RESERVADO ARMADA DEL ECUADOR DIRECCIÓN GENERAL DE LA MARINA MERCANTE Y DE LITORAL

Transcripción

1 ARMADA DEL ECUADOR DIRECCIÓN GENERAL DE LA MARINA MERCANTE Y DE LITORAL MANUAL DE USUARIO Emisión de Documentos de Naves Capitanías Centro de Tecnologías de la Información Noviembre del 2007

2 FIRMAS DE APROBACIÓN Responsabilidad Nombre Fecha Firma Jefe Departamento de Proyectos Ingeniero de Proyectos Informáticos TNNV-SU Javier Egüez E. Ing. Camilo Robayo 20/11/2007 Copia Nº 1 Página 2 de 21

3 LISTA DE DISTRIBUCIÓN EXTERNA Reparto Ejemplar Responsable Firma Fecha Comentarios LISTA DE DISTRIBUCIÓN INTERNA Área Ejemplar Responsable Firma Fecha Comentarios Copia Nº 1 Página 3 de 21

4 REGISTRO DE CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Sección Pág. Descripción del cambio Autor /02/2008 Nueva Versión CROBAYO Copia Nº 1 Página 4 de 21

5 INTRODUCCIÓN DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA APLICACIÓN PROPÓSITO DE LA APLICACIÓN DATOS GENERALES DE LA APLICACIÓN INSTRUCCIONES DE OPERACIÓN OPERACIÓN DE LA APLICACIÓN INGRESO AL SISTEMA INGRESAR AL SISTEMA DESDE INTRANET INGRESAR AL SISTEMA DESDE INTERNET REGISTRO DE LA SOLICITUD EMISIÓN DE DOCUMENTOS ESTADOS DE LAS SOLICITUDES CONSULTA DE LAS SOLICITUDES EMISIÓN DEL CERTIFICADO DE ARQUEO, AVALÚO Y CLASIFICACIÓN EMISIÓN DE LA MATRÍCULA DE LA NAVE EMISIÓN DEL REGISTRO DE INSPECCIÓN DE SEGURIDAD EMISIÓN DEL PERMISO DE TRÁFICO CAMBIO DE CLAVE CIERRE DE SESIÓN DEL SISTEMA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS CON EL MODULO Copia Nº 1 Página 5 de 21

6 INTRODUCCIÓN El presente manual de usuario de Emisión de Documentos de Naves fue elaborado por el Centro de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones, el cual representa una guía para los usuarios de esta aplicación del Sistema Integrado de Gestión Marítima y Portuaria (SIGMAP), involucrados en el proceso de la emisión de documentos. El SIGMAP como sistema GERENCIAL de información marítima y portuaria que interactúa con un conjunto de aplicaciones informáticas y permite desplegar gráficamente la información contenida en la Base de Datos de la DIGMER con el fin de obtener una visión dinámica del panorama de superficie, información para control de puertos, concesiones marítimas, reportes estadísticos y emisión de los diferentes documentos que requieren las embarcaciones. La aplicación Documentos de Naves, automatiza el proceso de recaudación y generación de los siguientes certificados de las naves. - Certificado de Arqueo, Avalúo y Clasificación - Matrícula de la Nave - Registro de Inspección de Seguridad - Permisos de tráfico El objetivo es orientar al personal que trabaja en Capitanía en los departamentos de Naves. 1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA APLICACIÓN La aplicación consiste de dos módulos que son Recaudación y Emisión: Recaudación.- este módulo permite manejar el proceso de facturación de servicios y registro de solicitudes. Emisión.- este módulo permite procesar las solicitudes 1.1 PROPÓSITO DE LA APLICACIÓN La aplicación tiene como propósito la automatización del proceso de emisión de documentos desde el cobro hasta la impresión y posterior entrega a los usuarios. 1.2 DATOS GENERALES DE LA APLICACIÓN Al ser una aplicación de dos módulos los actores que tienen que intervenir tienen roles específicos en el proceso: Cliente.- Persona que solicita un servicio a la DIGMER Recaudador.- Persona que registra la solicitud y factura el servicio prestado Operador.- Persona que prepara la información para la emisión del documento y emite el documento. El recaudador, operador y supervisor interactúan con el SIGMAP para llevar a cabo el proceso de la emisión de un documento. Copia Nº 1 Página 6 de 21

