Manual de Políticas y Procedimientos para la Organización de Archivos

Transcripción

1 Procuraduría Federal del Consumidor Manual de Políticas y Procedimientos para la Organización de Archivos José Vasconcelos 208, Col Condesa, C.P Octubre de 2006

2 Página: 1 de 11 APROBACIÓN DEL DOCUMENTO. CONTROL DE LAS REVISIONES. REVISIÓN FECHA REVISIÓN CONSIDERACIÓN DEL CAMBIO EN EL DOCUMENTO 00 Abril / 2006 Documento de nueva creación.

3 Página: 2 de 11 C ontenido Página Introducción... 3 Objetivo del Manual... 5 Normatividad Aplicable... 6 Glosario de Términos... 8 Procedimientos: - Control de gestión - Integración de expedientes - Transferencia primaria - Préstamo documental por el Archivo de concentración - Baja documental o transferencia secundaria Criterios específicos de organización y conservación documental (Anexo 1) Guía para el manejo documental dentro del sistema Albalá (Anexo 2)

4 Página: 3 de 11 I n t ro d ucción Los Manuales administrativos son instrumentos que apoyan y reflejan el funcionamiento de toda institución a través de la especificación de bases jurídicas, atribuciones, estructuras organizacionales, objetivos, definición de políticas, determinación de campos de competencia, responsabilidades, funciones y descripción de actividades. En general, en ellos se concentra información amplia y detallada acerca del quehacer de toda Institución. En particular, el Manual de Procedimientos es un soporte fundamental en la operación de cualquier Unidad Administrativa, ya que documenta las actividades que se deben llevar a cabo en el cumplimiento de las atribuciones y funciones que tienen encomendadas. El presente manual se ha elaborado tomando como base a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, del 11 junio de 2002 y con el propósito de contribuir a la organización de los archivos de la Procuraduría Federal del Consumidor. Cabe señalar que los archivos, en tanto depositarios de la información que aquélla genera, pueden ser considerados como uno de los pilares de la transparencia ya que sin ellos no habría acceso alguno a la información. De manera particular, se basa en lo estipulado por los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, del 20 febrero de 2004, los que establecen criterios generales para la organización y conservación de la documentación contenida en aquéllos. La organización archivística de la Profeco se deriva de su estructura orgánica, lo cual se refleja en el Cuadro general de clasificación archivística. Así, atendiendo a lo estipulado por los Lineamientos, se considera la creación de un archivo de trámite en cada sección y subsección del cuadro, así como de un archivo de concentración que da servicio a todas las Unidades Administrativas. Asimismo, en cumplimiento del Lineamiento sexto de los Lineamientos, la Profeco cuenta con una Coordinación de archivos, responsable de coordinar las acciones relacionadas con la organización y funcionamiento de sus archivos a la que se encuentra adscrito el Archivo de concentración. Las funciones a cargo de la, de los responsables de los archivos de trámite y de concentración y, en su caso, del archivo histórico, son las señaladas por los Lineamientos.

5 Página: 4 de 11 Las Delegaciones y Subdelegaciones contarán con un archivo a cargo del servidor público que designe el C. Delegado (a) y Subdelegado (a) correspondiente, que dará servicio a todos y cada uno de los Departamentos que las integran y llevará a cabo las funciones de archivo de trámite y de archivo de concentración previstas por este manual, descritas en los procedimientos que lo integran. Los procedimientos establecidos en el presente Manual son de aplicación general y obligatoria para las Unidades Administrativas y los responsables de los archivos de trámite y concentración; constituyéndose en un documento de consulta para el personal que ejecuta las actividades, documento de inducción para el personal de nuevo ingreso y documento base imprescindible en la revisión de actividades, por parte de los órganos fiscalizadores tanto internos como externos. Este Manual deberá actualizarse cuando exista algún cambio jurídico, administrativo u orgánico funcional; su actualización es responsabilidad de la, que contará con el apoyo y asesoría de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto (DGPOP). Complementan al presente manual, como partes integrantes del mismo, los Criterios específicos de organización y conservación documental y la Guía para el manejo documental dentro del sistema Albalá (Anexo 1 y 2 respectivamente).

6 Página: 5 de 11 Objetivo del M anu al Establecer los procedimientos operativos necesarios para la recepción, integración, clasificación, organización, consulta, transferencia, conservación y baja de documentos, así como para la organización y funcionamiento de los archivos de las distintas Unidades Administrativas que conforman la Procuraduría Federal del Consumidor, de conformidad con la normatividad en la materia. Con ello se persigue además, incrementar la efectividad de la gestión institucional, al establecer procedimientos claros y uniformes que permitan el acceso expedito a la informacion necesaria a la toma de decisiones, incrementando así el contenido de valor agregado.

7 Página: 6 de 11 N o rmativi d ad Ap l i c abl e Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Leyes Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. D.O.F. del 11 de junio de Ley Federal de Protección al Consumidor. D.O.F. del 6 de junio de Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. D.O.F. del 31 de diciembre de 1982 y su última reforma 13 de junio de Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores públicos D.O.F. del 13 de marzo de 2002 y su última reforma 26 de diciembre de 2005 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público D.O.F. del 4 de enero de 2000 y su última reforma 07 de julio de 2005 Ley General de Bienes Nacionales D.O.F. del 20 de mayo de 2004 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal D.O.F. del 29 de diciembre de 1976 y su última reforma de 02 junio de 2006 Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos D.O.F. del 06 de mayo de 1972 y su última reforma del 13 de enero de 1986 Ley de Fiscalización Superior de la Federación D.O.F. del 29 de diciembre de 2000 y su última reforma 04 de abril de 2005 Reglamentos Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. D.O.F. del 11 de junio de 2003.

8 Página: 7 de 11 Reglamento de la Procuraduría Federal del Consumidor. D.O.F. del 16 de julio de Lineamientos Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias de la Administración Pública Federal. D.O.F. del 20 de febrero de Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. del 18 de agosto de Acuerdos Acuerdo por el cual se delegan facultades a favor de los servidores públicos de la Procuraduría Federal del Consumidor. D.O.F. del 23 de diciembre de Acuerdo que establece la circunscripción territorial de las delegaciones y subdelegaciones de la Profeco. D.O.F. del 23 de diciembre de Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. D.O.F. del 25 de agosto de Otras disposiciones Disposiciones aplicables al archivo contable gubernamental, Secretaría de Hacienda y Crédito Público. S.H.C.P., 25 de agosto de 1998, actualizado el 1 de enero de Instructivo para el trámite y control de bajas de documentación del Gobierno Federal A.G.N. Acuerdo 1.1./O/24/06/04. Código Penal Federal. D.O.F. del 14 de agosto de 1931 y su última reforma del 19 de mayo de 2006 Estatuto Orgánico de la Procuraduría Federal del Consumidor. D.O.F. del 10 de julio de 2006.

9 Página: 8 de 11 G l o sario de Términos Acervo documental: conjunto de documentos contenidos por un archivo. Archivo: conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones y funciones por las dependencias y entidades Archivo de concentración: unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de la Profeco, y que permanecen en él hasta su destino final. Archivo de trámite: unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de una unidad administrativa. Baja documental: eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos. Calendario de caducidades: registro de las transferencias primarias recibidas por el Archivo de concentración, el que señala además los plazos de conservación de las distintas series documentales. Catálogo de disposición documental: registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final. Catálogo de firmas: listado de aquellos servidores públicos de la Profeco que, debido a la naturaleza de sus funciones, están autorizados para la consulta y préstamo de expedientes. Clave topográfica: combinación alfanumérica que identifica la localización de todos los espacios físicos (edificios, pisos y contenedores) destinados a la guarda de expedientes. Contenedor: espacio físico para la guarda de expedientes como archivero, librero o mobiliario específico para tal efecto; identificado mediante etiqueta numerada por gaveta o entrepaño y nombre de las series que contenga. Control de gestión: conjunto de actividades relacionadas al registro, control y seguimiento de la documentación.

10 Página: 9 de 11 Cuadro general de clasificación archivística: instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo, con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad. Destino final: selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico. Documentación activa: aquélla necesaria para el ejercicio de las atribuciones y funciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el Archivo de trámite. Documentación histórica: aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente. Documentación semiactiva: aquélla de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el Archivo de concentración. Documento de archivo: aquél que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las atribuciones y funciones de las dependencias y entidades. Expediente: unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad. Expurgo: retiro de documentos repetidos o inútiles dentro de un expediente. Fondo: conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica. Guía simple de archivo: esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales. Inventarios documentales: instrumentos de consulta que describe las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja (inventario de baja documental). Inventario general: documento que describe los expedientes del acervo de un archivo.

11 Página: 10 de 11 Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes; para la Profeco inicia con las siglas PFC. Oficialía de partes: parte del Archivo de trámite, encargada de la recepción, registro y control de la documentación de entrada y salida de una unidad administrativa. Papeles de trabajo: documentos que sirven de apoyo a la realización de las funciones de las unidades administrativas, tales como copias de trámites administrativos y contables e información impresa de índole diversa (informes, reportes, diario oficial, periódicos y revistas, etc.), salvo la generada en el ejercicio de las atribuciones y funciones de las áreas. No forman parte integral de los expedientes. Plazo de conservación: periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales. Sección: cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales. Serie: división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución o función general y que versan sobre una materia o asunto específico Subsección: cada una de las divisiones de la sección. Subserie: subconjunto que forma parte de una serie. Transferencia: traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un Archivo de trámite al Archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del Archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria). Ubicación topográfica: espacio físico designado para la conservación de la documentación Unidad administrativa: unidad responsable de la generación de documentos, en el ejercicio de sus atribuciones y funciones.

12 Página: 11 de 11 Valor documental: condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios). Valoración: actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídica vigentes y aplicables; por lo general se asocia al periodo de guarda por el Archivo de trámite.

13 Página: 1 de 7 Clave: 01 Control de Gestión CONTROL DE LAS REVISIONES. REVISIÓN FECHA REVISIÓN CONSIDERACIÓN DEL CAMBIO EN EL DOCUMENTO 00 Abril / 2006 Documento de nueva creación.

14 Página: 2 de 7 CONTENIDO: Propósito Alcance Formatos Requeridos Responsabilidades Políticas de Operación Descripción del Procedimiento Diagrama de flujo

15 Página: 3 de 7 Propósito Recibir, registrar, controlar y distribuir la correspondencia de entrada y/o salida de las unidades administrativas de la Profeco, mediante el sistema de control de gestión (SCG), para el cumplimiento eficaz y eficiente en el control de la documentación de las áreas. Alcance Responsable del control de gestión Titulares de las Unidades Administrativas Formatos Requeridos No Aplica Responsabilidades Responsable del control de gestión - Recibir, registrar, distribuir y controlar la documentación de entrada y salida de las Unidades Administrativas. Titulares de las Unidades Administrativas - Entregar la documentación de entrada y salida al responsable de Control de Gestión, en tiempo y forma. Dirección General de Informática - Elaborar y aplicar el programa de capacitación del SCG. Políticas de Operación Los Titulares de las Unidades Administrativas deberán designar un responsable a cargo de la unidad de control de gestión; esta formará parte de su archivo de trámite. Es responsabilidad de cada Unidad Administrativa la organización y funcionamiento de su control de gestión. El registro de documentos de entrada y de salida se llevará a cabo por medio del sistema de control de gestión, versión 5.1.

