MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE ECONOMÍA APROBADO POR: R.D.Nº SA-HNCH/DG

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1 MINISTERIO DE SALUD HOSPITAL CAYETANO HEREDIA OFICINA EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE ECONOMÍA APROBADO POR: R.D.Nº SA-HNCH/DG FECHA DE APROBACIÓN:

2 INDICE CAPITULO I: OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 3 CAPITULO II: BASE LEGAL 4 CAPITULO III: CRITERIOS DE DISEÑO 5 CAPITULO IV: ESTRUCTURA ORGÁNICA Y ORGANIGRAMA 6 CAPITULO V: CUADRO ORGÁNICO DE 7 CAPITULO VI: DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE LOS 8 2

3 CAPITULO I OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS El presente Manual de Organización y (MOF) es un documento técnico normativo de gestión institucional que tiene como objetivos describir y establecer la función básica, las funciones específicas, los requisitos y las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación de los cargos o puestos de trabajo establecidos para la Oficina de Economía Además, el Manual de Organización y de la Oficina de Economía permite: Ayudar a la simplificación administrativa, proporcionando información sobre las funciones que les corresponde desempeñar al personal, al ocupar los cargos o puestos de trabajo, que constituyen acciones de una etapa o paso en el flujo de procedimientos. Facilitar el proceso de inducción y adiestramiento del personal nuevo y de orientación al personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad las funciones y responsabilidades del cargo o puesto de trabajo al que han sido asignados. El cumplimiento del Manual de Organización y comprende a todo el personal que labora en la Oficina de Economía el cual contribuye a lograr que se cumplan los objetivos del servicio que están establecidos en el Reglamento de Organización y del Hospital Cayetano Heredia. 3

4 CAPITULO II BASE LEGAL Ley Nº Ley del Ministerio de Salud. Decreto Supremo Nº SA. que aprueba el Reglamento de la Ley N Ley del Ministerio de Salud. Resolución Ministerial Nº /MINSA que aprueba el Reglamento de Organización y del Hospital Cayetano Heredia. Resolución Ministerial Nº /MINSA que aprueba el Cuadro para la Asignación del Personal del Hospital Cayetano Heredia. Resolución Ministerial Nº /MINSA que aprueba la Directiva N 007-MINSA / OGPP- V.02 Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional. 4

5 CAPITULO III CRITERIOS DE DISEÑO 1. Se consideró la unidad orgánica contemplada en el Reglamento de Organización y del Hospital Cayetano Heredia. 2. Se consideran los cargos establecidos en el Cuadro para Asignación de Personal del Hospital Cayetano Heredia. Lo establecido en el presente manual, está orientado a que la Oficina de Economía logre que se cuente con los recursos económicos y financieros necesarios y en la oportunidad requerida, para el cumplimiento de los objetivos del Hospital 3. Se han establecido claramente las competencias y responsabilidades de cada cargo o puestos de trabajo con la finalidad de evaluar en forma efectiva la calidad de desempeño y el grado de cumplimiento de los objetivos. 5

6 CAPITULO IV ESTRUCTURA ORGÁNICA DIRECCION GENERAL OFICINA EJECUTIVA DE ADMINISTRACION OFICINA DE ECONOMIA ESTRUCTURA FUNCIONAL OFICINA DE ECONOMIA Unidad Funcional de Control Previo Unidad Funcional de Ejecución Presupuestal Unidad Funcional de Integración Contable Unidad Funcional de Tesorería 6

7 CAPITULO V CUADRO ORGANICO DE 7

8 CAPITULO VI DESCRIPCION DE FUNCIONES DE LOS Manual de Organización y Pág. 8 de 32 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ECONOMIA CARGO CLASIFICADO: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: D Planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar y evaluar todas las actividades administrativas, de la Oficina de Economía en concordancia con el Reglamento de Organización y del Hospital. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director de Sistema Administrativo II de la Oficina Ejecutiva de Administración del Hospital Cayetano Heredia. - Tiene mando directo sobre los jefes de las Unidades Funcionales a su cargo y técnico administrativo III. - Coordina y ejecuta acciones con los jefes responsables de las unidades funcionales a su cargo. - Coordina actividades y recibe información de las diferentes unidades orgánicas del Hospital. - Relaciones externas: - Coordina y recibe directivas e información de entidades públicas y privadas. 3.1 Representa por delegación al Director de Sistema Administrativo II de la Oficina Ejecutiva de Administración del Hospital Cayetano Heredia, en asuntos de su competencia Autoriza la ejecución de acciones técnicas relacionadas a los procesos de economía. 3.3 Controla las actividades relacionadas a Control Previo, Ejecución Presupuestal, Integración Contable y Tesorería. 3.4 Convoca la ejecución de reuniones técnicas de trabajo relacionadas a los procesos de economía. 3.5 Supervisa las actividades del personal de la oficina a su cargo. 8