7 Cada usuario es responsable del buen o mal uso del sistema, y de divulgar o no a terceros su contraseña, considerando la reserva que debe mantener en el manejo de la información del sistema. 2. INSTRUCCIONES DE OPERACIÓN La información que se presente en este capítulo incluye las instrucciones de operación del modulo, la que será suministrada exclusivamente por las personas que han desarrollado el proyecto a los usuarios que tengan permiso para utilizar el modulo. 2.1 OPERACIÓN DE LA APLICACIÓN INGRESO AL SISTEMA Para el correcto uso del sistema SIGMAP, el computador debe tener instalado el Internet Explorer en su versión INGRESAR AL SISTEMA DESDE INTRANET Abrir el Internet Explorer e ingresar a la siguiente dirección de intranet en la barra de direcciones: Hacer clic en el enlace que aparece en la página inicial Aplicación SIGMAP 1024*768. Dar clic Figura 1.- Acceso a SIGMAP Una vez realizado este paso le aparecerá la página de ingreso, registre los datos de usuario y clave personal previamente asignada por CETEIN. Copia Nº 1 Página 7 de 21

8 Figura 2.- Ingreso al Sistema SIGMAP INGRESAR AL SISTEMA DESDE INTERNET Puede ingresar al sistema desde el Internet, para ello utilice la dirección en el Internet Explorer: en la parte lado derecho Acceso Intranet campo SIGMAP. Figura 3.- Ingreso al Sistema SIGMAP desde Intranet Para acceder al sitio seguro de Internet (HTTPS), aparecerá en su pantalla un cuadro de diálogo con la descripción de un certificado de seguridad, presione la opción de Aceptar. Una vez aceptado el certificado, aparecerá el enlace de acceso a la aplicación. Al hacer clic en el enlace, se abrirá en otra ventana la pantalla con dos cajas de texto para digitar su usuario y clave personales. Los usuarios y claves serán proporcionados por CETEIN. Copia Nº 1 Página 8 de 21

9 2.1.4 REGISTRO DE LA SOLICITUD El Registro de la Solicitud por parte de los recaudadores del departamento de Atención a Usuarios esta aplicación se la trata con más detalle en el manual: MAN-TIC EMISIÓN DE DOCUMENTOS Para emitir la documentación de naves el personal que trabaja en el Dpto. de Naves ingresara al grupo Emisión de Documentos, menú Documentos Naves, tal como lo muestra la figura 4. Figura 4.- Consulta de Solicitudes de Documentos de Naves ESTADOS DE LAS SOLICITUDES Las solicitudes se manejarán por los siguientes estados: Criterios de Búsqueda NUEVA SOLICITUD Son todas aquellas solicitudes que se han registrado en Atención a Usuarios y no se les ha dado trámite. Si el usuario del Dpto. de Naves ingresa a verificar la solicitud ésta pasa automáticamente a EJECUCION. Copia Nº 1 Página 9 de 21

