MANUAL DEL USUARIO - MODULO DE ADQUISICION DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (SELECCIÓN)

Transcripción

1 MANUAL DEL USUARIO - MODULO DE ADQUISICION DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (SELECCIÓN) Este documento pretende hacer un resumen del procedimiento que se deben ejecutar para cuando se realicen las solicitudes de adquisición de material bibliográfico. Este módulo está orientado a los docentes de la universidad industrial de Santander (planta y cátedra), coordinadores de escuela y jefes de unidades académico administrativas, con el fin de recibir las solicitudes de material bibliográfico necesitado por parte de la comunidad universitaria, y hacer su gestión en biblioteca. CONSULTAR UNA SOLICITUD DE EN EL SISTEMA. Cuando el usuario inicia sesión correctamente, el sistema lo dejará ubicado en el módulo de consultas al catálogo bibliográfico, tal como lo muestra la siguiente figura. De la misma manera, el sistema cargará un menú para que el Usuario pueda tener acceso a las diferentes funcionalidades que se han desarrollado en el sitio, como se ve en la Figura 1. Figura 1. Menú de Acceso a las funcionalidades del Sistema. Detalle: Revisión Solicitudes.

2 Para entrar a hacer la consulta de las Solicitudes de Material Bibliográfico que el Usuario haya realizado en el Sistema, éste debe entrar por la opción Revisión de Solicitudes en el menú de acceso, el cual lo llevará a la página (Figura 2) que contiene todas las Solicitudes que el Usuario ha realizado en el sistema, que pueden ser de Préstamo de Instalaciones, Conmutación Bibliográfica, Buzón de Sugerencias, entre otras. Figura 2. Página de Revisión de Solicitudes. Detalle: Solicitud de Material Bibliográfico. Supóngase que un Usuario previamente ha realizado el Registro de una Solicitud de Material Bibliográfico. Si el Usuario desea realizar la revisión, deberá entrar por a opción ya mencionada, en la que podrá ver el listado de sus solicitudes. Para entrar a la Solicitud de Material Bibliográfico, el Usuario debe dar clic en el vínculo que tiene el código de la Solicitud, que se encuentra en la parte izquierda de la Información presentada. Cuando el Usuario da clic en el vínculo, el Sistema carga una página en la cual se presentan los datos de la Solicitud: Información sobre el Usuario, Estado de la Solicitud, Materiales solicitados, con los principales datos de los mismos, tal como se ve en la Figura 3.

3 Figura 3. Presentación de la Información de la Solicitud. Figura 4. Detalle de vínculos para más información.

4 En la parte inferior de la página, aparecen todos los materiales que han sido incluidos en esta solicitud. Ellos presentan el título, autor, tipo de material, ISBN o ISSN, Editorial, y el estado en el que se encuentra el Ítem. Este estado indica en que etapa del proceso se encuentra dicho material. Los posibles estados son: Cuando la solicitud es registrada, todos los ítems quedan en estado EN TRÁMITE. Si la Solicitud es realizada por un profesor, ésta debe ser revisada por el Director de su Escuela. Si el Director de Escuela da su aprobación, el Ítem pasará a estado VISADO, sino pasará a estado RECHAZADO. Cuando el Director de Escuela Aprueba, el Ítem entra en una etapa de evaluación en La Biblioteca, que es de tres etapas. En la primera evaluación, el Ítem pasará a estado CORREGIDO si se aprueba a seguir el proceso, o pasara a estado DESCARTADO si la Biblioteca considera de entrada no seguir con el proceso. Con los ítems corregidos, se procede a hacer una búsqueda de los materiales. Tras el proceso, cada ítem corregido pasaría a estado SELECCIONADO PARA COTIZACION se es hallado, o pasaría a EDICION VIEJA, NO LOCALIZADO, NO PERTINENTE, YA EXISTE o YA SOLICITADO ya sea el caso. Los que se selecciona para cotizar, son enviados a un proveedor del cual se espera una respuesta. Cuando ella llega, el ítem puede pasar al estado SELECCIONADO PARA ADQUISICION si la Biblioteca aprueba iniciar el proceso de compra, o sino a NO COTIZADO, FUERA DE IMPRESIÓN, AUN NO PUBLICADO o COSTOSO según el caso. Si el usuario está interesado en ver todo el proceso por el que ha pasado el ítem solicitado puede dar clic en el vínculo Ver Trámite, de la Figura 4, lo que abrirá una ventana emergente, como se muestra en el siguiente figura. Figura 5. Pagina de Flujo de Actividades del ítem.

5 De la misma manera, si el Usuario está interesa en ver la información de los datos que tienen que ver con el ítem, en el vínculo Mas Detalles puede cargar una ventana emergente que va a permitir abrir una ventana emergente tal como la que se muestra en la siguiente Figura. Figura 6. Detalle de los datos del ítem solicitado.