Prácticas avanzadas 5S Implantación 5S en el Entorno Digital
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- Emilia Aguirre Montero
- hace 6 años
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1 Prácticas avanzadas 5S Implantación 5S en el Entorno Digital Julen Barañano Pierburg, S.A. 23/01/2018
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5 Definición de la metodolgía / filosofía 5S Es una metodología / filosofía para organizar el trabajo de una manera que minimice el desperdicio, asegurando que las zonas de trabajo estén.. 5
6 Definición de la metodolgía / filosofía 5S. sistemáticamente limpias y organizadas, mejorando la productividad, la seguridad y proveyendo las bases para la implementación de procesos LEAN. 6
7 Significado de las 5S - Seiri: Separar los elementos necesarios de los innecesarios y retirar éstos últimos CLASIFICACION - Seiton: Situar cada cosa necesaria en un lugar concreto ORDEN 7
8 Significado de las 5S - Seiso: Suprimir las fuentes de suciedad LIMPIEZA - Seiketsu: Señalizar para detectar anomalías ESTANDARIZACION 8
9 Significado de las 5S - Shitsuke: Seguir mejorando. MANTENER LA DISPLICINA - Seguridad TENER SEGURIDAD 9
10 5S Físicas 5S Entorno digital Razones & Beneficios Dificultades 10
11 5S Entorno digital - Razones Porque Surge la necesidad de aplicar las 5S : Imparable aumento/desbordamiento de la información de forma incontrolada. Agotar el espacio de almacenamiento disponible. Competencia críticas: capacidad para gestionar adecuadamente la información 11
12 5S Entorno digital - Razones Facilitar el acceso a la información compartida para todos los usuarios en red de una forma eficiente Reducir tiempos de búsqueda de ficheros y carpetas. Reducir tiempos a la hora de ubicar debidamente ficheros, carpetas Obtener un orden y limpieza con valor añadido (Eliminar obsoletos o duplicados) 12
13 5S Entorno digital - Razones Optimizar el espacio disponible en disco Mejorar la navegabilidad por el sistema de archivos. Mejorar procesos IT, como la fiabilidad de las copias de seguridad. 13
14 5S Entorno digital - Razones En definitiva:! MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD DE LA ORGANIZACIÓN A TRAVES DE LA MEJORA DE LAS AREAS ORGANIZATIVAS DE IT! 14
15 5S Físicas 5S Entorno digital Razones & Beneficios Dificultades 15
16 5S Entorno digital - Dificultades LO FISICO LO DIGITAL Una Dimensión: física. Gestión por limitaciones: no podemos cambiar todos los días. Las ubicaciones son categorías relativamente estancas. Dos dimensiones: física y digital... Gestión con menores limitaciones: podemos cambiar con esfuerzos asumibles pero a de seguir al físico Las ubicaciones cambian constantemente; hacen falta hábitos y no técnicas 16
17 5S Entorno digital - Dificultades LO FISICO LO DIGITAL Permite mayor gestión visual porque siempre está ahí. Consigue mejoras más evidentes a los ojos de los humanos. Siempre ha sido de todos. Todos sabemos cómo hacer una buena gestión sobre lo físico sin necesidad de formación adicional. Se esconde más fácilmente Consigue mejoras menos evidentes. Se ha considerado un tema de los informáticos. Falta de una correcta alfabetización digital e informacional - Normas 17
18 5S Entorno digital Definir ámbito, estructura, normas, recomendaciones. Implantación: Auditorias internas y Auditoria externa Euskalit 18
19 5S Entorno digital Definir Alcance Definir el ámbito de aplicación: Servidor de ficheros 100% de la organización, inclusive las áreas de acceso restringido 19
20 5S Entorno digital Definir Estructura Definir / identificar TODAS las unidades organizativas Departamentos (jerarquía top-down) Unidades organizativas transversales (Por ejemplo : Mini fábricas) Miembros de un grupo : pueden serlo de otros grupos 20
21 5S Entorno digital - Definir Estructura Definir los diferentes niveles jerárquicos, sus normas y sus interrelaciones Nivel 1 Nivel 2.. Nivel 3.. Cada nivel está interrelacionado con un nivel de seguridad de accesos ( UO del Sistema Operativo) 21
22 5S Entorno digital - Definir Estructura Primer nivel representar la unidad organizativa Segundo nivel (dentro de cada unidad organizativa) Carpetas de Común / Intercambio con acceso mínimo de lectura para el 100% de la organización (No hay zona ZAMI!!!) Se crearan las carpetas que necesite cada unidad organizativa. En este nivel se intentará que la lista de carpetas no sea muy larga, tratando de crear carpetas que reflejen las grandes áreas o actividades. 22
23 5S Entorno digital - Definir Estructura Segundo nivel, existirán de 3 tipos, dependiendo del nivel de autorización: Carpetas nivel Acceso 1: Carpetas de dirección. Destinadas para el uso exclusivo de la dirección. Estas carpetas solamente serán visibles en la estructura para la dirección, no para el resto de los usuarios 23
24 5S Entorno digital - Definir Estructura Segundo nivel, existirán de 3 tipos, dependiendo del nivel de autorización: Carpetas nivel Acceso 2: Carpetas destinadas para el uso exclusivo de los responsables de áreas o departamentos. Estas carpetas solamente serán visibles en la estructura para los responsables de las áreas o departamentos y también por la dirección, no para el resto de los usuarios. 24