9 4 FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Planear, organizar, conducir, coordinar, controlar y evaluar los procesos de ejecución presupuestal, integración contable, control previo y de tesorería. 4.2 Elaborar y proponer en coordinación con el personal de la oficina a su cargo el Plan Anual de Actividades de la oficina, así como monitorear el avance y cumplimiento del mismo. 4.3 Solicitar, aprobar y monitorear el avance del plan anual de actividades de las unidades funcionales a su cargo 4.4 Informar al Director Ejecutivo de Administración las ocurrencias más importantes, así como de todas las actividades realizadas. 4.5 Monitorear el avance y cumplimiento de los documentos técnicos normativos e instrumentos de gestión de la oficina. 4.6 Proponer, aplicar y difundir las políticas, normas y procedimientos de su competencia. 4.7 Conducir la elaboración, implementación, aplicación y difusión de las políticas, normas y procedimientos de su competencia. 4.8 Disponer la programación, consolidación y la obtención de los recursos financieros de acuerdo a las asignaciones presupuestales aprobadas. 4.9 Controlar la ejecución del presupuesto asignado en función de las prioridades establecidas Establecer un adecuado y oportuno registro de las operaciones mediante un sistema de control interno contable Sistematizar la información contable, financiera y presupuestal para la obtención de indicadores de gestión que permitan la oportuna toma de decisiones, reportándolos periódica y oportunamente a la Dirección General a través de la Oficina Ejecutiva de Administración Evaluar periódicamente la situación financiera de los resultados de la gestión presupuestal y patrimonial Monitorear y supervisar la formulación los estados financieros y presupuestarios Administrar los fondos, así como aperturar y controlar el manejo de cuentas bancarias Supervisar el manejo de los fondos de caja chica en el marco de las disposiciones vigentes Salvaguardar los valores que se mantienen en custodia interna y externa Hacer cumplir las normas y procedimientos de contabilidad, tesorería y presupuesto para asegurar la eficiencia en la administración de los recursos financieros asignados al Hospital, así como proponer las directivas y normas internas necesarias Mantener registros y reportes actualizados sobre las actividades realizadas en la oficina Elaborar y remitir a la unidad orgánica competente, los requerimientos del mantenimiento preventivo y correctivo de equipos asignados a la oficina, así como informar el cumplimiento del mismo Realizar la coordinación ante los órganos competentes del Ministerio de Salud, Ministerio de Economía y Finanzas, Contaduría Pública de la Nación y otras entidades del Sector Público Nacional, sobre aspectos relacionados con las acciones contables y financieras Brindar asesoramiento en el campo de su especialidad Hacer cumplir las directivas, normas y otras de la oficina 4.23 Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a la oficina Fomentar buenas relaciones interpersonales y comunicación efectiva con el personal de la oficina 4.25 Las demás que le asigne el Director de Sistema Administrativo II de la Oficina Ejecutiva de Administración. 9

10 5 REQUISITOS MINIMOS Mínimo Exigible: Título profesional de Contador Público. Contar con Colegiatura Profesional. Deseable: Estudios de Maestría en Gestión Hospitalaria o afines mínima de 05 años en labores similares al cargo Capacidad de dirección, coordinación, organización y control de los recursos asignados. Capacidad de liderazgo orientado al logro de objetivos institucionales. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 10

11 Pág. 11 de 32 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ECONOMIA CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVOIII CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T Brindar apoyo administrativo y sistematizar el flujo del tramite documentario de la Oficina de Economía - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director de Sistema Administrativo I de la Oficina de Economía del Hospital Cayetano Heredia - Coordina actividades con el personal del hospital sobre asuntos de Economía. No le corresponde 4 FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1. Organizar y coordinar las reuniones y/o eventos, preparar la agenda con la documentación respectiva Atender y efectuar llamadas telefónicas, fax, con amabilidad Elaborar el pedido de útiles, mantener su existencia y encargarse de la distribución de los materiales correspondientes Intervenir con criterio propio, en la redacción de documentos administrativos, de acuerdo a indicaciones generales Proponer, orientar o ejecutar la aplicación de normas técnicas sobre documentos, trámite, archivo y redacción Organizar el control y seguimiento de los expedientes, preparando periódicamente los informes de situación Administrar documentación clasificada y prestar apoyo secretarial especializado, aplicando paquetes informáticos Elaborar informes técnicos relacionados con las actividades realizadas 4.9. Recepcionar y atender a comisiones o delegaciones en asuntos relacionados con la oficina Velar por la seguridad y conservación de los documentos Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a su cargo La demás que le asigne el Director de Sistema Administrativo I de la Oficina de Economía 5 REQUISITOS MINIMOS Instrucción secundaria completa Capacitación técnica en el área. Capacitación en computación e informática 6 mínima de 02 años en labores similares al cargo Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 11

