Guía para la creación de una empresa

Transcripción

1 Guía para la creación de una empresa Importante!!! Todas las empresas que se creen dentro de un mismo grupo compartirán la información de los productos. Revisar la captura de la información de su empresa ya que hay datos no modificables, los cuales puede identificar en este guía con las siglas (NM) significa no modificable. Una vez guardado sus datos no podrá borrar su empresa. 1. Ingresar al sistema Administrador 2000 en menú Archivo- Nueva Empresa Importante!!! Si va a realizar la importación de sus datos de una versión anterior al administrador 5.0 usted deberá de apoyarse con la guía de ayuda denominada importación de una empresa al administrador 5.0.

2 2. En el lado izquierdo se encuentra un listado de opciones que se requiere configurar. Generales RFC(NM): Colocar RFC de la empresa. CURP(NM): Si la empresa es una persona física se deberá capturar. Nombre: Colocar la razón social de la empresa. Régimen Fiscal: Inicialmente se crea la empresa sin este dato, una vez creada puede asignarlo. Lugar de expedición: Colocar el lugar de expedición de sus facturas. GLN: El GLN se utiliza para trabajar con el Comercio Electrónico y se utiliza en base a la necesidad de sus clientes (cuando lo requieran). Referencia: Confirmar cancelación de captura de documentos: Facilita el proceso de cancelación. Sucursales: Activar cuando se tienen más establecimientos a parte de la matriz. Multimoneda: Activar en caso de manejar una moneda diferente al peso mexicano.

3 3. Dirección Capturar el domicilio fiscal que corresponda a la empresa. 4. Clientes-Proveedores Ingresar a Clientes para capturar la información de su empresa. Estructura de clave(nm): Permite capturar y agrupar sus registros de clientes por niveles. Validar niveles anteriores(nm): Verifica los niveles anteriores capturados en el campo de estructura de clave. Proponer manejo de destinos: Permite capturar diferentes destinos para un mismo cliente, diferente a su domicilio fiscal. Desplegar límite de crédito: Solo muestra el límite de crédito que tiene el cliente al momento de capturar un movimiento de Facturación. Interés diario: Se indica el % de interés diario a calcular a los documentos vencidos de clientes. Permitir modificar: Permite modificar el interés diario individualmente por cada cliente. Comisiones por partida(nm): Permite asignar % de comisión por producto a un agente de ventas. Multicomisionistas(NM): Habilita el descuento de comisión entre diferentes agentes de venta. Comisiones en cascada(nm): Calcula el descuento de comisión entre múltiples comisionistas de manera secuencial.

4 5. Clientes-Proveedores Ingresar a Proveedores para capturar la información de su empresa. Estructura de clave(nm): Permite agrupar el registro de sus proveedores por niveles. Validar niveles anteriores(nm): Verifica los niveles anteriores capturados en el campo anterior. 6. Productos Capturar la información para su empresa. Estructura de clave(nm): Permite capturar y agrupar los registros de sus productos por niveles. Validar niveles anteriores (NM): Verifica los niveles anteriores capturados en el campo anterior. Tipo de costeo: Permite manejar diferentes tipos de costeo para valuar su inventario. Permitir modificar: Permite asignar un tipo de costeo a cada producto. IVA(%TASA): Porcentaje de Impuesto al Valor Agregado que gravaran sus productos de forma predeterminada. Capturar precios con IVA en partidas: Permite capturar los precios con IVA, su desglose y el precio unitario. IEPS: Impuesto Especial sobre Productos y Servicios. RET. IVA: Porcentaje de importe que aplica a todos los productos/servicios sin tomar en cuenta que en el catálogo de productos tengan asignado uno distinto. RET. ISR: Impuesto sobre la Renta Factor: Indicar el número de acuerdo a las retenciones del IVA. Multialmacen: Habilita el catálogo de almacenes y permite dar de alta dentro de una misma empresa una cantidad ilimitada de almacenes. Importante!!! Una vez creada la empresa se da de alta el almacén. Saldos negativos: Permite realizar movimientos de salida de inventarios aun sin tener existencia a los productos.

5 Validar fecha de caducidad en lotes: Verifica la fecha de caducidad del producto antes de su salida, si se trata de una fecha inferior a la actual detiene su salida. Devolución salida: Esta sección hace referencia a los efectos de recosteo. Asignar costo a la fecha: Activar en caso de manejar un costo en las devoluciones de acuerdo a la fecha. Asignar costo de la salida: Activar en caso de manejar un costo en las devoluciones. 7. Decimales Seleccionar el número de decimales a usar en su empresa. Importante!!! Esta sección de decimales se considera un dato No modificable y modificable. Es decir, podrá aumentar los decimales, pero una vez guardado los cambios no podrá disminuir la cantidad de decimales. Permitir captura de decimales: Al elegir esta opción puede indicar el número de decimales que manejara en importes, cantidades, precios, costos y descuentos. Una vez que se indicó el número de decimales solo se puede aumentar hasta máximo 6 decimales. 8. Configuración Se muestra una lista de módulos en los cuales se deben de configurar los parámetros o funciones a utilizar en su empresa.

