GUÍA DE APRENDIZAJE PROCESO DE DISCIPLINA OPERATIVA Cumplimiento

Transcripción

1 GUÍA DE APRENDIZAJE PROCESO DE DISCIPLINA OPERATIVA Cumplimiento 1

2 ÍNDICE 1. PROPÓSITO OBJETIVO Bases para verificar el total cumplimiento de los procedimientos establecidos Ejecución de la Revisión del Ciclo de Trabajo Formatos de apoyo para ejecutar adecuadamente la etapa de cumplimiento Formato DO-CUM Formato DO-CUM Formato DO-CUM MAPA CONCEPTUAL.10 2

3 1. Propósito El propósito en la etapa del Cumplimiento, es asegurar el riguroso y continuo acatamiento de los procedimientos. 2. Objetivos A continuación, te presentamos los objetivos a cubrir en la etapa de Cumplimiento. Contar con medios y sistemas para detectar las desviaciones en el cumplimiento de los procedimientos. Analizar las desviaciones para determinar causas y con base en ello mejorar continuamente. Desarrollar un alto sentido de compromiso hacia Disciplina Operativa en todo el personal. Cómo se logran tales objetivos?... Aplicando la guía que a continuación te presentamos!... 3

4 3. Bases para verificar el total cumplimiento de los procedimientos establecidos. El objetivo de esta guía es establecer las bases para verificar el total cumplimiento de los procedimientos establecidos. La presente guía cubre lo requerido para verificar que se cumpla lo indicado en los procedimientos. Lo establecido en esta guía no es limitativo. Sin embargo, debe ser considerada como base para implantarla. Esta guía esta dirigida al personal responsable de verificar en el área donde se realiza la actividad, que se está cumpliendo con lo establecido en los procedimientos. Para verificar el cumplimiento de cualquier procedimiento, la persona que realiza la verificación, deberá conocer el procedimiento y tener experiencia mínima de un año en el área en cuestión. Lo establecido aquí, será de aplicación general y será responsabilidad de cada Gerencia o Centro de Trabajo implantarla sobre la base de sus recursos y necesidades. El asegurar que el personal cumpla con lo establecido en los procedimientos es de vital importancia, por ello es necesario contar con mecanismos que nos permitan verificar dicho cumplimiento, estableciendo un canal de comunicación entre la persona que desarrolla una actividad y el que verifica su cumplimiento, teniendo de esta manera la oportunidad de mejorar nuestras actividades. La herramienta más comúnmente utilizada para llevar a cabo la verificación del cumplimiento de procedimientos, es la Revisión del Ciclo de Trabajo. En virtud de lo anterior, se debe de contar con un programa formal de revisiones del ciclo de trabajo que involucre a todo el personal del área, así como los procedimientos que aplican en ella. Para comprender la etapa de cumplimiento, es necesario que conozcas las siguientes definiciones!... Ciclo de Trabajo Es la ejecución paso a paso del desarrollo de un procedimiento en el área de trabajo en presencia de un supervisor. Revisión de Ciclo de Trabajo Auditoría documentada realizada por el evaluador sobre el conocimiento que tiene el empleado sobre procedimientos específicos, aplicables a su trabajo y la habilidad para realizar dicha actividad. Evaluador Persona que verifica la actividad a realizar; por ejemplo: un supervisor, un operador de la misma área, un operador de otra área. La frecuencia con que se aplican las Revisiones del Ciclo de trabajo para verificar los procedimientos deberán ser en promedio cada 18 meses. Esta frecuencia puede ser reducida o ampliada dependiendo de: La experiencia del empleado. El riesgo de seguridad implicado. El impacto en el negocio. Durante las revisiones del ciclo de trabajo, siempre deberán considerarse las medidas de seguridad establecidas en cada procedimiento, área y Centro de Trabajo. 4