12 Pág. 12 de 32 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACION CARGO CLASIFICADO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: P Planificar, organizar conducir y evaluar los procesos, actividades administrativas y es responsable de la Unidad Funcional de Control Previo de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director de Sistema Administrativo I de la Oficina de Economía del Hospital Cayetano Heredia. - Coordina y ejecuta acciones con los responsables de Unidades orgánicas del Hospital y unidades funcionales de la Oficina de Economía. Relaciones externas: - Coordina y recibe directivas e información de entidades públicas y privadas Representa por delegación al Director de Sistema Administrativo I de la Oficina de Economía en reuniones técnicas sobre control previo Autoriza y convoca la ejecución de la programación del rol de trabajo a su cargo Controla y supervisa las actividades relacionadas a Control Previo Supervisa la labor del personal a su cargo Convoca a reuniones técnicas relacionadas al proceso de Control Previo. 4 FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades de la Unidad Funcional de Control Previo. 4.2 Participar en el control, organización y evaluación de las actividades técnico- administrativas de la Dirección de la Oficina de Economía. 4.3 Elaborar el Plan Anual de Actividades de la Unidad Funcional de Control Previo 4.4 Supervisar el desarrollo de los procedimientos de control según las normativas vigentes y proponer la mejora de dichos procedimientos. 4.5 Realizar los arqueos sorpresivos de los fondos y valores institucionales realizando el informe correspondiente. 4.6 Supervisar la veracidad de los documentos y los procedimientos que sustenten el pago o reconocimiento de compromisos financieros. 4.7 Verificar y controlar expedientes de contratación referidos a los procesos de selección para la adquisición de bienes y contratación de servicios. 4.8 Controlar que se cumplan con las medidas de seguridad de los fondos y valores. 4.9 Elaborar y procesar información estadística correspondiente a la Unidad funcional a su cargo Examinar y visar otros documentos que sustenta la fase de compromiso, verificando que sean coherentes con los dispositivos legales Brindar asesoramiento en el campo de su especialidad Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a la unidad 4.13 Las demás funciones que le asigne el Director de Sistema Administrativo I de la Oficina de Economía del Hospital Cayetano Heredia. 12

13 5. REQUISITOS MINIMOS Grado de bachiller universitario de contabilidad o economía. mínima de 02 años en labores similares al cargo Liderazgo Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo 13

14 Pág. 14 de 32 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ECONOMIA CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO III CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T Brindar apoyo y ejecutar actividades propias de la Unidad Funcional de Control Previo. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al responsable de la Unidad Funcional de Control Previo. - Coordina actividades con el personal de la oficina de logística sobre asuntos de Control Previo. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO No le corresponde 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1. Verificar el cumplimiento de las normas legales, directivas en los proceso de adquisiciones y demás normas relacionadas con las actividades de la Unidad Funcional de Control Previo Apoyar en la realización de arqueos sorpresivos de fondos y valores Elaborar el COA (Confrontación de Operaciones Autodeclaradas), en forma mensualizada y entregar a la SUNAT de acuerdo al cronograma de presentación Emitir opinión técnica sobre expedientes especializados de su competencia Aplicar el cumplimiento de las normas y reglamentos de control previo 4.6. Ejecutar el control previo y concurrente de las operaciones administrativas y financieras Verificar el correcto procedimiento de la ejecución de las fases del devengado y girado, para la cancelación de las obligaciones contraídas por la entidad, debidamente sustentados y registrados en el módulo del SIAF Coordinar permanentemente con la jefatura sobre las ordenes de servicio en transito observado de algún proceso en cumplimiento de la normas relacionadas con el Sistema Elaborar informes técnicos relacionados con las actividades realizadas Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a su cargo Las demás funciones que le asigne el responsable de la Unidad Funcional de Control Previo. 5. REQUISITOS MINIMOS Título de Instituto Superior Tecnológico, reconocido por el Ministerio de, relacionados con el área. Capacitación especializada en el área. mínima de 02 años en labores similares al cargo Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 14

15 Pág. 15 de 32 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACION CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO II CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T Brindar apoyo y ejecutar actividades propias de la Unidad funcional de Control Previo. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al responsable de la Unidad Funcional de Control Previo. - Coordina y ejecuta acciones con los responsables de Unidades orgánicas del Hospital y unidades funcionales de la Oficina de Economía. No le corresponde 4.- FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Ejecutar actividades relacionadas con el registro, procesamiento, clasificación, verificación y archivo del movimiento documentario 4.2 Utilizar los instrumentos (documentos valorados), en la veracidad de pago de los comprobantes de acuerdo a las ordenes de compra y/o servicio con los documentos sustentatorios y la correcta aplicación de los procedimientos de la norma técnica utilizada. 4.3 Proponer mejoras de los procedimientos técnico administrativo del sistema de acuerdo a normatividad vigente. 4.4 Dar información relativa al área de su competencia 4.5 Recibir, registrar y custodiar documentos fuentes valorados, para ser entregados a las instancias correspondientes. 4.6 Verificar los documentos fuentes de las adquisiciones dando veracidad del acto con la firma en el comprobante de pago. 4.7 Recibir y verificar recibos de ingresos, papeletas de depósitos, documentos de caja chica. 4.8 Archivar correlativamente la documentación revisada y registrada en la Unidad 4.9 Recibir y verificar que las ordenes de compra, ordenes de servicios, guías, facturas, estén de acuerdo a las normas y que sustenten el proceso correspondiente Elaborar informes técnicos relacionados con las actividades realizadas 4.11 Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a su cargo 4.12 Las demás funciones que le asigne el responsable de la Unidad Funcional de Control Previo. 5.- REQUISITOS MINIMOS Título de Instituto Superior Tecnológico, reconocido por el Ministerio de relacionados con el área. mínima de 02 años en labores similares al cargo Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo 15