6 Módulo de facturación Proponer comentarios del producto como observaciones de partidas: Al tener habilitado, si ingresamos información en el producto esa información aparecerá de manera predeterminada en la ventana de las observaciones por partida. Calcular importe para impuestos locales: Se activa cuando se trabaje con el complemento de impuestos locales. Calculo de descuentos: Te permite elegir de que forma el sistema debe realizar los cálculos de los descuentos aplicados al documento, existen 2 métodos: Acumulados (NM): El descuento que tenga especificado para el documento se suma con el descuento del producto y el resultado es lo que se multiplica por el precio del producto. En cascada (NM): El descuento del documento se aplica primero sobre el precio del producto, y al resultado se le aplica el descuento del producto.

7 Módulo de cuentas por cobrar Aplicar en línea documento de abono: Manda petición para aplicar el documento de Abono (cobro) al documento de Cargo (factura) de forma automática. Formato: Te permite seleccionar el formato de impresión. Impresora: Asigna una impresora instalada en su PC para mandar a imprimir. Módulo de cuentas por pagar Aplicar en línea documentos de abono: Manda petición para aplicar el documento de Abono (cobro) al documento de Cargo (factura) de forma automática.

8 9. CFDI Ingresar a la opción Generales. Tipo de firmado: Existen 2 tipos de firmado normal cuando se cuenta con una llave (.key) y un certificado(.cer) los archivos que debe considerar son los CSD, y el ensobretado cuando solo se tiene un archivo(.pfx) que ya contiene los datos del sello digital. Llave privada: Colocar la ruta en donde tiene ubicado su archivo. key Certificado: Colocar la ruta en donde tiene ubicado su archivo.cer del sello digital que le proporciona el SAT. Versión de CFDI: Colocar la versión actual. PAC(predeterminado): Una vez que esta creada la empresa este botón se habilitara para agregar el PAC. Timbrar CFDI en línea: Una vez que se termina de capturar el documento de forma automática se enviá a timbrar. Cancelar CFDI a través del PAC: Permite cancelar los CFDI's desde el sistema y así mismo se refleja dicha cancelación en el SAT. Importante!!! Dentro de las opciones de Recepción de Pagos y Retenciones e información de pagos. Se encuentran las mismas definiciones ya que cumplen con las mismas explicaciones para este tipo de comprobantes. Validar CFDI contra Schema: Antes de enviar a timbrar el sistema valida que el CFDI cumpla con todos los requerimientos. Mostrar saldo de timbres: Una vez habilitada te permite ver la consulta de timbres que se tienen disponibles después de generar una transacción. Mostrar saldo de publicaciones: Una vez habilitada te permite ver la consulta de publicaciones que se tienen disponibles después de generar una transacción.

9 10. Rutas En esta opción definiremos los directorios de alojamiento de nuestros archivos XML, PDF y Acuses de nuestros CFDI's. A. Si el sistema es monousuario: En la carpeta A2 se deberá crear una carpeta llamada empresas, dentro de esa carpeta crear una carpeta por cada una de sus empresas. B. Si el sistema es en red: Deberá crear una carpeta compartida llamada CATEMP y dentro de esa carpeta crear una carpeta por cada una de sus empresas. Después ingrese a la carpeta creada para la empresa y dentro de esta se deberá de crear 4 carpetas como se indica a continuación: CFDI Generados: Deberá crear una carpeta llamada CFDG, dentro de ella se guardan todos los XML generados. Te permite colocar 3 rutas alternas para guardar la información de los archivos. CFDI Impresos: Deberá crear una carpeta llamada CFDI, dentro de ella se guardan los XML en formato.pdf. Te permite colocar 3 rutas alternas para guardar la información de los archivos.

10 Acuses: Deberá crear una carpeta de ella se guardan los acuses en cancelados. llamada ACUSES, dentro formato.txt que han sido CFDI Recibidos: Deberá crear una carpeta llamada CFDR, en ella se guardan todos los archivos recibidos en formato.xml. 11. Una vez terminada la configuración de los parámetros de su empresa, presionar el botón de ACEPTAR. 12. A continuación pasaremos a la creación de un Nuevo Grupo, presionar dos veces la opción Nuevo grupo. Grupo: Permite clasificar sus empresas para una mejor accesibilidad de los datos.

11 Importante!!! Antes de continuar con la asignación del nombre al grupo, usted deberá de estar seguro de que su información es correcta después de aceptarla no podrá borrar la empresa. 13. Ahora se debe de asignar un nombre al grupo y presionar el botón OK. El proceso de creación de grupo tardará unos minutos y una vez finalizado el proceso usted podrá comenzar a trabajar.