16 Página: 4 de 7 Con el propósito de reducir la explosión documental, las unidades administrativas se sujetarán a lo siguiente: Se evitará el envío indiscriminado de copias de conocimiento; únicamente deberá enviarse copia a aquellas unidades administrativas que tengan injerencia directa en el trámite del asunto correspondiente. El seguimiento de asuntos deberá darse con el turno o volante emitido por el SCG, el cual servirá como acuse de recibo para el resto de las oficinas que deban dar trámite al asunto. La comunicación interna entre las Unidades administrativas será a través del correo electrónico; sólo deberán imprimirse aquellos documentos que sean parte del expediente. Los turnos o volantes deberán ser firmados por el responsable del control de gestión y contener los siguientes elementos de identificación: - Folio consecutivo de ingreso (dado por el sistema) - Fecha de recepción (dado por el sistema) - Referencia (si existe antecedente del asunto) - Número de documento (campo obligatorio, en amarillo) - Fecha de elaboración (campo obligatorio, en amarillo) - Remitente (campo obligatorio, en amarillo) - Asunto (campo obligatorio, en amarillo) - Destinatario (nombre y cargo) - Número y tipo de expediente (en su caso)

17 Página: 5 de 7 Descripción del procedimiento Responsable del control de gestión 1. Recibe documentación y sella el acuse correspondiente. 2. Registra la documentación en el Sistema Control de Gestión SCG. 3. Registra información adicional que se requiera, tal como la urgencia de documentación, la fecha de respuesta que se requiere o algún tipo de instrucción pertinente. 4. Imprime turno o volante del SCG, anexa los documentos recibidos y entrega al Titular de la Unidad Administrativa. Titular de la Unidad Administrativa 5. Recibe el turno o volante con documentación y verifica si requiere respuesta. - Si requiere respuesta 6. Elabora respuesta y entrega al responsable del control de gestión con turno o volante y documentación, para enviarla al área correspondiente. Conecta con la actividad 9. - No requiere respuesta 7. Entrega al responsable del control de gestión, turno o volante con documentación. Responsable del control de gestión 8. Recibe la documentación y verifica si tiene respuesta. - Si tiene repuesta 9. Registra en el SCG la respuesta (descargo) y distribuye documentación de respuesta al área correspondiente. 10. Entrega el turno o volante con documentación correspondiente al Archivo de trámite. Conecta con el procedimiento Integración de expedientes (CA-IE) - No tiene respuesta 11. Entrega el turno o volante con documentación al Archivo de trámite. Conecta con el procedimiento Integración de expedientes (CA-IE) Fin de Procedimiento

18 Página: 6 de 7 Diagrama de Flujo Responsable de Control de Gestión Titular de la Unidad Administrativa 1 INICIO Recibe documentación y sella el acuse correspondiente. 5 Recibe turno o volante con documentación y verifica si requiere respuesta. Turno o Volante Documentación 2 Requiere respuesta? NO Registra la documentación en el "Sistema de Control de Gestión" (SCG). 3 Registra información adicional que se requiera. 6 SI Elabora respuesta y entrega con turno o volante y documentación, para enviarlo al área correspondiente. 9 4 Imprime turno o volante del SCG, anexa los documentos recibidos y entrega. Turno o Volante 7 Entrega turno o volante con documentación. Turno o Volante Documentación 2

19 Página: 7 de 7 Responsable de Control de Gestión Titular de la Unidad Administrativa 1 8 Recibe la documentación y verifica si tiene respuesta. Turno o Volante Documentación Tiene repuesta? NO 9 SI Registra en el SCG la respuesta y distribuye documentación al área correspondiente. 10 Entrega el acuse, turno o volante con documentación correspondiente al Área de Archivo de Trámite. MPP- OA Entrega turno o volante con documentación al Área de Archivo de Trámite. MPP- OA FIN

20 Página: 1 de 13 Clave: 02 Integración de Expedientes CONTROL DE LAS REVISIONES. REVISIÓN 00 FECHA REVISIÓN Abril / 2006 Documento de nueva creación. CONSIDERACIÓN DEL CAMBIO EN EL DOCUMENTO

21 Página: 2 de 13 CONTENIDO: Propósito Alcance Formatos Requeridos Responsabilidades Políticas de Operación Descripción del Procedimiento Diagrama de Flujo Anexos

22 Página: 3 de 13 Propósito Organizar de manera adecuada los documentos relativos a un mismo asunto o trámite, generados por las Unidades Administrativas de la Profeco en ejercicio de sus atribuciones y funciones. Alcance Responsable de Archivo de trámite. Formatos Requeridos Inventario general de expedientes Relación de documentación obsoleta FI-01-MPP-OA FI-02-MPP-OA Responsabilidades Responsable del Archivo de trámite - Integrar los expedientes de archivo. - Administrar los documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de la Unidad Administrativa. Políticas de Operación El responsable del Archivo de trámite deberá integrar los expedientes de acuerdo a lo siguiente: Seguir un orden cronológico, empezando por el primer documento, que es el que da origen al asunto; los demás documentos que lo integran se colocarán debajo de éste, hasta su cierre. La fecha de apertura del expediente deberá coincidir con la del primer documento que lo integra. El expediente debe contener únicamente documentos de archivo originales; cuando éstos no existan por alguna razón podrán sustituirse por una copia; en este caso, deberá señalarse en el inventario general. El expediente no deberá incluir papeles de trabajo o documentos duplicados.

23 Página: 4 de 13 Para su debida identificación, el expediente deberá tener en la portada o carátula los datos siguientes: Unidad administrativa. Fondo. Sección. Subsección. Serie. Subserie. Número de expediente o clasificador. Fecha de apertura y en su caso, de cierre. Asunto (breve resumen o descripción de su contenido). Valores documentales. Vigencia, y Número de hojas útiles a la fecha de cierre. La ceja de la portada deberá llevar el número de expediente o clasificador correspondiente. En el caso de expedientes clasificados como reservados y/o confidenciales, la portada deberá contener asimismo la leyenda de clasificación correspondiente, en los términos señalado por los Lineamientos para la organización de archivos. Todos los documentos del expediente deberán ser foliados, ya sea al momento de su integración o al cierre del mismo. Previo a la transferencia primaria hacia el Archivo de concentración, los archivos de trámite llevarán a cabo el expurgo de los expedientes a transferir. Los documentos resultado del expurgo serán relacionados en la Relación de documentación obsoleta (FI-01-MPP-OA ), la que deberá ser firmada por el Titular de la Unidad Administrativa y el responsable del Archivo de trámite. La documentación registrada en este formato será concentrada en las instalaciones del Archivo de concentración, ubicado en Calle 10, en tanto el Comité de Enajenación de Bienes de la Procuraduría determina su destino. El responsable del Archivo de trámite deberá integrar un expediente con las Relaciones de documentación obsoleta a medida que éstas se vayan se vayan generando, el que deberá conservarse por cinco años.

24 Página: 5 de 13 Delegaciones y Subdelegaciones La enajenación de su documentación obsoleta será llevada a cabo localmente, mediante el levantamiento del acta administrativa correspondiente, copia de la cual será enviada a la. La elaboración del inventario general de expedientes en Delegaciones y Subdelegaciones es responsabilidad de los Departamentos correspondientes, en coordinación con el encargado del archivo.

25 Página: 6 de 13 Descripción del Procedimiento Responsable del Archivo de trámite 1. Recibe documentación, turno o volante del responsable del control de gestión. 2. Identifica documentación conforme al asunto y verifica si existe expediente en el Inventario general de expedientes (FI-01-MPP-OA ). - No existe expediente 3. Abre el expediente con el primer documento y le asigna número de expediente o clasificador. 4. Anota en la portada del expediente todos los datos de identificación. 5. Anota en la ceja del fólder o lomo de la carpeta el número de expediente o clasificador. 6. Asigna clave topográfica y ubicación física (contenedor). 7. Integra el documento y folia. 8. Registra el expediente en el inventario general de expedientes. (FI-01-MPP-OA ) 9. Coloca el expediente en la ubicación física que le corresponda. Conecta con la actividad Si existe expediente 10. Consulta el inventario general de expedientes para localizar el expediente al que debe integrarse el nuevo documento recibido. 11. Localiza el expediente e integra el documento debajo del último que contiene. 12. Folia documento recién integrado. 13. Verifica si el asunto ha concluido. - No se da por concluído 14. Reintegra el expediente a su ubicación física. Conecta con la actividad 1.

26 Página: 7 de 13 - Si se da por concluído 15. Anota en la portada la fecha de cierre del expediente y el número de hojas útiles. 16. Reintegra el expediente a su ubicación física. Fin de Procedimiento Conecta con el procedimiento Transferencia Primaria (CA-TP)

27 Página: 8 de 13 Diagrama de Flujo Responsable de Archivo de Trámite INICIO RECIBE DOCUMENTACIÓN, TURNO O VOLANTE DEL RESPONSABLE DEL CONTROL DE GESTIÓN. INTEGRA EL DOCUMENTO Y FOLIA. VERIFICA SI EL ASUNTO HA CONCLUIDO. Documentación 8 2 IDENTIFICA DOCUMENTACIÓN Y VERIFICA SI EXISTE EXPEDIENTE REGISTRA EL EXPEDIENTE EN EL INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES SE DA POR CONCLUÍDO? SI 9 FI-01-MPP-OA NO EXISTEN EXPEDIENTE? SI COLOCA EL EXPEDIENTE EN LA UBICACIÓN FÍSICA QUE LE CORRESPONDA REINTEGRA EL EXPEDIENTE A SU UBICACIÓN FÍSICA 3 NO ABRE EL EXPEDIENTE CON EL PRIMER DOCUMENTO Y LE ASIGNA NÚMERO DE EXPEDIENTE O CLASIFICADOR CONSULTA EL INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES PARA LOCALIZAR EL EXPEDIENTE. ANOTA EN LA PORTADA LA FECHA DE CIERRE DEL EXPEDIENTE Y EL NÚMERO DE HOJAS ÚTILES. ANOTA EN LA PORTADA TODOS LOS DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE LOCALIZA EL EXPEDIENTE E INTEGRA EL DOCUMENTO. REINTEGRA EL EXPEDIENTE A SU UBICACIÓN FÍSICA. 6 ANOTA EN LA CEJA DEL FÓLDER O CARPETA EL NÚMERO DE EXPEDIENTE. 12 MPP-OA ASIGNA CLAVE TOPOGRÁFICA Y UBICACIÓN FÍSICA. FOLIA DOCUMENTO RECIÉN INTEGRADO. FIN

28 Página: 9 de 13 Anexos Inventario general de expedientes Relación de documentación obsoleta FI-01-MPP-OA FI-02-MPP-OA

29 Procuraduría Federal del Consumidor Formato FI-01-MPP-OA Inventario general de expedientes Unidad administrativa (1) Fondo: Sección: (2) Subsección: Serie Fechas Clasificación # N de expediente Descripción del expediente (asunto) Original Copia Acuse Ubicación Apertura Cierre R C (3) (4) (5) (6) (7) (10) (8) (9 ) Datos de la hoja de cierre del inventario El presente inventario consta de (11) expediente Formuló (12) (13) Nombre Firma El responsable del Archivo de trámite

30 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO NOMBRE DEL FORMATOInventario general de expedientes OBJETIVO: Contar con un instrumento de consulta documental que considere y ubique todos los expedientes generados por la unidad administrativa. ELABORACIÓN: Responsable del Archivo de Trámite PRESENTACIÓN: Computadora (software Excel) CLAVE DE IDENTIFICACIÓN: FI-01-MPP-OA No. DE IDEN- TIFICACIÓN DICE 1 Unidad Administrativa 2 Fondo/ Sección/ Serie/ Subsección DEBE ANOTARSE Anotar el nombre de la unidad administrativa a la que da servicio el Archivo de trámite. Anotar los datos, según en cuadro general de clasificación archivística. 3 # Asignar un número consecutivo. 4 N de expediente Anotar el número del expediente o clasificador; el señalado en la carátula. 5 Descripción del expediente (asunto) Anotar el asunto de que trata; el señalado en la carátula. 6 Apertura 7 Cierre 8 Origina/ Copia/ Acuse 9 R / C 10 Ubicación 11 consta de Anotar la fecha del primer documento que integra el expediente. Anotar la fecha del último documento que integra el expediente. Señalar con X cuando los documentos sean originales o copias. Señalar con X la clasificación de la información del expediente; R: reserva, C: confidencial. Asignar la clave topográfica correspondiente, para ubicación y localización del expediente; formato II/PP/FF/CCC, donde: II es el inmueble que contiene el Archivo de trámite, PP es el piso correspondiente, FF es la oficina CCC es el contenedor en dónde se conserva el expediente. Anotar el número total de expedientes que contiene el inventario. 12 Nombre Nombre del responsable del Archivo de trámite. 13 Firma Firma del responsable del Archivo de trámite.

31 Formato FI-02-MPP-OA Procuraduría Federal del Consumidor Relación de documentación obsoleta Unidad administrativa (1) Fecha de elaboración (2) día mes año Tipo de documentación años contenida en: peso original copia de a cajas legajos carpetas aprox (3) (7) (4) (5) (6) Elabora AUTORIZA Responsable del Archivo de trámite (8) Titular de la Unidad Administrativa (9) Nombre Cargo Nombre Cargo

32 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO NOMBRE DEL FORMATO:Relación de documentación obsoleta OBJETIVO: Eliminar de los archivos de trámite toda aquella documentación que ha dejado de tener utilidad, tal como copias, duplicados, etc. ELABORACIÓN: Responsable del Archivo de trámite PRESENTACIÓN: Computadora (software Excel) CLAVE DE IDENTIFICACIÓN: FI-02-MPP-OA No. DE IDEN- TIFICACIÓN DICE DEBE ANOTARSE 1 Unidad Administrativa 2 día/mes/año 3 Tipo de documentación Anotar el nombre de la unidad administrativa que relaciona documentos obsoletos. Anotar la fecha de elaboración de elaboración de la relación. Anotar el tipo de documento que se considera obsoleto, por ejemplo: turnos, volantes, solicitudes diversas, faxes, papeles de trabajo, etc. 4 Años de a Anotar los años que cubre la documentación obsoleta. 5 origina /copia 6 Contenidas en: Señalar con X en la columna correspondiente si se trata de originales (duplicados) o copias: Anotar el número de cajas, legajos o carpetas que contienen la documentación obsoleta. 7 Peso Anotar el peso aproximado en kilogramos. 8 Nombre / Cargo 9 Nombre / Cargo Nombre, cargo y firma del responsable del Archivo de trámite. Nombre y firma del Titular de la Unidad Administrativa a la que pertenece el Archivo de trámite. Nota: por documentación obsoleta se entiende aquella que ha perdido su valor, así como documentos duplicados, copias, etc.

33 Página: 1 de 17 Clave: 03 Transferencia Primaria CONTROL DE LAS REVISIONES. REVISIÓN FECHA REVISIÓN CONSIDERACIÓN DEL CAMBIO EN EL DOCUMENTO 00 Abril / 2006 Documento de nueva creación.

