FORMULARIO DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Casos

Transcripción

1 FORMULARIO DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Casos Explicación del diseño del formulario: Originalmente cada formulario se diseñó con el logotipo de la empresa y en varias partes de los textos explicativos aparecía la razón social. Por razones de confidencialidad los logotipos fueron retirados y la razón social fue reemplazada por CASO.... Cada uno de los subfactores que forman parte del formulario contiene un resumen en el manual de evaluación de puestos correspondiente, lo que permitió realizar una pre-evaluación del puesto en el momento en que se realizaba la entrevista. Esta facilitó la tarea de la evaluación final de cada puesto. A continuación se describe una síntesis de cada uno de las partes del formulario, para un mejor entendimiento. Fecha: Indica la fecha de confección del formulario, esto es importante en el momento de las revisiones y para precisar si un cambio de tareas pudo haberse tomado o no. Identificación del Puesto de trabajo: El propósito principal de esta división fue identificar cada puesto de trabajo particular, distinguiéndolo de cualquier otro, para ello se indicó el nombre o título del puesto con el que se lo denominaba dentro de la empresa 1. Se incluyó el título del puesto del supervisor del cual dependía el puesto en cuestión, el número de empleados en el puesto 2. También se identifico el área, gerencia, departamento, planta, sector, de acuerdo al organigrama para que permitieran ubicar correctamente al puesto. Se tuvo en cuenta la organización particular de cada Caso 3. Aunque no es usual se colocó el nombre del ocupante 4 para facilitar la tarea de corrección y búsqueda de las descripciones, ya que muchas 1 En otros diseños suelen incluirse los nombres con los que puede conocerse al puesto en el mercado, sobre todo a los fines de la encuesta de remuneraciones. 2 Frecuencia de repetición del puesto. 3 Para el caso 2 se considero: Gerencia, Área, y Sector. En el Caso 1 y 3: Gerencia, Planta y Departamento. 4 No es usual colocar los nombres de los ocupantes, debido a que una descripción de puesto es por de naturaleza impersonal, se describe la silla vacía. El puesto seguirá mientras sea necesario en la empresa aunque cambien sus ocupantes. Colocar el nombre del o los ocupantes podrían confundir el objetivo buscado en una descripción de puesto.

2 veces las empresas del estudio conocían más a quien ocupaba el puesto, que a la denominación del puesto en sí. También facilitó la carga de datos en un sistema al finalizar el trabajo. Usualmente los empleados comparan sus sueldos con otros puestos de nombre similar, por lo que se trato de utilizar los nombres tal como se daban en cada organización. Con frecuencia, los empleados están confundidos o insatisfechos porque existen diferentes salarios para puestos que tienen el mismo título. No entienden que hay una diferencia esencial en las responsabilidades del puesto, que justifica las diferencias existentes. Detección de las funciones y responsabilidades del puesto: Esta sección incluyó el Objetivo o Misión Principal del Puesto, la razón por la cual existía ese puesto en la empresa. El objetivo o misión es único en cada posición y no pueden encontrarse repetidos, sino significaría que se estuvieron describiendo dos puestos iguales. Como los puestos existen dentro de un área funcional, estos son creados para llenar objetivos específicos. En algunos casos, el área funcional cubría solo un puesto pero, normalmente los puestos están asociados con otros, de manera que se requieren los esfuerzos conjuntos de un cierto número de trabajadores para desarrollar la función en la que se incurre. Antes de que sea posible determinar completamente el valor de un puesto específico, antes de que pueda ser comparado y ponderado, debía determinarse su lugar en la secuencia o en la operación de la que forma parte, estudiándola y entendiéndola. La descripción de las actividades llevadas adelante por el puesto, está en relación con su misión u objetivo. Consiste en los pasos que se ejecutan para poder cumplir con la razón de ser del puesto. Por lo tanto la Descripción de las Tareas tuvo en cuenta el detalle de la procedencia del trabajo, de lo que el trabajador hace y en algunos casos lo que se hace cuando el trabajo ha sido terminado. Se observaron, tanto las tareas físicas como mentales del trabajo, así como las responsabilidades sobre el manejo de hombres, materiales, herramientas, dinero, equipo, registros, o aspectos similares. La explicación de cómo se realizan las tareas mentales, incluyó una consideración de los procesos básicos utilizados, tales como planeación, ejercicio del juicio, creación o bien, la toma de decisiones. En las tareas físicas, el cómo, incluyó puntos tales como herramientas, equipos, uso

