RESERVADO ARMADA DEL ECUADOR DIRECCIÓN GENERAL DE LA MARINA MERCANTE Y DE LITORAL

Transcripción

1 ARMADA DEL ECUADOR DIRECCIÓN GENERAL DE LA MARINA MERCANTE Y DE LITORAL MANUAL DE USUARIO Proceso de Centro de Tecnologías de la Información Febrero del 2007

2 FIRMAS DE APROBACIÓN Responsabilidad Nombre Fecha Firma Jefe Departamento de Proyectos TNNV-SU Javier Egüez E. Desarrollador Ing. Fernando Peñafiel 08/02/2007 Copia Nº 14 Página 2 de 48

3 LISTA DE DISTRIBUCIÓN EXTERNA Reparto Ejemp Responsable Firma Fecha Comentarios LISTA DE DISTRIBUCIÓN INTERNA Área Ejemp Responsable Firma Fecha Comentarios Copia Nº 14 Página 3 de 48

4 REGISTRO DE CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Sección Pág Descripción del cambio Autor Copia Nº 14 Página 4 de 48

5 INTRODUCCIÓN DESCRIPCIÓN GENERAL DEL MÓDULO PROPÓSITO DEL MÓDULO DATOS GENERALES DEL SISTEMA REPRESENTACIÓN DEL MÓDULO INSTRUCCIONES DE OPERACIÓN OPERACIÓN DEL MODULO INGRESO AL SISTEMA INGRESAR AL SISTEMA DESDE INTRANET INGRESAR AL SISTEMA DESDE INTERNET CONSULTA DE PERSONAL MERCANTE CRITERIOS DE BÚSQUEDA REGISTRO DE LA CONSULTA INGRESO DE PERSONAL MERCANTE DE ABORDO INGRESO Y REGISTRO DE DATOS DE INFORMACIÓN CAMPOS PERSONAL A BORDO CAMPOS PERSONAL TIERRA PERSONAL MERCANTE REGISTRADO INFORMACIÓN PERSONAL ESPECIALIDADES DIGMER CURSOS OMI CURSOS DE FORMACIÓN EVALUACIONES CONSULTA SANCIONES PERMISOS DOCUMENTOS DE DOTACIÓN MÍNIMA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS CON EL MÓDULO Copia Nº 14 Página 5 de 48

6 INTRODUCCIÓN El presente manual de usuario de la aplicación de es un documento creado por el Centro de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones que permitirá guiar a los usuarios de la aplicación del Sistema Integrado de Gestión Marítima y Portuaria, en especial a los usuarios encargados del procesamiento de datos para realizar el registro y control de las personas que desempeñan en trabajos relacionados al ámbito marino comercial en el Ecuador. El SIGMAP es un sistema GERENCIAL de información marítima y portuaria que interactúa con un conjunto de aplicaciones informáticas y permite desplegar gráficamente la información contenida en la Base de Datos de la DIGMER a fin de obtener el panorama de superficie, información para control de naves, puertos y personal, concesiones marítimas, reportes y estadísticas. El sistema gerencial SIGMAP, está compuesto de aplicaciones entre las que se encuentra, que será una herramienta de apoyo que obtener los reportes de arribo y puerto en que están las naves. Además permite tener en el sistema información y registro de los eventos de las naves y la documentación que esta tiene. es una aplicación informática que se compone de: - Registro de Datos de (a Bordo y de Tierra) - Registro de Especialidades del personal mercante - Emisión de Libretines, Títulos, Refrendos y Certificados de Competencia - Registro de cursos de formación de EPESPO/ESPOL - Emisión de Credencial Marítima Nuestro objetivo es orientar al personal que trabajará con esta aplicación para que puedan realizar de forma efectiva las actividades y tareas de administración de la información remitida por el mismo personal mercante, ESMENA, EPESPO y ESPOL de una manera responsable y apegada a los procesos lo que permitirá continuar desarrollando aplicaciones que brinden soluciones con rapidez y eficiencia al usuario. Esperamos que este documento sea una guía de apoyo para realizar en forma correcta la operación de la aplicación informática que tenga a su cargo. Copia Nº 14 Página 6 de 48

7 1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL MÓDULO Automatiza el registro y emisión de documentos del personal mercante así como implementa la capacidad de poder visualizar a nivel nacional dicha información. 1.1 PROPÓSITO DEL MÓDULO Automatizac los procesos referentes al así como la consulta del estado de las personas que trabajan en el ámbito marítimo mercante a nivel nacional. 1.2 DATOS GENERALES DEL SISTEMA Para el correcto funcionamiento del sistema de debe existir el debido conocimiento de las leyes, reglamentos y resoluciones que rigen al personal mercante en el Ecuador así como la debida sincronización entre los procesos para que los datos que cada uno de ellos proporcionan sean confiables y así poder finalmente brindar una atención eficiente para el procesamiento de los trámites. Dentro del sistema de están involucrados 6 actores. - ESMENA: Es la entidad que organiza, ejecuta y registra los cursos tanto de entrenamiento como de formación del personal mercante. La mayor cantidad de datos referentes a los cursos realizados de las personas son proporcionados por este actor. - EPESPO: Entidad avalada por la ESMENA para dictar todos los cursos de formación exclusivamente para la rama pesquera en el área costera de la provincia de Manabí. Copia Nº 14 Página 7 de 48