34 Página: 2 de 17 CONTENIDO: Propósito Alcance Formatos Requeridos Responsabilidades Políticas de Operación Descripción del Procedimiento Diagrama de Flujo Anexos

35 Página: 3 de 17 Propósito Transferir, de forma controlada y sistemática al Archivo de concentración, aquellos expedientes que hayan cumplido con su plazo de conservación en el Archivo de trámite, conforme a lo señalado en el Catalogo de Disposición Documental, con la finalidad de llevar a cabo su conservación precautoria. Alcance Responsable del Archivo de trámite Responsable del Archivo de concentración Formatos Requeridos Inventario de transferencia primaria Calendario de caducidades Etiqueta de identificación FI-01-MPP-OA FI-02-MPP-OA FI-03-MPP-OA Responsabilidades Responsable del Archivo de trámite Elaborar el inventario de transferencia primaria correspondiente. Responsable del Archivo de concentración Verificar que los datos del inventario coincidan con el contenido de las cajas que conforman la transferencia. Asignar número de transferencia. Recibir la transferencia, en tiempo y forma. Políticas de Operación La documentación que haya cumplido con su tiempo de conservación en el Archivo de trámite, de acuerdo con los tiempos de conservación establecidos en el Catálogo de disposición documental, deberá ser transferida al Archivo de concentración. Para fines de este procedimiento, se consideran también como Oficinas Centrales las Delegaciones de la Zona Metropolitana de la ciudad de México.

36 Página: 4 de 17 El responsable del Archivo de concentración deberá elaborar su calendario de recepción de transferencias primarias durante noviembre de cada año, debiendo presentarlo a consideración de la para su aprobación. Una vez aprobado el calendario, la lo notificará vía correo electrónico al responsable del Archivo de concentración, quien a su vez notificará a los responsables de los Archivos de trámite, para su conocimiento y aplicación. Los responsables de los Archivos de trámite podrán transferir documentación al Archivo de concentración utilizando las cajas que para tal efecto les proporcione el Archivo de concentración, y de acuerdo con el calendario aprobado. Previo a la recepción de la transferencia, el Archivo de concentración le asignará un número consecutivo haciendo referencia al año en que se concentra, por ejemplo: 20 / 05; es decir, la transferencia identificada con el número 20, recibida por el Archivo de concentración en el año El responsable del Archivo de concentración registrará las transferencias recibidas en su Calendario de caducidades. Las cajas objeto de la transferencia deberán ser debidamente identificadas mediante una etiqueta elaborada y colocada por el responsable de Archivo de concentración, según los datos del inventario de transferencia primaria correspondiente. El número que se asigne a la caja deberá ser consecutivo por cada transferencia, sin que existan 1/, 1 bis, o 1a, o 1 de. Las cajas no deberán cerrarse con cinta canela. Para su debida localización, el responsable del archivo de concentración asignará a las cajas objeto de la transferencia la ubicación topográfica que corresponda. Delegaciones y Subdelegaciones La elaboración del inventario de transferencia primaria en Delegaciones y Subdelegaciones es responsabilidad de los Departamentos correspondientes, en coordinación con el encargado del archivo. En Delegaciones y Subdelegaciones la documentación transferida al Archivo de concentración deberá ser conservada en un espacio destinado a ello, dentro de sus instalaciones

37 Página: 5 de 17 Descripción del Procedimiento Responsable del Archivo de trámite 1. Verifica en el inventario general de expedientes los expedientes cuya vigencia en el Archivo de trámite haya concluido. 2. Elabora el inventario de transferencia primaria (FI-01-MPP-OA ) 3. Envía el inventario de transferencia primaria al Archivo de concentración, vía correo electrónico, para revisión. Responsable del Archivo de concentración 4. Recibe y revisa el inventario de transferencia primaria, verificando que los datos sean correctos y coincidan con los del Catálogo de disposición documental. - No son correctos 5. Solicita al Archivo de trámite, mediante correo electrónico, llevar a cabo las correcciones pertinentes. Responsable del Archivo de trámite 6. Recibe correo electrónico señalando correcciones, analiza y corrige observaciones. Conecta con la actividad 3. - Si son correctos Responsable del Archivo de concentración 7. Notifica al Archivo de trámite, mediante correo electrónico, que el inventario de transferencia primaria es correcto. Responsable del Archivo de trámite 8. Recibe correo electrónico señalando que el inventario de transferencia primaria es correcto y solicita al responsable del Archivo de concentración, mediante correo electrónico, la fecha para la transferencia, así como el envío de las cajas de archivo que requiera.

38 Página: 6 de 17 Responsable del Archivo de concentración 9. Recibe correo y envía las cajas solicitadas al Archivo de trámite. 10. Acuerda con el responsable del Archivo de trámite la fecha para revisión de las cajas contra el inventario de transferencia primaria. Responsable del Archivo de trámite 11. Recibe las cajas y coloca los expedientes en su interior, por serie documental. Responsable del Archivo de concentración 12. En la fecha acordada revisa, en las instalaciones del Archivo de trámite y de forma conjunta con su responsable, que el contenido de las cajas coincida con los datos del inventario de transferencia primaria. - No coinciden los datos 13. Solicita al responsable del Archivo de trámite realizar las correcciones pertinentes. Responsable del Archivo de trámite 14. Acuerda con el Archivo de concentración nueva fecha para revisión. Conecta con la actividad Si coinciden los datos Responsable del Archivo de concentración 15. Asigna número y fecha de transferencia, de acuerdo con su Calendario de recepción de transferencias. 16. Recibe el inventario de transferencia primaria en original debidamente firmado por el Titular de la Unidad Administrativa y por el responsable del Archivo de trámite, acompañado de respaldo electrónico. 17. Registra la nueva transferencia primaria en el Calendario de caducidades (FI-02- MPP-OA ).

39 Página: 7 de Recibe transferencia primaria y asigna ubicación topográfica. 19. Elabora y pega en las cajas las Etiquetas de identificación (FI-03-MPP-OA ), en base a los datos del inventario de transferencia primaria 20. Coloca las cajas en la ubicación topográfica asignada. Conecta con el procedimiento: Baja de Documentación y/o Transferencia Secundaria Fin de Procedimiento

40 Página: 8 de 17 Diagrama de Flujo Archivo de Trámite Archivo de Concentración INICIO 4 1 VERIFICA EN EL INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES LOS EXPEDIENTES CUYA VIGENCIA HAYA CONCLUIDO. RECIBE Y REVISA INVENTARIO. FI-01-MPP-OA ES CORRECTO EL INVENTARIO? SI ELABORA EL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA 5 NO 3 FI-01-MPP-OA SOLICITA LAS CORRECCIONES PERTINENTES. ENVÍA EL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA PARA REVISIÓN. 6 ANALIZA Y CORRIGE OBSERVACIONES. 7 NOTIFICA QUE EL INVENTARIO ES CORRECTO. 3 8 RECIBE CORREO SEÑALANDO QUE EL INVENTARIO ES CORRECTO Y SOLICITA AL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, MEDIANTE CORREO FECHA PARA LA TRANSFERENCIA Y ENVÍO DE LAS CAJAS. 9 RECIBE CORREO Y ENVÍA LAS CAJAS SOLICITADAS AL ARCHIVO DE TRÁMITE 10 ACUERDA CON EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE LA FECHA PARA REVISIÓN DE LAS CAJAS CONTRA EL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA. 2

41 Página: 9 de 17 Archivo de Trámite Archivo de Concentración RECIBE LAS CAJAS Y COLOCA LOS EXPEDIENTES. EN LA FECHA ACORDADA REVISA, QUE EL CONTENIDO DE LAS CAJAS COINCIDA CON LOS DATOS DEL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA. 14 COINCIDEN LOS DATOS? SI ACUERDA CON EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN NUEVA FECHA PARA REVISIÓN NO SOLICITA REALIZAR LAS CORRECCIONES PERTINENTES. 15 ASIGNA NÚMERO Y FECHA DE TRANSFERENCIA, DE ACUERDO CON SU CALENDARIO. 16 RECIBE EL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA FIRMADO POR EL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y POR EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE, ACOMPAÑADO DE RESPALDO ELECTRÓNICO. 17 REGISTRA LA NUEVA TRANSFERENCIA PRIMARIA EN EL CALENDARIO DE CADUCIDADES FI-02-MPP-OA

42 Página: 10 de 17 Archivo de Trámite Archivo de Concentración 2 18 RECIBE TRANSFERENCIA PRIMARIA Y ASIGNA UBICACIÓN TOPOGRÁFICA. 19 ELABORA Y PEGA EN LAS CAJAS LAS ETIQUETAS DE IDENTIFICACIÓN 20 FI-03-MPP-OA COLOCA LAS CAJAS EN LA UBICACIÓN TOPOGRÁFICA ASIGNADA. MPP-OA FIN

43 Página: 11 de 17 Anexos Inventario de transferencia primaria Calendario de caducidades Etiqueta de identificación FI-01-MPP-OA FI-02-MPP-OA FI-03-MPP-OA

44 Formato FI-01-MPP-OA Procuraduría Federal del Consumidor Inventario de transferencia primaria NUMERO DE TRANSFERENCIA UNIDAD ADMINISTRATIVA FECHA DE TRANSFERENCIA 4 FONDO DÍA MES AÑO SECCIÓN 2 SUBSECCIÓN 7 DESTINO: BAJA HIST SERIE DOCUMENTAL GUARDA POR EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: AÑOS CAJA EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No EXP. No El presente inventario consta de expedientes del año contenidos en cajas FORMULÓ: EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE REVISÓ Y ACEPTÓ: EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN NOTA: INSERTAR LAS FILAS QUE SEAN NESARIAS EN CASO DE UN NÚMERO MAYOR DE CAJAS; CADA CAJA CONTIENE UN PROMEDIO DE 150 EXPEDIENTES

45 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO NOMBRE DEL FORMATO:Inventario de transferencia primaria OBJETIVO: relacionar aquellos expedientes objeto de la transferencia y consignar su fecha. ELABORACIÓN: responsable del Archivo de trámite PRESENTACIÓN: Computadora (software Excel) CLAVE DE IDENTIFICACIÓN: FI-01-MPP-OA No. DE IDEN- TIFICACIÓN DICE 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA 2 FONDO/ SECCIÓN/ SUBSECCIÓN 3 NÚMERO DE TRANSFERENCIA 4 DÍA/MES/AÑO DEBE ANOTARSE Anotar el nombre de la unidad administrativa a la que da servicio el archivo de trámite. Anotar los datos de identificación de la sección documental, de acuerdo con el cuadro de clasificación archivística. Anotar el número de transferencia, asignado por el archivo de concentración. Anotar la fecha de la transferencia primaria, asignada por el archivo de concentración; formato DD/MM/AA. 5 CAJA Anotar el número de caja que contiene al expediente. 6 EXP. NO. Anotar el número del expediente contenido por la caja. 7 GUARDA POR EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: 8 DESTINO: 9 consta de Anotar el plazo de guarda (años) por el archivo de concentración, de acuerdo con el catálogo de disposición documental. Señalar con X si el destino del expediente es baja o histórico. Anotar la cantidad total de expedientes que se transfieren. 10 expedientes del año Anotar el año de generación de los expedientes. 11 contenidos en Anotar el número de cajas de la transferencia EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN El responsable del archivo de trámite. El responsable del archivo de concentración.

46 Procuraduría Federal del Consumidor Formato FI-02-MPP-OA No. de transferencia Fecha de recepción Número de caja Número de expedientes Serie documental Calendario de Caducidades B = Baja H = Histórico Período de guarda Destino en Arch. Concentración B H Fecha de Baja B = Batería S = Sección N = Nivel Ubicación B S N (1) (2) (3) (4) (5) (6) (8) (9) (7)

47 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO NOMBRE DEL FORMATO:Calendario de caducidades OBJETIVO: Registrar las transferencias primarias que recibe de los archivos de trámite, para controlar su destino final. ELABORACIÓN: responsable del Archivo de concentración a PRESENTACIÓN: Computadora (software Excel) CLAVE DE IDENTIFICACIÓN: FI-02-MPP-OA No. DE IDEN- TIFICACIÓN DICE 1 No. de transferencia 2 Fecha de recepción DEBE ANOTARSE Anotar el número de transferencia, asignado por Archivo de concentración. Anotar la fecha de recepción de la transferencia primaria, formato DD/MM/AA Número de caja Número de expedientes Serie documental Período de guarda en Arch. Concentración 7 Destino Anotar el número de caja que contiene al expediente, de acuerdo con los datos del inventario de transferencia. Anotar el número total de expedientes que contiene la caja. Anotar el nombre de la serie documental a que pertenece el expediente. Nota: Los datos anteriores deberán tomarse del inventario de transferencia primaria Anotar el periodo de guarda por el Archivo de concentración, en años, de acuerdo con el catálogo de disposición documental. Señalar con X si el destino del expediente es baja o histórico. 8 Fecha de Baja Anotar la fecha prevista para baja, formato DD/MM/AA. 9 Ubicación Anotar la ubicación topográfica en donde se localiza la caja, asignada por el Archivo de concentración.