10 EJECUCION NOTIFICACION Significa que la solicitud fue visitada por el emisor de documentos pero el documento no ha sido emitido Estado especial que permite reconocer las solicitudes que por algún motivo no pueden continuar su trámite normal, Para esto el emisor del documento debe registrar el motivo por el cual no se puede seguir con el trámite, en el campo Notificación de la ventana de resumen de solicitud y cambiar su estado a NOTIFICACION y grabar el estado de la solicitud. EMITIDA Cuando se emite el documento por el SIGMAP automáticamente la solicitud cambia su estado a EMITIDA, y se registra la fecha en la cual se realizo la emisión de las solicitud. ENTREGADA (FINALIZADA) Este es el estado final en el cual toda solicitud debe aparecer después de que se le dio trámite, este estado lo debe de registrar el personal de Atención a Usuarios, en el momento en que se entrega el documento emitido al usuario CONSULTA DE LAS SOLICITUDES Esta aplicación le permite consultar las solicitudes que ingresaron por el Dpto. Atención a Usuarios. Los criterios de búsquedas de esta ventana son: Criterios de Búsqueda Nombre Permite buscar una nave por su nombre completo o utilizando algún patrón de búsqueda. Matrícula Permite buscar una nave utilizando el número de matrícula registrado. Número de Factura Servicios Permite buscar una solicitud por el número de factura con que fue registrada. Permite buscar filtrando por el servicio el cual fue registrado en la solicitud. En el caso de Documentos de Capitanías hay dos servicios: Documentos de Naves Menores Matrícula de Naves Mayores Documento a emitir Dependiendo del servicio los documentos que se emiten son uno o varios. Documentos de Naves Menores Arqueo, Avalúo y Clasificación Inspección de Seguridad Copia Nº 1 Página 10 de 21

11 Matrícula Permiso de Tráfico Matrícula de Naves Mayores Matrícula Estado de Solicitud Fecha de Inicio Fecha de Termino Permite filtrar la búsqueda por los estados de la solicitud. Permite buscar las solicitudes que fueron registradas con una fecha mayor o igual Permite buscar las solicitudes que fueron registradas con una fecha menor o igual Una vez seleccionados los criterios de búsqueda por el usuario y presionado el botón Consultar, como se aprecia en la figura 5 se obtiene los siguientes resultados. Figura 5.- Resultado de la Consulta de Solicitudes de Documentos de Naves Las columnas de la tabla de resultados se explican a continuación: Nave: representa el nombre de la nave Matrícula: representa el número de matrícula Servicio Facturado: Muestra el nombre del Servicio que se registró con la solicitud. Documento a Emitir: es el nombre del Certificado que se genera al procesar esta solicitud. Copia Nº 1 Página 11 de 21

12 Factura: representa el número de factura Fecha Solicitud: es la fecha en la cual la solicitud fue registrada en Atención a Usuarios. Estado de Solicitud: Muestra el estado actual de la solicitud. Figura 6.- Estados de la Solicitud Por defecto las fechas de búsqueda de solicitudes serán desde el primer día del mes hasta la fecha de hoy, al presionar consultar aparecerá un listado con las embarcaciones que se les ha facturado un servicio, el resultado tiene la siguiente información: nombre de la nave, matrícula, servicio facturado, documento requerido, número de la factura, fecha de la solicitud y estado en que se encuentra. Existen dos formas de seleccionar la embarcación dando clic en el nombre de la nave, o presionar el botón ubicado en la parte inferior de la ventana Procesar solicitud para ver toda la información de la embarcación. Copia Nº 1 Página 12 de 21

13 Figura 13.- Resultado de Consultar Solicitudes A continuación se le abrirá una nueva ventana con la información registrada en la solicitud. - Información de la nave: Contiene datos del nombre, matrícula, tipo y datos técnicos como eslora, manga, puntal, tonelaje bruto, tonelaje neto, capacidad de pasajeros y capacidad de tripulantes. - Información de los documentos y certificados: Contiene todos los registros de los certificados con los que cuenta la embarcación, el nombre del documento, país de emisión, fecha de emisión, fecha de caducidad y estado del documento. - Información de la solicitud: Esta ventana es la más importante porque le permite ver el proceso en el que se encuentra el trámite solicitado que ha solicitado el usuario, cuenta con los siguientes ítems: número, fecha de la solicitud, nombre de la nave, solicitante, servicio facturado, tramitador, estado de la solicitud, número de la factura, documento emitido, observación y notificación. Copia Nº 1 Página 13 de 21

