obligaciones que se pacten para las relaciones singulares del ámbito que comprendan. Derecho común: Derecho privado general que regula las relaciones más comunes de la convivencia humana. Jornada laboral: Tiempo de trabajo efectivo que el trabajador ha de dedicar a la realización de la actividad para la que ha sido contratado (la duración máxima establecida legalmente es de 40 horas semanales de promedio en cómputo anual). Norma: Todo precepto que ordena (manda o prohíbe) la convivencia de la comunidad. Prestación: Medida prevista para hacer frente a situaciones de necesidad cubiertas por el sistema de la Seguridad Social. 35

24 UD1 Gestión de nóminas y cotización a la Seguridad Social Real Decreto Legislativo: Conjunto de disposiciones normativas con rango de ley que puede dictar el Gobierno previa delegación de las Cortes Generales y que no pueden referirse a materias reservadas a las leyes orgánicas. Suplido: Cantidad que se adelanta por nombre y cuenta del empleador como consecuencia del desempeño del trabajo. Trabajador por cuenta ajena: Persona que realiza de forma habitual, personal y directa una actividad económica sometiéndose a la organización y dirección de otra persona a cargo de una contraprestación económica. 36

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