5 4. Ejecución de la Revisión del Ciclo de Trabajo La ejecución de la Revisión del Ciclo de Trabajo, se desarrolla de la siguiente manera! Explicar al personal cual es el objetivo del programa y que es necesaria su participación. Se explicará que la razón de la revisión, es por su seguridad y por la congruencia entre lo que decimos que hacemos y lo que hacemos realmente. Se debe indicar además, que esta revisión del Ciclo de Trabajo es para mejorar continuamente nuestras actividades. 2. La persona que hará la verificación de un procedimiento, leerá y entenderá el procedimiento relacionado con la actividad a evaluar, previamente a su realización. 3. El empleado realizará el trabajo como normalmente lo hace, en presencia del evaluador quien verificará paso a paso las actividades realizadas contra el procedimiento. 4. Si la actividad se realiza con desviaciones al procedimiento, se platicará con el empleado para determinar si el procedimiento está correcto y es el empleado el que debe de cambiar sus prácticas. Si el empleado siguió el método como esta indicado y se determina que es necesario hacerle cambios al procedimiento para garantizar un buen desempeño, se procederá a realizar dichos cambios. Si al realizar el trabajo se detecta alguna desviación, se detendrán inmediatamente las actividades corrigiendo la desviación observada. 5. Deberá efectuarse la operación (el ciclo de trabajo) tantas veces como sea necesario, observando cuidadosamente cada paso del mismo, anotando cualquier riesgo y/o desviación a las reglas y procedimientos establecidos. 6. Al terminar la operación (el ciclo de trabajo) se deberá comentar con el empleado las observaciones detectadas y las acciones o cambios requeridos para mejorar la realización del trabajo, tomando siempre en consideración las sugerencias del empleado. 7. Toda sugerencia de cambios a las reglas, procedimientos y/o equipo, deberá transmitirse al Grupo Interno de Evaluación Permanente de Disciplina Operativa, para su consideración y aprobación. 8. Los procedimientos deberán estar accesibles en cada área correspondiente, para que puedan ser consultados por el empleado en cualquier momento. 9. Se deberán llevar registros de las revisiones de cumplimiento a los procedimientos para cada empleado en cada área. 10. En áreas o trabajos con responsabilidades de alto riesgo, es conveniente que aquellos empleados que han recibido su capacitación básica o que han tenido períodos de ausencia prolongados, a criterio de la supervisión, efectúen las correspondientes revisiones de ciclos de trabajo previo a la incorporación a sus funciones normales. 5

6 5. Formatos de apoyo para ejecutar adecuadamente la etapa de cumplimiento. A continuación te presentamos los 3 formatos que te apoyarán para ejecutar adecuadamente la etapa de cumplimiento. DO-CUM-01 Programa de Revisión de Ciclos de Trabajo por Procedimientos. DO-CUM-02 Programa de Revisión de Ciclos de Trabajo por Área DO-CUM-03 Hoja de Revisión de Ciclos de Trabajo 5.1 Formato DO-CUM-01 El formato DO-CUM-01 Programa de Revisión de Ciclos de Trabajo por Procedimientos, te permite documentar la planeación de la revisión de ciclos de trabajo por procedimiento en un área determinada. El formato DO-CUM-01, en la columna 1 se indica el nombre del supervisor que verificará el ciclo de trabajo, en la columna 2 se indica el nombre del trabajador que ejecutará el procedimiento, y en las siguientes columnas se indica el o los meses en los cuales se pretende llevar a cabo la ejecución de ciclos de trabajo por procedimiento Formato DO-CUM-02 6

7 El formato DO-CUM-02 Programa de revisión de Ciclos de Trabajo por Área, te permite documentar la planeación de la revisión de ciclos de trabajo en un área determinada. En el formato DO-CUM-02, en la columna 1 se indican los nombres de los procedimientos a los cuales se les aplicará el ciclo de trabajo, en la columna 2 se indica el nombre del supervisor que verificará el cumplimiento del ciclo de trabajo, y en las siguientes columnas se indica el o los meses, en los cuales se pretende llevar a cabo la verificación de la ejecución de ciclos de trabajo de cada procedimiento que se ejecuta en un área determinada. 7

8 5.3 Formato DO-CUM-03 Formato DO-CUM-03 Hoja de Revisión de Ciclos de Trabajo, te permite documentar el resultado de la revisión del ciclo de trabajo de un procedimiento específico. En el formato DO-CUM-03, se detalla una serie de preguntas relacionadas con la congruencia de lo que se dice que hace y lo que se hace realmente al ejecutar un procedimiento. Las preguntas se responderán con el registro de las observaciones resultantes de la aplicación del Ciclo de Trabajo. 8

9 Es importante indicar que la conclusión (pregunta 10 del cuestionario) dentro de la Revisión del Ciclo de Trabajo corresponde a la evaluación tanto del Procedimiento como del Ejecutor de la actividad. Si el trabajador cumplió cabalmente con el ciclo de Trabajo y el procedimiento es el correcto para la actividad, solo se marcará el casillero Aprobado. De lo contrarío deberá marcarse el casillero No aprobado indicando si se requiere Actualizar el Procedimiento o se Requiere Re-Entrenamiento. 9

10 6. MAPA CONCEPTUAL 10

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