8 - ESPOL: Entidad avalada por la ESMENA para dictar todos los cursos de formación exclusivamente para la rama pesquera en el área costera de la provincia de Guayas. - Dpto. (DIGMER): Se encarga de registrar correctamente los datos del personal nacional e internacional, emite las matrículas para el personal de alto bordo (títulos inglés español, certificados de competencia español-inglés y libretines), registrar los títulos de los cursos de formación de ESMENA, EPESPO y ESPOL, emitir certificados de competencia en español de cursos OMI, y emitir los permisos provisionales. - Dpto. (REPSUB): Se encarga de registrar correctamente los datos del personal nacional, emitir los certificados de competencia en español de cursos OMI (excepto para las jerarquías mayores tales como patrones y capitanes), y emitir los permisos provisionales. Cada Funcionario o Tripulante que trabaje en el Dpto. de recibe acceso al SIGMAP mediante un usuario y contraseña. Así, a cada usuario se le asigna un usuario de SIGMAP. Este usuario será el encargado de registrar y generar los certificados correspondientes a los diferentes trámites que un usuario puede solicitar. Cada usuario es responsable del buen o mal uso del sistema, y de divulgar o no a terceros su contraseña, considerando la reserva que debe mantener en el manejo de la Gestión de los Datos del. Por el otro lado, los departamentos de personal mercante de cada capitanía se encargan de publicar las resoluciones para información de los usuarios y registrar correctamente la información que les compete (datos, especialidades menores, certificados de competencia nacionales, permisos y sanciones). Copia Nº 14 Página 8 de 48

9 Importante Para efectos de este manual, utilizaremos de forma indistinta, de aquí en adelante los conceptos: - La palabra personal mercante se refiere tanto al personal que trabaja a bordo como al de tierra. - Las palabras lista, combo, o lista desplegable se refiere al objeto html conocido como combo list el cual posee diversos valores que pueden ser seleccionados. 1.3 REPRESENTACIÓN DEL MÓDULO El gráfico que a continuación se muestra explica todo el proceso que debe seguir la operación de este módulo. Copia Nº 14 Página 9 de 48

10 2. INSTRUCCIONES DE OPERACIÓN La información que se presente en este capítulo incluye las instrucciones de operación del modulo, la que será suministrada exclusivamente por las personas que han desarrollado el proyecto a los usuarios que tengan permiso para utilizar el módulo. 2.1 OPERACIÓN DEL MODULO La operación del modulo se describe a continuación: INGRESO AL SISTEMA Para tener acceso al sistema, la computadora debe tener instalado el Internet Explorer 6.0 Copia Nº 14 Página 10 de 48

11 2.1.2 INGRESAR AL SISTEMA DESDE INTRANET Abrir el Internet Explorer e ingresar a la siguiente dirección de intranet en la barra de direcciones: a) Hacer clic en el enlace que aparece en la página inicial. b) En la página de ingreso, Registre los datos de usuario y clave personal previamente asignada INGRESAR AL SISTEMA DESDE INTERNET Puede ingresar al sistema desde el Internet, para ello utilice la dirección en el Internet Explorer: en la parte lado derecho Acceso Intranet campo SIGMAP. Copia Nº 14 Página 11 de 48

12 Para acceder al sitio seguro de Internet (HTTPS), aparecerá en su pantalla un cuadro de diálogo con la descripción de un certificado de seguridad, presione la opción de Aceptar. Una vez aceptado el certificado, aparecerá el enlace de acceso a la aplicación. Al hacer clic en el enlace, se abrirá en otra ventana la pantalla con dos cajas de texto para digitar su usuario y clave personales. Los usuarios y claves serán proporcionados por CETEIN. 3. CONSULTA DE PERSONAL MERCANTE Para realizar la consulta, en el menú izquierdo, escoger la opción Personal Marítimo se desplegará un submenú con otras opciones, seleccione la opción de Registro de Personal mercante este le permite buscar los datos en el sistema. Copia Nº 14 Página 12 de 48

13 3.1.1 CRITERIOS DE BÚSQUEDA Una vez que se ha seleccionado la opción REGISTRO DE PERSONAL MERCANTE, aparecerá la ventana principal para la consulta de personal, asomando en primera instancia los Criterios de Búsqueda, estos permiten realizar una consulta ya sea por Matrícula, Identificación y Nombres completos; y en la parte inferior aparecerá un registro de la consulta con la información de acuerdo al criterio de búsqueda elegido. Los criterios de búsqueda son: Criterios de Búsqueda Nombre Permite consultar a la persona en el registro de datos del sistema mediante sus nombres completos, para usar este criterio se debe empezar por los apellidos (1er apellido seguido por el 2do apellido seguido por los nombres), no es necesarios poner todo el nombre de la persona, ni siquiera los apellidos completos, por ejemplo para buscar a Tenempaguay del Rosario Jorge Javier basta con digitar en el criterio Tenem y así asomarán todas las personas cuyo primer apellido empiecen con esa palabra, entre ellos la persona antes mencionada. Copia Nº 14 Página 13 de 48

