Estructuras Administrativas

Transcripción

1 Estructuras Administrativas

2 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 1 Sesión No. 8 Nombre: Documentación de la estructura administrativa. Documentos de apoyo Objetivo: El estudiante analizará el manual de una organización para emitir sus comentarios de valor acerca de la estructura del mismo documento. Contextualización Para el desarrollo y crecimiento que las empresas u organizaciones pretenden lograr y a fin de obtener resultados que permitan ordenar, concentrar y sistematizar la información relacionada con el funcionamiento de un área o proyecto en particular, es necesario que la empresa cuente con herramientas de consulta que integren la información operativa a través de manuales funcionales que le faciliten: La calidad y homogeneidad del trabajo que se realiza La certificación en la calidad del servicio que se ofrece La toma de decisiones El orden y la mejora administrativa Es por ello necesario que las empresas integren la información de su Manual de Procedimientos y del Manual de Organización, bajo una estructura de puestos adecuada.

3 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 2 Introducción al Tema Manual de organización Ahora vale la pena ahondar en lo que es un manual, la RAE lo define como un libro que contiene lo más sustancial de un tema y en este sentido, los manuales son vitales para incrementar y aprovechar el cúmulo de conocimientos y experiencias de personas y organizaciones. Los manuales son una de las herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta este momento sobre un tema. Los manuales son las organizaciones lo que los cimientos son a un edificio. El tenerlos facilita y soporta el crecimiento; no tenerlos, limitaría la(s) carga(s) y el número de pisos que el edificio podría soportar. Además, los manuales exponen a detalle la estructura de la empresa, permitiendo al personal ubicar claramente su papel dentro de la misma, así como explicar la jerarquía y los grados de autoridad o responsabilidad de cada uno de sus integrantes a fin de alinearse a la filosofía corporativa. El contar con manuales de organización brinda a la empresa los siguientes beneficios:

4 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 3 Identifica al personal con la Misión, Visión y Valores de la empresa. Ayuda a delegar responsabilidades de manera objetiva. Proporciona una visión en conjunto de la estructura y funcionamiento de la unidad administrativa. Permite identificar los puestos que integran a la empresa. Define líneas de autoridad y responsabilidad. Da a conocer el número de personas que integran la plantilla de trabajo. Facilita la coordinación de las actividades. Delimita responsabilidades en la ejecución de labores. Orienta el reclutamiento y la selección del personal. Facilita la inducción del personal al puesto. Evita la duplicidad de funciones en casos no necesarios.

5 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 4 Explicación Contenido y propósito de los manuales de organización En los manuales de organización, se concentran todas las funciones de todos los puestos, por lo que usualmente tiene la siguiente estructura: 1. Portada. 2. Presentación. En esta sección se describe brevemente lo que contiene el manual. 3. Índice. 4. Antecedentes. En este apartado se incluye una breve reseña de la empresa y de los documentos en que anteriormente se han integrado las funciones de los trabajadores, así como de las razones que motivaron a realizar el manual. 5. Marco Normativo. Dentro del marco normativo se hace referencia a las normas que fundamentan las funciones establecidas en el análisis de puesto. 6. Objetivos de las empresas. 7. Organigrama. 8. Descripción de puesto por áreas. Metodología de desarrollo La metodología para la elaboración del manual de organización, requiere la revisión del marco normativo para generar una imagen preliminar de la forma que deberá tomar la organización, así como realizar un ejercicio de planeación que ajustará esa imagen para darle un final a la estructura de la empresa. Teniendo en mente una imagen clara y realista de la organización se recomienda seguir los siguientes pasos:

6 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 5 1. Recolectar información relevante al exterior de la organización. Como resultado de esta acción se obtendrá una primera imagen de la estructura orgánica que podría adoptar la organización. Para facilitar los pasos posteriores se deberá elaborar un organigrama preliminar (por atribuciones y/o funciones, no necesariamente con nombres de puestos). Al respecto, cabe mencionar que el resultado esperado sería un organigrama con alto grado de control y un nivel de especialización bajo. Es decir, un organigrama horizontal. 2. Recolección de información relevante al interior de la organización. Debido a que todas las organizaciones tienen metas y objetivos bien definidos, este paso pretende estructurar a la organización de una forma que refleje dichas metas y objetivos; por lo que cada puesto en el organigrama debe contribuir a la consecución de objetivos particulares. Para llevar a cabo la recolección de información al interior de la organización existen los siguientes métodos: Observación directa, el método de cuestionario, entrevista, diario o bitácora y el método mixto.