16 Pág. 16 de 32 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACION CARGO CLASIFICADO: ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: P Planificar, organizar conducir y evaluar los procesos, actividades y es responsable de la Unidad Funcional de Ejecución Presupuestal de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director de Sistema Administrativo I de la Oficina de Economía del Hospital Cayetano Heredia. - Coordina y ejecuta acciones con los responsables de Unidades orgánicas del Hospital y unidades funcionales de la Oficina de Economía. Relaciones externas: - Coordina y recibe información de entidades públicas y privadas Representa por delegación al Director de Sistema Administrativo I de la Oficina de Economía en reuniones técnicas sobre Ejecución Presupuestal Autoriza la ejecución de la programación del rol de trabajo del personal a su cargo Controla y supervisa las actividades relacionadas a Ejecución Presupuestal Supervisa la labor del personal a su cargo Convoca a reuniones técnicas relacionadas al proceso de Ejecución Presupuestal. 4.- FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades de la Unidad Funcional de Ejecución Presupuestal 4.2 Intervenir en las diferentes etapas del proceso contable en lo referente al Módulo SIAF SP (Sistema Integrado Administración Financiera Sector Público). Registros en el Módulo SIAF / las fases de ejecución administrativa financiera del Compromiso, Devengado, Girado y Pagado / El SIAF operativo de los Ingresos y Gastos / las fases de ejecución de ingresos. Determinado y el Recaudado. 4.3 Supervisar el desarrollo de los procedimientos de control de gestión presupuestaria según las normas legales vigentes y proponer, en caso necesario, la mejora de dichos procedimientos. 4.4 Supervisar y controlar la correcta utilización del Módulo SIAF-SP en los diferentes puntos de instalación y que realicen registros de ingresos, gastos, contables, etc 4.5 Coordinar permanentemente con los responsables de las Unidades de la Oficina y con el personal técnico para el cumplimiento de las directivas propias de la Unidad. 4.6 Elaborar el Plan Anual de Actividades de la Unidad Funcional de Ejecución Presupuestal. 4.7 Proporcionar información relativa a la Unidad de su competencia. 4.8 Solicitar información sobre los compromisos pendientes de ser devengados y que de acuerdo a normas tiene un plazo establecido, de acuerdo a ello informar a su jefatura. 4.9 Elaborar y procesar información estadística correspondiente a la Unidad funcional a su cargo Brindar asesoramiento en el campo de su especialidad Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a la unidad Las demás funciones que le asigne el Director de Sistema Administrativo I de la Oficina de Economía del Hospital Cayetano Heredia. 16

17 5.- REQUISITOS MINIMOS Título profesional universitario con estudios relacionado a la especialidad. Capacitación especializada en el área. mínima de 02 años en labores similares al cargo Liderazgo Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo 17

18 Pág. 18 de 32 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ECONOMIA CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO II CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T Brindar apoyo y ejecutar actividades propias de la Unidad funcional de Ejecución Presupuestal - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Especialista Administrativo I responsable de la Unidad Funcional de Ejecución Presupuestal. - Coordina actividades con el personal de la Oficina de Logística y Oficina Ejecutiva de Gestión de Recursos Humanos, sobre asuntos de Economía. No le corresponde 4.- FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1. Proponer mejoras de procedimientos técnicos administrativos propios de la Unidad de acuerdo a las normas legales vigentes Registrar la información en forma diaria en el módulo SIAF-SP, de los Ingresos (estimación, determinación, recaudación), y Egresos, ingresando las fases de la ejecución (compromiso, devengado, girado, pagado) Afectar presupuestalmente por Fuente de Financiamiento, grupo genérico y especifica de gastos, cadena funcional programática el calendario de compromisos aprobado por la Dirección Nacional de Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas, 4.4. Conciliar ingresos, compromisos y pagos según la cadena funcional, por fuente de financiamiento, partidas de gastos con la Unidad de Integración Contable Elaborar los reportes de ejecución de ingresos y gastos, para ser remitidos al Organismo Central Ministerio de Salud, según cronograma de presentación, para su evaluación y aprobación, según anexos Mantener informado a su jefatura sobre los compromisos que no se encuentren devengados en los plazos establecidos por las normas vigentes Emitir reportes del módulo de ejecución de compromisos vs. calendario de compromisos, ejecución de compromiso vs. marco, ejecución del gasto detallado y resumen de recaudación de ingresos Elaborar informes técnicos relacionados con las actividades realizadas Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a su cargo Las demás funciones que le asigne el responsable de la Unidad Funcional de Ejecución Presupuestal. 5.- REQUISITOS MINIMOS Título de Instituto Superior Tecnológico, reconocido por el Ministerio de relacionados con el área. mínima de 02 años en labores similares al cargo Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 18

