B.3 Capacitación para la Descripción y Análisis de Puestos: métodos empleados y contenido del programa

Transcripción

1 Capacitación de los analistas: Métodos empleados: Entre los más importantes están: a) hacer que el analista estudie cierta literatura sobre el tema; b) realizar conferencias con los analistas sobre los detalles de lo que van a hacer, cómo lo van a realizar y las formas que van a ser empleadas; c) hacer que los analistas realicen entrevistas de práctica seguidas por una discusión de la entrevista y de los problemas encontrados; d) hacer que los analistas estudien y preparen cuestionarios de muestra. Contenido del programa de capacitación: Los puntos principales que requieren discutirse y revisarse son: a) Qué es la valuación de puestos? b) Cuáles son las ventajas de una programa de valuación? c) Cuáles son las ventajas que una organización espera obtener? d) Cuál es el método de calificación que va a ser empleado? Por qué fue elegido? e) Qué es el análisis de trabajo? f) Por qué es importante obtener datos precisos y completos sobre los trabajos? g) Cómo será empleada la información sobre los trabajos? Una vez que este aspecto general se ha cubierto, el grupo debe ser capacitado en la mecánica del trabajo que van a realizar y que puede clasificarse en obtención de datos sobre los trabajos, análisis de estos datos, y la organización y registro de ellos. Los analistas deben aprender que se deben examinar los datos desde el punto de vista del qué, cómo, porqué y cuando de las funciones realizadas y de las habilidades empleadas en su realización. Existen 4 reglas básicas con respecto al estilo de la redacción: 1- Debe emplearse un estilo directo y conciso. 2- Cada frase debe iniciarse con un verbo en infinitivo. 3- Debe emplearse el presente del indicativo en toda la redacción. 4- Todas las palabras innecesarias deben ser omitidas. Al terminar todos los aspectos de la capacitación, los analistas deben estar preparados para iniciar sus entrevistas. Administración de Personal II Comisión 1 1

2 Descripción de las Tareas Ya vimos en los puntos anteriores, como obtener los datos de un puesto, quienes pueden obtenerlos y quienes proporcionarlos. Este es el momento de aclarar a los analistas algunos conceptos que pudieron no haber quedado del todo claros como para que finalmente podamos construir la descripción del puesto. Puede preguntarse qué constituye un puesto?. La definición satisfactoria que puede aplicarse en la mayor parte de los casos es: el conjunto de tareas asignadas a un trabajador. De inmediato puede verse que no es esencial que estas tareas estén relacionadas unas con otras. Cualquier agrupación de tareas, estén relacionadas o nó, asignadas a un individuo, constituyen su puesto. Cada puesto requiere una descripción individual. No siempre es posible encontrar puestos en los cuales se aplique una definición tan general. Existen cuanto menos tres situaciones diferentes que pueden encontrar los analistas en los puestos. e) Cuando el conjunto de tareas asignadas no es variable y el ciclo de funciones es rápidamente identificado. f) Cuando todos los trabajadores hacen la misma tarea y pueden intercambiarse las mismas sin problemas (trabajadores multitareas donde los límites de cada una de las funciones no son tan precisas sino mas bien borrosas). g) Cuando algunos trabajadores realizan un trabajo, pero hay diferencias de habilidades en las tareas componen el puesto. El trabajador individual realiza solo la porción del trabajo que, en virtud de su experiencia o capacitación, está encomiado a realizar. Los trabajadores asignados a estos trabajos pueden no ser rápidamente intercambiables. La situación del primero y el segundo caso es clara, solamente es necesaria una descripción del puesto pero, en el tercer caso, es necesario realizar descripciones separadas de la situación realmente encontrada. Para la preparación de la descripción de puestos, el analista debe asumir la responsabilidad sobre la determinación de hechos. No hay lugar en el cuerpo de descripciones para colocar las opiniones del analista. Son dos las fuentes de información por medio de entrevistas más frecuentemente disponibles. Estas incluyen al trabajador y a su Administración de Personal II Comisión 1 2

3 supervisor. Además con frecuencia los analistas encuentran otras fuentes de información muy útiles. En estas fuentes están incluidos los análisis de puestos similares, los datos sobre capacitación, los manuales de operación, los resultados de cuestionarios y las entrevistas con otros individuos que poseen información sobre la ocupación referente al puesto. Esta información, puede ser empleada para verificar la información obtenida de las primeras fuentes o para complementar los datos faltantes. La descripción del puesto contiene los siguientes encabezados: 1- Identificación del puesto 2- Resumen del puesto (Objetivo, misión) 3- Extensión de las operaciones (de las actividades) 4- Detalles del trabajo (especificaciones) 5- Condiciones de trabajo. 6- Información de encuadre, complementaria o aclaratoria 1- Identificación del puesto Se incluye la siguiente información: 1- Título del puesto 2- Otros títulos por los que se conoce al puesto. 3- Localización del puesto (Gerencia, Departamento, Sector, etc.) 4- Fecha del análisis La reunión de estos 7 puntos identificará a un puesto específico. No debe existir pregunta alguna sobre dónde existe el puesto o dónde existe el puesto o dónde puede encontrársele. Con frecuencia, los empleados están confundidos o insatisfechos porque existen diferentes salarios para puestos que tienen el mismo título, porque no entienden que hay una diferencia esencial en las responsabilidades del puesto, que justifica la diferencia que existe en los salarios. En estos casos es deseable una diferenciación de títulos (Mecanógrafa inicial; Empleado Administrativo Junior, Senior o Semi Senior; Supervisor A, B o C, etc.). Los títulos deben sugerir el trabajo que se realiza, ser concisos y deben distinguir los puestos entre sí. Administración de Personal II Comisión 1 3

