VICEPRESIDENCIA DE DESARROLLO Y CAPACITACIÓN PROFESIONAL. Comisión de Auditoría

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1 31 de marzo de 2005 Núm. 5 VICEPRESIDENCIA DE DESARROLLO Y CAPACITACIÓN PROFESIONAL Comisión de Auditoría EL ROL DEL AUDITOR INTERNO EN EL GOBIERNO CORPORATIVO

2 ÍNDICE Introducción 3 C.P.C. Manuel C. Gutiérrez García Presidente C.P.C. José Besil Bardawil Vicepresidente de Desarrollo y Capacitación Profesional C.P. Juan Francisco Fernández Andrea Director Ejecutivo Comisión de Auditoría C.P.C. Ramón Martínez Liñán Presidente C.P. y L.C.A.C José Antonio Snell Torres Vicepresidente C.P. Ángel Osorio Fernández Secretario Integrantes: C.P. Fernando Alcántara Huitzache C.P.C. Antonio Bojorges García C.P.C. Miguel Ángel Brizuela González C.P.C. Adolfo Contreras Sánchez C.P.C. Gerardo Herrera Hurtado C.P.C. Javier González Carlin C.P.C. José Arturo Rangel González C.P.C. Víctor Manuel Topete Orozco C.P.C. Carlos Ugalde Navarro C.P. Martín Alberto Valencia Guerson C.P.C. Arturo Vargas Arellano C.P.C. Graciela Velásquez Lespron C.P.C. Luis M. Villagrán M. C.P.C. Horacio Zúñiga Gómez Ambiente del Gobierno Corporativo: La cultura, estructura y políticas para proveer los fundamentos de un buen Gobierno Corporativo 4 Procesos de Gobierno Corporativo: Actividades específicas que apoyan el ambiente de Gobierno Corporativo 6 Procedimientos de Gobierno Corporativo: Procedimientos específicos y prácticas de implementación y operación de actividades de Gobierno Corporativo 6 Conclusión 7 2

3 Introducción El auditor interno puede contribuir a la efectividad organizacional con un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los riesgos gerenciales, así como los controles y procesos de Gobierno Corporativo. El Gobierno Corporativo se ha definido como el conjunto de procedimientos usados por los accionistas y la administración de una organización para vigilar los riesgos gerenciales y actividades de control. Estos conceptos no han cambiado con el paso del tiempo ni tampoco el rol del auditor interno para evaluar la efectividad de esos procesos, por lo que el auditor interno debe validar dicho Gobierno Corporativo y hacer recomendaciones apropiadas para mejorar su proceso siguiendo los siguientes objetivos: Promover valores y ética dentro de la organización, Asegurarse de la efectividad del desempeño organizacional de la administración y de las áreas contables, Mantener un efectiva comunicación de riesgos y controles de información con las áreas apropiadas de la organización, Lograr una coordinación efectiva de las actividades y mantener informado al consejo de administración, a los auditores externos y a la administración de la compañía, sobre asuntos relacionados con el Gobierno Corporativo. Adicionalmente, el auditor interno debe evaluar el diseño e implementación de los objetivos, programas y actividades relativos a la ética de la organización. A pesar de que el Gobierno Corporativo se encuentra en sus inicios, éste continuará evolucionando, motivado primordialmente por las demandas de los negocios más que por aspectos que los regulan, lo que refleja que lo que es bueno para el Gobierno Corporativo es bueno para el negocio. También es claro que empresarios y directores de empresas están ansiosos por progresar en asuntos relacionados con el Gobierno Corporativo. Como reflejo de este sentido de urgencia, es necesario que el auditor interno juegue un rol más activo en la evaluación de la efectividad del las prácticas de Gobierno Corporativo. Para ello, las estrategias que podrían seguirse son las siguientes: Ambiente del Gobierno Corporativo: La cultura, estructura y políticas para proveer los fundamentos de un buen Gobierno Corporativo, Procesos de Gobierno Corporativo: Actividades especificas que apoyan el ambiente de Gobierno Corporativo, 3