25 5S Entorno digital - Definir Estructura Segundo nivel, existirán de 3 tipos, dependiendo del nivel de autorización: Carpetas nivel Acceso 3: Carpetas cuyo acceso está destinado para los responsables de cada área o departamento, para la dirección y para los usuarios que el responsable del departamento crea oportuno. 25
26 5S Entorno digital - Definir Normas Recomendación en cuanto a los niveles de carpetas permitidos dentro de cada contenedor principal o UO: Se aconseja no superar los 6 subniveles. Si en una UO, se ve que se va a incumplir alguna de las directrices, será necesario documentarlo. Bastará con un documento donde se indique la excepción y el motivo de la misma. Este documento deberá estar visible dentro de la UO. ( dentro del nivel 1) 26
27 5S Entorno digital - Definir Normas En cuanto a qué se considera Obsoleto: Cada UO o departamento deberá decidirlo y anotarlo en el fichero de excepciones. Esto último será necesario para ver si se cumple o no el criterio establecido. Cada UO o departamento debe decidir que política de archivado necesita o quiere. ( pero debe documentarlo!) 27
28 5S Entorno digital - Definir Normas Dentro de una carpeta solo puede haber carpetas o ficheros pero no ambos, es decir, se prohíbe tener ficheros sueltos en el mismo nivel donde existan carpetas, esto es aplicable hasta el cuarto nivel de carpetas. En este punto haremos una excepción: solo puede haber carpetas y ficheros en el mismo nivel, siempre y cuando la utilidad de esos ficheros sea la de guiar por la estructura de carpetas o anotar excepciones. Recomendable si la estructura es grande. A partir del cuarto nivel, podrán coexistir. 28
29 5S Entorno digital - Definir Normas El nombre de las carpetas contenedoras deberán siempre definirse capitalizadas, excepto siglas o acrónimos que pueden ser mayúsculas. Formato recomendado para las fechas: AAAAMMDD Evitar nombres de carpetas genéricos como otros, varios, etc.. Así como nombres personales 29
30 5S Entorno digital - Definir Normas En aquellas carpetas en las que se acumulen una gran cantidad de fotos, que son descargadas directamente del dispositivo y no están identificadas más que con el nombre que asigna el dispositivo, para su rápida identificación, activaremos la vista previa de Explorador de Windows y aplicaremos la regla de los 30 segundos. Debemos ser capaces de localizar la imagen buscada en el tiempo marcado de los 30 segundos. De lo contrario, deberemos proceder a la organización de las mismas 30
31 5S Entorno digital - Recomendaciones Pasar los documentos Office 2003 a Office Por ejemplo, hoja Excel de 24 Mb pasa a 6Mb Comprimir imágenes. Recomendable no excedan de los 200KB (manual disponible) Comprimir video (instalar software de compresión). Para ayudar a los usuarios a realizar este trabajo, hemos buscado Herramientas informáticas de apoyo! 31
32 5S Entorno digital Definir ámbito, estructuras, normas, recomendaciones. Implantación: Auditorias internas y Auditoria externa Euskalit 32
33 5S Entorno digital - Implantación Se transmitió la idea a dirección para obtener su aceptación y apoyo. Poco a poco se fue introduciendo los conceptos y los avances a través de las reunión semanal de operaciones que está sistematizada por dirección en la que participan todos los directores Se fue dando forma a la estructura, normas, Cada área tiene su responsable Dirección nombró un auditor interno oficial ( miembro IT) 33
34 5S Entorno digital - Auditorias Controlar que no haya carpetas y ficheros mezclados en el mismo nivel anterior al cuarto. Controlar los ficheros duplicados y obsoletos Controlar las carpetas vacías. Controlar las carpetas con nombres genéricos como: Varios y nombres propios... este tipo de carpetas se convierten en un saco Evitar mas de 6 niveles (4 a ser posible) 34
35 5S Entorno digital - Auditorias Que la asignación de nombres a las carpetas y ficheros cumpla con las directrices marcadas. Los nombres de los ficheros y carpetas deben estar capitalizados a excepción de las siglas o acrónimos que podrán ser en mayúsculas. No asignar nombres muy largos a los ficheros y carpetas. W7, problemas con más de 266 caracteres. Se puede poner en peligro la integridad del sistema: Copias de seguridad, copias en bloque 35
36 5S Entorno digital - Auditorias En Junio 2015 se realizó una primera pre-auditoría interna En Junio 2016 se realizó la primera auditoría interna En Noviembre 2016 se realizó la segunda auditoría interna Objetivo interno basado en sistema de puntuación interno: conseguir una puntuación mayor o igual a 6 puntos en cada una de las 22 áreas. 36
37 5S Entorno digital - Auditorias Presentación ante dirección de los resultados de las auditorias en las reuniones de 6s que ya están sistematizadas desde hace tiempo Marzo 2017 Auditoria Externa Euskalit 16 evaluadores distribuidos en x grupos de y miembros 2017 en adelante : Institucionalización de Auditorias sorpresa o Surfing days por parte del auditor interno 37
38 5S Entorno digital - Implantación Sistema de puntuación Interna 5S Digitales : equivalente a sistema puntuación 5S Físicas 38
39 Fin Presentación
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