48 Procuraduría Federal del Consumidor Etiqueta de Identificación de la Caja Formato FI-03-MPP-OA Transferencia: Caja: Total de Cajas de transferencia (1) (2) (3) Fondo: Sección: Serie: Número total de expedientes: Subsección: Subserie: (5) Fechas Extremas Mes Mes (6) Año Año Para ser llenado por el Archivo de concentración Ubicación Topográfica Sección Estante Nivel Caja (7) (8)

49 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO NOMBRE DEL FORMATO:Etiqueta de identificación de la caja OBJETIVO: Identificar debidamente cada una de las cajas que conforman la transferencia primaria, así como su contenido. ELABORACIÓN: Responsable del Archivo de concentración PRESENTACIÓN: Computadora (software Excel) CLAVE DE IDENTIFICACIÓN: FI-03-MPP-OA No. DE IDEN- TIFICACIÓN 1 Transferencia: DICE DEBE ANOTARSE Anotar el número de transferencia, asignado por Archivo de concentración. 2 Caja: Anotar el número de caja correspondiente (x). 3 Total de cajas de transferencias 4 Fondo/ Sección/ Subsección/ Serie/ Subserie 5 Número total de expedientes 6 Mes / Año 7 Sección / Estante / Nivel 8 Caja Anota el número total de cajas que conforman la transferencia (y). Anotar los datos de identificación de la serie documental correspondiente. Anotar el número total de expedientes que contiene la caja. Anotar la fecha del primero y último expedientes que contiene la caja. Anotar la ubicación topográfica de la caja: sección, estante y nivel. Anotar de nuevo el número de caja correspondiente; formato x de y.

50 Página: 1 de 19 Clave: 04 Préstamo documental por el Archivo de concentración CONTROL DE LAS REVISIONES. REVISIÓN FECHA REVISIÓN CONSIDERACIÓN DEL CAMBIO EN EL DOCUMENTO 00 Abril / 2006 Documento de nueva creación.

51 Página: 2 de 19 CONTENIDO: Propósito Alcance Formatos Requeridos Responsabilidades Políticas de Operación Descripción del Procedimiento Diagrama de Flujo Anexos

52 Página: 3 de 19 Propósito Brindar apoyo eficiente y eficaz en el préstamo de documentación a las unidades administrativas para el cumplimiento de solicitudes de información o el desahogo de requerimientos legales, judiciales o administrativos. Alcance Responsable del Archivo de trámite Responsable del Archivo de concentración Formatos Requeridos Catálogo de firmas Vale de préstamo documental Hoja de autorización Control de préstamos FI-01-MPP-OA FI-02-MPP-OA FI-03-MPP-OA FI-04-MPP-OA Responsabilidades Responsable del Archivo de trámite - Atender las solicitudes de préstamo documental que requiera la unidad administrativa correspondiente. - Solicitar en préstamo la documentación transferida previamente al Archivo de concentración - Solicitar al titular de la Unidad Administrativa correspondiente la actualización del Catálogo de firmas Responsable del Archivo de concentración - Atender en tiempo y forma las solicitudes de préstamo de expedientes que le sean solicitadas. - Registrar, controlar y dar seguimiento a las solicitudes de préstamo de expedientes que le son formuladas.

53 Página: 4 de 19 Políticas de Operación El Responsable de Archivo de concentración solicitará anualmente a los Titulares de las Unidades Administrativas, vía oficio, la actualización del Catálogo de firmas (FI-01- MPP-OA ) autorizadas de los servidores públicos autorizados para el préstamo y consulta de expedientes. Para recibir el servicio de préstamo y consulta, el servidor público deberá proporcionar los siguientes datos: área a la que pertenece, número de transferencia, número de caja y número asignado al expediente. El préstamo de expedientes tendrá una vigencia de 15 quince días hábiles, teniendo derecho a dos prórrogas de 10 días hábiles cada una. El responsable del Archivo de concentración deberá registrar la salida del documento y/o expediente en el control de préstamos. En caso que la documentación se requiera para un proceso judicial, legal o administrativo, el préstamo documental tendrá vigencia indefinida. En el caso de documentación faltante el responsable del Archivo de trámite contará con un plazo de 2 (dos) días hábiles para devolver la documentación faltante, o bien para enviar mediante oficio dirigido al responsable del Archivo de concentración las aclaraciones pertinentes. Cuando un servidor público autorizado no pueda recoger personalmente la documentación solicitada, requisitará la hoja de autorización facultando para ello a otro servidor público.

54 Página: 5 de 19 Descripción del Procedimiento Responsable del Archivo de trámite 1. Solicita al Archivo de concentración, mediante correo electrónico, la documentación requerida proporcionando número de transferencia, número de caja y número de expediente. Responsable del Archivo de concentración 2. Recibe correo electrónico, localiza la documentación solicitada en el calendario de caducidades y notifica por el mismo medio que la documentación está disponible, fijando fecha para su entrega. Responsable del Archivo de trámite 3. Recibe notificación y se presenta en la fecha prevista en el Archivo de concentración para la recepción de la documentación solicitada. Responsable del Archivo de concentración 4. Requiere al solicitante el llenado del Vale de préstamo documental (FI-02-MPP-OA ). Responsable del Archivo de trámite 5. Requisita el vale de préstamo documental y entrega al responsable del Archivo de concentración. Responsable del Archivo de concentración 6. Recibe el vale de préstamo documental y verifica en el Catálogo de firmas (FI-01- MPP-OA ), que el solicitante sea un servidor público autorizado para consulta de expedientes. - No Es Servidor Público Autorizado 7. Solicita la Hoja de autorización (FI-03-MPP-OA ) al servidor público para entrega de la documentación, en el caso de no tenerla, solicita al responsable del Archivo de trámite, mediante correo electrónico, corregir la anomalía.

55 Página: 6 de 19 Responsable del Archivo de trámite 8. Recibe correo electrónico, requisita la hoja de autorización y la envía por correo electrónico al responsable del Archivo de concentración. Responsable del Archivo de concentración 9. Recibe por correo electrónico con hoja de autorización. Conecta con la actividad Si es servidor público autorizado 10. Extrae la documentación solicitada de su ubicación topográfica. 11. Verifica, en presencia del solicitante, la integridad del expediente - No está integro 12. Registra en el Control de préstamos (FI-04-MPP-OA ) las observaciones relativas al estado del expediente, así como su salida. Conecta con la actividad Si está integro 13. Registra la salida de la documentación en el control de préstamos (FI-04-MPP-OA ). 14. Entrega documentación al solicitante y conserva el vale de préstamo documental y hoja de autorización, según sea el caso. Al término del uso de la documentación Responsable del Archivo de trámite 15. Devuelve documentación al Archivo de concentración. Responsable del Archivo de concentración 16. Recibe y verifica que la integridad de la documentación devuelta sea correcta. - No es correcta 17. Solicita aclaraciones pertinentes mediante correo electrónico.

56 Página: 7 de 19 Responsable del Archivo de trámite 18. Recibe correo electrónico, elabora escrito de aclaraciones y lo envía por correo electrónico. - Si es correcta Responsable del Archivo de concentración 19. Recibe documentación, anota fecha de devolución en el vale de préstamo documental y sella de devuelto. 20. Registra en el control de préstamos la fecha de devolución de la documentación. 21. Reintegra la documentación a su ubicación topográfica. Fin de Procedimiento

57 Página: 8 de 19 Diagrama de Flujo Archivo de Trámite Archivo de Concentración 1 INICIO SOLICITA MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA. 2 RECIBE CORREO ELECTRÓNICO, LOCALIZA LA DOCUMENTACIÓN SOLICITADA Y NOTIFICA QUE LA DOCUMENTACIÓN ESTÁ DISPONIBLE, FIJANDO FECHA PARA ENTREGA. 3 RECIBE NOTIFICACIÓN Y SE PRESENTA EN LA FECHA PREVISTA EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN PARA LA RECEPCIÓN. 4 REQUIERE AL SOLICITANTE EL LLENADO DEL VALE DE PRÉSTAMO DOCUMENTAL 5 REQUISITA EL VALE DE PRÉSTAMO DOCUMENTAL Y ENTREGA. FI-02-MPP-OA RECIBE EL VALE DE PRÉSTAMO DOCUMENTAL Y VERIFICA EN EL CATÁLOGO DE FIRMAS QUE SEA UN SERVIDOR PÚBLICO AUTORIZADO. FI-01-MPP-OA ES SERVIDOR PÚBLICO AUTORIZADO? SI NO 10 8 RECIBE CORREO ELECTRÓNICO, REQUISITA LA HOJA DE AUTORIZACIÓN Y LA ENVÍA POR CORREO ELECTRÓNICO. FI-03-MPP-OA SOLICITA LA HOJA DE AUTORIZACIÓN AL SERVIDOR PÚBLICO, DE NO TENERLA, SOLICITA AL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE, MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO, CORREGIR LA ANOMALÍA. FI-03-MPP-OA

58 Página: 9 de 19 Archivo de Trámite Archivo de Concentración 9 1 RECIBE POR CORREO ELECTRÓNICO CON HOJA DE AUTORIZACIÓN 10 FI-03-MPP-OA EXTRAE LA DOCUMENTACIÓN SOLICITADA DE SU UBICACIÓN TOPOGRÁFICA. 11 VERIFICA, EN PRESENCIA DEL SOLICITANTE, LA INTEGRIDAD DEL EXPEDIENTE ESTÁ INTEGRO? SI 12 NO REGISTRA EN EL CONTROL DE PRÉSTAMOS LAS OBSERVACIONES RELATIVAS AL ESTADO DEL EXPEDIENTE, ASÍ COMO SU SALIDA FI-04-MPP-OA REGISTRA LA SALIDA DE LA DOCUMENTACIÓN EN EL CONTROL DE PRÉSTAMOS. FI-04-MPP-OA

59 Página: 10 de 19 Archivo de Trámite Archivo de Concentración AL TÉRMINO DEL USO DE LA DOCUMENTACIÓN ENTREGA DOCUMENTACIÓN AL SOLICITANTE Y CONSERVA EL VALE DE PRÉSTAMO DOCUMENTAL Y HOJA DE AUTORIZACIÓN, SEGÚN SEA EL CASO. FI-02-MPP-OA DEVUELVE DOCUMENTACIÓN AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. 16 FI-03-MPP-OA RECIBE Y VERIFICA LA INTEGRIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN DEVUELTA. ES CORRECTO? SI NO RECIBE CORREO ELECTRÓNICO, ELABORA ESCRITO DE ACLARACIONES Y LO ENVÍA POR CORREO ELECTRÓNICO. SOLICITA ACLARACIONES PERTINENTES MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO. 19 ANOTA FECHA DE DEVOLUCIÓN EN EL VALE Y SELLA DE "DEVUELTO". 20 REGISTRA EN EL CONTROL DE PRÉSTAMOS LA FECHA DE DEVOLUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN. 21 REINTEGRA LA DOCUMENTACIÓN A SU UBICACIÓN TOPOGRÁFICA FIN

60 Página: 11 de 19 Anexos Catálogo de firmas Vale de préstamo documental Hoja de autorización Control de préstamos FI-01-MPP-OA FI-02-MPP-OA FI-03-MPP-OA FI-04-MPP-OA

61 Procuraduría Federal del Consumidor Catálogo de firmas autorizadas Formato FI-01-MPP-OA Unidad Administrativa (1) Nombre Cargo Firma Clave (2) (3) (4) (5) Certifico que las personas cuyo nombre y firma aparecen en este documento están autorizadas para solicitar expedientes. AUTORIZA Titular de la Unidad Administrativa (6) Nombre Cargo

62 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO NOMBRE DEL FORMATO:Catálogo de firmas autorizadas OBJETIVO: Definir quiénes son los servidores públicos autorizados para consultar documentación del Archivo de concentración ELABORACIÓN: Titulares de todas las Unidades Administrativas. PRESENTACIÓN: Computadora (software Excel) CLAVE DE IDENTIFICACIÓN: FI-01-MPP-OA No. DE IDEN- TIFICACIÓN DICE DEBE ANOTARSE 1 Unidad Administrativa Anotar el nombre de la unidad administrativa. 2 Nombre Anotar el nombre del servidor público autorizado para la consulta de expedientes del Archivo de concentración. 3 Cargo Anotar el cargo del servidor público. 4 Firma Firma del servidor público. 5 Clave Anotar el número de empleado del servidor público. 6 Nombre / Firma / Cargo Anotar los datos del titular de la Unidad Administrativa.

63 Procuraduría Federal del Consumidor Formato FI-02-MPP-OA Vale de Préstamo Documental Folio: (1) Fecha de préstamo: (2) Datos del usuario Nombre: Clave: Cargo: (3) Teléfono: Área de adscripción Ubicación: Datos de la documentación en préstamo Número de Número de Ubicación Número de Clasificación Número de Nombre de expediente (asunto) transferencia caja B S N expediente Reserva Confid hojas (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Cantidad de expedientes: (11) Fecha de devolución: (12) Prórrogas (13) Recibió Entregó Vo.Bo. (14) (15) (16) Nombre Nombre Nombre Cargo Cargo Cargo

64 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO NOMBRE DEL FORMATO: Vale de préstamo documental OBJETIVO: Controlar los préstamos documentales del Archivo de concentración ELABORACIÓN: Responsable del Archivo de concentración PRESENTACIÓN: Computadora (software Excel) CLAVE DE IDENTIFICACIÓN: FI-02-MPP-OA No. DE IDEN- TIFICACIÓN DICE DEBE ANOTARSE 1 Folio Anotar folio consecutivo, renovable cada año. 2 Fecha de préstamo Anotar la fecha de préstamo, formato DD/MM/AA. 3 Nombre / Cargo / Área de adscripción / Ubicación / Clave / Teléfono / 4 Número de transferencia 5 Número de caja 6 Ubicación Anotar los datos de identificación del usuario autorizado. Anotar el número de transferencia a la que pertenece la documentación solicitada en préstamo. Anotar el número de caja que contiene la documentación solicitada. Anotar la ubicación topográfica de la caja que contiene al expediente (s) solicitado (s). 7 Número de expediente Anotar el número del expediente (s) solicitado (s). 8 Nombre de expediente 9 Clasificación 10 Número de hojas 11 Cantidad de expedientes 12 Fecha de devolución 13 Prórrogas Anotar el nombre o descripción del expediente (s) solicitado (s). Señalar con una X si la información contenida en el expedientes se considera como reservada o confidencial. Anotar el número de hojas útiles del expediente (s) solicitado (s). En caso de que la solicitud de préstamo sea por más de un expediente, anotar el número total. Anotar la fecha de devolución prevista, formato DD/MM/AA. En su caso, anotar la fecha de las prórrogas, formato DD/MM/AA. 14 Nombre / Firma / Cargo Firma, nombre y cargo del usuario autorizado. 15 Nombre / Firma / Cargo 16 Nombre / Firma / Cargo Firma, nombre y cargo de la persona del Archivo de concentración que entrega la documentación. Firma, nombre y cargo del responsable del Archivo de concentración.