14 Identificación Matrícula *: Como un punto a considerar está el hecho que algunas personas a veces no asoman cuando se los empieza a consultar por loas apellidos pero si asoman cuando se consulta empezando por los nombres, para esos casos habrá que seleccionarlo y proceder a modificarle los datos para hacer el intercambio entre los nombres y apellidos. Es el dato que indica la cadena de caracteres que representa la identificación de la persona que se desea consultar. Dicha identificación puede ser el número de la cédula de identificación, de ciudadanía o de pasaporte (este ultimo principalmente para personal extranjero). Permite buscar una persona utilizando el número de Matrícula registrado. Este numero de matrícula registrado será considerado el número de matrícula actual, para el caso de aquellos que se hayan obtenido la nueva matrícula mercante, este será igual al número de cédula, para aquellos que no hayan obtenido el nuevo carnet su número de matricula será el anterior que hubiesen obtenido. A continuación proceda a ingresar el criterio y realice un clic en el campo Consultar que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana. 3.2 REGISTRO DE LA CONSULTA Una vez ya realizada la consulta, empezará la búsqueda del personal mercante que coincida con los criterios, aparecerá la información que solicitó el usuario: apellidos, nombres, identificación, matrícula, tráfico, especialidad y estado. Copia Nº 14 Página 14 de 48

15 Si la persona se encuentra dentro de los registros del personal, aparecerá en la lista de la parte inferior y entonces se puede proceder a editar la información para ingresar nuevos datos o corregir los que están en la base de datos, este paso lo realiza a través del campo Editar que se encuentra en la parte inferior de la ventana. 3.3 INGRESO DE PERSONAL MERCANTE DE ABORDO Nota: El ingreso se realizará solamente a los usuarios que no se encuentran registrados en la Base de Datos del sistema. En caso de que la persona no se encuentre en la lista se debe proceder a ingresarla en la base de datos para esto se pueden dar dos casos: que se desee ingresar a un personal de a bordo o a uno de tierra. Dependiendo cual sea el caso, se debe presionar uno de los siguientes botones que dicen: Nuevo-a Bordo o Nuevo a Tierra. Si dichos botones no aparecen, es porque su usuario no tiene los privilegios para poder realizar dichas acciones, si su usted desempeña una actividad autorizada que requiera de dichos permisos, debe comunicarse de manera autorizada al CETEIN para poder atender su requerimiento. Copia Nº 14 Página 15 de 48

16 3.3.1 INGRESO Y REGISTRO DE DATOS DE INFORMACIÓN Para ingresar nueva información se deben tener en cuenta dentro del menú en la parte inferior los campos Nuevo a Bordo y Nuevo Tierra en donde se registran los datos según el requerimiento CAMPOS PERSONAL A BORDO Este campo le permite registrar información a través de formulario que se desplegará haciendo click, el mismo que deberá ser llenado con los datos para poder ingresar a la persona. Este formulario consta de 5 partes principales que deberá llenar: - Información General (apellidos, nombres, identificación, matrícula actual, matrícula anterior, estado civil, tipo de persona, país, entre otros) además hay dos campos en las que se puede visualizar la foto de la persona y la firma. Dichas imágenes solo pueden ser ingresadas mediante el nuevo proceso de matriculación, una vez que la persona haya obtenido su matrícula, se podrá visualizar su foto y firma en esta ventana. - Señas particulares, este campo le servirá pare ingresar alguna identificación en particular que tenga la persona (color de tez, estatura, tipo de sangre, peso, entre otras) Copia Nº 14 Página 16 de 48

17 - Documentos Personales, es información del solicitante que le pedirán llenar para tener una constancia de algún antecedente, como (carnet del IESS, ficha medica, documentos navales, tipo de licencia, entre otros) no es obligación colocar número de pasaporte ni el carnet del IESS., pero si aconsejable requerirlos para tener un registro de apoyo de documentos del personal en caso de cualquier eventualidad. Es obligatorio solicitar el record policial para todo el personal, así como los documentos médicos (ficha y examen de VIH) para las especialidades que estén estipulados que así lo requieran según las respectivas resoluciones. Dichos certificados médicos deben ser emitidos por DIRSAN, subcentros navales autorizados ó centros médicos civiles específicamente autorizados. - Información Mercante, consta de datos como tráfico, lugar de registro, tipo de persona y fecha de registro. Todos estos datos son obligatorios, la fecha de registro debe señalar la primera fecha desde la cual la persona consta registrado como personal mercante. El personal de abordo se clasifica en personal de oficiales o tripulantes, y en excepciones como militares activos. El personal de tierra se clasifica como civiles en la mayoría de los casos, excepto para prácticos y capitanes de amarre, en cuyo caso son oficiales. - Lugar de residencia, es información del lugar donde reside y se puede ubicar al sujeto en caso de requerirlo. Esta información es obligatoria, y es debe ser lo más detallada y precisa posible. - Los campos como Referencias familiares, referencias conyugales y referencias laborales no son datos obligatorios que deberá llenar. Sin embargo, necesarios por el bien del personal mercante. Referencia familiar debe especificar la persona a quien la autoridad puede ubicar en caso de Copia Nº 14 Página 17 de 48

