Vicepresidencia de Desarrollo y. Capacitación Profesional. Comisión de Análisis y Difusión de las Normas. de Información Financiera

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1 18 de noviembre de 2005 Núm. 17 Vicepresidencia de Desarrollo y Capacitación Profesional Comisión de Análisis y Difusión de las Normas de Información Financiera CUESTA LA CALIDAD? SE DEBEN DE RECONOCER LOS COSTOS DE CALIDAD?

2 Directorio C.P.C. Manuel C. Gutiérrez García Presidente C.P.C. José Besil Bardawil Vicepresidente de Desarrollo y Capacitación Profesional C.P. Juan Francisco Fernández Andrea Director Ejecutivo Comisión de Difusión e Investigación Contable C.P.C. Daniel Álvarez Ramírez Presidente C.P.C. José Manuel Jardón Serrano Vicepresidente L.C. Miguel Ángel Bouzas Sañudo Secretario Integrantes: C.P.C. Álvaro Armenta Gutiérrez C.P.C. Óscar Badillo Guerrero C.P.C. José Luis Bañuelos Méndez C.P.C. Javier Humberto Cajal Bañuelos C.P.C. Francisco Calleja Bernal C.P.C. Claudia Hebe Cantellano Cruz C.P.C. Jaime Carballo Maradiaga C.P.C. Ma. Del Pilar Castillo Moctezuma C.P.C. Francisco A. Castro y del Valle C.P.C. Alfonso Compean Gallardo C.P.C. Luis A. Cortés Moreno C.P.C. Elsa Beatriz García Bojorges C.P.C. Emilio Huicochea Alsina C.P.C. Roberto Iberri Ramírez C.P.C. Leticia Martínez García C.P. Francisco J. Montes de Oca Ortiz C.P.C. Felipe R. Munguía Rossete C.P.C. Sergio Quezada Quezada C.P.C. Mario Alberto Rodríguez Rosales C.P.C. Víctor Manuel Torres Carranza COLEGIO DE CONTADORES PÚBLICOS DE MÉXICO. Presidente: CPC Manuel C. Gutiérrez García. El Material aquí reproducido es propiedad del CCPM, queda estrictamente prohibida su reproducción total o parcial sin previa autorización por escrito. DERECHOS RESERVADOS Prohibida su reproducción total o parcial. 2

3 Actualmente cuando en las organizaciones se discute sobre la calidad de un producto o servicio, generalmente las áreas que están mas interesadas en la calidad son las áreas de producción (operaciones), mercadotecnia, pero rara vez encontramos a gente de las áreas financieras y contables involucradas en las juntas de calidad. Quizás esta poca participación en los comités o juntas de calidad por parte de nuestros colegas, los contadores públicos, se deba a la percepción que la propia Dirección de las empresas tiene sobre la calidad y al desconocimiento de que la calidad tiene un costo para la empresa y mas aun el poco interés de que ese costo sea reconocido en los libros. Cuánto le cuesta a la empresa mantener un departamento de quejas, de devoluciones, etc.? Si la Dirección o los dueños de las empresas, supieran que la calidad cuesta y que como costo, es tan importante su reconocimiento y su relevancia en relación con otros tipos de costos, tales como los costos de producción entonces se les daria mayor atención contable a dichos costos. Es importante mencionar que los costos de calidad en relación al costo total ya se consideran tan importantes como los costos de producción (costos de conversión o costos primos). Ahora bien si esto se diera a conocer con mayor detalle a los Dueños o Directivos de las empresas, entonces el rol del contador publico con respecto a la calidad seria de total reconocimiento y control. Pero empecemos por tratar de definir un concepto abstracto y subjetivo como CALIDAD, la calidad debe de entenderse como el resultado total de las características del producto y servicio en cuanto a mercadotecnia, ingeniería, fabricación y mantenimiento, por medio de las cuales el producto o servicio en uso satifacerá las expectativas del cliente. Partiendo de este concepto podemos pensar en cuanto cuesta la calidad?, y es aquí donde se genera la necesidad de analizar los costos de calidad de una organización pero no solo como costos aislados o números que deben de ser reportados a la alta dirección, sino que la necesidad de información, lleve a las organizaciones a establecer sistemas de calidad, en donde el control y reporte de los costos este en manos de los especialistas contables con conocimiento de lo que es la calidad y como debe ser esta administrada y controlada dentro de las organizaciones. Se debe de entender que los costos de calidad son aquellos desembolsos incurridos por las organizaciones que están asociados con la producción y con la reparación de productos o servicios que no cumplen con las expectativas de la propia organización y del cliente. Algunos textos sobre Calidad identifican dos tipos de costos de calidad, los costos de cumplir con la calidad esperada para nuestro bien o servicio y los costos en los 3

4 que se incurren derivados del incumplimiento de dicha calidad, en otras palabras en costos de conformidad y no conformidad. Si la organización decide reconocer, cuantificar y controlar a los costos relacionados con la calidad, entonces debe de reconocer dichos costos y clasificarlos en los grupos y subgrupos conforme se muestran en la siguiente tabla: COSTOS CALIDAD DE Costos de Calidad Costos de Prevención Costos Evaluación de Costos de Fallas Costos de Fallas Externas Costos de Fallas Internas Ejemplo: Capacitación, programas de calidad,, mantenimiento de tipo preventivo, etc. Ejemplo: Costos de inspección, salarios pagados a inspectores, etc. Ejemplo: Devoluciones por parte de los clientes, baja calidad en los insumos, etc. Ejemplo: Reproceso, mermas, paros. En este momento, ya la organización ha decidido reconocer a los costos incurridos por la calidad y con la implantación de un sistema (de calidad) que incluya procedimientos y procesos encaminados a disminuir al máximo los costos por fallas, se estará en posición de poder analizar y controlar los costos de calidad como parte representativa del costo total de un bien o servicio. Es importante mencionar que un sistema de calidad, requiere de una contabilidad que le permita reconocer, cuantificar y controlar los costos incurridos por fallas (internas y externas), a si mismo reducirlos y poder establecer metas económicas basadas en la planeación de la calidad y los procesos, dicha planeación se refiere a la correcta asignación y destino de los costos de calidad (de prevención y medición), lo que permita a mediano plazo que los costos de fallas internas y externas disminuyen conforme al incremento en el porcentaje de conformidad de los productos, lo que se logra con el aumento en los costos de evaluación y prevención que buscan lograr un porcentaje de conformidad mayor. Un sistema de costos de calidad, no solo debe de enfocarse al área de producción, sino que una vez que este funcione correctamente, se puede replicar a otras áreas de la organización, y así poder establecer indicadores de calidad 4