4 Procedimientos de Gobierno Corporativo: Procedimientos específicos y prácticas de implementación y operación de actividades de Gobierno Corporativo, Ambiente del Gobierno Corporativo: La cultura, estructura y políticas para proveer los fundamentos de un buen Gobierno Corporativo Para cualquier proceso y procedimiento de Gobierno Corporativo es imposible lograr cierta efectividad sin que se tenga una organización que cuente con un ambiente de gobierno bien estructurado. Las políticas y la estructura corporativa de vigilancia deben reflejar las estructuras legales, operacionales, así como aquellas relativas a la emisión de reportes de la organización. Por lo que deben asignarse claramente las responsabilidades de Gobierno Corporativo a todas las áreas, incluyendo las contables. Idealmente, el ambiente de Gobierno Corporativo debe estar completamente integrado, cubriendo la totalidad de la empresa e implementado a todo nivel, desde los principales funcionarios hasta los empleados de menor jerarquía. En el área de estructuras y políticas, el auditor interno puede apoyar a los consejos de administración y a la alta administración, si es que la empresa tiene un Gobierno Corporativo integral, un ambiente de evaluación de riesgos y la validación de su efectividad. Si no existe un Gobierno Corporativo integral, el auditor interno puede ayudar en su implementación. Asimismo, el auditor interno puede apoyar a facilitar que la información fluya adecuadamente entre los elementos que integran la estructura de Gobierno Corporativo (ejemplo el comité de auditoría) con relación a las metas, actividades y los asuntos detectados dentro de la organización. En la verificación de las actividades de Gobierno Corporativo, el auditor interno debe evaluar la estructura del consejo de administración y comités ejecutivos para asegurarse que la organización tiene políticas establecidas que mejoren dicho Gobierno Corporativo. Otros aspectos de Gobierno Corporativo que deben ser evaluadas por al auditor interno son los siguientes: a.cultura corporativa y ética El auditor interno debe evaluar la efectividad de la cultura corporativa y ética a través de toda la organización. Para lograr esto, se pueden aplicar encuestas sobre su cultura de procesos éticos o realizar actividades de investigación. Como ejemplo de aspectos que deben integrar una cultura corporativa y ética tenemos los siguientes: Contar con un código de conducta formal (por escrito), Definir claramente los objetivos éticos de la organización, 4

5 Mantener una comunicación efectiva del código de conducta (expectativas en su cumplimiento y castigos por violaciones al mismo), Que existan canales de comunicación abiertos a todos los empleados para reportar violaciones al código de conducta. b.evaluación de actividades especificas del comité de auditoría El auditor debe evaluar ciertas actividades realizadas por el comité de auditoría, entre las que se destacan las siguientes: Verificar que el comité de auditoría cuente con un programa escrito sobre el propósito de su creación, Identificar quiénes lo integran y la independencia de los mismos hacia la organización, Conocer la frecuencia de las juntas, responsabilidades y roles de sus miembros, Conocer la relación que guardan con la gerencia y con los auditores externos, Conocer la autoridad que tienen para llevar a cabo investigaciones. c.evaluación de riesgo de la administración El auditor debe evaluar en su totalidad los riesgos de la administración y las políticas existentes. Como ejemplos de sus actividades tenemos: a) buscar la posibilidad de que no existan políticas o que éstas no estén claramente definidas; b) investigar la ausencia de un lenguaje común dentro de la organización sobre lo que representa el riesgo; y c) buscar la posibilidad de que no estén definidas las responsabilidades sobre los riesgos gerenciales detectados. d. Evaluación de la estructura y organización del departamento de auditoría interna La evaluación del departamento de auditoría interna, sin importar si es realizada por el mismo auditor interno o por el auditor externo, debe ser enfocada a las siguientes preguntas clave: El auditor interno tiene alguna relación directa con el comité de auditoría para discutir asuntos críticos tales como el plan de auditoría, y evaluar conjuntamente los recursos y presupuesto asignados para sus funciones? El auditor interno tiene una adecuada relación con la alta administración de la organización y cuenta con su apoyo? El auditor interno tiene canales de comunicación abiertos con los accionistas clave de la organización? El auditor interno tiene suficiente independencia y objetividad para cumplir con su rol y misión? 5