65 Formato FI-03-MPP-OA Procuraduría Federal del Consumidor Hoja de Autorización Nombre de Unidad Administrativa: (1) Fecha: / (2) /. (3) Responsable del Archivo de concentración Por la presente autorizo al C. (4), con cargo de (5) y clave (6) ; adscrito a esta Unidad Administrativa, para que en mi nombre C. (7) (Servidor Público Autorizado) y representación, recoja documentación solicitada mediante correo electrónico. (8) (9) Servidor Público Autorizado Nombre y Firma Responsable de Archivo de trámite Nombre y Firma (10) Servidor público que recoge la documentación Nombre y Firma

66 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO NOMBRE DEL FORMATO:Hoja de autorización OBJETIVO: Habilitar a un servidor público para recoger documentación en el Archivo de concentración, cuando el servidor público autorizado no pueda hacerlo ELABORACIÓN: servidor público autorizado PRESENTACIÓN: Computadora (software Word) CLAVE DE IDENTIFICACIÓN: FI-03-MPP-OA No. DE IDEN- TIFICACIÓN DICE 1 Unidad Administrativa 2 Fecha Día, mes y año. DEBE ANOTARSE Nombre de la unidad administrativa a la que da servicio el Archivo de trámite 3 Nombre del Responsable del Archivo de concentración. 4 C. Nombre del servidor público a autorizar 5 Cargo Cargo del servidor público a autorizar 6 Clave Número de empleado del servidor público a autorizar 7 C. Nombre del Servidor Público autorizado 8 Nombre y Firma Nombre y Firma del Servidor Público autorizado 9 Nombre y Firma Nombre y Firma del Responsable de Archivo de trámite 10 Nombre y Firma Nombre y Firma del servidor público encargado de recoger la documentación.

67 Procuraduría Federal del Consumidor Formato FI-04-MPP-OA Control de Préstamos Folio No. de Cajas Número de expediente Nombre de usuario Fecha Préstamo Devolución Prórrogas Estado de la Documentación (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

68 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO NOMBRE DEL FORMATO:Control de préstamos OBJETIVO: Llevar el registro de los préstamos documentales por el Archivo de concentración ELABORACIÓN: responsable del Archivo de concentración PRESENTACIÓN: Computadora (software Excel) CLAVE DE IDENTIFICACIÓN: FI-04-MPP-OA No. DE IDEN- TIFICACIÓN DICE DEBE ANOTARSE 1 Folio Anotar el folio, señalado en el vale de préstamo. 2 No. de Cajas 3 Número de expediente 4 Nombre de usuario 5 Fecha de Préstamo 6 Fecha de Devolución 7 Prórrogas 8 Estado de la Documentación Anotar el número de caja, señalado en el vale de préstamo. Anotar el número de expediente, señalado en el vale de préstamo. Anotar el nombre del servidor público autorizado para la consulta de expedientes del Archivo de concentración. Anotar la fecha en que se efectúa el préstamo; formato DD/MM/AA. Anotar la fecha de devolución de la documentación; formato DD/MM/AA. Anotar, en su caso, la fecha de las prórrogas (máximo 2); formato DD/MM/AA. Anotar el estado de la documentación, a la fecha de devolución.

69 Página: 1 de 18 Clave: MPP-OA Baja documental o transferencia secundaria CONTROL DE LAS REVISIONES. REVISIÓN FECHA REVISIÓN CONSIDERACIÓN DEL CAMBIO EN EL DOCUMENTO 00 Abril / 2006 Documento de nueva creación.

70 Página: 2 de 18 CONTENIDO: Propósito Alcance Formatos Requeridos Responsabilidades Políticas de Operación Descripción del Procedimiento Diagrama de Flujo Anexos

71 Página: 3 de 18 Propósito Dar de baja los expedientes que hayan concluido con su plazo de conservación, o bien, en su caso transferirlos al archivo histórico. Alcance Responsable del Archivo de concentración Responsable del Archivo de trámite Delegación Formatos Requeridos Inventario de baja Inventario de transferencia secundaria FI-01-MPP-OA FI-02-MPP-OA Responsabilidades Responsable del Archivo de concentración Elaborar el inventario de baja y el inventario de transferencia secundaria Enviar el inventario de baja validado a la, en tiempo y forma Conservar los inventarios de transferencia secundaria por tiempo indefinido Responsable de Archivo de trámite Validar el inventario de baja. Delegación y Subdelegación Elaborar el inventario de baja y el inventario de transferencia secundaria Enviar el inventario de baja validado a la, en tiempo y forma. Conservar los inventarios de baja por 5 años. Conservar los inventarios de transferencia secundaria por tiempo indefinido

72 Página: 4 de 18 Recibir del Archivo de concentración y/o de la Delegación y Subdelegación los inventarios de baja. Elaborar la solicitud de dictamen de valoración de destino final de archivos Presentar los documentos anteriores para autorización del Archivo General de la Nación (AGN). Integrar los expedientes de baja documental y conservarlos por cinco años Solicitar la digitalización y publicación de la solicitud de baja y de la autorización emitida por el AGN, en la página Web de la Profeco, Políticas de Operación Al cumplirse el plazo de conservación de los expedientes bajo su custodia, el Archivo de concentración solicita a la Unidad Administrativa generadora dictaminar su destino final. En el caso de expedientes faltantes se levantará Acta Administrativa, señalando de manera específica las razones o causas atribuibles. La hoja de cierre del inventario deberá contener al menos parte de la información del mismo, no únicamente los datos de cierre o las firmas. Los inventarios deberán elaborarse y firmarse en 3 tantos: uno para anexarse a la solicitud, otro para la y el tercero para el área de generación de la documentación cuya baja se promueve. Delegaciones y Subdelegaciones La elaboración de los inventarios de baja y de transferencia secundaria es responsabilidad de los Departamentos que la conforman, con el apoyo del encargado del archivo La hoja de cierre de los inventarios deberá estar firmada por el encargado del archivo, el Jefe del Departamento correspondiente y el Delegado (a). Los inventarios ya firmados deberán remitirse a la, en dos tantos mediante correo postal certificado, acompañando el acta administrativa que de fe de los expedientes faltantes.

73 Página: 5 de 18 Descripción del Procedimiento Proviene del procedimiento: Transferencia Primaria Oficinas Centrales Responsable del Archivo de concentración 1. Identifica en el Calendario de caducidades (FI-02-MPP-OA ) la documentación que haya cumplido con su plazo de conservación. 2. Comunica mediante oficio al Titular de la Unidad Administrativa generadora, que la documentación ha cumplido su plazo de conservación, solicitando que el responsable del Archivo de trámite acuda a revisar los expedientes en custodia. Unidad Administrativa 3. Recibe oficio e instruye al responsable del Archivo de trámite para la revisión de los expedientes en cuestión. Responsable del Archivo de trámite 4. Revisa expedientes en cuestión, elabora y envía oficio de resolución al Responsable del Archivo de concentración. Responsable del Archivo de concentración 5. Recibe oficio de resolución y verifica resolución. - Si el destino final es la baja 6. Elabora el Inventario de baja (FI-01-MPP-OA ) 7. Elabora oficio solicitando autorización de la Unidad Administrativa, para tramitar la baja de documentación ante el Archivo General de la Nación y en su caso, ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (documentación contable), anexando el inventario de baja. Unidad Administrativa 8. Recibe oficio e inventario de baja, firma de autorización el inventario y lo remite mediante oficio al responsable del Archivo de concentración.

74 Página: 6 de 18 Responsable del Archivo de concentración 9. Recibe oficio e inventario de baja autorizado y elabora oficio para la Coordinación de Archivos, solicitando el trámite de la baja de documentación. 10. Firma inventario de baja y oficio y turna a la. En caso de expedientes faltantes anexa acta administrativa. Conecta con la actividad 20. Delegación o Subdelegación Delegación o Subdelegación.- Encargado del archivo 11. Determina destino final de la documentación baja o transferencia secundaria. - Si el destino final es la baja 12. Elabora el inventario de baja (FI-01-MPP-OA ) y lo envía a la Coordinación de Archivos, mediante correo electrónico, para revisión. 13. Recibe el inventario de baja, revisa y aprueba. En su caso, señala correcciones y envía mediante correo electrónico. Delegación o Subdelegación.- Encargado del archivo 14. Recibe correo electrónico, verifica si son correcciones y/o visto bueno. 15. En su caso efectúa las correcciones y recopila firmas en el inventario de baja. 16. Envía el inventario de baja firmado a la, mediante correo postal certificado, y en su caso, el acta administrativa correspondiente a los expedientes faltantes. 17. Recibe el inventario de baja autorizado y elabora solicitud de baja dirigida al Archivo General de la Nación y/o a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. 18. Envía, mediante correo electrónico, la solicitud de baja a la Delegación o Subdelegación, para firma del Delegado y Jefe del Departamento correspondiente.

75 Página: 7 de 18 Delegación o Subdelegación.- Encargado del archivo 19. Recibe correo, imprime y firma solicitud y remite a la mediante correo postal certificado. 20. Recibe solicitud firmada y la envía al Archivo General de la Nación y/o a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público la solicitud, anexando el inventario de baja. 21. Recibe dictamen y acta del Archivo General de la Nación y/o de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. 22. Envía copia del Dictamen y Acta de baja al área generadora del inventario de baja. 23. Solicita al área correspondiente de la Profeco la digitalización y publicación en la página Web de la solicitud, dictamen y acta de baja. 24. Elabora expediente de baja documental, conteniendo solicitud, inventario de baja, dictamen y acta y archiva por 5 años. 25. Envía copia de expediente al Comité de Enajenación de Bienes, para que éste determine el método de disposición de la documentación dictaminada para baja. Fin de Procedimiento - Si el destino final es la transferencia secundaria Responsable del Archivo de concentración 26. Elabora el inventario de transferencia secundaria (FI-02-MPP-OA ). 27. Elabora y envía oficio solicitando autorización de la Unidad Administrativa, para tramitar la transferencia secundaria ante el Archivo General de la Nación, anexando inventario de transferencia secundaria. Unidad Administrativa 28. Recibe oficio e inventario de transferencia secundaria, firma de autorización y remite por oficio al responsable del Archivo de concentración.

76 Página: 8 de 18 Responsable del Archivo de concentración 29. Recibe oficio e inventario de transferencia secundaria autorizado y elabora oficio para la, solicitando el trámite de transferencia secundaria de documentación. 30. Firma inventario de transferencia secundaria y turna mediante oficio a la. Conecta con la actividad 37. Delegación o Subdelegación Si el destino final es la transferencia secundaria Delegación o Subdelegación.- Encargado del archivo 31. Elabora inventario de transferencia secundaria (FI-02-MPP-OA ). 32. Envía el inventario de transferencia secundaria a la, mediante correo electrónico para revisión. 33. Recibe inventario de transferencia secundaria, revisa y en su caso, señala correcciones pertinentes y/o visto bueno y envía mediante correo electrónico. Delegación o Subdelegación.- Encargado del archivo 34. Recibe correo electrónico, verifica si son correcciones y/o visto bueno. 35. Recopila firmas en el inventario de transferencia secundaria. 36. Envía el inventario de transferencia secundaria firmado mediante correo postal certificado. 37. Recibe el inventario de transferencia secundaria autorizado y elabora Solicitud de autorización de transferencia secundaria dirigido al Archivo General de la Nación. 38. Envía la solicitud al Archivo General de la Nación, anexando el inventario de transferencia secundaria.