18 que a la persona le suceda algo. Referencia conyugal debe ser llenada en caso que la persona se encuentre en estado civil casado, caso contrario esta información puede ser dejada en blanco. Referencia laboral detalla el lugar donde el personal trabaja, para el personal de abordo no es obligatoria, pero sí para todo el personal de tierra, esta información será digitada sólo a partir de que el personal presente los requisitos requeridos y los debidos papeles que le acrediten como trabajador de una determinada empresa. Al final del formulario encontrará el campo Aceptar que permite dar por finalizado el ingreso o actualización de datos para posteriormente guardar la información en la base de datos. Si existiera algún error en los datos introducidos o si faltase de ingresar algún dato, el sistema enviará mensajes de advertencia o error en ventanas pequeñas como ésta: Copia Nº 14 Página 18 de 48

19 Si los datos no son correctos se visualizará una ventana que indica un error por lo cual deberá proceder a corregir los datos incorrectos hasta que se pueda realizar la transacción. Si la transacción pudo ser realizada correctamente a continuación le saldrá el mensaje de que la Transacción fue exitosa, deberá aceptar para dar inicio al siguiente paso CAMPOS PERSONAL TIERRA En esta ventana al ingresar se le desplegará el mismo formulario del campo Nuevo a Bordo, la diferencia está en que para el Campo de Tierra será obligatorio ingresar los datos de las Referencias Laborales, mientras que para el primero no se considera importante esta información. Copia Nº 14 Página 19 de 48

20 En el caso de que la persona conste en la base de datos y tenga registrados su información, pero desee ingresar nuevos datos o actualizarlos, bastará con colocar su identificación en el campo vacío y realizar la consulta, automáticamente le aparecerán los registros de la consulta efectuada. Una vez que tenga los datos de la persona registrada (como indica la ventana) solo deberá hacer clic en editar para modificar o ingresar nueva información. La ventana de que aparecerá a continuación consta de 6 pestañas que son: Información General, Especialidades DIGMER, Cursos OMI, Cursos de Formación, Evaluación, Consulta (sólo disponible para los usuarios que consten como parte de la división de ), Permisos y Sanciones PERSONAL MERCANTE REGISTRADO Esta parte es solo para el personal que se encuentra registrado en la base de datos del sistema INFORMACIÓN PERSONAL Una vez que se graben los datos de Información General del Personal se abrirá la ventana para poder actualizar los datos del Personal, es la misma ventana Copia Nº 14 Página 20 de 48

21 utilizada para ingresar los datos de la persona, sólo que tendrá los campos de información llenos, de acuerdo a como hayan sido digitados, como lo indica la siguiente figura: Como el usuario está registrado, en la parte inferior de la ventana se mostrarán unos botones (aceptar, ver libretines, ver carnets y ver hojas de datos) cada uno cuenta con información propia. Si actualiza la información que se le presenta luego deberá dar clic en la pestaña Aceptar para guardar los cambios en la base de datos. Libretines: Permite ver la identificación para la Gente de Mar de tráfico internacional también llamado Alto Bordo, en donde constan todos los cursos y especialidades que el usuario ha realizado. Para realizar algún ingreso de datos, modificación lo realizará a través de la siguiente ventana. Copia Nº 14 Página 21 de 48

22 Con el botón Ingresar, podrá registrar un nuevo libretín o Seaman s Book. Con el botón Editar podrá modificar ciertos datos de un libretín ya registrado (por ejemplo: en caso que se hayan digitado mal). El botón Ver Activos e Inactivos permite ver le historial de libretines obtenidos por la persona, o sea, ver los activos e inactivos (éste botón se repite en casi todas las consultas del módulo de, la información que muestra depende de acuerdo al tipo de consulta que se esté realizando). El botón Cancelar cierra esta ventana de consulta y el botón Imprimir Libretín permite obtener una vista previa e imprimir la primera hoja que se pone en el Seaman s Book a manera de pasaporte. Carnets: Es una credencial que se emite principalmente para el usuario que trabaja en el tipo de tráfico nacional, fluvial, artesanal y al personal de tierra. Este carnet deberá tener el tipo de especialidad a la que se dedica el usuario. Copia Nº 14 Página 22 de 48

23 Para ingresar un nuevo carnet se deberá dar clic al botón Ingresar y proceder a llenar los datos del carnet seguido del botón Aceptar. Para editar los datos de un carnet se deberá seleccionar el carnet deseado seguido de dar clic al botón Editar. Hoja de Datos: Puede ser usada como una ficha de datos personales o información mercante. En este documento se encontrarán todos los datos del usuario con su respectiva información de sus especialidades, cursos, referencias, certificados, carnets e información de los usuarios que ingresaron y actualizaron dicha información. Copia Nº 14 Página 23 de 48

24 ESPECIALIDADES DIGMER Seleccione la pestaña Especialidades DIGMER del menú superior de la venta, una vez realizado el procedimiento podrá ingresar nuevos datos de especialidades para tenerlos registrados en la base la información del personal mercante. Las diferentes acciones a poder ser realizadas sobre las especialidades del personal mercante están limitadas de acuerdo al rol que el usuario conectado desempeñe en su reparto. Las posibles acciones a desempeñar sobre este tipo de información son: - Ingresar Título Español/Inglés.- Sirve para ingresar títulos del personal que ha realizado cursos de especialidades de alto bordo, sólo disponible para personal de la DIGMER. - Editar Título Español/Inglés.- Sirve para editar los datos de los títulos del personal que ha realizado cursos de especialidades de alto bordo, sólo disponible para personal de la DIGMER. - Ingresar Título ESMENA/EPESPO/ESPOL.- Sirve para ingresar los datos de los títulos del personal que ha realizado cursos de formación a nivel nacional, esta opción presenta restricciones de las especialidades que se pueden mostrar de acuerdo al nivel de usuario. - Editar Título ESMENA/EPESPO/ESPOL.- Sirve para ingresar los datos de los títulos del personal que ha realizado cursos de formación a nivel nacional, esta opción no permite cambiar la especialidad señalada. Copia Nº 14 Página 24 de 48