19 Pág. 19 de 32 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACION CARGO CLASIFICADO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: P Planificar, organizar conducir y evaluar los procesos, actividades y es responsable de la Unidad Funcional de Integración Contable de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director de Sistema Administrativo I de la Oficina de Economía del Hospital Cayetano Heredia. - Coordina y ejecuta acciones con los responsables de Unidades orgánicas del Hospital y unidades funcionales de la Oficina de Economía. Relaciones externas: - Coordina y recibe información de entidades públicas y privadas Representa por delegación al Director de Sistema Administrativo I de la Oficina de Economía en reuniones técnicas sobre Integración Contable Autoriza la ejecución de la programación del rol de trabajo del personal a su cargo Controla y supervisa las actividades relacionadas a Integración Contable Supervisa la labor del personal a su cargo Convoca a reuniones técnicas relacionadas al proceso de Integración Contable. 4.- FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades de la Unidad Funcional de Integración Contable 4.2 Supervisar el desarrollo de los procedimientos contables acorde con las Directivas internas y aquellas dictadas por el Ministerio de Salud, Contaduría de la Nación y otras. 4.3 Supervisar el registro de asientos contables, documentos de ingresos, salidas de fondos, saldo de operaciones y bienes patrimoniales. 4.4 Coordinar actividades contables con otras unidades de la dependencia, para visualizar el cumplimiento de las metas. 4.5 Elaborar el Plan Anual de Actividades de la Unidad Funcional de Ejecución Presupuestal. 4.6 Dirigir y supervisar, la elaboración oportuna de las notas de contabilidad de las operaciones complementarias, del Balance de Comprobación, del Balance Constructivo y demás informaciones propias de la Unidad. 4.7 Elaborar e informar las cuentas de balance y resultado, según corresponda. 4.8 Elaborar informes técnicos relacionados con la Unidad Funcional a cargo. 4.9 Brindar asesoramiento en el campo de su especialidad Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a la unidad Las demás funciones que le asigne el Director de Sistema Administrativo I de la Oficina de Economía del Hospital Cayetano Heredia. 19

20 5. REQUISITOS MINIMOS Título profesional universitario con estudios relacionado a la especialidad. Capacitación especializada en el área. mínima de 02 años en labores similares al cargo Liderazgo Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo 20

21 Pág. 21 de 32 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ECONOMIA CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO III CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T Brindar apoyo y ejecutar actividades propias de la Unidad Funcional de Integración Contable. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Asistente Administrativo I responsable de la Unidad Funcional de Integración Contable. - Coordina actividades con el personal del hospital sobre asuntos de Economía. No le corresponde 4.- FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1. Contabilizar en el SIAF-SP los ingresos tributarios y no tributarios para determinar las cuentas por cobrar por fuente de financiamiento Analizar las transferencias corrientes y de capital recibidas del Tesoro Público y de los otros ingresos de gestión por fuente de financiamiento, donaciones y transferencias Revisar, analizar y contabilizar en el SIAF-SP la emisión de las órdenes de compra y servicios y su atención mensual dentro del ejercicio presupuestal Analizar las cuentas de gestión, caja y bancos 4.5. Analizar las cuentas por pagar por cada fuente de financiamiento y la cuenta de encargos de otros programas Realizar registros en los libros auxiliares de ingresos y gastos del SIAF-SP Determinar los ingresos y salidas de bienes a nivel de cuentas de Balance 4.8. Analizar las cuentas de consumo de materiales del hospital 4.9. Registrar las pecosas por todas las salidas de bienes para el consumo, procesos y control patrimonial a nivel de cuentas y elaborar las ordenes de compras en el SIAF-SP Mantener al día los archivos documentarios que le corresponde Elaborar informes técnicos relacionados con las actividades realizadas Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a su cargo Las demás funciones que le asigne el Asistente Administrativo I responsable de la Unidad Funcional de Integración Contable. 5.- REQUISITOS MINIMOS Título de Instituto Superior Tecnológico, reconocido por el Ministerio de, relacionados con el área. mínima de 02 años en labores similares al cargo Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 21