77 Página: 9 de Recibe Dictamen del Archivo General de la Nación. 40. Envía copia del Dictamen al área generadora del inventario de transferencia secundaria. 41. Elabora expediente de transferencia secundaria, conteniendo la solicitud, el inventario de transferencia secundaria y el dictamen y archiva. Fin de Procedimiento

78 Página: 10 de 18 Diagrama de Flujo Archivo de Concentración Unidad Admva. /Responsable del Archivo de trámite Delegación / Subdelegación Coordinación de Archivo INICIO 3 MPP-OA DELEG. TRÁMITE DE SUBDELEG. DOCUMENTACIÓN? Unidad Administrativa: RECIBE OFICIO E INSTRUYE PARA LA REVISIÓN DE LOS EXPEDIENTES EN CUESTIÓN. Oficio OFICINAS CENTRALES IDENTIFICA EN EL CALENDARIO DE CADUCIDADES LA DOCUMENTACIÓN QUE HAYA CUMPLIDO CON SU PLAZO DE CONSERVACIÓN. Responsable de Archivo de Trámite: REVISA EXPEDIENTES EN CUESTIÓN, ELABORA Y ENVÍA OFICIO DE RESOLUCIÓN. Oficio 2 COMUNICA MEDIANTE OFICIO QUE LA DOCUMENTACIÓN HA CUMPLIDO SU PLAZO DE CONSERVACIÓN, SOLICITANDO QUE ACUDA A REVISAR LOS EXPEDIENTES EN CUSTODIA. 5 RECIBE OFICIO Y VERIFICA RESOLUCIÓN. Oficio DESTINO FINAL? TRANSFERENCIA SECUNDARIA 6 BAJA 25 ELABORA EL INVENTARIO DE BAJA FI-01-MPP-OA

79 Página: 11 de 18 Archivo de Concentración Unidad Admva. /Responsable del Archivo de trámite Delegación / Subdelegación Coordinación de Archivo ELABORA OFICIO SOLICITANDO AUTORIZACIÓN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA, PARA TRAMITAR LA BAJA DE DOCUMENTACIÓN. Unidad Administrativa: RECIBE OFICIO E INVENTARIO, FIRMA DE AUTORIZACIÓN EL INVENTARIO Y LO REMITE MEDIANTE OFICIO. Oficio DETERMINA DESTINO FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN BAJA O TRANSFERENCIA SECUNDARIA. 9 Oficio FI-01-MPP-OA DESTINO FINAL? TRANSFERENCIA SECUNDARIA RECIBE OFICIO E INVENTARIO AUTORIZADO Y ELABORA OFICIO PARA SOLICITANDO EL TRÁMITE DE LA BAJA DE DOCUMENTACIÓN. 12 BAJA Oficio FI-01-MPP-OA ELABORA EL INVENTARIO DE BAJA Y LO ENVÍA MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO. RECIBE EL INVENTARIO DE BAJA, REVISA Y ENVÍA MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO. FIRMA INVENTARIO DE BAJA Y OFICIO Y TURNA, EN CASO DE EXPEDIENTES FALTANTES ANEXA ACTA ADMINISTRATIVA 14 RECIBE CORREO ELECTRÓNICO, VERIFICA SI SON CORRECCIONES Y/O VISTO BUENO EFECTÚA LAS CORRECCIONES Y RECOPILA FIRMAS EN EL INVENTARIO DE BAJA. RECIBE EL INVENTARIO DE BAJA AUTORIZADO Y ELABORA SOLICITUD DE BAJA ENVÍA EL INVENTARIO DE BAJA FIRMADO, MEDIANTE CORREO POSTAL CERTIFICADO, Y EN SU CASO, EL ACTA ADMINISTRATIVA. ENVÍA, MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO, LA SOLICITUD DE BAJA PARA FIRMA. 19 RECIBE CORREO, IMPRIME Y FIRMA SOLICITUD Y REMITE MEDIANTE CORREO POSTAL CERTIFICADO. 3

80 Página: 12 de 18 Archivo de Concentración Unidad Admva. /Responsable del Archivo de trámite Delegación / Subdelegación Coordinación de Archivo ELABORA EL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA FI-02-MPP-OA RECIBE OFICIO E INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA, FIRMA DE AUTORIZACIÓN Y REMITE POR OFICIO. Oficio FI-02-MPP-OA RECIBE SOLICITUD FIRMADA Y LA ENVÍA AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y/O A LA SECRETARÍA DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO LA SOLICITUD, ANEXANDO EL INVENTARIO DE BAJA. ELABORA Y ENVÍA OFICIO SOLICITANDO AUTORIZACIÓN PARA TRAMITAR LA TRANSFERENCIA SECUNDARIA. Oficio 21 RECIBE DICTAMEN Y ACTA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y/O DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO. FI-02-MPP-OA Dictamen RECIBE OFICIO E INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA AUTORIZADO Y ELABORA OFICIO SOLICITANDO EL TRÁMITE DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA. Oficio ENVÍA COPIA DEL DICTAMEN Y ACTA DE BAJA AL ÁREA GENERADORA DEL INVENTARIO DE BAJA. 23 Dictamen 30 FI-02-MPP-OA SOLICITA AL ÁREA CORRESPONDIENTE DE LA PROFECO LA DIGITALIZACIÓN Y PUBLICACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE LA SOLICITUD, DICTAMEN Y ACTA DE BAJA. FIRMA INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA Y TURNA MEDIANTE OFICIO ELABORA INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA. ELABORA EXPEDIENTE DE BAJA DOCUMENTAL, CONTENIENDO SOLICITUD, INVENTARIO DE BAJA, DICTAMEN Y ACTA Y ARCHIVA. FI-02-MPP-OA ENVÍA EL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO PARA REVISIÓN. 25 FI-02-MPP-OA Correo ENVÍA COPIA DE EXPEDIENTE AL COMITÉ DE ENAJENACIÓN DE BIENES, PARA QUE ÉSTE DETERMINE EL MÉTODO DE DISPOSICIÓN. 4 FIN

81 Página: 13 de 18 Archivo de Concentración Unidad Admva. /Responsable del Archivo de trámite Delegación / Subdelegación Coordinación de Archivo 34 3 RECIBE CORREO ELECTRÓNICO, VERIFICA SI SON CORRECCIONES Y/O VISTO BUENO. 35 FI-02-MPP-OA Correo 33 RECIBE INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA, REVISA SEÑALA CORRECCIONES PERTINENTES Y/O VISTO BUENO Y ENVÍA MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO. FI-02-MPP-OA Correo 36 RECOPILA FIRMAS EN EL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA. 37 RECIBE EL INVENTARIO AUTORIZADO Y ELABORA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA DIRIGIDO AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. ENVÍA EL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA FIRMADO MEDIANTE CORREO POSTAL CERTIFICADO. FI-02-MPP-OA ENVÍA LA SOLICITUD AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, ANEXANDO EL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA. 39 FI-02-MPP-OA RECIBE DICTAMEN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. 40 Dictamen ENVÍA COPIA DEL DICTAMEN AL ÁREA GENERADORA DEL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA. 41 Dictamen ELABORA EXPEDIENTE DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA Y ARCHIVA. FIN

82 Página: 14 de 18 Anexos Inventario de baja Inventario transferencia secundaria FI-01-MPP-OA FI-02-MPP-OA

83 Unidad administrativa (1) Procuraduría Federal del Consumidor Inventario de Baja Formato FI-01-MPP-OA Fecha de elaboración (2) Fondo día mes año Sección (3) Subsección Serie documental vigencia (4) años AÑO: (5) EXP. No. EXP. No. EXP. No. EXP. No. EXP. No. EXP. No. EXP. No. EXP. No. EXP. No. EXP. No. EXP. No. EXP. No. EXP. No. EXP. No. EXP. No. HOJA DE CIERRE (firmas) El presente inventario consta de (6) hojas y ampara la cantidad de (7) expedientes, de los años de a contenidos en (9) cajas, con peso aproximado de (10) kilogramos (8) para el caso del Archivo de concentración FORMULÓ Vo.Bo. EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN (11) EL TITULAR DEL ÁREA DE GENERACIÓN para el caso de las delegaciones FORMULÓ REVISÓ: Vo.Bo. EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO EL JEFE DE DEPARTAMENTO DE: EL C. DELEGADO

84 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO NOMBRE DEL FORMATO:Inventario de Baja OBJETIVO: Relacionar aquella documentación cuyo plazo de conservación haya concluido, para solicitar su baja de los archivos de Profeco ELABORACIÓN: Responsable del Archivo de concentración y Jefes de Departamento/Encargado Administrativo, en el caso de las delegaciones PRESENTACIÓN: Computadora (software Excel) CLAVE DE IDENTIFICACIÓN: FI-01-MPP-OA ANEXO: No. DE IDEN- TIFICACIÓN DICE 1 Unidad Administrativa 2 día/ mes /año 3 Fondo / Sección / Subsección / Serie documental 4 Vigencia 5 Año 6 consta de 7 cantidad de 8 de los años de a 9 contenidos en 10 peso aproximado de 11 Nombre / Firma DEBE ANOTARSE Anotar el nombre de la unidad administrativa generadora de la documentación propuesta para baja. Anotar la fecha de elaboración del inventario, formato DD/MM/AA. Anotar los datos de identificación de la serie documental, de acuerdo con el cuadro general de clasificación archivística. Anotar los años de vigencia de la serie, conforme al catálogo de disposición documental. Anotar el año de generación de los expedientes relacionados en el inventario. Separar por un renglón en blanco cada uno de los años considerados en el inventario. Anotar el número total de hojas de que consta el inventario. Anotar el número total de expedientes relacionados en el inventario. Anotar el primero y último años considerados en el inventario. Anotar el número de cajas que contienen los expedientes de baja Anotar el peso aproximado de los expedientes para baja, en kilogramos. Anotar el nombre de los servidores públicos mencionados y firma correspondiente. Nota: Las Delegaciones y Subdelegaciones deberán enviar, mediante correo electrónico, los inventarios a la, para revisión. Una vez revisados y aprobados deberán firmarse y enviarse por medio de correo postal certificado, junto con las actas que den fe de la documentación faltante.

85 Procuraduría Federal del Consumidor Inventario de Transferencia Secundaria Formato FI-02-MPP-OA Unidad administrativa (1) Fecha de elaboración (2) día mes año Fondo Sección (3) Subsección Serie # número de expediente nombre o descripción de expediente (asunto) valor año fondo sec subsec serie subser núm año (4) (6) (7) (8) (5) El presente inventario consta de (9) hojas y ampara la cantidad de (10) expedientes, de los años de (11) a para el caso del Archivo de concentración FORMULÓ Vo.Bo. EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN (12) EL TITULAR DEL ÁREA DE GENERACIÓN para el caso de las Delegaciones FORMULÓ REVISÓ: Vo.Bo. EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO EL JEFE DE DEPARTAMENTO DE: EL C. DELEGADO

86 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO NOMBRE DEL FORMATO:Inventario de Transferencia Secundaria OBJETIVO: relacionar la documentación susceptible de ser transferida al archivo histórico de Profeco ELABORACIÓN: Responsable del Archivo de concentración y Jefes de Departamento/encargado administrativo, en el caso de las delegaciones PRESENTACIÓN: Computadora (software Excel) CLAVE DE IDENTIFICACIÓN: FI-02-MPP-OA No. DE IDEN- TIFICACIÓN DICE 1 Unidad Administrativa 2 Día / mes / año 3 4 # Fondo / Sección / Subsección / Serie DEBE ANOTARSE Anotar el nombre de la unidad administrativa generadora de la documentación propuesta para baja. Anotar la fecha de elaboración del inventario, formato DD/MM/AA. Anotar los datos de identificación de la serie documental correspondiente. Anotar el número consecutivo de expedientes que conforman el inventario. Nota: Valor Fondo / sec / subsec / serie / subser / núm / año nombre o descripción de expediente (asunto) Anotar el número de expediente, tomado de la portada. Anotar el asunto de que trata el expediente, tomado de la portada. Anotar el tipo de valor documental el expediente, tomado de la portada. 8 Año Anotar el año de generación del expediente. 9 consta de 10 la cantidad de 11 de los años de a 13 Nombre / Firma Anotar el número total de hojas de que consta el inventario. Anotar el número total de expedientes relacionados en el inventario. Anotar el primero y último años considerados en el inventario. Anotar el nombre de los servidores públicos mencionados y firma correspondiente. Las Delegaciones y Subdelegaciones deberán enviar, mediante correo electrónico, los inventarios a la, para revisión. Una vez revisados y aprobados deberán firmarse y enviarse por medio de correo postal certificado, junto con las actas que den fe de la documentación faltante.

87 Página: 1 de 34 Anexo 1 Criterios específicos de organización y conservación documental I n t r o d u c c i ó n Como complemento al Manual de políticas y procedimientos para la organización de archivos propuesto dentro del marco normativo en materia de archivos de la Procuraduría, y en cumplimiento de los numerales tercero y sexto, fracción I de los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero del 2004, la conservación documental se llevará a cabo atendiendo a los criterios que se señalan a continuación. Estos criterios han sido elaborados de manera conjunta por la y cada una de las unidades administrativas que se señalan, con base en necesidades específicas de cada una de ellas en cuanto a conservación documental. Este documento estará sujeto a actualización cada vez que se requiera, a solicitud de las distintas Unidades administrativas. A) Todas las Unidades Administrativas Actas de entrega-recepción. Criterios Específicos De acuerdo con la Guía para la elaboración del acta de entrega-recepción, publicada en el D.O.F. del 13 de octubre de 2005, estas actas deberán elaborarse en cinco tantos, que serán distribuidos como sigue: - Acta y anexos para la unidad administrativa correspondiente y los servidores públicos que entregan y reciben (3 tantos) - Acta sin anexos, para la unidad administrativa inmediata superior y para el órgano interno de control (2 tantos) Para fines de conservación de los expedientes que conformen estas actas, las unidades administrativas correspondientes deberán mantenerlos durante 2 años en su archivo de trámite, transcurridos los cuales deberán ser remitidos al archivo de concentración por 3 años más, para proceder entonces a su baja documental.

