Instructivo de trabajo. Servicio de Cómputo. Código: COM-IT-01 Fecha 01/Diciembre/2016 Versión 3

Transcripción

1 de trabajo I. OBJETIVO Contar con un documento que sirva como guía en la realización de cada actividad dentro del Centro de Investigaciones Químicas. Dar a conocer la descripción de las actividades paso por paso especificando las personas involucradas y responsables para su realización. Organizar las actividades en base a una secuencia y flujo para evitar omisión de pasos o saltos en las acciones. Especificar la documentación necesaria para la elaboración de trámites correspondientes que sean necesarios para el cumplimiento de normas establecidas. Hacer conocimiento de dependencias y direcciones involucradas en actividades donde sea necesario su apoyo o aprobación. II. ALCANCE Aplica a los laboratorios de investigación, áreas analíticas, áreas administrativas y áreas de soporte del Centro de Investigaciones Químicas. III. DESCRIPCIÓN. Este instructivo comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de los pasos a seguir para cada actividad. Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la medida que se presenten Elaboró Revisó Autorizó Responsable del Proceso Oscar Carrillo Martínez Iris J. Montoya Balbás Ma. Yolanda Ríos Gómez Documento controlado por medios electrónicos. Toda impresión o descarga es un documento no 1

2 variaciones en la ejecución de los procedimientos, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica del Centro, o bien en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo, con el fin de cuidar su vigencia operativa. ALTA EN LA RED a. RED INALÁMBRICA REDUAEM CARACTERÍSTICAS DE LA RED PÚBLICA RED UAEM Para tener acceso a esta red será necesario registrarse haciendo uso del formulario que aparecerá en el portal de acceso, a través del cual se estará validando, ya sea la matrícula del alumno o bien el número de control del empleado, generándose una contraseña personal. Es importante hacer mención que el acceso estará disponible por el resto del tiempo del día en el que se haya registrado (hasta las 12:00 am), por lo que en caso de necesitar nuevamente una conexión, habrá que volverse a registrar; con esta medida se estará evitando la saturación del número de conexiones disponibles. Asimismo esta red dará servicio de conexión a los dispositivos móviles de los alumnos, profesores, personal administrativo e invitados. ALTA DE EQUIPO DE CÓMPUTO Para ingresar un equipo portátil a la red REDUAEM, se toman en cuenta los siguientes pasos: 1.- El usuario se conecta con su dispositivo a la red inalámbrica 2 de 21

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4 2.- Al conectarse aparece la leyenda Sin acceso a internet 3.- Se abre un navegador de internet y se ingresa a cualquier página de internet. Ejem Se debe ingresar con el número de control o matricula según sea el caso y contraseña y dar click en Acceder 4 de 21

5 5.- Paso siguiente, mostrará la bienvenida a la red inalámbrica REDUAEM En caso de ser usuario que se conectará por primera vez a la red, dar click en Registro 6.- Se coloca número de control o matrícula según sea el caso y dar clic en el signo de admiración. 7.- Ingresa contraseña de mínimo 8 caracteres y dar clic en Aceptar 5 de 21

6 8.-Nuevamente aparece la pantalla de inicio, ingresa los datos y acceder a la red b. RED INALÁMBRICA REDADMIN CARACTERISTICAS DE LA RED INALÁMBRICA REDADMIN Para tener acceso a esta red será necesario solicitar el registro del equipo de cómputo de escritorio, portátil y/o dispositivos móviles (teléfonos móviles, tabletas, impresoras, etc.) directamente con el personal de Seguridad Informática del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación vía Mesa de ayuda, lo cual asegurará una conexión permanente. La contraseña de esta red es: UAEM1967, sólo tendrán acceso los equipos o recursos con número de inventario propios de la Universidad. 6 de 21

7 ALTA DE EQUIPO DE CÓMPUTO DE ESCRITORIO, PORTÁTIL Y /O DISPOSITIVO Para ingresar un equipo portátil a la red REDADMIN, se toman en cuenta los siguientes pasos: 1.- Una vez solicitado el registro del equipo con el personal de soporte técnico, se coloca la contraseña de la red en el equipo, para conectarse de forma automática c. RED ALÁMBRICA REDUAEM CARACTERÍSTICAS DE LA RED ALÁMBRICA (POR CABLE) REDUAEM Para tener acceso a esta red será necesario que el asistente técnico de Cómputo solicite el registro del equipo de cómputo de escritorio y/o portátil directamente con el personal de Seguridad Informática de la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación mediante Mesa de Ayuda. La asignación de direcciones IP deberá ser de forma automática. 7 de 21