22 Pág. 22 de 32 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ECONOMIA CARGO CLASIFICADO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: P Brindar apoyo y ejecutar actividades propias de la Unidad Funcional de Integración Contable. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Asistente Administrativo I responsable de la Unidad Funcional de Integración Contable. No le corresponde 4.- FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Elaborar las notas de contabilidad del movimiento mensual y de los estados financieros en el SIAF-SP. 4.2 Analizar las cuentas patrimoniales y de resultados. 4.3 Elaborar ecuaciones probatorias y de paralelismo contable 4.4 Elaborar el balance de comprobación mensual 4.5 Elaborar el estado de gestión y hoja de trabajo mensual reclasificado SIAF-SP. 4.6 Elaborar el balance general y la hoja de trabajo mensual reclasificado 4.7 Elaborar las provisiones del ejercicio mensual reclasificado 4.8 Realizar registros en los libros principales y auxiliares del sistema SIAF-SP. 4.9 Elaborar el balance constructivo en el SIAF-SP Elaborar informes técnicos relacionados con las actividades realizadas 4.11 Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a su cargo 4.12 Las demás funciones que le asigne el Asistente Administrativo I responsable de la Unidad Funcional de Integración Contable. 5.- REQUISITOS MINIMOS Grado Académico de Bachiller Universitario o Título de Instituto Superior Tecnológico, reconocido por el Ministerio de, relacionados a la especialidad mínima de 02 años en labores similares al cargo Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 22

23 Pág. 23 de 32 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ADMINISTRACION CARGO CLASIFICADO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: P Planificar, organizar conducir y evaluar los procesos, actividades y es responsable de la Unidad Funcional de Tesorería de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director de Sistema Administrativo I de la Oficina de Economía del Hospital Cayetano Heredia. - Coordina y ejecuta acciones con los responsables de Unidades orgánicas del Hospital y unidades funcionales de la Oficina de Economía. Relaciones externas: - Coordina y recibe información de entidades públicas y privadas Representa por delegación al Director de Sistema Administrativo I de la Oficina de Economía en reuniones técnicas, ante organismos públicos y privados en actividades relacionadas al cargo Autoriza la ejecución de la programación del rol de trabajo del personal a su cargo Controla y supervisa las actividades relacionadas a tesorería Supervisa la labor del personal a su cargo Convoca a reuniones técnicas relacionadas al proceso de tesorería. 4.- FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades de la Unidad Funcional de Tesorería 4.2 Programar, supervisar y evaluar el desarrollo de los procedimientos, con la finalidad de administrar eficientemente los recursos financieros del Hospital. 4.3 Aplicar las Normas Generales y específicas del Sistema de Tesorería y las demás normas relacionadas con el cargo que desempeña. 4.4 Elaborar el Plan Anual de Actividades de la Unidad Funcional de Tesorería. 4.5 Revisar y evaluar toda la documentación antes de disponer su pago y/o información. 4.6 Proponer los lineamientos de política a seguir para un funcionamiento dinámico y eficaz de la Unidad de Tesorería. 4.7 Disponer medidas permanentes de control de los fondos financieros y valores. 4.8 Verificar, firmar cheques de todas las cuentas corrientes, comprobantes de pago y otros documentos valorados. 4.9 Elaborar informes propios de la Unidad de Tesorería 4.10 Registrar y custodiar los fondos, fianzas, pólizas y otros valores del Hospital y aquellas resultantes de operaciones financieros o de procesos de selección Elaborar informes sobre las actividades realizadas, asimismo sobre los diversos ingresos y egresos de fondos Presentar oportunamente las informaciones al Ministerio de Salud, Economía y Finanzas, Banco de la Nación, y demás Instituciones, así como a las diversas unidades orgánicas del Hospital, con conocimiento del Director de la Oficina de Economía Firmar los cheques y órdenes de pago al banco de la nación, conjuntamente con el Director Administrativo, para el pago de compromisos asumidos por la institución Supervisar que se efectúe a la fecha establecida de la Directiva de Tesorería el cierre de la ejecución financiera y operaciones de tesorería al término del ejercicio Elaborar y procesar información estadística correspondiente a la Unidad funcional a su cargo Brindar asesoramiento en el campo de su especialidad Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a la unidad funcional Las demás funciones que le asigne el Jefe de Oficina. 23

24 5 REQUISITOS MINIMOS Título profesional universitario con estudios relacionado a la especialidad. Capacitación especializada en el área. mínima de 02 años en labores similares al cargo Liderazgo Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo 24

25 Pág. 25 de 32 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ECONOMIA CARGO CLASIFICADO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: P Brindar apoyo y ejecutar actividades propias de la Unidad Funcional de Tesorería. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Asistente Administrativo I responsable de la Unidad Funcional de Tesorería. - Coordina actividades con el personal del hospital sobre asuntos de Economía. - No le corresponde 4.- FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1. Controlar diariamente las actividades de los cajeros recaudadores Controlar los reportes de las cajas registradoras del hospital Controlar los reportes de entrega de fondos 4.4. Elaborar la información de la recaudación de fondos para su entrega al cajero central 4.5. Elaborar los resúmenes y/o recibos de ingresos 4.6. Revisar las boletas de venta de todos los cajeros recaudadores Atender todos los casos sobre devoluciones, cobranza de multas y venta de bases de procesos de adjudicación Informar mensualmente la recaudación y el estado acumulado del Fondo Rotatorio de medicinas del Hospital Elaborar informes técnicos relacionados con las actividades realizadas Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a su cargo Las demás funciones que le asigne el responsable de la Unidad Funcional de Tesorería. 5.- REQUISITOS MINIMOS Grado de bachiller relacionados a la especialidad afín al cargo Capacitación especializada en el área. mínima de 02 años en labores similares al cargo Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 25