7 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 6 3. Descripción de puestos La descripción de un puesto se compone de tres elementos: misión, objetivos y descripción de funciones. A continuación se describen de forma sencilla. Misión Razón de ser o existir del puesto en la organización. El motivo real por el cual fue creado. Objetivos Los resultados cuantificables que deberán ser alcanzados por su ocupante y que contribuyen al logro de su misión. Descripción de funciones Conjunto de actividades que deberá realizar el colaborador/empleado que lo ocupa para alcanzar los objetivos y la misión planteados con anterioridad. Una vez que se cuenta con el perfil y la descripción de los puestos, el siguiente paso sería la elaboración formal del manual de organización. Implementación Aspectos relevantes que garantizan el éxito a la hora de implementar los manuales de organización son los siguientes: Redacción neutral e impersonal de las normas, políticas y/o puestos evitando utilizar expresiones imperativas.

8 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 7 Explicación clara de la importancia de las normas, políticas y/o puestos, así como su objetivo. Manifestación de la conducta, la ética y el espíritu de la empresa. Estos manuales se deben implementar gradualmente pero de forma continua. Para una empresa que no tiene ninguno tipo de manuales y normas, es preferible tener un orden de implementación que permita ir llevando gradualmente a la empresa y a sus empleados en el cambio cultural. Evaluación y actualización Antes de formalizar, incluso antes de implementar el manual de organización, se debe proceder a solicitar la revisión del mismo por la Dirección General y por los departamentos relacionados con la innovación y calidad de la organización. Una vez que dichas autoridades dictaminen favorablemente el manual, la persona responsable solicitará su formalización y procederá a su implementación dentro de la empresa. Debido a que el manual de organización no encierra aspectos relacionados con las actividades diarias o procedimientos de la empresa; sólo se recomienda llevar a cabo una actualización cuando la estructura orgánica de la empresa tenga alguna modificación que impacte su estructura, atribuciones o funciones, así como cuando existan modificaciones en alguno de los puestos.

9 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 8 Conclusión La organización de la mayor parte de las empresas de nuestro país se ha realizado conforme a la práctica diaria y la aplicación más o menos correcta del criterio de los jefes, basándose la mayoría de las veces en la experiencia laboral, que aunque llegue a ser correcta no está escrita por lo que no tiene un carácter permanente y resulta difícil transmitir esa experiencia. Por tal razón, un manual de organización aporta los conocimientos del trabajo para que se desarrollen con destreza, habilidad y confianza, contribuyendo a obtener calidad en el desempeño de todos los empleados en todos los departamentos, haciendo de las empresas organizaciones más competitivas.

10 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 9 Para aprender más Manual de Gestión Si quieres ahondar en los manuales de organización manteniendo el buen sentido del humor, te recomiendo la lectura del libro: Manual de gestión empresarial de Dogbert, en la liga que se presenta a continuación puedes leer algunas de sus páginas. source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false

11 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 10 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, realiza lo que se solicita a continuación: PEMEX te ha contratado como evaluador externo y una de tus funciones es analizar/ evaluar su Manual Organizacional. Considerando lo anterior, deberás revisar el Manual de Organización de PEMEX, el cual encontrarás en la siguiente liga: Posteriormente, deberás elaborar un informe en el cual des a conocer tu dictamen acerca de dicho análisis. Considera una extensión de dos cuartillas, Arial 12, Interlineado 1.5 Esta actividad te ayudará a entender a cabalidad el concepto y funcionalidad de los manuales de organización dentro de una empresa real, así como a evaluar la calidad de los mismos en base al conocimiento que has adquirido sobre el tema.

12 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 11 Cibergrafía Aguilar, B. R. (Agosto de 2008). Universidad Veracruzana. Recuperado el 12 de junio de 2013, de Importancia del Manual de Organización en la empresa: Alonso Lujambio Irazábal, G. B. (octubre de 2010). Secretaría de Educación Pública. Recuperado el 12 de junio de 2013, de Guía para la elaboración y actualización de manuales de organización: 1/1/images/guia_elaboracion_actualizacion_manuales_organizacion.pdf Asesores, L. (s.f.). Loumar Asesores. Recuperado el 11 de junio de 2013, de La importancia de los manuales: Asesores, L. (s.f.). LouMar Asesores. Recuperado el 11 de junio de 2012, de Manual de Organización: Española, R. A. (s.f.). Real Academia Española. Recuperado el 11 de junio de 2013, de Manual: Federal, C. G. (Mayo de 2011). Ciudad de México. Recuperado el 11 de junio de 2013, de Guía para la elaboración de manuales administrativos del gobierno del Distrito Federal: aelabmanorgb.pdf Morales, J. E. (2010). Conductitlan. Recuperado el 11 de junio de 2013, de Estructura de un manual de organización y ejemplo de una cédula de descripción del puesto:

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