14 Figura 14.- Resumen de la Solicitud Las solicitudes deben de manejarse por estados y el departamento de Atención a Usuarios tiene la responsabilidad de registrar la entrega de la solicitud al usuario. Adicionalmente, Si el documento emitido es puesto en estado de notificación deberá escribirse en el campo vacio que dice Notificación indicando las razones de que se envié esa solicitud a ese estado. Grabar estado solicitud.- Este campo lo puede encontrar en la parte inferior de la pantalla en el lado izquierdo y le permite guardar los últimos cambios que usted ha realizado en el sistema. Figura 15.- Botones de la Solicitud Al guardar los cambios de la solicitud saldrá una ventana que le indica que la operación fue exitosa acepte y pase al siguiente punto. Figura 16.- Mensaje de resultado exitoso Copia Nº 1 Página 14 de 21

15 En el caso de que el documento esté creado en el sistema se le notificará que el documento ya existe y se encuentra registrado en el sistema, pero le advierte que si desea inactivar el existente deberá presionar generar para emitir uno nuevo. Si el documento está en estado NOTIFICACION. Se debe imprimir el reporte de notificación en el sistema y entregarlo al usuario. Cuando el documento ya ha sido emitido la solicitud se mostrará en estado EMITIDA y mostrará la información del Documento que se emitió como lo muestra la figura 17. Figura 17.- Ventana de Consulta de Información de la Nave Información de la Nave.- Permite visualizar en el sistema los registros de la información de la embarcación, como origen, registro, propietarios, certificados, entre otros datos. Solo de clic en la pestaña Información de la Nave. Copia Nº 1 Página 15 de 21

16 Figura 18.- Ventana de Consulta de Información de la Nave EMISIÓN DEL CERTIFICADO DE ARQUEO, AVALÚO Y CLASIFICACIÓN Para emitir el Certificado Único de Arqueo, Avalúo y Clasificación, se tiene que hacer clic sobre el nombre de la nave o presionar el botón Procesar Solicitud, de la consulta de Solicitudes, como lo muestra la figura 19. Figura 19.- Procesar una Solicitud A continuación, se muestra la ventana de resumen de la solicitud donde se encuentra el estado de la solicitud y la información de emisión del documento y presionamos el botón Emitir Certificado, como lo muestra la figura 17. Copia Nº 1 Página 16 de 21

17 Para emitir el certificado hay que verificar la información que se muestra en la ventana de la figura 20, y presionar el botón Actualizar Datos para corregir inconsistencias en la información técnica si las hubiera. Además, hay que verificar la información de los motores y los propietarios para asegurarse que estén correctas. Figura 19.- Procesar una Solicitud Para emitir el certificado hay que presionar el botón Generar para generar un nuevo certificado y posteriormente presionar Imprimir. No olvidar registrar el número de formato con que se va a imprimir el Documento. Copia Nº 1 Página 17 de 21

18 2.1.7 EMISIÓN DE LA MATRÍCULA DE LA NAVE Para emitir la Matrícula de la Nave, se tiene que hacer clic sobre el nombre de la nave o presionar el botón Procesar Solicitud, de la consulta de Solicitudes, como lo muestra la figura 19. Tiene que tomar en cuenta que las naves mayores y menores tienen el mismo formato y manera de emisión A continuación, se muestra la ventana de resumen de la solicitud donde se encuentra el estado de la solicitud y la información de emisión del documento y presionamos el botón Emitir Certificado, como lo muestra la figura 17. Para emitir el certificado hay que presionar el botón Generar para generar un nuevo certificado y posteriormente presionar Imprimir. No olvidar registrar el número de formato con que se va a imprimir el Documento. Como lo muestra la figura 20. Figura 20.- Generación de una Matrícula EMISIÓN DEL REGISTRO DE INSPECCIÓN DE SEGURIDAD Para emitir Registro de Inspección de Seguridad de la Nave, se tiene que hacer clic sobre el nombre de la nave o presionar el botón Procesar Solicitud, de la consulta de Solicitudes, como lo muestra la figura 19. Tiene que tomar en cuenta que este documento sólo se emite para las naves menores y el requisito para la emisión de este documento es que tenga vigente el Certificado de Arqueo, Avalúo y Clasificación. Copia Nº 1 Página 18 de 21