26 Pág. 26 de 32 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ECONOMIA CARGO CLASIFICADO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: P Brindar apoyo y ejecutar actividades propias de la Unidad Funcional de Tesorería - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al responsable de la Unidad Funcional de Tesorería. - Coordina actividades con el personal de la Oficina de Logística sobre asuntos de Tesorería. No le corresponde 4.- FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1. Analizar diariamente la recaudación vía sistema Controlar los reportes de las cajas registradoras del hospital Analizar y controlar los reportes de entrega de fondos 4.4. Informar al Jefe inmediato las ocurrencias más importantes, así como de todas las actividades realizadas Elaborar informes técnicos relacionados con las actividades realizadas 4.6. Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a su cargo 4.7. Las demás funciones que le asigne el responsable de la Unidad Funcional de Tesorería. 5.- REQUISITOS MINIMOS Grado de bachiller universitario afín al cargo mínima de 02 años en labores similares al cargo Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 26

27 Pág. 27 de 32 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ECONOMIA CARGO CLASIFICADO: ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: P Brindar apoyo y ejecutar actividades propias de la Unidad Funcional de Tesorería - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al responsable de la Unidad Funcional de Tesorería. - Coordina actividades con el personal de la Oficina de Logística sobre asuntos de Tesorería. No le corresponde 4.- FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1. Recopilar la documentación para el control de las autorizaciones de giro, informe mensual del gasto, conciliación del movimiento de fondos de las sub cuentas, informes de ingresos por fuente de financiamiento, papeletas de depósitos bancarios, etc Elaborar cuadros que sustenten el movimiento de los fondos institucionales Realizar actividades de recepción, clasificación y archivo de los documentos (rendición de fondos, facturas por cobrar de compañías particulares, recibo de ingresos, comprobantes de pagos a proveedores y / o terceros) 4.4. Presentar informes diarios y periódicos sobre los movimientos de fondos 4.5. Registrar las operaciones en el libro de caja, bancos y otros registros contables Ejecutar actividades de recepción, clasificación, registro, distribución y archivo de los documentos técnicos 4.7. Elaborar el Programa de Administración Tributaria (CPT) para remitir la información a la SUNAT en los plazos establecidos Elaborar informes técnicos relacionados con las actividades realizadas 4.9. Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a su cargo Las demás funciones que le asigne el responsable de la Unidad Funcional de Tesorería. 5.- REQUISITOS MINIMOS Título profesional universitario con estudios en la especialidad mínima de 02 años en labores similares al cargo Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 27

28 Pág. 28 de 32 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ECONOMIA CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO III CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T Brindar apoyo y ejecutar actividades propias de la Unidad Funcional de Tesorería - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al responsable de la Unidad Funcional de Tesorería. - Coordina actividades con el personal del hospital sobre asuntos de Economía. No le corresponde 4.- FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Realizar el procesamiento de la liquidación de pacientes hospitalizados y pacientes ambulatorios. 4.2 Atender al público usuario y a los representantes de las compañías de seguros. 4.3 Procesar el registro mensual de las exoneraciones por el Servicio Social y realizar el informe correspondiente. 4.4 Formular y registrar en forma diaria las cuentas por cobrar, por concepto de exámenes auxiliares, especiales y procedimientos. 4.5 Formular las liquidaciones de pacientes del Seguro Integral de Salud para su respectiva facturación 4.6 Cuantificar los gastos por exámenes auxiliares, por medicinas e insumos, gases arteriales, evaluación de implementos de la Unidad de Cuidados Intensivos, Unidad Post Operatoria y médicos quirúrgicos de los pacientes hospitalizados. 4.7 Controlar la cuenta corriente de depósitos en garantía e informar a las instancias correspondientes en el momento que se expida la orden de alta del paciente. 4.8 Elaborar informes técnicos relacionados con las actividades realizadas 4.9 Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a su cargo 4.10 Las demás funciones que le asigne el responsable de la Unidad Funcional de Tesorería. 5.- REQUISITOS MINIMOS Título de Instituto Superior Tecnológico, reconocido por el Ministerio de, relacionados con el área. mínima de 02 años en labores similares al cargo Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 28