25 - Ver Activos e Inactivos.- Permite consultar todo el historial de especialidades registradas de la persona. Las siguientes opciones están disponibles sólo para funcionarios del departamento de personal mercante de la DIGMER. - Ingresar Reconocimiento Extranjero.- Permite ingresar las especialidades a las que el personal haya accedido mediante la realización de cursos en el extranjero. - Editar Reconocimiento Extranjero.- Permite editar los datos de las especialidades a las que el personal haya accedido mediante la realización de cursos en el extranjero. - Imprimir Título.- Esta opción permite imprimir los títulos inglés español emitidos por la DIGMER, antes de imprimir dicho título se presenta una vista previa de los datos que saldrán impresos. - Imprimir Refrendo.- Permite imprimir los refrendos en inglés y español emitidos por la DIGMER, antes de imprimir dicho refrendo se presenta una vista Copia Nº 14 Página 25 de 48

26 previa de los datos que saldrán impresos. Todo título Inglés Español debe ir acompañado de su respectivo refrendo. - Generar Reconocimiento Extranjero.- Permite imprimir los refrendos de reconocimientos extranjeros de especialidades obtenidas en el extranjero, antes de imprimir dicho documento se presenta una vista previa de los datos que saldrán impresos. - Imprimir Título Español.- Permite imprimir los títulos nacionales basados en los cursos de formación, evaluaciones o cursos de nivelación realizados en ESMENA. Esta opción es también usada para reponer un título del personal que se haya encontrado en deterioro o para permitir llevar un registro de las especialidades de aquellos títulos de formación de años previos al Para los nuevos títulos emitidos por ESMENA, EPESPO y ESPOL no es necesario imprimir este formato, debido a que actualmente el equivalente es imprimir en el reverso del mismo documento emitido por ESMENA el sello de la DIGMER especificando el folio y libro de actas registrado, siendo éste sellado y firmado 1.- Ingreso de Especialidad : Para el ingreso de información, primero deberá especificar el usuario que tipo o tipo de especialidad es el que desea ingresar. En la ventana anterior se mostraron las doce pestañas de las cuales tres le permiten hacer el ingreso de datos: 1) Ingresar Título Español-Inglés.- Esta opción permite registrar una especialidad de tráfico internacional o alto-bordo. Los datos a completar en esta ventana son la Especialidad, Tipo de Formación (por ejemplo ascenso, renovación del título, reposición etc.), Número de Factura con que se efectuó el trámite, Fecha Emisión del Título (este dato es muy importante debido a que esta fecha será impresa en el respectivo formato Inglés Español), Número del Título (secuencial que se registra en el respectivo libro de actas de la DIGMER dicha especialidad), Número de Copia Nº 14 Página 26 de 48

27 Formulario (del formato en que se imprimirá el título), Folio, Libro de Actas, Reparto de registro (para este tipo de trámites siempre deberá ser DIGMER), Centro de Formación donde se formó el personal para obtener el título y así mismo el Lugar de Formación. 2) Ingresar título ESMENA EPESPO-ESPOL.- Es para ingresar una especialidad de tráfico nacional, los datos solicitados son similares a los que constan en la ventana para el ingreso de especialidades de alto bordo, sólo que están divididos es sub-secciones para facilidad de ingreso de los datos. 3) Ingresar Reconocimiento Extranjero.- Permite ingresar los datos de una especialidad obtenida en el exterior. En las ventanas de Información de la especialidad se procederá a llenar los datos que se solicitan en la ventana y finalmente se dará clic en el botón aceptar. Si hay errores asomarán las respectivas alertas y se deberá proceder a hacer las correcciones, caso contrario saldrá el mensaje Transacción Exitosa. Consideraciones: - Para el ingreso de especialidades se deberá tomar en cuenta los títulos y refrendos emitidos en la DIGMER. o sea que para el caso de personal mercante de tráfico internacional se considerarán el título inglés-español emitido en la Copia Nº 14 Página 27 de 48

28 DIGMER y para el caso de tráfico nacional, turístico, fluvial, tierra, etc se considerarán: 1) el título para personal de los tráficos anteriormente mencionados, ó 2) el título de ESMENA debidamente refrendado por la DIGMER. Para tomar en cuenta alguna de las dos opciones arriba mencionadas para el registro de las especialidades dependerá de lo que especifique la respectiva resolución. - Se deberá proceder a ingresar todas las especialidades que la persona haya obtenido durante su carrera. - Una persona puede llegar a tener máximo 3 especialidades esto es porque existen 3 líneas diferentes de especialidades. Una línea de abordo, otra de máquinas y otra de especialidades alternas. Es poco probable que una persona tenga 3 especialidades al mismo tiempo, aunque se puede dar, casos más comunes son los que tienen una sola especialidad a la que ascendieron con el tiempo y aquellos que tienen 2 especialidades una de a bordo o máquinas y otra alterna. - Sólo deberá quedar activa la especialidad más reciente, para inactivar un registro simplemente debe proceder a actualizarlo y en el campo Estado registrar el estado Inactivo para después grabar dicho cambio, una vez hecho esto, la especialidad constará como Inactiva en la Base de Datos. 2.- Actualización de Especialidades: Se deberá dar clic en el botón a la izquierda de la especialidad que deseamos actualizar (marcado en rojo) seguido de dar clic en el botón inferior que dice: Editar (marcado en azul) en la especialidad que se requiera editar, recuerde que hay tres botones para actualizar datos de especialidades de acuerdo al tipo de trámite que se desee realizar. Copia Nº 14 Página 28 de 48