19 A continuación, se muestra la ventana de resumen de la solicitud donde se encuentra el estado de la solicitud y la información de emisión del documento y presionamos el botón Emitir Certificado, como lo muestra la figura 17. El proceso de emisión consiste en 3 pasos: Asignación del Inspector, Ingreso de los Datos de la Inspección y Generación del documento. 1. Asignación del Inspector.- al jefe del departamento de naves le aparecerá una lista de inspectores, primera escoja el inspector presionando el botón Escoger y luego asígnelo a la inspección presionando el botón Asignar. 2. Ingreso de Datos de la Inspección.- El Inspector tiene una opción llamada Mis Inspecciones aquí se muestran las inspecciones asignadas a este inspector. Adicionalmente a lo que se ingresa en la inspección tiene que ingresar el lugar de la inspección, la fecha y las novedades de la inspección, luego se presiona el botón Actualizar Datos y luego Enviar, 3. Generación del Documento.- el jefe del departamento de naves se le actualizará su ventana de emisión y le aparecerán los datos ingresados en la inspección y Para emitir el certificado hay que presionar el botón Generar para generar un nuevo certificado y posteriormente presionar Imprimir. No olvidar registrar el número de formato con que se va a imprimir el Documento. Como lo muestra la figura 21. Figura 21.- Generar el Registro de Inspección de Seguridad Copia Nº 1 Página 19 de 21

20 2.1.9 EMISIÓN DEL PERMISO DE TRÁFICO Para emitir la Permiso de Tráfico, se tiene que hacer clic sobre el nombre de la nave o presionar el botón Procesar Solicitud, de la consulta de Solicitudes, como lo muestra la figura 19. Tiene que tomar en cuenta que las naves mayores y menores tienen el mismo formato y manera de emisión A continuación, se muestra la ventana de resumen de la solicitud donde se encuentra el estado de la solicitud y la información de emisión del documento y presionamos el botón Emitir Certificado, como lo muestra la figura 17. los requisito para la emisión de este documento es que tenga vigente el Certificado de Arqueo, Avalúo y Clasificación, la Matrícula y el Registro de Inspección de Seguridad. Adicionalmente a lo que se ingresa los datos de la ruta autorizada y el uso y se presiona Actualizar Datos. Para emitir el certificado hay que presionar el botón Generar para generar un nuevo certificado y posteriormente presionar Imprimir. No olvidar registrar el número de formato con que se va a imprimir el Documento. Como lo muestra la figura 22. Figura 22.- Generar el Permiso de Tráfico Copia Nº 1 Página 20 de 21

21 CAMBIO DE CLAVE Una vez que el personal calificado para manejar la aplicación de control de combustible ha recibido su nombre de usuario y contraseña por el departamento de CETEIN de la DIGMER podrá realizar un cambio en la clave de acceso personal. Para lo cual deberá dar clic en Cambio de clave aparecerá la siguiente ventana con las instrucciones de cómo deberá realizar su cambio de clave. Nota: en la ventana de bienvenida favor seguir las recomendaciones para el buen uso de la aplicación de este sistema CIERRE DE SESIÓN DEL SISTEMA Cuando haya terminado de trabajar en el sistema y quiera cerrar su sesión de clic en la pestaña cierre sesión de la parte izquierda, aparecerá un cuadro de diálogo que le pregunta si está seguro de terminar su sesión en SIGMAP, de clic en aceptar y habrá cerrado su sesión de forma segura. 2.2 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS CON EL MODULO Cualquier inquietud con respecto a al módulo por favor comuníquese con el CETEIN DIGMER o al correo electrónico cetein@digmer.org o al teléfono (04) ext Copia Nº 1 Página 21 de 21