29 Pág. 29 de 32 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ECONOMIA CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO II CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T Brindar apoyo y ejecutar actividades propias de la Unidad Funcional de Tesorería. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al responsable de la Unidad Funcional de Tesorería. - Coordina actividades con el personal del hospital sobre asuntos de Economía. No le corresponde 4.- FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Realizar el cobro al público usuario por los diferentes conceptos y atenciones que brinda el Instituto de acuerdo a las tarifas establecidas. 4.2 Realizar la verificación que al inicio y al término de sus labores el correlativo de la numeración de sus boletas sea el correcto. 4.3 Coordinar que en el momento de cambio de turno se cuente con todo material adecuado para el desarrollo de sus labores. 4.4 Solicitar al cajero central anticipadamente monedas de cambio menudo planificando los días de mayor afluencia del público para realizar su labor con normalidad a fin de evitar el retrazo en la atención de los pacientes. 4.5 Actualizar las nuevas modificaciones y variaciones del tarifario actualizado. 4.6 Cumplir con la entrega oportuna y detalladamente del total de los cobros realizados. 4.7 Elaborar informes técnicos relacionados con las actividades realizadas 4.8 Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a su cargo 4.9 Las demás funciones que le asigne el Asistente Administrativo I responsable de la Unidad Funcional de Tesorería. 5.- REQUISITOS MINIMOS Título de Instituto Superior Tecnológico, reconocido por el Ministerio de, relacionados a la especialidad mínima de 02 años en labores similares al cargo Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 29

30 Pág. 30 de 32 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ECONOMIA CARGO CLASIFICADO: RECAUDADOR II CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T Brindar apoyo y ejecutar actividades propias de la Unidad Funcional de Tesorería. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al responsable de la Unidad Funcional de Tesorería. No le corresponde 4.- FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1. Realizar la supervisión y control de los informes generados por el control de la recaudación diaria Recoger diariamente los paquetes de dinero de las diferentes cajas del hospital Efectuar el conteo de la recaudación por fuentes de financiamiento Realizar la conciliación del efectivo recaudado Realizar arqueos sorpresivos de caja del hospital Elaborar informes técnicos relacionados con las actividades realizadas 4.7. Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a su cargo 4.8. Las demás funciones que le asigne el responsable de la Unidad Funcional de Tesorería. 5.- REQUISITOS MINIMOS Instrucción Secundaria completa. Capacitación técnica en el área. mínima de 02 años en labores similares al cargo Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo 30

31 Pág. 31 de 32 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ECONOMIA CARGO CLASIFICADO: SECRETARIA II CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T Brindar apoyo administrativo y sistematizar el flujo del trámite documentario de la Unidad Funcional de Tesorería. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al responsable de la Unidad Funcional de Tesorería. No le corresponde 4.- FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1. Realizar actividades de recepción, clasificación y archivo de documentos de la Unidad Funcional de tesorería 4.2. Administrar documentación clasificada y prestar apoyo secretarial especializado, aplicando paquetes informáticos 4.3. Organizar y coordinar las reuniones y/o eventos y preparar la agenda con la documentación respectiva Intervenir con criterio propio, en la redacción de documentos administrativos, de acuerdo a indicaciones generales Proponer, orientar o ejecutar la aplicación de normas técnicas sobre documentos, trámites. archivo, y redacción Organizar el control y seguimiento de los expedientes, preparando periódicamente los informes de situación Participar en la elaboración de directivas o procedimientos de alguna complejidad, relacionados con las funciones de apoyo administrativo - secretarial Informar y orientar a quien solicite en el aspecto de su competencia, de acuerdo a las indicaciones de la jefatura Establecer mecanismos de seguridad en el trámite y archivo de los documentos a su cargo en la Unidad Funcional de Tesorería Elaborar informes técnicos relacionados con las actividades realizadas Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a su cargo Las demás funciones que le asigne el responsable de la Unidad Funcional de Tesorería. 5.- REQUISITOS MINIMOS Título de Secretaria, reconocido por el Ministerio de Capacitación técnica en el área. mínima de 02 años en labores similares al cargo Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 31

32 Pág. 32 de 32 ORGANO / UNIDAD ORGANICA: OFICINA DE ECONOMIA CARGO CLASIFICADO: AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: A Brindar apoyo administrativo en la Unidad Funcional de Tesorería. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al responsable de la Unidad Funcional de Tesorería. No le corresponde 4.- FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1. Realizar el cobro al público usuario por los diferentes conceptos y atenciones que brinda el Instituto de acuerdo a las tarifas establecidas Realizar la verificación que al inicio y al término de sus labores el correlativo de la numeración de sus boletas sea el correcto Coordinar que en el momento de cambio de turno se cuente con todo material adecuado para el desarrollo de sus labores Solicitar al cajero central anticipadamente monedas de cambio menudo planificando los días de mayor afluencia del público para realizar su labor con normalidad a fin de evitar el retrazo en la atención de los pacientes Actualizar las nuevas modificaciones y variaciones del tarifario actualizado Cumplir con la entrega oportuna y detalladamente del total de los cobros realizados Elaborar informes técnicos relacionados con las actividades realizadas 4.8. Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a su cargo 4.9. Las demás funciones que le asigne el responsable de la Unidad Funcional de Tesorería. 5.- REQUISITOS MINIMOS Instrucción Secundaria Completa. Capacitación Técnica en el área. mínima de 02 años en labores similares al cargo Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 32