88 Página: 2 de 34 La unidad administrativa a la que está adscrita la que corresponde, podrá conservar dichos expedientes por 2 años en su archivo de trámite, no siendo objeto de transferencia posterior al archivo de concentración. B) Subprocuraduría de Servicios Expedientes de quejas, arbitraje y procedimiento por infracciones a la ley, generados hasta Procedimiento conciliatorio: todos los expedientes en que se haya dictado acuerdo de conclusión podrán tenerse como totalmente concluidos. En caso de que en el acuerdo de conclusión del procedimiento conciliatorio se inicie el procedimiento por infracciones a la ley, el expediente no podrá causar baja antes de 10 años. - Procedimiento arbitral: los expedientes de arbitraje causarán baja cuando exista constancia de cumplimiento de laudo o de transacción, o cuando exista constancia de declinación del procedimiento arbitral, y no se hayan enviado al procedimiento por infracciones a la ley. - Procedimiento por infracciones a la ley: antes de 10 años no procederá la baja de estos expedientes; al cumplirse este plazo, podrán darse de baja o bien considerarse como históricos aquellos expedientes que presenten características especiales que así lo ameriten, a juicio de la unidad administrativa generadora. C) Subprocuraduría de Verificación Expedientes con vigencia de un año o menor Los expedientes de calibración, cierre (comisión y acta) y cancelación (acta) permanecerán en el Archivo de trámite por periodo de un año, transcurrido el cual serán dados de baja sin que sea necesaria su transferencia al Archivo de concentración. Expedientes de verificación Los expedientes de verificación serán cerrados al término de las funciones de verificación propiamente dichas; en caso de proceso judicial (infracciones a la ley), el expediente se considerará abierto, siendo clasificado entonces como reservado por 2 años.

89 Página: 3 de 34 Al término de su vigencia o periodo de guarda por el Archivo de trámite, estos expedientes deberán ser transferidos al Archivo de concentración para su custodia, hasta que causen estado o bien por un plazo de conservación de 10 años, lo que suceda primero. D) Subprocuraduría Jurídica Expedientes de la Subprocuraduría Jurídica Los expedientes relativos a los procesos legislativos o normativos de la Procuraduría, por ser considerados parte del desarrollo histórico de la Institución, no perderán valor; por lo tanto, una vez concluido el proceso legislativo o normativo que les corresponda, deberán permanecer 2 años en el Archivo de trámite, 2 más en el Archivo de concentración y proceder como destino final al Archivo histórico. Expedientes de la Dirección General Jurídica Consultiva - Los expedientes correspondientes a quejas ante la Comisión Nacional de los Derechos Humanos en contra de la Procuraduría, no se tendrán por concluidos hasta que cuenten con la copia del oficio de respuesta que dicha Comisión remita al quejoso, comunicándole la terminación de su queja. A partir de ese momento deberán conservarse por 2 años en el Archivo de Trámite, para posteriormente ser transferidos al Archivo de Concentración para custodia por 3 años, procediendo finalmente su baja. - Los expedientes relativos a propiedad intelectual no se considerarán concluidos mientras se encuentre vigente el registro de obra, o bien se renueven los títulos de reserva al uso exclusivo del Título; una vez cerrados permanecerán por 2 años más en el Archivo de trámite, al cabo de los cuales serán transferidos al Archivo histórico. - Los expedientes de contratos, convenios y acuerdos interinstitucionales no se tendrán por concluidos mientras se encuentre vigente alguno de los contratos, convenios o acuerdos que formen parte de los mismos. A su conclusión serán conservados 1 año más por el Archivo de trámite, para su posterior transferencia al Archivo histórico.

90 Página: 4 de 34 E) Coordinación General de Educación y Divulgación Documentos y expedientes audiovisuales En el ámbito de la comunicación, a la documentación videográfica se le define como una actividad y proceso informativo que integra e interrelaciona las etapas de catalogación, clasificación y calificación del material audiovisual así como la acción intelectual llevada a los terrenos de la comunicación, la informática, la archivonomía, la bibliotecología y otras áreas, que permiten el aprovechamiento máximo de las imágenes e información que contienen los archivos y documentos videográficos. En ella se sistematizan y analizan las colecciones audiovisuales. Estas se catalogan como: 1. Acervo de imágenes de archivo. Las imágenes de archivo (o stock) comúnmente denominadas originales de cámara se componen básicamente de aquel material sin editar, grabado en locaciones o estudio de manera directa o bien, obtenido a través de alguna institución o empresa, así como fotos fijas y animaciones. Este es la materia prima para producir y editar programas. Al producto terminado, generalmente se le conoce como MASTER. El proceso de documentación de archivos audiovisuales se constituye por tres aspectos lógicos generales que registran la información de una videocinta: El soporte físico, es decir, el material en sí Los participantes en su concepción y los derechos de autor El contenido o tema que aborda Lo anterior se traduce en: Catalogación Clasificación y Calificación en sus diferentes niveles 2. Catalogación de documentos audiovisuales. Es la fase que constituye el primer paso en el tratamiento intelectual de un documento. Se trata de un procedimiento en el que se registra sistemática y organizada la información básica que identifica al material audiovisual, de acuerdo con una serie de reglas o normas.

91 Página: 5 de 34 Las normas son un conjunto de reglas que permiten que un registro o ficha catalográfica contenga información consistente acerca del material que se documenta. Ejemplo: Normas Internacionales de Descripción Bibliográfica (ISBD) o el Proyecto de Norma Mexicana de Catalogación de Acervos Videográficos. 3. Clasificación de documentos audiovisuales. La clasificación consiste en la ubicación y ordenación de un material por clase, esto de acuerdo a criterios de contenido o de características física. Se debe tomar en cuenta que los procedimientos, criterios y políticas para la clasificación de materiales videográficos suelen ser distintos en cada centro de documentación y/o videoteca. Esto se debe principalmente a las funciones de la institución, así como también a las características físicas, de contenidos y dimensiones de los acervos. Al existir esta variedad en las colecciones de los organismos que conservan y resguardan documentos videográficos, los modos de clasificarlos son un tanto singulares y específicos. En México, los modelos para clasificar este tipo de documentos se caracterizan por metodologías y aplicación de criterios que los hacen funcionales de acuerdo a las necesidades de cada institución que trabaja con ellos. La clasificación depende de la misión de cada acervo, de los servicios que proporciona y de los usuarios. Algunos criterios para la clasificación física del material son: Por formato Por tema Por estatus y formato Por fecha de grabación En el caso de la videoteca del área de acervo y tráfico de la Dirección General de Difusión, los materiales están ordenados de manera cronológica, esto, teniendo como principal finalidad el atender a las necesidades de producción y programación de los materiales. En todas las alternativas se asignará número consecutivo al material; las alternativas pueden variar de acuerdo al acervo 4. Calificación de documentos audiovisuales. Es el proceso mediante el cuál se analiza, en su lenguaje conceptual y audiovisual el contenido de las imágenes de archivo y programas; es decir, la calificación de contenido y la calificación audiovisual.

92 Página: 6 de 34 Desde el año 2001, la colección forma parte del Catálogo Nacional de Programas de Televisión y Producciones en Video, coordinado por la Dirección General de Televisión Educativa, y del cuál forman parte acervos de instituciones como TV UNAM, TV CANAL ONCE, TELEVISIÓN METROPOLITANA CANAL 22, ILCE, ANUIES, SEP, etc. Atendiendo a lo anterior, las áreas que componen un registro catalográfico son: nombre de la videoteca siglas institución clave de videoteca clave de identificación título del programa título de la serie N del programa dentro de la serie N total de programas dentro de la serie mención de responsabilidades institución productora lugar de producción duración formatos disponibles idioma versiones del idioma sistema de grabación color sonido disponibilidad tema sinopsis, y observaciones F) Coordinación General de Administración Expedientes contables La integración de los expedientes contables se ajustará a lo estipulado por las Disposiciones aplicables al archivo contable gubernamental (ver marco normativo).

93 Página: 7 de 34 Deberá atenderse además a lo siguiente: - Los documentos comprobatorios que sirvan de base para demandas y denuncias ante el ministerio público, deberán ser respaldados mediante copia dentro del expediente correspondiente, en tanto se reintegran a éste los originales. - Las pólizas contables deberán ser remitidas al Archivo de trámite dentro de los 3 días hábiles siguientes al de su elaboración, debiendo estar debidamente integradas con documentos originales, foliadas y acompañadas de la documentación comprobatoria. - El préstamo de pólizas por el Archivo de trámite se hará por un plazo máximo de 3 días hábiles, mediante la presentación del vale de préstamo correspondiente debidamente requisitado y únicamente a los servidores públicos autorizados para ese efecto. - La baja de expedientes contables se deberá hacerse en estricto apego a lo dictado por la normatividad vigente emitida por la SHCP, así como por lo estipulado por este Manual en el procedimiento correspondiente. Expedientes de personal La integración de los expedientes de personal deberá hacerse a partir de 8 divisiones (separadores) conforme a lo siguiente; esto tiene como propósito homogenizar este tipo de expedientes en un expediente único ; los documentos considerados deberán integrarse en el orden descrito: 1.- Documentos de ingreso: solicitud de ingreso nombramiento movimiento único de personal resumen curricular (no más de 5 cuartillas) carta de confidencialidad 2.- Documentos personales (copia): acta de nacimiento identificación oficial (credencial del IFE o pasaporte) registro federal de contribuyentes (RFC) clave única de registro de población (CURP)

94 Página: 8 de 34 comprobante de domicilio constancia máxima de estudios. acta de matrimonio (en su caso) actas de nacimiento de los hijos (en su caso) comprobante que acredite la calidad migratoria ( en su caso) 3.- Documentos del servicio público: constancia de no inhabilitación declaración de no laborar en otra dependencia gubernamental contrato o estado de cuenta del SAR copia de inscripción al ISSSTE declaración patrimonial apertura de cuenta bancaria para deposito de pagos hoja única de servicio constancia de percepciones y retenciones (en su caso) 4.- Seguros: seguro de separación individualizado designación de beneficiarios inscripción en el seguro de gastos médicos mayores (en su caso) 5.- Capacitación: comprobantes de cursos becas (en su caso) 6.- Incidencias: aviso de vacaciones licencias medicas justificación de omisiones licencias con y sin goce de sueldo comisiones 7.- Sanciones administrativas actas resoluciones

95 Página: 9 de 34 amonestación por escrito suspensión temporal de labores sin goce de sueldo cese de nombramiento por sanción 8.- Documentos de término de la relación laboral aviso de baja renuncia o cese de nombramiento licencia pre-jubilatoria liquidación o finiquito hoja de servicio

96 Página: 10 de 34 Anexo 2 Guía para el manejo documental dentro del sistema Albalá I n t r o d u c c i ó n Desde principios de 2005 la empresa española denominada baratz, Servicios de Teledocumentación, S.A. ha venido prestando sus servicios a la Procuraduría con el propósito de instalar un sistema de gestión de centros archivísticos denominado Albalá, del cual son propietarios. Este es un sistema automatizado de gestión integral de archivos, que permitirá el manejo adecuado de los distintos archivos de la Procuraduría a partir del Cuadro General de Clasificación Archivística: es decir, a partir de la clasificación basada en fondo, sección y serie documental, facilita la ordenación y consulta documentales en los distintos archivos, así como las transferencias de los archivos de trámite hacia el de concentración, y eventualmente, de éste hacia el archivo histórico. En otras palabras, el usa de Albalá permite el adecuado almacenamiento y consulta de la documentación generada en la Procuraduría; su aplicación está enfocada a normalizar y agilizar los procesos archivísticos, desde su origen de la documentación en cada una de las oficinas que la producen. Entre las facilidades que ofrece este sistema se cuentan: - Normalización: cumple con normas internacionales para la organización y manejo de archivos. - Seguridad: basada en un sistema de usuarios y fondos documentales. - Confiabilidad: capacidad de manejo de altos volúmenes de información. - Escalación: a partir de 2 usuarios simultáneos. - Herramientas: descripción, consulta, identificación, transferencias, impresión de etiquetas, etc. Durante el proceso de instalación de Albalá, integrado al SIIP, fueron capacitados para su utilización los responsables de los archivos de trámite de oficinas centrales (un archivo para cada sección o subsección del cuadro de clasificación archivística y a la fecha está prevista su entrada en operación en la Delegación Sur.

97 Página: 11 de 34 O b j e t i v o Esta guía tiene como propósito facilitar a los usuarios la administración del sistema Albalá, a través de una referencia inmediata a la operaron de sus módulos principales (descripción, búsqueda, consultas y préstamos y gestión documental). Es desde luego, un complemento al Manual de políticas y procedimientos para la organización de archivos, propuesto dentro del marco normativo en materia de archivos de la Procuraduría. No se omite subrayar que el manejo de Albalá está a cargo de los responsables de los Archivos de Trámite, en oficinas centrales, y de los encargados de archivo en Delegaciones y Subdelegaciones. Pasos a realizar en la descripción: MODULO DESCRIPCIÓN Proceso de descripción 1- Sitúese en la Lista de archivos y seleccione el archivo en el que va a describir su acervo haciendo doble clic en el mismo. 2-Cree el fondo o fondos correspondientes a este archivo 3- Seleccione el tipo de documento a describir haciendo doble clic sobre él.