8 Requisitos de alta en Red Alámbrica REDUAEM: - Ser equipo comprado por UAEM - Tarjeta de red original d. CORREO INSTITUCIONAL Dentro de la Universidad existen 2 tipos de dominio de correo electrónico En el se encuentra registrado el personal administrativo sindicalizado y de confianza que labora dentro de la Universidad El agrupa a personal docente que se desempeña en los niveles educativos Medio Superior y Superior (Licenciatura) y a alumnos que estén vigentes en dichos niveles de la Universidad. CARACTERÍSTICAS DEL PARA PERSONAL DOCENTE. Correo electrónico, Calendario, Tareas y Contactos basado en la tecnología de Microsoft Office GB de almacenamiento por usuario con proporcionando protección contra malware y filtrado contra correo no deseado. 8 de 21

9 Conferencias web y mensajería instantánea (Lync), lo que permitirá realizar reuniones a través de Web con videoconferencia en alta definición, uso compartido de pantalla y mensajería instantánea. Uso compartido de archivos, tanto interna como externamente a través de OneDrive, proporcionando a cada usuario 1 TB de almacenamiento personal al que se podrá acceder desde cualquier lugar, permitiendo la sincronización con equipos PC y controlando qué persona podrá verlos y editarlos. Sitios de Intranet para grupos a través de Sharepoint, permitiendo compartir archivos y documentos con compañeros de clase. Con esto se podrán crear sitios de clubes, grupos de estudio y/o equipos como áreas de trabajo con configuraciones de seguridad personalizables para equipos de la institución. Office online, permitiendo crear y editar archivos de Word, Excel, PowerPoint y One. El modo de ingreso para tener acceso a estos servicios será a través de la liga: en la cual se deberá teclear la cuenta de correo que corresponda (misma que contendrá la así como la respectiva contraseña. CARACTERÍSTICAS DEL PARA ALUMNOS VIGENTES Almacenamiento y uso compartido de archivos con 1 TB de almacenamiento por usuario. Disponibilidad de Licenciamiento de Office Online. Disponibilidad de 5 licencias para ser utilizadas en dispositivos móviles. 9 de 21

10 Correo electrónico de categoría empresarial, calendario y contactos, con una bandeja de entrada de 50 GB. Reuniones en línea, MI y videoconferencias en HD ilimitadas. Incluye la aplicación Lync. Red social corporativa para que puedan colaborar entre sí, estudiantes y profesores. El modo de ingreso para tener acceso a estos servicios será a través de la liga: en la cual se deberá teclear la cuenta de correo que corresponda (misma que contendrá la así como la respectiva contraseña. NUEVO INGRESO A LA LICENCIATURA EN DISEÑO MOLECULAR Y NANOQUÍMICA Para usuarios de nuevo ingreso a la Licenciatura en Diseño Molecular y Nanoquímica se toman en cuenta los siguientes pasos: 1.- La Jefatura de Programa Educativo se encarga de enviar a la Jefatura de Servicios Académicos el concentrado de alumnos de nuevo ingreso, mismo que contendrá nombre completo, carrera a la que ingresa, unidad académica, matricula, nivel de estudio (medio superior, superior), posterior se canalizará al Asistente Técnico de Servicios Académicos para la generación de cuentas institucionales. 10 de 21

11 2.- El Asistente Técnico de Servicios Académicos envía la información por correo electrónico a Plataformas Tecnológicas de la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación misma que se encarga de enviar los correos con las contraseñas correspondientes al Asistente Técnico de Servicios Académicos para ser entregados a la Jefatura de Programa Académico. CARACTERISTICAS DEL DOMINIO UAEM.MX PARA ADMINISTRATIVOS Correo electrónico, Calendario, Tareas y Contactos basado en la tecnología de Microsoft Office GB de almacenamiento por usuario con proporcionando protección contra malware y filtrado contra correo no deseado. Uso compartido de archivos, tanto interna como externamente a través de GoogleDrive, proporcionando a cada usuario 1 TB de almacenamiento personal al que se podrá acceder desde cualquier lugar, permitiendo la sincronización con equipos PC y controlando qué persona podrá verlos y editarlos. Office online, permitiendo crear y editar archivos de Word, Excel, PowerPoint y One. El modo de ingreso para tener acceso a estos servicios será a través de la liga: en la cual se deberá teclear la cuenta de correo que corresponda (misma que contendrá la así como la respectiva contraseña. 11 de 21

12 ADMINISTRATIVOS E INVESTIGADORES Para nuevos administrativos e investigadores de nuevo ingreso la solicitud de correo se realiza mediante la mesa de ayuda que se encuentra en el sitio en la cual es necesario contar con usuario y contraseña para el ingreso al portal. 12 de 21

13 1.- Una vez ingresando, elegimos de la lista de opciones Correo UAEM. 2.-Se llenan los campos requeridos; Asunto: correo nuevo, detalles de la petición (Datos del usuario que solicita el correo y numero de control), Localización: Centro de Investigaciones Químicas, Edificio: 49. Dar clic en Guardar. 3.- Al momento, al Asistente Técnico de Servicios Académicos le llegará un correo confirmando su petición en la Mesa de Ayuda, acto seguido, el personal de la Dirección de Tecnologías de Comunicación enviará un documento vía correo electrónico entregando los accesos para el usuario de nuevo ingreso mismos que serán entregados personalmente al mencionado. 13 de 21