29 Una vez realizado el anterior paso, aparecerá una ventana similar a la de ingreso de especialidades pero con los datos llenos, se procederá a actualizar los datos que se necesiten y se dará clic al botón aceptar. 3.- Estado de las Especialidades Para dejar ver el estado en que se encuentra las especialidades deberá hacer clic en el menú de la parte inferior de la ventana, automáticamente le aparecerá un registro de las especialidades obtenidas. En la parte de la derecha estará el resultado de la consulta. Copia Nº 14 Página 29 de 48

30 CURSOS OMI En la parte superior de la ventana seleccione la pestaña de Cursos OMI aparecerá la ventana con un listado de los Cursos registrados en el Sistema por esa persona (número de diploma, tipo de cursos, estado, etc). Elija el curso o especialidad que necesite que se realice alguna modificación, una vez seleccionado en la parte inferior encontrará un pequeño menú (Emitir cert. Copia Nº 14 Página 30 de 48

31 Compe. Español, Editar Cert. Comp, Emitir Cert. Comp. Inglés - Español, Ingresar Curso Extranjero, entre otros) seleccione la alternativa que necesite realizar. Para emitir correctamente los certificados de competencia, se debrá realizar unas pruebas previo a la primera impresión oficial, con el fin de establecer los márgenes horizontales correctos en la impresora a ser utilizada. Además de dicha calibración, se deberá establecer los siguientes márgenes en la el Internet Explorer, seleccionando el menú Archivo, seguido de Configurar Página, una vez en dicha ventana, se procederá a establecer los siguientes márgenes: Izquierdo: 3,18 Derecho: 10,16 Superior: 4,23 Inferior: 4,23 Nota: Cabe recalcar que el ingreso de un curso OMI será exclusivamente llenado por la persona que tenga activo el campo Ing. Curso EPESPO-ESPOL. Se podrá ingresar los cursos realizados por el usuario en el extranjero con sólo dar clic en el campo Ingresar Curso Extranjero una vez realizado el procedimiento se le mostrará una ventana de información la cual usted podrá llenar con los datos necesarios para poder registrar el curso en el extranjero. Copia Nº 14 Página 31 de 48

32 1.- Emitir Certificados: Primero verifique que tipo de certificado es el que necesite el usuario actualizar, una vez seleccionado haga clic en el mismo, automáticamente aparecerá una ventana con los datos del curso, se procederá a actualizar los datos que se necesiten para registrar la emisión del certificado de competencia y se dará clic al botón Aceptar. Si hay errores se deberá proceder a corregirlos caso contrario aparecerá el mensaje de transacción exitosa. Copia Nº 14 Página 32 de 48

33 2.- Editar Certificados: Se deberá dar clic en el botón de la especialidad o cursos que se requiera modificar, una vez realizado el paso se le activará una ventana de información del curso similar a la de emisión. Recuerde que hay dos tipos de botones para realizar la modificación de la información (Editar Cert. Competencia, Editar curso extranjero) Para imprimir los certificados de competencia se deberá seleccionar el curso de la lista que despliega la ventana de consulta de cursos después se deberá seleccionar el botón que indica el documento que desea imprimir. Estas opciones están limitadas de acuerdo al tipo de usuario que esté conectado. 3.-Estado de los cursos: Para ver el estado en que se encuentran todos los cursos realizados deberá hacer clic en el menú de la parte inferior de la ventana (en el botón Ver Activos e Inactivos), entonces le aparecerán todos los cursos realizados por la persona y en la parte de la derecha encontrará el estado de cada uno de ellos. Copia Nº 14 Página 33 de 48

34 El certificado de Competencia Libretín y el Cert. Competencia en Español que se encuentran en el menú inferior sirven realizar la impresión del certificado que requiera. Al hacer clic en cualquiera de los dos campos aparecerá una ventana con los datos finales para luego proceder a hacer la impresión con sólo presionar el botón Aceptar CURSOS DE FORMACIÓN Para ver el estado en que se encuentran todos los cursos realizados deberá hacer clic en el menú de la parte inferior de la ventana (en el botón Ver Activos e Inactivos), entonces le aparecerán todos los cursos realizados por la persona y en la parte de la derecha encontrará el estado de cada uno de ellos. Copia Nº 14 Página 34 de 48