98 Página: 12 de 34 3-Rellene los campos de las ISAD que aparecen en la plantilla de descripción y clic en. 4- Haga clic en la pestaña del área deseada y sitúese con el ratón en el campo o campos que desea rellenar una vez cumplimentada la plantilla Albalá verificará la información introducida, y si es correcta le ofrecerá la siguiente ventana de diálogo 4- Para crear el cuadro de clasificación a partir de este fondo realizamos el siguiente procedimiento: 4.1 Selecciones del menú el módulo descripción. 4.2 Para añadir una unidad en nivel inferior 4.3 Seleccione la unidad a describir

99 Página: 13 de Rellene la plantilla con lo campos detallados en ella y haga clic en 4.5 Para añadir unidades documentales en el mismo nivel 4.6 A continuación seleccione el tipo de documento a describir haciendo doble clic sobre él. 4.7 Rellene los campos recomendados en la plantilla de descripción y 4.8 En caso de querer añadir Múltiples unidades documentales en nivel inferior 4.9 Albalá le pedirá que seleccione el nivel de descripción, para ello haga doble clic en el nivel

100 Página: 14 de 34 Rellene los campos de la plantilla de introducción múltiple y haga Para eliminar o modificar cualquier unidad documental creada, sitúese en la unidad y: Para borrar los datos añadidos, sitúese en la unidad documental a eliminar y:

101 Página: 15 de 34 1-Tipos de búsquedas MODULO BUSQUEDA Cómo buscar y visualizar unidades de descripción Albalá ofrece la posibilidad de realizar diferentes tipos de búsquedas de unidades de descripción: 1. Búsqueda asistida 2. Búsqueda libre 3. Búsqueda avanzada 1-Para realizar una búsqueda asistida tenemos que seguir los siguientes pasos: 1.1 Seleccione el archivo donde desea realizar la búsqueda 1.2 Seleccione el fondo objeto de la búsqueda 1.4 Seleccione el icono 1.5 Seleccione el ámbito de la búsqueda: nivel, fondo, operadores y años intermedios 1.7 Introduzca los términos de búsqueda en los campos requeridos 1.8 Haga Clic en

102 Página: 16 de En la parte izquierda de la pantalla aparecerá el número de unidades que coinciden con este patrón. Seleccione la unidad, para visualizar en la parte derecha de su pantalla los campos de dicha unidad En caso de querer una visualización de acuerdo al formato de las ISAD seleccione:

103 Página: 17 de Búsqueda Libre Para realizar una búsqueda libre tenemos que seguir los siguientes pasos: 2.1 Desde la barra de herramientas acceda a este tipo de búsquedas desde el botón 2.2 Introduzca los términos de búsqueda en el patrón de búsqueda 2.3 Seleccione los operadores* necesarios para unir los términos de búsqueda 2.4 Haga Clic en

104 Página: 18 de En la casilla Búsquedas anteriores de la ficha Búsqueda libre aparecerá el resultado de la búsqueda realizada con la siguiente estructura: Número Búsqueda: Numeración que asigna Albalá a cada una de las búsquedas que vaya realizando. Documentos: Número de unidades de descripción resultantes de la búsqueda que usted haya realizado. Cadena de búsqueda: texto de la búsqueda incluidos los operadores * Operadores Booleanos (y, o, no, xor) posiciónales (campos, frase, adj, cerca) truncamientos (*, )

105 Página: 19 de Búsqueda avanzada Para realizar una búsqueda libre tenemos que seguir los siguientes pasos: 3.1 Desde la barra de herramientas acceda a este tipo de búsquedas desde el botón 3.2 Introduzca el/los término/s de búsqueda que desee localizar en la casilla Patrón de la búsqueda. 3.3 Haga clic en, y marque / desmarque los niveles sobre los que se realizará la consulta: 3.4 Haga clic en y marque / desmarque los archivos sobre los que se realizará la consulta: 3.5 Especifique los campos que aparecerán en el resumen de la búsqueda. Puede seleccionar y marcar con el icono cuantos campos desee.

106 Página: 20 de Seleccione el campo que desee de la lista de campos, haga clic en para añadir el campo de orden tal y como se muestra en la siguiente imagen: 3.7 Haga clic en 3.8 En la casilla Búsquedas anteriores de la ficha Búsqueda libre aparecerá el resultado de la búsqueda realizada con la siguiente estructura: NúmeroBúsqueda: Numeración que asigna Albalá a cada una de las búsquedas que vaya realizando. Documentos: Número de unidades de descripción resultantes de la búsqueda que usted haya realizado. Cadena de búsqueda: texto de la búsqueda incluidos los operadores

107 Página: 21 de 34 MODULO CONSULTAS Y PRÉSTAMOS El procedimiento funcional de este módulo es el siguiente: 1-Para acceder al módulo de Consultas y préstamos, en la barras de menú seleccione consultas y préstamos o desde la barra de herramientas 2-Lo primero que debemos hacer es ir a la Lista de usuarios (base de datos de empleados, usuario de Albala). Haga doble clic en la opción del menú jerárquico y consulte si el usuario que quiere realzar la consulta o préstamo se encuentra en la base de datos, haciendo clic en En caso contrario añada un nuevo usuario, haga clic en y rellene los campos necesarios en la plantilla de fichas. Para realizar modificaciones en las fichas haga clic en y cuando haya terminado. Para eliminar una ficha haga clic en y 3-Para realizar una consulta de documentación siga los pasos siguientes: 3.1 Haga doble clic en la opción 3.2 Localice el usuario del archivo que va a realizar la solicitud de consulta. 3.3 Realice la búsqueda del documento que se quiere consultar 3.4 Añada la solicitud de consulta para visualizar la disponibilidad de la consulta, haga clic en y visualizará la siguiente pantalla:

108 Página: 22 de Haga clic en Aceptar para imprimir la papeleta de pedido y Albalá generará una vale de pedido con todos los datos necesarios para localizar la documentación solicitada. 3.6 Observe que si lo desea es posible realizar una reserva de la documentación, para ello, haga clic en y a continuación seleccione el mes y día objeto de la reserva. 3.7 Haga doble clic en la opción del menú jerárquico. 3.8 Consulte la solicitud realizada anteriormente, haciendo, seleccionando la solicitud y para cualquier modificación haga clic en Realice los cambios que precise: Marque si se ha servido (entregado) la documentación, si se la devuelven. Grabe los cambios. Haga clic en 3.9 Para realizar informes estadísticos relacionados con las solicitudes de consulta. - Indique las fechas de inicio y fin del informe. Por defecto aparecerá la fecha actual. - Marque si el informe debe recoger todas las solicitudes de consulta, o sólo aquellas que se han servido:

109 Página: 23 de Para realizar un préstamo el procedimiento es el siguiente: 4.1 Haga doble clic en la opción del menú jerárquico. 4.2 Localice al usuario del archivo que va a realizar la petición de préstamo 4.3 Seleccione el usuario desde la lista y haga clic en Aceptar. 4.4 Realice la búsqueda del documento que se quiere solicitar, y, una vez visualizado en pantalla Añada la petición de préstamo. 4.5 Haga clic en 4.6 Albala le mostrará la pantalla:

110 Página: 24 de En caso de realizar una reserva de documentación el procedimiento es el indicado en el punto Para realizar la gestión de las peticiones de préstamos seguir los pasos indicados a partir del punto En caso de querer realizar consultas o préstamos masivos siga el siguiente procedimiento: 5.1 Haga clic en 5.2 Localice el usuario que desean solicitar la documentación, seleccionándolo de la lista de resultados y haga clic en 5.3 Identifique el nombre del lote, seleccionar el tipo de generación masiva que desea hacer (Consultas o préstamos) y el modo de búsqueda de las unidades a incluir en el lote de generación masiva. 5.4 Cuando haya completado los datos necesarios, haga clic en 5.5 Realice el procedimiento de búsqueda de nivel físico (cajas, expedientes o documentos) que desea consultar o prestar y del resultado posible, haga doble clic sobre la opción más pertinente del listado de búsquedas

111 Página: 25 de Seleccione la unidad o unidades que desee añadir al lote de consulta haciendo clic en 5.7 Si lo desea, es posible eliminar de la selección una unidad. Para ello, marque la unidad haciendo clic sobre ella y a continuación, haga clic sobre 5.8 Para guardar la selección haga clic en y regrese al módulo para generar la consulta haciendo clic en 6- En caso de querer realizar informes sobre consultas o préstamos seleccione la opción Informes de consultas y préstamos de este módulo.

112 Página: 26 de 34 MODULO Gestión documental (transferencias y expurgos) El procedimiento funcional de este mó0dulo es el siguiente: 1-Para entrar a éste módulo, seleccione su archivo y después: 2-Para realizar transferencias primarias y secundarias seguiremos las siguientes etapas: El paso de documentos de un archivo a otro se produce en función de la vigencia administrativa de los mismos que varía según los centros 2.1 Las transferencias pueden ser de 2 tipos: Salidas: Cuando enviamos documentación a otro archivo. Entradas: Cuando recibimos documentación de otro archivo. 2.2 Para añadir una salida por transferencia primaria y secundaria 2.2.1

113 Página: 27 de y escriba el nombre de la salida por transferencia y seleccione el archivo receptor (archivo de concentración o histórico): Realice la búsqueda de las cajas, expedientes o documentos que desea transferir y una vez localizadas, genere el cuadro de clasificación correspondiente, haciendo clic en Premarque las unidades que desee transferir, (caja, expediente y documento) haciendo clic sobre cada una de ellas y después sobre el botón correspondiente al tipo de premarca que desea realizar, y cuando haya terminado haga clic en

114 Página: 28 de 34 Para marcar unidades aleatorias del mismo nivel y descendientes Para marca unidades correlativas del mismo nivel y descendientes Para imprimir el reporte de transferencia primaria o secundaria de salida, desde la lista de salidas por transferencia, seleccione la que desee y El sistema le mostrará el siguiente mensaje: Para modificar los elementos (cajas, expedientes o documentos) seleccionados en una salida por transferencia En este momento aparecerá el cuadro de clasificación de la transferencia: Seleccione el documento marcado que desea modificar y entonces Para cambiar el nombre o el archivo receptor a una salida por transferencia

115 Página: 29 de Para eliminar una salida por transferencia Para cerrar una salida por transferencia El sistema le pedirá confirmación:

116 Página: 30 de Para cancelar una orden de salida por transferencia El sistema le pedirá confirmación: 2.3 Para hacer una transferencia de entrada en el archivo receptor (archivo de concentración o histórico) debe realizar el siguiente procedimiento: (En caso de instituciones con archivo de trámite y concentración, la salida de documentación por transferencia primaria debe realizarse un día antes) y realice una búsqueda libre para seleccionar el destino de la recepción Una vez localizado genere el cuadro de la Unidad de descripción seleccionada y haga en nuevamente. En este momento, la ventana activa pasará a tener 3 columnas: - -A la derecha aparecerá el cuadro de clasificación de los documentos que nos han transferido - -A la izquierda el cuadro de clasificación de los documentos seleccionados de nuestro archivo - -En la columna central se irán reflejando los vínculos que vayamos estableciendo entre ambos.

117 Página: 31 de Para vincular la documentación de la transferencia de entrada a nuestra base de datos seleccione en el cuadro de la derecha la/s unidad/es de descripción que desea vincular, y después arrástrelas con el ratón hasta la unidad de descripción correspondiente del cuadro de clasificación de los documentos seleccionados de su archivo (situado en la columna izquierda de la pantalla) Puede vincular todos los elementos de una vez, seleccionando el de nivel superior (Albalá desplazará todos los niveles inferiores), o bien por partes. Puede utilizar las teclas Mayúsculas y ctrl. para realizar selecciones múltiples Cuando haya terminado de vincular los documentos recibidos con los de su archivo haga clic en. En cualquier momento podrá cancelar la vinculación de unidades de descripción, para ello haga clic en Albalá le pedirá confirmación Para cambiar el nombre de una transferencia de entrada En este momento puede cambiar el nombre de la transferencia de entrada:

118 Página: 32 de Para modificar los elementos ya vinculados de una transferencia de entrada Seleccione de la columna central los vínculos que desea modificar, y arrástrelos con el ratón a la columna derecha Para cerrar una transferencia de entrada Para cancelar una transferencia de entrada Para cancelar la orden de entrada: Para imprimir un listado de los documentos recibidos 3 Expurgos Operación de eliminación responsable de documentación. 3.1 Para poder añadir un expurgo

119 Página: 33 de En este momento debe poner nombre al expurgo. 3.5 Realice la búsqueda de los documentos, y desde la visualización de alguno de ellos, genere el cuadro de clasificación correspondiente haciendo clic en 3.6 Premarque las unidades que desee de los niveles (caja, expediente o documento) haciendo clic sobre la unidad documental y después sobre el botón correspondiente al tipo de premarca que desea realizar y haga clic en el botón 3.7 Para generar la orden de expurgo, seleccione el expurgo que desea cerrar y 3.8 El sistema le pedirá confirmación 3.9 Para imprimir un listado de los documentos que desea expurgar

120 Página: 34 de Para modificar los elementos seleccionados en un expurgo. Seleccione con el ratón la U.D. que desea modificar y 3.11 Para cambiar el nombre a un expurgo 3.12 Para eliminar un expurgo. Cambie el nombre del expurgo. En este momento el sistema le pedirá confirmación