14 ESTANCIAS POSDOCTORALES Para usuarios de nuevo ingreso que realicen su estancia posdoctoral dentro del CIQ el trámite del correo institucional se hace mediante oficio dirigido al Director de Tecnologías de la Comunicación, dicho correo estará dentro del e. PÁGINA WEB El portal electrónico del Centro de Investigaciones Químicas muestra la información actual del Centro, en él se encuentran definidas 6 áreas analíticas, 4 departamentos, 10 cuerpos académicos, 8 áreas de investigación y programas educativos. Se encuentra alojada en la liga Para ingresar al administrador de contenido de la página web para su edición se toman en cuenta los siguientes pasos: 1.- Escribir en la barra de direcciones la url para ingresar al portal de bienvenida, tecleamos el usuario y contraseña del Administrador de la página. 2.- Elegir del menú la opción que requiera editar, en este caso se elige la opción Event para modificar el apartado de noticias o eventos. 14 de 21

15 3.- Para agregar un nuevo evento dar clic en la opción Add Event 4.- Se escribe el título que lleva el evento o noticia y se agrega más información del mismo (opcional). En el extracto se coloca la información resumida del evento o noticia, este texto debe ser colocado en código html. 15 de 21

16 5.- Se elige la fecha en la que sucederá dicho evento o noticia. Al finalizar la edición del evento o noticia, dar clic en Publicar 16 de 21

17 f. CLAVE TELEFÓNICA Para solicitar clave telefónica se accede a la página en el apartado FORMATOS ADMINISTRACIÓN UAEM y seleccionando el Formato de Claves de Acceso Telefónico. Una vez llenado, el formato se envía a la Dirección de Tecnologías de la Comunicación, la cual enviará un sobre con la clave para el usuario. 17 de 21

18 IV. POLITICAS DE SEGURIDAD GENERALES Es responsabilidad del usuario: -Actualizar parches del sistema operativo -Verificar que el software antivirus se encuentre en ejecución y vigente en forma permanente. Tiene derecho a conectarse a la red inalámbrica con 2 dispositivos (laptop, móvil) Por instrucciones de la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, se prohíbe el uso de programas de uso desmedido de ancho de banda de la red, tales como Ares, Torrent, Bitorrent, Lime Wire, Kazaa, Imesh, y/u otro que utilice el protocolo p2p V. RESPALDO DE INFORMACIÓN Para realizar el respaldo de información electrónica se toman en cuenta lo siguientes pasos: 1.- Acceder al correo electrónico con a través del portal 18 de 21

19 2.- Dar click en el icono Más aplicaciones y elegir la aplicación OneDrive 3.- Para crear una carpeta de almacenamiento, dar click en la opción Nuevo y elegir Carpeta 4.- Colocar el nombre de la carpeta y dar click en Crear 5.- Para agregar documentos dentro o fuera de carpeta, dar click en Cargar y elegir los documentos a respaldar 19 de 21

20 6.- Al finalizar el proceso, dar click en cerrar sesión xxxxxxxxxx VI. RESPALDO DE INFORMACIÓN EN ÁREAS ANALÍTICAS El respaldo de información se realiza a equipos críticos de áreas analíticas de acuerdo con el programa anual de respaldo. El Asistente Técnico de Servicios Académicos del Centro de Investigaciones Químicas, debe informar al personal responsable de las áreas analíticas la fecha y hora en que se realizará el respaldo de información. El respaldo de información se realizará de manera bimestral registrando en el programa anual de respaldo el nombre del equipo de cómputo, fecha y hora programada, nombre del responsable del área analítica, fecha y hora en que realizó el respaldo y firma de conformidad del responsable del área analítica. La información será respaldada en unidad externa y será resguardada por un periodo de 2 años. El usuario es responsable del respaldo de equipo de cómputo personal. VII. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual de Calidad (SGC-MC-01). Manual de Procedimientos de Servicio de cómputo (COM-PR-01). 20 de 21

21 Plan de calidad de Procedimientos de (COM-PC-01) Instructivo de trabajo, (COM-IT-01). Instructivo de sistema Ticket, (COM-IT-02). VIII. CONTROL DE CAMBIOS Versión Cambios Fecha 1 Documento nuevo Se asignan las actividades del departamento de cómputo al asistente técnico bajo la supervisión del jefe de servicios académicos Se modifica el nombre de soporte técnico de la dirección de tecnologías de la información y comunicación por seguridad informática del departamento de tecnologías de la información y comunicación. Se incluye la mesa de ayuda. Se incluyen los requisitos para dar de alta un equipo en red inalámbrica REDUAEM. Dirección de Tecnologías de Comunicación por Plataformas Tecnológicas de la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación. 3 Se incluyen las características del dominio uaem.mx para administrativos y el respaldo de información en áreas analíticas de 21