35 El certificado de Competencia Libretín y el Cert. Competencia en Español que se encuentran en el menú inferior sirven realizar la impresión del certificado que requiera. Al hacer clic en cualquiera de los dos campos aparecerá una ventana con los datos finales para luego proceder a hacer la impresión con sólo presionar el botón Aceptar EVALUACIONES Esta opción permite visualizar los cursos que la persona haya aprobado bajo la modalidad de Evaluación, lo cual implica que no realizó el curso completo sino un examen, se accede mediante el menú superior en donde se deberá seleccionar la opción Evaluaciones al hacer clic, automáticamente se le mostrará el registro de la consulta realizada, en el ejemplo inferior, el usuario no ha realizado ninguna Copia Nº 14 Página 35 de 48

36 evaluación. En caso en que el usuario sí tenga registros en la base de datos se puede escoger uno y así mismo realizar todas las acciones que se pueden con los Cursos OMI o Cursos Formación CONSULTA Este campo ubicado en el menú superior de la ventana de personal mercante junto con los de (Información Personal, Especialidades DIGMER, Evaluaciones, entre otros) le permite retornar de forma más eficiente a la ventana de consulta de personal mercante para volver a efectuar los trámites respectivos con otra persona, como lo indica la figura. Este procedimiento sólo se lo realiza haciendo clic en el botón consulta y sólo está disponible para usuarios que consten con ciertos roles. Copia Nº 14 Página 36 de 48

37 SANCIONES Los actos sancionados del personal mercante también son registrados en la ventana de sanciones, en este caso, por ejemplo, no consta ninguna sanción registrada a esa persona. Se recuerda que para tener una base de datos más confiable y un registro más detallado del personal, los respectivos repartos deben preocuparse de digitar dichos registros los usuarios autorizados a ingresar o modificar las sanciones son los departamentos jurídicos y de personal mercante de cada capitanía, junto con los responsables del registro de las citaciones de COGUAR y demás repartos que emitan sanciones. En el caso de los departamentos jurídicos y repartos sancionadores tiene la opción para ingresar las citaciones como una fase previa de la sanción. Para los usuarios que pertenezcan a departamentos que pueda emitir o registrar sanciones los botones funcionales ubicados en la parte de abajo son Ingresar Citación, Editar Citación, Asignar Sanción, Ver Activos Inactivos, tal como se muestra en la figura de abajo. Copia Nº 14 Página 37 de 48

38 Para ingresar una citación, se debe presionar el botón Ingresar Citación, entonces asomará una ventana como la mostrada en la parte inferior, simplemente se llenan los datos seguido de presionar el botón Aceptar y entonces quedará guardada la citación. Para editarla, debe seleccionar la citación, dar clic en Editar Citación y llenar los datos y presionar aceptar, tal como cuando se ingresa. En caso de que exista una sanción se pueden verificar o actualizar los datos usando los botones del menú inferior de la pantalla ingresar, editar, ver activos e inactivos, cuyo funcionamiento es similar a los botones del mismo nombre en las anteriores secciones). Copia Nº 14 Página 38 de 48

39 Para asignarle la sanción a una citación se debe seleccionar la citación seguido del botón Asignar citación, en ese momento asomará una ventana como la mostrada abajo. Simplemente se deberá completar la información que se solicita seguido de presionar el botón Aceptar, si se tuvo éxito, asomará el mensaje respectivo, caso contrario se deberá leer el mensaje de error y resolverlo revisando los datos ingresados. Para los usuarios que sólo pueden ingresar sanciones, por ejemplo los departamentos de, los botones funcionales son Ingresar, Editar y Ver Acts. e Inactivos. Copia Nº 14 Página 39 de 48

40 En caso de que se le establezca alguna pena deberá hacerse el ingreso a través del botón Ingresar, inmediatamente se le mostrará una ventana que deberá ser llenado con los datos que usted seleccione describiendo el tipo de sanción y todos los datos respectivos a la misma, como se muestra en la siguiente ventana. Para Editar una sanción se debe seleccionar primero la sanción seguido del botón Editar, se modifican los datos y se graban con el botón Aceptar. Copia Nº 14 Página 40 de 48

41 PERMISOS Los permisos provisionales que las personas hayan obtenido se consultan haciendo clic en la opción Permisos del menú superior. Entonces asomará una tabla mostrando un resumen de los datos que componen dicho permiso. Para ingresar un permiso emitido por DIGMER se debe dar clic al botón Ing. Permiso Prov., entonces asomará una ventana similar a la mostrada en la siguiente factura, entonces se podrá llenar los diferentes campos para registrar el permiso. Se debe recordar que el cargo puede ser especificado con la lista que allí se muestra o llenando manualmente dicho dato en el campo que especifica Cargo (si no desempeña cargo mercante), pueden ser especificados ambos campos y será primero impreso el de la lista seguido por el digitado por lo cual deberá considerarse el espacio del formato a imprimir. La nave donde la persona se embarcará también debe ser especificada, ya sea seleccionándola de la ventana de consulta que emerge al dar clic en Consultar Naves o digitando el texto correspondiente en el campo Naves Autorizadas. El campo observaciones se debe usar para especificar algún dato adicional referente al permiso, por ejemplo en entrenamiento o en instalación de equipos Copia Nº 14 Página 41 de 48