5 (estándares) que permitan hacer de la calidad organización. una filosofía interna de la Cabe recordar que la implantación de un sistema de costos de calidad requieren un apoyo multi-departamental y multidisciplinario, que requiere del uso de herramientas y técnicas estadísticas y lo más importante que el personal de una entidad este preparado y comprometido para el cambio que representa la calidad. Cuando se trata de decidir que sistema o método de costos se ha de emplear en una entidad para el calculo de los costos, es una decisión de suma importancia, ya que estos son los que determinan la viabilidad del negocio, son los costos los que determinan la productividad y eficacia en la utilización de los recursos, por lo que un método de costos no puede basarse solamente en asignar los costos sobre un factor determinado, sino basar esa asignación en el análisis de la propia operación de la empresa de tal forma que los costos determinados bajo esta nueva base tenga un impacto significativo dentro de la toma de decisiones. El método de costos basado en actividades, es un método en el cual el costo primo (Materia prima y mano de obra) es cuantificado y controlado bajo los mismos principios y reglas que se utilizan en un costeo tradicional (costeo por ordenes, costeo en método de producción en proceso, etc.), y su diferencia en relación a los métodos antes mencionado radica en como los costos indirectos de fabricación son asignados al costo de un producto, ya que esta asignación es de acuerdo con varias bases ya que identifica que los costos indirectos son asignables no en base a los productos, si no a las actividades que se realizan para producir dicho productos. De ahí su nombre de costeo basado en actividades. Una de las ventajas del análisis de las actividades dentro de un proceso productivo que se logra encontrar aquellas actividades de valor para la entidad, permite identificar desperdicios (materiales, de tiempo, etc.). Cuando se decide implantar un método de costeo basado en actividades, el enfoque del analista de costos debe de cambiar, ya que la clasificación de los costos de indirectos a directos se hará bajo un enfoque de actividad o utilización del recurso, por ejemplo el costo de mantenimiento aplicado a los moldes usados en la producción de cierto producto, es bajo un enfoque tradicional un costo indirecto, pero si asignamos este costo a cada maquina especifica usada para la fabricación de x o y producto, entonces podemos cambiar un costo indirecto a un costo directo y fácilmente identificable a un producto en especifico. Una vez identificados los costos directos que están relacionados con ciertas actividades, se deberá de especificar su consumo en cada actividad y así poder asignar el costo de cada actividad a un producto o servicio (objeto del costo). Para la medición del consumo de cada actividad en cada objeto del costo, se requiere de una medida y a dicha medida se le conoce como conductor del costo 5

6 o cost driver, el cual servirá para poder asignar el costo de ciertas actividades al objeto del costo. Los datos del conductor del recurso se pueden recoger usando las entrevistas, formas del examen, cuestionarios, y otros sistemas, se puede utilizar como papel de trabajo una matriz de la distribución, en la cual se identifican la cantidad de trabajo consumida por cada actividad. El analista del costo podrá elaborar una base de datos ABC, que presentara los datos organizados e interrelacionados para ser usados de manera que la estructura de la información permita emparentar n actividades identificadas. La tabla emparentada de la actividad proporciona la información importante para formar grupos homogéneos del costo y así poder calcular tarifas por cada grupo. Para calcular la tarifa de cada actividad se dividirán los costos presupuestados de la actividad por capacidad práctica de la actividad, de tal manera que usando dichas tarifas de cada actividad se podrán asignar los costos a los objetos del costo. Una vez determinados los costos bajo un enfoque basado en las actividades, se puede intercambiar la información en el sistema de costos y obtener los costos de calidad por producto e identificar los costos por fallas internas o externar y así con el análisis de las actividades previo que debió de realizarse para poder implantar el método de costeo ABC, entonces el analista de costos, esta con toda la información necesaria para emitir una observación con respecto a los costos de calidad dentro de la empresa y puede entonces dar recomendaciones para disminuir los costos de no conformidad detectados. En este momento el contador público, encargado de analizar los costos tiene las herramientas gerenciales mínimas para poder agregar valor a su empresa. Con lo anterior podemos concluir, que en el nuevo rol del contador publico es necesario que este sea innovador y generador de nuevos sistemas de información, que reconozcan por ejemplo los costos de calidad como parte integrante del costo total y que a su vez sea posible cuantificar a la calidad y entonces poder decir cuanto le cuesta a las empresas la calidad, y tomar decisiones relacionadas con esta. COLEGIO DE CONTADORES PÚBLICOS DE MÉXICO. Presidente: CPC Manuel C. Gutiérrez García. El Material aquí reproducido es propiedad del CCPM, queda estrictamente prohibida su reproducción total o parcial sin previa autorización por escrito. DERECHOS RESERVADOS Prohibida su reproducción total o parcial. 6