6 Procesos de Gobierno Corporativo: Actividades específicas que apoyan el ambiente de Gobierno Corporativo Dentro de las actividades específicas que tiene el auditor interno para apoyar el ambiente de Gobierno Corporativo tenemos las siguientes: a.evaluación de procesos de comunicación y control de fraudes - Motivado por los cambios legales y en regulaciones, las actividades para evitar fraudes han cambiado de una estrategia reactiva enfocada al cumplimiento y a la investigación a un enfoque proactivo para la prevención y detección en una etapa temprana de fraudes en las organizaciones. En este nuevo mundo proactivo, el auditor interno debe determinar si la organización tiene los procesos de prevención y detección de fraudes que necesita una organización para contribuir a la efectividad del Gobierno Corporativo. Para ello, es necesario que el auditor interno verifique que exista lo siguiente en las organizaciones: Programas continuos contra la prevención de fraudes (no sólo la detección e investigación de los mismos), Desarrollo, seguimiento y uso de esquemas y escenarios de fraude como bases para desarrollar programas de valuación de riesgo de fraude, Mapeo de actividades de control ligadas a escenarios específicos de fraude, Programas de comunicación y entrenamiento contra fraude, Uso de líneas abiertas de comunicación para reportar fraudes (hotlines), Reportes de incidencia de fraudes y seguimiento a los mismos. b. Evaluación de políticas de compensación a los ejecutivos Para realizar una revisión de las políticas de compensaciones de lo ejecutivos de una organización, el auditor interno debe enfocar sus esfuerzos a las siguientes actividades: a) examinar los programas de compensaciones de ejecutivos, la transparencia de planes de compensación diferidos y arreglos especiales que se tengan; y b) Evaluar la independencia que se tenga por parte de los evaluadores de las compensaciones de ejecutivos. Procedimientos de Gobierno Corporativo: Procedimientos específicos y prácticas de implementación y operación de actividades de Gobierno Corporativo La tercera y última parte, se enfoca a verificar y evaluar la presencia de procedimientos para la emisión de reportes dentro de las organizaciones. 6

7 Para iniciar el proceso de valuación, el auditor interno debe identificar y realizar un inventario de los procedimientos de Gobierno Corporativo utilizados y después debe probar la exactitud y suficiencia de cualquier reporte interno o externo. Para lograr una mayor efectividad, estos reportes deben ser tan exactos y completos como los reportes financieros, reflejando un alto grado de escrutinio por parte de los accionistas, autoridades u otros miembros de la comunidad financiera. Lo que el auditor interno debe evaluar en dichos procedimientos para la emisión de reportes, entre otros se encuentran: a) el apego a estándares establecidos, b) que exista un buen criterio para la elaboración de dichos reportes, y c) identificar cualquier desviación en los reportes y posibles soluciones a los mismos. Otro aspecto importante en los procedimientos para la emisión de reportes que debe tener presente el auditor interno son las herramientas tecnológicas y software utilizados para alcanzar los objetivos. La tecnología es un apoyo crucial para mejorar y medir los esfuerzos de la emisión de reportes. Ayuda en la transparencia e integridad de la contabilidad, facilitando el flujo de información, desempeño y preparación de reportes. Dada la importancia de la tecnología en las actividades de gobierno de las organizaciones, el auditor interno debe realizar revisiones periódicas a los recursos tecnológicos y sus controles, verificando su continua efectividad. Conclusión Sin lugar a duda, ahora se requiere de una participación más activa del auditor interno en la evaluación o implementación del Gobierno Corporativo de las empresas, lo que le dará nuevas oportunidades para demostrar el valor real de sus funciones a los accionistas, a la alta gerencia y al comité de auditoría. Para capitalizar estas oportunidades, el auditor interno debe adoptar una actitud más proactivo y enérgica. COLEGIO DE CONTADORES PÚBLICOS DE MÉXICO. Presidente: CPC Manuel C. Gutiérrez García. El Material aquí reproducido es propiedad del CCPM, queda estrictamente prohibida su reproducción total o parcial sin previa autorización por escrito. DERECHOS RESERVADOS Prohibida su reproducción total o parcial. 7

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