42 etc. Dicha información se imprimirá contigua al cargo (especialidad de la persona) que desempeñará la persona. Al dar clic en Imprimir Formato DIGMER emergerá una ventana para seleccionar las iniciales del tipo de embarcación para la que se dio permiso de embarcarse el personal, una vez aceptado dicha selección asomará una ventana mostrando la vista previa del permiso a imprimir para verificar los datos antes de emitir el permiso. Si está conectado con un usuario perteneciente a capitanía las Opciones debajo de la consulta de Permisos difieren de las opciones disponibles para los usuarios de personal mercante de DIGMER. Con dichos usuarios se deberá fijar en que tipo de personal es al que se le quiere emitir el permiso, para dicho efecto deberá seleccionar las opciones Ingresar/Editar Permiso Prov. de Tierra o Ingresar/Editar Permiso Prov. de Abordo, cada una de estas opciones tienen sus respectivas Copia Nº 14 Página 42 de 48

43 restricciones al momento de registrar los datos, por ejemplo para los permisos de tierra no es necesario especificar una nave. 3.4 DOCUMENTOS DE DOTACIÓN MÍNIMA Sólo las personas que trabajan en el departamento de personal de la DIGMER tiene acceso a esta opción, el resto de usuarios puede consultar los documentos de dotación mínima mediante la viñeta de consulta de certificados. Para mayor información refiérase al manual de naves. Para ingresar a este módulo debe acceder mediante el menú Personal Marítimo ubicado a la izquierda de la ventana de entrada del SIGMAP, dentro de ese menú debe seleccionar la opción Registro de Dotación Mínima. Una vez que ha seleccionado el menú, se despliega la Copia Nº 14 Página 43 de 48

44 primera ventana, en la cual se debe proceder a consultar la nave a la que se le va a registrar el documento de dotación mínima. Para consultar la nave se pueden usar los criterios allí indicados (nombre, señal llamada, OMI, matrícula, etc). Cuando se consulta por nombre no es necesario escribirlo por completo, basta con poner las primeras letras. Se debe tomar en cuenta que por razones de las primeras digitaciones, algunas naves tienen dentro del nombre caracteres como B/P, B/T que representan el tipo de buque, dichos caracteres deben ser removidos del nombre, para ello debe comunicarse con los usuarios de su capitanía que cuenten con los permisos par efectuar dichos cambios. Una vez seleccionado el criterio e ingresado el texto del mismo, se debe dar clic al botón Consultar y esperar a que se muestren en pantalla la tabla de resultados. De todos los registros encontrados, se debe seleccionar el que concuerde con los datos de la nave que tenemos para procesar el trámite de dotación mínima, para dicha selección se debe dar clic en el nombre de la nave. Una vez seleccionada la nave, se mostrará una ficha de los datos de la nave y un menú inferior a modo de botones y viñetas que permite consultar diferentes niveles de datos de la nave. Copia Nº 14 Página 44 de 48

45 Estando en dicha ventana, se puede verificar cada una de las viñetas de datos, los armadores, propietarios etc., una vez comprobados los datos de la nave se debe seleccionar la viñeta de consulta de Certificados. En la parte de los certificados, se muestran 3 botones en la parte inferior, como se indica en la figura de arriba, allí se debe verificar si el documento de Dotación Mínima ya está ingresado, en caso de no ser así se debe presionar el botón Ingresar Documento, realizada la acción aparecerá una ventana para ingresar este documento se debe: seleccionar el certificado (en este caso la única opción es Documento de Dotación Mínima de Seguridad), ingresar el código de documento (el código del formato del documento), la fecha de emisión y la fecha de caducidad. Copia Nº 14 Página 45 de 48

46 Si un certificado ya estuviera ingresado, se debe verificar las fechas del documento y si está vigente o no, si no está vigente se debe seleccionarlo y dar click al botón Editar Documento, después de esto se desplegará la ventana para editar los datos del documento, se procede a cambiarlos y se da clic a Aceptar. Para inactivar un documento o caducarlo, se debe seleccionar en el campo Estado la opción Caducado y dar clic a Aceptar. Una vez ingresado los datos, se presiona el botón Aceptar, si la transacción es exitosa sale el mensaje Transacción Exitosa, caso contrario, se deberá leer el mensaje y proceder a corregir los datos ingresados para poder registrar el documento. Una vez que el documento ya está ingresado, se lo debe seleccionar de la lista de documentos, después dar clic a Ingresar Dotación (esta opción también sirve para consultar el detalle de la dotación de personal mínimo para la nave). Una vez hecho esto, se despliega una ventana como la mostrada en la parte inferior. Copia Nº 14 Página 46 de 48

47 En dicha ventana se debe dar clic al botón Ingresar, con esto se despliega una pequeña ventana donde se debe seleccionar la especialidad, cantidad de esas especialidades en esa dotación y si es jefe de área (o sea, si es capitán de tripulantes o jefe del área de máquinas) seguido del botón Aceptar. Para modificar los datos de alguna dotación se debe seleccionar la especialidad seguido del botón Editar, y proceder como si se tratar de un ingreso. En caso que se grabe correctamente, saldrá el mensaje Transacción exitosa caso contrario saldrá un mensaje de error indicando la falla, se deberá proceder a corregir y grabar nuevamente hasta que finalmente se procese la transacción. Copia Nº 14 Página 47 de 48

48 4. SOLUCIÓN DE PROBLEMAS CON EL MÓDULO Cualquier inquietud con respecto a al módulo por favor comuníquese con el CETEIN DIGMER o al correo electrónico sigmap@digmer.org o al teléfono (04) ext. 132 con el Ing. Fernando Peñafiel. Copia Nº 14 Página 48 de 48