4 2- Resumen del puesto (Objetivo o misión) El resumen del puesto debe ser breve. Esta sección no debe ser empleada para considerar los detalles. Se debe determinar los datos que definen y caracterizan el puesto específico que se describe en términos de qué, porqué y cómo. No se tendrán dos resúmenes iguales, distinguiéndolo de otros. se debe definir al puesto 3- Extensión de las Operaciones (Actividades) Los puestos existen dentro de un área funcional. Son creados para llenar objetivos específicos. En algunos casos, el área funcional cubre solamente un puesto pero, normalmente los puestos están asociados con otros, de manera que se requieren los esfuerzos conjuntos de un cierto número de trabajadores para desarrollar la función en la que se incurre. Antes de que sea posible determinar completamente el valor de un puesto específico, antes de que pueda ser comparado y ponderado, debe determinarse su lugar en la secuencia o en la operación de la que forma parte, estudiándola y entendiéndola. Deben considerarse algunos tipos de información: 1- Descripción breve del proceso o flujo de trabajo, (qué hace, como y con que objetivo). 2- El lugar que el puesto ocupa en el procedimiento, 3- Tabulación del equipo empleado, 4- Lista de materiales empleados. 5- Periodicidad de la ejecución. 4- Detalles del puesto Esta sección se confecciona teniendo en cuenta los factores que serán utilizados para la evaluación de las posiciones. Debe explicarse cada uno dando ejemplos de las tareas realizadas y otras explicaciones o comentarios cuando el analista lo considere oportuno. Algunos factores que normalmente se consideran son los siguientes: * Supervisión dada y recibida * Estudios requeridos * Experiencia * Contactos internos y externos * Manejo de valores Administración de Personal II Comisión 1 4

5 * Habilidades requeridas * Esfuerzo * etc. 5- Condiciones de trabajo Aquí se describen los factores ambientales y los riesgos que son característicos al puesto o inherentes al ambiente en el cual se encuentra el puesto. Las siguientes son características ambientales encontradas con frecuencia: * Bajo techo * Mojado * Intemperie * Polvoso * Calor * Sucio * Frío * Olores * Cambios bruscos de temperatura * Ruidos * Humedad * Luz * Seco * Ventilación * Explosivos * Condiciones Tóxicas * Lugares estrechos * Energía radiante Si el trabajo es de tal naturaleza que su realización incluye posible daño, éste debe ser identificado y descrito. Las enfermedades profesionales inherentes al puesto deben ser también identificadas y descritas. Cuando una descripción de la presencia de un riesgo no está perfectamente clara, debe incluirse una breve descripción de las condiciones de trabajo que causan el riesgo. Algunos riesgos comunes son: * Magulladuras y cortes * Disminución de la vista * Quemaduras * Disminución del oído * Desgarramientos * Enfermedades profesionales * Hernias y Lesiones Similares * Shock * Fracturas * Descargas eléctricas * Objetos en movimiento * Riesgos mecánicos 6- Información complementaria o aclaratoria Información Cuantitativa: Si bien en algunos tipos de puestos la información cuantitativa no es relevante, en aquellos en que sí lo es, raramente es consignada en el capítulo resumen o en el detalle de responsabilidades. Así, por ejemplo, en el puesto de vendedor puede expresarse el segmento del mercado atendido, o el presupuesto anual de Administración de Personal II Comisión 1 5

6 ventas a su cargo. Estos conceptos permiten visualizar la dimensión de las responsabilidades de un puesto. Sugerencias: Es posible que los empleados deseen aportar sugerencias que permitan mejorar en algún aspecto su propio trabajo o el de un sector, como ideas sobre cursos, necesidades de elementos, de equipos, de comunicaciones, dificultades interdepartamentales, superposiciones de responsabilidades, etc. Esta es una buena oportunidad para recabar información que puede ser útil en planes futuros de la organización. Observaciones: Espacio utilizado por el analista para detallar aquellas consideraciones que no se encuentran suficientemente claras en el resto de los puntos. También pueden detallarse aquí quejas u otros comentarios con consentimiento del empleado. Resumen extractado del libro "Valuación de Puestos", E. Lanham, Editorial CECSA, vigesimasegunda reimpresión, Administración de Personal II Comisión 1 6