3 de ordenadores, materiales, métodos y procesos empleados. Se agregaron tantas hojas como fueron requeridas de acuerdo al detalle de los pasos realizados en cada tarea por cada puesto. Como todas las funciones y responsabilidades de un trabajo, normalmente no eran ejercidas al mismo tiempo, se aclaró la periodicidad con las que eran realizadas. Las tareas que no se indicó tiempo fueron las diarias, constituidas por trabajos rutinarios, para evitar las repeticiones como todos los días hace, realiza diariamente, etc. Pero sí, fueron destacadas las tareas que se efectuaban con frecuencia periódica, y las que eran realizadas solamente a intervalos poco frecuentes e irregulares. Especificaciones del Puesto o Perfil: Se tomaron datos constituidos por factores diferenciadores para que acompañaran a la descripción del puesto, poniendo énfasis en determinados puntos para que facilitaran la tarea de evaluación. Las especificaciones tuvieron en cuenta al método de evaluación por puntos elegido, ya que debían dar respuesta a los factores seleccionados por las 3 empresas del estudio. La clasificación de los factores elegidos respondió a la sugerida por Lytle 5 que dice que solo hay 4 características principales que uno debe tener en cuenta al momento de elegirlos: 1. HABILIDAD: Son las destrezas físicas o mentales que debe poseer el trabajador o que deberá desarrollar para poder ocupar el puesto en cuestión. 2. ESFUERZO: El que el trabajador debe estar capacitado en realizar tanto en su físico como en su habilidad. 3. RESPONSABILIDAD: Que los trabajadores deben asumir al ocupar el puesto. 4. CONDICIONES DE TRABAJO: Son las que debe hacer frente o soportar un trabajador. Dado que estos cuatro factores son demasiado amplios, usualmente las empresas los dividen en subfatores: 5 C. W. Lytle, (1954), Job Evaluation Methods, The Ronald Press Company, Nueva York, 2da. Edición, Página 61.

4 Los subfactores elegidos por las empresas de este estudio fueron: 1. HABILIDAD: Para el análisis de los requisitos de habilidad se tuvieron en cuenta: Nivel de Instrucción Formal requerido para la tarea. También cursos de formación específica ya sean internos o externos. Experiencia: Entendida como el tiempo necesario para aprender a realizar la tarea desde el inicio hasta que se pueda realizar con autonomía. También se tuvo en cuenta si era necesario contar con experiencia en algún puesto anterior o si se podía comenzar en el puesto sin experiencia previa. Habilidad Analítica: Tuvo en cuenta a las exigencias de análisis, discernimiento, juicio, razonamiento y originalidad para entender, interpretar y superar las dificultades y problemas que se presentan en el puesto de trabajo. Se consideró también el tipo de seguimiento necesario por parte de los superiores. Libertad para pensar: Se utilizó como subfactor sólo en el Caso 2, y tuvo en cuenta la cantidad de pensamiento iniciativa para analizar evaluar, razonar y crear para llegar a formular conclusiones. 2. ESFUERZO: Sólo en el Caso 3 se incluyó el subfactor Concentración Mental. Para esta PyMe era más claro si no se incluía en Habilidad Analítica. Aunque no había una gran diferencia con lo detallado en el punto 1. En los Casos 1 y 2 no se agregaron subfactores en esta clasificación, dado que se considero el esfuerzo físico dentro de condiciones de trabajo y el mental dentro del factor de habilidad. Puede encontrarse que el esfuerzo ha sido considerado también en otros subfactores. 3. RESPONSABILIDAD: Se tuvieron en cuenta los siguientes subfactores: Contactos: Este subfactor contempló la necesidad de mantener o no contactos internos y/o externos, y el grado de complejidad de los mismos. Decisiones y Recomendaciones: Con este se tuvo en cuenta la repercusión y el alcance de las decisiones y recomendaciones que se tomaban en el puesto.

5 Manejo de Información Confidencial: Se utilizó para indicar el tipo de información que el puesto tenía que manejar y el riesgo que esto podría implicar tanto en el ámbito interno como externo. Interpretación o Determinación de Normas: Se buscó identificar a los puestos que tienen la responsabilidad del diseño de las políticas, normas y procedimientos internas, o de la instrumentación y cumplimiento de políticas externas. Sobre todo fue utilizado en el caso 2, ya que se trataba de un banco. Actividad que usualmente responde a una amplia normativa y controles externos. Dirección y Supervisión: Permitió identificar aquellos puestos que tienen personas a cargo, así como la complejidad y estandarización de las tareas supervisadas. Por Dinero: Relacionada con la custodia y cuidado de inversiones, bienes y valores. 4. CONDICIONES DE TRABAJO: No fue necesario subdividir en factores, aquí se tuvo en cuenta las condiciones ambientales donde se desarrollaba el puesto, el esfuerzo y la resistencia requeridos. Información complementaria o aclaratoria y sugerencias: En los tres casos se agrego un cuadro de sugerencias para poder tomar notas sobre aspectos que podrían ser de interés para la empresa y que no correspondían a ninguno de los factores elegidos. Agrupamos bajo este rubro una gran variedad de comentarios que no suelen formar parte de las descripciones, capítulos que enfocan ciertos aspectos particulares de las tareas y responsabilidades que se relacionan con los factores o criterios de evaluación aplicables o simplemente permiten elaborar un diagnostico sobre la base de lo que las personas piensan sobre una serie de aspectos de la empresa. Si bien en algunos tipos de puestos la información cuantitativa no era relevante, en aquellos en que sí lo era, fueron agregados con el objeto de visualizar la dimensión de las responsabilidades del puesto.

6 Resumen de Factores y Subfactores Elegidos por Caso Factores y Subfactores Caso 1 Caso 2 Caso 3 1. Habilidad Nivel de Instrucción X X X Experiencia X X X Habilidad Analítica X X Libertad para Pensar X 2. Esfuerzo Concentración Mental X 3. Responsabilidad Contactos X X X Decisiones y Recomendaciones X X X Manejo de Información Confidencial X X Interpretación o Determinación de X Normas Dirección y Supervisión X X X Por Dinero X 4. Condiciones de Trabajo X TOTAL 13 Subfactores 9 9 7